Die 7 besten PTO-Tracking-Software für das Urlaubsmanagement

Mitarbeiter, die ihre gesamte bezahlte Freizeit (PTO) in Anspruch nehmen, sind in der Regel engagierter, kreativer und weniger anfällig für Burnout. Dennoch nutzen über 40% der Berufstätigen in den USA ihren zugewiesenen Urlaub nicht vollständig. *

Warum? Unzureichende Personalausstattung, schlechte PTO-Koordination, ** und ineffizientes Urlaubsmanagement, das häufig durch Kürzungen des Personalbudgets und steigende Fehlzeiten aufgrund von krankheitsbedingten Fehlzeiten noch verschärft wird, sind die Hauptschuldigen. ***

Die Lösung? PTO-Tracking-Software, die Urlaubsanträge für Mitarbeiter vereinfacht und Genehmigungs- und PTO-Managementprozesse für HR-Teams optimiert.

Egal, ob Sie zum ersten Mal eine PTO-Management-Plattform einsetzen oder Ihr aktuelles Tool aktualisieren, in diesem Artikel werden sieben der besten PTO-Tracking-Softwarelösungen auf dem Markt vorgestellt und deren Funktionen, Stärken und Schwächen verglichen, um Ihnen zu helfen, die richtige Wahl zu treffen.

🤝 Abwesenheitsmanagement leicht gemacht

Erstellen, zuweisen und verwalten Sie Abwesenheitsrichtlinien im personenzentrierten HRIS von Leapsome.

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*Pew-Forschung, 2023

**Internationale Stiftung für Personalvorsorgepläne, 2024

***CIPD, 2023

Die folgenden Informationen basieren auf unseren Recherchen im Dezember 2024. Das gesamte Nutzerfeedback, auf das im Text Bezug genommen wird, wurde im Dezember 2024 von unabhängigen Softwarebewertungsplattformen (wie G2 und Capterra) bezogen.

Text Link

Warum ist die Verwendung von PTO-Tracking-Software für die HR-Teams von heute von Vorteil?

Schwere Arbeitsbelastungen und Herausforderungen am Arbeitsplatz fordern Fachkräfte auf der ganzen Welt heraus. Unsere Forschung stellte fest, dass über 60% der Manager inzwischen mehr direkt unterstellte Mitarbeiter beaufsichtigen und jeder dritte einzelne Mitarbeiter (IC) erwägt, aufzuhören.

Darüber hinaus eine besorgniserregende 44% der US-Mitarbeiter fühlen sich ausgebrannt aufgrund einer schlechten Work-Life-Balance und einer von fünf Menschen in Großbritannien mussten im vergangenen Jahr aufgrund von Stress eine Auszeit von der Arbeit nehmen.

„Arbeitgeber befinden sich in einem Teufelskreis“ sagte Natalie Matalon, Personalvorstand der Stepstone Group. „Zunehmende Fehlzeiten führen zu einem höheren Druck auf die Mitarbeiter, was wiederum zu mehr Stress und Burnout führt und sich letztendlich auf die Produktivität auswirkt.“

Die Verwendung von PTO-Tracking-Software ist eine Möglichkeit, diesen Kreislauf zu durchbrechen und bietet Vorteile wie:

Centralized data

A single source of truth for employee data and absence management policies.

Transparenz

Durch die Förderung klarer Genehmigungsabläufe, die Erstellung von Teamkalendern und die Standardisierung von Abwesenheitsrichtlinien können Manager sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf dieselben Informationen haben, Missverständnisse und Terminkonflikte vermeiden und das Risiko von Vorurteilen und Bevorzugungen verringern.

Reduzierter Verwaltungsaufwand

Eine PTO-Tracking-Software kann die Aufgaben Ihres HR-Teams für die Urlaubsverwaltung reduzieren, indem sie Berechnungen automatisiert, Daten aktualisiert und analysiert und Genehmigungsworkflows implementiert, um unnötige manuelle Arbeit und Hin- und Her-Kommunikation zu minimieren.

