Storage of 6 workers data (+ Ideas for automated work processes)

Die Führung von Mitarbeiterdaten war schon immer für den Erfolg der Personalabteilung unerlässlich. Sie ermöglichte den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen für Aufgaben wie Urlaubsmanagement, Gehaltsabrechnung und Leistungsverwaltung.

Heute ist das Datensatzmanagement größtenteils digital und sieht ganz anders aus als vor einem Jahrzehnt. Es ist der zweitbeliebteste Anwendungsfall für HR-Technologie. 78% der Personalleiter betonen, dass eine einheitliche Quelle für Personaldaten erforderlich ist, um bessere Entscheidungen zu treffen. *

Bevor Sie jedoch über die Modernisierung und Optimierung Ihres Datensatzverwaltungsprozesses nachdenken können, müssen Sie die Mitarbeiterdaten verstehen, die Ihr Unternehmen für wichtige Personalfunktionen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen muss. In diesem Artikel wird genau das behandelt. Außerdem werden potenzielle Automatisierungsideen vorgestellt, mit denen Sie Zeit sparen können.

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‍*Bericht „Leapsome Workforce Trends“, 2024
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6 wichtige Mitarbeiterdatensätze, die HR-Teams führen sollten

Die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen variieren je nachdem, wo Ihr Unternehmen tätig ist. Es gibt jedoch sechs Arten von Aufzeichnungen, die Unternehmen üblicherweise priorisieren. Diese Aufzeichnungen enthalten in der Regel wichtige Mitarbeiterinformationen, die Folgendes unterstützen HR-Prozesse, wie Onboarding-, Leistungsmanagement- und Lern- und Entwicklungsinitiativen (L&D).

1. Persönliche Informationen

Personenbezogene Daten sind einzigartig und umfassen in der Regel die folgenden Daten eines Mitarbeiters:

• Gesetzliche und bevorzugte Namen
• Angaben zur Kontaktaufnahme
• Adresse
• Datum der Geburt
• Kontaktinformationen für Notfälle
• Nationale Identifikations- oder Sozialversicherungsnummer

Diese Aufzeichnungen sind für die Identifizierung, Kommunikation und Notfallmaßnahmen unerlässlich.

Im Gegensatz zu anderen Aufzeichnungen sind personenbezogene Daten nicht direkt mit der Rolle oder Leistung des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens verknüpft. Infolgedessen ändern sie sich tendenziell weniger häufig. Alle Aktualisierungen sollten jedoch umgehend in Ihrem Dokument angezeigt werden Dokumentenverwaltungssystem. Bereitstellung einer Plattform für Teammitglieder, die über ein Self-Service-Portal verfügt, wie HRIS von Leapsome, kann Aktualisierungen in Echtzeit optimieren.

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2. Aufzeichnungen über die Beschäftigung

In den Beschäftigungsunterlagen wird der Weg eines Mitarbeiters vom Kandidaten zum Teammitglied und während seiner gesamten Amtszeit beschrieben. Diese Aufzeichnungen enthalten in der Regel Dokumente aus der Einstellungsphase, Onboarding-Prozessund laufender Beschäftigungszeitraum, wie zum Beispiel:

• Bewerbung
• LEBENSLAUF
• Referenzen von Arbeitgebern
• Bieten Sie Briefe an
• Arbeitsvertrag
• Beschreibung der Tätigkeit
• Start-/Enddatum
• Visadokumente (falls zutreffend)

Diese Aufzeichnungen beschreiben die Beschäftigungsbedingungen einer Person und die Erwartungen an die Stelle und tragen so dazu bei, Fehlausrichtungen zu vermeiden.

Um die Einhaltung der lokalen Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, diese Aufzeichnungen sicher aufzubewahren und sie nur so lange aufzubewahren, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Wir empfehlen, einen Experten für Rechts- oder Personalkonformität zu konsultieren, um Ihre Aufbewahrungs- und Aufbewahrungsrichtlinien zu überprüfen.

