Was Sie in Ihre Anwesenheitspolitik aufnehmen sollten (+ eine kostenlose Vorlage!)

Der Tag nach dem Super Bowl ist so berüchtigt für die Abwesenheit von Mitarbeitern, dass fast die Hälfte der US-Profis der Meinung ist, es sollte ein bezahlter Urlaub sein. Spaß für Fans, aber teuer für Unternehmen. Ungeplante Abwesenheiten reduzieren die Produktivität und treiben die Kosten in die Höhe — bis zu 2.650 US-Dollar pro festangestelltem Mitarbeiter und Jahr. *

‍Aus diesem Grund ist eine gut strukturierte Anwesenheitspolitik unerlässlich. — es hilft, Abwesenheiten zu verfolgen, Ausgaben zu senken und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre wohlverdiente Auszeit nehmen, während gleichzeitig die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb minimiert werden.

Dieser Artikel behandelt alle Kernelemente einer effektiven Anwesenheitspolitik und enthält eine kostenlos herunterladbare Vorlage, die Ihnen bei der Umsetzung hilft. Wir haben uns zwar auf Leitlinien für US-Organisationen konzentriert, aber viele dieser Best Practices gelten für Unternehmen auf der ganzen Welt.
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Eine Anwesenheitspolitik von Grund auf neu erstellen? Ein bestehendes Framework aktualisieren? In der folgenden Vorlage haben wir sieben wichtige Elemente skizziert, die Sie enthalten sollten.

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7 Elemente, die in eine effektive Anwesenheitspolitik aufgenommen werden müssen

Ihre Anwesenheitspolitik sollte klare Erwartungen für verschiedene Arten von Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen festlegen. Spezifische, faire Richtlinien beseitigen Verwirrung und sorgen für einheitliche Urlaubspraktiken in der Organisation.

‍Der Sinn einer Anwesenheitspolitik besteht nicht darin, Teammitglieder bis ins kleinste Mass zu managen oder sie daran zu hindern, sich eine Auszeit zu nehmen. Stattdessen besteht das Ziel darin, den Menschen transparente Richtlinien an die Hand zu geben, anhand derer sie verwalten Sie ihre Abwesenheiten verantwortungsbewusst und machen das Beste aus ihrer Freizeit. Dies trägt zum Aufbau eines vertrauensvollen, unterstützenden Arbeitsumfelds bei.
 

1. Kernarbeitszeiten und Flexibilität

Flexibilität funktioniert am besten mit Struktur. Um den Mitarbeitern Freiheit zu geben und gleichzeitig die Rechenschaftspflicht zu wahren, sollte Ihre Richtlinie Folgendes klarstellen:

• Metriken, die zur Messung der Besucherzahlen verwendet werden (z. B. Fehlzeitenrate, Pünktlichkeit, Leistung)
• Die Abwesenheitsverwaltungssoftware und/oder Tools zur Zeiterfassung von der Firma verwendet
• Erwartungen rund um die Kernzeiten (z. B. 10 bis 15 Uhr)
• Anforderungen für hybride Teams im Büro

Die klare Beantwortung dieser Fragen ist von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über ein Team im Büro, ein Hybrid- oder ein Remote-Team verfügt. Um betriebliche Probleme zu vermeiden, ist es jedoch wichtig, genau anzugeben, wann Mitarbeiter an entfernten Standorten werden voraussichtlich online und erreichbar sein.
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85% der Personalleiter sind sich einig, dass Innovation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter überall möglich sind. Wenn Ihre Organisation also die Arbeit im Büro durchsetzt, müssen Sie die Gründe und Vorteile hinter dieser Entscheidung kommunizieren.

‍Rebekka Perrault, VP of Culture and Diversity bei Magnit, sagt, dass Teams wissen wollen, wie persönliche Anwesenheit ihnen hilft, ihre beste Arbeit zu leisten:

„Die Mitarbeiter wehren sich nicht gegen das Büro — sie wehren sich gegen veraltete Vorschriften, die Sichtbarkeit mit Wert verwechseln. Die besten Organisationen benötigen keine starren Anwesenheitsrichtlinien, um die Zusammenarbeit zu erzwingen. Sie schaffen Arbeitsplätze, an denen die Leute erscheinen wollen — denn gemeinsame Zeit ist bedeutsam und nicht nur ein Häkchen.“

2. Entschuldigte vs. unentschuldigte Abwesenheiten

Ihre Anwesenheitspolitik muss klar definieren, wie Ihr Team mit Abwesenheiten umgehen soll. Wenn jemand seine Abwesenheit mitteilt und eine Genehmigung erhält, gilt dies als „entschuldigte“ Abwesenheit. Tun sie das nicht, gilt das als „unentschuldigt“.