Employee empowerment

The best PTO tracking software tools feature self-service capabilities. These portals make it easy for team members to view their leave balances and submit and track leave requests with minimal HR and managerial oversight.

Better resource allocation

PTO management tools allow People teams to stay one step ahead and plan for the future more effectively. With the PTO data they need at their fingertips, they can ensure everything will get done, and workloads are fairly disturbed.

1. Sprungend

A screenshot of an interface from Leapsome's paid time off (PTO) tool, showing an example of an absence or time off period request.

Leapsome ist eine ganzheitliche, KI-gestützte HR-Plattform, die HR- und Personalförderungsfunktionen in einem benutzerfreundlichen System kombiniert.

Unser neues HRIS umfasst mehrere Funktionen zur Personalverwaltung, darunter eine Tool zur Abwesenheitsverwaltung entwickelt, um die Komplexität der Überwachung geplanter und ungeplanter Urlaube an verschiedenen Teams und Standorten zu bewältigen.

Mit dieser Funktion können Administratoren Abwesenheitsrichtlinien erstellen, zuweisen und verwalten, Arbeitsabläufe für PTO-Anfragen erstellen und optimieren und Abwesenheiten im Laufe der Zeit verfolgen. Es stellt sogar sicher, dass die PTO-Salden der Mitarbeiter in Echtzeit berechnet werden, wobei anteilige Zahlungen, Übertragungsansprüche und Anpassungen aufgrund der Beschäftigungsdauer berücksichtigt werden.

Entscheidend ist, dass Leapsome HR-Fachleuten mit KI-gestützter KI dabei hilft, Zeit zu sparen Prozessautomatisierung. Und das geht auch über das PTO-Tracking hinaus. Mit Tools für Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Vergütung, Bewertungen, Umfragenund mehr, Leapsome ist Ihre Komplettlösung für Ihr Personalwesen.
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Die besten Funktionen

Zentrales Politikmanagement

Individuell anpassbare Abwesenheitsrichtlinien nach Standort und Mitarbeitergruppen
Unterstützung für mehrere Abwesenheitstypen (Urlaub, Krankheitsurlaub, Sonderurlaub und viele mehr)
Maßgeschneiderte Urlaubsregelungen für besondere organisatorische Bedürfnisse (z. B. jedes Jahr ein zusätzlicher Tag für psychische Gesundheit für alle Mitarbeiter)
Automatisierte Aufteilungsregeln für Neueinstellungen zur Jahresmitte
Konfigurierbare Übertragungsregeln und laufzeitabhängige Anpassungen

‍Arbeitsablauf und Automatisierung

Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows für verschiedene Abwesenheitstypen
Automatisierte Saldenberechnungen
Integration mit Arbeits- und Feiertagskalendern

‍Transparenz und Zugang

Teamkalenderansicht zur Abwesenheitskoordination
Self-Service-Abwesenheitsanfragen und Saldoprüfung
Klare Sichtbarkeit der Urlaubsrichtlinien und der verbleibenden Salden
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Am besten für

Unternehmen, die ein intuitives, personenzentriertes Tool zur Erfassung von Fehlzeiten suchen, das umfassendere HRIS- und Mitarbeiterunterstützungsfunktionen auf derselben Plattform bietet. Ideal für alle, die einen zentralisierten, optimierten Tech-Stack suchen.

Pros

Integriertes HRIS, das Mitarbeiterunterstützung mit wichtigen HR-Tools kombiniert
Unterstützt die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetzen
Anpassbare, standortspezifische Abwesenheitsrichtlinien
In 38 Sprachen verfügbar
Intuitive Benutzeroberfläche (UI)
Hochgradig skalierbar
ISO 27001:2022 Zertifikat
GDPR- und CCPA-konform

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cons

Kontinuierliche Verbesserungen und die Einführung von Funktionen können gelegentlich zu Fehlern führen
Einige Aspekte des HRIS-Tools befinden sich noch in der Entwicklung.

