Der ultimative Leitfaden zur Implementierung der Gehaltsabrechnung

Vier von zehn Mitarbeitenden geben an, dass sie in den letzten 12 Monaten einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung korrigieren mussten. 18 % hatten in diesem Zeitraum sogar drei oder mehr solcher Fehler.*

Die Personalabteilung trägt die Verantwortung dafür, diese Fehler zu beseitigen, gerade weil Burnout und steigende Arbeitsbelastung immer häufiger auftreten. Über 60 % der Mitarbeitenden ohne Führungsverantwortung berichten von einer höheren Arbeitsbelastung, und eine unzureichende Bezahlung ist nach wie vor einer der Hauptgründe für Fluktuation.

Auch HR-Teams bleiben davon nicht verschont: 74 % sind der Meinung, dass sie heute mehr technische Fähigkeiten brauchen als noch vor Kurzem.** Und das ist kein Wunder. Die Implementierung der Gehaltsabrechnung ist, wie viele andere wichtige HR-Prozesse, komplexer geworden: durch wachsende Tech-Stacks, höhere Datenanforderungen und verteilte Teams.

In diesem Umfeld kann sich der Einstieg in ein neues Gehaltsabrechnungssystem überwältigend anfühlen. Mit dem richtigen Ansatz wird die Implementierung der Gehaltsabrechnung jedoch zum Kinderspiel. In diesem Leitfaden zeigen wir euch, wie ihr einen erfolgreichen Gehaltsabrechnungsprozess implementiert und euch von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung verabschiedet.

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8-stufiger Leitfaden für eine erfolgreiche Implementierung der Gehaltsabrechnung

Wir haben den Implementierungsprozess für die Gehaltsabrechnung in acht einfache Schritte unterteilt. Am besten geht ihr sie der Reihe nach durch. Einige davon werdet ihr im Laufe der Zeit noch einmal aufgreifen, wenn ihr eure Gehaltsabrechnung optimiert.

1. Definiert eure Gehaltsabrechnungsanforderungen

Analysiert zunächst die Bedürfnisse eures Unternehmens und erstellt ein ideales Anbieterprofil. Wenn ihr das im Voraus tut, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Implementierung.

Berücksichtigt dabei alle folgenden Punkte:

• Größe der Belegschaft: Wie viele Mitarbeitende beschäftigt ihr?
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• Steuerliche Verpflichtungen: Welche Gesetze und Vorschriften zur Gehaltsabrechnung müsst ihr einhalten? Falls noch nicht geschehen, holt euch dazu am besten rechtlichen Rat.
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• Mitarbeiterklassifizierungen: Wie viele Teammitglieder arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit, und wie viele sind steuerbefreit oder nicht (in den USA)? Beschäftigt ihr Saisonkräfte oder Auftragnehmer?
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• Wachstumspläne: Plant ihr, in den nächsten Jahren nach oben oder unten zu skalieren?
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• Notwendige Funktionen: Welche Funktionen sind ein Muss für euer Gehaltsabrechnungssystem? Sind AI und Automatisierungen wichtige Ergänzungen für euren Workflow?

Diese Übung dient nicht nur dazu, eine reibungslose Umsetzung vorzubereiten. Nutzt die Gelegenheit auch, um Lücken in eurer aktuellen Gehaltsabrechnungsstrategie zu erkennen und zu überlegen, wie euch der richtige Anbieter helfen kann. Vielleicht entdeckt ihr zum Beispiel Redundanzen in eurem aktuellen HR-Tech-Stack. In diesem Fall ist ein Personalinformationssystem (HRIS) mit Gehaltsabrechnungsfunktionen wie Leapsome womöglich die beste Wahl.

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2. Stellt euer Team für die Implementierung der Gehaltsabrechnung zusammen

Eine erfolgreiche Implementierung des Gehaltsabrechnungssystems erfordert Teamarbeit. Bringt also frühzeitig die wichtigsten internen Stakeholder zusammen, um euch abzustimmen, Verantwortlichkeiten aufzuteilen und Vertrauen aufzubauen. Ein typisches Team für die Implementierung der Gehaltsabrechnung kann Folgendes umfassen:

• Personal- und Gehaltsabrechnungsspezialisten, die Mitarbeiterdaten, Aufzeichnungen und Leistungen verwalten
• Finanz- und Buchhaltungsfachleute, die die Einhaltung der Steuervorschriften und die Berichterstattung sicherstellen
• Vertretende des IT-Teams, die eine sichere Datenmigration und Systemintegration gewährleisten
• Leitung des Betriebsteams, die das Projekt steuert und realistische Zeitpläne festlegt

