Expertenleitfaden zur Mitarbeiter-Leistungsbeurteilung

Leistungsbeurteilungen werden immer gründlicher und nützlicher. Doch es gibt noch viel zu tun. Eine aktuelle Umfrage von Willis Towers Watson zeigt: Nur einer von vier nordamerikanischen Arbeitgebern hält Leistungsbeurteilungen für hilfreich. Nur ein Drittel der Mitarbeitenden findet die eigenen Bewertungen fair.*

Gleichzeitig waren Unternehmen, die Leistungsbeurteilungen effektiv einsetzen, 1,5-mal häufiger in der Lage, höhere Finanzerträge zu erzielen, und 1,25-mal häufiger produktiver als vergleichbare Unternehmen in ihrer Branche.

Was macht Leistungsbeurteilungen für manche Unternehmen wirkungsvoller? Der beste Ansatz: Leistung kontinuierlich und ganzheitlich bewerten und Managern sowie Mitarbeitenden regelmäßig Gelegenheit geben, über Ziele und Entwicklungspläne zu sprechen.

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie exzellente, mitarbeitendenorientierte Leistungsbeurteilungen in der Praxis aussehen und welche Vorteile sie für euer Unternehmen haben. Konkret geht es um:

• Was Leistungsbeurteilungen sind
• Zweck und Vorteile
• Verschiedene Arten von Leistungsbeurteilungen
• Schlüsselelemente effektiver Leistungsbeurteilungen

*Willis Towers Watson, 2023
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Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Eine Leistungsbeurteilung (auch Leistungsbewertung oder -appraisal genannt) ist ein Prozess, mit dem Unternehmen die Arbeitsqualität und Fähigkeiten von Mitarbeitenden über einen bestimmten Zeitraum bewerten.

Traditionell fanden Leistungsbeurteilungen ein- oder zweimal jährlich statt und bewerteten Teammitglieder anhand von Stellenbeschreibung, Kernkompetenzen und Unternehmenswerten. Dieses System hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Es fokussiert nicht explizit auf die Karriereentwicklung einzelner Personen oder den Einfluss ihrer Arbeit auf Team und Unternehmen. Außerdem erschwert der seltene Rhythmus solcher Beurteilungen es, Herausforderungen zeitnah anzugehen, und verhindert regelmäßige Lern- und Wachstumsgelegenheiten.

Viele zukunftsorientierte Unternehmen überarbeiten ihren Ansatz zugunsten häufigerer 1:1-Meetings und Check-ins, die sich auf folgendes konzentrieren:

• Realistische Leistungsziele setzen und verfolgen, die in die größeren Team- und Unternehmensziele einzahlen.
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• ‍Fortschritte mit Kompetenzrahmen und Entwicklungsplänen reviewen, um Mitarbeitenden mehr Klarheit und Eigenverantwortung für ihre berufliche Entwicklung zu geben.
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Zweck und Vorteile von Leistungsbeurteilungen

Ein idealer Performance-Review-Zyklus beginnt mit Beurteilungsfragen, die klare Erwartungen setzen. Im Verlauf des Zyklus brauchen Teammitglieder kontinuierliches Feedback und Coaching, damit sie ihre Fähigkeiten ausbauen und sicherstellen können, dass ihre Arbeit auf die wichtigsten Unternehmensziele einzahlt. Einige Vorteile dieses Ansatzes:

• Mehr Transparenz und Klarheit. Wenn Mitarbeitende von Anfang an wissen, was von ihnen erwartet wird, werden sie weniger von Feedback überrascht und haben ein klares Bild davon, wie Erfolg in ihrer Rolle aussieht.
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• Höhere Engagement-Raten. Kontinuierliches Feedback, Mentoring und offene Kommunikation ermöglichen es Mitarbeitenden, eine aktive Rolle in ihren Leistungsbeurteilungen zu übernehmen. Wer das Gefühl hat, beim Ergebnis mitzureden, engagiert sich stärker im Prozess.
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• Bessere Mitarbeitermoral. Individuelle Ziele mit Unternehmenszielen zu verknüpfen bedeutet: Wenn Teammitglieder und Abteilungen erfolgreich sind, zieht das Unternehmen nach. Mitarbeitende sehen, wie sie zum Wachstum beitragen. Das fördert Motivation und Engagement.
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• ‍Resilientere Teams. Häufige Reviews und Check-ins ermöglichen agilere Problemlösung. Regelmäßige, ehrliche Gespräche versetzen Manager und Mitarbeitende besser in die Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Hindernisse zu überwinden.

