So schafft ihr ein transparentes Remote-Offboarding

1. Besprechen Sie die Initiative mit der Geschäftsleitung, dem Rest des People Ops-Teams und den Leitern anderer Abteilungen

Erläutern Sie, warum der Remote-Offboarding-Prozess geändert (oder neu geschaffen werden sollte, falls Sie noch nichts eingerichtet haben) und was aus dieser Initiative gewonnen werden könnte.

Hören Sie sich das Feedback, die Bedürfnisse und Bedenken von Führungskräften, Kollegen und Abteilungsleitern an und berücksichtigen Sie dies bei den nächsten Schritten der Prozessgestaltung.
‍

2. Erstellen Sie eine Admin-Checkliste und führen Sie sie durch

Bereiten Sie eine Checkliste vor, die Sie durch all Ihre zukünftigen Offboarding-Prozesse führt. Jedes Mal, wenn jemand geht, gehen Sie die Liste durch, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Ihre Liste sollte Themen wie die folgenden umfassen:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und auszufüllender Papierkram, der den zuständigen Behörden vorgelegt werden muss;

• Leistungen wie ausstehende Urlaubstage (die gemäß den Richtlinien und lokalen Vorschriften Ihres Unternehmens zu behandeln sind), 401.000 und Unternehmensaktien;

• Kündigungsfristen pro Einzelvertrag und lokalen Vorschriften;

• Hardware und andere physische Vermögenswerte, die derzeit vom ausscheidenden Mitarbeiter verwendet werden (z. B. Firmen-Laptop, Auto, USB-Sticks);

• Software-Anmeldeinformationen, die vom ausscheidenden Mitarbeiter verwendet werden, und bewährte Verfahren zur Datensicherheit (mehr dazu weiter unten);

• Softwareabonnements, die vom Mitarbeiter verwaltet werden. Wenn sie als Manager eines Softwarekontos aufgeführt sind, muss die Inhaberschaft geändert werden;

• Gehaltsabrechnung und Einhaltung der Steuervorschriften.
  ‍

3. Bereiten Sie eine Standardumfrage zum Austritt von Mitarbeitern vor, die an alle ausscheidenden Mitarbeiter gesendet werden

Umfragen zum Ausstieg von Mitarbeitern haben das Potenzial, wertvolle Daten zu Ihrer Unternehmenskultur, Ihrem Management, Ihrer Kommunikation, Ihren Strukturen und Prozessen zu liefern. Und wenn Ihr Unternehmen eine hat psychologische Sicherheit Problem, möglicherweise erhalten Sie mit Engagement-Umfragen allein nicht das vollständige Bild.

Umfragen zum Ausstieg können Ihnen auch dabei helfen:

• Aufdecken systemischer Probleme und negativer Trends;

• Denken Sie über neue Lösungen und Initiativen nach, um die Organisation und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, einschließlich Schulungsmöglichkeiten für Manager und einzelne Mitarbeiter;

• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern proaktiv, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist und dass das Unternehmen sich weiterentwickeln möchte;

• Schließen Sie die Beziehung zu Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, auf konstruktive Weise ab.

Lesen Sie unser Playbook auf wie man eine Umfrage zum Austritt von Mitarbeitern durchführt und laden Sie unsere herunter kostenlose Vorlage mit Best-Practice-Fragen zur Exit-Umfrage.
‍

4. Erstellen Sie eine Interview-Vorlage, die für alle Exit-Interviews verwendet werden soll

Interviews sollten nach Abschluss der Befragungen zum Abschluss der Befragungen geplant werden. Befragungen zum Ausgang ermöglichen es Ihnen, tiefer in die Antworten und Umfragetrends einzutauchen, indem Sie um mehr Klarheit zu beliebigen Themen bitten und einige Anschlussfragen hinzufügen, falls Sie mehr Input benötigen.

Austrittsgespräche sind auch wichtig, um das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber menschlich zu beenden.

