So optimieren Sie Besprechungen und nutzen asynchrone Kommunikation

Sie können sich vorstellen, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz mit der zunehmenden Beliebtheit von Telearbeit effizienter geworden ist. In der Tat verfügen wir über mehr Technologie als je zuvor, um Sie bei Besprechungen, E-Mails und Chats zu unterstützen.

Trotzdem ist das Stressniveau am Arbeitsplatz um 7% höher (1) als in den Vorjahren, und Unternehmen verlieren aufgrund schlechter Kommunikation geschätzte 21 Milliarden US-Dollar pro Woche (2). Die Hauptschuldigen sind isolierte Abteilungen, eine Überfülle an Interaktionskanälen und ein erhöhter Produktivitätsbedarf in einer unsicheren Wirtschaft. All diese Probleme können dazu führen, dass Teams der Erledigung von Aufgaben Vorrang vor einer effektiven Kommunikation einräumen.

Angesichts der Tatsache, wie wichtig Kommunikation für den Erfolg ist, müssen Unternehmen dringend sicherstellen, dass sie so effektiv wie möglich ist. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden erstellt, um Sie bei folgenden Themen zu unterstützen:

• Optimierung von Besprechungen und Gesprächen zwischen Teammitgliedern
• Nutzung asynchroner Kommunikation
• Nutzung kollaborativer Tools wie geteilte Dokumente und Messenger-Kanäle
• Das richtige Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation finden

1. Grammarly Stand der Geschäftskommunikation, 2023
2. Achten Sie auf die Kommunikationslücke, 2023
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Die Bedeutung effizienter Besprechungen und Kommunikation am modernen Arbeitsplatz

Gute Kommunikation ist für die Gesundheit und den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter das verstehen organisatorische Ziele und arbeiten Sie effektiv auf sie hin. Noch wichtiger ist, dass eine gesunde Kommunikation von grundlegender Bedeutung ist für Erfahrung der Mitarbeiter — es ermöglicht Teammitgliedern, Ideen auszutauschen, Feedback austauschen, und bauen Sie sinnvolle berufliche Beziehungen auf.

Andererseits kann eine schlechte Kommunikation Ihre Produktivität beeinträchtigen und die Mitarbeitererfahrung beeinträchtigen. 85% der Fachkräfte geben an, dass sie jede Woche dieselben Nachrichten senden, und 31% geben an, dass sie Aufgaben aufgrund von E-Mails und Besprechungen nicht rechtzeitig erledigen können.

Eine aktuelle Studie von Gallagher fragte die Mitarbeiter, was ihrer Meinung nach die Hauptziele einer effektiven Kommunikation waren. Hier sind einige der wichtigsten Ergebnisse:

1. Gesündere Unternehmenskultur (74%) — Unternehmen nutzen Kommunikation, um ihre Werte zu betonen und den Mitarbeitern eine lautere Stimme zu geben, was ein anregendes, integratives Arbeitsumfeld schafft.

2. Engere Abstimmung (67%) — Wenn Unternehmen ihre Mission, Ziele und Werte klar zum Ausdruck bringen, ist es für die Teammitglieder einfacher, sich einzubringen. Dann ist es wahrscheinlicher, dass alle eine einheitliche Vision und ein einheitliches Gefühl für Rechenschaftspflicht und Eigenverantwortung über ihre Arbeit.

3. Höheres Engagement (51%) — Mitarbeiter fühlen sich ihrer Arbeit stärker verbunden, wenn sie das Übergeordnete verstehen Zweck ihrer Arbeit, und eine klare Kommunikation ermöglicht es ihnen, ihr Bestes zu geben.

4. Organisatorische Agilität (47%) — Effiziente Kommunikation ermöglicht es Teams, Wachstumsbereiche zu identifizieren und neue Praktiken schneller einzuführen.
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5. Höhere Kundenbindung (22%) — Gute Kommunikation verbessert sich Zufriedenheit mit der Arbeit. Es ermöglicht Managern, den Mitarbeitern ihre Zukunft im Unternehmen auf transparente Weise zu zeigen Förderprozesse und Entwicklungsgespräche, was zu einem geringeren Umsatz führen kann.

