TL; DR: Regelmäßige Einzelgespräche ermöglichen es Führungskräften, Mitarbeiter zu coachen, ihre Fortschritte zu überprüfen und ihnen zu helfen, ihre beste Arbeit zu leisten. Die Durchführung effektiver Besprechungen ist jedoch eine Herausforderung, und ineffiziente Besprechungen können dazu führen, dass sich die Mitarbeiter unengagiert und unmotiviert fühlen. Dieses Playbook zeigt Ihnen, wie Sie produktive, zielgerichtete Einzelgespräche abhalten können.
Manchmal gibt es einfach keinen Ersatz für ein persönliches Gespräch. „Konferenzen, die funktionieren“ Autor Adrian Segar hat gefragt Konferenzteilnehmer, wie viele andere Personen waren während des wichtigsten Gesprächs ihres Lebens anwesend. Die häufigste Antwort? Eins. Wenn weniger Leute da sind, fühlt es sich oft einfacher an, sich zu öffnen.
Dieser Grundsatz gilt auch am Arbeitsplatz. Einzelgespräche sind der Eckpfeiler einer gesunden Arbeitsumgebung. Sie bieten Führungskräften eine entscheidende Gelegenheit, jeden Mitarbeiter individuell zu coachen. Führungskräfte können Einzelgespräche nutzen, um Lob auszusprechen, Herausforderungen anzugehen und Mitarbeitern bei der Problemlösung zu helfen. Diese Besprechungen sind jedoch am nützlichsten, wenn sie organisiert, häufig und zielgerichtet sind, um wichtige Themen zu behandeln.
Der Hauptzweck von Einzelgesprächen besteht darin, sich mit den Mitarbeitern auszutauschen und ihnen die Tools an die Hand zu geben, die sie benötigen, um sich mit ihrer Arbeit zu beschäftigen und ihre Arbeit so gut wie möglich zu erledigen. Durch die Durchführung wirkungsvoller Einzelgespräche können Sie auch:
Gallup hat gefunden Dieses Engagement ist bei Mitarbeitern am höchsten, die sich mindestens einmal pro Woche mit ihren Vorgesetzten treffen, und Mitarbeiter, deren Manager regelmäßige Besprechungen mit ihnen planen, haben eine fast dreimal höhere Wahrscheinlichkeit, engagiert zu sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, Führungskräfte und Manager zu ermutigen, regelmäßig aussagekräftige Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitern zu führen.
Sie können dieses Playbook immer dann verwenden, wenn Sie bereit sind, die organisatorische Ausrichtung und die psychologische Sicherheit zu verbessern und Ihren Besprechungsprozess mit effektiveren Einzelgesprächen zu überarbeiten.
Wenn Ihre Manager keine Einzelgespräche mit ihren Berichten abgehalten haben oder wenn diese nicht konsistent waren (wir empfehlen eine wöchentliche Wiederholung), gibt es keinen besseren Zeitpunkt, um Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.
Ein Teil dessen, was Einzelgespräche so wirkungsvoll macht, ist ihr sehr persönlicher Charakter. Viele Menschen werden sich wohler fühlen, wenn sie ihre Gedanken in einem Einzelgespräch ausdrücken als in einer großen Gruppe. Um eine sichere Umgebung zu schaffen, sollten Sie Einzelgespräche in einem privaten Raum abhalten (öffentliche Chats in einem Großraumbüro haben nicht den gleichen Effekt). Sie können auch effektive Einzelgespräche in einer Remote-Umgebung über einen privaten Videoanruf abhalten.
Die Planung eines guten Meetings beginnt immer mit einer Tagesordnung. Sie könnten jede Woche eine separate Tagesordnung in einem Dokument erstellen, aber das könnte leicht durcheinander geraten und schwer nachzuverfolgen sein. Warum versuchen Sie es stattdessen nicht mit Unterstützung von Menschen Software wie Leapsome? Sie können Leapsome Meetings verwenden — um eine organisierte digitale Agenda erstellen das zu Ihrem Meeting-Format passt, und teilen Sie es ganz einfach mit Ihrem Team.
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Mit den Tools von Leapsome für Einzelgespräche und Teambesprechungen können Sie an gemeinsamen Tagesordnungen zusammenarbeiten, Notizen machen und Aktionspunkte zuweisen.