Wir haben auch ein ausführliches Playbook geschrieben über wie man ein Austrittsgespräch für Mitarbeiter durchführt.
‍

5. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Prozesse

Eine Unternehmenskultur, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht (siehe häufig gestellte Fragen), sollte Wert auf Transparenz legen. Und ausscheidende Mitarbeiter sollten nicht überrascht werden. Sie müssen wissen, was sie erwartet, wenn sie gehen.

Schließlich kann der Übergang von einem Job ein emotionaler Prozess sein und viel Arbeit mit sich bringen, auch wenn es aus einem aufregenden Grund passiert (z. B. eine Änderung des Lebensstils oder eine Traumgelegenheit). Vor allem, wenn alles aus der Ferne erledigt wird, ohne die Feinheiten der persönlichen Interaktion.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Ihren neuen Onboarding-Prozess mitteilen, können Sie auch nachweisen, dass das Unternehmen bereit ist, über seine Praktiken nachzudenken und in die Verbesserung der Arbeitsumgebung investiert.

Kündigen Sie Ihren neuen oder überarbeiteten Offboarding-Prozess in der Mitarbeiterversammlung oder im Team-Standup Ihres Unternehmens an. Senden Sie dann eine E-Mail oder Slack-Nachricht mit weiteren Informationen zum Zweck Ihres Offboarding-Programms und den damit verbundenen Prozessen. Es wäre sogar noch besser, dies in Ihr Mitarbeiterhandbuch oder eine andere für alle zugängliche Dokumentation aufzunehmen.

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter auch über Ihre Offboarding-Prozesse Bescheid wissen. Wenn Ihr Unternehmen Wert auf Transparenz legt, sollten alle Offboarding-Schritte Teil Ihrer Onboarding-Dokumentation sein. Vergessen Sie nicht: Die Art und Weise, wie Sie einen Mitarbeiter entlassen, ist die einzige Möglichkeit, aus Ihrem ehemaligen Teammitglied einen Anwalt zu machen.
‍

6. Sobald jemand kündigt oder entlassen wird, besprechen Sie die nächsten Schritte, Risiken und Bedürfnisse mit dem Manager der Person

Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Manager der ausscheidenden Person, um:

• Stellen Sie sicher, dass der Manager versteht, dass er einen Plan für die Aufgabenübergabe und den Wissenstransfer entwickeln muss. Idealerweise sollte dies zusammen mit dem zukünftigen ehemaligen Mitarbeiter erfolgen. Noch besser ist es, wenn der Wissenstransfer in Ihren Betriebsalltag integriert ist und die Prozesse konsistent dokumentiert werden.

• Machen Sie sich klar, ob Sie nach einem Ersatz suchen sollten oder ob dies eine gute Gelegenheit wäre, jemanden aus dem Team für diese Rolle zu befördern. Hier müssen Sie möglicherweise noch die Position des beförderten Mitarbeiters abdecken. Stimmen Sie die nächsten Schritte für die Rekrutierung mit dem Manager ab — z. B. wird er Ihnen eine aktualisierte Stellenbeschreibung zusenden? Was würde von einem neuen Mitarbeiter erwartet werden?

• Bewerten Sie die Situation und mindern Sie Sicherheitsrisiken. Je nach Situation sind vor der letzten Woche oder dem letzten Tag keine Änderungen am Zugriff des Mitarbeiters auf Daten und Passwörter erforderlich. Aber es Dose sei auch, dass der Zugriff auf bestimmte Datenbanken, Plattformen und Prozesse sein sollte sofort widerrufen. Wenn es Sicherheitsbedenken gibt, sollten diese besprochen werden, und Sie sollten die Passwörter für gemeinsam genutzte Konten und Dienste ändern.

Halten Sie sich an die Sicherheitsprotokolle Ihres Unternehmens und nehmen Sie diese Informationen in Ihre Offboarding-Dokumentation auf. Andernfalls könnte sich Ihr Mitarbeiter persönlich ins Visier genommen fühlen.
‍

7. Teilen Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter einen Offboarding-Plan mit

Wenn Sie Schritt eins befolgt haben, ist dies nicht das erste Mal, dass jemand von der Offboarding-Methode des Unternehmens erfährt. Aber Sie sollten nicht erwarten, dass Ihre Mitarbeiter alle Schritte auswendig kennen.