3. Vergütungs- und Gehaltsabrechnungen

In den Lohn- und Gehaltsabrechnungen wird detailliert beschrieben, wie viel ein Mitarbeiter bezahlt wird und wann und wie diese Zahlungen geleistet werden. Zu den relevanten Dokumenten gehören häufig:

• Gehaltsstruktur
• Informationen zum Bonus
• Anwendbare Leistungen
• Steuerformulare
• Angaben zum Bankkonto
• Gehaltsabrechnungen
• VSOP-Vereinbarungen
• Gehaltsanpassungen

Diese Aufzeichnungen sind für genaue Gehaltszahlungen, Steuererklärungen und die Einhaltung der geltenden Arbeitsgesetze von entscheidender Bedeutung. Da in vielen Ländern spezielle Vorschriften zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen gelten, ist es wichtig zu wissen, was und wie lange aufbewahrt werden muss.

4. Leistungsrekorde

Leistungsnachweise dokumentieren den Fortschritt und das Wachstum eines Mitarbeiters. Zu den relevanten Dateien können gehören:

• Leistungsbeurteilungen
• Feedback von Managern und Kollegen
• Selbsteinschätzungen
• Verlauf der Werbeaktion

Leistungsaufzeichnungen gelten zwar nicht als traditionelle Mitarbeiteraufzeichnungen, aber sie werden zusammen mit anderen geführt Mitarbeiterakten kann Ihnen helfen, die Entwicklung der Teammitglieder im Laufe der Zeit zu verfolgen. Die Überprüfung der Leistungsnachweise aller Teams und Ihres gesamten Unternehmens kann auch als Grundlage für Strategien zur Mitarbeiterförderung dienen und Programm zur Mitarbeiterentwicklung.
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5. Aufzeichnungen über Schulungen und Zertifizierungen

Schulungs- und Zertifizierungsunterlagen enthalten Informationen über die Teilnahme und den Abschluss von Lern- und Entwicklungskursen, Workshops oder Programmen durch Teammitglieder. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter über Leapsome an einer obligatorischen Ethena-Schulung zu Compliance-Themen teilgenommen hat Lernen, dies würde sich in ihren Schulungs- und Zertifizierungsunterlagen widerspiegeln.

Die Dokumentation der Schulungen und Zertifizierungen eines Mitarbeiters unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zeigt das Engagement des Unternehmens für Wachstum und Qualifikationsentwicklung.

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6. Urlaubs- und Anwesenheitslisten

Gehen und Teilnahme Aufzeichnungen erfassen die Zeit, die Mitarbeiter bei der Arbeit verbringen, und jede Zeit, die sie in Anspruch genommen haben, sei es für bezahlten Urlaub (PTO), Krankenstand oder andere Arten von verlassen. Während die Einzelheiten zwischen Voll- und Teilzeitbeschäftigten unterschiedlich sein können, beinhalten diese Aufzeichnungen in der Regel:

• Krankheitsurlaub
• Urlaubszeit oder PTO
• Elternzeit
• Trauerurlaub
• Alle anderen Auszeitrekorde
• Arbeitszeittabellen

Die Führung genauer Urlaubs- und Anwesenheitslisten ist unerlässlich, um Fairness, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und eine effektive Arbeitsplanung zu gewährleisten, insbesondere in Spitzenzeiten.

Beachten Sie, dass die Gesetze in Bezug auf Urlaubsansprüche und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen je nach Gerichtsbarkeit variieren. Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, wenden Sie sich an Experten aus den Bereichen Recht oder Personalwesen, um die spezifischen Anforderungen für Ihre Region zu ermitteln.

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Ideen zur Automatisierung des Prozesses zur Führung von Mitarbeiterakten

Zu wissen, welche Mitarbeiterdaten aufbewahrt werden müssen, ist nur ein Teil des Puzzles. Sie müssen jetzt feststellen die effizienteste, sicherste und gesetzeskonformste Art, diese Dateien zu speichern, darauf zuzugreifen und zu verwalten.

