EGYM

😮‍💨‍ Die Challenge

Challenge #1: Keine standardisierten Prozesse für formelles Feedback zwischen Managern und ihren Direct Reports

Das HR‑Team des Smart‑Fitness‑Technologieanbieters EGYM stand vor einem typischen Scale‑up‑Problem: Formelles Feedback zwischen Managern und ihren Direct Reports war nicht standardisiert.

Nina Thiessen, Head of Talent Acquisition & People Operations bei EGYM, berichtet, dass es zwar grobe Leitlinien für Führungskräfte gab, wie sie ihren Mitarbeitenden Feedback geben sollten, das Fehlen klarer Standards jedoch zu mehreren Problemen führte.

Zum einen konnte HR nicht nachvollziehen, wer seine Feedback‑Gespräche tatsächlich führte und wer nicht. Im schlimmsten Fall bedeutete das: Manche Mitarbeitende (intern „eGymees“ genannt) bekamen überhaupt kein Feedback. Und dort, wo es Feedback gab, lief der Prozess sehr unterschiedlich ab - mit großen Qualitätsunterschieden, weil jede Führungskraft eigene Abläufe und Bewertungskriterien für ihr Team entwickelte.

Nina und ihr Team wussten: Dieses Setup unterstützt die Skalierung von EGYM nicht. Also machten sie sich daran, bessere Prozesse aufzusetzen und eine Plattform zu finden, auf der sich diese konsistent abbilden lassen.

„Wir wollten das gesamte Unternehmen auf das gleiche Niveau bringen und Kernkompetenzen definieren, die für jeden Mitarbeiter gelten sollten, der im Unternehmen arbeitet und die sich aus unseren Unternehmensgewohnheiten ableiten.“

Challenge #2: Viele manuelle, wiederkehrende Arbeit mit Google Forms

EGYM führte zudem Engagement‑Umfragen über Google Forms durch - mit erheblichem manuellen Aufwand fürs HR‑Team: in der Einrichtung, der Kommunikation und vor allem in der Auswertung der Ergebnisse.

Deshalb suchte HR gezielt nach einer Lösung, die Performance Management und Mitarbeiterengagement in einer Plattform vereint und so sowohl Feedback‑Prozesse als auch Engagement‑Umfragen effizient unterstützen kann.
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💜 Warum Leapsome

Nachdem EGYM die verfügbaren Lösungen im Markt geprüft hatte, war schnell klar: Leapsome bietet alle Funktionen, die sie brauchen. Ein wichtiger Pluspunkt: Die Plattform integriert sich direkt in Personio, ihr HRIS, sodass Mitarbeiterdaten nahtlos synchronisiert werden können.

EGYM erlebte Leapsome als sehr flexibel - sowohl in der Auswahl der Funktionen als auch in der Art, wie sich diese an interne Bedürfnisse anpassen lassen. Gleichzeitig überzeugte sie, wie benutzerfreundlich die Plattform für Mitarbeitende ist und wie stark sie den manuellen Aufwand im HR‑Team reduziert.

Nachdem der neue Performance‑Review‑Prozess mit einem Bewertungsrahmen aufgesetzt war, der direkt an die Unternehmenswerte von EGYM gekoppelt ist, rollten Nina und ihr Team den erweiterten Prozess im gesamten Unternehmen aus. Parallel dazu zog EGYM auch die halbjährlichen Engagement‑Umfragen in Leapsome um.

Zusätzlich zu Reviews und Engagement‑Umfragen nutzt EGYM auch die Praise‑Funktion von Leapsome. An jedem Standort gibt es eine physische „Kudos‑Wall“, an der Mitarbeitende Karten aufhängen können, um Kolleg:innen für gute Arbeit zu würdigen. Bislang war es allerdings schwierig, jemanden in einem anderen Büro standortübergreifend einzubeziehen.

Mit Leapsome können eGymees nun virtuell Kudos an Kollegen weltweit schicken - das Kudos‑Programm lässt sich so international skalieren. Eine Auswahl der besten Kudos der Woche liest der CEO in der unternehmensweiten Town‑Hall vor und macht damit die großartige Arbeit im gesamten Unternehmen sichtbar.

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🎯 Das Ergebnis: voller Überblick über den Review-Fortschritt und Umfragen, die echte Maßnahmen auslösen

Mehr Transparenz in Feedback-Zyklen und weniger manuelle Arbeit

Seit der Einführung von Leapsome hat Nina einen klaren Überblick darüber, wer Feedback‑Zyklen abschließt und wer nicht. Allein diese Transparenz ist ein deutlicher Fortschritt gegenüber dem früheren Status quo.

Nina und ihr Team haben außerdem die Manager interviewt, um Feedback zum neuen Prozess und zu Leapsome als Plattform einzuholen. Das Echo war durchweg positiv: Die Plattform ist leicht zu bedienen, und der neue Prozess hilft Führungskräften, ihren Teams wirklich produktives Feedback zu geben.

„Leapsome ist sehr benutzerfreundlich - sowohl für die Personalabteilung als auch für unsere Mitarbeiter. Es gab uns die Flexibilität, unseren spezifischen Feedback-Prozess umzusetzen, und es hat einen Großteil der manuellen Arbeit reduziert, die wir hätten erledigen müssen.“

Durch die integrierten Umfrage‑Vorlagen von Leapsome mit Best‑Practice‑Fragen wurde auch der Aufwand für die halbjährlichen Engagement‑Umfragen drastisch reduziert. Zusätzlich hat EGYM dank automatischer Erinnerungen und Benachrichtigungen die Teilnahmequote deutlich gesteigert.

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📈 Höhere Teilnahme und datenbasierte Einblicke aus Engagement-Umfragen

„Seit wir unsere Engagement-Umfragen auf Leapsome umgestellt haben, verzeichnen wir Rekordzahlen bei der Mitarbeiterbeteiligung, was unglaublich ist.“

Die People‑Analytics‑Funktionen von Leapsome machen die Auswertung der Ergebnisse deutlich einfacher. Heatmaps liefern eine detaillierte Aufschlüsselung der Resultate und lassen sich nach zahlreichen Merkmalen segmentieren. Über die Funktion für anonyme Konversationen können Nina und ihr Team außerdem direkt auf Kommentare eingehen und Rückfragen stellen – für noch tiefere Einblicke in das, was Mitarbeitende bewegt.

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🔜 Wie es für EGYM und Leapsome weitergeht

Nachdem Nina und ihr Team die Möglichkeiten von Leapsome Im Bereich Ziele und OKRs evaluiert haben, führen sie diese Funktionen nun ein, um noch mehr Transparenz und Alignment im gesamten Unternehmen zu schaffen.

Außerdem evaluiert Nina die Learning‑Funktionen von Leapsome, um ihren Leadership‑Development‑Track digital abzubilden und Manager noch gezielter zu entwickeln, sowie ein verbessertes Onboarding‑Erlebnis für neue Mitarbeitende zu gestalten.

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