Fehlzeitenquote: Benchmarks und Beispiele aus der Praxis

Abwesenheiten sind unvermeidbar. Eine steigende Fehlzeitenquote weist aber oft auf tiefere Probleme im Arbeitsalltag hin. Krankheitsbedingte Fehlzeiten haben einen Zehnjahreshöchststand erreicht: durchschnittlich 7,8 Tage pro Mitarbeitenden pro Jahr. Das entspricht 3,4 % der verlorenen Arbeitszeit.*

Die Folgen sind nicht zu übersehen. Über 50 % der Führungskräfte und Individual Contributors (ICs) berichten von einem sinkenden mentalen Wohlbefinden. 71 % kämpfen mit höherer Arbeitsbelastung, was Burnout und ungeplante Abwesenheiten weiter verstärkt.**

Wer dieses Problem versteht, macht den ersten Schritt zu gesünderen, widerstandsfähigeren Unternehmen. Genau dafür ist dieser Artikel da. Wir zeigen euch, wie ihr eure Fehlzeitenquote berechnet und damit Ursachen identifiziert. Außerdem stellen wir bewährte, menschenzentrierte Strategien vor, mit denen echte Unternehmen hohe Fehlzeiten erfolgreich senken.

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*CIPD, 2023

**Leapsome Workforce Trends Report, 2024
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Was ist die Fehlzeitenquote?

Die Fehlzeitenquote misst, wie oft Mitarbeitende ungeplant fehlen. Krankheit und persönliche Notfälle sind häufige Gründe. Stress und Burnout zählen aber zu den größten Auslösern von Fehlzeiten.

Eine hohe Fehlzeitenquote kann auf Probleme im Arbeitsumfeld hindeuten: negative Stimmung, geringe Zufriedenheit, schlechte Work-Life-Balance oder eine stressige Unternehmenskultur.

Um einzuschätzen, ob eure Fehlzeitenquote im akzeptablen Bereich liegt oder Handlungsbedarf besteht, vergleicht sie mit Branchen-Benchmarks.
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Was ist die durchschnittliche Fehlzeitenquote und warum ist sie wichtig?

In den USA lag die durchschnittliche Fehlzeitenquote für Vollzeitbeschäftigte 2023 bei 3,4 %. Zwischen Branchen gibt es allerdings Unterschiede. Berufe im Gesundheitswesen hatten mit 4,7 % die höchste Quote, was am anspruchsvollen Arbeitsalltag liegt. In Professional Services und Business Services lag die Quote dagegen bei nur 2,7 %.

In der Europäischen Union sind die Fehlzeitenquoten in der Regel höher (3 bis 6 %). Stärkere Gewerkschaftsschutzrechte und umfassendere Sozialgesetze sind dafür verantwortlich. Deutschland meldete 2023 durchschnittlich 15,1 Krankheitstage pro Mitarbeitenden, was einer Fehlzeitenquote von 6,1 % entspricht.

Beachtet, dass diese Benchmarks je nach Region, Umständen und weiteren Faktoren variieren:

• Art der Tätigkeit
• Arbeitsplatzsicherheit
• Anwesenheitsrichtlinien
• Unternehmenskultur
• Zugang zur Gesundheitsversorgung
• Gesundheitspolitik
• Sicherheit am Arbeitsplatz
• Schichtmodelle
• Möglichkeiten für Remote-Arbeit
• Wetterbedingungen

🔍 Sobald ihr eure Fehlzeitenquote mit Benchmarks vergleicht, könnt ihr tiefer in die Ursachen einsteigen.

Nutzt Tools wie Leapsome Surveys, um Mitarbeiterfeedback zu sammeln, Muster zu erkennen und gezielt Maßnahmen für einen gesünderen, engagierteren Arbeitsplatz zu ergreifen.

So berechnet ihr eure Fehlzeitenquote

Die Berechnung ist einfach. Ihr braucht:

1. Gesamtanzahl der Fehltage (ohne geplante Abwesenheiten wie Urlaub oder Feiertage)
2. Gesamtanzahl der Arbeitstage im Zeitraum

Diese Daten erhaltet ihr aus Absence Management oder Time-Tracking-Tools.

