Automatisierung der Gehaltsabrechnung: Die wichtigsten Vorteile und Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Personalleiter tragen mehr Aufgaben als je zuvor: 71% benötigen mehr menschenorientierte Fähigkeiten und 74% mehr technische Fähigkeiten als im Vorjahr.* Das bedeutet, dass sie eine immer vielfältigere Palette von Aufgaben auf ihren To-do-Listen haben. Personalfachleute übernehmen möglicherweise Arbeiten in den Bereichen Personalbeschaffung, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Analytik und — vor allem — Gehaltsabrechnung.

Effektive Gehaltsabrechnungsprozesse sind für erfolgreiche Unternehmen unerlässlich, aber sie sind oft zeitaufwändig und komplex. Dies gilt insbesondere für HR-Teams, die mehrere Verantwortlichkeiten unter einen Hut bringen.

‍Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist eine praktische Möglichkeit, dieses Hindernis zu überwinden. Die richtigen Softwaretools können viele Teile des Gehaltsabrechnungsprozesses Ihres Unternehmens beschleunigen, Ihnen helfen, die Vorschriften einzuhalten, und Sie dabei unterstützen, im Laufe der Zeit ein nahtloses, skalierbares Gehaltsabrechnungssystem aufzubauen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Gehaltsabrechnungsautomatisierung ist, welche Vorteile sie hat, wie sie implementiert wird und wie Sie die beste Software für Ihre Bedürfnisse auswählen.

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Was ist Gehaltsabrechnungsautomatisierung?

Die Gehaltsabrechnungsautomatisierung hält, was sie verspricht: Sie nutzt Technologie, um zentrale Gehaltsabrechnungsaufgaben zu automatisieren, die die Mitarbeiter sonst manuell erledigen müssten.

Von der Lohnberechnung über die Koordination direkter Einzahlungen bis hin zur Einhaltung der geltenden Arbeits- und Datenschutzgesetze — die Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung wurde entwickelt, um die Prozesse zur Bezahlung von Mitarbeitern schneller, sicherer und genauer zu gestalten.

Und die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist nicht nur für große Unternehmen geeignet. Diese Art von Tool ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) wertvoll, die keine großen internen Teams haben, mit denen sie sich befassen müssen Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und Lieferung. Diese kleineren Unternehmen verfügen oft über begrenzte Personalressourcen, was bedeutet, dass Aufgaben wie Dateneingabe Zeiterfassung, und die Verteilung der Gehaltsabrechnung kann einigen wenigen Personen obliegen, die schnell überfordert sein können. Vor diesem Hintergrund ist es kein Wunder, dass viele Personalfachleute die Gehaltsabrechnung als stressig empfinden.
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So implementieren Sie die Automatisierung der Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen

Jetzt, da Sie die Grundlagen der Funktionsweise der Gehaltsabrechnungsautomatisierung und den Wert kennen, den sie für Ihr Unternehmen bringen kann, möchten Sie es vielleicht unbedingt ausprobieren.

Im Folgenden haben wir fünf wichtige Schritte aufgelistet, die Sie ergreifen sollten, um die Automatisierung der Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen einzuführen.

1. Prüfen Sie Ihren aktuellen Gehaltsabrechnungsprozess

Bevor Sie neue Software einführen, sollten Sie Ihre bestehenden Systeme bewerten und untersuchen, wie Ihr Unternehmen derzeit die Gehaltsabrechnung verwaltet. Auf diese Weise können Sie Ihre Bedürfnisse und Wünsche besser verstehen, Ineffizienzen erkennen und über Verbesserungsmöglichkeiten nachdenken. Gleichzeitig können Sie sicherstellen, dass alle Ihre internen Daten aktuell und korrekt sind, bevor Sie sie auf eine neue Plattform migrieren.

Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da selbst scheinbar geringfügige Fehler später zu größeren Problemen und Compliance-Problemen führen können. Angenommen, Ihr Unternehmen hat einen Vollzeitbeschäftigten fälschlicherweise als Freelancer oder unabhängigen Auftragnehmer eingestuft. In diesem Fall würden Sie wahrscheinlich falsche Steuerabzüge vornehmen und sich je nach Land möglicherweise sogar in einer komplizierten rechtlichen Situation wiederfinden.
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2. Wählen Sie einen Softwareanbieter

Wählen Sie als Nächstes ein Tool zur Gehaltsabrechnung aus, mit dem Sie die im vorherigen Schritt identifizierten Probleme beheben können. Es stehen verschiedene Arten von Gehaltsabrechnungssoftware zur Auswahl. Denken Sie also über Ihre Optionen nach und finden Sie heraus, welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt:

