Ein Leitfaden zur Auswahl einer idealen HRIS-Softwarelösung für Ihr Unternehmen

Unternehmen in den Vereinigten Staaten nehmen im Durchschnitt 15 Wochen um die HRIS-Software zu wählen*. Das ist mehr als ein Quartal des Jahres — und wertvolle Zeit, die Sie stattdessen nutzen könnten, um das Wachstum voranzutreiben, die Effizienz zu steigern, Systeme zu vereinfachen und das Mitarbeiterengagement zu steigern.

Ironischerweise wird es durch die Auswahl der besten HRIS-Software für Ihr Unternehmen viel einfacher sein, diese Ziele zu erreichen.

Die Zeit, die benötigt wird, um eine ideale HRIS-Softwarelösung auszuwählen, zeigt, wie komplex die Aufgabe sein kann. Schließlich Ein HRIS ist das Rückgrat Ihrer Personalabteilung; Sie möchten es richtig machen.

Wir haben diesen Leitfaden erstellt, um Ihnen zu helfen, alle Widrigkeiten zu überwinden und schnell eine gute Entscheidung zu treffen. Unser schrittweiser Prozess hilft Ihnen dabei, weniger Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, worauf Sie in einem HRIS achten müssen, und mehr Zeit tatsächlich unter Verwendung von ein erstklassiges Tool, um Ergebnisse zu erzielen.

*Softwarepfad, 2022

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So wählen Sie ein HRIS aus, das Ihren Bedürfnissen entspricht

Folgen Sie diesen sechs Schritten, um die beste HRIS-Softwarelösung für Ihr Unternehmen auszuwählen:
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1. Beurteilen Sie die „Bedürfnisse“ und „Wünsche“ der Organisation

Es mag verlockend sein, alle führenden HRIS-Softwareunternehmen zu googeln und dort anzufangen — aber das ist der schnellste Weg zu Verwirrung und Überforderung. Das wäre so, als würde man ohne eine Liste in den Supermarkt gehen.

‍Ihr erster Schritt bei der Auswahl eines HRIS-Systems sollte darin bestehen, die wichtigsten Personalanforderungen Ihres Unternehmens herauszufinden und herauszufinden, wie Ihr HRIS diese erfüllen soll.

Erwägen Sie:

• Bestehende HR-Herausforderungen. Womit hat Ihr Team regelmäßig Probleme?
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• Aktuelle Apps und Systeme für das Personaldatenmanagement. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, was funktioniert und was nicht, damit Sie Ihren Tech-Stack reduzieren und eine Überlastung der Tools vermeiden können.
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• Aufgaben oder manuelle Verwaltungsarbeiten, die Ihre To-Do-Liste überlasten, vor allem solche, die Sie rationalisieren oder automatisieren könnten.
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• Projekte und Initiativen in die Sie mehr Zeit investieren möchten, wenn Sie könnten.
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• Ihr Traum-HR-Setup für das Onboarding, Leistungsmanagement, Vergütung, Entwicklungund andere Aufgaben zur Unterstützung von Mitarbeitern — zusammen mit einer HRIS-Plattform.

Sprechen Sie außerdem mit Teammitgliedern in der gesamten Organisation und bitten Sie sie, uns die Änderungen mitzuteilen, die sie sich in der Personalabteilung wünschen. Würden sie ein Self-Service-Portal für die Beantragung von PTO begrüßen? Wie wäre es, mehr Kontrolle über ihr eigenes Datenmanagement zu haben? Könnte der Onboarding-Prozess einfacher sein? Wie wäre es, tiefere Einblicke in ihre KPIs oder ihr Umfeld zu gewinnen und OKRs verfolgen?

Als Beispiel eine Studie gefunden dass fast 25% der Unternehmen ein HRIS einführen wollten, um ihnen mehr Funktionalität zu bieten, während 21,2% eine HRIS-Plattform zur Konsolidierung unterschiedlicher Systeme verwenden wollten.

