Eine vollständige Checkliste für die HRIS-Anforderungen (+ eine kostenlose Vorlage!)

Die meisten Unternehmen glauben Sie haben eine klare HR-Technologiestrategie — aber viele haben Schwierigkeiten, diese Software zu verwenden, um Geschäftsziele zu erreichen.* Wie vermeiden Sie also diese Fallstricke, wenn Sie in ein neues HRIS investieren? Die Antwort ist die Wahl einer Plattform, die den Faktor Mensch im Mittelpunkt Ihrer Geschäftstätigkeit berücksichtigt.

Ihr HRIS sollte zwar Prozesse rationalisieren und Ergebnisse erzielen, dies sollte jedoch niemals auf Kosten der Mitarbeitererfahrung gehen. Schließlich wird Ihr Team das System regelmäßig verwenden, und ihre Erfahrung wird maßgeblich über den Erfolg entscheiden. Ihr HRIS muss die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllen, sich an unterschiedliche Herausforderungen anpassen und sich gleichzeitig in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens einfügen.

Unsere HRIS-Anforderungs-Checkliste zeigt Ihnen, wie eine ideale Lösung aussieht. Sie können dieses Dokument herunterladen und während des gesamten Auswahlprozesses darauf zurückgreifen, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Wahl treffen. Im Folgenden haben wir eine Aufschlüsselung der einzelnen HRIS-Anforderungen beigefügt, um Ihnen zu zeigen, wie sie funktionieren und welche Vorteile zu erwarten sind.

*HR.com, 2024

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Unsere kostenlose Vorlage für HRIS-Anforderungen zum Herunterladen

Einer der größten Beschäftigungstrends ist die Entwicklung hin zu konsolidierten Personal-, Anwesenheits- und Gehaltsabrechnungslösungen. Diese Art von Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu vereinfachen und so die Effizienz zu steigern und die Erfahrung der Mitarbeiter (EX). Anstatt zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, können HR-Teams alle ihre Personalverwaltungsaufgaben an einem Ort verwalten.

Wenn Sie diesen Ansatz verfolgen, stehen Sie möglicherweise unter einem gewissen Druck, die richtige Plattform zu wählen, da sie jeden Aspekt Ihrer Personalabteilung umfassen sollte. Der Vergleich der verschiedenen Anbieter und die Bewertung aller ihrer Funktionen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass sie Ihre HRIS-Geschäftsanforderungen erfüllen.

Zweifellos würden Sie lieber ein neues HRIS implementieren und sofort von den Vorteilen profitieren. Obwohl bekannt ist, dass der Recherche- und Auswahlprozess dauert bis zu fünf Monate, können Sie Ihre Optionen eingrenzen und viel Zeit sparen, indem Sie sich auf unsere herunterladbare HRIS-Auswahlcheckliste beziehen!

Da jedes Unternehmen anders ist, stellen Sie möglicherweise fest, dass diese herunterladbare Checkliste dies nicht widerspiegelt alles Ihre Bedürfnisse und Ziele — es eignet sich aber auch als Vorlage für HRIS-Anforderungen; nutzen Sie es als Inspiration für Ihre eigene Checkliste und passen Sie die Elemente an Ihren spezifischen Kontext an.

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Unsere Anforderungs-Checkliste enthält alle wesentlichen Funktionen, auf die Sie in einem HRIS achten sollten, um Zeit bei der Recherche zu sparen.
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Anforderungen an die HR-Software: Eine Aufschlüsselung

Wenn Sie die Funktionen und Vorteile der einzelnen Tools auf unserer HRIS-Evaluierungscheckliste verstehen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen. In der folgenden Analyse werden alle Elemente eingehender untersucht, damit Sie das Beste aus unserem kostenlosen Download herausholen können.
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Informationsmanagement für Mitarbeiter

Manuelles Sammeln und Organisieren Mitarbeiterakten ist zeitaufwändig und überwältigend. In der heutigen globalisierten Belegschaft müssen viele HR-Teams Personaldaten über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg verwalten und gleichzeitig dafür sorgen, dass alles konsistent und leicht zugänglich ist.

