Ein moderner Leitfaden zur Reduzierung von Fehlzeiten

Ob sie krank sind, mit Stress zu kämpfen haben oder mit einem persönlichen Notfall zu kämpfen haben, Mitarbeiter müssen manchmal eine unerwartete Auszeit nehmen.

Der Umgang mit Abwesenheiten kann für Personalfachleute und Manager jedoch schwierig sein. Ungeplanter Urlaub kann Arbeitsabläufe stören, Teams belasten und sehr teuer sein — allein die Arbeitgeber in den USA kosten sie Milliarden pro Jahr.

‍Fehlzeiten nehmen ebenfalls zu. Laut CIPD erreichte die durchschnittliche Fehlzeitenrate 2023 mit 7,8 Tagen pro Mitarbeiter und Jahr einen deutlichen Anstieg gegenüber 5,8 Tagen pro Mitarbeiter im Jahr 2019.* Dies deutet darauf hin, dass Unternehmen noch einiges zu tun haben, um die Ursachen ungeplanter Urlaube zu bekämpfen und die Belastung der Personal- und Personalteams zu minimieren.

Was können Arbeitgeber also tun, um Fehlzeiten in ihren Unternehmen zu reduzieren? Gehen wir der Sache auf den Grund.

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*CIPD, 2023

Was gilt als Fehlzeit und warum ist sie für HR-Teams im Jahr 2024 so wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter möglicherweise nicht zur Arbeit kommen kann. In den meisten Fällen liegt es an einem Feiertag, einem Termin oder einer anderen Art von Verpflichtung, die im Voraus vereinbart und genehmigt wurde. Wenn wir uns jedoch auf beziehen Nichtanwesenheit, wir sprechen über die ungeplanter, unvorhersehbarer Urlaub, der in Unternehmen aller Größen und Branchen vorkommt.

Dies könnte eine kurzfristige Abwesenheit beinhalten in folgenden Fällen:

• Geringfügige Krankheit oder Verletzung
• Sofortige Notfälle
• Plötzliche familiäre Probleme (wie Kinderbetreuung oder Altenpflege)
• Pflicht der Jury
• Probleme mit dem Transport
• Probleme im Zusammenhang mit dem Wetter
• Trauerurlaub
• Arbeitsunfälle

Darüber hinaus können längerfristige Abwesenheiten verursacht werden durch:

• Länger andauernde körperliche oder psychische Erkrankung
• Komplexe persönliche Notfälle
• Kündigung des Arbeitsplatzes (wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz ohne vorherige Ankündigung verlässt und nicht beabsichtigt, zurückzukehren)

Diese Szenarien sind häufiger als Sie vielleicht denken, und investieren Sie in bessere HR-Prozesse kann einige dieser Probleme minimieren.

Die Bekämpfung von Fehlzeiten ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt auf den Geschäftsbetrieb und das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken. Die Kosten ungeplanter Fehlzeiten:

• 4.080 USD jährlich pro Vollzeitmitarbeiter
• 2.040 US-Dollar pro Jahr pro Teilzeitbeschäftigtem

Diese Zahlen spiegeln Produktivitätseinbußen, eine angespannte Arbeitsmoral, gestiegene Gesundheitsausgaben, Kosten für Ersatzversicherungen und zusätzliche Verwaltungskosten wider.
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Wie passt Präsentismus ins Bild?

Präsentismus tritt auf, wenn Mitarbeiter physisch bei der Arbeit sind, aber aufgrund von Krankheit, Stress oder anderen persönlichen Herausforderungen unproduktiv sind. Wie Fehlzeiten reduziert Präsentismus die Produktivität und kann zu Burnout führen.

Zu den Faktoren, die zum Präsentismus beitragen, gehören:

• Giftige Arbeitsplatzkultur
• Angst, als leistungsschwach wahrgenommen zu werden
• Fehlender verfügbarer Versicherungsschutz für Verantwortlichkeiten.

Berufstätige, die unter Präsentismus leiden, verlieren durchschnittlich 2,6 produktive Stunden täglich — das heißt, sie arbeiten nicht so produktiv und laufen Gefahr, auszubrennen.

Unter Berücksichtigung all der oben genannten Punkte, Reduzierung der Fehlzeiten und Präsentismus sollte ein zentrales Anliegen aller Organisationen sein, die ihren Personalmanagementansatz verbessern und eine gesunde Mitarbeiterschaft fördern wollen Unternehmenskultur.
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6 Schritte zur Reduzierung von Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen

Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich außerhalb der Arbeit Zeit zu nehmen, um sich mit Angelegenheiten zu befassen, die für sie wichtig sind. Um jedoch sicherzustellen, dass sich diese Situationen nicht negativ auf den internen Betrieb und den Rest des Teams auswirken, ist es wichtig, eine effektive Abwesenheitsmanagement System an Ort und Stelle.