Sobald Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens verstanden haben, haben Sie Ihre „Einkaufsliste“ parat, sodass Sie viel einfacher vorankommen können. Sie müssen diese Liste wahrscheinlich nicht von vorne beginnen. Sie können die vorhandenen KPIs, Werte und OKRs Ihres Unternehmens als Ausgangspunkt verwenden.

2. Passen Sie „Wünsche“ an Ihre Realität an

Jetzt, da Sie Ihre organisatorischen Anforderungen herausgefunden haben, ist es an der Zeit, sie in einen realistischen Rahmen zu integrieren, der die Situation Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Denke darüber nach:

• Deine Ressourcen. Wie viele Personen werden das HRIS verwenden?
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• Ihr Budget. Nur wenige Organisationen entscheiden sich für ein HRIS allein aufgrund des Preises (tatsächlich eine Studie ergab, dass die durchschnittlichen HRIS-Ausgaben pro Benutzer in kleinen, mittleren und großen Unternehmen ähnlich waren), aber dies ist immer noch ein wichtiger Gesichtspunkt.
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• Deine anderen Tools. Wie wird Ihre neue HRIS-Plattform zu ihnen passen? Könnte sie in die von Ihnen verwendeten Apps integriert werden — oder es Ihnen sogar ermöglichen, Ihren Stack zu optimieren?

Sie könnten sich und Ihrem Team auch die folgenden Fragen stellen, um besser zu verstehen, wie verschiedene HRIS-Optionen Ihnen helfen könnten:

• Erfüllt die Software die Datensicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens (wie ISO 27001-Zertifizierung)?
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• Wird es die Datenspeicherung vereinfachen und vereinheitlichen?
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• Welche Gehaltsabrechnungsfunktionen hat es? Sind sie automatisiert und flexibel?
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• Bietet das HRIS Zeiterfassung an?
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• Sparen Sie Zeit mit Automatisierungen und Vorlagen, die Ihnen bei der Verwaltung von Workflows helfen?
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• Wie anpassbar ist es?
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• Welche Art von Analytik bietet es? Kann die Plattform datengestützte, umsetzbare Erkenntnisse liefern?
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• Erlaubt das HRIS Mitarbeitern, anonymes Feedback zu geben?
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• Was ist der Kundenerlebnis angeboten?

Stellen Sie sicher, dass Sie die Parameter Ihres Unternehmens verstehen, bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.
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3. Optionen recherchieren und bewerten

Jetzt ist es an der Zeit, Optionen auszuloten und Ihr HRIS auf der Grundlage der bereits geleisteten Arbeit auszuwählen.

Frag dich selbst:

• Wie stimmen die Wünsche, Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens mit den Optionen auf dem Markt überein?
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• Muss das Team seine Erwartungen anpassen?
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• Stimmen bestimmte Softwarelösungen besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens ab als andere?
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• Bieten einige Plattformen mehr, als das Unternehmen benötigt? Sind andere Optionen nicht ausgereift genug?
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Sprechen Sie zu diesem Zeitpunkt weiterhin mit dem People-Team, Managern und anderen Mitarbeitern. Sie könnten Feedback zur ersten Auswahlliste geben, Bedürfnisse eingehender erörtern und Ihnen bei der Auswahl eines HRIS helfen, das für alle Ebenen Ihres Unternehmens am sinnvollsten ist.
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4. Vorführen und demonstrieren

Jetzt geht der Spaß los! Fordern Sie Demos verschiedener Tools an, melden Sie sich für kostenlose Testversionen an und testen Sie brandneue Software.

Die Lernkurve kann steil sein, aber auch die Erforschung von Plattformen kann spannend sein. Sie erhalten die Gelegenheit, zu sehen, was neue Technologien für Ihr Unternehmen tun können, und das Potenzial der HRIS-Software zu erkunden. Im Idealfall beginnen Sie zu verstehen, wie sehr die richtige Technologie die Arbeitsbelastung und die Ergebnisse Ihres HR-Teams verbessern wird.

