Gehaltsabrechnungszyklen verstehen: Typen, Leistungen und bewährte Verfahren

Die Wahl des richtigen Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen kann ein Balanceakt sein. Sie müssen die Mitarbeiterzufriedenheit, das Cashflow-Management, die Arbeitsgesetze und die Kapazitäten Ihres HR-Teams aufeinander abstimmen — und gleichzeitig einen reibungslosen und gesetzeskonformen Prozess sicherstellen.

Tatsächlich gehören die Einhaltung von Vorschriften, das Kostenmanagement und die Sicherstellung fristgerechter Zahlungen zu den größten Herausforderungen, mit denen Gehaltsabrechnungsexperten heute konfrontiert sind. *

Häufige Gehaltsabrechnungen bieten den Mitarbeitern zwar mehr Flexibilität, können jedoch die Kosten und die Komplexität erhöhen. In ähnlicher Weise können Branchennormen, Erwartungen der Teammitglieder und gesetzliche Anforderungen Ihre Entscheidungen beeinflussen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. Wir werden herausfinden, warum es wichtig ist, den richtigen Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen zu wählen, die verschiedenen Arten von Gehaltsabrechnungszyklen aufschlüsseln und praktische Schritte zur Auswahl des für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Zyklus aufzeigen.

Am Ende Ihrer Lektüre sind Sie in der Lage, einen Gehaltsabrechnungszyklus auszuwählen, der Ihren Bedürfnissen entspricht und Ihr Team auf Erfolgskurs bringt.

💡 In den Vereinigten Staaten sind die Gehaltsabrechnungszyklen und die entsprechenden Vorschriften von Bundesstaat zu Bundesstaat sehr unterschiedlich, weshalb es für Unternehmen besonders wichtig ist, diese Komplexität sorgfältig zu bewältigen.

Dieser Artikel enthält zwar globale Erkenntnisse — wie zum Beispiel die in weiten Teilen Europas übliche Praxis monatlicher Gehaltszyklen —, aber viele Beispiele konzentrieren sich auf die USA, wo die Häufigkeit der Gehaltsabrechnung die Einhaltung der Vorschriften und die betriebliche Effizienz erheblich beeinflussen kann.

*Payroll Org, 2024

Was ist ein Gehaltsabrechnungszyklus?

Ein Gehaltsabrechnungszyklus bezieht sich auf das Intervall, in dem Mitarbeiter bezahlt werden — in der Regel wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Er stellt die Zeit zwischen den Gehaltsabrechnungen dar und hat Auswirkungen auf den Cashflow Ihres Unternehmens, die Mitarbeiterzufriedenheit und den Verwaltungsaufwand.

Die Wahl des richtigen Gehaltsabrechnungszyklus ist entscheidend, um eine effiziente Gehaltsabrechnung mit den Erwartungen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Ein gut optimierter Gehaltsabrechnungszyklus unterstützt das Budgetmanagement, vereinfacht Personalprozesse und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter, indem er rechtzeitige Zahlungen sicherstellt.
‍

Warum HR-Teams den richtigen Gehaltsabrechnungszyklus wählen müssen

Der von Ihnen gewählte Gehaltsabrechnungszyklus wirkt sich direkt auf wichtige Aspekte Ihres Unternehmens aus:

• Zufriedenheit der Mitarbeiter — Regelmäßige, vorhersehbare Gehaltspläne stärken die Moral und stärken das Vertrauen.

• Cashflow und Budget — Die Gehaltsabrechnung stellt einen erheblichen Aufwand dar; ein sorgfältig ausgewählter Zyklus hilft dabei, Abflüsse auszugleichen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften — Regionale Gesetze können Mindestlohnfrequenzen vorschreiben und Strafen für Verstöße vorsehen.

• Lohnkosten — Je nachdem, welches Tool Sie verwenden oder mit welchem Drittanbieter Sie arbeiten, zusätzliche Vorbereitung der Gehaltsabrechnung kann extra kosten.

• Arbeitsaufwand der Personalabteilung — Die Gehaltsabrechnung ist komplex. Wenn Sie sie mehrmals pro Monat durchführen, kann dies die Ressourcen belasten.

Die Wahl des optimalen Gehaltsabrechnungszyklus erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen diesen Überlegungen, um eine effiziente, gesetzeskonforme und mitarbeiterfreundliche Arbeitsbelastung für die Personalabteilung zu schaffen.

