So berechnet ihr Jahresurlaub für Teilzeitkräfte

Studien zeigen: Ausreichend Freizeit ist nicht nur gut für Mitarbeitende. Sie ist auch ein strategischer Vorteil für Unternehmen. Erholung steigert die Produktivität, fördert eine gesündere Arbeitsplatzkultur und senkt die Fluktuation.* 2019 hat die Weltgesundheitsorganisation Burnout als „Syndrom infolge chronischen Stresses am Arbeitsplatz, der nicht erfolgreich bewältigt wurde“ anerkannt** und damit die Bedeutung proaktiven Absence Managements unterstrichen.

Wenn jedes Teammitglied (in Vollzeit oder Teilzeit) einen fairen, klar berechneten Urlaub bekommt, fördert das Wohlbefinden, steigert die Performance und legt das Fundament für langfristigen Erfolg.

Beim bezahlten Urlaub gibt es in vielen Regionen Gesetze, die sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigten einen Anspruch garantieren. Die genauen Regeln variieren jedoch je nach Land, Bundesstaat oder Provinz. Und selbst wenn gesetzliche Vorgaben existieren: die Berechnung des Jahresurlaubs (oder PTO in den USA) für Teilzeitkräfte kann knifflig sein, besonders wenn diese unterschiedliche Tage, Schichten oder Stunden arbeiten.

Im Folgenden zeigen wir Schritt für Schritt, wie ihr Jahresurlaub für Teilzeitbeschäftigte berechnet, egal wie ihr Arbeitszeitmodell aussieht.

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*International Journal of Environmental Research and Public Health, 2020

^**Weltgesundheitsorganisation, 2019
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Was ist Jahresurlaub (PTO in den USA) und warum gelten andere Regeln für Teilzeitkräfte?

„Jahresurlaub“ ist ein gängiger Begriff in Regionen wie Großbritannien für die bezahlte Freizeit, die Mitarbeitende jedes Jahr erhalten. In den USA hört ihr stattdessen „Paid Time Off (PTO)“ oder „Vacation Time“. Egal wie das genannt wird: Das Prinzip ist gleich. Mitarbeitende bekommen bezahlte Zeit fern der Arbeit, um Kraft zu tanken, Persönliches zu erledigen und eine gesunde Work-Life-Balance zu halten.

Bei Teilzeitkräften wird die Anspruchsermittlung kniffliger. Während Vollzeit-Mitarbeitende meist einen festen Urlaubsanspruch erhalten, der an eine klassische Fünf-Tage-Woche gekoppelt ist, werden Teilzeit-Ansprüche anteilig nach Arbeitsstunden, -tagen oder -schichten berechnet. So bleibt die Behandlung fair, auch wenn die Arbeitszeiten unterschiedlich sind.

💡 Freelancer*innen gelten nicht als Angestellte und erhalten in der Regel keinen bezahlten Urlaub. Sie bestimmen ihre Arbeitszeiten und Auftragsannahmen meist selbst. Wendet euch an eine qualifizierte Anwaltskanzlei, wenn ihr unsicher seid, wie Beschäftigtenklassifikationen oder gesetzliche Vorgaben in eurer Region aussehen.

So berechnet ihr Jahresurlaub für Teilzeitkräfte

☝️ Die Berechnung nach Arbeitstagen ist üblich. Manche Unternehmen rechnen Ansprüche aber lieber nach Schichten oder Stunden ab. Diese Fälle behandeln wir ebenfalls.

Das folgende Beispiel basiert auf britischen Standards. Der Vollzeit-Anspruch und die anteilige Berechnung können in anderen Ländern abweichen.

Die gängigste Methode: Beginnt mit dem Vollzeit-Anspruch und macht dann eine anteilige Berechnung auf Basis des Arbeitsmodells.

In Großbritannien zum Beispiel haben fast alle Vollzeit-Beschäftigten mit Fünf-Tage-Woche gesetzlich Anspruch auf mindestens 5,6 Wochen bezahlten Jahresurlaub pro Jahr.* Für jemanden mit acht Stunden täglich an fünf Tagen ergibt das oft 28 Tage. So ermittelt ihr den Anspruch einer Teilzeitkraft anhand der Arbeitstage:

🌕 Startet mit dem Vollzeit-Anspruch
Beispiel: Eine Vollzeitkraft mit 28 Tagen Jahresurlaub hat 5,6 Wochen Urlaub (28 Tage ÷ 5 Tage/Woche = 5,6 Wochen).

