Schwimmender Urlaub: ein Leitfaden für Personalmanager

Da die Work-Life-Balance für die Belegschaft von heute zu Recht im Mittelpunkt steht, suchen Unternehmen auf der ganzen Welt nach neuen Wegen, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Das Anbieten flexibler Urlaubstage — wie etwa variabler Urlaub — ist ein Ansatz, der sich erheblich auf die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken kann.

Tatsächlich ergab eine kürzlich durchgeführte Studie, dass 61% der Arbeitnehmer einen Job ablehnen würden, der ihre Work-Life-Balance stört, und 48% würden eine Stelle verlassen, die „sie daran hindert, ihr [Leben] zu genießen“ . “ *

Bezahlter Urlaub (PTO) ist seit langem ein Eckpfeiler des Wohlbefindens der Mitarbeiter und trägt zur Vorbeugung von Burnout bei. Angesichts der Tatsache, dass die in den USA ansässigen Unternehmen die PTO-Zulagen erhöhen (2023** um 4%), wenden sich auch viele Unternehmen dem flexiblen Urlaub als attraktiven Vorteil zu.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was flexible Feiertage sind, was häufige Anwendungsfälle sind und wie Sie sie nahtlos in Ihr Abwesenheitsmanagementprogramm integrieren können.

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*Randstad, 2023

**MRA, 2023
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Was ist ein schwimmender Urlaub?

Ein schwimmender Feiertag ist ein bezahlter freier Tag, den die Mitarbeiter an einem Tag ihrer Wahl in Anspruch nehmen können. Dies unterscheidet sich von normalen Feiertagen, die an vorab festgelegten Terminen stattfinden.

Gleitende Feiertage werden in der Regel zusätzlich zu den üblichen Feiertagsplänen gewährt, was es den Teammitgliedern erleichtert, das ganze Jahr über persönliche, kulturelle oder religiöse Feiertage einzuhalten. Als Arbeit aus der Ferne hat zugenommen, flexible Feiertage machen es für Unternehmen einfacher, den Urlaubswünschen ihrer Mitarbeiter auf der ganzen Welt Rechnung zu tragen.

Die Anzahl der von Unternehmen angebotenen Pauschalreisen — und die dafür geltenden Richtlinien — können variieren. Beispielsweise bieten einige Organisationen variable Feiertage anstelle einer festen Anzahl von Feiertagen an, während andere sie zusätzlich zu den herkömmlichen Urlaubs- und PTO-Vergütungen anbieten.

Gleitende Feiertage werden in der Regel nicht auf das Folgejahr übertragen und nicht ausgezahlt, wenn sie nicht genutzt werden. Aus diesem Grund empfehlen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern, ihre variablen Feiertage zu nutzen, bevor sie ihr PTO-Guthaben aufladen.

Wie bei anderen Arten von Urlaub müssen Arbeitnehmer in der Regel im Voraus einen variablen Urlaub beantragen und die Genehmigung ihres Vorgesetzten einholen.
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Häufige Anwendungsfälle für schwimmende Urlaube

Unternehmen führen aus verschiedenen Gründen schwimmende Feiertage ein. Hier sind einige der häufigsten Szenarien, in denen variable Feiertage einen Mehrwert bieten:

• Beobachtung religiöser, lokaler, saisonaler oder kultureller Ereignisse, die nicht im Standard-Feiertagskalender des Unternehmens enthalten sind
• Wir feiern persönliche Meilensteine wie Geburtstage oder Jahrestage
• Anpassung an persönliche Bedürfnisse, z. B. den Besuch von Schulveranstaltungen
• Tage für psychische Gesundheit einplanen, ohne die Urlaubszeit zu beeinträchtigen
• Teilnahme an Freiwilligenaktivitäten oder Gemeinschaftsveranstaltungen
• Erledigung persönlicher Aufgaben wie Arzttermine, Besorgungen oder Umzüge

Einfach ausgedrückt, Floating Holidays bieten ein wertvolles Maß an Flexibilität, das verbessern Sie die Work-Life-Balance für Ihr Team.
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So integrieren Sie variable Feiertage in Ihren Arbeitsablauf für das Abwesenheitsmanagement

Um flexible Urlaubstage in Ihr Abwesenheitsmanagement zu integrieren, sind klare Richtlinien, Nachverfolgungssysteme und ein reibungsloser Genehmigungsprozess erforderlich.

