Vorbereitung der Gehaltsabrechnung: eine schrittweise Anleitung für Personalfachleute

Wenn Sie für die Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, wissen Sie, wie wertvoll es ist, diesen komplexen Prozess zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie sich auf manuelle Methoden oder Tools verlassen, die für Ihren wachsenden Betrieb nicht mehr geeignet sind. Unter diesen Umständen kann es schnell überwältigend werden, sich jeden Monat auf die Gehaltsabrechnung vorzubereiten. Eine ineffiziente Gehaltsabrechnung kann auch Ihre Ressourcen belasten, da selbst Inhaber kleiner Unternehmen fast fünf Stunden damit verbringen, Steuern in jeder Zahlungsperiode zu berechnen, einzureichen und abzuführen. *

Die Gehaltsabrechnung ist in jedem Unternehmen eine geschäftskritische Aufgabe. Sie ist entscheidend dafür, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind und Ihre Systeme den Steuer- und Arbeitsgesetzen entsprechen.

Zum Glück können Sie diese Prozesse vereinfachen und rationalisieren, indem Sie unserer schrittweisen Anleitung zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung folgen und benutzerfreundliche Tools implementieren, mit denen Sie die Gehaltsabrechnung effizienter verwalten können.

*Bloomberg, 2020

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8 Schritte zur Durchführung der Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen

Erfüllt dich der Zahltag mit Angst? Du bist nicht allein.

Die Gehaltsabrechnung kann selbst für die am besten ausgestatteten Personalteams (HR) schwierig sein. Mit den richtigen Rahmenbedingungen und dem richtigen Know-how muss es jedoch nicht frustrierend sein.

‍Moderne, menschenzentrierte HR-Plattformen wie Leapsome ermöglichen es Ihnen, die Gehaltsabrechnung in andere HR-Kernprozesse zu integrieren — Wir bieten Ihnen neue Möglichkeiten, Ihren Tech-Stack zu vereinfachen und Mitarbeiterdaten zu zentralisieren.

Sie fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Wir haben acht wichtige Schritte zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung beschrieben, die Sie befolgen müssen, damit Sie Ihre Zahlungssysteme mit Zuversicht verwalten können.

‍[Fügen Sie eine benutzerdefinierte Grafik ein — siehe unten]

‍8 Schritte für die Vorbereitung und Lieferung der Gehaltsabrechnung

1. Richten Sie eine Gehaltsabrechnungsrichtlinie und -methode ein

Definieren Sie Richtlinien und wählen Sie, wie Sie Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse durchführen

2. Mitarbeiterdaten sammeln und verwalten

Sammeln Sie alle notwendigen Gehaltsabrechnungsinformationen — und bewahren Sie sie dann sicher und organisiert auf

3. Steuern und andere Abzüge berechnen

Erläutern Sie die erforderlichen Gehaltsabzüge

4. Brutto- und Nettolohn ermitteln

Berechnen Sie die Zahlungen sowohl für stündliche als auch für angestellte Mitarbeiter

5. Zahlungen verarbeiten und aufzeichnen

Richten Sie klare Gehaltsabrechnungsprozesse ein, um pünktliche Zahlungen sicherzustellen

6. Gehaltsabrechnungen vorbereiten und verteilen

Automatisieren Sie die Gehaltsabrechnungsverwaltung mit einer Gehaltsabrechnungssoftware

7. Gehaltsabrechnungen verwalten

Führen Sie genaue, sichere Aufzeichnungen über alle Gehaltsabrechnungsaktivitäten

8. Bleiben Sie konform und informiert

Managen Sie proaktiv die Einhaltung der Gehaltsabrechnungen und bleiben Sie über die Vorschriften auf dem Laufenden

1. Richten Sie eine Gehaltsabrechnungsrichtlinie und -methode ein

[Fügen Sie bei der Beschaffung ein relevantes Produktbild hinzu]

Entscheiden Sie sich zunächst für das Gehaltsabrechnungsmodell, das Sie verwenden werden. Überlegen Sie, welche Art von System am besten zu Ihrem Unternehmen passt, und denken Sie über Faktoren wie Unternehmenswachstumsprognosen, Steueranforderungen und lokale Compliance-Vorschriften nach.

Es gibt drei Hauptoptionen:

• Manuelle Gehaltsabrechnung — alles selbst machen und Aufzeichnungen von Hand führen

• Ausgelagerte Gehaltsabrechnung — Übergabe Ihrer Gehaltsabrechnungsprozesse an Dritte

• Software zur Gehaltsabrechnung — Verwendung eines Tools oder einer Plattform zur Automatisierung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung

Sobald Sie wissen, welches Modell Sie implementieren möchten, können Sie mit der Erstellung einer soliden Gehaltsabrechnungsrichtlinie für Ihr Unternehmen beginnen.

