Die 5 Arten von HRIS-Plattformen: ein Leitfaden

Im vergangenen Jahr standen HR-Verantwortliche zunehmend unter Druck, ROI nachzuweisen, Workflows zu konsolidieren und strategische Entscheidungen voranzutreiben. Und das alles, ohne die Belegschaft aus den Augen zu verlieren. Trotzdem sagen 92%, dass interne Hürden Initiativen rund um die Mitarbeitenden ausbremsen. ‍

‍Diese Lücke macht es schwer, Initiativen zum Mitarbeiterengagement mit messbaren Geschäftsergebnissen zu verknüpfen. Und noch schwerer, ihren Wert gegenüber der Führungsebene sichtbar zu machen. Ein zentrales Problem dahinter: fragmentierte Systeme, die HR-Prozesse erschweren und es nahezu unmöglich machen, aus Personaldaten aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.‍

‍Die naheliegende Antwort vieler HR-Teams: eine HRIS-Plattform, die manuelle Aufgaben automatisiert, Silos aufbricht und Transparenz über alle HR-Abläufe schafft. Aber bei den vielen Arten von HRIS ist nicht immer klar, welche Lösung euch heute am besten unterstützt. Und welche mit eurem Team mitwachsen kann.‍

‍Mit diesem Leitfaden bekommt ihr Klarheit über die verfügbaren HRIS-Arten und könnt einschätzen, welche zu eurer Organisation passt. Heute und während eure Abläufe sich weiterentwickeln.
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Was sind die verschiedenen Arten von HRIS-Plattformen?

HRIS-Plattformen können je nach Funktionsumfang und Spezialisierung unterschiedliche Aufgaben abdecken. Die meisten lassen sich in eine von fünf Kategorien einordnen:

• Umfassendes HRIS All-in-one-Systeme, die Kern-HR, Lohnabrechnung, Benefits, Performance und manchmal auch strategisches HR-Management abdecken.
  
  
• Operatives HRIS Fokus auf tägliche HR-Aufgaben wie Time Tracking, Mitarbeiterprofile und Benefits-Verwaltung.

• Taktisches HRIS Unterstützt die mittelfristige Planung, etwa Personaleinsatz, Vergütungsmodellierung oder Recruiting-Workflows.
  
  
• Strategisches HRIS Für langfristige Planung und die Ausrichtung an Unternehmenszielen. Enthält oft Nachfolgeplanung und prädiktive Analytics.
  
  
• Spezialisiertes oder funktional begrenztes HRIS Deckt einen einzelnen HR-Bedarf ab, zum Beispiel Lohnabrechnung oder Onboarding, und wird oft von kleineren Unternehmen ergänzend zu anderen HR-Tools eingesetzt.
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Wir schauen uns jede dieser HRIS-Arten unten an, inklusive Einsatzbereich und typischen Grenzen.
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Wo liegt der Unterschied zwischen HCM, HRIS und HRMS?

Der Unterschied zwischen HRIS, HRMS und HCM ist vor allem eine Frage des Umfangs. Jeder Begriff steht für eine andere Funktions- und Strategietiefe in HR-Software:

• HRIS-Plattformen Decken die HR-Kernfunktionen ab: Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung, Time Tracking und die Verwaltung von Mitarbeiterprofilen.

• Human Resources Management Systems (HRMS) Bauen auf der HRIS-Funktionalität auf und ergänzen sie um umfassendere Workforce-Management-Features wie Recruiting, Onboarding, Performance Tracking und Lernmanagement.

• Human Capital Management Software (HCM) Umfasst HRIS- und HRMS-Funktionen und geht noch weiter, mit Tools für strategische Personalplanung, Nachfolgemanagement und die Integration in Geschäftssysteme. HCM wird häufig von Großunternehmen eingesetzt, die HR eng an übergeordnete Geschäftsziele koppeln wollen.
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Die 5 Haupttypen von HRIS-Plattformen und ihre besten Anwendungsfälle

HRIS-Plattformen kommen in unterschiedlichen Ausprägungen, je nachdem, wofür sie gebaut sind. Manche fokussieren sich auf die tägliche Admin-Arbeit, andere unterstützen die langfristige People-Strategie. Im Folgenden zeigen wir euch die fünf Haupttypen: was sie können, wo ihre Stärken liegen, was sie auslassen und für welche Anwendungsfälle sie sich am besten eignen.

