Performance Tracking: Strategies and Tools for Manager

Jährliche, top-down ausgerichtete Leistungsbeurteilungen entsprechen nicht mehr der Arbeitsweise vieler Unternehmen in der heutigen Arbeitswelt. Moderne Teams sind funktionsübergreifend, arbeiten mit flachen Hierarchien, wechseln häufig zwischen Projekten und Initiativen und bestehen oft aus hybriden oder dezentralen Teammitgliedern.

Dies sind nur einige der Gründe, warum viele moderne Unternehmen auf kontinuierliche Leistungsverfolgung statt auf regelmäßige, formelle Leistungsbeurteilungen setzen. Performance-Tracking liefert ein ganzheitliches Bild der Leistung von Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum hinweg – etwas, das Führungskräften in modernen Arbeitsumgebungen häufig fehlt. Tatsächlich stimmen 77 % der HR-Verantwortlichen zu, dass traditionelle Bewertungen nicht ausreichen, um ein genaues Bild der täglichen Leistung von Mitarbeitenden zu vermitteln.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter effektiv verfolgen können, haben wir diesen Artikel für Sie entwickelt. Wir erläutern, warum Leistungsverfolgung wichtig ist, und geben Ihnen eine schrittweise Anleitung, die Ihnen zeigt, wie Sie es in ihrem Unternehmen implementieren können.

*Select Software Test Reports, 2023

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Bedeutung der Leistungsverfolgung der Mitarbeiter

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ein System zur Erfassung der Mitarbeiterleistung zu entwickeln, das mit Ihren Unternehmenszielen und Ihrer Unternehmenskultur im Einklang steht, kann dies Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugutekommen, unter anderem durch:

• Steigerung des Engagements und der Zufriedenheit — Fortlaufendes Feedback und kontinuierliches Leistungsmanagement Gespräche fördern eine gesunde Beziehung zwischen Teamleitern und ihren Mitarbeitern, sodass die Mitarbeiter mehr geschätzt, unterstützt und letztendlich in ihre Unternehmenskultur und -prozesse eingebunden sind.
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• Förderung der Mitarbeiterentwicklung — Leistungsbeurteilungen die den Fokus auf die fachliche und persönliche Weiterentwicklung legen, befähigen Mitarbeitende, Verantwortung für ihre eigene Karriere zu übernehmen und nicht nur Führungskräfte. Noch wirkungsvoller wird dies mit einer Softwarelösung wie Leapsome: Durch leistungsbezogenes Tracking erhalten Führungskräfte einen umfassenden, ganzheitlichen Überblick über die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden.

• Mehr Agilität und Flexibilität gewinnen — Kontinuierliche Leistungsverfolgung ermöglicht es, Unternehmen, Engpässe und Mängel in ihrer Vorgehensweise schnell zu erkennen, sodass sie Anpassungen vornehmen können, sobald Probleme auftreten.
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So verfolgen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter

Teamorientiertes Performance-Tracking ermöglicht es Führungskräften, als Coaches und strategische Partner zu agieren und Mitarbeitende gezielt bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Vor diesem Hintergrund finden Sie im Folgenden einige praxisnahe Maßnahmen, die Ihr Unternehmen als Vorlage nutzen kann, um einen Ansatz zur Mitarbeiter-Leistungsverfolgung im Rahmen des Performance-Management-Zyklus zu entwickeln.

1. Setzen Sie realistische Ziele

Klare Ziele geben Orientierung und Sinn. Ein kollaborativer Zielsetzungsprozess hilft Mitarbeitenden, sich so weiterzuentwickeln, dass sowohl sie selbst als auch die Organisation davon profitieren. Wenn Mitarbeitende an der Definition ihrer eigenen Leistungsziele beteiligt sind, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass diese Ziele auch erreicht werden. Werden zudem Fortschritte, Ergebnisse und der Beitrag zur Unternehmensmission sichtbar gemacht, kann dies Motivation, Produktivität und das allgemeine Engagement steigern.