Lassen Sie uns einige der vielversprechendsten Arten hervorheben, wie People-Teams sind Automatisieren den Prozess zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, sodass sie weniger Zeit mit der Verwaltung verbringen und mehr Zeit für strategische HR-Initiativen.
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Erstellen Sie automatisierte Workflows, um Änderungen zu genehmigen

Mitarbeiterdaten sind dynamisch und müssen regelmäßig aktualisiert werden, um korrekt zu bleiben. Da viele dieser Aufzeichnungen vertrauliche Informationen enthalten, ist die Implementierung robuster Zugriffskontrollmaßnahmen unerlässlich.

Mit den richtigen Lösungen für die Verwaltung von Mitarbeiterakten, wie HRIS von Leapsome, Führungskräfte können Workflows einrichten, die sensible Daten schützen. Diese Systeme können den Zugriff auf vertrauliche Informationen auf der Grundlage von Autorisierungsstufen einschränken und für bestimmte Dokumentenänderungen die Genehmigung des Administrators einholen, um sicherzustellen, dass nicht genehmigte Aktualisierungen niemals abgeschlossen werden. Dieser Ansatz schützt sensible Daten, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.
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Nutzen Sie intelligente E-Signaturfunktionen

Mitarbeiterakten erfordern oft Unterschriften sowohl vom Mitarbeiter als auch von der Personalabteilung, und die manuelle Verwaltung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Die Automatisierung dieses Prozesses hilft, Zeit zu sparen, reduziert das Risiko, dass Vereinbarungen verpasst werden, und sorgt für reibungslosere Arbeitsabläufe.

Tools zur HR-Automatisierung, wie das HRIS von Leapsome, vereinfachen Sie dies, indem Sie standardisierte Dokumente — wie Onboarding-Dokumente und Stellenangebote — automatisch mit relevanten Mitarbeiterdaten ausfüllen. Sie senden auch automatische Erinnerungen für die Unterzeichner, wodurch administrative Verzögerungen minimiert und sichergestellt werden, dass wichtige Vereinbarungen rechtzeitig abgeschlossen werden.

Leapsomes integrierte E-Signatur-Lösung unterstützt die vollständige Einhaltung der Vorschriften und löst automatisch die Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES), das den eIDAS-Standards für Arbeitsverträge entspricht.

Verknüpfen Sie die Gehaltsabrechnung mit Ihren Mitarbeiterdaten

Halten genaue Mitarbeiteraufzeichnungen ist unerlässlich, um zeitaufwändige Probleme zu vermeiden wie Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus läuft. Durch die Zentralisierung der Mitarbeiterinformationen können Sie den gesamten Zahlungsprozess optimieren und das Fehlerrisiko reduzieren.

Für noch mehr Effizienz sollten Sie erwägen, eine Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten mit integrierter Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung Funktionen. Ein umfassendes Tool wie das HRIS von Leapsome automatisiert wichtige Aufgaben, von der Erfassung lohnabrechnungsrelevanter Daten bis hin zur Verarbeitung von Arbeitszeittabellen. Dadurch wird die manuelle Arbeit minimiert, sodass Sie sich bei jedem Vorgang auf alles konzentrieren müssen Gehaltsabrechnungszyklus genehmigt Personal- oder Vergütungsänderungen.

Außerdem die Software von Leapsome kennzeichnet Anpassungen automatisch, sodass Administratoren Unstimmigkeiten schnell erkennen und beheben können.
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Aufzeichnungen führen leicht gemacht mit Leapsome

Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung davon haben, welche Mitarbeiterdaten Ihre Personalabteilung speichern muss, ist es an der Zeit, Ihren aktuellen Ansatz zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu überprüfen. Haben Sie das Gefühl, in Mitarbeiterakten zu ertrinken? Möglicherweise benötigen Sie eine bessere Richtlinie zur Organisation, Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten. Haben Sie Lücken in Ihren vorhandenen Aufzeichnungen festgestellt? Es könnte an der Zeit sein, den Prozess zum Abrufen und Speichern von Datensätzen zu automatisieren.

