HRIS-Integration: eine Anleitung zur Verknüpfung Ihres Workflows

Der HR-Tech-Stack. Es klingt wie ein übersichtliches Paket, das alle Personalprobleme löst, mit denen Sie konfrontiert werden — von der Automatisierung von Onboarding und Gehaltsabrechnung bis hin zur Verwaltung von Leistungsbeurteilungen und Vergütungsprozessen.

‍‍Aber so sieht es in der Realität selten aus. ‍

Ein Standard-HRIS kümmert sich in der Regel um die Verwaltung von Mitarbeitern, Dokumenten und Abwesenheiten. Sie benötigen also zusätzliche Integrationen, um menschenorientierte Initiativen abzudecken, um Engagement, Leistung und Entwicklung zu fördern.

‍‍Das bedeutet, dass HR-Experten die richtigen HRIS-Integrationen finden und herausfinden müssen, wie sie alle zusammenpassen — was oft zu Datensilos und fragmentierten Workflows führt. Kein Wunder, dass einige Mitarbeiter die Verwendung von Arbeitsplatzsoftware als „kafkaartig“ beschreiben und „sich von der inkarnierten Bürokratie verprügeln lassen“. “ *‍

Es ist möglich, einen stärker integrierten HR-Workflow zu erstellen, der für alle nahtlos funktioniert, von Ihrem CHRO bis zu Ihrem neuesten Mitarbeiter. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine HR-Integration ist und wie sie Daten und Prozesse miteinander verbindet, um Ihre Arbeit zu optimieren.

*Geschäfts-Insider, 2024

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Was ist eine HRIS-Integration?

Eine HRIS-Integration ermöglicht es Ihnen, Daten zwischen Ihrem Personalinformationssystem (HRIS) und einem anderen Tool auszutauschen — in der Regel werden Funktionen hinzugefügt, die in Ihrem HRIS fehlen. Dies erfolgt über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), die es der Software ermöglichen, zu kommunizieren, Daten auszutauschen und Arbeitsabläufe zu verknüpfen.

Angenommen, Ihr HRIS bietet nur Dokumentenspeicher an, Abwesenheitsmanagementund Verwaltung der Leistungen. In diesem Fall können Sie sich für HRIS-Integrationen entscheiden, die Ihnen Folgendes ermöglichen Umfrage Ihre Belegschaft und Ihr Track Personalanalytik um Ihre Personalinitiativen zu informieren. Eine weitere Option ist die Auswahl einer umfassenderen HRIS-Plattform mit Tools zur Mitarbeiterförderung und zentrale HR-Aufgaben — das Ergebnis ist ein schlankerer, zentralisierter Tech-Stack.

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Was sind die beliebtesten HRIS-Integrationen?

HRIS-Lösungen sind zwar in der Regel für HR-Prozesse wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die Aufbewahrung von Dokumenten konzipiert, entwickeln sich jedoch zu konsolidierteren und anspruchsvolleren Plattformen. Einige HRIS-Softwares enthalten jetzt beispielsweise Funktionen für Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung sowie Schulung und Entwicklung.

Dennoch sind die meisten HRIS-Komplettlösungen für bestimmte Anwendungsfälle und Branchen konzipiert, was bedeutet, dass nicht alle verfügbaren Optionen gleich aussehen.

Hier sind zwei der beliebtesten HRIS-Integrationen, die Sie heute auf dem Markt sehen werden:

• Gehaltsabrechnung — Einige HR-Systeme bieten grundlegende Gehaltsabrechnungsdienste an, was bedeutet, dass Sie automatisieren können Vorbereitung der Gehaltsabrechnung, aber keine Teammitglieder bezahlen.
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• Schulung und Entwicklung — Sie können ein spezielles Lernmanagementsystem (LMS) mit Ihrem HRIS verbinden, um das Onboarding zu automatisieren und Mitarbeitern sogar maßgeschneiderte Lernpfade zur Verfügung zu stellen. Umfassende HR-Plattformen wie Leapsome bieten maßgeschneiderte Lernfunktionen.

• Kommunikation und Produktivität — Diese Integrationen ermöglichen Instant-Messaging-Tools wie Microsoft-Teams und Slack um Sie über Aktualisierungen und Mitteilungen in Ihrem HRIS zu informieren. Leapsome erinnert die Teilnehmer beispielsweise an ihre Besprechungen und Tagesordnungen, fordert sie auf, Umfragen und Lernpfade auszufüllen, und erleichtert die Überprüfung der Zielfortschritte.