Hier sind sechs Schritte, um Fehlzeiten zu reduzieren und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern:

1. Überprüfen, analysieren und verbessern Sie Ihre Strategie für das Abwesenheitsmanagement

Ein robuster Abwesenheitsmanagement Das System ist unerlässlich, um Fehlzeiten zu verfolgen, zu verstehen und zu mildern. Um effektiv zu sein, sollte es klar, benutzerfreundlich und in der Lage sein, Trends zu erkennen.

Überlegen Sie, ob Ihr derzeitiger Ansatz Folgendes beinhaltet:

• Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter — Ermöglichen Sie es Teammitgliedern, Urlaub zu beantragen, Unterlagen einzureichen und PTO-Ansprüche mit minimalem Personalaufwand einzusehen.

• Automatisierte Urlaubsberechnungen — Stellen Sie sicher, dass die Ansprüche den Unternehmensrichtlinien und lokalen Vorschriften entsprechen.

• Abwesenheitsberichte und Analysen — HR-Teams sollten in der Lage sein, Muster leicht zu erkennen, Trends zu analysieren und die Auswirkungen von Fehlzeiten auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verfolgen.

• Integration der Gehaltsabrechnung — Ihr Abwesenheitsmanagementsystem sollte idealerweise mit Ihrem Gehaltsabrechnungsprozess verknüpft sein, sodass Sie bei Bedarf problemlos Gehaltsanpassungen vornehmen können (z. B. bei Überstunden oder unbezahltem Urlaub).

• Flexibles Richtlinienmanagement — Personenteams sollten in der Lage sein, die Regeln für das Abwesenheitsmanagement an unterschiedliche Situationen anzupassen, z. B. Vorschriften für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte.

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💡 Datengesteuertes Abwesenheitsmanagement hilft bei der Identifizierung gängiger Urlaubstypen und ermöglicht so fundiertere politische Anpassungen.

Als Beispiel für neue Richtlinien, die derzeit von Unternehmen weltweit umgesetzt werden, 19% der CIPD-Umfrageteilnehmer planen, in Zukunft eine Regelung für den regelmäßigen Gesundheitsurlaub einzuführen.

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2. Investieren Sie in Initiativen zur Mitarbeiterbindung und -förderung

Eine aktuelle Gallup-Studie fand heraus, dass Unternehmen mit hochmotivierten Teammitgliedern einen Rückgang der Fehlzeiten um 78% verzeichnen — plus eine Steigerung der Rentabilität um 23% und eine Steigerung des Wohlbefindens der Mitarbeiter um 70%. Es ist also klar, dass sich Investitionen in Mitarbeiterengagement positiv auf Ihre Mitarbeiter auswirken können und Ihre Organisation.

Zum Glück können leistungsstarke HR-Plattformen Ihnen helfen, Ihre Engagement-Initiativen zu verbessern und zu verwalten. Neben vielen anderen Funktionen hilft die KI-gestützte HR-Plattform von Leapsome Personalfachleuten bei der Implementierung Ideen für Mitarbeiterengagement mit leistungsstarken Funktionen, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht.

Zum Beispiel:

• Unser Umfragen Mit diesem Modul können Sie ganz einfach das Feedback Ihres Teams sammeln, um das Engagement und den Puls Ihrer Unternehmenskultur zu messen. Die KI von Leapsome kann Antworten analysieren und maßgeschneiderte Maßnahmen vorschlagen.
  
  
• Mit dem Tore Mit diesem Tool können Sie flexible Zielrahmen verwenden, um den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, eine hohe Leistung zu fördern und die Zielsetzung aussagekräftiger, abgestimmter und effizienter zu gestalten.
  
  
• Lernen ermöglicht L&D-Fachleuten und Managern, benutzerdefinierte Lernpfade zu erstellen und auf gebrauchsfertige Schulungsmaterialien zuzugreifen.
  
  
• Vergütung standardisiert Vergütungsprozesse, hilft bei der Schaffung fairer Vergütungsrahmen und verwaltet Vergütungsprüfungen.
  
  
• Sofortiges Feedback trägt zur Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Weiterentwicklung bei und ermutigt zu öffentlichem Lob, um die Moral zu verbessern — ebenso wie strukturierte Feedback-Anfragen.