Eine Standard-Gehaltsabrechnungspolitik sollte Folgendes beinhalten:

• Definitionen der Arbeitswoche
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• Zeit- und Anwesenheitserwartungen
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• Pausenzeiten
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• Bezahlung von Überstunden
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• Zahlungszeiträume und Zahlungsmethoden
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• Obligatorische und freiwillige Abzüge
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• Leistungen bei der Gehaltsabrechnung
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• Richtlinien zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen

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Natürlich müssen Sie auch sicherstellen, dass Ihre Personal- und Finanzabteilungen alle oben genannten Daten verfolgen können. Zum Beispiel unser CoreHR Tool (demnächst erhältlich mit HRIS von Leapsome) bietet benutzerfreundliche Funktionen für wichtige Funktionen wie Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.

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2. Mitarbeiterdaten sammeln und verwalten

Sammeln Sie als Nächstes Informationen zur Gehaltsabrechnung von allen Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass Sie sie schnell und korrekt bezahlen können.

Zumindest benötigen Sie die vollständigen Namen, Privatadressen, Bankkontoinformationen und alle Steuerformulare oder Identifikationsnummern der Mitarbeiter, die für die Zahlungsabwicklung in Ihrem Land erforderlich sind. Diese Aufzeichnungen müssen stets korrekt und aktuell sein, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Steuer-, Arbeits- und Datenschutzgesetze einhält.

Ein robustes Dokumentenmanagementsystem für Mitarbeiter ist auch ein Muss für HR-Teammitglieder, um Abzugsgenehmigungen und Einwilligungen zur Datenerfassung aufzuzeichnen. Es ist wichtig, dass diese Art von Software den für Ihre Branche und Region geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Mit der Dokumentenverwaltungsfunktion im HRIS von Leapsome können Sie beispielsweise unternehmensweite Dokumente und Vorlagen erstellen, hochladen und verwalten, um Genauigkeit und Konformität über mehrere Genehmigungsebenen hinweg sicherzustellen. Darüber hinaus legt unsere Plattform großen Wert auf Sicherheit und Compliance und beinhaltet robuste Maßnahmen, um unbefugten Zugriff zu verhindern und die Einhaltung globaler Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO sicherzustellen.

Stellen Sie sich diese Fragen, um die Mitarbeiterdaten Ihres Unternehmens in sicheren Händen zu halten:

• Haben wir einen Disaster Recovery-Plan, um die Gehaltsdaten im Falle eines Fehlers oder Verstoßes wiederherzustellen?
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• Wie oft sichern wir Mitarbeiter- und Gehaltsabrechnungsdaten?
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• Wo werden diese Backups gespeichert?
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• Entsprechen unsere Rahmenbedingungen für die Daten- und Gehaltsabrechnung den Gesetzen zur Informationssicherheit?

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💡 Viele HR-Teams verfügen über Mitarbeiterinformationen, die auf verschiedenen Plattformen und Tools verteilt sind.

Wenn es an der Zeit ist, die persönlichen Daten eines Teammitglieds zu aktualisieren, die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten und eine Leistungsüberprüfung Wenn Personalmitarbeiter zwischen den Tools hin- und herschalten oder eine Engagement-Initiative durchführen, müssen sie möglicherweise zwischen den Tools hin- und herschalten — und, noch schlimmer, Daten manuell zwischen ihnen übertragen. Dies ist nicht nur ineffizient, sondern auch unsicher.

Die Wahl einer HR-Plattform wie Leapsome, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht, ist die Antwort. Unsere Software ist für Mitarbeiter und Personalfachleute einfach zu bedienen und bedeutet, dass Sie verschiedene Personalverwaltungsaufgaben an einem intuitiven Ort erledigen können.

3. Steuern und andere Abzüge berechnen

Jetzt, da Ihr Gehaltsabrechnungssystem organisiert ist, können Sie damit beginnen, die regelmäßigen Zahlungen Ihres Teams auszuarbeiten. Berechnen Sie dazu zunächst die Abzüge, die jeder Mitarbeiter zahlen muss.