Dies ist die Zeit, um darüber nachzudenken:

• UX — Ist die Benutzeroberfläche der Plattform einfach zu bedienen? Findest du es intuitiv? Wie ist das UX?
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• Funktionen — Hat die Lösung alle (oder die meisten) Funktionen, die Sie in Ihrem „Einkauf“ (Schritt 1) beschrieben haben? Wird sie Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele schneller zu erreichen? Zu den Tools von Leapsome zur Mitarbeiterförderung und zu den HRIS-Tools gehört beispielsweise eine Tore Modul, das sich nahtlos in den Rest der Plattform integriert.
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• Integrationen — Auf welche anderen Plattformen und Apps haben Sie Zugriff? Lässt sich diese HRIS-Lösung problemlos in sie integrieren?
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• Haushaltsplan — Wie passt die Lösung zu Ihrem Budget und wie skalieren die Kosten für Ihr Unternehmen?
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• Support vor dem Kauf — Kannst du dich für einen Anruf oder eine Demo mit einer echten Person anmelden und ihr all deine Fragen stellen?
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• Umschalten — Wie würden Sie von Ihren bestehenden Systemen auf dieses migrieren? Wie viele Ausfallzeiten wären damit verbunden?
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• Support nach dem Kauf — Können Sie einen zuverlässigen, hilfreichen Kundenservice erhalten, wenn Sie ihn nach dem Kauf benötigen? Wie? Wie lang?
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5. Machen Sie einen Vorschlag und treffen Sie eine endgültige Entscheidung

Nachdem Sie all Ihre in die engere Wahl gekommene Software getestet, vorgeführt, verglichen und gegenübergestellt haben, stellen Sie einen Vorschlag zusammen und treffen Sie eine Entscheidung, die jeder unterstützt.

Kehren Sie zu Ihrer ursprünglichen Liste der wichtigsten Elemente zurück und überlegen Sie, ob die von Ihnen gewählte Lösung Ihre Anforderungen erfüllt:

• Gibt es größere Stolpersteine?
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• Wie haben Ihre Teams auf die Demo (s) oder die Testversion reagiert?
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• Gibt es irgendwelche Probleme in Bezug auf die von Ihnen gewählte Lösung, die Sie umgehen oder herausfinden müssen, bevor Sie fortfahren können?
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‍Wenn Sie den Vorschlag den Interessengruppen vorlegen, ist es wichtig, die Zahlen zu analysieren und zu zeigen, dass Ihre HRIS-Auswahl finanziell sinnvoll ist.

Zum Beispiel:

• Wie viele Stunden könnten Sie mit dem neuen Tool potenziell sparen?
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• Wie viel Zeit verbringen Sie mit HRIS-Aufgaben, die Sie an die neue Software auslagern könnten?
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• Für welche wirkungsvollen Initiativen könnten Sie nach dem Wechsel zu diesem HRIS mehr Zeit aufwenden? Wie würden diese wichtige Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation und Mitarbeiterengagement verbessern?
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Durch die Präsentation bestimmter Daten können Sie den Stakeholdern überzeugende Argumente vorlegen. Sie möchten, dass sie sehen, dass sich das Unternehmen nicht leisten kann. nicht um deine Wahl zu unterstützen.
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6. Regelmäßig bewerten und neu bewerten

Wenn Sie sich für ein HRIS-Tool entscheiden, sind Sie nicht lebenslang eingesperrt, und Sie sollten regelmäßig überprüfen, ob es für Ihr Unternehmen noch funktioniert. Schließlich Selbst die „beste“ HRIS-Lösung ist möglicherweise nicht für immer „die“ für Ihr Unternehmen.

Wenn sich die Personalanforderungen Ihres Unternehmens ändern, müssen Sie möglicherweise zu Schritt 1 dieses Handbuchs zurückkehren und eine neue, aktualisierte „Einkaufsliste“ erstellen. Das ist in Ordnung. Solange Sie nicht das Gefühl haben, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Ihre Software zu häufig neu bewerten müssen, werden diese Änderungen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens erwartet.

