Vollständiges Glossar mit 46 Begriffen zur Gehaltsabrechnung für Personalfachleute

Personalfachleute sind zunehmend für die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen verantwortlich und müssen sich möglicherweise mit komplexer Terminologie zurechtfinden: Studien zufolge verlassen sich 50% der Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung ausschließlich auf ihre Personalabrechnungen.* Ob Ihr Unternehmen über eine Finanzabteilung verfügt, mit spezialisierten Anbietern zusammenarbeitet oder das HR-Team die Gehaltsabrechnung abwickelt, es ist von entscheidender Bedeutung, eine zeitnahe und genaue Vergütung sicherzustellen — und die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Dieses Glossar ist auf Personalfachleute zugeschnitten, die in den Vereinigten Staaten arbeiten, und enthält wichtige Begriffe zur Gehaltsabrechnung, die jeder in den USA ansässige HR-Experte kennen sollte. Mit diesem Leitfaden erhalten Sie ein solides Verständnis der Gehaltsabrechnungsterminologie, um Aufgaben zu rationalisieren, Mitarbeiterfragen sicher zu beantworten und Gehaltsabrechnungen zu verwalten.

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*Deloitte, 2020
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46 Gehaltsabrechnungsbedingungen, die jeder HR-Experte kennen muss

Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und Management kann komplex sein, und das richtige Wissen, um damit umzugehen, ist unerlässlich. Sie können zwar Tools wie das HRIS von Leapsome mit Gehaltsabrechnungsfunktionen verwenden, um Gehaltsabrechnungen zu automatisieren, aber wenn Sie diese Schlüsselbegriffe verstehen, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie die Gehaltsabrechnung effektiv verwalten können.

Um die Navigation in diesem Glossar zu erleichtern, haben wir die Begriffe in die folgenden Kategorien unterteilt:

• Grundlegende Bedingungen für die Gehaltsabrechnung
• Vergütungsbedingungen für Mitarbeiter
• Steuerliche Begriffe
• Begriffe im Zusammenhang mit Abzügen
• Diverse Begriffe

Grundlegende Bedingungen für die Gehaltsabrechnung

Diese grundlegenden Begriffe decken wichtige Konzepte, Zahlungspraktiken und regulatorische Rahmenbedingungen ab, die jeder Lohn- und Gehaltsabrechnungsfachmann kennen sollte.

• Rückstellung: Kumulierte Gehälter und Löhne, die Mitarbeiter verdient, aber noch nicht erhalten haben.
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• ‍Kompensierbare Zeit: Die Zeit, für die Mitarbeiter pro Stunde bezahlt werden, einschließlich geleisteter Arbeitsstunden, Feiertage und genehmigter bezahlter Abwesenheiten innerhalb einer Lohnperiode.
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• Vergütung: Summe der monetären und nichtmonetären Vergütungen, die ein Mitarbeiter verdient, einschließlich Stundenlohn, Gehalt, Überstundenvergütung, Boni, Provisionen, Nebenleistungen und Aktienoptionen.
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• ‍EFTPS (Elektronisches Bundessteuerzahlungssystem): Vom US-Finanzministerium bereitgestelltes Online-System, mit dem Unternehmen und Einzelpersonen Bundessteuern elektronisch zahlen können. Arbeitgeber verwenden EFTPS häufig für die Einreichung von Lohnsteuern, um sichere und fristgerechte Zahlungen zu gewährleisten.
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• Leistungen für Mitarbeiter: Auch „Nebenleistungen“ genannt, sind dies nicht gehaltsbezogene Vergünstigungen, die Arbeitgeber anbieten. Beispiele hierfür sind Versicherungen, Wellnessangebote, flexible Arbeitsregelungen, Homeoffice-Stipendien und Schulungsressourcen.
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• Mindestlohn: Der Mindeststundensatz, den Mitarbeiter gemäß den Gesetzen auf Bundes-, Landes- oder lokaler Ebene verdienen können. In den Vereinigten Staaten beträgt der bundesstaatliche Mindestlohn derzeit 7,25 US$ pro Stunde für unter den Fair Labor Standards Act (FLSA) fallende Arbeitnehmer, für die keine Ausnahmeregelung gilt. Viele Bundesstaaten und Gemeinden legen jedoch ihre eigenen Mindestlohnsätze fest, die möglicherweise über dem Bundeslohn liegen. Wenn ein Arbeitnehmer sowohl den bundesstaatlichen als auch den staatlichen (oder lokalen) Mindestlohngesetzen unterliegt, hat er Anspruch auf den höheren Satz.
  