Teile die Unterlagen per E-Mail mit der Person, die das Unternehmen verlässt, und ermutige sie, die Richtlinien noch einmal durchzulesen und dir mitzuteilen, falls sie Fragen hat.

Sie könnten Ihr Offboarding — insbesondere aus der Ferne — erheblich vereinfachen, indem Sie einen Offboarding-Lernpfad erstellen mit einer Plattform für personalisiertes Lernen (die alle ausscheidenden Mitarbeiter nutzen können).
‍

8. Entscheide, wie du das Team darüber informieren möchtest, dass jemand das Team verlässt

Es gibt keine „Einheitslösung“, um dies zu erreichen. Wie Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass jemand das Unternehmen verlässt, hängt von der Größe, den Strukturen und der Kultur Ihres Unternehmens ab. Und möglicherweise müssen Sie von Fall zu Fall über den besten Ansatz nachdenken, insbesondere wenn Sie jemanden entlassen mussten und/oder die Umstände schwierig sind.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleines Startup mit einer Kultur der Transparenz und der Nähe zwischen den Abteilungen handelt, geben Sie dem zukünftigen ehemaligen Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Abreise am Ende eines unternehmensweiten Gesprächs bekannt zu geben. Oder, je nach den Umständen, fühlt sich die Person möglicherweise nicht wohl dabei, dies offen zu teilen.

Zumindest sollten ihre Berichte und Kollegen aus derselben Abteilung so schnell wie möglich informiert werden. Wenn es sich um eine heikle Situation handelt, kann der Abteilungsleiter dies in Einzelgesprächen individuell mit seinen Mitarbeitern teilen. Wenn nicht, kann die Abreise während der Teambesprechungen besprochen werden.

Was auch immer der eingeschlagene Weg ist und unabhängig davon, was dazu geführt hat, dass jemand das Unternehmen verlassen hat:

• Behandle sie mit Respekt;

• Lass dich nicht von Klatsch und Tratsch verzauern;

• Geben Sie keine persönlichen Daten weiter;

• Behandle Menschen nicht wie Verräter; und

• Schützt ihre Würde.
  

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihre Kultur nachzudenken und bewährte Verfahren sowie Richtlinien zu skizzieren, die Sie bei der Entscheidungsfindung von Fall zu Fall unterstützen.

Auch hier geht es darum, Transparenz zu fördern und niemanden im Dunkeln zu lassen. Zumal jemand, der ausscheidet, Auswirkungen auf die Arbeit anderer haben kann, die möglicherweise vorübergehend mehr Arbeit und Unterstützung bei Rekrutierungs- und Übergabeaufgaben übernehmen müssen.
‍

10. Führen Sie Umfragen und Interviews zum Ausgang durch

Entsprechend der Arbeit, die Sie bereits in den Schritten 3 und 4 erledigt haben.
‍

11. Sammle Ausrüstung und schicke ein Abschiedspaket

Treffen Sie Vorkehrungen, um alle Firmengeräte abzuholen, die der Telearbeiter möglicherweise zu Hause hat. Sie könnten ihnen eine Box für die Ausrüstung und ein Rücksendeetikett mit ausreichendem Versicherungsschutz schicken, falls während des Transports Probleme auftreten sollten.

Und warum nicht diese Gelegenheit nutzen, um Ihrem ehemaligen Mitarbeiter ein Abschiedspaket zu schicken? Dies wäre ein weiterer Schritt, um sie zu einem Anwalt zu machen und die Beziehung positiv zu beenden.

Personalisiere es: Füge eine Dankeskarte und andere Dinge hinzu, die du gelernt hast und die sie während deiner gemeinsamen Arbeit genießen — wie Blumen, Brettspiele, Sportartikel, was auch immer sie mögen! Firmengeschenke sind vielleicht nicht die beste Wahl (ganz zu schweigen davon, dass sie diese Artikel möglicherweise bereits haben).
‍

12. Vereinbaren Sie einen Videoanruf zum Abschied und bieten Sie an, Referenzschreiben und Empfehlungen zu versenden

Machen Sie Ihre Alumni proaktiv zu Markenbotschaftern. Vereinbaren Sie einen freundlichen Videoanruf, um ihnen für ihre Arbeit zu danken und sie daran zu erinnern, dass die Türen für sie offen stehen (falls das natürlich der Fall ist).

