Automatisierung von HR-Prozessen: Wie nutzen HR-Experten KI?

Wussten Sie, dass 80% der Personalleiter und Manager KI mehrmals pro Woche bei der Arbeit einsetzen? Und dass HR-Teams zunehmend auf KI setzen, um effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben? *

Die besten HR-Experten von heute erkennen nicht nur das Potenzial von KI — sie nutzen es auch aktiv, um Zeit zu sparen, die Produktivität zu steigern und mehr datengestützte Entscheidungen in ihren wichtigsten Funktionen zu treffen.

Aber wie und in welchen Bereichen? Woher weißt du, wo du anfangen sollst? Müssen Sie wirklich KI einsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Und bedeutet die Implementierung von KI in Ihrer Personalabteilung, den ganzen Tag mit ChatGPT zu verbringen? Spoiler-Alarm: Das tut es nicht.

Wir haben sechs Hauptmethoden beschrieben, wie HR-Experten KI einsetzen, sodass auch Sie sie implementieren können, um Stunden zu sparen und die Teamleistung zu steigern. Lass uns eintauchen!

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Automatisieren und vereinfachen Sie HR-Aufgaben und steigern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter mit der KI-gestützten HR-Plattform von Leapsome.

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*Bericht über die Belegschaftstrends von Leapsome, 2024

6 Top-HR-Prozesse, die Personalfachleute mit KI automatisieren

Künstliche Intelligenz bringt die Automatisierung auf die nächste Stufe. KI kann nicht nur sich wiederholende Aufgaben erledigen, sondern auch riesige Datenmengen verarbeiten, umsetzbare Erkenntnisse liefern und Vorschläge an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Moderne HR-Plattformen wie Leapsome haben jetzt integrierte KI-Automatisierungsfunktionen, die für verschiedene Personalverwaltungsaufgaben unglaublich nützlich sind — einschließlich der folgenden sechs Schlüsselbereiche.

1. Leistungsmanagement

Unsere Recherchen haben ergeben, dass 36% der Menschen sind Fachkräfte nennen das Leistungsmanagement als einen der Schlüsselbereiche, die sie automatisieren möchten. In der Tat, verwenden Sie KI zur Automatisierung Ihrer Leistungsmanagementsystem macht es einfacher, den Überblick über wichtige Momente des Mitarbeiterlebenszyklus zu behalten und aussagekräftige Schlüsse aus Bewertungen zu ziehen.

KI-Funktionen können Ihnen auch Zeit bei administrativen Aufgaben sparen, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Bewertungsgespräche unterhaltsamer und kollaborativer zu gestalten, neue Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten zu entwickeln und sich mit den Teammitgliedern auf einer tieferen Ebene auszutauschen.

Um ein detaillierteres, KI-gestütztes, automatisiertes Leistungsmanagement zu erreichen, kann Folgendes hilfreich sein:

• Synthese von Leistungsbeurteilungen zur Generierung von Zusammenfassungen mit umsetzbaren Erkenntnissen
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• Identifizierung von Stärken und Aufzeigen von Wachstumsbereichen
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• Planung regelmäßiger Bewertungen und 360°-Reviews für kontinuierliches Leistungsmanagement
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• Moderation und Synthese von anonymem Teamfeedback, um kontinuierliches Wachstum zu ermöglichen
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• Starke Leistungen anerkennen, anerkennen und belohnen

„KI-Tools helfen dabei, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen und zu bewerten, indem sie datengestützte Ziele setzen, KPIs verfolgen und Feedback geben. Dies gewährleistet zeitnahe Überprüfungen und minimiert menschliche Vorurteile.“

— Für Faradi, Personalberater

Tools wie Leapsome Bewertungen kann Leistungsbeurteilungen zusammenfassen und Stärken und Verbesserungsbereiche identifizieren. Mit diesem Wissen können Manager für jeden Mitarbeiter spezifische Maßnahmen vorschlagen — wie etwa Schulungsinitiativen und andere Entwicklungsempfehlungen (z. B. einen Workshop über aktives Zuhören und ein Buch über effektive Zuhörfähigkeiten).