‍

💸 Machen Sie die Gehaltsabrechnung jedes Mal zum Kinderspiel

Mit dem brandneuen Gehaltsabrechnungstool von Leapsome können Sie ganz einfach Gehaltsabrechnungsrichtlinien erstellen, automatische Gehaltsabrechnungszyklen starten, Gehaltsabrechnungen verteilen und sich um die Berichterstattung kümmern. 👉 Machen Sie eine Produkttour

Die häufigsten Arten von Gehaltsabrechnungszyklen

Es gibt vier Haupttypen von Gehaltsabrechnungszyklen, und welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Faktoren wie Ihren Präferenzen, den Erwartungen der Mitarbeiter und den lokalen Anforderungen ab.

In einigen US-Bundesstaaten müssen Unternehmen beispielsweise ihre Mitarbeiter mindestens alle zwei Wochen bezahlen, während in Ländern wie Deutschland, Frankreich und Spanien in der Regel ein monatliches Gehaltsabrechnungszyklus für Angestellte gilt.
‍

Wöchentlicher Gehaltsabrechnungszyklus

Die Mitarbeiter werden jede Woche bezahlt, normalerweise an einem bestimmten Tag, wie jeden Freitag.

• Vorteile: Ein wöchentlicher Lohnzyklus kann die Berechnungen für Stundenarbeiter vereinfachen. Dies bedeutet auch, dass die Mitarbeiter sehr regelmäßig bezahlt werden, was ihnen bei der Verwaltung ihrer persönlichen Budgets helfen kann.

• Nachteile: In diesem Zyklus müssen die Mitarbeiter jede Woche die Gehaltsabrechnung durchführen (bis zu vier- oder fünfmal pro Monat), was zeitaufwändig, stressig und — je nach verwendetem System — teurer sein kann.
  ‍

Zweiwöchentlicher Gehaltsabrechnungszyklus

Der Begriff zweiwöchentlich kann zweimal pro Woche oder alle zwei Wochen bedeuten. Wenn es jedoch um die Gehaltsabrechnung geht, zweiwöchentlicher Lohn bedeutet fast immer, dass Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlt werden — zum Beispiel jeden zweiten Montag, unabhängig vom Kalenderdatum.

• Vorteile: Dies ist ein beliebter Zahlungszyklus in den Vereinigten Staaten. Er ist vorhersehbar und für die Teammitglieder häufig, sodass die Gehaltsabrechnung überschaubarer ist als wöchentliche Zahlungen.

• Nachteile: In einigen Monaten können drei Gehaltsabrechnungen erforderlich sein, was die Komplexität und die Kosten erhöht.
  ‍

Halbmonatlicher Gehaltsabrechnungszyklus

Mitarbeiter werden zweimal pro Monat bezahlt, in der Regel an festen Terminen wie dem 1. und 15.

• Vorteile: Ein weiterer beliebter Zahlungszyklus in den Vereinigten Staaten. Es ermöglicht den Teammitgliedern, ihre Budgets einfacher zu verwalten als bei einem monatlichen Zyklus, da sie häufiger bezahlt werden. Dies macht auch den Cashflow und die Einnahmen für das Unternehmen vorhersehbarer, da die Gehaltsabrechnung zweimal im Monat erfolgt, unabhängig davon, wie lang oder kurz sie ist.

• Nachteile: Halbmonatliche Zyklen stimmen möglicherweise nicht so genau mit dem Cashflow des Unternehmens überein wie monatliche Zyklen, insbesondere bei kleineren Unternehmen. Darüber hinaus können halbmonatliche Zyklen zu uneinheitlichen Gehaltsabrechnungen führen. Beispielsweise können Zahlungstermine auf Wochenenden oder Feiertage fallen, sodass die Gehaltsabrechnung früher oder später bearbeitet werden muss.
  ‍

Monatlicher Gehaltsabrechnungszyklus

Mitarbeiter werden einmal im Monat bezahlt, beispielsweise am letzten Arbeitstag des Monats, jeden Monat.

• Vorteile: Die monatliche Bezahlung reduziert die Arbeitsbelastung der Gehaltsabrechnung und kann kostengünstiger sein. Dadurch hat das Unternehmen auch die längste Zeit, um seine Konten zwischen den Gehaltsabrechnungen wieder aufzufüllen.

• Nachteile: Ein monatlicher Gehaltsabrechnungszyklus kann das persönliche Budget der Mitarbeiter belasten, Zahlungen für Neueinstellungen verzögern und die Lohnberechnungen für Stundenarbeiter komplexer machen.