• Zeit und Anwesenheit — Machen Sie es Mitarbeitern leicht, Urlaub zu beantragen, und ihren Vorgesetzten, sie mit einem Klick zu genehmigen oder abzulehnen. Eine gute Integration von Zeit- und Anwesenheitsdaten sollte dafür sorgen, dass alle PTO-Daten in einem gemeinsamen Kalender gespeichert werden, sodass jeder sehen kann, wer im Büro ist und wer nicht.

• Leistungsmanagement — Sie können Leistungsbeurteilungen durchführen, erstellen Kompetenzrahmen, und optimieren Sie Ihren Überprüfungszyklus mit Performance-Management-Integrationen. Oder nutzen Sie eine robuste HR-Plattform wie Leapsome, die Tools und Analysen für das Leistungsmanagement umfasst.

• ‍Talentmanagement — Diese Integrationen ermöglichen es Ihnen, neue Teammitglieder zu rekrutieren und einzustellen. Zu diesen Diensten gehört in der Regel ein Bewerbermanagementsystem (ATS), das die Kandidatenpipeline organisiert und HR-Teams dabei unterstützt, sich eingehender mit Rekrutierungsanalysen zu befassen.
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• Verwaltung der Leistungen — Einige HRIS-Plattformen bieten diese Funktionen zwar als Teil ihrer Produktsuite an, aber es gibt auch separate Integrationen, die Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich selbst für Dinge wie private Krankenversicherung, Rentenbeiträge und Prämien anzumelden.

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Was sind meine HRIS-Integrationsoptionen?

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie HRIS-Integrationen angehen können, um das Problem der sich überschneidenden Funktionen — oder das Problem der ungenutzten Funktionen — zu vermeiden:

• Wählen Sie ein HRIS mit einer breiten Palette von Tools — Zum Beispiel Plattformen, die alles bieten, von Funktionen zur Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung bis hin zu Tools für Umfragen, Feedback und Leistungsbeurteilungen. Das zusätzliche Vorteile eines HRIS wie das? Möglicherweise können Sie sich für einen einfacheren, kostengünstigeren Tarif entscheiden, der nicht alle Funktionen enthält, und Integrationen nur hinzufügen, wenn Sie sie benötigen.
  
  Wenn Sie die gesamte Produktsuite einer Softwarelösung „All-In“ nutzen, sollten Sie die Plattform testen, um sicherzustellen, dass sie einfach zu bedienen ist, Ihren bevorzugten Arbeitsweisen entspricht und die Benutzer an erster Stelle stehen. Ohne ausreichendes Ausprobieren riskieren Sie, in eine Reihe von Funktionen zu investieren, die für Sie nicht funktionieren. Das ist der Vorteil einer HR-Softwarelösung wie Leapsome: Unsere Preisgestaltung ist modular, sodass Sie die Tools auswählen können, die für Sie und Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
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• Verwenden Sie native Integrationen — Wenn eine Plattform native Integrationen anbietet, verfügt sie über integrierte APIs, die mit bestimmter Software kommunizieren. Leapsome verfügt beispielsweise über native Integrationen mit beliebten Apps wie Google Calendar und Microsoft Teams, sodass Ihr Team über Kommunikations-Apps hinweg zusammenarbeiten kann. Unsere Plattform synchronisiert sich auch mit Tools wie Jira, sodass Sie behobene Probleme mit unseren verbinden können Tore Modul.
  
  Dies ist ideal, wenn Sie ein kleines Entwicklungsteam haben, da native Integrationen nur minimales IT-Know-How erfordern.
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• ‍Erstellen Sie benutzerdefinierte Integrationen — Dazu gehört die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung, mit der zwei Softwareprogramme eine Verbindung herstellen können. Dies erfordert viel technisches Wissen und kann bedeuten, dass Sie sich auf den teuren Support von Drittanbietern verlassen müssen, um den gesamten Integrationsprozess abzuwickeln. Maßgeschneiderte Integrationen sind möglicherweise die beste Wahl für Unternehmen und große Organisationen, die über erhebliche Budgets, umfassende Entwicklungsteams und genügend Zeit verfügen, um das Integrationsprojekt von Anfang bis Ende zu begleiten.

