6 wichtige Mitarbeiterdaten, die ihr führen solltet (plus Automatisierungsideen)

Die Führung von Mitarbeiterdaten war schon immer entscheidend für den Erfolg der Personalabteilung. Sie ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen für Aufgaben wie Abwesenheitsmanagement, Lohnabrechnung und Leistungsmanagement.

Heute ist das Datenmanagement größtenteils digital und sieht ganz anders aus als noch vor zehn Jahren. Es ist der zweithäufigste Anwendungsfall für HR-Technologie. 78 % der HR-Verantwortlichen betonen, dass eine einheitliche Quelle für Personaldaten nötig ist, um bessere Entscheidungen zu treffen. *

Bevor ihr jedoch über die Modernisierung und Optimierung eures Datenmanagements nachdenkt, müsst ihr verstehen, welche Mitarbeiterdaten euer Unternehmen für wichtige HR-Funktionen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen muss. Genau darum geht es in diesem Artikel. Außerdem stellen wir mögliche Automatisierungsideen vor, mit denen ihr Zeit spart.

📂 Schafft eine zentrale Informationsquelle für Mitarbeiterdaten

Mit dem HRIS von Leapsome verwaltet ihr Mitarbeiterprofile, organisiert Dokumente und aktualisiert Datensätze an einem intuitiven Ort.

👉 Mehr erfahren

‍*Leapsome Workforce Trends Report, 2024
‍

6 wichtige Arten von Mitarbeiterdaten, die HR-Teams führen sollten

Die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten variieren je nachdem, wo euer Unternehmen tätig ist. Es gibt jedoch sechs Arten von Daten, die Unternehmen üblicherweise priorisieren. Diese Daten enthalten in der Regel wichtige Mitarbeiterinformationen, die zentrale HR-Prozesse unterstützen, etwa Onboarding, Leistungsmanagement sowie Lern- und Entwicklungsinitiativen (L&D).

1. Persönliche Informationen

Persönliche Informationen sind individuell und umfassen in der Regel folgende Daten von Mitarbeitenden:

• Gesetzliche und bevorzugte Namen
• Kontaktdaten
• Adresse
• Geburtsdatum
• Notfallkontakte
• Nationale Identifikations- oder Sozialversicherungsnummer

Diese Daten sind für Identifikation, Kommunikation und Notfälle unerlässlich.

Anders als andere Daten sind persönliche Informationen nicht direkt mit der Rolle oder Leistung im Unternehmen verknüpft. Deshalb ändern sie sich tendenziell seltener. Alle Aktualisierungen sollten jedoch umgehend in eurem Dokumentenmanagementsystem erscheinen. Eine Plattform mit Self-Service-Portal für Teammitglieder, wie das HRIS von Leapsome, optimiert Aktualisierungen in Echtzeit.

🤔 Ihr wisst nicht, wo ihr bei der Dateiverwaltung anfangen sollt? Wir haben einen Leitfaden zusammengestellt: die beste Software zur Verwaltung von Mitarbeiterdateien 2025. Unsere Top-Empfehlungen bieten Zugriffskontrolle, Protokolle zum Speichern und Teilen von Dokumenten sowie Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende.

2. Beschäftigungsdaten

Beschäftigungsdaten zeichnen den Weg eines Teammitglieds vom Kandidaten zur festen Kraft und über die gesamte Betriebszugehörigkeit hinweg nach. Diese Daten enthalten in der Regel Dokumente aus der Einstellungsphase, dem Onboarding-Prozess und dem laufenden Beschäftigungszeitraum, zum Beispiel:

• Bewerbung
• Lebenslauf
• Arbeitgeberreferenzen
• Angebotsschreiben
• Arbeitsvertrag
• Stellenbeschreibung
• Start-/Enddatum
• Visadokumente (falls zutreffend)

Diese Daten beschreiben die Beschäftigungsbedingungen einer Person und die Erwartungen an die Rolle und helfen so, Missverständnisse zu vermeiden.

Um die lokalen Vorschriften einzuhalten, ist es wichtig, diese Daten sicher aufzubewahren und nur so lange zu speichern, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Wir empfehlen, eine Fachperson für Recht oder HR-Compliance hinzuzuziehen, um eure Aufbewahrungsrichtlinien zu prüfen.

