Dokumentenmanagement für Mitarbeiter: Best Practices für den Erfolg

Untersuchungen zeigen, dass über die Hälfte der Büroangestellten mehr Zeit damit verbringen, nach benötigten Dateien zu suchen, als auf Nachrichten und E-Mails zu antworten (1). Tatsächlich geben 47% der Mitarbeiter an, dass das digitale Organisationssystem ihres Unternehmens schwer zu nutzen ist, und fast ein Drittel der Mitarbeiter der Generation Z hat schon einmal darüber nachgedacht, ihren Arbeitsplatz aufgrund einer schlechten digitalen Organisation zu verlassen (2).

Für Personalfachleute sind diese Herausforderungen noch größer. Personalabteilungen müssen riesige Mengen an Informationen verwalten, von Einstellungsunterlagen und Leistungsbeurteilungen bis hin zu Gehaltsabrechnungsinformationen und Compliance-Dokumenten — und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf die richtigen Dateien zugreifen können.

Bei einem guten Dokumentenmanagement für Mitarbeiter geht es nicht nur darum, die Dateien in Ordnung zu halten, sondern auch darum, die Arbeit der Personalabteilung einfacher, schneller und effektiver zu gestalten. Wenn Personenteams Dokumente effizient speichern, organisieren und darauf zugreifen können, ebnet das den Weg für zufriedenere Teammitglieder, die ihre Zeit mit wirkungsvoller Arbeit verbringen können.

Unser Leitfaden gibt Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um ein erstklassiges Dokumentenmanagementsystem zu implementieren. Wir behandeln die Bedeutung des Dokumentenmanagements für Mitarbeiter, die Auswahl der richtigen Dokumentenverwaltungsplattform und bewährte Methoden, um das Beste aus den von Ihnen ausgewählten Tools herauszuholen.

1. Wakefield Research/Elastic, 2020

2. Adobe, 2023

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Bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten werden wichtige Mitarbeiter- und Personaldaten und -dateien gespeichert und organisiert. Dazu gehören grundlegende Personalinformationen, Einführungsunterlagen, Gehaltsabrechnungsdaten, Leistungsbeurteilungen, Teamfeedback und Unternehmensrichtlinien.

Viele Personalabteilungen haben sich von papierbasierten Systemen und Aktenschränken verabschiedet und sich für sichere digitale Dokumentenmanagementlösungen entschieden, die sofortigen Zugriff, integrierte Informationsflüsse und Analysen bieten.

Ohne effektive Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten riskieren Unternehmen:

• Geringere Produktivität, da Mitarbeiter Zeit mit der Suche nach wichtigen Dateien verschwenden
• Sicherheitslücken in der Datensicherheit, einschließlich Diebstahl oder Verlust kritischer Dokumente
• Unorganisierte HR-Prozesse, die die Effizienz behindern
• Verpasste Gelegenheiten, Dokumentendaten zu nutzen, um die Praktiken am Arbeitsplatz zu verbessern

Auf der anderen Seite bietet ein starkes Dokumentenmanagementsystem für Mitarbeiter mehrere Vorteile, darunter:

• Verbesserte Sicherheit durch Zugriffskontrollen zum Schutz vertraulicher Informationen
• Höhere Produktivität, da Dokumente einfacher und schneller zu finden sind
• Vereinfachte Datenanfragen und -prozesse mit Funktionen wie elektronischen Signaturen, optimierten Genehmigungen und automatisierter Kategorisierung
• Einhaltung der lokalen und branchenspezifischen Vorschriften
• Self-Service-Zugriff der Mitarbeiter auf Dateien, was ihre Erfahrung verbessert und die Personalabteilung entlastet
• Strategische Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Daten aus Leistungsbeurteilungen, Mitarbeiterfeedback, Gehaltsabrechnungsberichten und mehr
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5 Best Practices für Ihr Mitarbeiterdokumentenmanagementsystem

Die Schaffung eines robusten Dokumentenmanagementsystems für Mitarbeiter erfordert einen umfassenden Ansatz, der Prozesse rationalisiert, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und die Mitarbeitererfahrung verbessert. Sie benötigen die richtige Software und die richtigen Verfahren, um wichtige Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und darauf zuzugreifen.
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1. Definieren Sie Ihre Strategie für das Dokumentenmanagement

Ihre Dokumentenmanagementstrategie sollte ein lebendiges Dokument sein, das sich mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weiterentwickelt.