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HRIS-Typ #1: umfassendes HRIS

Ein umfassendes HRIS ist eine integrierte Plattform, die alle HR-bezogenen Daten und Funktionen in einem Ökosystem zentralisiert. Anders als Systeme, die sich auf einzelne Aspekte des Personalmanagements konzentrieren, vereint ein umfassendes HRIS operative, taktische und strategische HR-Funktionen in einer Lösung.

Umfassende HRIS-Plattformen bieten typischerweise Funktionen für:

• Abwesenheiten und Time Tracking
• Vergütung und Benefits-Verwaltung
• Verwaltung von Mitarbeiterdaten
• Learning und Entwicklung
• Lohnabrechnung
• Performance Management
• HR-Reporting und HR Analytics

Führende umfassende HRIS-Lösungen gehen über diese Basics hinaus. Leapsome zum Beispiel verbindet HR-Kernfunktionen mit Features für Mitarbeiterengagement und gibt euch damit eine einzige Lösung für alle People-Management-Prozesse. Dazu gehören People Analytics, branchenführende AI-Funktionen und leistungsstarke Automatisierungen.
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Grenzen

Umfassende HRIS-Plattformen können komplexer in der Einführung und Konfiguration sein, vor allem, wenn ihr von fragmentierten Tools oder Spreadsheets migriert. Teams mit sehr speziellen oder branchenspezifischen Workflows brauchen neben einer Full-Suite-HRIS möglicherweise weiterhin Punktlösungen oder individuelle Integrationen.
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Bester Anwendungsfall

Umfassende HRIS-Plattformen decken die meisten HR-Aufgaben ab und eignen sich für Teams jeder Größe, die eine Full-Service-HR-Software suchen. Leapsome zum Beispiel passt gut zu Professional-Service-Anbietern, KMUs, schnell wachsenden Tech-Unternehmen und komplexen Enterprise-Strukturen.

Gleichzeitig spielen umfassende HRIS-Plattformen eine wichtige Rolle für kleine und mittlere Unternehmen und Startups, die ein breites Funktionsspektrum brauchen, ohne dafür ein großes, spezialisiertes HR-Team aufzubauen.
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HRIS-Typ #2: operatives HRIS

Ein operatives HRIS konzentriert sich auf die täglichen Aufgaben, die euer Unternehmen am Laufen halten. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, bestehende Workflows effizienter und wirkungsvoller zu machen, vor allem bei grundlegender HR-Administration und Talentmanagement.

Manche operativen HRIS-Plattformen bringen ein Applicant Tracking System (ATS) mit, das HR-Teams bei Recruiting und Hiring entlastet, indem es Stellenausschreibungen und Kandidatenvorauswahl automatisiert. Operative HRIS-Optionen können auch Performance Management, Lohnabrechnung und Benefits-Verwaltung sowie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten umfassen.
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Grenzen

Operative HRIS-Plattformen bieten wenig in Sachen HR Analytics, People Enablement und Zielsetzung. In diesen Bereichen müsstet ihr wahrscheinlich zusätzliche HR-Software einsetzen.
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Bester Anwendungsfall

Ein operatives HRIS ist eine gute Wahl, wenn ihr HR-Kernfunktionen vereinfachen wollt, ohne erweiterte Features oder Data Analytics zu benötigen.