Zu den genehmigten Abwesenheiten können gehören:

• Krankheit oder Verletzung
• Persönliche Notfälle
• Pflicht der Jury
• Vorab genehmigter Urlaub (z. B. Elternzeit oder Urlaub)
• Ärztliche Termine
• Tage der psychischen Gesundheit

Andererseits kann eine unentschuldigte Abwesenheit Folgendes beinhalten:

• Übermäßige Verspätung
• Ungenehmigter Urlaub
• Fehlende Arbeit ohne offizielle Genehmigung
• Nichtbereitstellung von Unterlagen (z. B. ein ärztliches Attest)

Diese Abwesenheiten werden nicht als akzeptabel angesehen, sollten untersucht werden (insbesondere, wenn sie zu einem Muster werden) und können zu Disziplinarmaßnahmen führen.
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💡 Ihre Anwesenheitspolitik muss die Erwartungen Ihres Unternehmens an die Meldung von Abwesenheiten klar definieren, um unentschuldigte Abwesenheiten zu minimieren. Zum Beispiel könnte es einen Satz wie den folgenden enthalten:

„Mitarbeiter, die aufgrund von Krankheit an drei oder mehr aufeinanderfolgenden Tagen abwesend sind, können gemäß den geltenden lokalen Gesetzen und Unternehmensrichtlinien gebeten werden, eine Genehmigung für die Rückkehr an den Arbeitsplatz von einem zugelassenen Gesundheitsdienstleister vorzulegen.“

3. Verfahren zur Meldung von Abwesenheiten und Verspätungen

Es gibt viele triftige Gründe, warum ein Mitarbeiter möglicherweise von der Arbeit fernbleiben muss — Krankheitstage, Tage der psychischen Gesundheit oder persönliche Notfälle. Wie dem auch sei, Ihre Anwesenheitspolitik sollte klar darlegen, wie Teammitglieder Abwesenheiten melden müssen und ob sie genehmigt werden müssen.

Zum Beispiel:

• Wer um zu benachrichtigen (z. B. direkter Manager oder HR-Kontakt)
• Wie um zu benachrichtigen (z. B. HRIS, Telefon, E-Mail)
• Wann zu benachrichtigen (idealerweise vor Arbeitsbeginn oder so schnell wie möglich)
• Ob die Abwesenheit muss genehmigt werden (oder wenn eine rechtzeitige Anmeldung ausreichend ist)
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💡 Die Implementierung eines Abwesenheitsmanagement-Tools wie dem von Leapsome optimiert die Anwesenheitsverfolgung und bietet Mitarbeitern Self-Service-Funktionen. Teammitglieder können die Abwesenheitsrichtlinien des Unternehmens einsehen, Abwesenheitsanfragen stellen, den Teamkalender einsehen und ihre Urlaubsansprüche, alles auf derselben Plattform.

4. Umgang mit übermäßigen Abwesenheiten oder Verspätungen

Unternehmen gehen auf unterschiedliche Weise mit der Besucherzahl um — einige verfolgen sie anhand von Clock-Ins, während andere auf Vertrauensbasis arbeiten. Bestimmte Richtlinien sind flexibel und bieten gelegentlich verspätete Startzeiten oder Fehlzeiten in letzter Minute, während andere dies nicht tun. Unabhängig von Ihrem Ansatz ist es wichtig, zu unterscheiden zwischen entschuldigt und unentschuldigt Abwesenheiten.

Wenn Sie ein Muster von Fehlzeiten feststellen, ist es an der Zeit, die Ursache zu untersuchen und Maßnahmen zu ergreifen, um eine Lösung zu finden, insbesondere wenn die Abwesenheiten unentschuldigt sind — z. B. fehlende Arbeit oder verspätete Ankunft ohne triftigen Grund, wie z. B. ein ärztliches Attest oder eine andere akzeptable Erklärung.