Welche Abzüge mit sich bringen, hängt davon ab, wo Sie ansässig sind. Zu den allgemeinen Elementen gehören:

• Einkommensteuer
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• Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge
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• Private und nationale Krankenversicherung
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• Lebens- oder Invalidenversicherung
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• Gewerkschaftsgebühren
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• Rückzahlungen von Krediten
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• Transport
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• Freiwillige Beiträge (z. B. persönliche Ersparnisse und Spenden)

Die richtigen Abzüge sind entscheidend für die Erfüllung der gesetzlichen Gehaltsabrechnungsanforderungen. Verwenden Sie daher unbedingt eine Gehaltsabrechnungssoftware, um diese Berechnungen zu automatisieren, und wenden Sie sich an einen Steuerberater in Ihrer Nähe.

4. Ermitteln Sie Brutto- und Nettolohn

Sobald Sie die Abzüge für Mitarbeiter festgelegt haben, können Sie mit der Bearbeitung der Gehaltsabrechnung beginnen. Dies beginnt mit der Bestimmung der Mitarbeiterzahl Bruttolohn (der Gesamtbetrag, den sie vor Abzügen verdienen) und Nettolohn (der „Lohn zum Mitnehmen“, den sie nach Abzügen erhalten).

Die Berechnung des Bruttolohns unterscheidet sich zwischen Angestellten und Stundenarbeitern.

Für festangestellte Mitarbeiter:

• Jahresgehalt ÷ Anzahl der Zahlungsperioden = Bruttolohn pro Periode

Für Mitarbeiter pro Stunde:

• Anzahl der während der Lohnperiode geleisteten Arbeitsstunden (einschließlich Überstunden) x Stundensatz = Bruttolohn pro Zeitraum

Um den Nettolohn der Teammitglieder zu berechnen, ziehen Sie dann die aufgezeichneten Abzüge der Mitarbeiter von ihren Bruttolöhnen ab, um zu ermitteln, wie viel sie zahlen müssen.

💡 Vergiss nicht: Sie müssen bestimmte Abzüge für Mitarbeiter einbehalten, abgleichen und verwalten. Beispielsweise müssen Sie Steuerabzüge zusammen mit den restlichen Lohnsteuern so häufig wie gesetzlich vorgeschrieben an die zuständigen Behörden überweisen.

5. Zahlungen verarbeiten und aufzeichnen

Endlich sind Sie bereit, Ihre Zahlungen zu leisten! Sie haben alle Vorarbeiten geleistet. Jetzt geht es darum, transparente Gehaltsabrechnungsprozesse einzurichten, aufrechtzuerhalten und zu kommunizieren, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter jedes Mal pünktlich bezahlt werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeiter zu bezahlen — von internationalen Überweisungen bis hin zu direkten Einzahlungen. Welche Methode Ihr Unternehmen auch bevorzugt, es ist wichtig:
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1. Immer über ausreichende Mittel verfügen, um die Löhne der Mitarbeiter abzudecken indem Sie integrierte Softwaresysteme verwenden, um bevorstehende Zahlungen einzusehen und sich darauf vorzubereiten.

2. Autorisieren und planen Sie Zahlungen im Voraus um sicherzustellen, dass nichts verhindert, dass die Gehaltsabrechnung genau dann abgewickelt wird, wenn sie sollte.

3. Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnung, um Inkonsistenzen oder Fehler zu identifizieren das kann zu Compliance-Problemen oder Beschwerden von Mitarbeitern führen.
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Stellen Sie sicher, dass Sie über zuverlässige Systeme zur Dokumentation aller Arbeitszeittabellen und Transaktionen in der Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens verfügen. Dies ist wichtig, um organisiert zu bleiben und den rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

6. Gehaltsabrechnungen vorbereiten und verteilen

Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Jede Person, die in Ihrem Unternehmen arbeitet, sollte jedes Mal, wenn sie bezahlt wird, eine erhalten - normalerweise zweiwöchentlich oder monatlich und in digitaler Form.

In der Regel enthalten Gehaltsabrechnungen die folgenden Informationen:

• Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen
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• Name und Steuernummer des Mitarbeiters
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• Aufschlüsselung des Bruttolohns, der Abzüge und des Nettolohns des Mitarbeiters
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• Zusammenfassung des bisherigen kumulierten Lohns des Arbeitnehmers im Steuerjahr
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Die Gehaltsabrechnungen für Stundenarbeiter sollten die Stunden enthalten, die sie während dieser Lohnperiode gearbeitet haben, sowie alle zusätzlichen Überstunden.

Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie Gehaltsabrechnungen in regelmäßigen Abständen und in einem einheitlichen Format erstellen und verteilen. Durch die Kommunikation der Gehaltsabrechnungspläne und die Festlegung, an wen Anfragen gerichtet werden müssen, wird sichergestellt, dass jeder weiß, wann er mit seinen Abrechnungen rechnen muss und was zu tun ist, wenn sie falsch sind.