Hier sind fünf Schritte, die Ihnen helfen, schwimmende Ferien in Ihren Urlaub zu integrieren Abwesenheitsmanagement Programm.

1. Prüfen Sie Ihre aktuellen Richtlinien für das Abwesenheitsmanagement

Bevor Sie Anpassungen an der Art und Weise vornehmen, wie Ihr Unternehmen mit der Auszeit umgeht, sollten Sie zunächst Ihre Richtlinien überprüfen. Überprüfe die Urlaubsvergütung und deinen Umgang mit Feiertagen für alle Teammitglieder. Wenn Ihre Organisation bereits großzügige Urlaubstage oder unbegrenzten Urlaub anbietet, entscheiden Sie möglicherweise, dass ein variabler Urlaub zu diesem Zeitpunkt nicht vorteilhaft ist.

Bedenken Sie jedoch, wie sich schwimmende Feiertage auf Ihre Bedürfnisse auswirken können Unternehmenskultur; einige Mitarbeiter könnten beispielsweise die Flexibilität variabler Feiertage als Hinweis darauf betrachten, dass das Unternehmen wirklich gesunde Produkte unterstützt Work-Life-Balance.

💡 Wir empfehlen, dass Ihr HR-Team einen Juristen konsultiert, um sicherzustellen, dass Sie die geltenden Arbeitsvorschriften einhalten.

2. Erstellen Sie spezifische Richtlinien für variable Feiertage

Sobald Sie sich dafür entschieden haben, variable Urlaube anzubieten, sollten Sie klare Richtlinien festlegen, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie diese nutzen können.

Fügen Sie Richtlinien hinzu zu:

• Anzahl der variablen Feiertage für Vollzeit- und Teilzeit-Teammitglieder (bei Teilzeit wird dies in der Regel anteilig berechnet)
• Wie weit im Voraus müssen Mitarbeiter eine Auszeit beantragen?
• Alle eingeschränkten Daten für schwimmende Feiertage und PTO
• Limits für Teammitglieder, die gleichzeitig ausgeschaltet sind (falls zutreffend)
• Ob ungenutzte Floating Holidays ausgezahlt werden
• Ob sich ungenutzte schwimmende Feiertage überschneiden
• Ob Floating Holidays unmittelbar vor oder nach herkömmlichen PTO eingelegt werden können

3. Nutzen Sie die Abwesenheitsverwaltungssoftware

Nachdem Ihre variable Urlaubsrichtlinie in Kraft ist, ist es an der Zeit, sie in Ihren Arbeitsablauf für das Abwesenheitsmanagement zu integrieren. Zum Glück kann Ihnen die Technologie dabei helfen, alle Aspekte Ihres Abwesenheitsmanagementprozesses zu automatisieren — und das macht es den Mitarbeitern leichter, ihre wohlverdiente Auszeit zu nehmen und (übrigens!) weniger umständlich für HR-Teams und Manager, Anfragen und Genehmigungen im Auge zu behalten.

Leapsomes CHRIS beinhaltet ein benutzerfreundliches Abwesenheitsmanagement-Tool, das eine Vielzahl von Urlaubsgenehmigungen ermöglicht. Administratoren können auf einer einzigen Plattform, die für Mitarbeiter und Personalabteilung einfach zu bedienen ist, benutzerdefinierte Workflows für die spezifischen Urlaubsrichtlinien ihres Unternehmens erstellen.

Beispielsweise könnte ein Teammitglied die Plattform nutzen, um einen freien Urlaub auf See zu beantragen; dann würde sein Manager eine Benachrichtigung erhalten, die er genehmigen oder ablehnen könnte. Im Falle einer Genehmigung würde der freie Tag des Mitarbeiters in einem Teamkalender erscheinen, um eine bessere Terminplanung und Arbeitsplanung zu ermöglichen.

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4. Kommunizieren Sie die Richtlinien an alle Teammitglieder

Sobald Ihre schwimmende Urlaubsrichtlinie fertig ist, teilen Sie sie Ihrem Team mit. Erwägen Sie, ein unternehmensweites Meeting auszurichten oder ein kurzes Tutorial zu erstellen, um die Richtlinie zu erläutern und alle Fragen zu beantworten. Sie können auch Leapsomes verwenden Lernen und Tagungen Module zur Erstellung maßgeschneiderter Schulungsmaterialien und zur Durchführung von Sitzungen zu den neuen Richtlinien.

Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinie für alle Mitarbeiter zugänglich ist — viele Organisationen nehmen Abwesenheitsrichtlinien in Mitarbeiterhandbüchern auf und Materialien für das Onboarding zum einfachen Nachschlagen.
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5. Sammeln Sie Feedback zur Überprüfung der Richtlinien

Richten Sie ein Verfahren zur Erfassung von Feedback ein, um zu beurteilen, wie Ihr Team Ihre Urlaubsregelungen einschätzt. Leapsome Umfragen und Frage-und-Antwort-Foren können Ihnen dabei helfen, die Gedanken Ihrer Mitarbeiter zu Urlaubsregelungen (und zu jedem anderen Thema!) zu sammeln. , sodass Sie Ihre Prozesse nach Bedarf verbessern können.

Erwägen Sie, in regelmäßigen Abständen Feedback einzuholen, z. B. alle zwei Jahre oder nach der Implementierung neuer Änderungen.
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Integrieren Sie variable Feiertage in Ihre Abwesenheitsverwaltungsprogramme

Floating Holidays werden weltweit immer beliebter. Wenn Sie sie noch nicht anbieten, sollten Sie dies in Betracht ziehen. Auch wenn das Hinzufügen neuer Urlaubstypen komplex erscheinen mag, kann eine Abwesenheitsverwaltungssoftware alle internen Prozesse für PTO, Krankheitstage und variable Feiertage rationalisieren.

Die HRIS-Software von Leapsome beinhaltet eine flexible Lösung für das Abwesenheitsmanagement, um Mitarbeiteranfragen, Genehmigungen durch Manager und die Urlaubsverfolgung zu vereinfachen. Und das Beste daran: Ihr HR-Team kann diese Funktionen zusammen mit vielen anderen Funktionen während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus nutzen: vom Onboarding bis Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen, Zielsetzungund vieles mehr — alles auf einer Plattform.
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Häufig gestellte Fragen zu Floating Holidays

Was ist der Unterschied zwischen Floating Holidays und bezahlter Freizeit (PTO)?

Der größte Unterschied zwischen variablem Urlaub und bezahlter Freizeit (PTO) besteht darin, dass die Teammitglieder diese aufgrund ihres Arbeitsvertrags in Anspruch nehmen können. Im Grunde genommen verdienen sie eine Vollzeitbeschäftigung und haben das Recht, diese zu nutzen oder sich auszahlen zu lassen, wenn sie ihre Stelle verlassen.

Gleitende Urlaube können Teil des Vertrags eines Mitarbeiters sein, aber die Organisation ist nicht verpflichtet, sie auszuzahlen, wenn die Person kündigt. Sie werden oft im Rahmen eines vergeben Bonus oder Belohnung.
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Was ist der Unterschied zwischen schwimmendem Urlaub und bezahltem Urlaub?

Der Unterschied zwischen variablen Feiertagen und bezahlten Feiertagen besteht darin, dass bezahlte Feiertage an festen, festgelegten Feiertagen (z. B. am Neujahrstag) abgehalten werden, während variable Feiertage nach freiem Ermessen der Person in Anspruch genommen werden können.

In den Vereinigten Staaten beispielsweise gelten Weihnachten, Unabhängigkeitstag und Thanksgiving in der Regel als bezahlte Feiertage, aber von Mitarbeitern wird wahrscheinlich erwartet, dass sie einen variablen Feiertag nutzen, um ihren Geburtstag oder Jahrestag zu feiern.
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Werden schwimmende Urlaube ausgezahlt?

Ob variable Feiertage ausgezahlt werden oder nicht, hängt von den jeweiligen Unternehmensrichtlinien ab. Unternehmen sind jedoch nicht verpflichtet, ungenutzte Feiertage auszuzahlen. Nach den geltenden Vorschriften sind freie Feiertage eher eine Vergünstigung oder ein Geschenk als ein garantiertes Recht, es sei denn, der Arbeitsvertrag oder die Unternehmenspolitik einer Person sehen etwas anderes vor.