Wie Sie mit unentschuldigten Abwesenheiten und übermäßiger Verspätung umgehen, hängt von Ihrem Kultur, Prioritäten und Ziele. Sie können klare Anwesenheitsschwellen festlegen oder bestimmte Disziplinarmaßnahmen festlegen, Alle Strafen sollten jedoch dem spezifischen Verhalten angemessen sein und den örtlichen Vorschriften entsprechen.

Es ist auch wichtig, zwischen unentschuldigter Abwesenheit und krankheitsbedingtem Urlaub zu unterscheiden. Krankenstand ist in vielen Regionen eine geschützte Form der Abwesenheit und sollte entsprechend behandelt werden. Wenn sich Mitarbeiter nicht in der Lage fühlen oder Angst haben, sich krankschreiben zu lassen und stattdessen bei Unwohlsein zur Arbeit kommen — ein Verhalten, das bekannt ist als Präsentismus — es kann sich negativ auf ihr Wohlbefinden und ihre Produktivität auswirken.

Ermutigen Sie Ihr Team, bei Bedarf Krankenstände in Anspruch zu nehmen, und versichern Sie ihnen, dass es sowohl akzeptabel als auch unterstützt wird, sich Zeit zu nehmen, um sich zu erholen.

Am wichtigsten ist, dass Sie nicht nur das Verhalten ansprechen. Sprechen Sie mit den Teammitgliedern, um zu verstehen, warum ihnen Arbeit fehlt. Eine schlechte Teilnahme kann auf tiefere Probleme wie persönliche Probleme, Rückzug oder Burnout hinweisen. Einchecken im Einzelgespräch arbeiten besser als formelle Verweise, um herauszufinden, was passiert, und engere Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aufzubauen.
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5. Richtlinien für bezahlten Urlaub (PTO) und Urlaub

Konsistente, klar kommunizierte PTO- und Urlaubsrichtlinien helfen den Mitarbeitern, ihre wohlverdiente Auszeit zu nehmen, und unterstützen Sie dabei, die geltenden Arbeitsgesetze und -vorschriften einzuhalten.

In den meisten Arbeitsplatzkontexten verlassen bezieht sich auf eine vorab genehmigte Freizeit, während Abwesenheiten sind in der Regel ungeplant und können je nach Versicherungspolice als entschuldigt oder unentschuldigt eingestuft werden.

Aus diesem Grund sollte Ihre Anwesenheitsrichtlinie Folgendes definieren:

• PTO-Abgrenzung — Erklären Sie, ob Mitarbeiter verdienen PTO im Laufe der Zeit (z. B. monatliche Rückstellung) oder Sie erhalten zu Jahresbeginn einen Pauschalbetrag. Geben Sie alle Grenzwerte oder Bedingungen an.
   

• Übertragungsrichtlinien — Klären Sie, ob ungenutzte PTO auf das Folgejahr übertragen werden kann. Wenn ja, geben Sie die maximale Anzahl von Tagen und alle Ablaufbedingungen an.
   

• Anfrage- und Genehmigungsprozesse — Erläutern Sie, wie Mitarbeiter Urlaubsanträge einreichen sollten, wie weit im Voraus sie dies tun sollten und wer dafür verantwortlich ist, sie zu genehmigen oder abzulehnen.
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• Urlaub — Wenn Urlaub getrennt von anderen Formen von PTO behandelt wird, legen Sie klar fest, wie er funktioniert. Beachten Sie auch, ob bestimmte Zeiträume (z. B. Hauptsaisons) eingeschränkt sind.
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• Krankheitsurlaub — Geben Sie an, ob Krankheitsurlaub Teil der allgemeinen PTO ist oder separat angeboten wird. Geben Sie an, wie viele Tage verfügbar sind und unter welchen Bedingungen (z. B. wann ein ärztliches Attest erforderlich sein kann).
   

• Persönlicher Urlaub — Dazu können Trauerfälle, Geschworenenpflicht, Pflegeurlaub oder andere persönliche Gründe gehören. Geben Sie an, welche Arten von Urlaub zur Verfügung stehen und welche Unterlagen oder Mitteilungen erforderlich sind.
   

• Verlängerter Urlaub — Der verlängerte Urlaub kann Elternzeit, Sabbaticals oder langfristigen privaten Urlaub umfassen. Definieren Sie, welche Arten von verlängertem Urlaub zur Verfügung stehen, welche Anspruchsvoraussetzungen bestehen und ob der Urlaub bezahlt, teilweise bezahlt oder unbezahlt ist.
   