Kollegen zu kontaktieren und nach ihrer Meinung zu fragen, ist eine der besten Methoden, um zu beurteilen, ob Ihre HRIS-Software wie geplant funktioniert (vor allem, weil Mitarbeiter oft die Hauptnutznießer neuer HR-Tools sind).

Senden Umfragen, Nutzung verfolgen und anfragen Feedback; die nützlichsten HRIS-Tools (wie Leapsome!) enthalten Funktionen, die Ihnen dabei helfen.
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Auswahl einer idealen HRIS-Lösung: Treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen

Auswahl der besten HRIS-Lösung für Ihr Unternehmen Dose zeitaufwändig und überwältigend sein — aber das tut es nicht haben sein.

‍Wenn Sie einen klaren, schrittweisen Prozess befolgen, den Sie abspülen und wiederholen können, können Sie sicherstellen, dass Sie die beste Wahl für die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens treffen.

Beurteilen Sie zunächst Ihre Bedürfnisse und Wünsche. Der Himmel ist die Grenze, also seien Sie gründlich und beginnen Sie Ihre Suche auf dem richtigen Weg. Berücksichtigen Sie dann echte Einschränkungen wie Budget, Ressourcen und Deal-Breaker. Recherchieren Sie als Nächstes. Schauen Sie sich die verfügbaren Optionen an und besprechen Sie mit den Teammitgliedern, welche Lösung für sie am besten geeignet ist.

Endlich viel Spaß! Testen Sie Lösungen, fordern Sie Demos an und schauen Sie sich um. Beurteilen Sie, ob die HRIS-Software, die Sie in Betracht ziehen, wirklich Ihren Anforderungen entspricht, und finden Sie heraus, wie einfach sie zu verwenden ist. Führen Sie dann die Zahlen durch, um einen überzeugenden Geschäftsszenario zu erstellen, um zu veranschaulichen und zu planen, welchen Unterschied die Auswahl dieses HRIS-Systems für Ihr Unternehmen ausmachen wird.

Zuletzt noch einmal evaluieren. Was jetzt funktioniert, funktioniert möglicherweise in Zukunft nicht mehr, und das ist in Ordnung. Achten Sie darauf, wie Ihre Mitarbeiter das System nutzen und davon profitieren, und seien Sie bereit, bei Bedarf Anpassungen oder Änderungen vorzunehmen.

‍Eine HR-Plattform wie Leapsome — mit einer Reihe von Modulen zur Mitarbeiterförderung und dem kommenden neuen HRIS-Tool — könnte die beste Komplettlösung sein. Unsere Plattform vereint zentrale HR-Funktionen mit Engagement-Tools und Empowerment-Tools, was aus strategischer Sicht ideal ist, wenn Sie skalieren.

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Häufig gestellte Fragen zur Auswahl von HRIS-Software

Was sind die 5 Arten von Personalinformationssoftware?

Die fünf Arten von Personalinformationssoftware (HRIS) sind operativ, strategisch, taktisch, umfassend und funktionsbeschränkt. Beachten Sie bei der Auswahl eines HRIS-Tools welche HR-Lösung ist die richtige für Sie und seien Sie ehrlich, was die Funktionen angeht, die Ihr Unternehmen benötigt.

• Betriebsbereit: Steigert die Effizienz von Einstellungen, Beförderungen und Talentmanagement
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• Strategisch: Hilft bei der Strategie — denke an Zielsetzung, Analysen, Erkenntnisse und datengestützte Entscheidungen
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• Taktisch: Konzentriert sich hauptsächlich auf interne Mitarbeiterführung, Schulung und Compliance
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• Umfassend: Bezieht sich in der Regel auf ein All-in-One-HRIS, das all die oben genannten und mehr erledigt
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• Eingeschränkte Funktion: Spezialisiert auf eine Funktion, wie Gehaltsabrechnung oder Sozialleistungen