TL; DR: Ausstiegsgespräche gehören zu den wichtigsten (und am wenigsten genutzten) Offboarding-Tools — insbesondere, wenn sie mit Umfragen zum Ausstieg von Mitarbeitern kombiniert werden. Effektive Ausstiegsgespräche sind gut strukturiert und ermöglichen es Ihnen, einzigartige Einblicke in die Mitarbeitererfahrung zu gewinnen und diese Daten zu nutzen, um das Arbeitsumfeld zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
Was ist ein Ausstiegsgespräch und was ist sein Zweck?
Eine zu hohe Mitarbeiterfluktuation kann die Unternehmenskultur ruinieren und Sie viel Geld kosten: Seien Sie bereit, das Halbe- bis Zweifache des Jahresgehalts eines Mitarbeiters auszugeben, um jede Person zu ersetzen, die ausscheidet. Zugegeben, einige Personalfluktuation ist nur ein Teil der Unternehmensführung, zumal die Pandemie Millionen von Menschen überdenken ihre Ziele und Prioritäten (manche nennen es „Die große Resignation“). Das heißt aber nicht, dass Sie einfach zusehen sollten, wie es passiert.
Ihr Unternehmen gehört möglicherweise zu den vielen Unternehmen, die keine Daten aus Umfragen zum Austritt von Mitarbeitern nutzen und Durchführung von Exit-Interviews um Ihr Unternehmen zu verbessern und die Fluktuation zu senken. Oder vielleicht führen Sie überhaupt keine Exit-Interviews und Umfragen durch. Und es ist an der Zeit, dass Sie diese Praktiken in Ihren Offboarding-Prozess integrieren und ihr Potenzial für aussagekräftige Erkenntnisse optimal nutzen.
Ein Austrittsgespräch ist ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, der Ihr Unternehmen verlässt — unabhängig davon, ob es sich um eine freiwillige Kündigung handelt oder nicht. Das Interview wird verwendet, um Daten zur Mitarbeitererfahrung in Ihrem Unternehmen und zu den Erwartungen der Mitarbeiter zu sammeln. Sie sollten diese Daten dann in Maßnahmen umsetzen, um die Mitarbeiterbindung und Ihre Unternehmenskultur zu verbessern. Beenden Sie außerdem Interviews (insbesondere in Kombination mit Umfragen beenden) sind Ihr bestes Instrument, um ausscheidende Mitarbeiter zu Fürsprechern zu machen. Das bedeutet, dass sie Ihr Unternehmen anderen potenziellen Mitarbeitern empfehlen, positiv über Ihre Marke sprechen, Ihnen mehr Kunden vermitteln und sogar Kunden werden könnten.
Hier ist der Haken: Wenn Sie nur Mitarbeiterausscheidungsgespräche führen, weil Sie wissen, dass Sie dies tun sollten, werden Sie keine Ergebnisse erzielen, es sei denn, Sie setzen die gewonnenen Erkenntnisse in die Tat um. Aber gut strukturierte, zielorientierte Mitarbeiterausscheidungsgespräche liefern Ihnen die Daten, die Sie benötigen Aktion. Diese Art von Maßnahmen macht ehemalige Mitarbeiter nicht nur zu Fürsprechern, sondern kann auch die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Unternehmenskultur und das Engagement der Mitarbeiter verbessern. Es ist eine Win-Win-Situation — und es lohnt sich, die Zeit zu investieren, um mit diesem Prozess zu beginnen.
Exit-Interviews können Ihnen helfen:
- Aufdecken systemischer Probleme und negativer Trends (die, wenn darauf reagiert wird, den zukünftigen Umsatz verringern können);
- Entdecken Sie Führungsprobleme — und lösen Sie sie mit entsprechenden Schulungen;
- Verbessern Sie das Zuhörvermögen Ihrer Manager;
- Denken Sie über neue Lösungen und Initiativen nach, um die Organisation und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern;
- Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern proaktiv, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist und dass das Unternehmen sich weiterentwickeln möchte;
- Schließen Sie die Beziehung zu Mitarbeitern, die das Unternehmen konstruktiv und positiv verlassen;
- Gewinnen Sie wertvolle Informationen über die Benchmarks anderer Organisationen und darüber, was eine Person dazu veranlassen könnte, sie Ihrem Unternehmen vorzuziehen.
