Mitarbeiterdaten: Typen, bewährte Verfahren und Managementtechniken

Das Verhalten und die Motivation der Mitarbeiter zu verstehen, ist der Schlüssel, um talentierte Mitarbeiter zu halten und das Potenzial Ihrer Teams zu maximieren. Dennoch nutzen viele Personal- und Personalmanager eine ihrer wertvollsten Ressourcen immer noch nicht ausreichend aus: Mitarbeiterdaten.

Während die meisten Personalchefs sagen Personalanalytik ist ein zentraler Bestandteil ihrer Strategien, nur 42% der Unternehmen haben eine datengesteuerte HR-Kultur.* Was hält sie zurück?

Die Erfassung, Organisation und Analyse der richtigen Mitarbeiterdaten — bei gleichzeitiger Berücksichtigung ethischer Bedenken und sich ständig ändernder Datenschutzbestimmungen — ist eine große Herausforderung für HR-Teams weltweit. Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf veraltete Datenverwaltungssysteme, was es schwieriger macht, wichtige Mitarbeiterinformationen zu speichern und zu analysieren.

Klingt vertraut? Wenn Sie in Personendaten ertrinken, lesen Sie weiter! Wir helfen Ihnen dabei, mehr über die verschiedenen Arten von Personalinformationen zu erfahren und zu erfahren, wie die effektive Erfassung und Verwaltung Ihrer Daten Ihnen helfen kann, Ihre Personalziele zu erreichen.

*McKinsey, 2022

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Warum Mitarbeiterdaten für HR-Teams wichtig sind

Zu den Mitarbeiterdaten gehört alles, was Sie über Ihre Belegschaft erheben — von grundlegenden Kontaktdaten bis hin zu Engagementwerten, Lernaufzeichnungen und Zeiterfassung.

Heute sind diese Daten eine Goldgrube an Erkenntnissen, die Prozesse optimieren und die Entscheidungsfindung unterstützen können. Durch die effektive Nutzung von Mitarbeiterinformationen können HR-Teams die Fluktuation reduzieren, die wichtigsten Personalverwaltungsfunktionen rationalisieren und die Einhaltung der Arbeits- und Datenschutzgesetze sicherstellen.

‍Aber wie?

Mit den richtigen Prozessen und Personalanalytik Dank dieser Technologie können HR-Experten Mitarbeiterdaten nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, Probleme zu identifizieren und Möglichkeiten zur Verbesserung der Personalstrategien aufzudecken.

Eine McKinsey-Studie ergab beispielsweise, dass Fortschritte in den Bereichen Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion (DEI) eine Priorität für mindestens 70% der Organisationen im Jahr 2023. Ein effektives Mitarbeiterdatenmanagement kann hier eine wichtige Hilfe sein, da es HR-Teams dabei hilft, DEI bezogene Kennzahlen wie die Stimmung der Mitarbeiter detaillierter zu messen und die Vielfalt ihrer Belegschaft anhand demografischer Daten zu verfolgen.

Unternehmen, die Daten und Analysen (D&A) nicht nutzen, werden Schwierigkeiten haben, wettbewerbsfähig zu bleiben, insbesondere da künstliche Intelligenz (KI) den Geschäftsbetrieb verändert.

Also, welche Mitarbeiterdaten sollten Sie sammeln — und wie kann HR-Software Ihnen helfen, das Beste daraus zu machen?
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Die 7 wichtigsten Arten von Mitarbeiterdaten

Obwohl Mitarbeiterdaten ein wesentlicher Bestandteil der modernen Personalabteilung sind, fehlt vielen Unternehmen das Wissen, um sie effektiv und gesetzeskonform zu nutzen.

Wenn diese Lücken nicht geschlossen werden, können sie zu Misstrauen, Ungenauigkeiten und sogar zu rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit Arbeitsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und Antidiskriminierungsrichtlinien führen.