3. Vergütungs- und Lohnabrechnungsdaten

Vergütungs- und Lohnabrechnungsdaten halten fest, wie viel ein Teammitglied verdient und wann und wie diese Zahlungen erfolgen. Zu den relevanten Dokumenten gehören häufig:

• Gehaltsstruktur
• Informationen zu Boni
• Geltende Leistungen
• Steuerformulare
• Bankverbindung
• Gehaltsabrechnungen
• VSOP-Vereinbarungen
• Gehaltsanpassungen

Diese Daten sind entscheidend für korrekte Gehaltszahlungen, Steuererklärungen und die Einhaltung der geltenden Arbeitsgesetze. Da in vielen Ländern besondere Vorschriften zur Aufbewahrung von Lohnabrechnungsdaten gelten, ist es wichtig zu wissen, was und wie lange aufbewahrt werden muss.

4. Leistungsdaten

Leistungsdaten dokumentieren den Fortschritt und die Entwicklung eines Teammitglieds. Dazu können folgende Dateien gehören:

• Leistungsbeurteilungen
• Feedback von Führungskräften und Kolleg*innen
• Selbsteinschätzungen
• Beförderungshistorie

Leistungsdaten gelten zwar nicht als klassische Mitarbeiterdaten, doch wenn ihr sie gemeinsam mit anderen Mitarbeiterakten führt, könnt ihr die Entwicklung der Teammitglieder über die Zeit verfolgen. Der Blick auf die Leistungsdaten einzelner Teams und des gesamten Unternehmens kann außerdem Strategien zur Mitarbeiterförderung und euer Mitarbeiterentwicklungsprogramm fundieren.
‍

5. Schulungs- und Zertifizierungsdaten

Schulungs- und Zertifizierungsdaten enthalten Informationen über die Teilnahme an und den Abschluss von Lern- und Entwicklungskursen, Workshops oder Programmen. Nimmt ein Teammitglied zum Beispiel über Leapsome Lernen an einer verpflichtenden Ethena-Schulung zu Compliance-Themen teil, schlägt sich das in seinen Schulungs- und Zertifizierungsdaten nieder.

Die Dokumentation von Schulungen und Zertifizierungen unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zeigt das Engagement des Unternehmens für Wachstum und Kompetenzentwicklung.

🎮 Stärkt eure L&D-Strategie

Leapsome Learning hilft Teammitgliedern, sich beim Onboarding einzuarbeiten und über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg engagiert zu bleiben.

👉 Jetzt entdecken

6. Abwesenheits- und Anwesenheitsdaten

Abwesenheits- und Anwesenheitsdaten erfassen die Zeit, die Mitarbeitende bei der Arbeit verbringen, und jede Zeit, die sie genommen haben, sei es für bezahlten Urlaub (PTO), Krankheit oder andere Formen der Abwesenheit. Die Details können sich zwischen Voll- und Teilzeitkräften unterscheiden, in der Regel umfassen diese Daten jedoch:

• Krankheitstage
• Urlaubstage oder PTO
• Elternzeit
• Trauerurlaub
• Alle weiteren Abwesenheitsnachweise
• Arbeitszeitnachweise

Genaue Abwesenheits- und Anwesenheitsdaten sind unerlässlich, um Fairness, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und eine effektive Personalplanung sicherzustellen, besonders in Spitzenzeiten.

Beachtet, dass die Gesetze zu Urlaubsansprüchen und zur Aufbewahrung von Daten je nach Land variieren. Um die Vorschriften einzuhalten, wendet euch an Fachleute aus Recht oder HR, um die konkreten Anforderungen für eure Region zu klären.

😍 Vereinfacht euer Abwesenheitsmanagement und eure Zeiterfassung

Mit der umfassenden Plattform von Leapsome erledigt ihr eure wichtigsten HR-Aufgaben an einem intuitiven Ort.