„Neben dem Erwerb neuer Fähigkeiten fördern Leistungsbeurteilungen eine stärkere Unternehmenskultur, in der das Wachstum der Mitarbeitenden genauso geschätzt wird wie der Gesamtfortschritt des Unternehmens. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die gemeinsame Arbeit an geteilten Zielen.“

‍— Piotr Sosnowski, Head of People bei Life and My Finances

Welche Arten von Leistungsbeurteilungen gibt es?

Es gibt mehr als einen Weg, eine Leistungsbeurteilung zu schreiben. Unternehmen sollten ausgewogene, persönalisierte Strategien beim Sammeln und Geben von Feedback verfolgen. Der Input verschiedener Beteiligter ermöglicht Managern unvoreingenommenere Beförderungs- und Vergütungsentscheidungen und berücksichtigt Themen aus verschiedenen Perspektiven. Die vier gängigsten Arten:

• Selbstbeurteilungen sind Bewertungen, bei denen Mitarbeitende ihre eigene Leistung objektiv reflektieren, Stärken erkennen und Entwicklungsfelder identifizieren. Im Vergleich zu anderen Arten helfen sie auch dabei, Wahrnehmungsunterschiede zwischen Kolleg*innen, Managern und einem selbst aufzudecken.
• Manager-Beurteilungen geben Teamleitenden Feedback zu ihren Führungsqualitäten. Dieser Input sollte sowohl von ihren Vorgesetzten als auch von ihren direkt unterstellten Personen kommen, um einen umfassenden Überblick zu erhalten. Beurteilungsformulare vertraulich zu gestalten hilft Teammitgliedern, offener und ehrlicher zu sein.
• Peer-Beurteilungen sind entscheidend, um zu verstehen, wie die Beiträge eines Teammitglieds auf das Team oder direkte Kolleg*innen wirken. Dafür sollten Beurteilende Zugang zu den aktuellen Zielen und Kompetenzen haben, an denen ihre Kolleg*innen arbeiten.
  
• 360°-Beurteilungen ermöglichen eine noch objektivere Leistungsbeurteilung, da sie Input aus vielen verschiedenen Quellen einbeziehen und zusammenführen. Bei Beteiligung vieler Stakeholder hilft diese Art der Beurteilung dabei, Bias, Stärken und Entwicklungsfelder zu erkennen, die einzelnen Managern sonst entgehen würden.

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Schlüsselelemente eines effektiven Leistungsbeurteilungsprozesses

Wenn euer Unternehmen Mitarbeitende in den Beurteilungsprozess einbeziehen, sinnvolle Zusammenarbeit fördern und Coaching-Qualitäten von Managern verbessern möchte, sind diese Best Practices für Leistungsbeurteilungen ein guter Ausgangspunkt:
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Leistungsziele und Erwartungen festlegen

Bei Leistungsbeurteilungen, die nur ein- oder zweimal jährlich stattfinden, können Mitarbeitende leicht das Gefühl bekommen, dass diese unregelmäßig und wenig wirkungsvoll sind. Vor allem wenn sie nicht direkt mit Entwicklungszielen verknüpft sind. Teammitglieder müssen das „Warum“ hinter Erwartungen und Zielen verstehen, damit sie sehen können, wie ihre Leistung Ergebnisse und letztlich den Unternehmenserfolg beeinflusst.

Gespräche über Ziele und Erwartungen müssen kollaborativ sein. So haben Mitarbeitende mehr Eigenverantwortung für ihre beruflichen Ziele und führen nicht einfach Aufgaben aus, die Teamleitende delegieren. Manager und ihre direkt unterstellten Personen sollten gemeinsam überlegen, welche Ziele sie priorisieren, wie sie diese erreichen und warum sie für Team und Organisation wichtig sind.

Entwickelt zusammen persönliche Ziele, die individuelle und Teamziele verbinden. Achtet darauf, dass diese dem SMART-Framework folgen: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Wichtig ist auch, klarzumachen, was diese Ziele beitragen sollen. Ein Beispiel für ein Junior-Projektmanager-Entwicklungsziel:

• In den nächsten 12 Monaten möchte ich meine Führungsqualitäten verbessern, indem ich ein mittelgroßes Projekt mit einem Team von mindestens 5 Personen von Anfang bis Ende leite, dabei Budget und Zeitplan einhalte und positives Feedback von mindestens 3 Teammitgliedern oder Stakeholdern erhalte.