Um Ihnen zu helfen, solche Probleme zu vermeiden, haben wir die sieben wichtigsten Arten von Mitarbeiterdaten skizziert, die Ihre Personalstrategie abdecken sollte.
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1. Demografische Informationen

Demografische Daten liefern grundlegende sozioökonomische Informationen über Ihre Belegschaft — im Allgemeinen einschließlich Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität, Bildung und manchmal auch Religion.

Diese Daten sind entscheidend für das Verständnis Diversität innerhalb Ihrer Organisation. Darüber hinaus können sie Muster und Trends hervorheben, die Ihnen helfen, Ihre HR-Initiativen und Einstellungsprozess.
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2. Personenbezogene Daten

Zu den persönlichen Mitarbeiterdaten gehören grundlegende Informationen wie Namen, Geburtsdaten, Privatadressen und Notfallkontakte.

Es ist wichtig, aktuelle Aufzeichnungen zu führen und sicherzustellen, dass Ihre Personalverwaltungssysteme den Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen.

EIN umfassendes Personalinformationssystem (HRIS) wie das von Leapsome kann diese Informationen sicher zentralisieren und ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter anbieten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
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3. Daten zum Mitarbeiterengagement

Daten zum Mitarbeiterengagement bieten Personalleitern, die ihre Mitarbeiter an sich binden möchten, einige der wertvollsten Erkenntnisse. Anhand der wichtigsten Kennzahlen zur Mitarbeiterbindung ist es einfach, Bereiche zu finden, in denen Verbesserungen möglich sind, und positive Veränderungen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.

Zu den wichtigsten Komponenten der Daten zum Mitarbeiterengagement gehören Umfragefeedback, Mitarbeiterzufriedenheitswerte sowie Erkenntnisse aus Aufenthalts- und Austrittsgesprächen. 1:1 s, und Bewertungen.

Bei Leapsome bieten wir eine Reihe von Mitarbeiterdaten und Analysetools entwickelt, um all diese Informationen zu kombinieren und einen umfassenden Überblick über das Mitarbeiterengagement zu bieten. Unser Umfragen, Bewertungen, und Rückmeldung Module automatisieren die Datenerfassung und -analyse und ermöglichen es Managern und der Personalabteilung, Trends zu erkennen und Maßnahmen zur Steigerung des Engagements zu ergreifen.
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4. Leistungsdaten der Mitarbeiter

Leistungsdaten verfolgen den Werdegang eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. Dabei werden Ziele, Bewertungen und andere Feedback- und leistungsbezogene Informationen erfasst.

Das Sammeln von Leistungs- und Entwicklungsdaten kann Ihnen helfen, wirkungsvolle Pläne zur Leistungssteigerung und -entwicklung zu erstellen, Ihre Führungsqualitäten zu verbessern und sicherzustellen, dass Leistungsträger anerkannt werden.

5. Zeiterfassung und Anwesenheitsdaten

Die Erfassung von Anwesenheits- und Arbeitszeiten ist unerlässlich, um die örtlichen Vorschriften einzuhalten, die Gehaltsabrechnung korrekt abzurechnen und Muster wie Fehlzeiten oder häufige Überstunden zu erkennen.

Zu den Zeiterfassungs- und Anwesenheitsdaten gehören geleistete Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Krankheitsurlaub und Projektzeitzuweisung. Es gibt mehrere praktische Anwendungen für diese Mitarbeiterdaten, von der Förderung der Work-Life-Balance und der Vermeidung von Burnout bis hin zur Berechnung von Projektkosten, der Überwachung der PTO und der Einhaltung aller Vorschriften zur Nachverfolgung.

Die gute Nachricht ist, dass Das neue HRIS von Leapsome integriert Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement mit anderen Personalmanagementfunktionen, damit Ihre Teams zufrieden und produktiv sind — und Ihr Unternehmen die Vorschriften einhalten kann.
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6. Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung

Die Aufbewahrung genauer Gehaltsabrechnungsdaten ist eine zentrale Verantwortung jeder Personalabteilung. Zu diesen Aufzeichnungen gehören in der Regel:

• Vorteile, Werbeaktionen und Vergütungsmanagement Daten
• Gehaltsabrechnungshistorie und Steuererklärungen
• Aufzeichnungen über Gehaltsabrechnungen
• Informationen zu Startern und Abgängern
• Bonusvereinbarungen

Mit einem speziell entwickelten, KI-gestützten System wie Leapsome HRIS kann Ihnen helfen, diese Routinearbeiten zu automatisieren, um Fehler zu minimieren, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Effizienz in Ihrem HR-Team zu steigern.
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7. Verträge und Compliance-Daten

Betriebsteams und Personalfachleute müssen Arbeitsverträge, Richtlinien und andere Rechtsdokumente sicher verwalten können.