🤔 Haben Sie Schwierigkeiten, den Überblick über die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung zu behalten? Einführung eines Tools zur Gehaltsabrechnung wie das im neuen HRIS von Leapsome kann dazu beitragen, den Vertrieb zu automatisieren, um das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren und den Mitgliedern Ihres HR-Teams eine Aufgabe weniger zu geben.

7. Gehaltsabrechnungen verwalten

[Fügen Sie bei der Beschaffung ein relevantes Produktbild hinzu]

Es ist unerlässlich, genaue und sichere Aufzeichnungen über alle Gehaltsabrechnungsaktivitäten zu führen. Diese Information ist nützlich für Gehalts-Benchmarking und interne Finanzprüfungen und ist auch für Steuer-, Compliance- und Datenschutzzwecke von entscheidender Bedeutung.

Hier sind einige Beispiele für Gehaltsabrechnungen, die Sie möglicherweise führen müssen:

• Arbeitsverträge und -vereinbarungen
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• Persönlich identifizierbare Informationen (PII)
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• Formulare, Zahlungen und Steuererklärungen
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• Abzüge und Leistungsbeiträge
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• Bankautorisierungen für Mitarbeiter
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• Prüf- und Compliance-Pfade
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• Krankheit oder Urlaub

Wie Sie sich vorstellen können, kann die Pflege dieser Aufzeichnungen zeitaufwändig und kompliziert sein. Mit einer benutzerfreundlichen HR-Software wie Leapsome HRIS ist die Überwachung der Gehaltsabrechnungshistorie und der Zahlungsdaten jedoch schneller und einfacher.

Unsere Software automatisiert routinemäßige Aufzeichnungen und erspart Personal- und Personalfachleuten Stunden der alltäglichen Dateneingabe. Diese Produktivitätssteigerung ermöglicht es den Abteilungen, Budgets dort umzuschichten, wo sie am dringendsten benötigt werden.

8. Bleiben Sie konform und informiert

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihren Gehaltsabrechnungszyklus erfolgreich optimiert, um allen Mitarbeitern fristgerechte, fehlerfreie Zahlungen zu ermöglichen.

Leider ist die Arbeit nicht erledigt, wenn Sie die letzte Gehaltsabrechnung gesendet haben. Wie in Ihrem Unternehmen ändern sich auch die Umstände Ihrer Mitarbeiter ständig, und es liegt in Ihrer Verantwortung, ihre aktuellsten persönlichen Daten in Ihren Datensätzen zu haben.

Es ist auch wichtig, sich der sich ändernden Vorschriften für die Gehaltsabrechnung bewusst zu sein. Das bedeutet, dass Sie die Steuergesetze und -richtlinien, in denen Ihr Unternehmen tätig ist, kontinuierlich überprüfen und Ihre Prozesse entsprechend anpassen müssen. Viele Unternehmen müssen aufgrund von Verstößen gegen die Vorschriften mit Lohnstrafen rechnen, was verdeutlicht, wie viele Unternehmen mit diesem Aspekt der Gehaltsabrechnung zu kämpfen haben.

Vereinfachen Sie die Gehaltsabrechnung mit einer integrierten HR-Plattform

Die Gehaltsabrechnung kann für Unternehmen aller Größen und Branchen eine Herausforderung sein. Die richtigen Tools und Prozesse können jedoch die Vorbereitung auf jede Gehaltsabrechnungsperiode vereinfachen.

Wir haben die acht wichtigsten Schritte identifiziert, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. Die Verwendung dieses Frameworks für die Gehaltsabrechnung wird Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Es erleichtert den Personalabteilungen die Erfassung der benötigten Informationen, die Bereitstellung reibungsloser Zahlungserlebnisse, die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und eine bessere Kontrolle der Gehaltsabrechnungskosten.

Und das ist noch nicht alles. Mit der vernetzten Suite von HR-Tools von Leapsome können Sie diese Funktionen noch einen Schritt weiter bringen. Unser Tool zur Gehaltsabrechnung fügt sich nahtlos in unsere umfassendere Personalförderungsplattform ein, die Funktionen für umfasst Bewertungen, Tore, Rückmeldung, und Vergütung, um nur einige zu nennen.

Zusammen mit dem HRIS-Tool von Leapsome helfen diese Tools dabei, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen, Ihre Teams aufeinander abzustimmen und Ihre internen Abläufe weiter zu rationalisieren. So steigern Sie die Effizienz und optimieren HR-Workflows für reibungslosere Abläufe auf der ganzen Linie.

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