• HRIS-Plattformen — Einige Personalinformationssysteme (HRIS) verfügen neben den wichtigsten HR-Funktionen über integrierte Gehaltsabrechnungsfunktionen. Zum Beispiel das Gehaltsabrechnungstool in Leapsome HRIS startet Gehaltsabrechnungszyklen auf der Grundlage vordefinierter Einstellungen und zieht automatisch Daten aus der gesamten Plattform in den Gehaltsabrechnungsprozess ein. Mit dieser Funktion können Benutzer Excel-Dateien in benutzerdefinierten Formaten exportieren, um sie an ihre Buchhalter zu senden oder sie in DATEV zu integrieren.
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• ‍Drittanbieter — Ein Drittanbieter für die Gehaltsabrechnung kümmert sich um die meisten Aspekte Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses. Bei der Aktualisierung der Gehaltsabrechnungsdaten und Mitarbeiterinformationen müssen Sie immer noch in jeder Zahlungsperiode die Vorarbeiten erledigen. In der Regel werden jedoch Aufgaben wie die Berechnung und Einbehaltung von Abzügen, die Bezahlung der Mitarbeiter und die Einreichung der anfallenden Steuern übernommen. Drittanbieter für die Gehaltsabrechnung beschränken die Dienstleistungen häufig auf genau das, was in Ihrem ursprünglichen Servicevertrag beschrieben ist. Dies kann schwierig sein, wenn unerwartete Gehaltsabrechnungsanforderungen auftreten.
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• ‍Tools mit umfassendem Service — Diese All-in-One-Gehaltsabrechnungssysteme sind teurere Optionen, die alle Elemente des Gehaltsabrechnungsprozesses auf einer einzigen Plattform erledigen. Diese Softwarelösungen unterstützen das gesamte Spektrum der Gehaltsabrechnung und bieten umfassenden Support, der für Unternehmen mit komplexen Anforderungen wie der Verwaltung der Gehaltsabrechnung in mehreren verschiedenen Ländern nützlich sein kann.

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3. Bereiten Sie sich auf die Datenmigration vor

Die Umstellung auf ein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem ist eine gute Idee, aber die Übertragung Mitarbeiterdaten kann eine Herausforderung sein — und die richtige Vorbereitung ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden.

Um einen erfolgreichen und sicheren Datenmigrationsprozess zu gewährleisten:

• Gehaltsabrechnungsdaten überprüfen und aktualisieren, entfernt veraltete Informationen.
• Daten kartografieren und bereinigen, im Einklang mit bewährten Verfahren zur Datenqualität, um Konsistenz zu gewährleisten.‍
• Testen Sie den Migrationsprozess um sicherzustellen, dass alles funktioniert, bevor Sie zu Ihrer neuen Gehaltsabrechnungslösung wechseln.
  

💡 Achten Sie darauf, Ihr HR-Team darin zu schulen, die Gehaltsabrechnungssoftware sicher und effektiv zu verwenden, um Fehler zu vermeiden und die Akzeptanzraten zu verbessern.

4. Übertragen Sie Daten auf Ihre neue Plattform

Sobald Sie Ihre Gehaltsabrechnungsdaten geprüft, kategorisiert und bereinigt haben, können Sie sie auf Ihre neue Plattform zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung übertragen.

Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie Ihre Daten korrekt zugeordnet haben, damit sie sich nahtlos in Ihr neues Gehaltsabrechnungssystem einfügen. Wenn Sie dies nicht tun, funktioniert das System nicht so, wie es sollte, und es wird Ihren Gehaltsabrechnungsprozess nicht so rationalisieren und effizient machen, wie er es mit der Macht der Automatisierung sein sollte.

Nachdem Sie die Übertragung abgeschlossen haben, überprüfen Sie Ihre importierten Gehaltsabrechnungen mit Ihren Originaldaten, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
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5. Testen Sie den Prozess, bevor Sie die Gehaltsabrechnung durchführen

Wie das Sprichwort sagt: Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich auf das Scheitern vor! Wenn Sie Ihr neues automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem anhand eines kleinen Datensatzes gründlich testen, werden alle Prozessfehler oder Ungenauigkeiten erkannt, die nach der Einführung zu Problemen führen könnten.

In diesem Schritt kann sichergestellt werden, dass die Gehaltsabrechnungen, die Ihre Softwarelösung erstellt, korrekt sind und alle erforderlichen Informationen enthalten. Dazu kann auch die Überprüfung gehören, ob das Tool die Daten korrekt über die Plattform abgerufen und in Ihren Gehaltsabrechnungsprozess integriert hat.

Bitten Sie außerdem die Mitarbeiter Ihres Teams, verschiedene Szenarien zu testen, um einen genauen Überblick über die Leistung der Software zu erhalten und sicherzustellen, dass das Erlebnis intuitiv und benutzerfreundlich ist. Führen Sie diese Tests im Laufe der Zeit weiter durch (oder überprüfen Sie, ob Ihr Anbieter diese Verantwortung übernimmt), um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Tool herausholen.

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Fragen, die Sie sich bei der Auswahl einer Software zur Gehaltsabrechnungsautomatisierung stellen sollten

Es mag überraschend sein, aber viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen und sogar auf papiergestützte Methoden für die Gehaltsabrechnung. Daher müssen viele Unternehmen die Automatisierung erst noch nutzen, um ihren Teams eine dringend benötigte Lösung für ihre Frustrationen bei der Gehaltsabrechnung zu bieten.