Und wenn Sie sich fragen: „Muss ich wirklich sowohl Exit-Interviews als auch Exit-Umfragen in Kombination durchführen?“ : Das ist eine sehr berechtigte Frage. Und unsere Antwort lautet: Das Niveau der Erkenntnisse, die Menschen in Umfragen und im Gespräch mit jemand anderem teilen, ist von Person zu Person unterschiedlich. Manche Mitarbeiter fühlen sich wohler, wenn sie sich einem anderen Menschen gegenüber öffnen, während andere in der Umfrage mehr preisgeben.
Wie dem auch sei, Interviews ermöglichen es dir, tiefer in die Antworten und Umfragetrends einzutauchen, indem du um mehr Klarheit zu allen Themen bittest und ein paar Folgefragen hinzufügst, falls du mehr Input benötigst (übertreibe es nur nicht). Schließlich sind Ausstiegsgespräche auch wichtig, um das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber positiv und menschlich zu beenden.
Die Durchführung von Interviews zum Ausscheiden von Mitarbeitern und die Nutzung dieser Daten ist einfacher als Sie vielleicht denken. Lesen Sie dieses Playbook weiter, um Schritt für Schritt alles zu erfahren, was Sie tun müssen.
Wann Sie dieses Playbook verwenden sollten
Für wen dieses Playbook ist
Wann immer ein Mitarbeiter beschließt, das Unternehmen zu verlassen, verwenden Sie dieses Playbook, um Informationen über seine Arbeitserfahrung im Unternehmen zu sammeln.
Wie bei Umfragen zum Austritt von Mitarbeitern, die wir empfehlen, vor dem Austrittsgespräch durchzuführen, sollte dieses Playbook eine fortlaufende Initiative in Ihrem Unternehmen sein.
Ziel ist es, die Daten, die in Interviews zum Ausscheiden von Mitarbeitern (und Umfragen, falls Sie das zu Ihrem Prozess hinzufügen) aufgetaucht sind, kontinuierlich zu analysieren und Maßnahmen zur organisatorischen Verbesserung zu erörtern und umzusetzen.
Was Sie für dieses Playbook benötigen
Was ihr für dieses Playbook braucht
Eine Verpflichtung zur Verbesserung Ihrer Offboarding-Prozesse und der Mitarbeitererfahrung
Das hast du eindeutig schon — sonst würdest du dieses Playbook nicht lesen!
Ein System zur Durchführung strukturierter Interviews
Erwägen Sie die Einrichtung eines Systems für die Durchführung von Interviews in Ihrem Unternehmen und die Durchführung gut strukturierter Ausstiegsgespräche. Sie können zwar Papier oder ein Google-Dokument verwenden, aber eine Plattform wie Sprungmend kann dir dabei helfen, Besprechungen zu planen, Tagesordnungen zu verfolgen, Notizen zu machen (privat oder geteilt) und Aktionspunkte festzulegen — alles synchronisiert mit allen Kalendern und integriert in Slack.
P.S. Es ist eine bewährte Methode, auch klare Tagesordnungen für Besprechungen festzulegen wie 1:1 s, Teambesprechungen und OKR-Check-ins.
Hints & tips
- Entscheiden Sie sich für die Methode, die am besten zu Ihrem Arbeitsmodell passt und mit der sich der Interviewte am wohlsten fühlt. Einige Personen bevorzugen möglicherweise persönliche Interviews, während andere sich mit virtuellen Interaktionen wohler fühlen.
- Läuft regelmäßig Pulsumfragen und Umfragen zum Engagement Das Einholen von Mitarbeiterfeedback während des gesamten Beschäftigungszyklus kann Fluktuation von vornherein verhindern.
- Teilen Sie Besprechungsnotizen nicht mit anderen. Diese sollten zusammen mit aggregierten Daten gespeichert werden und dürfen keinen Mitarbeiter identifizieren.
- Ihre Ausstiegsgespräche könnten unbequeme Wahrheiten aufdecken. Seien Sie offen und bereit zuzuhören. Vergessen Sie nicht, dass das Ziel darin besteht, Ihr Unternehmen zu verbessern und aktuellen und zukünftigen Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu bieten — was wahrscheinlich die Mitarbeiterbindung erhöhen wird.
- Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, Ausstiegsgespräche nur für bestimmte Rollen durchzuführen. Die Wahl liegt bei Ihnen und kann je nach Unternehmensgröße, Struktur und Kapazität des People Ops-Teams variieren. Denken Sie jedoch daran, dass Sie umso weniger Erkenntnisse gewinnen werden, je weniger Personen Sie interviewen.