Diese Tools tragen dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter geschätzt und unterstützt fühlen, wodurch die Wahrscheinlichkeit ungeplanter Abwesenheiten verringert wird.
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3. Checken Sie regelmäßig bei den Teammitgliedern ein

Manager zu ermutigen, regelmäßige Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitern zu vereinbaren, sollte in jedem Unternehmen Standard sein. Diese Praxis ist jedoch nicht verhandelbar, wenn Sie es mit der Reduzierung von Fehlzeiten ernst meinen, da sie dazu beiträgt, gesunde Kommunikationsmuster aufrechtzuerhalten und die Ursachen für ungeplanten Urlaub zu bekämpfen.

Es ist wichtig, sich bei allen Teammitgliedern zu erkundigen, die besorgniserregendes Abwesenheitsverhalten an den Tag legen, da dies ein Zeichen dafür sein kann, dass sie mit ihrer Arbeitsbelastung zu kämpfen haben oder sich ausgebrannt fühlen. Darüber hinaus sollten Manager erwägen, einen Gesprächstermin mit allen Mitarbeitern zu vereinbaren, die von einer längeren Abwesenheit zurückkehren. Bei diesen Treffen sollten Führungskräfte Folgendes anstreben:

• Klären Sie die Erwartungen ab, legen Sie Prioritäten fest und stellen Sie sicher, dass sie über laufende Projekte auf dem Laufenden sind.
• Behandeln Sie alle grundlegenden Probleme, die zu der längeren Abwesenheit geführt haben könnten.
• Zeigen Sie Unterstützung für den Einzelnen, indem Sie Zugeständnisse wie flexible Arbeitszeiten anbieten, schwimmende Ferienoder Zugang zu einem Employee Assistance Program (EAP), um einen reibungslosen Übergang zurück zur Arbeit zu gewährleisten.

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4. Bieten Sie großzügige PTO- und Wohlfühltage an (ohne Fragen)

Gestresste, überlastete Mitarbeiter können nicht ihre besten Leistungen erbringen — und es ist wahrscheinlicher, dass sie Fehlzeiten und Präsentismus zeigen, was sich negativ auf sie und Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.

Einige Gründe, warum sich Menschen möglicherweise keine Auszeit nehmen, auch wenn sie eine Zapfwelle verwenden können, sind:

• Ich fühle mich zu beschäftigt, um eine Auszeit zu nehmen
  
  
• Sie machen sich Sorgen, ihre Kollegen mit ihrer Arbeitsbelastung zu belasten
  
  
• Es kann nicht rechtfertigen, während der Lebenshaltungskostenkrise Urlaubstage in Anspruch zu nehmen
  
  
• Sie haben mit Richtlinien für „unbegrenzten Urlaub“ zu kämpfen, bei denen sie sich nicht sicher sind, wie viel PTO sie nehmen sollten

Es ist keine Überraschung, dass Teammitglieder, die ihre zugewiesene PTO nicht einhalten, einem höheren Stresslevel ausgesetzt sind. Andererseits fördert die Ermutigung der Mitarbeiter, bezahlten Urlaub und zugewiesene Tage für psychische Gesundheit in Anspruch zu nehmen, eine gute allgemeine Gesundheit und eine positive Einstellung zur Arbeit. Außerdem hilft es den HR-Teams, im Voraus zu planen, um geplante Abwesenheiten abzudecken, anstatt sich um Deckung in letzter Minute zu bemühen.
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5. Fördern Sie eine Kultur der gesunden Work-Life-Balance

Work-Life-Balance hat erhebliche Auswirkungen auf die Fehlzeiten der Mitarbeiter. Das liegt daran, dass eine schlechte Work-Life-Balance zu mehr persönlichen Konflikten und Gesundheitsproblemen führen kann, was zu unvorhersehbaren kurz- und langfristigen Abwesenheiten führt.

Insbesondere der Zusammenhang zwischen psychischer Gesundheit und Fehlzeiten ist offensichtlich. Faktoren wie Stress, Depressionen, Angstzustände und andere psychische Erkrankungen können für verlorene Arbeitstage verantwortlich sein. Dies zeigt, wie wichtig es ist, ein Wellnessprogramm anzubieten, das ein gesundes und ausgewogenes Arbeitsumfeld unterstützt.

Es gibt auch starke wirtschaftliche Argumente dafür, Initiativen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu priorisieren. Laut Deloitte Arbeitgeber erhalten (im Durchschnitt) 4,70 GBP an Produktivitätssteigerungen für jedes Pfund zurück, das sie ausgeben zur Unterstützung der psychischen Gesundheit und des Wohlbefindens der Mitarbeiter.

