Gehaltsabrechnung automatisieren: Vorteile und Schritte für eine erfolgreiche Einführung

HR-Leitungen tragen mehr Verantwortung als je zuvor: 71% benötigen mehr menschenorientierte Kompetenzen und 74% mehr technische Skills als im Vorjahr.* Das bedeutet eine immer vielfältigere Aufgabenpalette. People Professionals können dabei auch in den Bereichen Recruiting, Marketing, PR, Analytics und insbesondere Gehaltsabrechnung aktiv sein.

Effektive Gehaltsabrechnungsprozesse sind für erfolgreiche Unternehmen essenziell, aber oft zeitaufwendig und komplex. Besonders für HR-Teams, die mehrere Verantwortlichkeiten gleichzeitig managen.

‍Gehaltsabrechnungsautomatisierung ist ein praktischer Weg, dieses Problem zu lösen. Die richtigen Softwaretools können viele Teile eures Gehaltsabrechnungsprozesses beschleunigen, Compliance sicherstellen und den Aufbau eines skalierbaren Systems unterstützen.

In diesem Artikel erfahrt ihr, was Gehaltsabrechnungsautomatisierung ist, welche Vorteile sie hat, wie ihr sie einführt und wie ihr die beste Software für eure Bedürfnisse auswählt.

*Leapsomes Workforce Trends Report, 2024
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Was ist Gehaltsabrechnungsautomatisierung?

Gehaltsabrechnungsautomatisierung hält, was der Name verspricht: Technologie übernimmt zentrale Gehaltsabrechnungsaufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssten.

Von der Lohnberechnung über die Koordination von Direkteinzahlungen bis zur Einhaltung der gültigen Arbeits- und Datenschutzgesetze: Software zur Gehaltsabrechnungsautomatisierung macht die Prozesse zur Bezahlung von Mitarbeitenden schneller, sicherer und genauer.

Und Gehaltsabrechnungsautomatisierung ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Sie ist besonders wertvoll für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die keine großen internen Teams für Gehaltsabrechnungsvorbereitung haben. In diesen kleineren Unternehmen können Aufgaben wie Dateneingabe, Time Tracking und Gehaltszettelverteilung schnell überwältigend werden. Kein Wunder, dass viele People Professionals die Gehaltsabrechnungsperiode als stressig empfinden.
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So führt ihr Gehaltsabrechnungsautomatisierung in eurem Unternehmen ein

Jetzt, da ihr die Grundlagen kennt, möchtet ihr vielleicht loslegen.

Im Folgenden haben wir fünf wichtige Schritte für die Einführung von Gehaltsabrechnungsautomatisierung zusammengefasst.

1. Bestehenden Gehaltsabrechnungsprozess prüfen

Bevor ihr neue Software einführt, analysiert eure bestehenden Systeme und wie euer Unternehmen die Gehaltsabrechnung aktuell handhabt. Das hilft euch, Ineffizienzen zu erkennen und sicherzustellen, dass alle internen Daten aktuell und korrekt sind, bevor ihr sie auf eine neue Plattform migriert.

Dieser Schritt ist essenziell: Selbst scheinbar kleine Fehler können später zu größeren Problemen und Compliance-Verstößen führen. Wenn euer Unternehmen beispielsweise eine Vollzeitkraft fälschlicherweise als Freelancer eingestuft hat, könnten falsche Steuerabzüge die Folge sein.
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2. Softwareanbieter auswählen

Wählt als Nächstes ein Gehaltsabrechnungstool, das die im vorherigen Schritt identifizierten Probleme adressiert. Es gibt verschiedene Arten von Gehaltsabrechnungssoftware. Überlegt, welche am besten zu eurem Unternehmen passt:

• HRIS-Plattformen: Einige Human Resources Information Systems (HRIS) bieten neben Kern-HR-Funktionen auch integrierte Gehaltsabrechnungsfunktionen. Das Gehaltsabrechnungstool in Leapsome HRIS startet beispielsweise Gehaltsabrechnungszyklen basierend auf vordefinierten Einstellungen und zieht automatisch Daten aus der gesamten Plattform ein. Nutzer können Excel-Dateien in individuellen Formaten exportieren und an ihre Buchhalter senden oder in DATEV integrieren.
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• ‍Drittanbieter: Ein externer Gehaltsabrechnungsanbieter übernimmt die meisten Aspekte eures Prozesses. Bei der Aktualisierung von Gehaltsabrechnungsdaten müsst ihr selbst aktiv werden, typische Aufgaben wie Berechnung und Einbehaltung von Abzügen, Auszahlung und Steuererklärungen werden aber abgenommen. Drittanbieter begrenzen ihre Leistungen häufig auf den ursprünglichen Servicevertrag, was bei unerwarteten Anforderungen schwierig sein kann.
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• ‍Full-Service-Lösungen: Diese All-in-One-Gehaltsabrechnungssysteme sind kostenintensivere Optionen, die alle Elemente des Gehaltsabrechnungsprozesses auf einer einzigen Plattform abdecken. Sie bieten umfassenden Support, der besonders für Unternehmen mit komplexen Anforderungen wie länderübergreifender Gehaltsabrechnung hilfreich ist.

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3. Datenmigration vorbereiten

Die Umstellung auf ein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem ist sinnvoll, aber die Übertragung von Mitarbeitendendaten kann herausfordernd sein. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend.

Für eine erfolgreiche und sichere Datenmigration:

• Gehaltsabrechnungsdaten prüfen und aktualisieren, veraltete Informationen entfernen.
• Daten mappen und bereinigen gemäß bewährten Verfahren zur Datenqualität.
• Migrationsprozess testen, bevor ihr zur neuen Lösung wechselt.
  