Wenn euer HR-Team zu viel Zeit mit Routineaufgaben oder dem Suchen in Spreadsheets verbringt, kann ein operatives HRIS die Arbeitsweise beschleunigen und die Effizienz steigern. Es ist eine praxistaugliche, budgetfreundliche Option für Unternehmen, die ihre HR-Kernprozesse verbessern wollen.
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HRIS-Typ #3: strategisches HRIS

Strategische HRIS-Plattformen helfen Unternehmen, fundierte, datengestützte Entscheidungen zur Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und anderen menschenzentrierten Initiativen zu treffen, die unter Human Capital Management fallen. Wie der Name sagt, liegt der Fokus eines strategischen HRIS auf übergeordneter Analyse, Planung und Zielsetzung.

Stellt euch ein strategisches HRIS als Gegenstück (oder Komplement) zu einer operativen HRIS-Lösung vor. Letztere kümmert sich um die täglichen, akuten HR-Bedarfe. Ersteres hilft bei zukunftsgerichteten Aufgaben rund um People Enablement.

Manche strategischen HRIS-Plattformen enthalten ein Lernmanagementsystem (LMS). Diese Lösungen bieten HR-Teams Zugriff auf fertige Lerninhalte, ermöglichen den Aufbau eigener Kurse und helfen dabei, Lernfortschritt und Trainings nachzuverfolgen. So zeigt euer Unternehmen, dass es in die Entwicklung der Teammitglieder investiert, und sorgt dafür, dass sie auf ihrem gewünschten Karrierepfad vorankommen.

Unser HRIS-Tool ist umfassend, und unsere Plattform bringt zusätzlich ein Learning-Modul mit, das euer Unternehmen beim Upskilling und Empowerment der Belegschaft unterstützt. Eure Mitarbeitenden bekommen Zugang zu einem Lernmarktplatz mit hochwertigen Trainings, von Compliance bis Soft Skills. Und People-Teams können mit der Kraft von AI eigene Entwicklungsmaterialien erstellen.
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Grenzen

Strategische HRIS-Features brauchen in der Regel eine solide Basis aus genauen, gepflegten Mitarbeiterdaten aus anderen HR-Systemen. Fehlt diese Basis oder ist euer Unternehmen noch nicht so weit, übergeordnete Insights auch umzusetzen, bleiben diese Tools womöglich ungenutzt. Unternehmen, die sich rein auf administrative HR-Funktionen konzentrieren, profitieren von der zusätzlichen Komplexität einer strategiefokussierten HRIS-Lösung oft nicht.
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Bester Anwendungsfall

Ein strategisches HRIS eignet sich am besten für große, etablierte Organisationen oder kleinere Unternehmen, die schnell skalieren und nachhaltig wachsen wollen. Strategische HRIS-Plattformen fokussieren sich auf längerfristige Initiativen wie Karrierepfade, Nachfolgeplanung und Teamentwicklung. 

Diese Lösungen sind besonders dann nützlich, wenn ihr datengestützte Entscheidungsfindung als Hebel in eurer HR-Funktion identifiziert habt.
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HRIS-Typ #4: taktisches HRIS

Taktische HRIS-Plattformen unterstützen die mittelfristige Planung und Entscheidungsfindung und sitzen zwischen Tagesgeschäft und langfristigen strategischen Zielen. Während sich ein strategisches HRIS auf Initiativen wie Workforce- und Nachfolgeplanung konzentriert, schlägt ein taktisches HRIS die Brücke zwischen Strategie und Operations.

Indem sie interne und externe Daten kombinieren (zum Beispiel Branchen-Vergütungs-Benchmarks), unterstützen taktische HRIS-Systeme typischerweise bei:

• Recruiting und Applicant Tracking
• Onboarding, Vergütung und Benefits
• Performance Management
• Vergütungs- und Benefits-Analyse
• Compliance und externes Datenmanagement

Benchmarking ist eine weitere wichtige Stärke taktischer HRIS-Plattformen. Indem ihr versteht, wie Wettbewerber ihre Teammitglieder vergüten oder neue Mitarbeitende gewinnen, helfen euch taktische HRIS-Lösungen dabei, interne Prozesse zu schärfen, Top-Talente zu gewinnen und langfristig leistungsstarke Teams aufzubauen.