👉 Jetzt entdecken

Ideen zur Automatisierung der Mitarbeiterdatenführung

Zu wissen, welche Mitarbeiterdaten ihr aufbewahren müsst, ist nur ein Teil des Puzzles. Jetzt geht es darum, diese Dateien möglichst effizient, sicher und gesetzeskonform zu speichern, abzurufen und zu verwalten.

Schauen wir uns einige der vielversprechendsten Wege an, wie People-Teams die Mitarbeiterdatenführung automatisieren, damit sie weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit für strategische HR-Initiativen haben.
‍

Richtet automatisierte Workflows ein, um Änderungen zu genehmigen

Mitarbeiterdaten sind dynamisch und müssen regelmäßig aktualisiert werden, damit sie korrekt bleiben. Da viele dieser Daten vertrauliche Informationen enthalten, sind robuste Zugriffskontrollen unerlässlich.

Mit der richtigen Lösung für die Mitarbeiterdatenführung, wie dem HRIS von Leapsome, richten Führungskräfte Workflows ein, die sensible Daten schützen. Solche Systeme können den Zugriff auf vertrauliche Informationen anhand von Berechtigungsstufen einschränken und für bestimmte Dokumentenänderungen eine Freigabe durch Admins verlangen, sodass nicht genehmigte Aktualisierungen nie abgeschlossen werden. So schützt ihr sensible Daten, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.
‍

Nutzt smarte E-Signatur-Funktionen

Mitarbeiterakten erfordern oft Unterschriften von Mitarbeitenden und von der Personalabteilung, und die manuelle Verwaltung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Die Automatisierung dieses Prozesses spart Zeit, senkt das Risiko verpasster Vereinbarungen und sorgt für reibungslosere Abläufe.

Tools zur HR-Automatisierung, wie das HRIS von Leapsome, vereinfachen das, indem sie standardisierte Dokumente (etwa Onboarding-Unterlagen und Angebotsschreiben) automatisch mit relevanten Mitarbeiterdaten befüllen. Sie verschicken außerdem automatische Erinnerungen an die Unterzeichnenden, was administrative Verzögerungen minimiert und sicherstellt, dass wichtige Vereinbarungen rechtzeitig abgeschlossen werden.

Leapsomes integrierte E-Signatur-Lösung unterstützt vollständige Compliance und löst automatisch die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) aus, die für Arbeitsverträge den eIDAS-Standards entspricht.

Verknüpft die Lohnabrechnung mit euren Mitarbeiterdaten

Genaue Mitarbeiterdaten zu führen, ist unerlässlich, um zeitraubende Probleme wie Off-Cycle-Lohnabrechnungen zu vermeiden. Indem ihr die Mitarbeiterinformationen zentralisiert, optimiert ihr den gesamten Zahlungsprozess und senkt das Fehlerrisiko.

Für noch mehr Effizienz solltet ihr eine Lösung zur Mitarbeiterdatenführung mit integrierter Zeiterfassung und Lohnabrechnung in Betracht ziehen. Ein umfassendes Tool wie das HRIS von Leapsome automatisiert wichtige Aufgaben, von der Erfassung lohnrelevanter Daten bis zur Verarbeitung von Arbeitszeitnachweisen. Das minimiert manuelle Arbeit, sodass ihr euch in jedem Lohnabrechnungszyklus ganz auf die Freigabe von Personal- oder Vergütungsänderungen konzentrieren könnt.

Außerdem kennzeichnet die Software von Leapsome Anpassungen automatisch, sodass Admins Unstimmigkeiten schnell erkennen und beheben.
‍

Mitarbeiterdaten führen, leicht gemacht mit Leapsome

Jetzt, da ihr eine bessere Vorstellung davon habt, welche Mitarbeiterdaten eure Personalabteilung speichern muss, ist es Zeit, euren aktuellen Ansatz zur Datenführung zu überprüfen. Habt ihr das Gefühl, in Mitarbeiterakten zu ertrinken? Vielleicht braucht ihr eine bessere Richtlinie zum Organisieren, Aufbewahren und Löschen von Dokumenten. Habt ihr Lücken in euren vorhandenen Daten entdeckt? Dann ist es vielleicht Zeit, das Abrufen und Speichern von Daten zu automatisieren.