Die Formel für die Fehlzeitenquote lautet:

Fehlzeitenquote (%) = Fehltage / Gesamtarbeitstage × 100

Ihr könnt die Quote für einzelne Personen, Teams oder das gesamte Unternehmen berechnen, je nachdem, welche Muster ihr untersuchen wollt. Schauen wir uns ein paar Beispiele an.
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Beispiel 1: Individuelle Fehlzeitenquote

Mitarbeiterin Taylor hat 10 von 225 Arbeitstagen gefehlt. So rechnet ihr:

• Teilt die Fehltage durch die Gesamtarbeitstage
• Multipliziert das Ergebnis mit 100 für den Prozentwert

Die Rechnung:

(10 ÷ 225) × 100 = 4,44 %‍

Taylors Fehlzeitenquote beträgt 4,44 %.
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Beispiel 2: Fehlzeitenquote im Team

Die Team-Fehlzeitenquote nutzt dieselbe Formel. Ihr verwendet aber die summierten Fehltage und summierten Arbeitstage des gesamten Teams.

Wenn euer HR-Team aus 6 Personen 50 von 1.350 Arbeitstagen gefehlt hat (225 Arbeitstage pro Person), rechnet ihr:

(50 ÷ 1.350) × 100 = 3,70 %

Die Fehlzeitenquote des HR-Teams liegt bei 3,70 %.
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Beispiel 3: Unternehmensweite Fehlzeitenquote

Auch eine jährliche Unternehmensquote berechnet ihr mit derselben Formel. Dafür sammelt ihr:

• Gesamtfehltage aller Mitarbeitenden im Jahr
• Geplante Arbeitstage aller Mitarbeitenden im Jahr
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Beispielrechnung

Stellt euch vor, euer Unternehmen hat 100 Mitarbeitende. Jede Person ist auf 225 Arbeitstage pro Jahr geplant, also insgesamt 22.500 Arbeitstage. Zusammen fehlten sie 508 Tage.

(508 ÷ 22.500) × 100 = 2,26 %

Eure jährliche Fehlzeitenquote liegt bei 2,26 %.

Sobald ihr eure Quote kennt, geht es weiter. Wie macht ihr aus diesen Erkenntnissen konkrete Lösungen?

👀 Wollt ihr mehr zu Tipps und Best Practices für das Abwesenheitsmanagement erfahren? Unser umfassender Leitfaden geht in die Tiefe.

Beispiele aus der Praxis: Unternehmen senken ihre Fehlzeitenquote

Fehlzeiten sind mehr als ein Kostenproblem. Sie sind ein Wohlbefindensproblem. Ohne durchdachte Absence-Management-Richtlinien können sie zu Herausforderungen führen, die alle betreffen.

Wenn jemand unangekündigt fehlt, löst das einen Dominoeffekt aus. Mehr Arbeit und Überstunden für die übrigen Mitarbeitenden belasten Produktivität und Moral. Mit der Zeit führt das zu Burnout und Fluktuation.

Es gibt viele Ideen, wie sich Fehlzeiten reduzieren lassen. Die Umsetzung ist aber oft schwierig. Schauen wir uns zwei Beispiele aus der Praxis an.
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1. Siemens

Flexible Arbeitsmodelle sind heute Standard. Optionen wie Remote-Arbeit, flexible Arbeitszeiten und Hybrid-Modelle helfen Menschen, Privates und Berufliches besser zu vereinbaren. Das ist heute eine Top-Priorität für Mitarbeitende. Diese Modelle steigern auch die Zufriedenheit und senken Fehlzeiten.

Bei Siemens UK wurde aus einer COVID-19-Maßnahme das Employee Led Flexibility (ELF)-Programm. ELF gibt Mitarbeitenden die Freiheit, eigene Arbeitszeiten und -orte zu wählen. Dazu zählen Homeoffice, angepasste Schichten oder die Vier-Tage-Woche. Die Ziele: bessere Work-Life-Balance, weniger Pendelzeit und niedrigerer Energieverbrauch.

Die Ergebnisse sprechen für sich. Siemens erzielte Produktivitätsgewinne, höhere Zufriedenheit und eine bessere Work-Life-Balance. Gleichzeitig sank die durchschnittliche Fehlzeitenquote auf 3 %.

„Die Mitarbeitenden waren glücklicher und profitierten von der Flexibilität. Das Unternehmen profitierte von den glücklicheren Mitarbeitenden.“
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Dayna Rafferty, Wireperson und Unite-Gewerkschaftsvertreterin bei Siemens

2. Mid Cheshire Hospitals NHS Foundation Trust (MCHT)

Wenn Mitarbeitende sich um ihre Gesundheit und die ihrer Familie keine Sorgen machen müssen, steigen Moral, Engagement und Anwesenheit.

Zwischen 2007 und 2012 lag die rollierende durchschnittliche Fehlzeitenquote der MCHT bei 4,51 %, also innerhalb des Ziels. Die Quote stieg in diesem Zeitraum aber stetig, vor allem wegen Langzeiterkrankungen. Kosten: über eine Million Pfund pro Jahr.