Diese Daten umfassen in der Regel Arbeitsverträge und -verträge, einschließlich Angaben wie Beschäftigungsdauer, Berufsbezeichnung und Arbeitszeiten. Dazu gehören auch Steuerunterlagen, die Überprüfung der Arbeitsfähigkeit, Ausbildungsnachweise, berufliche Zertifizierungen und alle in den Unterlagen enthaltenen disziplinarischen Unterlagen.

Es ist wichtig, dass diese Aufzeichnungen regelmäßig mit korrekten Informationen aktualisiert und sicher gespeichert werden, um Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen vor Compliance- und Datenschutzrisiken zu schützen.
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💜 Mit Die HRIS- und Peoplement-Plattform von Leapsome, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht, können Sie diese Datenkategorien zu einem umfassenden Überblick über Ihre Belegschaft konsolidieren, sodass Sie Risiken mindern und die Entscheidungsfindung verbessern können.

‍Das Ergebnis? Eine gesündere Unternehmenskultur, glücklichere Mitarbeiter und weniger Belastung für Ihr HR-Team!

5 Best Practices für die Erfassung von Mitarbeiterdaten

Sobald Sie die benötigten Mitarbeiterdaten ermittelt haben, benötigen Sie eine klare Datenerfassungsstrategie.

Sie benötigen robuste Prozesse, um diese Daten zu nutzen, um Ihre Ziele zu unterstützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Hier sind fünf bewährte Methoden für den Einstieg:
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1. Bestimmen Sie das Ziel der Datenerfassung

Was wollen Sie mit den Daten erreichen? Bist du Messung des Mitarbeiterengagements, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen oder Ihre Rekrutierungsstrategie zu verbessern?

Wenn Sie darlegen, wie sich Ihre Informationsinitiativen auf Ihre Unternehmensziele beziehen, können Sie sich auf die relevantesten Mitarbeiterdaten konzentrieren, um Ihre Personalziele zu unterstützen.
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2. Definieren Sie Ihre Mitarbeiterdatenquellen

Sie müssen dann entscheiden, von wo Mitarbeiterdaten erfasst werden sollen.

Wenn Sie beispielsweise versuchen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, sollten Sie möglicherweise Mitarbeiterdaten aus Einzelgesprächen, Jahresgesprächen und Impulsumfragen erheben. Wenn Sie Gehaltsbudgets für das kommende Jahr auswerten, können Sie sich die Daten zu Mitarbeiterverträgen und Leistungen ansehen.

Mit einem Tool wie HRIS von Leapsome, du kannst mehrere Ziele gleichzeitig überwachen. Unsere zentrale Plattform bietet erweiterte Analysen und einen sicheren, einheitlichen Überblick über Ihre Belegschaft, sodass Sie verschiedene Verbesserungsbereiche gleichzeitig angehen können.
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3. Priorisieren Sie den Datenschutz und die Zustimmung der Mitarbeiter

In einer Zeit zunehmender Datenschutzbedenken und strenger Vorschriften ist es von entscheidender Bedeutung, das Vertrauen der Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Holen Sie immer die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter ein, bevor Sie deren personenbezogene Daten erheben, speichern und verwenden, und berücksichtigen Sie stets die ethischen Auswirkungen einer Datenerfassung. Dies ist entscheidend, um die Datenschutzgesetze einzuhalten und Vertrauen innerhalb Ihres Unternehmens aufzubauen.
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4. Wählen Sie die richtigen Tools

Die Verwendung veralteter oder ineffektiver Software kann zu ungenauen Dateneinblicken, verzerrten Analysen und verschwendeten Ressourcen führen. Sie benötigen ein Tool, das einfach zu bedienen ist, sich in Ihre vorhandenen Systeme integrieren lässt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Die umfassende HR-Lösung von Leapsome vereinfacht die Datenerfassung und generiert intuitive Zusammenfassungen, sodass Ihr Team mit nur wenigen Klicks auf die benötigten Informationen zugreifen kann.