• Gesetzliche Feiertage — Listen Sie die Feiertage auf, die Ihre Organisation einhält. Wenn Ihr Team an verschiedenen Standorten oder an verschiedenen Standorten arbeitet, sollten Sie erwägen, eine feste Anzahl von Feiertagen anzubieten, die jeder Mitarbeiter nach eigenem Ermessen in Anspruch nehmen kann. Klären Sie, ob Feiertage getrennt von PTO gezählt werden.
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6. Unterkünfte und besondere Umstände

Ihre Anwesenheitspolitik sollte Spielraum für Flexibilität in Bezug auf medizinische Bedürfnisse, Pflegeaufgaben oder andere persönliche Umstände bieten, die möglicherweise nicht genau in die Standardkategorien passen.

Beispielsweise können integrative Anwesenheitspolitik Mitarbeiter berücksichtigen, die mit anhaltenden psychischen oder körperlichen Erkrankungen zu kämpfen haben. Wenn Sie Ihre Richtlinien so gestalten, dass sie diese Realitäten berücksichtigen, verbessert sich das Erfahrung der Mitarbeiter und hilft Ihrem Unternehmen, seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Unter das Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA), Arbeitgeber müssen angemessene Vorkehrungen für Arbeitnehmer mit Behinderungen treffen. Dies kann die Anpassung der Arbeitszeiten an medizinische Termine oder die Gewährung von Flexibilität in Bezug auf den Zeitpunkt und den Ort der Fertigstellung der Arbeiten beinhalten.

Um die Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen, ist es hilfreich zu dokumentieren, wie Teammitglieder verlängerten Urlaub oder Zeitplananpassungen beantragen können — und wie diese Anträge geprüft werden. Tools wie Personalverwaltungssoftware können es Mitarbeitern und Managern erleichtern, diese Anfragen zu bearbeiten, ohne jeden Fall an die Personalabteilung weiterzuleiten.
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7. Erfassung der Anwesenheiten und Abstimmung der Leistung

Sie können nicht messen, was Sie nicht verfolgen. Also, wenn du willst Fehlzeiten reduzieren und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Anwesenheitserwartungen erfüllen, und lernen Sie, ohne Mikromanagement zu überwachen.

In einigen schichtbasierten Umgebungen, wie z. B. im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel, müssen Arbeitgeber häufig die An- und Abreisezeiten genau verfolgen, um die Arbeitsgesetze in bestimmten Ländern einzuhalten — wie z. B. das Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA).

In den meisten anderen Umgebungen können strenge Richtlinien zur Anwesenheitserfassung die Moral senken. Eine übermäßige Überwachung kann Misstrauen fördern und das Engagement und die Kundenbindung verringern. Andererseits kann die Konzentration auf Ergebnisse die Produktivität steigern und gleichzeitig eine gesündere Arbeitgeber-/Arbeitnehmerdynamik aufrechterhalten.

Dies könnte bedeuten, KPIs wie die Abschlussrate von Aufgaben und den Fortschritt bei der Erreichung der Ziele zu messen, anstatt sich ausschließlich auf traditionelle zeitbasierte Kennzahlen zu verlassen.
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Erstellung einer fairen, effektiven Anwesenheitspolitik mit Leapsome

Hohe Arbeitsbelastung und schlechte Work-Life-Balance gehören zu den drei wichtigsten Gründen, warum Menschen ihren Arbeitsplatz verlassen. Eine gut strukturierte Anwesenheitspolitik kann diese Herausforderungen mildern, indem sie sicherstellt, dass sich die Mitarbeiter eine Auszeit nehmen können, ohne die Teamproduktivität oder den internen Betrieb negativ zu beeinflussen.

Durch die Implementierung einer fairen und flexiblen Anwesenheitspolitik geben Sie den Teammitgliedern die Informationen an die Hand, die sie für geplante oder ungeplante Urlaubstage benötigen. Eine klare Definition der Verfahren und entschuldigter und nicht durchgeführter Abwesenheiten hilft, unnötige Verwirrung und Hin und Her zwischen Managern und Mitarbeitern zu vermeiden und stattdessen gegenseitiges Vertrauen zu fördern.