Ein KI-gestützter Assistent wie der von Leapsome Sprungig kann Ihnen sogar dabei helfen, Initiativen zu priorisieren, das gesamte Feedback für einen bestimmten Mitarbeiter zusammenzufassen und Ideen vorzuschlagen, um die Leistungsbeurteilungen der Teammitglieder besonders effektiv zu gestalten — und sich auf das Wachstum zu konzentrieren.

2. Zielsetzung

KI-gestützte HR-Tools können Fachleuten dabei helfen, OKRs mit nur einem Satz und zwei Klicks zu erstellen und maßgeschneiderte wichtige Ergebnisse und Initiativen vorzuschlagen, die sie an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Diese Tools nutzen auch Automatisierung, um die Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen, indem sie sie auffordern, den Fortschritt zu verfolgen und sich mit Kollegen und Managern zu besprechen, um Blockaden zu identifizieren und zu überwinden.

Leapsome Goals hilft Menschen dabei, sinnvolle Ziele zu schaffen OKRs und SMART-Ziele (sowie individuell Leistungsziele) in Minuten. Das vierteljährliche Ziel eines HR-Teammitglieds könnte beispielsweise lauten: „Erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, indem Sie datengestützte Engagement-Initiativen implementieren.“ Dieses Ziel kann in spezifische, messbare Initiativen mit klaren Zeitplänen unterteilt werden:

• Erhöhen Net Promoter Score für Mitarbeiter (eNPS) bis Ende des zweiten Quartals um 5%
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• Starten Sie bis zur 8. Woche des Quartals drei neue Programme zur beruflichen Weiterentwicklung mit einer Teilnahmequote von 80%
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• Vollständige umfassende Überprüfung der aktuellen Anerkennungs- und Prämienprogramm und implementieren Sie bis Woche 10 zwei datengestützte Verbesserungen

Diese Kombination aus KI und Automatisierung hilft den einzelnen Mitwirkenden, sich bei der Festlegung ihrer Ziele sicherer zu fühlen, und gibt ihnen erste Ideen, wenn sie nicht weiterkommen. Gleichzeitig ermöglicht es Managern und Personalfachleuten, sich zu etablieren teamweite Tore schneller und die allgemeinen Zielfortschritte effizienter überwachen.

Der Zielfortschritt kann durch regelmäßige Check-ins, Teambesprechungen und Leistungsbeurteilungen verfolgt und aktualisiert werden, wodurch eine kontinuierliche Abstimmung und Rechenschaftspflicht gewährleistet wird
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3. Laufende Verwaltung

Ein wichtiger Anwendungsfall für KI und Automatisierung ist die Vereinfachung und Beschleunigung wichtiger, aber sich wiederholender Aufgaben, die sonst einen erheblichen Teil des Zeitplans eines Personalfachmanns in Anspruch nehmen würden.

Als Marie Richter, Fractional Chief of People Officer und Personalberater, erklärt: „KI und Automatisierung ersetzen die Personalabteilung nicht — sie stärken sie. Durch die Nutzung dieser Technologien zur Automatisierung von Routineaufgaben können sich HR-Experten auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Strategie, Mitarbeitererfahrung und die Förderung des organisatorischen Wandels.“

Der Einsatz von KI und Automatisierung für reguläre Verwaltungsarbeiten kann HR-Teams effizienter machen, Zeit und Ressourcen sparen, das Risiko menschlicher Fehler reduzieren und es ihnen ermöglichen, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, bei denen ihre Talente und Erfahrungen besser genutzt werden.

Zu den wichtigsten Bereichen, in denen HR-Technologie Ihre Verwaltung unterstützen kann, gehören:

• Verwaltung von Mitarbeiterdaten, einschließlich der Pflege genauer Aufzeichnungen und der Reduzierung von Dateninkonsistenzen
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• Verwaltung von Dokumenten, einschließlich der Rationalisierung der Speicherung, des Abrufs und der Verwaltung von Personaldateien sowie der Erleichterung elektronischer Signaturen.
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• Anwesenheitsmanagement, einschließlich der Erstellung und Zuweisung von Richtlinien, der Bearbeitung von Urlaubsanträgen und der Verwaltung von Team-Feiertagskalendern.
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• Datenerhebung, -analyse und -berichterstattung für datengestützte Erkenntnisse und intelligente, langfristige Planung.

💡 Die Verwendung einer umfassenden HR-Plattform mit fortschrittlichen KI-Funktionen (wie Leapsome) kann Sie bei all dem unterstützen!