5. Integrieren Sie die Datenerfassung in bestehende Prozesse

Die Datenerfassung kann kompliziert werden, wenn Sie verschiedene Systeme verwenden. Durch die Konsolidierung der Daten auf einer zentralen Plattform erhalten Sie jedoch einen umfassenderen Überblick über die Leistung Ihrer Mitarbeiter.

Mit den integrierten HR-Produkten von Leapsome ist es einfach, eine ganzheitliche Personalanalytik Ein Ansatz, der ein tieferes Verständnis der Mitarbeitermotivation unterstützt und zu strategischeren Entscheidungen führt.
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Die besten Techniken für das Mitarbeiterdatenmanagement

Nachdem Sie die Methoden zur Erfassung Ihrer Mitarbeiterdaten definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für die Verwaltung der von Ihnen gesammelten Informationen zu skizzieren.

Wenn Sie dies gut tun, können Sie Daten organisieren, Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung nutzen, Personalprozesse vereinfachen und Ihre Arbeitsplatzkultur verbessern. Hier erfahren Sie, wie Sie loslegen können:
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Erstellen Sie eine sichere Mitarbeiterdatenbank

Wenn Sie Mitarbeiterdaten immer noch in einfachen Tabellen oder in mehreren Tools (oder Aktenschränken!) speichern , es ist Zeit für ein Upgrade.

Eine robuste, zentralisierte Datenbank ermöglicht es Ihnen, Daten aus verschiedenen Quellen zu sortieren und zu filtern, was Ihrem HR-Team Zeit und Stress erspart.

Beschränken Sie aus Sicherheitsgründen den Zugriff auf vertrauliche Informationen auf autorisierte Personen. Leapsome HRIS ermöglicht maßgeschneiderte Zugriffsberechtigungen, die Ihren Richtlinien und Compliance-Anforderungen entsprechen.
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Praktiziere „Datenhygiene“

„Datenhygiene“ ist der gesamte Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass Ihre Mitarbeiterinformationen im Laufe der Zeit korrekt, sauber und zuverlässig bleiben.

Stellen Sie die Datenintegrität in Ihren Personalmanagementsystemen sicher, indem Sie Ihre Aufzeichnungen und Prozesse regelmäßig überprüfen und aktualisieren für:

Datenvalidierung — Richten Sie Prüfungen oder Systemregeln ein, um zu überprüfen, ob die Daten korrekt und richtig formatiert sind, wenn sie in Ihr System eingegeben werden.

Datenbereinigung — Überprüfen Sie Ihre Daten regelmäßig, um Fehler, Duplikate und Inkonsistenzen zu entfernen (selbst ein falsch geschriebener Name kann zu Problemen führen).
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Standardisierung von Daten — Wenden Sie eine einheitliche Struktur auf Ihre Informationen an, z. B. durch die Festlegung von Namenskonventionen oder die Verwendung vereinbarter Abkürzungen im gesamten Unternehmen.

Eine gute Datenhygiene hilft Ihnen, Ineffizienzen zu vermeiden und Fehler bei der Entscheidungsfindung zu minimieren.

💡 Bevor Sie Datensätze löschen, überprüfen Sie die Datenaufbewahrungsrichtlinien für Ihre Branche — möglicherweise müssen Sie Bewahren Sie bestimmte Mitarbeiterdaten auf seit Jahren. Ein intelligentes Personalverwaltungssystem wie Leapsome kann Ihnen helfen, Ihre Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten.