Das genaue Team hängt natürlich von den Besonderheiten eures Unternehmens ab. In kleinen Unternehmen sind zum Beispiel auch die Gründer oder der CEO mit an Bord. Sorgt unabhängig von der konkreten Zusammensetzung dafür, dass ihr und die anderen internen Stakeholder klare Meilensteine für Softwareauswahl, Datenvalidierung und Tests festlegt. Plant ein, eure Mitarbeitenden frühzeitig zu schulen und euer System vor der ersten offiziellen Gehaltsabrechnung zu testen.
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3. Gehaltsabrechnungsdaten vorbereiten und migrieren

Führt vor der Migration der Gehaltsabrechnungsdaten eine gründliche Prüfung durch und überprüft die Mitarbeiterdaten, also Namen, Adressen, Steuerstatus und Gehälter. Das Entfernen veralteter oder doppelter Datensätze hält die Datenqualität hoch und bereitet euer System auf einen reibungslosen Übergang vor.

Das ist ein guter Moment, um über Automatisierung nachzudenken. Manuelle Dateneingabe und Migration sind riskant, gerade in einem datenintensiven Bereich wie der Gehaltsabrechnung: Schon kleine Unstimmigkeiten in den Mitarbeiterdaten können zu verspäteten Zahlungen und sogar zu Compliance-Problemen führen.

💬 „Sich in einer Welt der Automatisierung auf die manuelle Dateneingabe zu verlassen, ist so, als würde man eine Schreibmaschine einem Laptop vorziehen. Die Gehaltsabrechnungstechnologie hat sich weiterentwickelt, um menschliche Fehler zu minimieren, Prozesse zu verschlanken und Genauigkeit im großen Maßstab zu gewährleisten. Dennoch wehren sich einige Unternehmen gegen Veränderung und halten an veralteten Methoden fest, die die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung gefährden.“

– Ian Giles, Direktor bei Ian Giles Consulting

Stellt in diesem Schritt unbedingt sicher, dass ihr Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) einhaltet.
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4. Konfiguriert die Gehaltsabrechnungseinstellungen und integriert sie in bestehende Systeme

Als Nächstes legt ihr fest, welchen Gehaltsabrechnungszyklus euer Unternehmen nutzt, und richtet Steuerabzüge, Zusatzleistungen und Optionen für die direkte Überweisung ein.

Jetzt solltet ihr auch den Integrationsprozess starten. Stellt sicher, dass euer Gehaltsabrechnungsanbieter sich nahtlos mit eurer Zeiterfassung sowie eurer Performance- und Buchhaltungssoftware verbinden lässt oder zumindest schnelle und einfache Excel-Importe und -Exporte ermöglicht. Noch besser: Setzt auf ein umfassendes Tool, das zwei oder mehr dieser Funktionen nativ vereint.
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5. Schult Gehaltsabrechnungspersonal und Mitarbeitende

Gehaltsabrechnungs-Admins brauchen eine solide Schulung dazu, wie das System funktioniert, wie Steuern berechnet werden und wie sich Fehler beheben lassen. Erstellt am besten einen Leitfaden zur Fehlerbehebung, der häufige Fragen beantwortet und Panik in letzter Minute verhindert.

Entwickelt ebenso Kommunikationsmaterialien für euer gesamtes Team, die durch neue Funktionen führen (zum Beispiel, wie man Self-Service-Portale nutzt und auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare zugreift). Anpassbare, AI-gestützte Lösungen wie Leapsome Learning können in diesem Schritt sehr hilfreich sein.

Dokumentiert neben dem Onboarding auch euren neuen Gehaltsabrechnungsprozess. Erstellt Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für Gehaltsabrechnungsaufgaben im neuen System und sorgt für klare Eskalationswege bei Streitfällen oder Problemen.

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6. Führt einen parallelen Testlauf durch

Sobald ihr die Integrationsphase abgeschlossen habt, startet einen Test-Gehaltsabrechnungszyklus, um anhaltende Fehler zu erkennen und zu beheben. Dabei vergleicht ihr die Leistung eures neuen Gehaltsabrechnungssystems mit der eures alten.