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Ein Beispiel für einen gut integrierten HRIS-Workflow in Aktion

Wie sieht es aus, wenn das von Ihnen gewählte HRIS nahtlos mit seinen Integrationen kommuniziert? Die Einrichtung kann je nach dem bevorzugten Arbeitsablauf Ihres Teams stark variieren. Der effektivste Ansatz besteht jedoch darin, so viel wie möglich zu automatisieren und dabei bestimmte Aktionen so zu konfigurieren, dass sie relevante Benachrichtigungen und Texte auslösen.

Hier ist eine visuelle Aufschlüsselung am Beispiel der Leapsome-Plattform:

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Vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams mit dem richtigen HRIS-Integrationsansatz

Es kann eine Herausforderung sein, ein HRIS-System zu finden, das der bevorzugten Arbeitsweise Ihres Teams entspricht. Wenn Ihr Ziel nicht nur darin besteht, Mitarbeiter auszustatten — sondern zu befähigen —, sollten Sie Plattformen priorisieren, die sich sowohl auf die Mitarbeiterförderung als auch auf die Kernaufgaben der Personalabteilung konzentrieren.

Was auch immer Ihr aktuelles Setup ist, Leapsome kann Ihnen helfen. Unsere HR-Plattform enthält bereits Tools für die Zusammenarbeit Ziele, laufend Leistungsbeurteilungen, führend, umsetzbar Versammlungen, und Entwicklung von Mitarbeitern mit Lernpfade und Kompetenzrahmen. Wenn du das alles mit unseren bevorstehenden kombinierst CHRIS, das wichtige HR-Aufgaben wie Mitarbeiterdatenmanagement und Zeiterfassung erledigt, vielleicht verwirklichen Sie den integrierten HRIS-Workflow Ihrer Träume!

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Häufig gestellte Fragen zur HRIS-Integration

Was sind die größten Vorteile eines integrierten HRIS-Workflows?

Dies sind einige der größten Vorteile eines integrierten HRIS-Workflows:

• Verbessertes Mitarbeitererlebnis — Dies liegt häufig daran, dass es im breiteren HRIS-Workflow viele Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter gibt. So sollten beispielsweise die Anmeldung für Leistungen, die Beantragung einer Freistellung und die Teilnahme an Schulungen einfach und intuitiv sein.

• Reduzierung der Kosten — Weniger unnötige Tools in Ihrem HRIS-Workflow bedeuten, dass Sie nicht für Funktionen bezahlen müssen, die Sie nicht benötigen.

• Datengenauigkeit und Konformität — Mit einem zentralisierten HR-Workflow und einer einzigen Informationsquelle müssen Sie sich keine Gedanken über Fehler machen, die auf manuelle Dateneingabe oder das Durchsuchen doppelter und dreifacher Daten zurückzuführen sind.

Was sind die wichtigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit der HRIS-Integration?

Es ist ein großes Unterfangen, herauszufinden, welche Integrationen für Sie geeignet sind, und sie zu implementieren, mit potenziellen Herausforderungen wie:

• Systemfähigkeit — Wie werden verschiedene Softwares miteinander kommunizieren und wie sieht der gesamte Prozess auf der Benutzerseite aus?‍
• Verwaltung von Änderungen — Wer wird den Prozess beaufsichtigen, dem Mix eine neue Integration hinzuzufügen? Welche Auswirkungen wird die neue Integration auf Ihren aktuellen Arbeitsablauf haben?‍
• Lieferantenmanagement — Wie werden Sie die Verwaltung verschiedener Softwareverträge rationalisieren?

Was ist der Unterschied zwischen einem HRIS, einem HCM und einem HRMS?

Wenn Sie verwirrt sind über die Unterschied zwischen einem HRIS, einem HCM und einem HRMS, hier ist eine kurze Aufschlüsselung:

• Ein HRIS kümmert sich in der Regel um Mitarbeiterdaten, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.
• Ein Personalmanagementsystem (HRMS) verfügt häufig über Funktionen speziell für Rekrutierung und Onboarding, Schulung und Entwicklung, Leistungsmanagement und Umfragen.
• Ein Humankapitalmanagementsystem (HCM) könnte die Nachfolge- und Personalplanung für größere Organisationen auf Unternehmensebene abdecken, die erweiterte Unterstützung benötigen.