Unabhängig von Ihrem Anliegen ist Leapsome hier, um Ihnen zu helfen. Unser HRIS wurde entwickelt, um den Prozess zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu optimieren, sodass Sie sich weniger Gedanken über das (digitale) Durchforsten von Dateien machen müssen und sich mehr darauf konzentrieren müssen, Mitarbeiterdaten zu nutzen, um das Erlebnis am Arbeitsplatz zu verbessern und bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.
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Häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterakten

Was sind Mitarbeiterdatensätze?

Mitarbeiterdatensätze (oder Mitarbeiterdateien) enthalten Informationen über Teammitglieder und ihre Historie mit einem Unternehmen. Die meisten Mitarbeiterdatensätze lassen sich in eine von zwei Kategorien einteilen:

• Persönliche Informationen über den Mitarbeiter, wie z. B. seine Personalausweis- oder Sozialversicherungsnummer. Diese Informationen ändern sich nicht und sind in der Regel vertraulich.

• Daten über die Beziehung des Arbeitnehmers zu seinem Arbeitgeber, einschließlich Arbeitsvereinbarungen, Informationen zur kontinuierlichen Aus- und Weiterbildung (L&D) und Vergütungsaufzeichnungen.

Mitarbeiterdaten sind für administrative Aufgaben erforderlich wie laufende Gehaltsabrechnung. Sie tragen auch dazu bei Personalanalytik Initiativen, indem Sie wichtige Einblicke in den Erfolg Ihrer Kampagnen zur Mitarbeiterförderung bieten.
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Warum ist es wichtig, Mitarbeiterdaten zu führen?

Die Führung von Mitarbeiterakten ist nicht nur für HR-Kernprozesse wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsmanagement und Leistungsverwaltung, ist aber auch für Folgendes von entscheidender Bedeutung:

• Einhaltung der Vorschriften — Viele Arbeitsgesetze verlangen von Arbeitgebern, grundlegende Mitarbeiterdaten zu führen. Zum Beispiel Die US-amerikanische Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) schreibt die Aufbewahrung von Personalakten vor. Eine genaue Aufzeichnung gewährleistet die Einhaltung dieser Anforderungen und bereitet Sie auf mögliche Audits vor. Konsultieren Sie immer Rechts- oder Compliance-Experten, um die in Ihrem Zuständigkeitsbereich geltenden Aufbewahrungspflichten zu überprüfen.

• Leistungsmanagement — Aufzeichnungen über die Leistung eines Mitarbeiters, einschließlich seiner Fortschritte Ziele und OKRs oder um spezifische Schulungen und Zertifizierungen zu erhalten, informieren Sie über eine Strategie für das Leistungsmanagement, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Diese Aufzeichnungen tragen auch dazu bei, eine faire, datengestützte Strategie für das Vergütungsmanagement indem wir Kandidaten für interne Beförderungen und Gehaltserhöhungen identifizieren.
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Wie lange sollten Sie Mitarbeiterdaten aufbewahren?

Wie lange Sie Mitarbeiterdaten aufbewahren sollten, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter vom Standort Ihres Unternehmens, dem Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter (insbesondere für Teams an entfernten Standorten) und vom Datensatztyp.

Zum Beispiel:

• Im Vereinigten Königreich Das Pay-as-You-Earn (PAYE) -System verlangt, dass Gehaltsabrechnungen drei Jahre lang aufbewahrt werden.
• In den Vereinigten Staaten Der Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt eine dreijährige Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen vor.
• In den Vereinigten Staaten Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) verlangt von Arbeitgebern außerdem, dass sie nach der Ausreise eines Arbeitnehmers ein Jahr lang grundlegende Personalakten aufbewahren.

Da die Vorschriften zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen je nach Gerichtsbarkeit und Art der Aufzeichnungen unterschiedlich sind, empfehlen wir, einen Juristen zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden.


Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.