Also, wie geht es dir eine gesündere Work-Life-Balance fördern in Ihrem Unternehmen? Hier sind einige Dinge, die Sie ausprobieren können:

• Führen Sie flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit ein damit Mitarbeiter ihr Privat- und Berufsleben leichter unter einen Hut bringen können.

• Setze klare Grenzen wenn die Arbeit beginnt und endet und Teammitglieder davon abhalten, in ihrer Freizeit zu arbeiten.

• Implementieren Sie ein Wohlfühlprogramm das bietet den Mitarbeitern die Ressourcen, die sie für ein ausgeglichenes Leben benötigen, egal ob es sich um eine subventionierte Beratung oder eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio handelt.
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6. Priorisieren Sie Initiativen für Vielfalt, Chancengleichheit, Inklusion und Zugehörigkeit (DEIB)

Wenn sich Teammitglieder an ihrem Arbeitsplatz nicht zugehörig fühlen, werden sie ein negativeres Gefühl haben Erfahrung der Mitarbeiter. Und wie wir wissen, steht eine schlechte Mitarbeitererfahrung in direktem Zusammenhang mit einem niedrigen Maß an Engagement und folglich mit hohen Fehlzeiten. Daher ist dies ein entscheidender Bereich, in dem Verbesserungen erforderlich sind.

Darüber hinaus zögern unterrepräsentierte Gruppen möglicherweise, sich zu den Faktoren zu äußern, die ihre Fehlzeiten beeinflussen. Daher ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder befähigt fühlt, seinen Kollegen, Managern oder Personalteams mitzuteilen, was in seinem Leben vor sich geht.

Jedoch Laut dem Harvard Business Review, es besteht eine Diskrepanz zwischen der Einstellung von Personalleitern und Mitarbeitern zum Stand der DEIB-Initiativen ihres Unternehmens. Tatsächlich geben 97% der Personalleiter an, dass ihr Unternehmen DEIB-Verbesserungen vorgenommen hat, aber nur 37% der Teammitglieder stimmen dem voll und ganz zu. Es reicht also nicht immer aus, einfach ein DEIB-Programm zu haben. Sie müssen fortlaufende Diskussionen mit allen Teammitgliedern darüber führen und im Laufe der Zeit kontinuierliche Verbesserungen vornehmen.

Um ein tieferes Verständnis der Beziehung zwischen DEIB und Fehlzeiten in Ihrer Organisation zu erlangen, können Sie:

• Mitarbeiterbefragungen durchführen um Daten über die Hauptursachen von Fehlzeiten zu sammeln (und ob sie mit DEIB zusammenhängen).
  
  
• Umfrageergebnisse nutzen um Ihren Rekrutierungsprozess und Ihren Personalmanagementansatz zu verbessern und Verwaltung des Urlaubs systeme.
  
  
• Bieten Sie DEIB-Schulungen für Mitarbeiter auf allen Ebenen an ein einfühlsames, inklusives Arbeitsumfeld zu fördern.
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Überdenken Sie Ihren Ansatz zur Reduzierung von Fehlzeiten

Fehlzeiten sind ein normaler Bestandteil der Unternehmensführung. Mitarbeiter sind schließlich auch nur Menschen.

Aber wenn jemand häufig von der Arbeit weg ist oder es in Ihrem Unternehmen ein Muster häufiger Fehlzeiten gibt, haben Sie es möglicherweise mit einem tieferen Personalmanagementproblem zu tun — sei es praktischer oder kultureller Natur.

Ein Abwesenheitsmanagementsystem, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, ist eine der effektivsten Methoden, um wichtige Anstrengungen zu unternehmen, um Fehlzeitenprobleme an Ihrem Arbeitsplatz zu verstehen und anzugehen.

In der Tat gibt es keine Abkürzungen, um die Fehlzeiten von Mitarbeitern zu reduzieren. Personalleiter müssen einen umfassenden Ansatz verfolgen, der den Zusammenhang zwischen Mitarbeiterengagement, Unternehmenskultur und Fehlzeiten berücksichtigt, um zu verhindern, dass ungeplante Abwesenheiten außer Kontrolle geraten.

Leapsome hat die Tools, um diesen Prozess zu vereinfachen. Unser HR-Plattform integriert Funktionen zur Mitarbeiterförderung und Abwesenheitsverwaltung, sodass es einfacher denn je ist, den Urlaub von Mitarbeitern zu überwachen und Fehlzeiten zu behandeln.

Weil wir Unternehmen mit Leidenschaft dabei unterstützen, erstklassige Arbeitserlebnisse für alle zu schaffen, und wir wissen, dass ein exzellenter Ansatz für das Abwesenheitsmanagement ein wichtiger Teil dieses Puzzles ist.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.