Leapsomes HRIS ist zwar umfassend, unsere Plattform enthält aber zusätzlich eine Vergütungs-Benchmarking-Funktion. Sie wird vom Branchenführer Mercer gespeist und liefert Echtzeitdaten zu Gehalts- und Benefits-Benchmarks. So treffen HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen darüber, wie sie ihre Mitarbeitenden über den Branchenstandard hinaus vergüten. Diese Daten sind entscheidend für gute Entscheidungen für eure Mitarbeitenden und euer Unternehmen.
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Grenzen

Taktische HRIS-Plattformen enthalten in der Regel keine operativen Kerntools wie Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung oder Time Tracking. Ohne diese breitere Funktionalität braucht ihr möglicherweise zusätzliche Systeme für die HR-Grundprozesse.
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Bester Anwendungsfall

Ein taktisches HRIS passt am besten zu Unternehmen, die Effizienz maximieren und datengestützte Entscheidungen im Workforce Management treffen wollen. Wenn übergeordnete Wachstumsentscheidungen ein wiederkehrendes Thema in eurem Team sind, kann ein taktisches HRIS gut passen.
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HRIS-Typ #5: spezialisiertes oder funktional begrenztes HRIS

Ein spezialisiertes oder funktional begrenztes HRIS deckt ein oder zwei HR-Kernaufgaben ab, etwa Lohnabrechnung oder Abwesenheitsmanagement. Eine Einstiegslösung, wenn ihr noch nicht bereit für ein komplettes Ökosystem seid.
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Grenzen

Spezialisierte HRIS-Plattformen sind funktional stark fokussiert und bieten daher nicht die integrierten Vorteile einer All-in-one-Lösung.‍
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Bester Anwendungsfall

Diese Plattformen sind budgetfreundlich für kleine Unternehmen, die nur einen schmalen HR-Funktionsumfang brauchen. 
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So wählt ihr die passende HRIS-Art für eure Anforderungen

Die passende HRIS-Art hängt von eurer Wachstumsphase ab, von der Komplexität eurer HR-Abläufe und von den Systemen, die ihr bereits einsetzt. 

Junge Unternehmen oder solche mit schlanken People-Teams priorisieren oft operative Tools, um wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe, Time Tracking oder Compliance zu beschleunigen. In manchen Fällen läuft ein kleines Unternehmen in einem konkreten HR-Bereich gegen die Wand. Ein spezialisiertes HRIS kann genau diesen Schmerzpunkt angehen und die Admin-Last deutlich reduzieren.

‍In der Praxis wachsen viele Unternehmen aber aus ihren Anfangs-Systemen heraus. Mit reiferen Teams verschiebt sich der Bedarf hin zu taktischen und strategischen Funktionen, etwa Vergütungsplanung, Lernpfaden oder People Analytics.

Mit einem einfachen oder operativen HRIS zu starten, funktioniert kurzfristig. Aber wenn die Verantwortung eures Teams wächst, braucht ihr eine Plattform, die mitskaliert. Hier kommt eine umfassende Lösung wie das HRIS von Leapsome ins Spiel: Ihr verwaltet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus und legt strategische, datengestützte Initiativen oben drauf, sobald sich eure Organisation weiterentwickelt.

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf könnt ihr anhand der folgenden Fragen Kriterien für eure Kaufentscheidung entwickeln. Damit euer HRIS zu euren Abläufen, Prioritäten und Wachstumsplänen passt.
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Fragen, die ihr euch bei der Wahl der besten HRIS-Art für euer Unternehmen stellen solltet

Das richtige HRIS zu wählen ist einfacher, wenn ihr eure Hauptherausforderungen und Geschäftsziele kennt. Stellt euch diese Fragen:

• Was sind eure wichtigsten HR-Herausforderungen? Kämpft ihr eher mit täglichen Admin-Aufgaben wie Lohnabrechnung und Datenmanagement, oder braucht ihr Unterstützung bei größeren Initiativen wie strategischer Planung, Talententwicklung und langfristigen Zielen?
  
