Floating Holidays: ein Leitfaden für HR-Verantwortliche

Work-Life-Balance steht für die heutige Belegschaft zu Recht im Mittelpunkt. Unternehmen weltweit suchen nach neuen Wegen, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Flexible Urlaubstage, zum Beispiel Floating Holidays, sind ein Ansatz, der die Zufriedenheit und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden erheblich beeinflussen kann.

Eine aktuelle Studie zeigt: 61% der Arbeitnehmenden würden einen Job ablehnen, der ihre Work-Life-Balance stört, und 48% würden eine Stelle verlassen, die sie daran hindert, ihr Leben zu genießen.* Da sich immer mehr Unternehmen in den USA für höhere PTO-Kontingente entscheiden (2023** ein Anstieg von 4%), wenden sich viele auch dem Floating Holiday als attraktivem Benefit zu.

Dieser Leitfaden erklärt, was Floating Holidays sind, zeigt typische Anwendungsfälle und beschreibt, wie ihr sie nahtlos in euer Abwesenheitsmanagement integriert.

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*Randstad, 2023

**MRA, 2023
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Was ist ein Floating Holiday?

Ein Floating Holiday ist ein bezahlter freier Tag, den Mitarbeitende an einem Tag ihrer Wahl nehmen können. Das unterscheidet ihn von regulären Feiertagen, die an vorab festgelegten Terminen liegen.

Floating Holidays werden in der Regel zusätzlich zu den üblichen Feiertagen gewährt. So können Teammitglieder das ganze Jahr über persönliche, kulturelle oder religiöse Anlässe wahrnehmen. Mit dem wachsenden Anteil remote arbeitender Teams machen Floating Holidays es Unternehmen einfacher, auf die unterschiedlichen Urlaubswünsche einer globalen Belegschaft einzugehen.

Wie viele Floating Holidays ein Unternehmen anbietet und welche Regelungen dabei gelten, variiert. Manche Organisationen gewähren Floating Holidays anstelle einer festen Anzahl von Feiertagen, andere zusätzlich zu den üblichen Urlaubs- und PTO-Regelungen.

Floating Holidays werden in der Regel nicht ins nächste Jahr übertragen und nicht ausgezahlt, wenn sie ungenutzt bleiben. Viele Unternehmen empfehlen deshalb, Floating Holidays vor dem PTO-Guthaben zu nutzen.

Wie bei anderen Urlaubsarten müssen Mitarbeitende Floating Holidays in der Regel im Voraus beantragen und die Genehmigung ihrer Führungskraft einholen.
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Typische Anwendungsfälle für Floating Holidays

Unternehmen führen Floating Holidays aus verschiedenen Gründen ein. Hier sind einige der häufigsten Szenarien, in denen sie einen echten Mehrwert bieten:

• Beobachtung religiöser, lokaler, saisonaler oder kultureller Ereignisse, die nicht im Unternehmenskalender stehen
• Persönliche Meilensteine feiern, zum Beispiel Geburtstage oder Jahrestage
• Persönliche Bedürfnisse wahrnehmen, etwa Schulveranstaltungen besuchen
• Mental-Health-Tage einplanen, ohne das PTO-Guthaben zu belasten
• An ehrenamtlichen Aktivitäten oder Community-Events teilnehmen
• Persönliche Aufgaben erledigen: Arzttermine, Besorgungen oder Umzüge

Kurz gesagt: Floating Holidays bieten ein wertvolles Maß an Flexibilität, das die Work-Life-Balance eures Teams verbessert.
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So integriert ihr Floating Holidays in euer Abwesenheitsmanagement

Flexible Urlaubstage in euer Abwesenheitsmanagement zu integrieren erfordert klare Richtlinien, Tracking-Systeme und einen reibungslosen Genehmigungsprozess.

Hier sind fünf Schritte, die euch helfen, Floating Holidays in euer Abwesenheitsmanagement-Programm einzubinden.

1. Aktuelle Abwesenheitsmanagement-Richtlinien prüfen

Bevor ihr Änderungen an eurem Umgang mit Auszeiten vornehmt, prüft zunächst eure bestehenden Richtlinien. Schaut euch eure Urlaubsregelungen und den Umgang mit Feiertagen für alle Teammitglieder an. Wenn euer Unternehmen bereits großzügige Urlaubstage oder unbegrenzte PTO anbietet, könnte ein Floating Holiday aktuell weniger relevant sein.

Überlegt aber, wie sich Floating Holidays auf eure Unternehmenskultur auswirken können. Manche Mitarbeitenden interpretieren diese Flexibilität als klares Signal dafür, dass das Unternehmen eine gesunde Work-Life-Balance wirklich unterstützt.

💡 Wir empfehlen, einen Juristen zu konsultieren, um sicherzustellen, dass ihr alle geltenden Arbeitsvorschriften einhaltet.

2. Klare Richtlinien für Floating Holidays erstellen

Sobald ihr euch für Floating Holidays entschieden habt, legt klare Regelungen fest, damit alle wissen, wie sie diese nutzen können.

