Abwesenheitsmanagement: ein umfassender Leitfaden

Abwesenheiten von Mitarbeitern sind ein normaler Bestandteil der Unternehmensführung, und die Unterstützung einer angemessenen bezahlten Freizeit (PTO) ist der Schlüssel zu einem guten Arbeitgeber. Und genauso wie Sie möchten, dass Teammitglieder bei Bedarf freie Tage nehmen können, ist es wichtig, strenge Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement zu haben.

Diese Richtlinien legen klare Erwartungen an Urlaubsanträge fest, fördern Fairness und tragen dazu bei, Teamstörungen zu vermeiden — unabhängig davon, ob Mitarbeiter krank sind oder im Urlaub sind.

In diesem Beitrag werden wir die Bedeutung des Abwesenheitsmanagements für Unternehmen jeder Größe erörtern und bewährte Verfahren vorstellen, die Ihnen bei der Umsetzung effektiver Richtlinien für Ihr Unternehmen helfen.

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Was ist Abwesenheitsmanagement?

Abwesenheitsmanagement ist ein Überbegriff, der die Richtlinien, Verfahren und Programme einer Organisation im Zusammenhang mit Abwesenheiten sowie Tools umfasst, mit denen das Unternehmen verschiedene Arten von Abwesenheiten verfolgen, genehmigen und überprüfen kann.

‍Das Ziel des Abwesenheitsmanagements besteht nicht darin, Mitarbeiter daran zu hindern, sich eine Auszeit zu nehmen — jeder braucht eine Pause. Stattdessen zielt es darauf ab, Störungen zu minimieren und zu überwachen Mitarbeiterdaten vergleichen Sie die in Anspruch genommenen Urlaubstage mit der verdienten Freizeit und richten Sie optimierte Prozesse für die Verwaltung von Urlaubsanträgen ein.
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Was sind die verschiedenen Arten von Abwesenheiten am Arbeitsplatz?

Es gibt mehrere Arten von Abwesenheiten am Arbeitsplatz, und Sie sollten jede davon in Ihren Richtlinien berücksichtigen. Zu den gängigen Typen gehören:

• Geplanter Urlaub — einschließlich PTO, Elternzeit, bezahlter Sabbaticals und verlängerter Krankenurlaub
• Ungeplanter Urlaub — Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, Trauerfällen und anderen persönlichen Notfällen.
• Unbeurlaubt abwesend (AWOL) — wenn sich Mitarbeiter ohne Grund oder Mitteilung nicht zur Arbeit melden

Bestimmte Arten von Urlaub, wie Eltern- oder Krankenurlaub, können durch lokale oder bundesstaatliche Gesetze geschützt sein. Zum Beispiel Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA) in den Vereinigten Staaten berechtigt Arbeitnehmer mit qualifiziertem Anspruch auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub für eine Reihe von familiären und medizinischen Situationen. Darüber hinaus gilt in der Europäischen Union Eltern haben Anspruch auf jeweils mindestens vier Monate Elternzeit, wobei mindestens zwei bezahlt werden. Darüber hinaus regeln viele EU-Länder diese Politik mit zusätzlichem Urlaub; In Spanien können Eltern vier Monate bezahlten Elternurlaub in Anspruch nehmen jeder und reduzierte Stunden anfragen für die Kinderbetreuung, wenn sie zur Arbeit zurückkehren.
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Wie Unternehmen von einem effektiven Abwesenheitsmanagement profitieren

Bei Programmen zur Abwesenheitsverwaltung sollte es niemals darum gehen, die PTO- oder Krankenstandszulagen zu kürzen. Ein unterstützendes Arbeitsumfeld ist entscheidend für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Work-Life-Balance, und Freizeit spielt eine wichtige Rolle.