💡 Schult euer HR-Team darin, die Gehaltsabrechnungssoftware sicher und effektiv zu nutzen, um Fehler zu vermeiden und die Akzeptanzrate zu erhöhen.

4. Daten auf die neue Plattform übertragen

Sobald ihr eure Gehaltsabrechnungsdaten geprüft, kategorisiert und bereinigt habt, könnt ihr sie auf eure neue Plattform übertragen.

Stellt sicher, dass ihr die Daten korrekt gemappt habt, damit sie sich nahtlos in das neue System einfügen. Nach der Übertragung prüft ihr eure importierten Datensätze gegen die Originaldaten, um die Richtigkeit aller Informationen zu bestätigen.
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5. Prozess testen, bevor ihr die Gehaltsabrechnung ausführt

Wie das Sprichwort sagt: Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sein Scheitern vor! Ein gründlicher Test des neuen automatisierten Gehaltsabrechnungssystems an einem kleinen Datensatz deckt potenzielle Probleme auf.

Das kann sicherstellen, dass die Gehaltszettel korrekt und vollständig sind, und prüfen, ob das Tool die Daten korrekt aus der Plattform übernommen und in den Prozess integriert hat.

Bittet außerdem Teammitglieder, verschiedene Szenarien zu testen, um die Performance der Software zu beurteilen. Führt diese Tests regelmäßig weiter, um dauerhaft das Beste aus eurem Tool herauszuholen.

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Fragen, die ihr bei der Auswahl von Gehaltsabrechnungssoftware stellen solltet

Viele Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf Tabellen oder sogar papierbasierte Methoden für die Gehaltsabrechnung. Wenn ihr Automatisierung in eure Abläufe integrieren möchtet, stellt euch diese Fragen:

• Kann die Plattform mit unserem Unternehmen wachsen?
  Wachsende Unternehmen brauchen ein flexibles Gehaltsabrechnungssystem, das Personal-, Prozess- und Gesetzesveränderungen berücksichtigt. Leapsome ist zum Beispiel eine flexible Plattform, die sich problemlos skalieren und mit eurem Unternehmen wachsen lässt.

• Ist diese Software die kosteneffizienteste Option?
  Wählt im Idealfall eine Lösung, die alle benötigten Funktionen bietet, ohne für Unnötiges zu bezahlen.
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• Bietet der Anbieter angemessenen Support?
  Egal ob umfassende HRIS-Plattform oder Drittanbieter: Stellt sicher, dass die gewählte Lösung für exzellenten Kundenservice bekannt ist.
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• ‍Funktioniert das Tool mit unserer bestehenden HR-Software?
  Stellt sicher, dass es sich nahtlos in eure bestehenden HR-Prozesse integrieren lässt.

Die wichtigsten Vorteile der Gehaltsabrechnungsautomatisierung

Wie jede Automatisierungslösung ermöglicht Gehaltsabrechnungsautomatisierung produktivere, genauere und kosteneffizientere Abläufe. Zum Beispiel:

• Klug eingesetzte Ressourcen und ausgeglichenere Arbeitslasten: Es ist nicht ideal, wenn People Professionals ihre Zeit mit dem Beheben von Gehaltsabrechnungsproblemen verbringen, statt sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren wie Onboarding und Engagement-Initiativen. Mit einem guten Gehaltsabrechnungstool können HR-Teammitglieder ihre Zeit gezielter nutzen und sich auf wachstumsfördernde Aktivitäten konzentrieren.
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• ‍Bessere Compliance: Mehr Unternehmen als erwartet haben Probleme mit Compliance-Verstößen. Automatisierte Software unterstützt euch dabei, die für euer Unternehmen geltenden Anforderungen einzuhalten.
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• ‍Kosteneinsparungen: Mit Gehaltsabrechnungsautomatisierung braucht ihr kein vollständiges Team aus Finanzfachleuten und Buchhaltern für monatliche Verpflichtungen. Stattdessen übernimmt die Software wichtige Schritte des Prozesses, was Kosten für Personal und ausgelagerte Dienste spart.

Unterstützt eure People Teams mit einem automatisierten Gehaltsabrechnungssystem

Mit Gehaltsabrechnungsautomatisierung können HR-Teams die manuellen, mühseligen Gehaltsabrechnungsaufgaben hinter sich lassen.

Diese Systeme übernehmen Dateneingabe, Steuererklärungen und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen effizient. Das ermöglicht in jedem Zyklus eine schnelle und genaue Gehaltsabrechnung.

Eine Lösung zu wählen, die sich nahtlos in andere HR-Funktionen integriert, kann die Gehaltsabrechnung von einer Verwaltungslast in einen Prozess verwandeln, den sowohl Mitarbeitende als auch HR lieben.

Und wenn ihr euch fragt, wie ihr einen HRIS-Softwareanbieter auswählt, der alle nötigen Funktionen bietet? Da können wir helfen!

Das neue HRIS von Leapsome bietet flexible Gehaltsabrechnungsautomatisierung, die darauf ausgelegt ist, mit eurem Unternehmen zu wachsen. Kombiniert mit fortschrittlichen Tools für Mitarbeiterengagement und -entwicklung zentralisiert es alle Phasen des Mitarbeitendenlebenszyklus und unterstützt euch beim Aufbau eines leistungsstarken Arbeitsumfelds.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir uns um Genauigkeit und Vollständigkeit bemüht haben, können wir keine Garantie übernehmen. Für maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.