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KPIs identifizieren und messen

Neben der Zielsetzung sollten Manager sicherstellen, dass Teammitglieder wissen, welche KPIs sie verfolgen müssen, um ihren Fortschritt zu überwachen. Wenn jemand individuelle Entwicklungsziele rund um interne Kommunikation setzt, könnten persönliche KPIs z. B. so aussehen:

• Umfrage-Abschlussquoten
• Engagement-Raten
• E-Mail-Öffnungsraten
• Anteil von positivem vs. negativem Feedback

Sobald die KPIs feststehen, solltet ihr sicherstellen, dass Mitarbeitende die Tools haben, um sie effektiv zu tracken. Performance-Management-Software kann dabei helfen, indem sie den Monitoring-Prozess automatisiert und alle Beteiligten regelmäßig mit Status-Updates versorgt.
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Regelmäßiges Feedback und Coaching geben

Feedback geben und empfangen kann einschüchternd sein. Aber zu lange zu warten, um eine Situation anzusprechen, kann dazu führen, dass Mitarbeitende überrumpelt werden, wenn sie schließlich zur Sprache kommt. Manager sollten ihre Coaching-Fähigkeiten regelmäßig einsetzen und eine gesunde Balance aus positivem und konstruktivem Feedback geben.

Außerhalb des formellen Beurteilungsprozesses gibt es verschiedene Wege, das umzusetzen:

• Wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins: Viele Unternehmen ergänzen ihren formellen Bewertungsprozess durch regelmäßige 1:1-Meetings oder Teambesprechungen, um Fortschritte bei Zielen und OKRs zu besprechen und einfach zu schauen, wie es allen geht. Diese Gespräche sollten unkompliziert sein: Ziele besprechen, Hindernisse überwinden, Work-Life-Balance und Wohlbefinden erörtern, Lösungen entwickeln.

• Asynchrones Feedback: Teamleitende können schnelles Feedback zu Projekten und Aufgaben über informelle Kanäle wie Slack oder Microsoft Teams geben. Oder über eine dedizierte Plattform wie Leapsome, auf der Mitarbeitende ehrliches Input von Managern, Kolleg*innen und Führungskräften basierend auf bestimmten Unternehmenswerten einholen können.

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Leistungsfortschritte dokumentieren und verfolgen

Detaillierte Daten und Aufzeichnungen ermöglichen Managern und Führungskräften unvoreingenommene Vergütungs- und Beförderungsentscheidungen. Sie geben auch alle nötigen Informationen für das relevanteste Coaching. Diese Erkenntnisse sind aber oft über verschiedene Kanäle verstreut und schwer zugänglich, genau dann wenn Managern sie am meisten brauchen: bei Check-ins und Besprechungen.

Am besten gibt es einen zentralen Ort, wo Leistungsdaten von Mitarbeitenden gespeichert sind. Das kann z. B. umfassen:

• Fortschritt bei aktuellen Zielen
• Daten und Action Items aus vorherigen Check-ins und 1:1-Meetings
• Aktuelles Feedback und Lob
• Fähigkeiten, die das Teammitglied aktiv ausbauen möchte

Leistung effektiv beurteilen mit Leapsome

Zwar wird kein Unternehmen den gleichen Ansatz zur Leistungsbeurteilung verfolgen. Aber eine konsistente, kollaborative und zielorientierte Strategie kann Motivation und Engagement steigern und Mitarbeitende in ihrer Karriereentwicklung unterstützen.

Wenn die richtigen Prozesse für kooperative und ergebnisorientierte Bewertungen fehlen, kann die Aktualisierung des aktuellen Workflows viele administrative Ressourcen beanspruchen.

Verlasst euch nicht auf Ad-hoc-Tools und verstreute Tabellen. Setzt stattdessen auf Leapsome: eine Plattform, die Tools für Performance Reviews, OKRs und Zielsetzung, 1:1-Meetings und kontinuierliches Feedback nahtlos verbindet. So entwickelt ihr eure Mitarbeitenden, treibt euer Unternehmen voran und bleibt anpassungsfähig.
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