  Eine aktuelle Liste der staatlichen Mindestlohnsätze finden Sie auf der Website des US-Arbeitsministeriums.
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• Nicht befreite Mitarbeiter und befreite Mitarbeiter
  
  Nicht befreite Mitarbeiter: Diese Arbeitnehmer fallen unter den Fair Labor Standards Act (FLSA) und haben Anspruch auf Überstundenvergütung für Arbeitsstunden, die in einer Arbeitswoche über 40 Stunden geleistet wurden. Sie werden in der Regel stundenweise bezahlt, obwohl einige Angestellte aufgrund ihres Gehalts und ihrer beruflichen Pflichten auch als nicht von der Steuer befreit eingestuft werden können.
  
  Ausgenommene Mitarbeiter: Diese Mitarbeiter sind von den Vergütungsanforderungen der FLSA für Überstunden ausgenommen und müssen bestimmte Kriterien in Bezug auf ihre beruflichen Pflichten, Verantwortlichkeiten und ihr Einkommen erfüllen, einschließlich einer Mindestgehaltsschwelle. Sie sind in der Regel in leitenden, administrativen oder beruflichen Funktionen tätig.
  

• Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus: Dies kann der Fall sein, wenn Sie Teammitglieder außerhalb der üblichen Gehaltsabrechnungszyklen bezahlen müssen, z. B. für Boni, Provisionen oder Rückerstattungen.
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• Bezahlte Freizeit (PTO): Wenn Mitarbeiter eine Auszeit von der Arbeit nehmen und weiterhin eine Vergütung erhalten.
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• Gehaltsabrechnungszyklus: Der Zeitraum, für den Mitarbeiter bezahlt werden, was meistens wöchentliche oder zweiwöchentliche Lohnperioden umfasst. Die Teammitglieder erhalten ihren Lohn nach Ablauf des Zyklus.
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• Gehaltsabrechnung: Die Praxis, Gehaltsabrechnungen durchzuführen, um Mitarbeiter für ihre Arbeit zu entschädigen. Dazu gehören der Abgleich von Arbeitsaufzeichnungen, die Berechnung und Einreichung der erforderlichen Steuern sowie die Bezahlung der Teammitglieder.
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• Gehaltsabrechnungssoftware: Tools, mit denen Unternehmen Gehaltsabrechnungsaufgaben automatisieren können. Diese Systeme können es Benutzern ermöglichen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachzuverfolgen, Gehaltsabrechnungen zu erstellen und zu verteilen, Abzüge zu berechnen und einzubehalten und Gelder nach Genehmigung zu überweisen.
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• Gehaltsanteilung: Der Prozess der Anpassung des Gehalts eines Mitarbeiters auf der Grundlage des Arbeitszeitanteils in einer bestimmten Lohnperiode. In einem monatlichen Gehaltsabrechnungssystem kann beispielsweise eine anteilige Abrechnung erfolgen, wenn ein Mitarbeiter Mitte des Monats einsteigt, was zu einem Teilgehalt für diesen Monat führt. Bei wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnungssystemen erfolgt die Aufteilung in der Regel, wenn ein Mitarbeiter im Laufe einer Woche beginnt oder ausscheidet.

Vergütungsbedingungen für Mitarbeiter

Machen Sie sich mit den Komponenten der Mitarbeitervergütung vertraut, vom Grundgehalt bis hin zu variablen Prämien und Leistungen, die den Gesamtverdienst ausmachen.

• Grundgehalt: Das anfängliche, garantierte Gehalt oder der Stundensatz, der einem Mitarbeiter gezahlt wird, ohne Boni, Provisionen oder andere Leistungen.

• Prämie: Variable oder feste Vergütung auf der Grundlage von Leistung, Mitarbeiterbindung (Prämien zur Kundenbindung) und andere in Arbeitsverträgen festgelegte Begriffe (besonders häufig in Führungspositionen).

• Festes Gehalt: Reguläres, festes Grundgehalt, das ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nach einem festgelegten Zeitplan zahlt.
  
  
• Bruttolohn: Das Gesamteinkommen eines Mitarbeiters vor Abzügen wie Steuern und Krankenversicherungsbeiträgen.
  
  
• Stundenlohn: Einkommen pro geleisteter Arbeitsstunde. Stundenarbeiter haben einen festen Stundensatz, sodass die Lohn- und Gehaltsabrechnungsteams bestimmen, wie viel sie am Ende jeder Lohnperiode erhalten, indem sie ihren Stundensatz mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multiplizieren.
  
