Wie hy mit Leapsome eine All‑in‑One‑Lösung für Employee Development, Performance und Engagement gefunden hat
„[…] Ich liebe es, wie einfach das System zu bedienen ist und wie gut es sich an bestehende Prozesse anpassen lässt. Es liefert unglaublich viele Daten.
Wir lieben zum Beispiel die Survey‑Heatmap. Sie zeigt dir sofort, wo die Problemfelder in der Organisation liegen und wo du ansetzen musst, um das Arbeitsumfeld zu verbessern. […] Es entstehen sehr viele Initiativen direkt aus der Nutzung von Leapsome.“
Das People‑Team von hy stand vor einer Situation, die viele HR‑Teams kennen: Performance‑Reviews liefen über einen umständlichen, manuellen Prozess.
Die Reviews wurden in Google Sheets ausgefüllt, Ergebnisse in Google Docs übertragen und von dort mit Führungskräften geteilt. Abgesehen davon, dass dieser Prozess für ein wachsendes Unternehmen nicht skalierbar ist, war er schon bei 60 Mitarbeitenden extrem zeitintensiv. Zeit, die in wirkungsvolle Initiativen fließen könnte, ging fürs Kopieren und Einfügen zwischen Tools drauf - mit wachsendem Risiko für Fehler, Inkonsistenzen und verlorene Informationen.
hy wollte den Review‑Prozess automatisieren und optimieren. Das Ziel: Zeit für das People‑Team zurückgewinnen und gleichzeitig besseren Einblick in frühere und aktuelle Reviews erhalten. Fragen und eine eigene Skill‑Matrix waren bereits vorhanden, man suchte eine Lösung, die sich an diese bestehenden Prozesse anpasst, nicht umgekehrt.
Teile des People‑Teams kannten Leapsome bereits – darunter Tina Chater, Director People & Organization. Bei der Suche nach einer passenden Lösung wurde schnell klar: Leapsome könnte nicht nur den Review‑Prozess verbessern, sondern auch Engagement‑Umfragen abbilden, Entwicklungsziele tracken und Lerninhalte hosten - alles auf einer Plattform. Für hy bedeutete das: statt 3–4 unterschiedlichen Tools eine zentrale Lösung für alle People‑Prozesse.
„Unser Hauptziel war eine All‑in‑One‑Lösung. Wir hatten unser HRIS, Peakon für Surveys, Google Sheets für Reviews und Google Docs für Ziele. Wir wollten eine Lösung, die Reviews, Surveys und Ziele abdeckt und uns später ermöglicht, auch Learning zu integrieren.“
Leapsome ermöglichte es hy, den Review‑Prozess zu automatisieren und schlank aufzusetzen - bei hoher Flexibilität, um alles an die eigenen Anforderungen anzupassen. Innerhalb von zwei Wochen liefen alle Umfragen über Leapsome. Nach weiteren vier Wochen war das Kompetenzmodell übertragen, Mitarbeitende konnten Entwicklungsziele setzen und ein neuer Review‑Zyklus war gestartet.
„Unser gesamtes Review‑System läuft inzwischen über Leapsome. Es passieren keine Übertragungsfehler mehr und für Manager ist es viel einfacher, vergangenes Feedback einzusehen. Nach dem Review definieren alle ihre Entwicklungsziele, die sie dann leicht in den nächsten Zyklus mitnehmen können.
Manager und ihre Direct Reports sehen alles an einem Ort und müssen nicht mehr mit mehreren Dokumenten arbeiten. Wir im People‑Team lieben die Automatisierung: Ist ein Zyklus einmal gestartet, erinnert das System automatisch alle daran, ihre Reviews zu machen.“
Der neue Prozess ermöglicht es, die operativen Teile der Reviews vollständig zu automatisieren: Erinnerungen laufen automatisch, manuelles Übertragen in andere Systeme entfällt. Vergangene Reviews, Entwicklungsziele, Kompetenzmodelle und Follow‑up‑Meetings sind in einem System gebündelt.
Das spart dem People‑Team nicht nur viel Zeit, sondern reduziert Fehlerquellen und Verwirrung. Führungskräfte haben einen vollständigen Überblick über die Entwicklung und Ziele ihrer Mitarbeitenden, und Mitarbeitende erhalten Feedback, das klar auf Lernen und Weiterentwicklung ausgerichtet ist.
Aktuell führt hy monatliche Engagement‑ und Onboarding‑Umfragen für neue Kollegen durch. Zusätzlich kann jede Abteilung eigene Surveys zu Themen starten, zu denen sie gezielt Input aus dem Team braucht.