Interessanterweise erkannten mehr Studienteilnehmer den Einfluss effektiver Kommunikation auf Faktoren, die mit der Mitarbeitererfahrung zusammenhängen, als auf die Unternehmensleistung. Dies zeigt, wie wichtig Kommunikation für eine unterhaltsame, nachhaltige Unternehmenskultur ist.

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So gestalten Sie Besprechungen effizienter

Besprechungen sind eine der beliebtesten Kommunikationsmethoden am Arbeitsplatz. Viele Profis ernten jedoch nicht genug Vorteile von ihnen. Sie halten die Hälfte der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, für unproduktiv, das heißt der durchschnittliche Arbeiter verschwendet 31 Stunden pro Monat.

Aus diesem Grund werden in diesem Abschnitt alle Möglichkeiten zur Optimierung beschrieben Versammlungen und stellen Sie sicher, dass sie Ihrem gesamten Team weiterhin einen Mehrwert bieten.
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1. Setzen Sie sich klare Ziele

Wenn Sie Teilnehmer zu einer Besprechung einladen, teilen Sie ihnen mit, was Sie zu erreichen hoffen, sei es, einen Projektzeitplan zu erstellen oder Anregungen für eine neue Initiative zu erhalten. Auf diese Weise stehen alle hinter einem gemeinsames Ziel, was die Chancen erhöht, dass Sie gut zusammenarbeiten und Ihre Ziele erreichen. Auf diese Weise bleiben alle konzentriert und die Zeit, die Ihr Team in Besprechungen verbringt, ist effektiv und lohnenswert.

Wenn Sie den Mitarbeitern den Zweck einer Besprechung erklären, können Sie auch unterstreichen, dass sie ihre Zeit produktiv verbringen. Dies kann indirekt die Effizienz steigern, indem Steigerung des Engagements und Motivation der Menschen um aktiv an der Diskussion teilzunehmen.
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2. Erstellen und verteilen Sie effektive Tagesordnungen

In den Tagesordnungen sind alle Punkte aufgeführt, die Sie während einer Sitzung behandeln möchten. Sie stellen sicher, dass Sie jedem Thema die richtige Zeit einplanen, und verhindern so, dass Sie Diskussionen übertreiben oder verkürzen. Teammitglieder können auch Fragen und Antworten vorbereiten, wenn Sie die Listen im Voraus über eine Plattform mit Meeting-Funktionen wie Leapsome verteilen. Alles in allem ermöglichen Tagesordnungen den Teams, alles zu erledigen und gleichzeitig die Zeit aller zu respektieren.

Obwohl Sie gut geplant haben, benötigen Sie möglicherweise immer noch Hilfe, um jedes gewünschte Thema innerhalb einer geplanten Besprechungszeit zu behandeln. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Ihre Tagesordnungspunkte in der Reihenfolge ihrer Priorität zu behandeln. Wenn Sie dann nicht alles durchstehen, haben Sie die wichtigsten Themen bereits angesprochen und können die anderen Themen für eine zukünftige Sitzung beiseite lassen.

Dies gilt auch für die Art und Weise, wie Sie Einzelgespräche führen. Obwohl Gespräche zwischen zwei Personen ungezwungener wirken als Gruppendiskussionen, erfordern sie dennoch Struktur und Leitung. Sie können verwenden Vorlagen für Einzelgespräche um Ihre Agenda zu erstellen und den Gesprächsfluss zu steuern.

💡 Stellen Sie nicht einfach einen Notizbuchhalter ein, um die Besprechungen auf Kurs zu halten! Geben Sie jemandem die Rolle des Zeitnehmers, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu lange mit Tagesordnungspunkten verbringen.

3. Ermutigen Sie zur aktiven Teilnahme

Wenn Sie den Mitarbeitern helfen, sich stärker an Besprechungen zu beteiligen, können Diskussionen zu positiven, kollaborativen Erfahrungen werden. Hier sind einige Tipps zur Förderung von Offenheit und Teamwork:

• Respektiere die Teampräferenzen — Wenn sich die Mitarbeiter mit der Art und Weise, wie Sie Besprechungen durchführen, wohl fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie sich engagieren. Zum Beispiel 67% der Fachkräfte ziehen es vor, bei Videoanrufen vor der Kamera zu stehen, weil sie glauben, dass dies die Kommunikation erleichtert.