Profi-Tipp: 💡 Optimieren Sie Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse und reduzieren Sie die manuelle Arbeit mit HR-Software.

Die Gehaltsabrechnungsfunktionen von Leapsome — Teil unseres umfassenden HRIS — hilft Ihnen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und der Vereinfachung von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung. Auf diese Weise kann Ihr Personenteam effizienter arbeiten und gleichzeitig die Datengenauigkeit in Ihren HR-Systemen aufrechterhalten.

So wählen Sie den besten Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen aus: 6 wichtige Schritte

Die Auswahl des richtigen Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung interner und externer Faktoren. Verwenden Sie die folgenden sechs Schritte, um die beste Lösung für Ihr Team und Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.

1. Bewerten Sie Ihren aktuellen Gehaltsabrechnungsprozess

Wenn Ihr Unternehmen bereits über einen etablierten Gehaltsabrechnungszyklus verfügt, bewerten Sie zunächst dessen Stärken und Schwächen. Stellen Sie Fragen wie:

• Wie zeitaufwändig ist es für Ihr Gehaltsabrechnungsteam?
• Sind die Mitarbeiter mit der Zahlungshäufigkeit zufrieden?
• Stimmt der Zyklus mit dem Cashflow und dem Budget Ihres Unternehmens überein?

Wenn Sie über diese Fragen nachdenken, können Sie die Effektivität Ihrer aktuellen Gehaltsabrechnungen beurteilen und feststellen, ob eine andere Art von Gehaltsabrechnungszyklus besser zu Ihrem Unternehmen passt.
‍

2. Konsultieren Sie die Mitarbeiter nach ihren Präferenzen

Auf Nachfrage geben Mitarbeiter häufig den Vorzug für einen bestimmten Gehaltsabrechnungszyklus an. Mit einem Tool wie Leapsome Umfragen, können Sie schnell und einfach Teammitglieder befragen und Fragen stellen, um festzustellen, welche Art von Gehaltszyklus ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Erwägen Sie, Fragen wie diese einzubeziehen:

• Welcher Zyklus würde für Sie am besten funktionieren — z. B. alle zwei Wochen oder jeden Monat?
• Mit welchem Zahlungszyklus sind Sie am besten vertraut?
• Würden Sie es vorziehen, Überstunden so bezahlt zu bekommen, wie Sie sie verdienen (z. B. pro Woche) oder als monatliche Pauschale?
  ‍

3. Überprüfen Sie die arbeitsrechtlichen Anforderungen

Lokale Gesetze schreiben häufig die Häufigkeit der Mindestlöhne vor, und die Einhaltung ist nicht verhandelbar. Informieren Sie sich über die Vorschriften, die für alle Regionen gelten, in denen Sie tätig sind.

Zum Beispiel nur drei US-Bundesstaaten haben keine Gesetze zur Gehaltsfrequenz (Alabama, Florida und South Carolina). Darüber hinaus gibt es in anderen Bundesstaaten detaillierte Vorschriften zur Gehaltshäufigkeit. Einige Beispiele:

• Arizona — Mindestens zwei Zahltage pro Monat, im Abstand von maximal 16 Tagen.
  
  
• Kalifornien — Die Gehaltshäufigkeit hängt vom Beruf ab. Für Arbeitnehmer, die nicht von der Steuer befreit sind, müssen die Löhne in der Regel zweimal pro Monat (halbmonatlich) gezahlt werden. Für Arbeitnehmer, die von der Steuer befreit sind (z. B. in Führungspositionen), können Arbeitgeber die Löhne monatlich zahlen, sofern die Zahlung nicht später als am 26. des Monats erfolgt.
  
  
• Connecticut — Eine Zahlung von einmal pro Woche, sofern nicht vom Arbeitskommissar genehmigt.
  
  
• Iowa — Mindestens eine Zahlung pro Monat, spätestens 12 Tage nach dem Zeitraum, in dem der Lohn verdient wurde (außer an Sonn- und Feiertagen).
  
  
• Maine — Mitarbeiter müssen mindestens alle 16 Tage bezahlt werden.
  
  
• Minnesota — Das Personal muss mindestens alle 31 Tage bezahlt werden, und Unternehmen des öffentlichen Dienstes müssen die Mitarbeiter mindestens alle 15 Tage bezahlen. Diese Regel der Gehaltsabrechnung gilt auch für Arbeitnehmer, die vorübergehend beschäftigt sind.
  