Eure Richtlinien sollten folgendes abdecken:

• Anzahl der Floating Holidays für Vollzeit- und Teilzeit-Teammitglieder (bei Teilzeit wird das in der Regel anteilig berechnet)
• Wie weit im Voraus Mitarbeitende eine Auszeit beantragen müssen
• Eventuell gesperrte Zeiträume für Floating Holidays und PTO
• Limits für gleichzeitig abwesende Teammitglieder (falls relevant)
• Ob ungenutzte Floating Holidays ausgezahlt werden
• Ob ungenutzte Floating Holidays übertragen werden können
• Ob Floating Holidays direkt vor oder nach regulären Feiertagen genommen werden können

3. Abwesenheitsmanagement-Software nutzen

Sobald eure Floating-Holiday-Richtlinie steht, integriert sie in euren Abwesenheitsmanagement-Workflow. Technologie hilft euch dabei, alle Aspekte des Abwesenheitsmanagements zu automatisieren. Das macht es Mitarbeitenden leichter, ihre wohlverdiente Auszeit zu nehmen, und reduziert den Aufwand für HR-Teams und Führungskräfte beim Tracking von Anfragen und Genehmigungen.

Leapsomes HRIS enthält ein benutzerfreundliches Abwesenheitsmanagement-Tool, das eine Vielzahl von Urlaubsgenehmigungen unterstützt. Admins können auf einer einzigen Plattform benutzerdefinierte Workflows für die spezifischen Urlaubsrichtlinien ihres Unternehmens erstellen, sowohl für Mitarbeitende als auch für HR einfach zu bedienen.

Ein Teammitglied könnte die Plattform zum Beispiel nutzen, um einen Floating Holiday zu beantragen. Die Führungskraft erhält dann eine Benachrichtigung und kann den Antrag genehmigen oder ablehnen. Nach einer Genehmigung erscheint der freie Tag im Teamkalender, was eine bessere Terminplanung und Ressourcenplanung ermöglicht.

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4. Richtlinien an alle Teammitglieder kommunizieren

Sobald eure Floating-Holiday-Richtlinie fertig ist, teilt sie eurem Team mit. Erwägt, ein unternehmensweites Meeting zu veranstalten oder ein kurzes Tutorial zu erstellen, um die Richtlinie zu erklären und Fragen zu beantworten. Ihr könnt auch Leapsomes Lernen- und Meetings-Module nutzen, um maßgeschneiderte Schulungsmaterialien zu erstellen und Sessions zu den neuen Richtlinien durchzuführen.

Stellt sicher, dass die Richtlinie für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Viele Organisationen nehmen Abwesenheitsrichtlinien in Mitarbeiterhandbücher und Onboarding-Materialien auf.
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5. Feedback zur Überprüfung der Richtlinien einholen

Richtet einen Prozess zum Sammeln von Feedback ein, um zu beurteilen, wie euer Team eure Urlaubsregelungen wahrnimmt. Leapsome Umfragen und Q&A Boards helfen euch dabei, die Gedanken eurer Mitarbeitenden zu Urlaubsregelungen (und zu jedem anderen Thema) zu erfassen und eure Prozesse bei Bedarf zu verbessern.

Holt Feedback in regelmäßigen Abständen ein, zum Beispiel alle zwei Jahre oder nach der Einführung neuer Änderungen.
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Floating Holidays in euer Abwesenheitsmanagement integrieren

Floating Holidays werden weltweit immer beliebter. Wenn ihr sie noch nicht anbietet, lohnt es sich, darüber nachzudenken. Auch wenn das Hinzufügen neuer Urlaubstypen komplex erscheint: eine Abwesenheitsmanagement-Software rationalisiert alle internen Prozesse für PTO, Krankheitstage und Floating Holidays.

Leapsomes HRIS-Software bietet eine flexible Abwesenheitsmanagement-Lösung, die Mitarbeiteranfragen, Genehmigungen durch Führungskräfte und das Urlaubstracking vereinfacht. Und das Beste: euer HR-Team kann diese Funktionen zusammen mit vielen weiteren Features über den gesamten Mitarbeitendenlebenszyklus nutzen, vom Onboarding bis zur Lohnabrechnung, Performance Reviews, Zielsetzung und vielem mehr, alles auf einer Plattform.
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Häufige Fragen zu Floating Holidays

Was ist der Unterschied zwischen Floating Holidays und bezahlter Freizeit (PTO)?

Der größte Unterschied: PTO steht Mitarbeitenden aufgrund ihres Arbeitsvertrags zu. Sie verdienen diese Zeit und haben das Recht, sie zu nehmen oder sich beim Austritt auszahlen zu lassen.

Floating Holidays können Teil eines Vertrags sein, aber Organisationen sind nicht verpflichtet, sie auszuzahlen, wenn eine Person kündigt. Sie werden oft als Bonus oder Benefit vergeben.
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Was ist der Unterschied zwischen Floating Holidays und bezahlten Feiertagen?

Bezahlte Feiertage liegen an festgelegten Terminen (zum Beispiel Neujahr), während Floating Holidays nach eigenem Ermessen genommen werden können.

In den USA gelten Weihnachten, der Unabhängigkeitstag und Thanksgiving in der Regel als bezahlte Feiertage. Für Geburtstage oder Jahrestage würden Mitarbeitende dagegen typischerweise einen Floating Holiday nutzen.
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Werden Floating Holidays ausgezahlt?

Ob Floating Holidays ausgezahlt werden, hängt von den jeweiligen Unternehmensrichtlinien ab. Unternehmen sind nicht verpflichtet, ungenutzte Floating Holidays auszuzahlen. Nach geltenden Vorschriften sind Floating Holidays eher ein Benefit als ein garantiertes Recht, es sei denn, der Arbeitsvertrag oder die Unternehmensrichtlinien sehen etwas anderes vor.