‍Ein umfassendes HRIS wie Leapsome kann diese Prozesse weiter vereinfachen und rationalisieren; unser zentrales HR-Tool kann Anwesenheitslisten zentralisieren, Anwesenheitsrichtlinien erstellen und zuweisen, Genehmigungsabläufe automatisieren und die Einhaltung von Vorschriften unterstützen — alles an einem Ort.

Ob du Onboarding von Mitarbeitern an entfernten Standorten Für die Verwaltung von PTO-Richtlinien in verschiedenen Ländern ist Leapsome Ihre All-in-One-Plattform, um die Effizienz zu steigern und ein reibungsloses Mitarbeitererlebnis zu gewährleisten.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.
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Häufig gestellte Fragen zu Anwesenheitsrichtlinien

Was ist eine Anwesenheitspolitik?

Eine Anwesenheitspolitik ist ein Dokument, in dem Regeln und Erwartungen in Bezug auf die Anwesenheit von Mitarbeitern dargelegt werden. Es umfasst in der Regel:

• Kernarbeitszeiten und flexible Regelungen
• Entschuldigte vs. unentschuldigte Abwesenheiten
• Verfahren zur Beantragung und Meldung von Abwesenheiten
• PTO und Urlaubsansprüche
• Unterkünfte und besondere Umstände
• Methoden zur Anwesenheitsverfolgung

Eine gute Anwesenheitspolitik zielt darauf ab, die Mitarbeiter bei Abwesenheitsprozessen zu unterstützen. Fehlzeiten minimierenund stellen Sie sicher, dass das Unternehmen die geltenden Arbeitsvorschriften einhält.
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Was ist Unpünktlichkeit?

Verspätung bezieht sich auf das ständige Verspäten oder Nichteinhalten der geplanten Startzeiten, Schichten oder Pausen. Am Arbeitsplatz ist dies eine Form von Fehlzeiten, die den Betrieb stören und die Teamleistung beeinträchtigen kann. Ihre Anwesenheitspolitik sollte klar definieren, was als Verspätung gilt, und die Folgen häufiger Verspätungen aufzeigen.
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Was ist eine unverschuldete Anwesenheitspolitik?

Eine unverschuldete Anwesenheitspolitik verfolgt die Abwesenheiten von Mitarbeitern, indem sie die Ereignisse zählt, ohne die Gründe dafür zu berücksichtigen. In der Regel erhalten Mitarbeiter für jede ungeplante Abwesenheit, verspätete Ankunft oder vorzeitige Abreise einen Punkt oder eine Note. Wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. ein Jahr) ein bestimmter Punkteschwellenwert erreicht wird, können Disziplinarmaßnahmen folgen.

Diese Richtlinien können die Anwesenheitsverfolgung standardisierter und vorhersehbarer machen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass nicht alle Abwesenheiten auf die gleiche Weise behandelt werden können. Bestimmte Arten von Urlaub, z. B. solche, die unter das Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA), das Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA), oder ähnliche Schutzmaßnahmen in anderen Ländern, müssen möglicherweise von punktuellen Rückstellungen und disziplinarischen Konsequenzen ausgeschlossen werden. Die einheitliche Anwendung der Richtlinie ohne Berücksichtigung geschützter Abwesenheiten kann rechtliche Risiken mit sich bringen.
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Wie reagieren Sie auf Mitarbeiter mit schlechter Anwesenheit?

Um einer schlechten Mitarbeiterpräsenz entgegenzuwirken, ist ein klarer, strukturierter Ansatz erforderlich. Überprüfen Sie die Anwesenheitslisten, um Muster zu erkennen, und lesen Sie Ihre Anwesenheitsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre nächsten Schritte den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Als Nächstes planen Sie einen Einzelgespräch mit dem Mitarbeiter. Nutzen Sie diese Zeit, um offene Fragen zu stellen, sich die Gründe für den Ausfall von Arbeit anzuhören und Bedenken auszudrücken, anstatt Schuldzuweisungen zu machen.

bekräftigen Sie die Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf die Teilnahme und machen Sie deutlich, welche Folgen anhaltende Fehlzeiten haben. Wenn nach dieser Diskussion keine Besserung eintritt, müssen Sie möglicherweise zu formellen Disziplinarmaßnahmen wie einer schriftlichen Verwarnung oder einer Bewährungsstrafe übergehen.