Beurteilt die Ergebnisse und behebt etwaige Unstimmigkeiten. Achtet besonders auf Fehlkalkulationen, falsche Steuerabzüge oder fehlende Mitarbeiterdaten. Solche Versäumnisse können später zu lästigen Gehaltsläufen außerhalb des Zyklus führen.
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7. Geht mit der Gehaltsabrechnung live und überwacht die Leistung

Herzlichen Glückwunsch, ihr habt es bis zu eurer ersten offiziellen Gehaltsabrechnung geschafft! Achtet trotzdem auf kurzfristige Probleme und stellt sicher, dass alle Zahlungen die Mitarbeitenden korrekt erreichen. Und drückt die Daumen, dass all eure gründlichen Tests euch auf einen reibungslosen ersten Gehaltsabrechnungszyklus vorbereitet haben.

Jetzt heißt es, Genauigkeit, Einhaltung der Steuervorschriften und Pünktlichkeit der Gehaltsabrechnung im Blick zu behalten. Wenn etwas nicht stimmt, sprecht es sofort an. Automatisiert routinemäßige Abrechnungsaufgaben, wo es geht, und passt eure Workflows an die Entwicklung eures Unternehmens an, damit alles effizient läuft.
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8. Führt nach der Implementierung eine Bewertung durch

Der letzte Schritt der Gehaltsabrechnungs-Implementierung erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit im Team. Im Kern geht es darum, die Leistung eures Systems konsequent zu überwachen. Ein guter Anfang ist, eure Payroll-Berichte zu prüfen, um Genauigkeit und Effizienz sicherzustellen und Engpässe oder wiederkehrende Probleme zu erkennen.

Bleibt außerdem bei den Vorschriften zur Gehaltsabrechnung auf dem Laufenden. Verfolgt Änderungen bei Steuergesetzen und Compliance-Anforderungen und passt eure Gehaltsabrechnungsrichtlinien entsprechend an.

Nehmt schließlich die Aufgabe an, die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern und euren Gehaltsabrechnungsprozess mit der Zeit weiter zu beschleunigen. Dabei hilft es, Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung nachzuverfolgen und auszuwerten. Ebenso lohnt sich der Einsatz fortgeschrittener Funktionen wie der AI-gestützten Automatisierung der Gehaltsabrechnung: Sie reduziert die Zeit, die ihr mit dem manuellen Prüfen von Berichten und dem Anstoßen der Gehaltsabrechnung verbringt.

„Die Art der Daten (strukturiert oder unstrukturiert), mit denen Sie arbeiten, ist ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung [ob generative AI eingesetzt werden soll]. Der andere ist das Ergebnis, das Sie benötigen. Ich ermutige mein Publikum, Schritt für Schritt vorzugehen: Können Sie das Problem mit RPA lösen?* Dann tun Sie das zuerst. Wenn nicht: Können Sie es mit herkömmlicher AI lösen? Dann nutzen Sie diese.“

– Anita Lettink, Beraterin für HR und Payroll

*RPA (Robotic Process Automation) ist eine Software, die sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben automatisiert, indem sie menschliche Handlungen in digitalen Systemen nachahmt. Sie funktioniert anwendungsübergreifend und erledigt Dinge wie Dateneingabe, Dateiübertragungen und Formularverarbeitung.

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Wenn ihr den richtigen Payroll-Anbieter wählt und einen soliden Implementierungsprozess aufsetzt, wie den in diesem Leitfaden beschriebenen, ist euer System in kürzester Zeit betriebsbereit.

Das Geheimnis unserer Time-to-Value? Unser preisgekröntes Kundenservice-Team und umfassende Schulungsressourcen. Unsere CS-Fachleute sorgen dafür, dass ihr Payroll (und unsere anderen Lösungen für HR und Personalförderung) erfolgreich und effizient einführt.

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Häufig gestellte Fragen zur Implementierung der Gehaltsabrechnung

Was ist die Implementierung der Gehaltsabrechnung?

Die Implementierung der Gehaltsabrechnung beschreibt den Prozess, ein neues Gehaltsabrechnungssystem auszuwählen und in euren aktuellen Workflow zu integrieren. Das kann ein komplexer Prozess sein, der ehrliche und regelmäßige Kommunikation mit externen und internen Stakeholdern erfordert, darunter euer Gehaltsabrechnungsdienstleister sowie eure Kolleginnen und Kollegen aus Finanzen und Betrieb. Mit der richtigen Anleitung und Plattform könnt ihr jedoch innerhalb weniger Wochen mit der erfolgreichen Gehaltsabrechnung starten.
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Warum ist die Implementierung einer Gehaltsabrechnungssoftware wichtig?