Wenn Sie die Automatisierung der Gehaltsabrechnung in die Abläufe Ihres Unternehmens integrieren möchten, stellen Sie sich diese Fragen, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Entscheidung für Ihre Bedürfnisse treffen:

• Kann die Plattform zusammen mit meinem Unternehmen skaliert werden?
  Wachsende Unternehmen benötigen ein flexibles System zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung, das Personal-, Prozess- und Gesetzesänderungen berücksichtigen kann — unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter oder Standorte verwaltet werden müssen. Leapsome ist beispielsweise eine flexible Plattform, die sich problemlos skalieren und zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen lässt.

• Ist diese Software die kostengünstigste Option?
  Idealerweise sollten Sie eine Lösung wählen, die alle Funktionen bietet, die Sie benötigen — für die Gehaltsabrechnung und andere Personal- und Personalverwaltungsaufgaben — ohne dass Sie für etwas bezahlen müssen, das Sie nicht benötigen.
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• Bietet der Anbieter angemessene Unterstützung?
  Unabhängig davon, ob Sie sich für eine umfassende HRIS-Plattform oder einen Drittanbieter-Service entscheiden, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung einen guten Ruf hat ausgezeichneter Kundenservice während der Implementierung und darüber hinaus.
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• ‍Funktioniert dieses Tool mit meiner vorhandenen HR-Software?
  Die Aufgaben der Gehaltsabrechnung und des Personalmanagements sind eng miteinander verknüpft. Um den Wert Ihrer Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung zu maximieren, sollten Sie sicherstellen, dass sie Ihnen bei der Verwaltung Ihrer bestehenden Personalaufgaben hilft oder sich problemlos in Ihre aktuellen Aufgaben integrieren lässt HR-Prozesse.

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Die wichtigsten Vorteile der Gehaltsabrechnungsautomatisierung

Wie jede Geschäftsautomatisierungslösung kann die Gehaltsabrechnungsautomatisierung Ihnen helfen, produktivere, genauere und kosteneffizientere Abläufe zu führen. Im Wesentlichen kann es Ihnen ermöglichen, mit weniger mehr zu erreichen und die Herausforderungen zu bewältigen, die die Gehaltsabrechnung mit sich bringen kann. Zum Beispiel:

• Intelligentere Ressourcenzuweisung und ausgeglichenere Arbeitslasten — Es ist nicht ideal, wenn Personalfachleute ihre Arbeitstage damit verbringen, Gehaltsabrechnungsprobleme zu lösen, anstatt sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wie Onboarding von Mitarbeitern und Engagement-Initiativen. Effektive Tools zur Gehaltsabrechnung bedeuten, dass die Mitglieder des HR-Teams einen Teil ihrer Zeit frei haben, um ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten und sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die zum Unternehmenswachstum beitragen.
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• ‍Bessere Einhaltung der Vorschriften — Mehr Unternehmen als Sie denken, müssen aufgrund von Verstößen gegen die Vorschriften mit Strafen und rechtlichen Problemen rechnen. Wenn Sie automatisierte Software zu Ihrem Vorteil einsetzen, können Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Compliance-Anforderungen einhalten.
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• ‍Kosteneinsparungen — Dank der Automatisierung der Gehaltsabrechnung benötigen Sie kein ganzes Team von Finanzfachleuten und Buchhaltern, um Ihre monatlichen Gehaltsabrechnungsverpflichtungen zu erfüllen. Stattdessen können Sie mit dieser Art von Software wichtige Schritte im Gehaltsabrechnungsprozess verwalten und so Geld für Personal und ausgelagerte Gehaltsabrechnungsdienste sparen.

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Unterstützen Sie Ihre Personenteams mit einem automatisierten Gehaltsabrechnungssystem

Mit der Automatisierung der Gehaltsabrechnung können HR-Teams die manuellen, mühsamen Gehaltsabrechnungsaufgaben der Vergangenheit hinter sich lassen.

Diese Systeme wickeln die Dateneingabe, die Steuererklärung und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen effizient ab und ermöglichen so eine schnelle und genaue Gehaltsabrechnung in jedem Zyklus.

Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die sich nahtlos in andere HR-Funktionen integrieren lässt, können Sie die Gehaltsabrechnung von einem Verwaltungsaufwand in einen Prozess verwandeln, den sowohl Mitarbeiter als auch Personalabteilung lieben.

Und wenn du dich fragst, wie wählen Sie einen HRIS-Softwareanbieter mit allen Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt? Da können wir helfen!

Das neue HRIS von Leapsome bietet eine flexible Gehaltsabrechnungsautomatisierung, die darauf ausgelegt ist, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. In Kombination mit fortschrittlichen Tools zur Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterförderung kann es alle Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus zentralisieren und Ihnen dabei helfen, ein leistungsstarkes Arbeitsumfeld aufzubauen.

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