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes skizzieren:

• Arten von Mitarbeiterdaten zu speichern, deckt alle Kategorien von Aufzeichnungen und Informationen ab, die Sie verwalten müssen
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• Protokolle zum Importieren von Dokumenten mit definierten Prozessen zum Importieren und Speichern von Dateien. Eine standardisierte Namenskonvention kann für Konsistenz und einfaches Abrufen sorgen.
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• Zugriffsberechtigungen für Teammitglieder, um festzulegen, auf welche Dateien Mitarbeiter zugreifen können und welche auf die Personalabteilung beschränkt werden sollten
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• Möglichkeiten der Automatisierung um das Importieren, Speichern und Verwalten von Dokumenten zu optimieren und so die Effizienz zu verbessern
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• Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen, einschließlich Datenschutzprotokollen und Best Practices zur Verhinderung von unbefugtem Zugriff oder Verstößen
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2. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten korrekt und konsistent sind

Präzise Aufzeichnungen sind für ein effektives Dokumentenmanagement unerlässlich. Wenn Sie die Art und Weise, wie Daten gespeichert werden, standardisieren und sicherstellen, dass die Dateien auf dem neuesten Stand sind, können Fehler und Missverständnisse vermieden werden.

Richten Sie HR-Prozesse ein, um die Richtigkeit und Relevanz der Daten regelmäßig zu überprüfen. Richten Sie beispielsweise Erinnerungen ein, damit Mitarbeiter ihre persönlichen Daten überprüfen und aktualisieren können, oder fordern Sie halbjährliche Aktualisierungen der Aufzeichnungen von Auftragnehmern an, um sicherzustellen, dass diese auf dem neuesten Stand sind.

Einheitliche Dokumenttypen und -formate, einschließlich unternehmensweiter Vorlagen, erleichtern es auch Personalteams und Mitarbeitern, die benötigten Informationen zu finden.
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3. Stellen Sie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und strenge Sicherheitsmaßnahmen sicher

Die Datenschutzstrategie Ihres Unternehmens muss den geltenden lokalen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen, die regeln, wie Sie Mitarbeiterdaten erheben, verwenden und speichern.

Beispielsweise erfordert die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) der Europäischen Union eine ausdrückliche Zustimmung zur Erfassung personenbezogener Daten, während der California Consumer Privacy Act (CCPA) der Vereinigten Staaten die Rechte der Einwohner Kaliforniens in Bezug auf sensible, persönlich identifizierbare Informationen regelt (oder“sensible PII“) wie Bankkontonummern, Identifikationsdaten und Krankenakten.

Leapsomes HRIS-Konformitätsfunktionen kann dabei helfen, sensible Daten zu schützen und sich in diesem komplexen regulatorischen Umfeld zurechtzufinden. Mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows, anpassbaren Zugriffsberechtigungen und robusten Datenschutzprotokollen unterstützt unser HRIS die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung.
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4. Nutzen Sie Dokumentenanalysen für strategische Einblicke in Ihre Mitarbeiter

Mitarbeiterdokumente enthalten wertvolle Erkenntnisse für strategische Personalentscheidungen.

Sie können beispielsweise Folgendes verfolgen:

• Teilnahme der Mitarbeiter an Lern- und Entwicklungsprogrammen
• Abschlussquoten für betriebliche Schulungen
• Trends bei Abwanderung, Mitarbeiterbindung und Fehlzeiten
• Faktoren, die die Mitarbeiterbindung beeinflussen, einschließlich Daten aus Mitarbeiterbefragungen und Austrittsgesprächen

Die HRIS-Software von Leapsome umfasst fortgeschrittene Personalanalytik um Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu überwachen und Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Indem Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Mitarbeiter im Laufe der Zeit und teamübergreifend untersuchen, können Sie Muster und potenzielle Probleme erkennen, bevor sie eskalieren. So könnten Sie beispielsweise zukünftige Qualifikationslücken prognostizieren oder vorhersagen, bei welchen leistungsstarken Mitarbeitern das Risiko besteht, dass sie das Unternehmen verlassen, indem Sie Daten zur Mitarbeiterbindung und Leistungsbeurteilung analysieren.
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5. Dokumente effektiv digitalisieren

Obwohl viele Mitarbeiterdokumente jetzt automatisch digital (oder „digital geboren“) sind, kommen einige Dateien möglicherweise immer noch im klassischen Stift-und-Paper-Format zu Ihrem Team. In diesem Fall benötigen Sie ein effizientes System zur Digitalisierung von Dokumenten. Dies beinhaltet normalerweise das Scannen oder die manuelle Eingabe der Daten in digitale Formulare.