Die Implementierung einer Gehaltsabrechnungssoftware ist wichtig, weil eine saubere Einrichtung dafür sorgt, dass eure Systeme reibungslos zusammenarbeiten. Anders gesagt: Eine gelungene Implementierung macht den Unterschied zwischen einem schwerfälligen, fehleranfälligen System und einem reibungslosen „Einrichten und vergessen“-Prozess. Genau dafür wurde Gehaltsabrechnungssoftware entwickelt: Sie reduziert manuelle Fehler, nimmt zeitaufwändige Aufgaben ab und schafft HR-Fachleuten Raum, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.
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Was sind einige Best Practices für die Implementierung der Gehaltsabrechnung?

Zu den wichtigsten Best Practices für die Implementierung der Gehaltsabrechnung gehören:

• Proaktive Kommunikation mit Stakeholdern: Viele interne Teams sind an der Implementierung der Gehaltsabrechnung beteiligt (zum Beispiel HR, Finanzen, Betrieb und Projektmanagement). Richtet früh starke Kommunikationswege mit diesen Teams ein und stellt sicher, dass alle hinter der gewählten Software stehen. Benennt für jede Abteilung eine Ansprechperson, um die Kommunikation zu erleichtern und schneller Vertrauen aufzubauen. Baut auch extern eine enge Beziehung zur Kundenbetreuung eures Gehaltsabrechnungsanbieters auf.
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• Mitarbeitende früh und häufig schulen: Informiert euer Team so früh wie möglich über anstehende Änderungen. Es wird Fragen dazu geben, wie sich das neue Gehaltsabrechnungssystem auf die tägliche Arbeit auswirkt. Seid also vorbereitet, diese Fragen vorab zu beantworten. Plant außerdem Zeit ein, um eure Mitarbeitenden im neuen System zu schulen.
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• Den richtigen Gehaltsabrechnungsanbieter wählen: Wählt einen Anbieter mit vielen positiven Bewertungen von anderen Unternehmen. Lest die Kundenreferenzen auf seiner Website, um die Time-to-Value einzuschätzen und zu verstehen, wie der laufende Support aussieht. Am wichtigsten: Prüft das Angebot und stellt sicher, dass es zu den Wachstumsplänen eures Unternehmens passt. Schließlich wollt ihr den Implementierungsprozess so schnell nicht wiederholen.
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Braucht ihr eine Schulung für die Implementierung der Gehaltsabrechnung?

Ja, für die Implementierung der Gehaltsabrechnung braucht ihr eine Schulung. Die entsprechenden Materialien stellt in der Regel euer Gehaltsabrechnungsanbieter bereit. Er sollte eine Bibliothek mit Schulungsressourcen bieten und idealerweise während eurer gesamten Zusammenarbeit für weitere Fragen erreichbar sein.

Außerdem müsst ihr eure Mitarbeitenden schulen, damit sie vollständig verstehen, wie das neue Gehaltsabrechnungssystem funktioniert. Ein guter Anbieter unterstützt euch auch dabei.
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Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung der Gehaltsabrechnung?

Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung der Gehaltsabrechnung gehören:

• Einhaltung von Vorschriften: Welche Gesetze und Vorschriften konkret für euch gelten, hängt davon ab, wo euer Unternehmen tätig ist und wo eure Mitarbeitenden leben. Über regulatorische Änderungen den Überblick zu behalten und Compliance sicherzustellen, kann anspruchsvoll sein, besonders für Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern und verteilten oder vollständig remote arbeitenden Teams.
   

• Integration mit anderen Systemen: Gehaltsabrechnungssysteme ohne starke Integrationsfunktionen lassen sich nur schwer in euren aktuellen Workflow einbinden. Wenn eure Mitarbeiterdaten und Gehaltsabrechnungen zum Beispiel in Silos liegen, steigt das Risiko kostspieliger Zahlungsfehler. Deshalb setzen viele HR-Teams auf HRIS-Plattformen oder andere umfassende HR-Systeme, um Gehaltsabrechnungen zu verarbeiten und wichtige Mitarbeiterdaten zu speichern.

• Change-Management anstoßen: Je nachdem, wie gut euer Gehaltsabrechnungssystem integriert ist, kann auch das Change-Management zur Hürde werden. Viele Fachkräfte arbeiten am liebsten mit nur einem oder wenigen ausgewählten HR-Tools. Hier zahlen sich die Wahl des richtigen Anbieters und eine umfassende Schulung aus.