„Achten Sie darauf, Mitarbeitende aktiv einzubeziehen und sie daran mitwirken zu lassen, was sie innerhalb eines Jahres oder eines Drei-Jahres-Zeitraums erreichen möchten. Sie können ambitionierte eigene Ziele definieren, aber auch Ziele zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben festlegen und dabei die Person als Ganzes betrachten, nicht nur die reine Leistung.“

— Jennifer Morehead, Executive of Flex HR

Wenn Ihr Unternehmen mit OKRs arbeitet, verfügen Sie bereits über einen starken Rahmen, um Mitarbeitende bei ihren persönlichen Entwicklungszielen zu unterstützen. Sobald ein ergebnisorientiertes Ziel definiert ist, werden drei bis fünf messbare Schlüsselergebnisse festgelegt, die Mitarbeitende auf dem Weg zur Zielerreichung begleiten. Ein Entwicklungs-OKR für eine Person im Kundenservice könnte zum Beispiel so aussehen:

Ziel | Verbesserung der schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten, um Support-Anfragen per E-Mail und Schulungen souverän zu übernehmen.

• Wichtigstes Ergebnis 1: Teilnahme an einer Deeskalationsschulung, die dazu führt, dass im nächsten Quartal 20 % weniger Tickets an höhere Support-Stufen eskaliert werden müssen.
• Wichtigstes Ergebnis 2: Sorgt für eine klarere Kommunikation und reduziert die Anzahl der Interaktionen pro Ticket im nächsten Quartal um 15%.
• Wichtigstes Ergebnis 3: In den nächsten sechs Monaten erhalten Sie eine durchschnittliche Punktzahl von 4,5/5 für Kundenfeedback.
• Wichtigstes Ergebnis 4: Startet einen monatlichen Teamentwicklungsworkshop, in dem wir über unsere kniffligsten Kundeninteraktionen sprechen und überlegen, wie wir besser mit ihnen umgehen können.

Wenn Sie keine OKRs verwenden oder Ihre individuellen Mitarbeiter etwas einfacher gestalten möchten, ist das Smart-Ziel-Framework ein großartiger Ansatz. SMART bedeutet, dass Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah sein sollten. Ein SMART-Ziel könnte für denselben Kundendienstmitarbeiter wie folgt aussehen:

• „Mein Ziel ist es, meine schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten im nächsten Quartal zu verbessern, indem ich in berufliche Entwicklungsmöglichkeiten wie Teamworkshops und einen Schulungskurs investiere. Um meine Fortschritte zu verfolgen, versuche ich, Ticketkalationen und Interaktionen pro Ticket zu reduzieren und den Wert meiner Kundenfeedbacks zu erhöhen. “

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2. Den Fortschritt regelmäßig überprüfen

Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen keine routinemäßige Fortschrittsüberwachung verwenden sollten, um die Produktivität zu überwachen, da dies das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern beeinträchtigt. Dann sollten die Teammitglieder die Leistungsverfolgung als eine Möglichkeit betrachten, Engpässe immer einen Schritt voraus sein, und der Manager sollte dies als eine Möglichkeit betrachten, um das Lernen und die Entwicklung zu erleichtern.

Ausserhalb von Valutations de performance and informelle individual gespräche, hebelwirkung Feedback-Tools und asynchrone Kommunikation Kanäle, um zu diskutieren, welche Ziele voranschreiten und welche Gefahren es gibt. Der Manager kann Teammitgliedern Fragen stellen wie:

• Gibt's Anpassungen oder Änderungen, die Sie an Ihrem Ansatz vornehmen müssen, um im Kurs zu bleiben?
• Benötigen Sie zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen, um Ihre Ziele zu erreichen?
• Haben Sie Meilensteine erreicht oder Teilziele erreicht?

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3. Fördern Sie die Selbstüberwachung mit Tracking-Tools

Ein Vorteil von Personalbefähigungssoftware besteht darin, dass sie die Verfolgung der Mitarbeiterleistung effizienter machen. In der Tat 97% der HR-Führungskräfte und 89% der Mitarbeiter sind sich einig, dass ihre Organisationen davon profitieren.