Ein Informationssystem erleichtert diesen Prozess, indem es als zentrale Datenbank fungiert. HR-Mitarbeiter können darauf zugreifen, egal wo sie sich befinden, um Aufgaben vom Hochladen von Verträgen bis hin zur Verwaltung von Abwesenheiten und Gehaltsabrechnungen zu erledigen. Erstklassige HRIS-Plattformen verfügen auch über Self-Service-Funktionen, sodass Teammitglieder ihre persönlichen Daten selbst einsehen und bearbeiten können. Diese Funktion kann HR-Fachleuten Zeit sparen und gleichzeitig den Mitarbeitern mehr Autonomie geben.

HRIS-Datenbanken enthalten vertrauliche Informationen wie Kontaktdaten und Finanzdaten; aus diesem Grund Das HRIS Ihres Unternehmens muss über detaillierte Kontrollen und Berechtigungen verfügen, damit die Mitarbeiter nur sehen können, was für ihre Rolle relevant ist. Dank intuitiver Benutzerberechtigungen können Sie das System so konfigurieren, dass Mitarbeiter geschützt werden, ohne dass Administratoren oder Ihre IT-Abteilung zusätzlichen Aufwand haben.
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Gehaltsabrechnung

Tools für die Gehaltsabrechnung automatisiere die Vergütung der Mitarbeiter verarbeiten. Sie rationalisieren und bezahlen Ihre Mitarbeiter effizient und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Dieser Vorteil kann zu erheblichen finanziellen Einsparungen führen, wie jeder durchschnittliche Gehaltsabrechnungsfehler Die Lösung kostet Unternehmen 291 US-Dollar.

Darüber hinaus erhöhen rechtzeitige und genaue Zahlungen das Vertrauen und tragen zur Aufrechterhaltung der Arbeitsmoral der Mitarbeiter bei. In wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist dies ein großer Beweis dafür, dass Ihr Unternehmen eine zuverlässige Einnahmequelle und Unterstützung für das gesamte Team ist. Diese Beruhigung kann auch zu einem besseren Wohlbefinden und einer besseren psychischen Gesundheit beitragen, wenn man bedenkt, die Mehrheit der Menschen sagen, Finanzen sind einer der größten Stressfaktoren in ihrem Leben.
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Zeit- und Anwesenheitsmanagement

Der Hauptzweck von Zeit- und Anwesenheitssoftware besteht darin, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen. Personal- und Gehaltsabteilungen können diese Informationen verwenden, um Folgendes zu berechnen:

• Löhne und Gehälter
• Aufgelaufenes PTO
• Überstundenquoten
• Fehlzeitenquoten
• Anspruch auf Leistungen

Zeit- und Anwesenheitsdaten können Ihrem Unternehmen einen Einblick in seinen Zustand und seine Gesamtleistung geben. Beispielsweise können hohe Fehlzeiten auf ein mögliches Problem hinweisen. Die Personalabteilung könnte dann die zugrunde liegende Ursache ermitteln und nach möglichen Lösungen suchen.

Diese Funktion ermöglicht es Personalfachleuten und Managern auch, Urlaubsanträge anzunehmen und zu genehmigen. Die Zentralisierung dieses Prozesses macht ihn viel schneller und einfacher. Administratoren können auch alle ausstehenden Anfragen über das Dashboard einsehen, sodass kein Risiko besteht, den Überblick zu verlieren und Probleme mit der Terminplanung zu verursachen.
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Vergütungs- und Leistungsmanagement

Mit einem guten HRIS sollten Sie in der Lage sein, die oben genannten Mitarbeiterdaten nahtlos mit Ihrem Vergütungsmanagement zu synchronisieren. Das heißt Automatisierung des gesamten Prozesses der Identifizierung derjenigen, die für Gehaltserhöhungen bereit sind, der Planung von Gehaltsgesprächen und der Durchführung der erforderlichen Änderungen im System. Alles, was Sie tun müssen, ist die Informationen zu überprüfen und zu genehmigen. Beispielsweise kann Ihnen Ihr Vergütungstool dabei helfen, festzustellen, ob ein Teammitglied Anspruch auf eine höhere Vergütung hat Gehaltsband basierend auf einer verbesserten Leistung.