- Es ist eine gute Idee, aggregierte Daten aus Austrittsinterviews zu vergleichen mit Ergebnisse der Umfrage zum Mitarbeiterengagement. Unstimmigkeiten können darauf hindeuten, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht wohl genug fühlen, um aufrichtige Antworten zu geben, während sie noch im Unternehmen beschäftigt sind.
- Einige Unternehmen entscheiden sich auch für Ausstiegsgespräche, um Branchen-Benchmarks zu sammeln, insbesondere wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, um bei einem Konkurrenten zu arbeiten. Sie können ein paar Fragen stellen, aber seien Sie nicht aufdringlich oder aufdringlich. Denken Sie daran: Dies ist kein Verhör, und wenn Sie ehrliches Feedback wünschen, muss sich die andere Person wohl und sicher fühlen.
- Auch wenn manche Menschen sich mit zwischenmenschlichen Kämpfen befasst haben, sollten Sie das nicht über Büroklatsch machen. Möglicherweise stimmen Sie sogar einer Meinung zu, die sie über das Verhalten einer anderen Person haben, aber versuchen Sie, neutral zu bleiben. Ein Austrittsgespräch mit einem Mitarbeiter soll ein konstruktives Gespräch sein.
Wie ihr dieses Playbook benutzt
1. Informiere deine Leute
Wie bei Austrittsbefragungen sollten Mitarbeiterausscheidungsgespräche Ihre Mitarbeiter (insbesondere diejenigen, die das Unternehmen verlassen) nicht überraschen. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie den Prozess zur Verbesserung der Unternehmens- und Mitarbeitererfahrung einrichten, am besten während einer Besprechung mit allen Mitarbeitern oder im Gespräch.
Wir empfehlen, auch Austrittsgespräche in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen, auf das alle Ihre Kollegen — auch neue Mitarbeiter — Zugriff haben sollten. Die Idee, Informationen über den Austritt aus dem Unternehmen an Personen weiterzugeben, die gerade erst einsteigen, mag seltsam erscheinen, ist aber in Wirklichkeit ein Zeichen von Transparenz und einer Unternehmenskultur, in der die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen.
Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Offboarding-Schritte Teil Ihrer Onboarding-Dokumentation sein. Außerdem wirst du kommunizieren, dass dir ihre Gedanken wichtig sind und dass du dich als Arbeitgeber kontinuierlich verbesserst.
2. Definieren Sie die Fragen des Interviews
Ein strukturiertes Interview ist ein Muss, aber die Auswahl der Fragen zum Austrittsgespräch kann eine Herausforderung sein. Keine Angst: Wir haben uns vorbereitet eine kostenlose Vorlage mit Best-Practice-Fragen zur Auswahl für Ausstiegsgespräche.
Und nicht einschließen alles diese Fragen stehen auf der Agenda Ihres Interviews. Das Verlassen eines Jobs ist bereits ein stressiger Moment, und Sie sollten dieses Meeting kurz und für den ausscheidenden Mitarbeiter reibungslos gestalten.
Dinge, die Sie bei der Auswahl der Fragen beachten sollten:
- Standardisieren Sie Fragen und ändern Sie sie nicht, es sei denn, Sie haben einen guten Grund dafür. Andernfalls profitieren Sie nicht von den Erkenntnissen, die Sie aus aggregierten Daten gewinnen.
- Denken Sie immer an Ihre Organisation. Was ist der Stil Ihrer Organisation? Welche Art von Kommunikation haben Sie mit Ihren Mitarbeitern? Die Fragen, die Sie wählen, sollten die Stimme Ihres Unternehmens widerspiegeln.
- Was sind die Kernwerte Ihres Unternehmens und können Sie Fragen dazu stellen? Wenn in Ihrem Unternehmen beispielsweise Teamarbeit an erster Stelle steht, sollten Sie Fragen im Zusammenhang mit Teamarbeit besonders berücksichtigen.
3. Definieren Sie den oder die Interviewer
Es gibt nicht für alle Unternehmen den einen richtigen Weg — die Entscheidung, wer ein Exit-Interview führen soll, kann ziemlich individuell sein.