Nichtsdestoweniger haben nicht alle Plattformen ein unkompliziertes Design, daher ist es wichtig, in einen intuitiv bedienbaren Mitarbeiterleistungstracker zu investieren. Die besten Tools, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten — wie Leapsome Tore und Ratings — es ermöglicht Ihnen, den Fortschritt mit Status wie auf dem richtigen Weg, verspätet, und abseits der Strecke, show the prozentsatz of production and detail improvements in the time an. Darüber hinaus können Sie mit unserer Zielbaum-Funktion sehen, wie sich der Fortschritt auf Ihre übergeordneten Unternehmensziele auswirkt.

4. Beurteilen Sie die Entwicklung im Einzelgespräch

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, halbjährliche formelle Leistungsbeurteilungen abzuschaffen und stattdessen wöchentliche oder zweiwöchentliche Einzelgespräche zu führen. Andere behalten ihre traditionellen Bewertungen bei und ergänzen sie durch häufigere, informelle Check-ins.

Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie für Bewertung und Entwicklung wählen: Regelmäßige virtuelle oder persönliche Gespräche sind für Führungskräfte und ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden entscheidend, um zu beurteilen, ob Teammitglieder auf dem richtigen Weg sind, ihre Ziele zu erreichen. Ist das nicht der Fall, bieten diese Gespräche die Gelegenheit, die Vorteile eines geeigneten Management-Systems zu nutzen und gemeinsam an Strategien und Lösungen zu arbeiten.

Beachten Sie diese Best Practices vor Ihren Besprechungen:

• Nutzen Sie den Beginn jedes Gesprächs, um den aktuellen Fortschritt zu prüfen, Meilensteine zu identifizieren und mögliche Hindernisse zu besprechen.
• Sie sorgen dafür, dass die Besprechungen kollaborativ sind, und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Ideen zu entwickeln.
• Gestalten Sie die Meetings kollaborativ und geben Sie Mitarbeitenden Raum, eigene Ideen einzubringen
• Legen Sie konkrete nächste Schritte für das nächste Treffen fest, damit klar ist, woran Mitarbeitende bis dahin arbeiten sollen.
• Bewerten Sie Ziele nicht ausschließlich nach einer 100-prozentigen Zielerreichung. In den meisten Frameworks gilt bereits eine Erreichung von 70–80 % als guter Fortschrittsindikator. Wie Donald und Charles Sull im MIT Sloan Management Review schreiben: „Die weit verbreitete Praxis, von Mitarbeitenden eine Zielerreichung von 100 % zu verlangen, um einen Bonus oder eine positive Leistungsbewertung zu erhalten, verstärkt die Tendenz, konservative Ziele zu setzen, die mit Sicherheit erreicht werden können.“

„Mein wichtigster Tipp ist, niemals zu erwarten, dass Mitarbeitende ihre Ziele zu 100 % erreichen. Der dadurch entstehende Druck ist die potenziellen Vorteile nicht wert. Der Stress, keinen Spielraum für Fehler zu haben, steigert nicht die Leistung, sondern hemmt Mitarbeitende und hindert sie daran, Risiken einzugehen und kreativ zu sein – und das ist niemals eine gute Grundlage. Lassen Sie Menschen Mensch sein und machen Sie deutlich, dass es kein Wachstum ohne Fehler gibt, aus denen man lernen kann.“

— Piotr Sosnowski, Personalleiter bei Das Leben und meine Finanzen

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Optimieren Sie Ihr Performance-Management-System mit Leapsome

Die Beobachtung und Steuerung der Mitarbeiterleistung ist ein lebendiger, zyklischer Prozess, der sich kontinuierlich weiterentwickelt. Aus diesem Grund ist der Einsatz der richtigen Performance-Management-Software von großer Bedeutung.

Plattformen wie Leapsome ermöglichen nicht nur die Erstellung leicht bedienbarer Workflows, sondern bieten auch leistungsstarke Analysen, mit denen Daten verarbeitet, Trends erkannt und fundierte, evidenzbasierte Entscheidungen getroffen werden können, um die Leistung Ihrer Mitarbeitenden gezielt zu verbessern.

Während andere Lösungen mehrere, nicht miteinander verbundene Tools anbieten und sich dennoch als „All-in-One“ bezeichnen, ist Leapsome eine wirklich integrierte Plattform. Sie synchronisiert Ziele, Leistungsbeurteilungen und Agenden für 1:1-Gespräche intuitiv und unterstützt Sie dabei, ein ganzheitliches Management-System zu gestalten, das Mitarbeitende motiviert und optimale Geschäftsergebnisse fördert.