Ein effektives Abwesenheitsmanagement bietet Ihrem Unternehmen klare Vorteile, wie zum Beispiel:

• Planung von Abwesenheiten im Voraus (wo möglich) — zum Beispiel Budgetierung der notwendigen Unterstützung durch freiberufliche Mitarbeiter, um eine Überlastung der Kollegen zu vermeiden.
• Erstellen eines positive Unternehmenskultur Dies respektiert die Bedeutung der Work-Life-Balance, indem die Mitarbeiter ermutigt werden, sich bei Bedarf eine Auszeit zu nehmen.
• Stellen Sie Ihrem Team klare Richtlinien für die verschiedenen Arten von Urlaubs- und Urlaubsanträgen zur Verfügung, um die internen Abläufe zu verbessern und zu verhindern, dass sich die Mitarbeiter verwirrt oder frustriert fühlen.
• Reduzierung von Fehlzeiten und Burnout, was den Arbeitsplatz angenehmer und produktiver machen kann.

5 Grundlagen für ein exzellentes Abwesenheitsmanagement

Wenn Ihr HR-Team bereit ist, Ihr Abwesenheitsmanagementprogramm einzurichten oder zu verbessern, sollten Sie die folgenden fünf Überlegungen berücksichtigen, um einen reibungslosen und mitarbeiterorientierten Prozess zu gewährleisten.

1. Haben Sie eine klare Abwesenheitspolitik

Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an ihre Abwesenheitspolitik. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und die lokalen Vorschriften, um die Einhaltung von Vorschriften, Fairness und Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen.

Ihre Abwesenheitspolitik sollte Folgendes berücksichtigen:

• Anspruch auf verschiedene Arten von Urlaub
• Höhe des verfügbaren Urlaubs für jede Art von Abwesenheit
• Melde- und Antragsprozesse für geplanten und ungeplanten Urlaub
• Regeln darüber, wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Team oder innerhalb des Unternehmens eine geplante Auszeit gleichzeitig in Anspruch nehmen können
• Ob Ihr Unternehmen den Urlaub in der Hochsaison für Ihre Branche einschränken muss

💡 Das neue Abwesenheitsmanagement-Tool von Leapsome hilft Unternehmen dabei, klare Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement zu implementieren und den Prozess für Mitarbeiter und HR-Teams zu vereinfachen.

2. Verwenden Sie ein Abwesenheitsmanagement-Tool, um Abwesenheiten aufzuzeichnen und zu überprüfen

Dedizierte Lösungen für das Abwesenheitsmanagement — oder Plattformen, die sich in bestehende Personal- und Software zur Mitarbeiterverwaltung — sind von unschätzbarem Wert für die Erfassung und Verwaltung von Urlaub.

Fortschrittliche Tools für das Abwesenheitsmanagement ermöglichen es Unternehmen, Abwesenheiten zu verfolgen und die aufgelaufene Freizeit zu überprüfen, sodass Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen können. Der Mensch steht von Anfang bis Ende im Mittelpunkt HRIS-Software Lösungen wie Leapsome verfügen oft über Funktionen wie diese, sodass das Abwesenheitsmanagement zu einer kleinen Aufgabe statt zu einem großen Aufwand wird.

3. Schulen Sie Manager im Umgang mit Teamabwesenheiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Manager speziell zu Ihren Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement geschult werden. Sie könnten ein Tool wie Leapsome nutzen Lernen um Schulungen in Form von Videos, Quizfragen und anderen Schulungsmaterialien anzubieten.

Stellen Sie vor allem sicher, dass die Manager Ihre festgelegten internen Richtlinien und geltenden Gesetze einhalten. Beispielsweise könnte ein Teamleiter den Antrag eines Teammitglieds auf Urlaub ungerechtfertigt ablehnen oder einen Mitarbeiter unter Druck setzen, nach dem Urlaub wieder an seinen Arbeitsplatz zurückzukehren. Beide Situationen können zu unzufriedenen Mitarbeitern, Personalbeschwerden und rechtlichen Komplikationen führen.