Eine Umfrage Befragte aus 210 Organisationen in 35 Ländern gaben an, dass 70,9% der Unternehmen, die ein Programm für Ausstiegsgespräche hatten (75%), Interviews von HR/People Ops durchführen ließen. 19% wählten den direkten Vorgesetzten des ehemaligen Mitarbeiters für das Gespräch, 8,9% ließen den direkten Vorgesetzten des direkten Vorgesetzten ein Exit-Interview führen und 1% arbeitete mit externen Beratern als Interviewer zusammen. Die Forscher stellten fest, dass „Interviews, die von Managern aus zweiter oder dritter Linie geführt werden, am ehesten zu Maßnahmen führen“. Da es schwierig sein kann, in Interviews, die von direkten Managern geführt werden, ehrliche Erkenntnisse zu gewinnen, entscheiden sich viele Unternehmen für neutralere Parteien.
Sie können jedoch dennoch zu dem Schluss kommen, dass ein Interview, das vom direkten Vorgesetzten der Person geführt wird, eher Ihrer Unternehmenskultur entspricht. Was auch immer Ihre Entscheidung ist, achten Sie auf die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter und bringen Sie sie nicht in eine unangenehme Situation.
4. Definieren Sie einen Zeitplan
Beachten Sie Folgendes, um den idealen Zeitplan für Ihr Unternehmen zu erstellen:
- Werden Sie Exit-Umfragen durchführen? Idealerweise sollten die Teilnehmer zwischen der Beantwortung ihrer Umfrage und den Befragungen zum Ausstieg genügend Zeit haben, um sich zu entspannen. Selbst bei freiwilliger Fluktuation können diese Prozesse einige Ängste auslösen.
- Es ist keine gute Idee, direkt nach dem Ausscheiden einer Person ein Interview zu führen — schließlich kann dies eine emotional aufgeladene Zeit sein.
Einige Experten sagen das „Der produktivste Moment für das erste EI [Austrittsinterview] ist die Hälfte zwischen der Ankündigung einer Austrittsabsicht und der tatsächlichen Abreise.“ Auf diese Weise können sich die Emotionen abkühlen, aber es wäre nicht so spät, dass der Mitarbeiter völlig aus dem Konzept geraten könnte.
Andere befürworten Exit-Interviews nach Die Person hat das Unternehmen bereits verlassen (z. B. einen Monat später). Die Argumente lauten, dass die Person möglicherweise entspannter und offener für Offenheit ist, insbesondere wenn sie bereits Referenzschreiben von Ihrem Unternehmen angefordert und erhalten hat.
5. Planen Sie das Austrittsinterview und führen Sie es durch
Wie bei Umfragen zum Ausstieg ist die Achtung der Privatsphäre der Menschen von grundlegender Bedeutung. Lassen Sie sie wissen, dass ihre Ergebnisse nur als anonymisierte, aggregierte Daten an das Unternehmen weitergegeben werden — und berücksichtigen Sie das natürlich.
Wenn Sie eine verwenden Unterstützung von Menschen Auf einer Plattform wie Leapsome können Sie das Interview ganz einfach planen und gleichzeitig die Tagesordnung und die Notizen an derselben Stelle aufbewahren.
Interviewer sollten darauf vorbereitet sein zuhören, vor allem. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um jemanden zum Bleiben zu überreden oder Argumente gegen die Meinungen einer Person vorzubringen.
Es ist hilfreich, zusätzliche Fragen zur Klärung zu stellen. Sie sollten versuchen, zum Kern der Themen vorzudringen, aber machen Sie daraus kein Verhör, machen Sie nicht die Erfahrung des zukünftigen ehemaligen Mitarbeiters und die Gründe für seine Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, für ungültig erklären.
Best Practices für die Weiterverfolgung eines Mitarbeiterausstiegsgesprächs
(Kontinuierlich) in die Daten eintauchen
Wenn Sie Befragungen zum Abschluss von Umfragen mit mehr Personen durchführen, erhalten Sie konsolidiertere Daten, anhand derer Sie möglicherweise Trends erkennen können, die zuvor nicht so klar waren. Die Arbeit mit Daten aus dem Austrittsgespräch zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung ist keine einmalige Sache.