Nach der Digitalisierung ist es ebenso wichtig, über ein sicheres Verfahren zum Schreddern und Entsorgen der ursprünglichen Papierversion zu verfügen, damit Sie keine unnötigen Kopien persönlicher Daten haben.
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Worauf Sie in Ihrer HR-Dokumentenverwaltungssoftware achten sollten

Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung für das Dokumentenmanagement für Mitarbeiter auf eine Plattform, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Die meisten Unternehmen möchten der Benutzerfreundlichkeit, dem nahtlosen Datenimport und der Integration von Daten anderer Mitarbeiter Priorität einräumen. Dies sind also einige wichtige Kriterien, die Sie bei Ihrer Recherche berücksichtigen sollten.

Folgendes sollten Sie bei der Abwägung der Optionen berücksichtigen:
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Wählen Sie ein All-in-One-Tool

Eigenständige Dokumentenverwaltungslösungen können einschränkend sein und Sie daran hindern, das Potenzial Ihrer Mitarbeiterdaten voll auszuschöpfen.

Ein All-in-One-System wie das von Leapsome CHRIS hilft Ihnen dabei, Ihre Personaldaten zu vereinheitlichen und in eine einzige Plattform zu integrieren. Sie können auf einfache Weise genaue Mitarbeiterprofile verwalten, Verträge verwalten, Dokumente massenimportieren und große Datenmengen verwalten. Mit diesem Ansatz können Sie auf Personaldaten zugreifen und diese analysieren und so Trends in Bezug auf Mitarbeiterengagement, Leistung, Mitarbeiterbindung und Qualifikationslücken aufdecken.
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Einfache Bedienung

Das richtige HRIS-Lösung denn Ihr Unternehmen sollte für den täglichen Gebrauch intuitiv sein. Halten Sie Ausschau nach Optionen mit einfachem Ausfüllen von Formularen und Uploads von Dokumenten, einem übersichtlichen Dashboard, Anpassungsfunktionen und einfach zu erstellenden Workflows.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass Ihr Tool über einen schnellen, reaktionsschnellen Kundensupport verfügt.
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Umfassende Dokumentenorganisation

Sie möchten eine Dokumentenverwaltungslösung wählen, mit der Sie speichern, darauf zugreifen und diese auswerten können alles Ihrer wichtigen Mitarbeiterdaten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Software für die Verarbeitung aller folgenden Informationstypen gerüstet ist:
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Zeiterfassung und Anwesenheit

Erfassen Sie geleistete Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Urlaubsanträge, Krankenurlaub und angefallene Urlaubszeiten, um die Einhaltung der örtlichen Vorschriften sicherzustellen, genaue Gehaltsabrechnungen zu führen und potenzielle Probleme zu identifizieren.
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Dokumentation zur Gehaltsabrechnung

Ihre ideale Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, wichtige Gehaltsabrechnungsdokumente, einschließlich Finanzdaten, Gehaltsabrechnungen, Überstundenanfragen und über die Gehaltsabrechnung gezahlter Steuern, einfach zu speichern, nachzuverfolgen, zu überprüfen und zu genehmigen. Dies hilft Ihnen dabei, die Steuervorschriften einzuhalten, und unterstützt Sie bei einem fairen und transparenten Vergütungsmanagement.
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Mitarbeiterbefragungen

Das Sammeln und Analysieren von Daten aus Mitarbeiterbefragungen, einschließlich anonymer Umfragen und Abschlussinterviews, ist unerlässlich, um die Stimmung der Mitarbeiter einzuschätzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, um die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Leapsomes Umfragen Modul hilft Ihnen dabei, umsetzbare Erkenntnisse aus Mitarbeiterfragebögen zu erstellen, zu verteilen und zu generieren. Mit KI-gestützten Funktionen können Sie umfangreiche Antworten in klare Erkenntnisse umwandeln. So können Sie die Faktoren berücksichtigen, die die Zufriedenheit und den Erfolg Ihrer Mitarbeiter beeinflussen.