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Der erste Schritt besteht darin, ein Treffen mit jedem Ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter zu vereinbaren. Aus Gründen der Einheitlichkeit kann es für Sie sinnvoll sein, sich jede Woche zur gleichen Zeit zu treffen.
Wir empfehlen, für jedes Einzelgespräch 30 Minuten bis eine Stunde einzuplanen. Wenn es in dieser Woche nicht viele Punkte zu besprechen gibt und Ihr Mitarbeiter viel zu tun hat, könnten Sie möglicherweise die Besprechungszeit verkürzen. Es ist jedoch besser, das Meeting zu verkürzen, als es zu überspringen. Versuchen Sie, es nicht abzusagen oder zu verschieben, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich.
Bevor Sie zu der Besprechung kommen, erstellen Sie eine organisierte Tagesordnung, die Ihnen bei der Planung Ihrer Zeit hilft. Die Tagesordnung ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Meeting beim Thema bleibt und Sie alle relevanten Punkte ansprechen.
Ihre Tagesordnung sollte Diskussionspunkte enthalten, die Sie während Ihres Treffens besprechen sollten. Vielleicht möchten Sie auch privat einige nützliche Fragen notieren, die Sie Ihrem Mitarbeiter stellen können. Du könntest zum Beispiel versuchen zu fragen: „Wie fühlst du dich, wenn du jeden Tag zur Arbeit kommst?“ oder „Kann ich irgendetwas tun, das Ihre Arbeit einfacher oder effizienter macht?“
Sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter sollten an der Erstellung der Agenda beteiligt sein. Mit Leapsome können Sie Ihren Mitarbeiter veranlassen, seine eigenen Punkte direkt zur Tagesordnung des Meetings hinzuzufügen.
Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer Agenda benötigen, schauen Sie sich unsere kostenlose Vorlage für ein 1:1 -Meeting. Es enthält zahlreiche Best-Practice-Fragen und Anregungen, die zum Nachdenken anregen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter ein produktives Meeting führen können.
Kurz vor dem Meeting sollten Sie und Ihr Mitarbeiter sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um die Tagesordnung zu überprüfen. Dies dient als schnelle Erinnerung an das, was noch kommt, und gibt Ihnen etwas Zeit, darüber nachzudenken, was besprochen werden muss.
Kommen Sie an der Einzelgespräch bereit, Ihre ausgewählten Themen zu besprechen. Das Treffen sollte sich auf die Problembereiche konzentrieren, die Ihnen direkt unterstellt sind, also lassen Sie sie die Diskussion leiten.
Sie sind sich nicht sicher, worüber Sie sprechen sollen? Hier sind einige Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren könnten:
Es besteht immer die Möglichkeit, dass während Ihrer Diskussion unerwartete Themen auftauchen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie sich nicht genau an die Tagesordnung halten, obwohl Sie Ihr Bestes geben sollten, um die Besprechung konzentriert zu halten.
Einzelgespräche sollten nicht nur zum Austausch von Statusmeldungen genutzt werden. Versuchen Sie, Ihre wertvolle Besprechungszeit für Themen zu sparen, die wirklich einer eingehenden Diskussion bedürfen. Das kann bedeuten, ein heikles Problem zu lösen, innerhalb des Teams über sensible zwischenmenschliche Probleme zu sprechen oder Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Probleme zu besprechen, um Hilfe zu bitten oder zusätzliche Zeit zu beantragen.
Wir empfehlen, sich während Ihres Meetings Notizen zu machen, damit Sie den Überblick behalten können, was besprochen wurde. Sie können dies in Leapsome tun und Notizen automatisch in das nächste Meeting übertragen, wenn Sie möchten.
Sobald das Meeting vorbei ist, stellen Sie sicher, dass Ihr direkt unterstellter Mitarbeiter mit einer Reihe von Zielen und Aktionspunkten für die Woche abreist. Sie sollten jetzt eine klare Vorstellung von Ihren Erwartungen haben und wissen, wie alle Probleme, die sie während der Besprechung angesprochen haben, angegangen werden. Sie sollten nicht nur Aktionspunkte teilen, sondern auch sicherstellen, dass beide Parteien Zugriff auf die Besprechungsnotizen haben.