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Leapsome is saving us lots of time during our performance appraisals and helps us build an open, value-oriented feedback culture. We’ve compared several platforms, and Leapsome stood out convincingly — it’s user-friendly, intuitive, and highly customizable. As a manager, I love how fast and openly the team at Leapsome reacts to our feedback and suggestions.

Dr. Christian Grobe

CEO

Leapsome enhances meaningful feedback and employee engagement. It’s a must-have for every company at any stage. We are growing toward 750 employees, but the rollout was easy, fast, and successful nonetheless. The great customer support helped us through the whole onboarding process.

Thore Schӓck

Head of HR & Recruiting

With the help of the people analytics, you can quickly understand the significance of the results. We also frequently use the 1:1 function, which, although very simple, is extremely useful.

Erica Ancobia

Head of People Operations

We see the People team as a partner team rather than an admin team. We want to focus on our employees and not on processes. With Leapsome, we have automated the manual work around feedback and career development so that we can spend our time with our people: understanding their needs, guiding them through their very own DCMN lifecycle, and helping them find purpose in what they do.

Theresa Jasaraj

Senior Manager, People Relations

🤗 Gönne der Personalabteilung eine Pause

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2. BambooHR

A screenshot of an interface from BambooHR's paid time off (PTO) tool, showing an example time off request and team calendar.

BambooHR offers a vacation-tracking solution that integrates with its broader HR platform. The tool allows users to check for calendar conflicts, manage PTO requests, and send team members automatic updates.

This solution covers many essential aspects of PTO management alongside other human resources tools. However, another platform might better suit your needs if you want to consolidate your tech stack with a people-centered solution with robust employee engagement capabilities.
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Top features

Time-off calculator
Customizable PTO policies
“Who’s Out” calendar
Absence reporting
Approval workflows
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Best for

Small to medium-sized businesses that don’t need robust employee engagement features but are looking for an easy-to-use HR platform with dedicated PTO capabilities.

Pros

User-friendly interface
Helpful training and onboarding
Smartphone compatibility
Built-in HRIS

list item

cons

Some users say the platform lacks customization options for reports
Some users report that integrations don’t work as expected
Feature limitations may make it difficult to meet all needs with one platform
Some smaller businesses consider the pricing to be “out of reach”

list item

3. Factorial

Screenshot of Factorial's PTO software platform, showing a team holidays calendar.

Factorial’s PTO management feature helps admins manage their team’s time off by enabling them to approve leave requests, calculate PTO balances, and view upcoming schedules. However, Factorial’s HR features might not be advanced enough for organizations with more complex People management needs, especially due to a lack of customization.
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Top features

Leave management dashboard
One-click approvals and denials
Custom time-off policies and reporting
Employee self-service portal
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Best for

Small and scaling businesses that want to manage PTO on the go and monitor vacation policies across different countries.

Pros

Comprehensive range of integrations
Syncs with Google Calendar
Consolidates HR and PTO data in one system
Customizable workflows
Data-driven insights

list item

cons

Some users report a steep initial learning curve
Not optimized for the US market
Some users say that reporting could be improved
Some users feel the modules aren’t granular enough to manage their complex business needs

list item

4. HiBob

Two product images of the HiBob Time Off system, showing an example of a shared absence calendar and a time off approval request.

HiBob is an HRIS with employee experience features focused on engagement, culture, and productivity. It also supports a selection of core HR processes, including absence management and time tracking.

This platform streamlines PTO tracking for HR teams, managers, and employees, making it easy to request and approve days off for holidays, sick days, vacation days, parental leave, and other forms of PTO.
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Top features

Team absence calendar
PTO requests and approvals
Custom absence policies
Time-off tracking
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Best for

Fast-growing mid-sized businesses that are already familiar with HiBob and are looking for quantifiable time off and absence management data.

