Wie The Jerky Outlet mit Leapsome Personalprozesse vereinfachte, das Mitarbeiterengagement veränderte und die Fluktuation um 30% reduzierte
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„Wir nutzen Leapsome für unsere jährlichen Mitarbeiterumfragen und Performance‑Reviews. Das ist großartig, weil die Plattform alles automatisiert und uns viel Zeit spart! So habe ich Luft für viele andere Aufgaben, statt ständig Kleinkram nachzuverfolgen. Gleichzeitig bringt uns das näher an unsere Teammitglieder: Wir sind nicht jeden Tag vor Ort bei ihnen, aber Leapsome gibt uns eine Möglichkeit, häufiger auf sie zuzugehen und in Kontakt zu bleiben.“
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Als Michelle Taylor vor sechs Jahren bei The Jerky Outlet anfing, stand sie vor einer großen Aufgabe: eine HR‑Funktion von Grund auf aufzubauen - für ein Unternehmen mit mehreren Standorten. Die familiengeführte Convenience‑Store‑Kette kämpfte mit manuellen HR‑Prozessen, fehlender, konsistenter Engagement‑Strategie und keinem zentralen System, um Mitarbeitende wirklich gut zu erreichen.
Trotz des starken Commitments fürs Team brauchte The Jerky Outlet einen smarteren Weg, Menschen zu unterstützen und zu binden. Genau da kam Leapsome ins Spiel.
Vor Leapsome war der Performance‑Review‑Prozess zeitaufwendig, unpersönlich und frustrierend - für Manager und Mitarbeitende. Manager füllten veraltete Papierformulare aus, was zu sich wiederholendem Feedback und wenig engagierten Mitarbeitenden führte.
„Bevor ich dazukam, lief alles auf Papier“, erinnert sich Michelle. „Das waren diese Old‑School‑Formulare, bei denen man nur Kästchen ankreuzt - hier ist der Mitarbeitende einzuordnen, und das war’s. Jeder Review sah gleich aus, jedes Jahr. Nichts hat sich wirklich verändert, es war nie spezifisch.“
Auf der Suche nach einer Lösung schaute sich Michelle mehrere Plattformen an, aber nur Leapsome kombinierte Automatisierung mit einem echten People‑First‑Ansatz.
Der Wechsel zu Leapsome drehte sich nicht nur um Effizienz, sondern darum, einen wirklich sinnvollen Review‑Prozess zu schaffen, der Entwicklung und Engagement unterstützt. Laut Michelle gilt: „Leapsome macht den Prozess viel spezifischer und persönlicher.“
The Jerky Outlet führte eine Reihe von Leapsome‑Modulen ein, darunter Reviews, Surveys, die Meeting‑Funktionen out‑of‑the‑box und erweiterte KI‑Features. So wurden ehemals überladene HR‑Tasks zu schlanken, intuitiven Prozessen.
Mit dem Reviews‑Modul konnte The Jerky Outlet strukturierte Leistungsbeurteilungen etablieren - inklusive automatischer Erinnerungen und KI‑gestützter Vorschläge für Feedback. Manager bekamen damit einen klaren Startpunkt, um durchdachte, persönliche Reviews zu schreiben. Dabei sparten sie spürbar Zeit und Aufwand, bei gleichzeitig größerem Impact.
„Leapsome spart uns einfach enorm viel Zeit. Manager sträuben sich nicht mehr dagegen, Reviews für ihre Teammitglieder zu machen. Früher sind sie immer hinten runtergefallen. Jetzt wissen sie genau, was ansteht, weil sie rechtzeitig E‑Mails und Erinnerungen erhalten. Das bringt sie dazu, früher darüber nachzudenken, was sie über ihre Teammitglieder sagen wollen. Für sie ist es wirklich einfach.“
Neben Effizienz sorgte der neue Review‑Prozess auch für mehr Zusammenarbeit und Engagement. Mitarbeitende können jetzt vor dem Manager‑Review Feedback einreichen - so entstehen relevantere, echte Dialoge auf Augenhöhe.
„Die Automatisierung ist super! Teammitglieder können Feedback geben, bevor ihre Manager das Review sehen, und Manager und Mitarbeitende kommen stärker ins Gespräch, anstatt dass nur die Manager das Feedback schreiben. Uns gefällt sehr, dass unsere Teammitglieder viel stärker in den Prozess einbezogen sind.“
Mit Leapsome Surveys gewann The Jerky Outlet wertvolle Einblicke, um Engagement und Zufriedenheit gezielt zu verbessern.