Was auch immer euer Anliegen ist, Leapsome hilft euch weiter. Unser HRIS ist darauf ausgelegt, die Mitarbeiterdatenführung zu optimieren, damit ihr euch weniger ums (digitale) Durchforsten von Dateien kümmern müsst und mehr darauf konzentrieren könnt, Mitarbeiterdaten zu nutzen, um das Arbeitserlebnis zu verbessern und bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

😍 Mitarbeiterdaten verwalten war nie einfacher

Erfahrt, warum Teams, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht, Leapsome gern nutzen, um HR-Prozesse zu optimieren.

👉 Demo buchen

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar. Wir haben uns um Richtigkeit und Vollständigkeit bemüht, können jedoch nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Steuerberater hinzuzuziehen.
‍

Häufige Fragen zu Mitarbeiterdaten

Was sind Mitarbeiterdaten?

Mitarbeiterdaten (oder Mitarbeiterdateien) enthalten Informationen über Teammitglieder und ihre Historie im Unternehmen. Die meisten Mitarbeiterdaten lassen sich einer von zwei Kategorien zuordnen:

• Persönliche Informationen über das Teammitglied, etwa die Personalausweis- oder Sozialversicherungsnummer. Diese Informationen ändern sich nicht und sind in der Regel vertraulich.

• Daten über die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber, einschließlich Arbeitsvereinbarungen, Informationen zur kontinuierlichen Aus- und Weiterbildung (L&D) und Vergütungsdaten.

Mitarbeiterdaten sind für administrative Aufgaben wie die laufende Lohnabrechnung erforderlich. Sie fließen außerdem in People-Analytics-Initiativen ein und liefern wichtige Einblicke in den Erfolg eurer Maßnahmen zur Mitarbeiterförderung.
‍

Warum ist es wichtig, Mitarbeiterdaten zu führen?

Die Führung von Mitarbeiterdaten ist nicht nur für HR-Kernprozesse wie Lohnabrechnung, Abwesenheitsmanagement und Leistungsmanagement zentral, sondern auch für Folgendes entscheidend:

• Compliance: Viele Arbeitsgesetze verpflichten Arbeitgeber, grundlegende Mitarbeiterdaten zu führen. So schreibt zum Beispiel die US-amerikanische Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) die Aufbewahrung von Personalakten vor. Eine genaue Datenführung stellt die Einhaltung dieser Anforderungen sicher und bereitet euch auf mögliche Audits vor. Zieht immer Fachleute aus Recht oder Compliance hinzu, um die in eurem Zuständigkeitsbereich geltenden Aufbewahrungspflichten zu prüfen.

• Leistungsmanagement: Daten über die Leistung eines Teammitglieds, einschließlich der Fortschritte bei Zielen und OKRs oder bei bestimmten Schulungen und Zertifizierungen, fundieren eine Strategie für Leistungsmanagement, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Diese Daten unterstützen auch eine faire, datengestützte Strategie für das Vergütungsmanagement, indem sie Kandidat*innen für interne Beförderungen und Gehaltserhöhungen sichtbar machen.
  ‍

Wie lange solltet ihr Mitarbeiterdaten aufbewahren?

Wie lange ihr Mitarbeiterdaten aufbewahren solltet, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter der Standort eures Unternehmens, der Arbeitsort eurer Mitarbeitenden (besonders bei verteilten Teams) und die Art der Daten.

Zum Beispiel:

• Im Vereinigten Königreich verlangt das Pay-as-you-earn-System (PAYE), dass Lohnabrechnungsdaten drei Jahre lang aufbewahrt werden.
• In den USA schreibt der Fair Labor Standards Act (FLSA) eine dreijährige Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungsdaten vor.
• In den USA verlangt die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) von Arbeitgebern außerdem, grundlegende Personalakten nach dem Austritt eines Teammitglieds ein Jahr lang aufzubewahren.

Da die Vorschriften zur Datenaufbewahrung je nach Land und Datenart unterschiedlich sind, empfehlen wir, eine Fachperson für Recht hinzuzuziehen, um die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherzustellen.


Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar. Wir haben uns um Richtigkeit und Vollständigkeit bemüht, können jedoch nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Steuerberater hinzuzuziehen.