Flexibilität ist der Schlüssel zur Implementierung eines Vergütungsprozesses und Leapsome Vergütung ermöglicht es Ihnen, skalierbare Vergütungs- und Beförderungssysteme mithilfe unserer Best-Practice-Vorlagen oder ganz von Grund auf neu zu erstellen — Sie haben die Wahl. Unsere Plattform macht es einfach, benutzerdefinierte Regeln zu erstellen, die alle Feinheiten Ihrer Unternehmensrichtlinien widerspiegeln, und sie an die Weiterentwicklung Ihrer Praktiken anzupassen.
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Leistungsmanagement

Wenn Sie sich für ein HRIS mit integriertem Leistungsmanagementsystem entscheiden, können Sie Bewertungen nahtlos in andere Prozesse integrieren. Sie können nämlich schneller auf relevante Daten zugreifen und schneller über die richtige Vorgehensweise entscheiden.

‍Leistungsbeurteilungen fordern Echtzeitdaten, daher ist es wichtig, dass alle Rückmeldungen über Mitarbeiter relevant und aktuell sind. Nehmen wir das Beispiel eines Teammitglieds, das mit dem Zeitmanagement zu kämpfen hat. Wenn es in den letzten Wochen begonnen hat, sich zu verbessern, müssen Manager Zugriff auf diese Daten haben, damit sie sie in die Diskussion einbeziehen können. Dann sind sie gut informiert und in der Lage, die Fortschritte des Mitarbeiters anzuerkennen, zu ermitteln, was zu der positiven Veränderung geführt hat, und nach Wegen zu suchen, wie die Verbesserung aufrechterhalten werden kann.

Prüfen Sie bei der Bewertung eines HRIS, ob die Software über ein umfassendes, kontinuierliches Leistungsmanagement Merkmal. Einige Plattformen verfügen nur über ein einfaches Tool, das Bewertungen plant und Notizen protokolliert. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, benötigen Sie eine HR-Plattform wie Leapsome, die verschiedene Leistungsbewertungsformate unterstützt, darunter Peer, 360-Grad und anonym Bewertungen von Führungskräften — Leapsome unterstützt all dies. Auf diese Weise erhalten Sie ein genaueres Bild von der Leistung der Teammitglieder und führen ganzheitliche Bewertungen durch, die dem Wachstum förderlich sind.
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Lernen und Entwicklung

Leistungsmanagement und Lernen und Entwicklung (L&D) gehen Hand in Hand. Sobald Manager und Mitglieder des Personalteams die Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten einer Person identifiziert haben, können sie Unterstützung in Form von Schulungen anbieten.

Die Wahl eines Systems mit integrierten Lern- und Entwicklungsfunktionen wie Leapsome gewährleistet Konsistenz und Kohärenz Ihrer L&D-Prozesse. Sie können erstellen Kompetenzrahmen die den Stellenbeschreibungen und Karrierewegen entsprechen. Und wenn Sie den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter verfolgen, können Sie den beruflichen Werdegang der einzelnen Personen, aktuelle Projekte und Schulungen für zusätzlichen Kontext heranziehen.

Ähnlich wie beim Leistungsmanagement behandelt ein ideales HRIS die Entwicklung nicht als Nebensache. Die Mitarbeiter betrachten dies als ein entscheidendes Element ihrer Arbeit, mit über zwei Drittel geben an, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit in ihrer Rolle bleiben werden wenn sie die richtigen Lernmöglichkeiten haben. Das HRIS Ihrer Wahl sollte Ihnen Zugang zu Kursen und Lernmaterialien aus verschiedenen Branchen bieten. Da Sie wahrscheinlich spezielle Schulungsbedürfnisse haben, benötigen die meisten Teams auch die Fähigkeit, Kurse von Grund auf neu zu entwickeln oder Vorlagen für bewährte Verfahren zu verwenden.
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Onboarding und Offboarding

Niemand profitiert mehr von einer Ausbildung als Neueinstellungen. Sie wollen nicht nur ihr Bestes geben und einen guten Eindruck hinterlassen, sondern sich auch an Ihre Bedürfnisse gewöhnen Unternehmenskultur und lernen Sie Ihre Prozesse von Grund auf kennen. Aus diesem Grund bieten Ihnen führende Anbieter wie Leapsome auch Zugriff auf spezielle Onboarding-Funktionen.