  
• Wie groß ist euer Unternehmen? Reicht ein einfaches, operatives System für HR-Grundaufgaben, oder seid ihr ein größeres Unternehmen mit umfassenderem Bedarf über alle HR-Bereiche (operativ, taktisch, strategisch oder alles zusammen)?
  
  
• Wie sieht euer Budget aus? Könnt ihr euch ein umfassendes All-in-one-HRIS leisten, oder müsst ihr mit einer einfacheren Lösung starten?
  
  
• Interessiert ihr euch dafür, operative Aufgaben zu automatisieren? Verbringt ihr zu viel Zeit mit Routinearbeit wie Lohnabrechnung, Time Tracking oder Benefits-Management, die sich automatisieren ließe?
  
  
• Wie sehen eure Wachstums- und Expansionspläne aus? Plant ihr, das Geschäft zu skalieren, neue Märkte zu erschließen oder bald strategische Hires zu machen?‍
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Entdeckt den Wert eines HRIS, das zu eurem Unternehmen passt

Ob ihr Abläufe optimieren, Talente fördern oder für die Zukunft planen wollt, das passende HRIS hilft euch dabei, bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Entscheidend ist eine Lösung, die mit eurem wachsenden Unternehmen mithält und gleichzeitig die aktuellen Bedürfnisse eures Teams abdeckt.

Testet eine Plattform mit starken HR- und People-Enablement-Funktionen sowie integrierten Modulen für Schlüsselprozesse wie Time Tracking, Lohnabrechnung und Learning. So findet ihr heraus, welche HRIS-Features für heute kritische Anforderungen sind und in welche ihr im Lauf der Zeit hineinwachsen könnt.

Für individuelle Beratung meldet euch beim Team von Leapsome. Unser HRIS ist darauf ausgelegt, HR-Kernaufgaben zu zentralisieren und gleichzeitig eure langfristige People-Strategie zu unterstützen. Gemeinsam finden wir heraus, ob es zu eurer Organisation passt.
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Häufige Fragen zu Arten von HRIS

Was ist eine HRIS-Plattform?

Eine HRIS-Plattform ist Software, die zentrale HR-Funktionen bündelt. Die Funktionen variieren je nach Plattform, aber ein HRIS kann typischerweise wichtige Aufgaben wie das Management von Mitarbeiterdaten und Time Tracking automatisieren und beschleunigen. Plattformen wie Leapsome decken zusätzlich fortgeschrittene Bereiche ab wie Lohnabrechnung und People Enablement, mit Lösungen für Performance Management, Umfragen, Learning und Entwicklung (L&D) und mehr.
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Was ist ein cloudbasiertes HRIS?

Ein cloudbasiertes HRIS wird online gehostet. Teams greifen von überall auf HR-Tools und Mitarbeiterdaten zu. Im Gegensatz zu On-Premise-Systemen erfordert es keine lokale Installation oder Wartung und wird in der Regel automatisch vom Anbieter aktualisiert. Das Ergebnis: bessere Skalierbarkeit, Echtzeit-Datenzugriff und niedrigere Initialkosten. Die meisten modernen HRIS-Plattformen, darunter auch Leapsome, sind cloudbasiert, um Remote-Teams und dynamische Geschäftsanforderungen zu unterstützen.
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Was ist ein Open-Source-HRIS?

Ein Open-Source-HRIS ist eine Software, deren Quellcode öffentlich verfügbar ist und die ihr selbst anpassen und erweitern könnt. Diese Flexibilität ist nützlich für Unternehmen mit sehr speziellen HR-Workflows und entsprechenden technischen Ressourcen im Haus. Open-Source-Systeme erfordern aber meist mehr Setup, Wartung und Security-Aufwand als kommerzielle Plattformen. Sie bieten in der Regel nicht die Plug-and-Play-Bequemlichkeit, Integrationen und den Support, die cloudbasierte Lösungen wie Leapsome mitbringen.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Wir haben unser Bestes getan, Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine auf euch zugeschnittene Beratung wendet euch an eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Steuerberater.