Pros

Company culture and engagement-driven features
Push notifications from Slack, Microsoft Teams, and the HiBob app
Built-in HRIS

list item

cons

Some users have issues with limited or inefficient integrations
Some users report a lack of customization in some functions
Some users have flagged problems with international policy management
Some features and capabilities are still missing

list item

5. Lattice

Screenshot of Lattice's HRIS platform dashboard, showing goals and updates.

Lattice is a software solution mostly known for its performance management, goal-setting, and benchmarking features. HR teams can use Lattice’s HRIS to schedule time off and generate absence reports, but these features are still limited. If you’re interested in more sophisticated approval workflows and automated leave calculations, you might prefer one of the alternatives in this list.
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Top features

HRIS with employee records, onboarding, and HR workflows
Compensation management
Customizable goal-setting and tracking
Analytics and reporting
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Best for

Companies that already use Lattice for performance management want to introduce some absence management.

Pros

Built-in HRIS
Scalable for growing teams
People analytics tools

list item

cons

Not yet a comprehensive HRIS solution
The absence management and time-tracking tools are still being developed
High learning curve for new users
Some users struggle with customization
Some users feel the platform could be more intuitive

list item

6. Personio

A combination of two product images from Personio's absence management tool, featuring an absence timeline and absence request.

Personio is considered a well-rounded solution for HR management. Its absence management system streamlines policy creation and leave requests. It also consolidates team absence information in one calendar to improve visibility and accommodate easy planning.
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Top features

Absence management
Time tracking
Attendance tracking
Workflow automation
Analytics and reporting
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Best for

Medium-sized companies looking for a scalable PTO solution.

Pros

Comprehensive range of features
Customizable absence and accrual policies
Ability to select substitutes when requesting leave
Unified absence reporting

list item

cons

Requires additional features for employee engagement and feedback
Some users find it difficult to view vacation allowances
Some users say the UI could be improved

list item

7. Rippling

A screenshot of Rippling's time off and scheduling platform, showing a time off request and team calendar.

Rippling is an HR platform that supports PTO tracking as part of its broader IT and HR management capabilities. It enables businesses to manage absence policies while supporting compliance with labor laws through automated processes.
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Top features

Time tracking
Trends analysis
PTO usage reporting
Scheduling
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Best for

Organizations that want to support compliance in several different countries.

Pros

Automatically syncs time-tracking and payroll data
Customizable policies and workflows
Global compliance features

list item

cons

Complex setup; self-guided implementation can present challenges
Some users have flagged confusing time-off requests and scheduling processes
Not ideal for smaller businesses
A more expensive option

list item

Warum Kunden uns lieben

Leapsome hat mein berufliches Wachstum und meine Entwicklung grundlegend verändert. Was mir an Leapsome am besten gefällt, ist, dass es mir ermöglicht, meine Karriere selbst zu gestalten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und das intuitive Design von Leapsome haben mir die Navigation und Nutzung der Plattform unglaublich leicht gemacht.

Victor J.

Enterprise (1000+ Mitarbeiter)

Leapsome zeichnet sich als erstklassige Plattform aus, die nahtlos ein breites Spektrum organisatorischer Anforderungen abdeckt und in den Bereichen Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement, OKRs und Lernen überzeugt. Seine beispiellose Stärke liegt in der tiefen Integration mit bestehenden Tools und der mühelosen Anbindung an unser HRIS, Slack, etc.

Jamie S.

Mid-market (50-1000 Mitarbeiter)

Unser Unternehmen ist neu bei Leapsome, aber das Onboarding verlief fantastisch. Unser Leapsome-Ansprechpartner hat uns bei jedem Schritt begleitet, um sicherzustellen, dass der Prozess für das HR-Team und alle Mitarbeiter einfach ist. Er hat uns Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, um innerhalb kürzestes Zeit startklar zu sein!