Eine gute Onboarding-Software geht über Einführungskurse hinaus. Sie können ganze Workflows entwickeln, die auf allem basieren, von Orientierungs- und Trainingseinheiten bis hin zu Einführungen und regelmäßigen Check-ins. Das bedeutet, dass Sie alle wichtigen Elemente des Onboardings erfassen können, die dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeiter im Team unterstützt und willkommen geheißen fühlen. Während sie den Onboarding-Zeitplan einhalten, solltest du auch in der Lage sein, ihren Fortschritt leicht zu verfolgen und Feedback auszutauschen, um etwaige Probleme zu lösen.

Onboarding-Software ist in den letzten Jahren noch wichtiger geworden, weil so viele Unternehmen gegangen sind Fernbedienung. Ihr HRIS ist oft der erste Kontaktpunkt für neue Mitarbeiter und spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung ihrer ersten Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen.
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Anonyme Umfragen

Da Ihre Mitarbeiter das Herzstück Ihrer Personalprozesse und Geschäftsprozesse sind, müssen Sie ihnen eine Stimme geben und sie in Ihre Entscheidungen einbeziehen. Das ist wo anonyme Feedback-Umfragen kommen Sie rein: Sie können Mitarbeiter bitten, sich direkt zu Aspekten Ihres Unternehmens zu äußern, die sich auf ihre Leistung, Entwicklung und ihr Engagement auswirken.

Unser Bericht über Beschäftigungstrends 2023 hat herausgefunden, dass Führungskräfte dazu neigen, das Engagement und das Wohlbefinden ihrer Teams deutlich zu überschätzen. Das Einholen von Feedback ist entscheidend, um den wahren Puls des Unternehmens zu messen — und Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme zu lösen.

Beispielsweise können umfangreiche organisatorische Veränderungen für die Mitarbeiter störend sein und oft zu Verwirrung, Angst oder Zweifeln führen. Wenn Ihr Unternehmen kürzlich ein Ereignis wie eine Welle von Entlassungen, eine Übernahme oder eine Betriebsüberholung erlebt hat, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen Durchführung einer Pulsumfrage um mit den Teammitgliedern zu sprechen und zu sehen, wie es ihnen geht. Ihre Antworten geben Ihnen einen Überblick über die allgemeine Stimmung Ihrer Mitarbeiter und helfen Ihnen dabei, die von Ihnen ergriffenen Initiativen zu priorisieren.
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Datenanalyse und Berichterstattung

All diese HRIS-Funktionen generieren eine riesige Datenmenge. Ein großartiges System stattet Sie mit den Analysetools aus, die Sie benötigen, um das Beste aus allen Informationen herauszuholen, die es Ihnen bietet. Auf diese Weise erhalten Sie detaillierte Einblicke in Ihre Belegschaft und Ihre Unternehmensleistung, die als Grundlage für Ihre strategischen Initiativen dienen.

Führend Software zur Personalanalyse ermöglicht es Ihnen, Ihre Datenanalyse- und Berichtseinstellungen an Ihre Bedürfnisse und Präferenzen anzupassen. Sie können alle Informationen segmentieren, filtern und visualisieren, um sie aus der richtigen Perspektive zu betrachten. Leapsome bietet Ihnen beispielsweise eine Vielzahl von Filteroptionen — wie Standort, Rolle und Ebene. Wenn also beispielsweise eine bestimmte Abteilung einen unterdurchschnittlichen Leistungswert hat, können Sie ihn erkennen und weiter untersuchen.