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Häufig gestellte Fragen zur Leistungsverfolgung

1. Was ist der Zweck der Erfassung der Mitarbeiterleistung?

Das Hauptziel von Performance-Tracking besteht darin, Mitarbeitende mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und das Unternehmen beim aktuellen Wachstum zu unterstützen.

Genauer gesagt, wenn Unternehmen die Leistung ihrer Mitarbeiter verfolgen, können sie:

• Individuelle Ziele für Mitarbeitende festlegen, die auf die übergeordneten Unternehmensziele einzahlen.
• Überwachen Sie die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele
• Sie beurteilen den Beitrag der Mitarbeiter zum Gesamterfolg einer Organisation
• Identifizieren Sie Teammitglieder, die möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Unterstützung benötigen
• Erkennen und belohnen Sie leistungsstarke Mitarbeiter
• Fördern Sie Engagement und Zufriedenheit durch regelmäßiges Coaching und Rückmeldung

2. Wie oft sollte die Leistung des Mitarbeiters verfolgt werden?

Wie oft Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter verfolgen sollten, hängt von der Kultur, den Bedürfnissen, Zielen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Im Allgemeinen ist der beste Weg, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und die individuellen Fortschritte zu besprechen, wie folgt:

• Wöchentlich oder zweiwöchentlich mit informellen Check-Ins oder Einzelgespräche
• Vierteljährlich oder halbjährlich mit formellen Evaluationen oder 360-Grad-Bewertungen
• jährlich in einer Sitzung zur Festlegung der Ziele für das kommende Jahr und zur Bewertung der bisherigen Fortschritte

3. Wie kann die Überwachung der Mitarbeiterleistung das Engagement der Mitarbeiter verbessern?

Das Tracking der Mitarbeiterleistung kann das Engagement der Mitarbeiter verbessern, indem:

1. Ziele klar definieren — Wenn Teammitglieder verstehen, was von ihnen verlangt wird, ist es wahrscheinlicher, dass sie engagiert und motiviert sind, diese Erwartungen zu erfüllen.
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2. Feedback austauschen — Wenn Führungskräfte regelmäßig Rückmeldungen geben, können sie Mitarbeitende gezielt unterstützen, Wertschätzung vermitteln und so Zufriedenheit und Motivation steigern.
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3. Entwicklungsmöglichkeiten identifizieren — Das Aufzeigen zukünftiger Perspektiven hilft Teammitgliedern, neue Fähigkeiten zu entwickeln, ihre Leistung zu verbessern und sich stärker zu engagieren.
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4. Schaffung einer Kultur der Rechenschaftspflicht — Wird Performance-Tracking konsequent und effektiv umgesetzt, übernehmen Mitarbeitende mehr Verantwortung für ihre Arbeit und Ergebnisse.

4. Was sind die rechtlichen Auswirkungen der Leistungsmessung von Mitarbeitern?

Die Überwachung der Mitarbeiterleistung hat rechtliche Auswirkungen, die Unternehmen berücksichtigen müssen, um geltende Vorschriften einzuhalten. Bei der Entscheidung, wie die Leistung von Mitarbeitenden verfolgt wird, sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Einhaltung der Datenschutzgesetze bei der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Leistungsdaten der Mitarbeitenden.
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2. Sicherstellen, dass Performance-Tracking-Praktiken nicht diskriminierend sind, insbesondere im Hinblick auf geschützte Merkmale wie Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion oder nationale Zugehörigkeit.
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3. Keine Benachteiligung oder Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Mitarbeitenden, die Bedenken hinsichtlich der Leistungsüberwachung äußern oder Untersuchungen bzw. Beschwerden im Zusammenhang mit Performance-Tracking einreichen.
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4. Sorgfältige Dokumentation von Leistungsbeurteilungen und zugehörigen Daten gemäß den geltenden Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.
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5. Einhaltung der geltender Arbeitsgesetze im Zusammenhang mit Leistungsbewertungen, einschließlich derer, die sich auf vergütung, Förderungen und Kündigungen.