  
• Nettogehalt: Dies wird auch als „Vergütung zum Mitnehmen“ bezeichnet und ist das Einkommen eines Mitarbeiters nach allen Abzügen, einschließlich Steuern, Sozialleistungen und anderen Einbehaltungen. Die Bereitstellung klarer Gehaltsabrechnungen hilft den Mitarbeitern, ihren Nettolohn zu verstehen.
  

• Gehaltsbestandteil: Die verschiedenen Elemente, aus denen sich die Gesamtvergütung zusammensetzt, einschließlich Grundgehalt, Boni, Provisionen und Leistungen. Die Transparenz der Gehaltsbestandteile fördert das Vertrauen und die Einhaltung der Vorschriften.
  
  

Steuerliche Begriffe

Lohnsteuern und verwandte Konzepte unterstützen die Einhaltung der Bundes- und Landesvorschriften. Diese Begriffe erläutern Steuerberechnungen, Beiträge und Anmeldevorschriften.

• Lohnsteuern: Steuern, die auf der Grundlage des zu versteuernden Einkommens der Arbeitnehmer (einschließlich Löhne und Gehälter) berechnet und gezahlt werden. Mit diesen Steuern werden in der Regel Sozialprogramme wie Medicare und Social Security in den Vereinigten Staaten finanziert.

• Bundeseinkommensteuer: Steuern, die Menschen auf der Grundlage ihres Einkommens an die Bundesregierung zahlen. In einigen Bundesstaaten der Vereinigten Staaten gibt es auch eine staatliche Einkommenssteuer, die separat erhoben wird. Dies kann je nachdem, wo Ihr Unternehmen tätig ist, unterschiedlich funktionieren, aber in vielen Ländern gelten unterschiedliche Bundes- und Regionalgesetze zur Einkommensteuer.
  
  
• Bundesversicherungsbeitragsgesetz (BILD): Steuern, die zur Bezahlung von Medicare und Social Security in den Vereinigten Staaten abgezogen wurden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils die Hälfte des gesamten FICA-Steuersatzes von 15,3%. FICA-Steuern fallen jedoch nur bis zu einer bestimmten Einkommensschwelle an, die für 2024 auf 168.600 US-Dollar festgesetzt ist. Einnahmen, die über diesem Schwellenwert liegen, unterliegen nicht der FICA, was zu einem niedrigeren effektiven Steuersatz für höhere Gehälter führt.
  
  
• Bundesgesetz zur Arbeitslosensteuer (FUTA): Ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das Arbeitgebern eine Lohnsteuer auferlegt, um Arbeitslosenentschädigungsprogramme zu finanzieren. Die Arbeitgeber sind für die Zahlung dieser Steuer verantwortlich; sie wird nicht vom Lohn der Arbeitnehmer abgezogen. Der FUTA-Standardsteuersatz beträgt 6% auf die ersten 7.000 US-Dollar des Jahreslohns jedes Mitarbeiters. Arbeitgeber, die die staatlichen Arbeitslosensteuern (SUTA) pünktlich zahlen und bestimmte Anforderungen erfüllen, können jedoch für eine Steuergutschrift von bis zu 5,4% in Frage kommen, wodurch der FUTA-Steuersatz effektiv auf 0,6% gesenkt wird.
  
  
• Bundes- und Landessteuern/Beiträge
  
  Bundessteuern: Von der Bundesregierung vorgeschriebene Steuern. In den USA gehören dazu die Bundeseinkommensteuer, die Sozialversicherung und Medicare. Diese Steuern gelten in den Vereinigten Staaten einheitlich und finanzieren Programme wie die Landesverteidigung, das Gesundheitswesen und die Sozialversicherung.
  
  Staatliche Steuern: Von den einzelnen Staaten erhobene Steuern, die erheblich variieren können. Zu den staatlichen Steuern können je nach Bundesstaat die staatliche Einkommenssteuer, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und die staatliche Invalidenversicherung gehören.

• Kalkulatorischer Ertrag: Bargeldloser Vergütungswert, den ein Mitarbeiter erhält (z. B. Mitgliedschaft im Fitnessstudio), der in den Vereinigten Staaten im Rahmen der Sozialversicherung und Medicare steuerpflichtig ist, jedoch nicht der Bundeseinkommensteuer.
  
  
• Finanzamt (IRS): Die für die Erhebung von Bundessteuern in den Vereinigten Staaten zuständige Behörde. Die IRS überwacht Steuererklärungen und bearbeitet Steuerzahlungen. Wenn Sie sich bezüglich der Steuergesetze oder -anforderungen nicht sicher sind, lesen Sie unbedingt die Webseite von IRS für weitere Informationen.