„Die Umfragen ermöglichen uns viel stärker datengetriebene Entscheidungen. Sie zeigen uns, wann wir mehr Leute rausschicken müssen, um direkt mit dem Team zu sprechen, wenn etwas nicht passt oder wo sie strugglen, ohne dass wir es gemerkt hätten. Sie helfen uns, neue Richtlinien zu entwickeln und geben uns die Richtung für nächste Schritte. Das hat uns auf jeden Fall weitergebracht.“
Das Meetings‑Modul von Leapsome unterstützt Manager dabei, Coaching‑Momente, Lob und andere wichtige Gespräche in Echtzeit festzuhalten. So entsteht eine laufende Historie zur Performance, auf die bei Reviews einfach zugegriffen werden kann.
„Unsere Manager nutzen die Meeting Notes inzwischen intensiv, um Gespräche mit Teammitgliedern zu dokumentieren – für den Moment, in dem Reviews anstehen“, sagt Michelle. „Wenn ein Manager spontan coachen oder jemandem Anerkennung geben will, kann er schnell eine Notiz anlegen – und wenn es Zeit für die Reviews ist, sieht er alle Einträge. Über ein Jahr hinweg vergisst man vieles und es ist deshalb viel leichter, wenn alles direkt vor einem liegt.“
Durch die Verbindung von Meetings‑Modul und Reviews konnte The Jerky Outlet eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und der Entwicklung aufbauen - mit besserer Kommunikation und spürbarem individuellem Wachstum.
Während des gesamten Umstiegs auf Leapsome erlebte Michelle das Customer‑Success‑Team als echten Partner. Das persönliche, praxisnahe Onboarding machte den Start leicht und auch heute erhält sie Unterstützung, wenn sie neue Funktionen erkundet.
„Unser Customer Success Manager hat unsere Reise wirklich getragen“, erzählt Michelle. „Ryan war großartig darin, mich Schritt für Schritt durch alles zu führen und zu erklären - vom Aufsetzen der Review‑Zyklen bis zur Automatisierung unserer Prozesse. Ihn im Zoom‑Call dabeizuhaben, wie er den Bildschirm teilt und meine Fragen live beantwortet, hat für mich den Unterschied gemacht.“
Die Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit des Leapsome‑Teams sind für Michelle ein echter Pluspunkt. „Ich weiß, dass ich ihnen mailen kann und sie antworten sofort“, sagt sie. „Ich mag es, persönlich face‑to‑face zu sprechen, Fragen zu stellen und alles gemeinsam durchzugehen. Dieser persönliche Service ist für mich das größte Highlight.“
Diese individuelle Begleitung war zentral für die Transformation bei The Jerky Outlet. Durch Unterstützung beim Setup, das Hinweisen auf neue Features und kontinuierliche Hilfe konnte das Customer‑Success‑Team dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken, Engagement zu stärken und echte Business‑Ergebnisse zu erzielen.
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📈 Über 90% Review-Teilnahme — ein deutlicher Anstieg gegenüber dem manuellen System früher
📉 30% weniger Turnover — von 89% auf 59% deutlich unter dem Branchen-Durchschnitt von 150%
⭐️ Höheres Engagement — starke Zuwächse bei der Teilnahme am Dream Program von The Jerkey Outlet
„Leapsome hat unsere Review‑Completion‑Rate auf jeden Fall erhöht und vor allem ist der Inhalt besser geworden. Die KI‑Funktion gibt Managern einen guten Einstieg, und sie passen den Text dann speziell auf ihr Teammitglied und dessen Situation an. Die Reviews sehen viel professioneller aus als früher und helfen unseren Managern, weil sie nicht mehr vor einem leeren Blatt sitzen und überlegen müssen, was sie schreiben sollen.“
„Als es darum ging, unseren Vertrag mit Leapsome zu verlängern, haben wir unsere Manager gefragt: Alle mochten das Tool und wollten unbedingt weiter damit arbeiten! Einige Manager wollen sogar noch tiefer einsteigen, bei Demos dabei sein und herausfinden, ob es weitere Features gibt, die ich noch gar nicht auf dem Schirm hatte, die sie aber in ihren Stores nutzen können.“
Für die Zukunft plant The Jerkey Outlet, den Einsatz von Leapsome weiter auszubauen, unter anderem durch:
… und mehr!
„Leapsome hat mich definitiv dazu gebracht, noch mehr Wege zu suchen, wie wir unser Team unterstützen und mit ihm in Kontakt bleiben können. Dinge, über die ich vorher nicht nachgedacht hätte“, sagt Michelle. „Es gibt viele versteckte Schätze. Je mehr ich die Plattform erkunde und mit dem Leapsome‑Team zusammenarbeite, desto mehr Features finde ich, die wirklich einen Unterschied für unser Business und unsere Leute machen können.“
Mit Leapsome als verlässlichem Partner stärkt The Jerky Outlet seine Mitarbeitenden, verbessert Retention und baut ein Arbeitsumfeld auf, in dem Menschen wirklich aufblühen können.
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