Mit dem Aufkommen der KI sollte ein gutes HRIS diese Technologie nutzen und Ihnen nützliche KI-gestützte Einblicke bieten, die praktisch sind, um sich schnell für Ihre nächsten Schritte inspirieren zu lassen.

Zum Beispiel Leapsome's KI-Copilot befähigt Manager durch:

• Verringerung ihrer Arbeitsbelastung. Vergessen Sie Papierkram und mentale Überlastung — Teamleiter können KI nutzen, um sich wiederholende manuelle Arbeiten zu automatisieren und maßgeschneiderte Empfehlungen und Aktionsschritte für ihre Berichte zu generieren. Dadurch gewinnen sie auch Zeit, um sich auf strategische, wirkungsvolle Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich auf geschäftige Arbeit zu konzentrieren.

• Einfache, datengestützte Entscheidungen treffen. Mit KI müssen Manager keine Stunden damit verbringen, Daten zu entziffern. Stattdessen können sie auf Erkenntnisse, Datenzusammenfassungen und Analysen in Echtzeit zugreifen, um transparente, objektive Entscheidungen zu treffen.

Datensicherheit und Schutz

Obwohl der Schutz von Daten oft übersehen wird, ist er ein wichtiger Bestandteil der Personal- und Personalstrategie. Die Anzahl der Verstöße hat sich zwischen 2022 und 2023 fast verdoppelt, mit vielen vielbeachteten Angriffen. Was ist mehr, Hacker sind am wahrscheinlichsten im Visier die Art von personenbezogenen Daten, die Sie in einem HRIS-System speichern würden. Unternehmen müssen also nachweisen, dass sie in der Lage sind, ihre Mitarbeiter zu schützen, um das Vertrauen aufrechtzuerhalten.

‍Wenn Sie sich für ein HRIS entscheiden, das hohe Sicherheitsstandards erfüllt, zeigen Sie Ihr Engagement für den Schutz Ihres Teams. Ihr ausgewählter Anbieter muss das System proaktiv überwachen und überprüfen, um die Einhaltung strenger Gesetze wie der Allgemeinen Datenschutzbestimmungen (DSGVO) der Europäischen Union sicherzustellen. Ihr HRIS sollte auch seine aktiven Zertifikate auflisten und nach ISO 27001 zertifiziert sein — genau wie Leapsome (schauen Sie sich unsere Sicherheits- und Datenschutzseite an).
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Das HRIS finden, das über die Anforderungen hinausgeht

Die Auswahl eines neuen HRIS sollte ein gründlicher und bewusster Prozess sein — aber die Arbeit, die Sie in die Auswahl der richtigen Plattform investieren, wird die Investition wert sein. Ein Anbieter, der alle Ihre Anforderungen an HR-Software erfüllt, kann Ihnen helfen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

In der Tat kann eine großartige HR-Technologie einen transformativen Effekt auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Geschäftsbetrieb haben. Eine HRIS-Plattform, die nicht nur Prozesse rationalisiert, sondern verbessert das Mitarbeitererlebnis kann Ihnen helfen, ein positives Umfeld zu schaffen, in dem die Menschen wirklich gerne arbeiten.

‍Leapsome versteht die Auswirkungen, die ein effektives, zentralisiertes HR-System auf ein Unternehmen haben kann. Aus diesem Grund haben wir unser HRIS eingeführt, um unsere bestehenden Funktionen zur Mitarbeiterförderung zu ergänzen. Sie können von HR-Softwaretools wie profitieren Lohn- und Gehaltsabrechnung und Anwesenheitsmanagement neben Performance, Entwicklung, und Engagement Tools, um Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.

‍Mit einem HRIS-System, das den Mitarbeitern Priorität einräumt, wie es Leapsome tut, können Sie ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich jeder wohlfühlt und erfolgreich ist.

👥 Stellen Sie die Leute an die erste Stelle und den Papierkram an zweiter Stelle
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Die HRIS-Funktionen von Leapsome ergänzen die Tools für Entwicklung, Leistung und Engagement und bieten Ihnen eine konsolidierte, mitarbeiterorientierte Lösung.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.