🧮 Macht eine anteilige Berechnung für Teilzeit
Arbeitet jemand weniger Tage, multipliziert 5,6 mit der Anzahl der Arbeitstage. Beispiel: drei Tage pro Woche bedeuten 3 Tage × 5,6 Wochen = 16,8 Tage Jahresurlaub pro Jahr.

🧩 Passt an, wenn das Beschäftigungsverhältnis kürzer als ein Jahr ist
Wenn jemand nur einen Teil des Jahres arbeitet, teilt den Gesamt-Anspruch proportional. Eine Person mit drei Tagen Woche (16,8 Tage/Jahr) bekommt für sechs Monate Beschäftigung 8,4 Tage.

Zum Beispiel:

• 5 Arbeitstage pro Woche → 5 x 5,6 → 28 Tage Anspruch pro Jahr
• 4,5 Arbeitstage pro Woche → 4,5 x 5,6 → 25,2 Tage Anspruch pro Jahr
• 3 Arbeitstage pro Woche → 3 x 5,6 → 16,8 Tage Anspruch pro Jahr
• 2 Arbeitstage pro Woche → 2 x 5,6 → 11,2 Tage Anspruch pro Jahr
• 1 Arbeitstag pro Woche → 1 x 5,6 → 5,6 Tage Anspruch pro Jahr

Diese Berechnung könnt ihr auch anteilig anwenden, wenn Teammitglieder mit befristetem Vertrag weniger als ein Jahr bei euch arbeiten.

Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet 3 Tage pro Woche, aber nur sechs Monate. Der Jahresurlaubsanspruch wäre 8,4 Tage über diese sechs Monate (16,8 Jahresurlaub geteilt durch 2).
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So berechnet ihr Jahresurlaub für Teilzeitkräfte nach Stunden oder Schichten

Teilzeitkräfte haben manchmal Verträge auf Basis von Stunden oder Schichten statt Tagen. Die Berechnung des Jahresurlaubsanspruchs läuft ähnlich wie bei der Tagesberechnung. Die Methode kann je nach lokaler Regelung variieren, prüft also immer die einschlägigen Gesetze in eurer Region.

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Mit einer People-Plattform wie Leapsome wird das deutlich einfacher. Unsere Absence-Management-Tools berechnen den Jahresurlaubsanspruch jeder Person automatisch.
Außerdem hilft unser HRIS, Abwesenheitssalden zu verwalten, Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen und zuzuweisen sowie Genehmigungsabläufe zu standardisieren. So wird Absence Management smarter und effizienter.

Urlaub auf Basis von Schichten berechnen

Für Schichtarbeitende nutzt ihr die wöchentliche Schichtanzahl als Grundlage. Daraus rechnet ihr in Urlaubstage oder -stunden um, je nachdem was besser passt.

Entspricht eine Schicht zum Beispiel 12 Stunden, dann sind 12 Stunden Urlaub eine Schicht.

So berechnet ihr Ansprüche für Schichtarbeitende:

• 3 Schichten pro Woche → 3 x 5,6 → 16,8 Schichten Urlaub pro Jahr
• 2 Schichten pro Woche → 2 x 5,6 → 11,2 Schichten Urlaub pro Jahr
• 1 Schicht pro Woche → 1 x 5,6 → 5,6 Schichten Urlaub pro Jahr

Arbeitet jemand weniger als ein Jahr, berechnet ihr den Anspruch anteilig.

Beispiel: Eine Teilzeitkraft mit drei Schichten pro Woche und Sechs-Monats-Vertrag. Der Jahresurlaubsanspruch beträgt 8,4 Schichten in den sechs Monaten.

Erinnerung: Das 5,6-Wochen-Beispiel basiert auf britischen Standards. Vollzeit-Anspruch und die entsprechende Berechnung für Teilzeit-, Schicht- oder Stundenverträge können in anderen Ländern abweichen.
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Urlaub auf Basis von Stunden berechnen

Bei Stundenverträgen läuft die Berechnung ähnlich. Statt Schichten nehmt ihr die geleisteten Arbeitsstunden als Basis. Die Formel bleibt gleich (5,6 Wochen im Beispiel).

So ermittelt ihr den Anspruch in Stunden und rechnet bei Bedarf in Tage um.

Beispiel: Wer 25 Stunden pro Woche arbeitet, hat 140 Stunden Urlaub pro Jahr (25 Stunden x 5,6 = 140). Das entspricht 17,5 Tagen pro Jahr bei acht Stunden pro Arbeitstag (oder 23,3 Tagen bei sechs Stunden pro Tag).