Informieren Sie Ihr Team über Datensicherheit

Datensicherheit ist eine Säule jeder Mitarbeiterinformationsstrategie. Untersuchungen zeigen jedoch, dass 74% der Arbeitnehmer wären bereit, Sicherheitsrichtlinien zu umgehen, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre gesamte Belegschaft dazu ermutigen, Cybersicherheit als kollektive Verantwortung zu betrachten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Teams das „Warum“ hinter den Datenschutzregeln verstehen und wissen, wie sie sensible Informationen schützen. Es ist auch wichtig, Schulungen anzubieten, damit sich die Mitarbeiter in der Lage fühlen, die besten Datenschutzpraktiken anzuwenden und Vorfälle zu erkennen, zu melden und zu verhindern.

Die besten Datenschutz- und Privatsphäre-Kurse für dein Team findest du direkt auf dem Leapsome Marktplatz für Lernen.
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Automatisieren Sie Datenanalyseprozesse

Im Zeitalter von Big Data und KI hat sich die Automatisierung der Datenanalyse von einem Luxus zu einer Notwendigkeit entwickelt.

Stellen Sie bei der Implementierung anspruchsvollerer Prozesse und Automatisierungen sicher, dass Manager, Mitarbeiter und HR-Teams wissen, wie sie diese effektiv einsetzen können. Mit den Worten von Ramke Ramakrishnan, VP Analyst bei Gartner: „Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter durch den Einsatz von KI in Daten und Analysen gestärkt fühlen, anstatt sich dadurch bedroht oder frustriert zu fühlen.“

Sprungende KI kann Feedback in Sekundenschnelle in wertvolle Erkenntnisse umwandeln, Umfrageantworten analysieren und umsetzbare Empfehlungen geben. Das ist nur ein Anwendungsfall — unsere KI-Funktionen können Ihnen auch Leistungstrends aufzeigen, maßgeschneiderte Lern- und Entwicklungspfade vorschlagen, Managern Vorschläge für Leistungsbeurteilungen geben und vieles mehr.
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Erkenntnisse nutzen, um das Engagement zu verbessern

Das Sammeln und Verwalten von Mitarbeiterdaten ist nur der erste Schritt. Der wahre Wert ergibt sich aus der Nutzung dieser Erkenntnisse zur Steigerung des Engagements, der Produktivität und des Gesamterfolgs.

Dies kann die Identifizierung und Behebung von Problemen der Mitarbeiter, die Förderung der Gesundheit der Belegschaft, die Verbesserung der Onboarding-Prozesse, die Entwicklung personalisierter Karriereentwicklungspläne oder die Verwendung von Leistungsdaten zur Belohnung von Top-Talenten beinhalten.

Was auch immer Sie aus Ihren Mitarbeiterdaten herausholen möchten, die integrierten Tools von Leapsome können diese Prozesse automatisieren, optimieren und unterstützen — und so eine positive Unternehmenskultur fördern, von der alle profitieren.
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Nutzen Sie Ihre Personaldaten, um voranzukommen

Immer mehr Führungskräfte nutzen Mitarbeiterdaten, um Rekrutierungsprozesse zu verfeinern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und zukunftssichere Personalstrategien zu entwickeln.

Effektives Personalmanagement hängt jedoch davon ab, die richtigen HR-Software zum sicheren Sammeln, Speichern und Analysieren großer Mengen von Daten.

Das kommende HRIS von Leapsome ist das Rückgrat Ihrer Mitarbeiterdateninfrastruktur. Es gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, optimiert die Speicherung und liefert die Einblicke, die Ihr Team benötigt. Mit sicherem Self-Service-Zugriff können Mitarbeiter darauf zugreifen ihre Dateien, Förderung von Transparenz und Autonomie bei gleichzeitiger Verringerung des Verwaltungsaufwands für HR-Teams.

Eine umfassende HRIS- und People-Enablement-Plattform, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht, kann Ihre Abläufe verändern und eine komplette Mitarbeiterdatenlösung bieten, die Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern zum Erfolg verhilft.
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‍Unser neues HRIS-Tool hilft Ihnen dabei, Mitarbeiterinformationen mit plattformübergreifenden Analysen und KI-Zusammenfassungen zu verwalten.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.