Unsere KI-gestützte CHRIS ermöglicht es Personenteams, ihre täglichen Personalverwaltungsaufgaben zu rationalisieren und zu vereinfachen. Und was noch besser ist: Wir haben auch zahlreiche Funktionen zur Mitarbeiterbindung und Aktivierung, wie Bewertungen, Tore, und Lernen, sodass Sie die gesamte Personalabteilung unter einem Dach abwickeln können.

4. Onboarding und Offboarding

Ihr HR-Team muss sich wahrscheinlich wiederholen Onboarding und Offboarding Aufgaben häufig — vor allem, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst. Diese Bereiche sind Paradebeispiele dafür, wann KI und Automatisierung für die Personalabteilung und alle Mitarbeiter von Vorteil sein können.

KI-gestützte Automatisierung kann bei folgenden Aufgaben helfen:

• Starten von Workflows für Onboarding oder Offboarding
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• Aufbau von Lernpfaden und Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter oder Personen, die neue Positionen innerhalb der Organisation übernehmen
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• Organisation des Check-ins oder Interviews beenden (einschließlich Vorlagen für die Durchführung dieser Konversationen)
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• Mitarbeiter dazu auffordern Feedback zu optimalen Zeitpunkten beim Onboarding oder Offboarding — und Analyse ihrer Reaktionen zur kontinuierlichen Verbesserung

5. Lernen und Entwicklung

Die HR-Technologie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Lernen und Entwicklung angehen. Es ermöglicht Personalteams, umfangreiche Schulungsprogramme schneller auf den Weg zu bringen, sodass die Teammitglieder in ihrer Karriere vorankommen und ihre Ziele schneller und effektiver erreichen können.

LinkedIn-Bericht zum Lernen am Arbeitsplatz berichtete, dass der Erfolg von morgen Folgendes erfordert“Fähigkeiten Agilität — Nutzung der richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit für die richtige Arbeit. Um die Agilität ihrer Fähigkeiten in ihren Unternehmen zu steigern, müssen L&D-Experten zunächst zeitaufwändige Aufgaben der Vergangenheit loslassen — wie die Arbeit an benutzerdefinierten Inhalten und langwierige Schulungen. KI ist vielversprechend für Personalisierung, da sie es mehr Menschen ermöglicht, ihr berufliches Schicksal selbst in die Hand zu nehmen.“

Darüber hinaus erläutert der Personalberater Flor Farsadi, wie Personalfachleute HR-Technologie wie Leapsome nutzen können Lernen in ihren Organisationen: „KI-Tools helfen Personalfachleuten, indem sie Qualifikationslücken identifizieren und relevante Lernwege empfehlen. Sie können Entwicklungspläne für Mitarbeiter personalisieren und so das Wachstum und die Bindung von Fähigkeiten fördern.“

Zu den weiteren Bereichen, in denen Technologie das Lernen und die Entwicklung verbessern kann, gehören:

• Organisation und Verwaltung von Lernmaterialien
• Verfolgung von Kursabschlüssen und -teilnahmen
• Verwaltung von Entwicklungsprogrammen
• Feedback sammeln und organisieren
• Verwaltung von Trainingsaufzeichnungen

💡 Erwägen Sie die Verwendung einer umfassenden Plattform wie Leapsome, die Folgendes kombiniert Funktionen für das Lernmanagement mit anderen Tools zur Mitarbeiterentwicklung.

Dies kann Ihnen helfen, strukturierte Lernpfade zu erstellen und Karriereentwicklung gleichzeitig wird eine klare Dokumentation des Fortschritts der Mitarbeiter geführt.

6. Gehaltsabrechnung

Als regelmäßige, sich wiederholende Aufgabe, die viele bewegliche Teile umfasst, Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist ein hervorragender Kandidat für KI und automatische Prozesse. Digitale Tools können helfen bei:

• Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumentation in einem zentralen System
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• Zeiterfassung
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• Pflege genauer Gehaltsabrechnungen
  

Die Automatisierung kann es den Mitarbeitern auch erleichtern, ihre Urlaubsplanung zu verwalten, beispielsweise mit Self-Service-Portalen. Diese Portale können Mitarbeitern auch Folgendes ermöglichen:

• Verfolgen Sie ihre Arbeitszeiten
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• Greifen Sie auf ihre Gehaltsabrechnungsdokumentation zu
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• Aktualisieren Sie ihre persönlichen Daten

💡 Erwägen Sie die Verwendung einer umfassenden HR-Plattform wie Leapsome, die die wichtigsten Funktionen für Personalwesen und Mitarbeiterförderung kombiniert mit Funktionen zur Gehaltsabrechnung.