Bieten Sie an, LinkedIn-Empfehlungen zu verfassen (und bitten Sie ihren ehemaligen Manager, dasselbe zu tun) und Referenzschreiben zu verschicken, die sie zukünftigen Arbeitgebern mitteilen können, wenn sie dies wünschen.
‍

Best Practices für die Weiterverfolgung eines Mitarbeiterausstiegsgesprächs

(Kontinuierlich) die beim Offboarding gesammelten Daten untersuchen

Wenn Sie Befragungen und Interviews mit mehr Personen durchführen, stehen Ihnen konsolidiertere Daten zur Verfügung, anhand derer Sie Trends erkennen können, die zuvor nicht so klar waren. Mit Daten zu arbeiten, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, ist keine einmalige Sache.
‍

Entwickeln Sie einen Aktionsplan

Umfragen und Interviews zum Ausstieg durchzuführen, ohne sich auf Veränderungen einzulassen, ist nur ein Lippenbekenntnis und keine gute Employer Branding-Idee. Erwägen Sie, wiederkehrende Treffen mit anderen Stakeholdern zu vereinbaren — dies können Führungskräfte, Gründer, Kollegen aus der Personalabteilung oder andere Personen sein, die daran interessiert sind, diese Initiativen zu unterstützen.

Haben Sie eine klare Agenda, teilen Sie positive und negative Aspekte aus den Daten aus dem Exit-Interview mit und überlegen Sie sich Lösungen und Änderungen.

Und versuche nicht, dich auf mehrere Themen gleichzeitig zu konzentrieren. Arbeiten Sie gleichzeitig an einigen Bereichen, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und beginnen Sie mit den wichtigsten. In der Regel handelt es sich dabei um Probleme, die mit den niedrigsten Werten oder der Analyse der negativsten Stimmungen zusammenhängen.

Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass viele Menschen das Unternehmen verlassen haben, weil es ihnen an Karrieremöglichkeiten und Aufstiegsmöglichkeiten mangelt. Konzentrieren Sie sich hier auf das Erstellen Entwicklungsrahmen für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit transparenten Informationen und durchschnittlichen Zeitplänen, um das nächste Level zu erreichen.
‍

Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden

Transparente Kommunikation fördert das Engagement, und dazu gehört auch, das Gute und das Schlechte zu teilen. Es wäre für alle anstrengend, die Ergebnisse aller Befragungen und Interviewanalysen mit anderen zu teilen. Teilen Sie daher eine Zusammenfassung der Trends und, was am wichtigsten ist, der Initiativen und Ergebnisse dieser Maßnahmen mit.

Sie können dies in einer Besprechung mit allen Mitarbeitern tun oder eine einfache Präsentation mit einfachen Grafiken und wichtigen Punkten an Ihr Team senden, um deutlich zu machen, dass Sie gerne Fragen beantworten, die möglicherweise auftauchen.
‍

⭐️ Verpassen Sie nicht nur, in ein besseres Offboarding zu investieren, sondern auch ein unvergessliches Onboarding-Erlebnis für alle Mitarbeiter zu schaffen (auch für Mitarbeiter aus der Ferne) und maximieren Sie den Lebenszyklus Ihrer Mitarbeiter!

Auschecken unser schrittweises Playbook zum Onboarding von Mitarbeitern im Home-Office und vergiss nicht geben Sie Ihren Mitarbeitern Anerkennung und Wertschätzung solange sie noch bei dir sind. 😉

‍

Automatisieren Sie ganz einfach Ihren Offboarding-Prozess mit Leapsome

Leapsome ist die einzige Plattform, die den Kreislauf zwischen Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement und Lernen schließt.

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Automatisieren Sie Ihre Mitarbeiterbefragungen mit Leapsome für ein reibungsloseres Offboarding-Erlebnis in Ihrem Unternehmen.
‍

‍