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Es ist auch ratsam, Führungskräfteschulungen zu folgenden Themen anzubieten:

• Terminplanung Check-ins mit Berichten nach längerer Abwesenheit
• Anpassung der Arbeitsbelastung und Delegierung von Aufgaben, um Abwesenheiten zu berücksichtigen
• Überprüfung der Abwesenheitsrichtlinien des Unternehmens mit Teammitgliedern (insbesondere Neuankömmlingen)
• Wissen, wie Mitarbeiter identifiziert werden können, die möglicherweise Urlaubsregelungen in Anspruch nehmen
• Modellierung großartiger Kommunikationsfähigkeiten und Abwesenheitspraktiken

4. Untersuchen Sie die Grundursache von Abwesenheiten

Viele Abwesenheiten deuten zwar nicht auf ein Problem hin, aber Muster ungeplanter Urlaube könnten auf tiefere Probleme hinweisen — wie Unzufriedenheit am Arbeitsplatz oder sogar Burnout. Manager und Personalabteilung müssen nach Trends suchen und diese nutzen Feedback-Umfragen für Mitarbeiter um die zugrunde liegenden Ursachen aufzudecken.

Untersuchungen haben gezeigt, dass Fehlzeiten zunehmen, wenn die Zufriedenheit der Teammitglieder sinkt — und Eine höhere Arbeitszufriedenheit führt zu einem Rückgang der Fehlzeiten um durchschnittlich 78%.

Leapsome-Umfragen können Ihnen dabei helfen, Trends in Ihrem Unternehmen zu verfolgen und Aufschluss darüber zu geben, warum Sie häufiger unerwartete Abwesenheiten als gewöhnlich sehen. Sie können Fragen stellen, um die allgemeine Arbeitszufriedenheit, mögliche Stressfaktoren und häufige Ursachen für einen längeren Urlaub einzuschätzen.

💡 Wir empfehlen, Umfragen zu anonymisieren, damit sich die Leute wohler fühlen, ihre ehrlichen Ansichten zu teilen

5. Beachten Sie die bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften

Die meisten Länder — und einige Regionen — haben spezifische Arbeitsvorschriften in Bezug auf Fehlzeiten und Urlaub am Arbeitsplatz. Sie können von berechtigten Arbeitnehmern verlangen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine bestimmte Zeit frei zu nehmen, oder sie sehen Maßnahmen vor, die den Arbeitsplatz einer Person während eines längeren Urlaubs schützen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Abwesenheitsmanagementprogramm auf alle für Sie geltenden Arbeitsgesetze abstimmen. Ihr Personalteam ist wahrscheinlich bereits mit den lokalen Gesetzen vertraut, die sich auf die Teammitglieder auswirken, und wird sich im Rahmen seiner routinemäßigen Aufgaben über alle sich ändernden Vorschriften auf dem Laufenden halten. Es ist jedoch auch notwendig, Gesetze zu berücksichtigen, die Teams in verschiedenen Ländern betreffen können. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Rechtsbeistand beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien eingehalten werden.

Fördern Sie das Wohlbefinden der Organisation und der Mitarbeiter durch ein hervorragendes Abwesenheitsmanagement

Das Abwesenheitsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Es kann Ihnen helfen, Ressourcen besser zuzuweisen, Zeitpläne und gesetzliche Anforderungen einzuhalten und Ihren Mitarbeitern die Freizeit zu bieten, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.

Lass uns rekapitulieren! Um einen erstklassigen Abwesenheitsmanagementprozess zu implementieren, müssen Sie:

• Erstellen Sie klare, faire und konforme Richtlinien — Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien leicht verständlich sind, den gesetzlichen Standards entsprechen, und fördern Sie Fairness in allen Bereichen.
• Schulung der Manager bei der Umsetzung — Statten Sie Manager mit den Tools und dem Wissen aus, die sie benötigen, um Richtlinien konsequent durchzusetzen und ihre Teams bei Abwesenheiten zu unterstützen.
• Nutzen Sie eine Abwesenheitsmanagement-Plattform: Verwenden Sie ein HR-Tool, um den Prozess zu verfolgen, zu verwalten und zu optimieren, was Mitarbeitern und HR-Teams die Arbeit erleichtert.

Dieser Ansatz verbessert das Wohlbefinden der Organisation und der Mitarbeiter und steigert das Engagement, die Produktivität und die Mitarbeiterbindung.

Und das Beste daran: Eine umfassende HR-Plattform wie Leapsome, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht, kann Ihnen bei der Verwaltung Ihrer wichtigsten HR-Aufgaben helfen — vom Abwesenheitsmanagement bis hin zu Engagement-Initiativen wie Feedback, Entwicklung, und Umfragen — in einem intuitiven System.

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