Weitere Beispiele:

• 25 Stunden pro Woche → 25 x 5,6 → 140 Stunden Anspruch pro Jahr → 17,5 Tage pro Jahr (bei 8-Stunden-Arbeitstag)
• 15 Stunden pro Woche → 15 x 5,6 → 84 Stunden Anspruch pro Jahr → 10,5 Tage pro Jahr (bei 8-Stunden-Arbeitstag)
• 10 Stunden pro Woche → 10 x 5,6 → 56 Stunden Anspruch pro Jahr → 7 Tage pro Jahr (bei 8-Stunden-Arbeitstag)

Auch hier könnt ihr anteilig rechnen, wenn jemand weniger als ein Jahr arbeitet oder unregelmäßige Stunden hat.

Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet 25 Stunden pro Woche mit einem Sechs-Monats-Vertrag. Der Anspruch wäre 70 Stunden Urlaub (oder 8,75 Arbeitstage zu acht Stunden) über die sechs Monate.
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Teilzeit-Jahresurlaub: eine entscheidende Berechnung

Jede Person verdient und braucht Urlaub. Auch bei Teilzeit, Stunden- oder Schichtarbeit.

Doch unterschiedliche Erwartungen, lokale Gesetze und individuelle Arbeitsverträge machen die Sache für HR-Profis komplex. Die genaue Berechnung des Urlaubsanspruchs und die Klärung, wie sich das auf Urlaubsentgelt oder Boni auswirkt, führt schnell zu vielschichtigen Rechnungen und rechtlichen Fragen.

Leapsomes neues HRIS hilft genau dabei. Durch Automatisierung und Zentralisierung von Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement spart unsere umfassende People-Management-Plattform HR-Teams stundenlange Arbeit beim Erstellen und Bearbeiten von Richtlinien, der Berechnung von Ansprüchen und der Verwaltung von Genehmigungen.

Mitarbeitende beantragen ihre Abwesenheit nahtlos und behalten den Überblick. Das verbessert die Employee Experience, reduziert Fehlzeiten und stärkt eine zufriedenere Arbeitsplatzkultur.

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Häufige Fragen zur Berechnung des Jahresurlaubs für Teilzeitkräfte

Haben Teilzeitkräfte Anspruch auf gesetzliche Feiertage?

Der Anspruch von Teilzeitkräften auf gesetzliche Feiertage hängt vom Arbeitszeitmodell, dem Arbeitsvertrag und den geltenden Arbeitsgesetzen ab. Liegt der reguläre Arbeitstag einer Person auf einem Feiertag, hat sie meist Anspruch auf diesen freien Tag oder eine gleichwertige Regelung wie zusätzlichen Urlaub oder Bezahlung.

Prüft die lokalen, regionalen und nationalen Arbeitsgesetze für jeden Standort, an dem ihr tätig seid. Stellt sicher, dass eure Arbeitsverträge und internen Richtlinien die Feiertagsregelung klar regeln, damit für Teilzeitkräfte Transparenz herrscht.
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Sind Feiertage im Jahresurlaub enthalten?

Ob Feiertage Teil des Jahresurlaubs sind, hängt von lokaler und nationaler Gesetzgebung, Vertragsbedingungen und Unternehmensrichtlinien ab. In Großbritannien zum Beispiel haben die meisten Vollzeit-Beschäftigten Anspruch auf 28 Tage Jahresurlaub, die Feiertage einschließen können oder nicht. Viele britische Arbeitgeber bieten 28 Tage Jahresurlaub plus Feiertage, sind aber gesetzlich nicht dazu verpflichtet.

In vielen anderen Ländern werden Feiertage und Jahresurlaub als getrennte Abwesenheitsarten behandelt. Das bedeutet, Beschäftigte erhalten einen Mindestanspruch auf bezahlten Urlaub zusätzlich zu den gesetzlichen Feiertagen. Die Feiertagsregelungen können je nach Region oder Bundesland variieren.

Für Compliance und Fairness: Prüft die einschlägigen Arbeitsgesetze und passt eure Verträge und Richtlinien entsprechend an. So bleibt klar, wie Jahresurlaub und Feiertage für eure Mitarbeitenden gehandhabt werden.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Wir haben uns bemüht, Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alle Informationen aktuell oder fehlerfrei sind. Für individuelle Beratung empfehlen wir, eine qualifizierte Anwaltskanzlei oder Steuerberatung zu konsultieren.