Einzelgespräche sind am nützlichsten, wenn sie regelmäßig stattfinden, Nehmen Sie sich also jede Woche Zeit für sie, auch wenn Sie beschäftigt sind oder das Gefühl haben, dass es nicht viel zu besprechen gibt. Ihre Mitarbeiter haben möglicherweise Bedenken, von denen sie Ihnen noch nichts erzählt haben, oder profitieren von Ihrer Beratung bei ihren bevorstehenden Aufgaben und Projekten.
Und vergessen Sie nicht, zu Beginn jedes Treffens die Aktionspunkte, die Sie in der vergangenen Woche besprochen haben, weiterzuverfolgen.
Es ist völlig in Ordnung, einzelne Projekte und Status-Updates während Ihrer Einzelgespräche zu besprechen. Fortschrittsberichte sollten jedoch nicht Ihr Hauptaugenmerk sein. Wenn Ihr gesamtes Meeting genauso einfach in Anwesenheit von fünf anderen Teammitgliedern abgehalten werden könnte — oder sogar Slack — Sie sprechen wahrscheinlich keine Themen an, die für das Engagement und die Motivation Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung sind. Einige Beispiele beinhalten Diskussionen zu folgenden Themen:
Als Manager müssen Sie tiefer graben und Ihre Mitarbeiter nach ihrem Wohlbefinden, ihren Gefühlen zu aktuellen Projekten oder Initiativen fragen und fragen, wo sie Unterstützung benötigen.
Wenn Sie das, was Sie in früheren Besprechungen besprochen haben, und die nächsten Aktionspunkte weiterverfolgen, können die Mitarbeiter ihren Schwung aufrechterhalten und Missverständnisse oder Missverständnisse klären, bevor sie zu größeren Problemen werden..
Senden Sie Folge-E-Mails oder Nachrichten, um mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen, was besprochen wurde, was unklar war, und um wichtige Punkte zu identifizieren, die während des Meetings nicht zur Sprache kamen. Du kannst dich unter anderem mit deinen Leuten in Verbindung setzen:
💡 Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihre Einzelgespräche effektiver gestalten können? Schauen Sie sich unsere an kostenlose Vorlage für ein 1:1 -Meeting — es ist vollgepackt mit wertvollen Informationen, einschließlich Fragen zu bewährten Methoden für Besprechungen und hilfreichen Hinweisen. 😉
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Damit sich Ihre Mitarbeiter wohler fühlen, wenn sie eine Einzelgespräch, beginnen Sie damit, es in einer privaten Umgebung zu planen (entweder in einem physischen Raum oder in einem Videoanruf). Erstellen Sie dann eine umfassende Besprechungsagenda, um zu verhindern, dass Sie unorganisiert werden und während Ihres Gesprächs den Überblick über das Wesentliche verlieren. Endlich:
Wie oft hättest du haben sollen Einzelgespräche hängt vom Geschäftsmodell, der Größe und der Kultur Ihres Unternehmens ab, aber im Allgemeinen sollten sie mindestens einmal pro Woche stattfinden. Das liegt daran, dass Einzelgespräche am effektivsten sind, wenn Führungskräfte und Manager sie häufig und in gleichmäßigen Abständen abhalten.
Wirksam, gut strukturiert Einzelgespräche sollte sich auf die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter konzentrieren. Es kann manchmal notwendig sein, den aktuellen Projektstatus und mögliche Hindernisse in Ihren Gesprächen zu besprechen, aber sie sollten sich hauptsächlich auf das Mitarbeitercoaching konzentrieren.
Beginnen Sie Ihre Besprechungen also damit, dass Ihr Bericht alle Fragen und Bedenken aufwirft.. Tippen Sie dann auf Tagesordnungspunkte in den folgenden Kategorien:
EIN Einzelgespräch ist der perfekte Zeitpunkt für direkt unterstellte Mitarbeiter, um offen über verschiedene Themen zu sprechen, die ihr berufliches (oder sogar privates) Leben betreffen. In den meisten Besprechungen geht es darum, Hindernisse, Ziele, Erfolge und Feedback anzusprechen. Sie können aber auch über das Wohlbefinden der Mitarbeiter, die Karriereentwicklung und Lernmöglichkeiten sprechen.
Zu den weiteren Bereichen, auf die Sie sich konzentrieren könnten, gehören:
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