2012 startete der Trust Maßnahmen für Gesundheit und Wohlbefinden:

• Anpassung der Anwesenheitsrichtlinie in Zusammenarbeit mit Gewerkschaftsvertretenden, um Krankheitsabwesenheiten besser zu steuern.
  
  
• Schulungsprogramm für 210 Führungskräfte, damit sie Langzeiterkrankungen besser begleiten können.
  
  
• Freiwillige Health Improvement Assessments (HIAs) für Mitarbeitende, die nach einer Woche oder länger zurückkehren.

Das Ergebnis: Die Fehlzeitenquote sank zwischen 2012 und 2014 um 21 % (von 4,51 % auf 3,56 %). Die abwesenheitsbedingten Kosten fielen um 0,9 Millionen Pfund.

Mitarbeitende gaben positives Feedback. Ein Erfolg für das Unternehmen und seine Menschen.

„Ich freue mich, an der Entwicklung des Projekts beteiligt gewesen zu sein. Insgesamt bin ich sehr zufrieden mit den Ergebnissen für die Einzelnen. Ich finde, es gehört zur Genesung, sich auf das zu konzentrieren, was man kann, statt auf das, was nicht geht.“

Staffside Chair am Mid Cheshire Hospitals NHS Foundation Trust (MCHT)

Vereinfacht euer Abwesenheitsmanagement mit Leapsome

Eure Fehlzeitenquote zeigt euch viel über Unternehmenskultur, Stimmung und operative Gesundheit. Wenn ihr sie berechnet und mit Branchen- sowie internen Standards vergleicht, erkennt ihr Probleme wie niedrige Moral, Unzufriedenheit oder Lücken in den Richtlinien.

Diese Herausforderungen lösen sich mit einem menschenzentrierten Ansatz und praktischen Lösungen. Leapsomes ganzheitliche HR-Plattform unterstützt euch dabei.

Unser Absence-Management-Tool hilft People-Teams, faire Richtlinien zu erstellen, Genehmigungs-Workflows zu vereinfachen und Abwesenheitsdaten zu zentralisieren. Unser Toolset zur Mitarbeiterförderung, darunter Surveys, Instant Feedback und Learning, hilft HR-Teams beim Aufbau eines unterstützenden Arbeitsumfelds.

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Häufig gestellte Fragen zur Fehlzeitenquote

Was ist der Unterschied zwischen Fehlzeitenquote und Abwesenheitshäufigkeit?

Beide messen Anwesenheit, fokussieren aber auf unterschiedliche Aspekte. Die Fehlzeitenquote zeigt den Prozentsatz der versäumten Tage. Die Abwesenheitshäufigkeit zeigt, wie oft jemand abwesend war, unabhängig von der Dauer.

Beispiel: Wenn jemand in einem Quartal zweimal jeweils 2 Tage gefehlt hat, beträgt seine Fehlzeitenquote 6,67 % (4 von 60 Arbeitstagen). Die Abwesenheitshäufigkeit liegt bei 2.

Die Fehlzeitenquote gilt allgemein als aussagekräftiger als die Abwesenheitshäufigkeit.
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Wie senkt ihr eure Fehlzeitenquote?

Fehlzeiten zu reduzieren, gelingt mit einem durchdachten, menschenzentrierten Ansatz. Hier ein paar Strategien:

1. Startet mit einem robusten Absence-Management-System, um Richtlinien zu verwalten, Workflows zu vereinfachen und Muster zu erkennen.
2. Schafft ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeitende wertgeschätzt und unterstützt fühlen, um Mitarbeiterengagement, Zufriedenheit und Wohlbefinden zu stärken.
3. Etabliert klare Kommunikationswege und sucht regelmäßig den Austausch mit eurem Team.
4. Bietet großzügige PTO, persönliche Tage und Wohlbefindenstage an. Ohne Rückfragen.
5. Entwickelt ein Wellness-Programm, das eine gesunde Work-Life-Balance unterstützt.

Priorisiert Diversity, Equity, Inclusion und Belonging (DEIB)-Initiativen, damit sich alle Mitarbeitenden psychologisch sicher und wohl fühlen.


Disclaimer: Dieser Artikel dient ausschließlich zur Information und stellt keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Wir haben unser Bestes gegeben, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alle Informationen aktuell oder fehlerfrei sind. Für maßgeschneiderte Beratung wendet euch bitte an eine qualifizierte Anwältin oder einen Steuerberater.