Auf Unternehmensebene liegt ein besonderer Fokus auf regelmäßigen DEI‑Umfragen: hy beschäftigt viele großartige Frauen und misst der Frage, wie es ihnen geht, welche Anliegen sie haben und wo Verbesserungsbedarf besteht, hohen Stellenwert bei. Tina ist überzeugt, dass viele Initiativen ohne die Insights aus Leapsome gar nicht entstanden wären.
„Die Umfragen helfen Führungskräften enorm, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Viele Initiativen entstehen direkt aus den Survey‑Ergebnissen und ehrlich gesagt kommt sehr viel von dem, was wir tun, aus der Nutzung von Leapsome. Unsere Manager entdecken immer wieder neue Nutzungsmöglichkeiten. Das Tool hilft uns, viele Schichten in der Organisation sichtbar zu machen, die Aufmerksamkeit brauchen.“
🌱 100% der Mitarbeitenden setzen alle sechs Monate Entwicklungsziele
🏁 100% Review-Completion-Rate
💡100% Vertrauen in Daten und Analytics
🎯 Durchschnittsquote bei der Employee-Promoter Frage: 7.92 (26 eNPS score)
Alle Mitarbeitenden bei hy erhalten heute strukturierte Performance‑Reviews und halten ihre Entwicklungsziele direkt in Leapsome fest. Das sorgt für Transparenz, Alignment und Fokus auf individuelle Entwicklung. Manager sehen Kontext aus früheren Gesprächen und aktuellen Zielen auf einen Blick und können dadurch deutlich gezielter Feedback geben. Operativ läuft der gesamte Prozess deutlich reibungsloser, und das People‑Team gewinnt wertvolle Zeit zurück. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass Reviews wirklich stattfinden.
Auch bei den Survey‑Ergebnissen sieht Tina einen klaren Aufwärtstrend. Mit der Heatmap-Funktion identifiziert das Team organisationale Pain Points und plant gezielte Maßnahmen. Das Ergebnis: deutlich verbesserte Employee‑Promoter‑Scores – im Schnitt 7,92, entsprechend einem eNPS von 26.
hy hat sich ein Ziel von 8 gesetzt und plant, diesen Wert zu übertreffen - mit einem verstärkten Fokus auf das Engagement‑Modul von Leapsome, um Kommunikation und Bindung weiter zu stärken. Durch die engere Analyse der Survey‑Ergebnisse und die Nutzung der Analytics‑Funktionen möchte das People‑Team ein noch vollständigeres Bild der organisationalen Herausforderungen gewinnen.
Mit den vielen Best‑Practice‑Fragen, Survey‑Templates und Benchmark‑Daten in Leapsome sieht Tina großes Potenzial, die Engagement‑Umfragen weiter zu schärfen, inklusive Vergleichen mit Unternehmen ähnlicher Größe und Branche. Ziel ist es, Mitarbeitenden die Sicherheit zu geben, dass ihre Stimme gehört wird und dass Feedback nicht im System versandet, sondern in konkrete Maßnahmen übersetzt wird.
Tina sieht einen zentralen Vorteil von Leapsome im exzellenten Customer‑Support und darin einen klaren Unterschied zu anderen Anbietern. Neben der umfangreichen Online‑Bibliothek mit Tutorials und Guides stehen Customer‑Success‑Manager jederzeit für Fragen oder Unterstützung beim Aufsetzen von Prozessen bereit.
„Was ich wirklich hervorheben möchte, ist der Customer Support. Wann immer wir ein Thema haben, ist unsere Account Managerin quasi auf Kurzwahl und sofort bereit in einen Call zu springen. Sie ist superhilfreich und beantwortet unsere Fragen direkt.
Das hebt Leapsome wirklich ab. Oft wartet man bei anderen Systemen tagelang auf Antworten und viele Anbieter haben sich von echten Ansprechpartnern entfernt.“
Neben dem Support empfiehlt Tina Leapsome allen, die eine People‑Enablement‑Plattform mit hoher Usability und Anpassbarkeit suchen. Sie schätzt, dass sich das System eng an bestehende Prozesse anlehnen lässt und gleichzeitig tiefe, vielfältige Analytics bereitstellt.
Zusammengefasst hat Leapsome dazu beigetragen, dass hy ein noch besserer Arbeitsplatz geworden ist. Mitarbeitende haben mehr Klarheit über ihre Entwicklung, können einfach Feedback geben und ihre Meinung teilen. Das macht Herausforderungen sichtbar, ermöglicht passende Initiativen und führt dazu, dass Führungskräfte fundiertere Entscheidungen für ihr Team treffen.
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