• Medicare: Ein staatliches Krankenversicherungsprogramm, das hauptsächlich für Personen ab 65 Jahren sowie für einige jüngere Menschen mit Behinderungen gilt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen durch Lohnsteuern gemäß dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) zu Medicare bei.
  
  
• Staatliches Arbeitslosensteuergesetz (SUTA): Eine Lohnsteuer auf Landesebene, die Arbeitgeber zahlen, um das Arbeitslosengeld für Arbeitnehmer zu finanzieren, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Im Gegensatz zur föderalen FUTA-Steuer variieren die SUTA-Sätze und Lohngrundlagen von Bundesstaat zu Bundesstaat und können sich jährlich ändern, um den lokalen wirtschaftlichen Bedingungen Rechnung zu tragen. SUTA-Beiträge werden von den meisten Arbeitgebern verlangt, und die rechtzeitige Zahlung dieser Steuern kann Arbeitgebern helfen, sich für ermäßigte FUTA-Sätze zu qualifizieren.
  
  Einzelheiten zu den SUTA-Sätzen und -Anforderungen in Ihrem Bundesstaat finden Sie im Steuerverzeichnis der staatlichen Arbeitslosenversicherung des US-Arbeitsministeriums.
  
  
• Steuerformulare: Diese Formulare enthalten wichtige Informationen für Arbeitgeber, um Steuern einzureichen und die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß zu verwalten. In den Vereinigten Staaten tragen die Formulare W-4 und W-2 dazu bei, eine genaue Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen.
  
  Formular W-4: Dieses Formular, das von den Mitarbeitern bei der Einstellung ausgefüllt wird, gibt ihre Steuerpräferenzen auf der Grundlage personenbezogener Daten wie Familienstand und Angehörige an. Arbeitgeber verwenden es, um die Höhe der Bundeseinkommensteuer zu berechnen, die von jedem Gehaltsscheck einbehalten werden muss.
  
  Formular W-2: Dieses Formular wird jährlich von Arbeitgebern ausgestellt und gibt die Gesamteinkünfte und Steuereinbehalte eines Arbeitnehmers für das Jahr an. Arbeitnehmer verwenden es, um ihre persönlichen Einkommensteuererklärungen einzureichen.

• Steuersatz: Der Steuersatz, mit dem das Einkommen einer Person auf der Grundlage ihres Gesamteinkommens und anderer Überlegungen (je nach Land) besteuert wird. In den Vereinigten Staaten gibt es zum Beispiel etablierte Steuerklassen die bestimmen, wie viel Einkommensteuer Arbeitnehmer zahlen müssen.
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• ‍Zu versteuerndes Einkommen: Alle Einkünfte, die Bundes- oder Landessteuern unterliegen, einschließlich Löhne, Gehälter, Provisionen, Lizenzgebühren, Aktienoptionen, Einkommen aus selbständiger Tätigkeit sowie Dividenden und Zinsen.

Begriffe im Zusammenhang mit Abzügen

Informieren Sie sich über Abzüge, die sich auf die Vergütung auswirken, einschließlich Optionen vor und nach Steuern für Ersparnisse, Sozialleistungen und andere Mitarbeiterbeiträge.

• Lohnabzüge: Ein vorgegebener Geldbetrag, der während der Gehaltsabrechnung vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters abgebucht wird. Zu den Abzügen können Gewerkschaftsbeiträge, Gesundheitsleistungen, Rentenbeiträge und Lebensversicherungsprämien gehören.
  
  
• Abzüge vor Steuern: Diese Abzüge werden vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen, bevor Steuern einbehalten werden. Sie können die Gesamtsteuerbelastung des Arbeitnehmers verringern und das Nettoeinkommen erhöhen. Einige der häufigsten Abzüge vor Steuern sind Rentenbeiträge.

• 401 (k): Ein vom Arbeitgeber geförderter Altersvorsorgeplan, der es Arbeitnehmern ermöglicht, einen Teil ihres Gehalts vor Steuern einzuzahlen. Arbeitgeber können entsprechende Beiträge anbieten.
  
  
• Vorteile für Pendler: Pendlerleistungen, auch bekannt als Beförderungsleistungen, ermöglichen es Arbeitnehmern, ihr Einkommen vor Steuern für förderfähige Pendelkosten wie Fahrscheine für öffentliche Verkehrsmittel, Vanpooling oder Parkgebühren zurückzulegen. Diese Programme bieten Arbeitnehmern die Möglichkeit, auf dem Weg zur Arbeit Geld zu sparen und gleichzeitig ihr zu versteuerndes Einkommen zu senken. Arbeitgeber bieten häufig Leistungen für Pendler als Teil eines ganzheitlichen Vergütungspakets an, um die Zufriedenheit und das Engagement am Arbeitsplatz zu steigern.