Unsere Plattform hilft Ihnen dabei, organisierte Mitarbeiterakten zu führen, die Zeiterfassung zu optimieren und die Gehaltsabrechnungsdokumentation effizient zu verwalten. Mit Funktionen für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung und Integrationsfunktionen in Gehaltsabrechnungssysteme können Sie einen optimierten Arbeitsablauf für Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse erstellen.

Die wichtigsten Vorteile der Automatisierung von HR-Prozessen

Der größte Vorteil der KI-gestützten Automatisierung besteht darin, dass sie den Personalfachleuten einen erheblichen Teil der Arbeit abnimmt und es ihnen stattdessen ermöglicht, diese Zeit für höherwertige Aufgaben zu verwenden.

Als Tracy Avin, Gründer von TroopHR, notiert in unserer Bericht über die Belegschaftstrends 2024: „Personalleiter, die sich für KI und Automatisierung einsetzen, werden die nächste Welle der Weiterentwicklung der Funktion anführen. Durch die Einführung von KI werden Personalleiter besser darauf vorbereitet sein, fortschrittliche Strategien für das Mitarbeiterengagement und den Unternehmenserfolg zu entwickeln und Innovationen in einem beispiellosen Tempo voranzutreiben.“

Lassen Sie uns das etwas genauer untersuchen. KI-gestützte Automatisierung von HR-Prozessen:

• Ermöglicht es Ihnen, große Datenmengen in kürzerer Zeit zu sammeln und zu analysieren. Auf diese Weise können Teams fundiertere, datengestützte Entscheidungen treffen, z. B. wo sie ihr Budget für Schulung und Entwicklung investieren oder welche Initiative zur Leistungsverbesserung umgesetzt werden soll.
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• Sorgt für ein reibungsloseres Mitarbeitererlebnis. Zum Beispiel die Bereitstellung eines reibungsloseren Onboarding-Prozesses, der es den Mitarbeitern ermöglicht, relevantere Ziele und OKRs festzulegen, und die Unterstützung einer nahtlosen Gehaltsabrechnung. Dies wird auch die Mitarbeiterbindung verbessern.
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• Optimiert Verwaltungsaufgaben. Das bedeutet, dass HR-Teams mehr Zeit für strategische und komplexere Aufgaben haben, wie z. B. die Entwicklung von Förderinitiativen und den Aufbau einer besseren Unternehmenskulturoder der Organisation bei der Wachstumsplanung zu helfen.
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• Unterstützt die Einhaltung von Vorschriften durch eine bessere Organisation. Moderne HR-Plattformen helfen dabei, genaue Mitarbeiterdaten zu führen und die Dokumentation in einem zentralen System zu organisieren, was die Einhaltung der Dokumentationsanforderungen erleichtert und gleichzeitig das Fehlerrisiko verringert.

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Automatisierung von HR-Prozessen: Vereinfachen, optimieren und Zeit sparen mit KI

Wenn KI mit Bedacht eingesetzt wird, kann sie den Personalbetrieb optimieren, indem sie sich wiederholende Aufgaben und manuelle Prozesse automatisiert, Daten analysiert, um bessere Entscheidungen zu treffen und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Zu den besten Kandidaten für KI-gestützte Automatisierung gehören Leistungsbeurteilungen, Zielsetzung, alltägliche Verwaltungsaufgaben, Onboarding und Onboarding, Lernen und Entwicklung, und Gehaltsabrechnung.

Wenn Sie daran interessiert sind, die Leistungsfähigkeit von KI und Automatisierung in Ihre Personalstrategie zu integrieren, suchen Sie nach einer Plattform, auf der diese Funktionen bereits integriert sind. Die umfassende HR-Softwarelösung von Leapsome ist ein hervorragendes Beispiel dafür: Wir stehen an vorderster Front bei der Integration von KI in HR-Prozesse und haben es uns zur Aufgabe gemacht, HR-Exzellenz zu unterstützen und Spitzenleistungen zu erzielen!

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