  
• Mississippi — Unternehmen im verarbeitenden Gewerbe, die über 50 Arbeitnehmer beschäftigen oder im öffentlichen Dienst tätig sind (Geschäfte innerhalb des Bundesstaates tätigen), müssen ihre Mitarbeiter zweiwöchentlich oder halbmonatlich bezahlen.
  
  
• New Jersey — Halbmonatlich; Nur Mitarbeiter in höheren Positionen (z. B. Führungskräfte) können nur einmal im Monat bezahlt werden.

Informieren Sie sich über die relevanten Gesetze in allen Bereichen, in denen Sie geschäftlich tätig sind, und halten Sie sich über alle Änderungen auf dem Laufenden. Dies kann komplex sein — insbesondere für Unternehmen, die in mehreren Staaten oder Ländern tätig sind —, weshalb Sie möglicherweise einen Juristen um Unterstützung bitten sollten.
‍

4. Überprüfen Sie die für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten

Die Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung müssen die Primärdaten erheben und verarbeiten Mitarbeiterdaten um die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Unabhängig vom verwendeten Gehaltsabrechnungszyklus benötigen Sie in der Regel Zugriff auf:

• Grundlegende Mitarbeiterinformationen — dazu gehören Name, Adresse, Identifikationsnummer, Bankdaten und Steueridentifikationsnummer (z. B. Sozialversicherungsnummer in den USA).

• Finanzielle Informationen — Dazu gehören Angaben, die für die Berechnung und Verarbeitung von Steuern und Beiträgen erforderlich sind, wie z. B. Arbeitgebersteuersätze, staatliche oder regionale Steuerpflichten und Informationen zum Versicherungsschutz.

Andere Informationen, die Sie sammeln müssen, können beeinflussen, welcher Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Zum Beispiel:

• Grundgehalt — Wird es zweiwöchentlich berechnet? Halbmonatlich? Pro 30 Tage?

• Bezahlung von Überstunden — Wird es stündlich berechnet? Ändert sich der Tarif nach Überschreiten einer bestimmten Anzahl von Überstunden?

• Pausen, Abwesenheiten und Anwesenheit — Haben Mitarbeiter Anspruch auf bezahlte oder unbezahlte Pausen? Was ist dein Abwesenheitsmanagement Politik?

• Vorteile und Vergünstigungen — Bieten Sie Transportkosten, Essenszuschüsse, Krankenversicherung oder andere Leistungen an?

• Zusätzliche Einmalzahlungen — Wie sind Boni und das Urlaubsgeld abgewickelt?

Ein bestimmter Gehaltsabrechnungszyklus kann ein klarer Gewinner sein, abhängig von den Verträgen Ihrer Mitarbeiter, der Struktur ihrer Bezahlung und der Häufigkeit, mit der sich diese Informationen ändern.

💜 Gehaltsabrechnungssoftware wie Leapsome kann helfen.

Unser neues HRIS und integriertes Gehaltsabrechnungstool erleichtern die Eingabe, Verwaltung, Speicherung und Verarbeitung von Personaldaten erheblich. Haben Sie diese Daten bereits in den Akten macht es viel schneller und einfacher einzurichten und auszuführen Automatisierung der Gehaltsabrechnung effizienter, egal wie oft Sie es tun.

5. Berücksichtigen Sie Industriestandards

Je nach Branche kann dies ein zwingender Grund sein, Ihren Gehaltsabrechnungszyklus zu ändern.

Berufstätige fühlen sich beispielsweise eher zu Unternehmen hingezogen, die häufiger zahlen, oder fühlen sich fairer entschädigt, wenn ihre Boni oder andere zusätzliche Zahlungen häufiger verarbeitet werden.

Der Branchentyp kann auch eine wichtige Rolle bei den Trends oder Praktiken der Gehaltsabrechnung spielen. Zum Beispiel:

• Stundenarbeiter in Branchen wie dem Baugewerbe oder dem Gastgewerbe werden in der Regel wöchentlich bezahlt.
• Rollen in Sektoren wie Technologie oder Finanzen folgen oft halbmonatlichen oder monatlichen Gehaltszyklen.

Wenn Sie diese Normen verstehen, können Sie wettbewerbsfähig bleiben und Top-Talente gewinnen.
‍

6. Wägen Sie die Kosten gegen den Cashflow ab

Häufige Gehaltsabrechnungszyklen können in Bezug auf direkte Ausgaben (z. B. Anbietergebühren) und den Zeitaufwand für deren Bearbeitung kostspielig sein. Gleichzeitig muss der Cashflow Ihres Unternehmens den gewählten Zyklus unterstützen.