• HSA (Gesundheitssparkonto): Steuerbegünstigtes Sparkonto für Personen, die Krankenversicherungen mit hohem Selbstbehalt (HDHPs) abgeschlossen haben. Gelder in einem HSA können für qualifizierte Krankheitskosten verwendet werden und wachsen steuerfrei. Die Beiträge werden vor Steuern geleistet, wodurch das zu versteuernde Einkommen reduziert wird.

• FSA (Flexibles Ausgabenkonto): Von Arbeitgebern angebotenes Sparkonto vor Steuern, um Arbeitnehmern zu helfen, förderfähige Gesundheitskosten zu decken. Im Gegensatz zu einer HSA erfordert eine FSA keine Registrierung in einem Krankenversicherungsplan mit hohem Selbstbehalt (HDHP). Allerdings unterliegen die Krankenkassen in einer FSA in der Regel der Regel „Verwende es oder verliere es“, was bedeutet, dass die Mitarbeiter das Geld innerhalb des Versicherungsjahres verwenden müssen oder es verfallen lassen. FSA bieten sofortigen Zugriff auf den vollen Jahresbeitrag zu Beginn des Jahres und sind somit eine wertvolle Option für die Verwaltung vorhersehbarer Behandlungskosten.
  
  
• DCFSA (Flexibles Ausgabenkonto für Pflegebedürftige): Konto vor Steuern, speziell für Ausgaben für die Pflege von Angehörigen — wie Kinderbetreuung, außerschulische Programme oder Altenpflege für pflegebedürftige Erwachsene. Beiträge reduzieren das zu versteuernde Einkommen und helfen den Mitarbeitern, die hohen Pflegekosten zu tragen. Im Gegensatz zu einer allgemeinen FSA werden die DCFSA-Mittel ausschließlich für die Pflege von Angehörigen bereitgestellt und unterliegen den jährlichen Beitragsgrenzen, die von der IRS festgelegt werden.
  
  

Verschiedene Bedingungen für die Gehaltsabrechnung

Dieser Abschnitt enthält weitere Fachbegriffe, die für die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich sind.

• Automatisierte Clearingstelle (ACH): Mitarbeiter erhalten Zahlungen direkt auf ihre Bankkonten von einem elektronischen Netzwerk, das für Kredit- und Lastschriften in den Vereinigten Staaten vorgesehen ist. Auf diese Weise können Teammitglieder per Direkteinzahlung bezahlt werden.
  
  
• COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act): Ein Bundesgesetz, das es Arbeitnehmern und ihren Familien ermöglicht, den Krankenversicherungsschutz aufrechtzuerhalten, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen, verkürzte Arbeitszeiten erlebt haben oder andere qualifizierende Ereignisse erlebt haben. COBRA verlangt, dass berechtigte Mitarbeiter die volle Prämie zahlen, um weiterhin versichert zu sein.
  
  
• Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN): Auch bekannt als Federal Employer Identification Number (FEIN) oder Federal Tax Identification Number (FTIN), ist dies eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom Internal Revenue Service (IRS) Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten tätig sind, zu Identifikationszwecken zugewiesen wird.

• Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLACH): Legt mehrere Beschäftigungsbedingungen für private Unternehmen in den Vereinigten Staaten fest, darunter den bundesstaatlichen Mindestlohn, die Bezahlung von Überstunden, Aufzeichnungspraktiken und Jugendbeschäftigungsstandards. Einige Positionen können von diesem Gesetz ausgenommen sein.
  
  
• Abfindung: Die Auszahlung, die Mitarbeiter nach ihrer Entlassung erhalten. Die Höhe der Abfindung hängt vom Arbeitsvertrag und anderen Faktoren ab, wie z. B. der Dauer der Beschäftigung, den Unternehmensrichtlinien und dem Grund der Kündigung.
  
  
• Sozialversicherungsnummer (SSN): Eine Identifikationsnummer, die die Sozialversicherungsbehörde Personen in den Vereinigten Staaten zur Verfügung stellt. Für die Bezahlung eines Mitarbeiters ist es unerlässlich, die SSN zu haben.
  
  
• Arbeitnehmerunfallversicherung: Versicherung, die Mitarbeitern, die aufgrund ihrer Arbeit krank oder verletzt werden, Geldleistungen oder medizinische Versorgung bietet. In vielen Teilen der Vereinigten Staaten müssen Arbeitgeber diese Versicherung vollständig bezahlen.
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