Entwickeln Sie einen Aktionsplan
Austrittsgespräche zu führen, ohne sich auf Veränderungen festzulegen, ist nur ein Lippenbekenntnis und keine gute Employer Branding-Idee. Erwägen Sie, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu vereinbaren — dies können Führungskräfte, Gründer, Kollegen aus der Personalabteilung oder andere Personen sein, die daran interessiert sind, diese Initiativen zu unterstützen. Haben Sie eine klare Agenda, teilen Sie positive und negative Aspekte aus den Daten zum Austrittsgespräch mit und überlegen Sie sich Lösungen und Änderungen.
Und versuche nicht, dich auf mehrere Themen gleichzeitig zu konzentrieren. Arbeiten Sie gleichzeitig an einigen Bereichen, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und beginnen Sie mit den wichtigsten. In der Regel handelt es sich dabei um Probleme, die mit den niedrigsten Werten oder der Analyse der negativsten Stimmungen zusammenhängen.
Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass viele Menschen das Unternehmen verlassen haben, weil es ihnen an Karrieremöglichkeiten und Aufstiegsmöglichkeiten mangelt. Konzentrieren Sie sich hier auf das Erstellen Entwicklungsrahmen für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um das nächste Level zu erreichen.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden
Transparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch, das Gute und das Schlechte zu teilen. Obwohl es wahrscheinlich für alle anstrengend wäre, die Ergebnisse jedes Treffens und jeder Diskussion über die Analyse des Austrittsgesprächs zu teilen, sollten Sie erwägen, eine Zusammenfassung der Trends und vor allem der Initiativen und Ergebnisse dieser Maßnahmen zu veröffentlichen. Sie können dies in einer Besprechung mit allen Mitarbeitern tun, oder Sie können eine einfache Präsentation mit einfachen Grafiken und wichtigen Punkten mit Ihren Mitarbeitern teilen, um deutlich zu machen, dass Sie gerne bereit sind, Fragen zu beantworten, die sich stellen könnten.
⭐️ Exit-Interviews sollten nicht Ihre einzigen strukturierten Besprechungen sein. Ganz gleich, ob Sie vollständig remote, hybrid oder im Büro arbeiten, die Planung zielgerichteter Besprechungen kann Ihnen helfen, die Abstimmung und das Engagement in Ihrem Unternehmen zu verbessern. OKR-Check-In-Meetings sind ein gutes Beispiel — lesen Sie unbedingt unser schrittweises Playbook zu diesem Thema.
Und vergiss nicht, deine herunterzuladen kostenlose Vorlage für Ausstiegsgespräche. 😉
Richten Sie mit Leapsome einen reibungslosen Ablauf des Exit-Interviews ein
Leapsome ist die einzige Plattform, die den Kreislauf zwischen Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement und Lernen schließt.
Bei der Durchführung von Austrittsgesprächen mit Mitarbeitern ist es wichtig, eine klare Struktur zu haben. Auf diese Weise können Sie kontinuierlich die Informationen sammeln, die Sie benötigen, um Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur und der Mitarbeiterbindung zu ergreifen. In diesem Video erfahren Sie, wie Das Einrichten einer Meeting-Vorlage wird mit Leapsome zum Kinderspiel.
Häufige Fragen
Sind Exit-Interviews verpflichtend?
Viele Unternehmen führen keine Exit-Interviews oder Interviews durch, ohne die gesammelten Daten zu nutzen. Obwohl kein Unternehmen Muss Wenn Sie diese Interviews durchführen, empfehlen wir Ihnen dringend, diese bewährte Methode in Ihren Offboarding-Prozess zu integrieren.
Was die Mitarbeiter betrifft, so ist es verständlich, dass sich eine Person je nach den Umständen (insbesondere wenn sie entlassen wurden) bei einem Austrittsgespräch möglicherweise nicht wohl fühlt. Wenn das passiert, seien Sie verständnisvoll. Sofern die Umstände nicht außergewöhnlich sind und dieses Gespräch für einen bestimmten Fall unerlässlich ist, müssen Sie den Austrittsprozess für jemanden, der nicht an einem Interview teilnehmen möchte, nicht noch schwieriger machen.
Wie frage ich nach einem Exit-Interview?
Sobald Exit-Interviews zu einem wichtigen Bestandteil Ihres Offboarding-Prozesses geworden sind (und vorausgesetzt, dass Ihre Mitarbeiter über diese Informationen verfügen), können Sie einfach eine Besprechungseinladung über ein Meeting-Tool mit Kalenderintegration oder eine andere Methode Ihrer Wahl (z. B. E-Mail) senden.
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