• Ein monatlicher Gehaltsabrechnungszyklus kann dazu beitragen, die Finanzen zu stabilisieren, wenn Ihr Umsatz inkonsistent ist.
• Umgekehrt eignet sich ein zweiwöchentlicher oder wöchentlicher Zyklus möglicherweise besser für Unternehmen mit stetigem Cashflow und höherer Mitarbeiterfluktuation.

Wenn Sie diese Überlegungen abwägen, können Sie einen Gehaltsabrechnungszyklus wählen, der Ihre Mitarbeiter und Ihr Geschäftsergebnis unterstützt.

🤩 Ihr Gehaltsabrechnungsprozess kann einfach sein

Unser brandneues Tool zur Gehaltsabrechnung kann wichtige Schritte zur Gehaltsabrechnung beschleunigen und den Prozess so weniger zeitaufwändig und effizienter machen.

👉 Erfahre mehr

Gehaltsabrechnungszyklen verstehen: Die beste Option für Ihr Unternehmen

Wie wir in diesem Handbuch untersucht haben, Die Wahl des richtigen Gehaltsabrechnungszyklus wirkt sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Betriebskosten und die Einhaltung der Vorschriften aus.

Häufige Zyklen mögen den Teammitgliedern gefallen, können aber auch zu höheren Kosten und erhöhter Komplexität führen. Die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, da viele Regionen die Gehaltshäufigkeit der Mitarbeiter vorschreiben. Ebenso kann die Art der Branche Ihre Entscheidung beeinflussen.

Unternehmen müssen den Cashflow, die Präferenzen der Mitarbeiter und die administrativen Anforderungen in Einklang bringen, wenn sie den für ihre Situation am besten geeigneten Zyklus auswählen.

Für welchen Zyklus Sie sich auch entscheiden, das richtige HR-Tool kann Ihnen helfen, Ihren Prozess zu optimieren. Leapsome hilft dabei, reibungslose und genaue Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten, sodass Ihr Team mehr Zeit hat, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.

Unser umfassendes HR-Plattform bietet Ihnen die Funktionen, die Sie benötigen, um Erkenntnisse über Ihre Mitarbeiter zu sammeln, Mitarbeiterdaten zu verwalten und alle wichtigen Datenpunkte im Voraus zu erfassen. So können Sie die Gehaltsabrechnung jedes Mal einfacher und schneller durchführen.

🔥 Ändern Sie Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zum Besseren

Leapsome ermöglicht es HR-Teams, bei der Gehaltsabrechnung und Vergütung einen effizienteren, menschenorientierten Ansatz zu verfolgen.

👉 Eine Demo buchen

Häufig gestellte Fragen zu Gehaltsabrechnungszyklen

Was ist der Unterschied zwischen Gehaltsabrechnungszyklen außerhalb des Zyklus und vollständigen Gehaltsabrechnungszyklen?

EIN vollständiger Gehaltsabrechnungszyklus bezieht sich auf den regulären Gehaltsabrechnungsplan Ihres Unternehmens — ob wöchentlich, monatlich oder irgendwo dazwischen. Es stellt sicher, dass die Mitarbeiter konsistent und gemäß ihren Verträgen bezahlt werden.

Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus bezieht sich auf Zahlungen, die eine Organisation außerhalb des regulären Zyklus leistet. Dazu können Prämien, Kostenerstattungen, Restzahlungen für gekündigte Mitarbeiter oder Korrekturen aufgrund von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung gehören.
‍

Welcher ist der beste Gehaltsabrechnungszyklus für mein Unternehmen?

Der beste Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen hängt von mehreren Faktoren ab, darunter den lokalen Arbeitsgesetzen, den Präferenzen der Mitarbeiter und spezifischen administrativen Herausforderungen. Wöchentliche Zyklen eignen sich möglicherweise für Stundenarbeiter, während zweiwöchentliche oder monatliche Zyklen für Angestellte besser geeignet sind, insbesondere in Europa. Um den besten Gehaltsabrechnungszyklus für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie Ihren aktuellen Gehaltsabrechnungsprozess, die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter, gesetzliche Bestimmungen und Branchenstandards berücksichtigen und diese Faktoren mit Ihrem Cashflow und den Kosten für die Lohnabrechnung abwägen.

‍

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.