Leistungsmanagement der Mitarbeiter

Tracking und Verwaltung der Mitarbeiterleistung mit einem effektiven Tool erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Fortschritte und Beiträge auf Mitarbeiter-, Team- und Unternehmensebene.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung das digitale Dokumentenmanagement für Leistungsbeurteilungen und Kompetenzrahmen für Mitarbeiter unterstützt. HR-Plattformen wie Leapsome sogar KI nutzen um den Bewertungsprozess noch reibungsloser und effizienter zu gestalten — zum Beispiel, indem das Schreiben von Bewertungen beschleunigt und wichtige Erkenntnisse aus Bewertungen gewonnen werden.
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Rückmeldung

Starke Feedbacksysteme können Ihnen helfen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Anerkennung aufzubauen. Von Leapsome Rückmeldung Tools machen es Teammitgliedern leicht, Feedback vor Ort privat zu teilen oder Siege öffentlich zu feiern.

Manager können auch ihr früheres Feedback anhand von Berichten aus Einzelgesprächen und Leistungsbeurteilungen überprüfen, um Muster zu beobachten und sich auf die Entwicklung zu konzentrieren.

Lern- und Entwicklungsaufzeichnungen

Die Nachverfolgung der Mitarbeiterschulungen ist entscheidend, um Qualifikationslücken zu erkennen, Programme zu personalisieren und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Weiterentwicklung zu schaffen.

Leapsomes Tools zum Lernen helfen Ihnen bei der Entwicklung von Lernpfaden, bieten On-Demand-Führungskurse an und nutzen KI, um das Lernerlebnis zu bereichern.

Mitarbeiterinformationen und Onboarding-Papiere

Eine großartige Dokumentenverwaltungsplattform bietet Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für Onboarding-Unterlagen, Kontaktinformationen, Vorfallberichte und Bewerbungsunterlagen.

Insbesondere müssen Sie sicherstellen, dass Ihr System die Onboarding-Unterlagen sicher speichern kann, einschließlich unterschriebener Verträge, Kontakt- und Angehörigeninformationen sowie zugehörige Anfragen oder Lösungen zur Barrierefreiheit.
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Compliance-Management und erweiterte Sicherheitsfunktionen

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem muss der Datensicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Priorität einräumen.

Achten Sie auf diese wichtigen Funktionen:

• Compliance-Workflows und Automatisierung
• Zugriffskontrolle mit maßgeschneiderten Berechtigungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Verschlüsselung der Daten

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Unsere HRIS-Software verfügt über erweiterte Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, einschließlich mehrstufiger Genehmigungen für den Zugriff auf oder die Änderung sensibler Daten. Schauen Sie sich das an Sicherheitsmaßnahmen und Zertifizierungen von Leapsome um zu sehen, wie ernst wir Datenschutz und Compliance nehmen.
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Sicherer und flexibler Vertragszugang

Ein modernes HRIS sollte Mitarbeitern sicheren Zugriff auf ihre Verträge und zugehörige Dokumente bieten.

Das HRIS von Leapsome ermöglicht es Teammitgliedern, Dokumente hochzuladen und anzusehen sowie Verträge sicher elektronisch zu unterzeichnen.

Sie können auch die Zugriffsberechtigungen anpassen, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit dem Datenschutz und den gesetzlichen Anforderungen in Einklang zu bringen und Ihre Prozesse sowohl sicher als auch benutzerfreundlich zu gestalten.
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Sorgen Sie mit der Verwaltung der Mitarbeiterdokumentation für unternehmensweite Veränderungen

Ein verbessertes Mitarbeiterdokumentenmanagement verbessert die Mitarbeitererfahrung und unterstützt die Unternehmensziele und die Einhaltung der Vorschriften.

Die umfassende HRIS-Lösung von Leapsome optimiert die Erfassung, Speicherung und Analyse von Mitarbeiterdokumenten.

Durch den sicheren, einfachen Zugriff auf wichtige Daten können HR-Teams effizienter arbeiten und datengestützte Entscheidungen treffen, die die Kundenbindung und Leistung verbessern.

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