• Mitarbeiter einbeziehen — Die Leute fühlen sich mehr in Besprechungen investiert, wenn sie dafür verantwortlich sind, sie auszurichten oder über einen bestimmten Tagesordnungspunkt zu sprechen. Dadurch entsteht auch eine gewisse Abwechslung zwischen den Sitzungen, wodurch die Diskussionen immer wieder frisch bleiben.
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• Erstellen Sie eine Politik der offenen Tür — Stellen Sie sicher, dass Sie die Arten von Besprechungen anbieten, die sich die Mitarbeiter wünschen. Zum Beispiel 92% der Berichte geben an, dass sie die Möglichkeit schätzen würden, ihren Manager ohne einen vereinbarten Termin zu sehen, aber nur 37% der Unternehmen veranstalten regelmäßig solche Sitzungen.

‍Wiederkehrende Besprechungen planen — Wenn Sie jede Woche oder jeden Monat zur gleichen Zeit Besprechungen abhalten, hilft es Ihrem Team, eine Routine aufzubauen. Dadurch können sie es sich zur Gewohnheit machen, Fragen und Ideen für jede Sitzung vorzubereiten, und sie fühlen sich besser vorbereitet. Achten Sie jedoch darauf, wiederkehrende Besprechungen regelmäßig zu überprüfen. Wenn Sie feststellen, dass sie keinen Mehrwert mehr bieten oder regelmäßig übersprungen werden, sollten Sie erwägen, sie zu entfernen.

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4. Laden Sie weniger Leute ein

Wenn Sie die richtige Anzahl von Teilnehmern an einem Meeting haben, können Sie schneller Entscheidungen treffen und weniger Zeit verschwenden.

Es ist zwar wichtig, Personen mit unterschiedlichen Perspektiven und relevantem Fachwissen in Gespräche einzubeziehen, aber jeder zusätzliche Teilnehmer bedeutet mehr Diskussionszeit. Daher kann es länger dauern, alle Ihre Tagesordnungspunkte zu behandeln und sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Ansichten zu äußern. Deshalb lohnt es sich, wählerisch vorzugehen und es zu vermeiden, Mitarbeiter einzuladen, die nicht direkt mit dem Thema einer Besprechung zu tun haben.

Diese Strategie rationalisiert nicht nur den Entscheidungsprozess, sondern gibt den Teams auch Zeit, die sie für andere Aufgaben verwenden können. Dazu gehören die in der Sitzung verbrachte Zeit sowie 23 Minuten danach müssen sich die Leute wieder auf ihre Arbeit konzentrieren.
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5. Verfolge und überwache den Fortschritt

Nach Abschluss der Besprechungen können Sie ihre Wirkung immer noch maximieren, indem Sie sich mit den Teilnehmern in Verbindung setzen und den Fortschritt der von Ihnen besprochenen Aktionspunkte verfolgen.

Folgemaßnahmen zu Besprechungen können viele Formen annehmen. Von einfachen Dankesschreiben bis hin zu einem umfassenden, schrittweisen Aktionsplan — Follow-ups sind wichtig, um die Ergebnisse einer Besprechung zusammenzufassen und den Teams mitzuteilen, dass ihre Zeit sinnvoll genutzt wurde.

Um die Anzahl der Folgemaßnahmen zu maximieren, sollten Sie jedoch sicherstellen, dass jeder weiß, wer für die einzelnen Aktionspunkte verantwortlich ist, und dass er über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um diese umzusetzen. Stellen Sie sicher, dass alle Aktionspunkte des Treffens sehr spezifisch sind und einen Zeitplan enthalten, in dem angegeben wird, wann die erwarteten Maßnahmen abgeschlossen sein sollten, damit die Fortschritte leichter überwacht und die Rechenschaftspflicht übernommen werden können.

Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, können Sie im Rahmen der regulären Tagesordnung über den Fortschritt berichten, oder Sie können auch Updates asynchron teilen. Dies zeigt den Mitarbeitern, dass die in Besprechungen getroffenen Entscheidungen eine bedeutsame Wirkung über das Gesamtbild des Unternehmens.
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Warum asynchrone Kommunikation effizienter sein kann

Es mag zwar kontraintuitiv erscheinen, aber Unternehmen können die Kommunikation tatsächlich verbessern, indem sie die Kontaktzeiten reduzieren. Eine Studie von MIT Sloan ergab, dass Organisationen verbesserte ihre Produktivität und ihr Engagement und reduzierte den Stress durch die Einführung von tagungsfreien Tagen. Stattdessen verließen sich die Mitarbeiter auf asynchrone Tools, um zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen.

Asynchrone Kommunikation verbessert nicht nur das Engagement und die Produktivität, sondern bietet auch die folgenden Geschäftsvorteile:

• Höhere Flexibilität — Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Mitarbeiter wählen können, wann sie Informationen aufnehmen, ihre Gedanken teilen und zu Diskussionen beitragen. Wenn sie beispielsweise in der Regel morgens ihre besten Ideen haben, können sie sich über asynchrone Kommunikation austauschen.
  
  
• Zeitersparnis — Alle Besprechungen erfordern eine gewisse Vorbereitung und einen gewissen Zeitaufwand, z. B. die Einrichtung des Besprechungsraums oder die Zusammenstellung einer Präsentation. Asynchrone Kommunikation spart Zeit, da diese Aufgaben entfallen oder optimiert werden.
  
  
• Verbesserter Fokus und Produktivität — Da es weniger Unterbrechungen aufgrund von Besprechungen gibt, müssen die Mitarbeiter ihre Konzentration während ihrer Arbeitstage nicht so oft unterbrechen.
  
  
• Mehr Unterstützung für eine globale Belegschaft — Wenn Ihre Mitarbeiter über viele Länder verteilt sind und Zeitzonen, asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, eine passende Besprechungszeit für alle zu finden.
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• ‍Größere Inklusivität — Für Menschen mit Behinderungen kann es schwierig sein, Termine wahrzunehmen, und neurodivergente Menschen können bei Diskussionen Schwierigkeiten mit der Ton- und Wortwahl haben. Wenn Sie Besprechungen durch asynchrone Kommunikation ersetzen, geben Sie den Mitarbeitern die Flexibilität, ihre eigenen Zeitpläne zu wählen und das, was sie zu sagen haben, so viel wie nötig vorzubereiten. Auf diese Weise beseitigen Sie einige Hindernisse für unterrepräsentierte Gruppen und lass sie gedeihen.
  

Asynchrone Kommunikationsmethoden

Obwohl es neu klingt, ist asynchrone Kommunikation Jahrhunderte alt. Technisch gesehen umfasst der Begriff E-Mails und Briefe, da er sich auf jede Form der Kommunikation bezieht, bei der Antworten verzögert werden können.

Hier ist eine Liste der Kommunikationsarten, die sich am besten für asynchrone Arbeit eignen:

• Nachrichtenkanäle
• Digitale Whiteboards
• Online-Foren
• E-Mails
• Sofortnachrichten
• Tools für das Projektmanagement
• Sprach- und Audionotizen

Synchroner und asynchroner Kommunikation ausbalancieren

Es wird empfohlen, mindestens einen eigenen, besprechungsfreien Tag pro Woche vorzusehen. Je mehr Tage voller Besprechungen sind, desto mehr sinken die Zusammenarbeit und die Produktivität Ihres Teams. Nicht nur das, sondern 79% der Mitarbeiter würde eine Mischung aus synchroner und asynchroner Kommunikation bevorzugen.

Das bedeutet, dass der beste Weg, Ihr Unternehmen effizienter zu machen, nicht darin besteht, Besprechungen ganz abzuschaffen, sondern ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Arten der Kommunikation zu finden. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse. Es gibt jedoch einige Schritte, die Sie ergreifen können, um einen idealen Mittelweg zu finden:

• Identifizieren Sie die richtige Kommunikationsmethode für jede Situation — Berücksichtigen Sie die Umstände, unter denen Teammitglieder interagieren müssen, und entscheiden Sie, ob jedes Mitglied besser für synchrone oder asynchrone Kommunikation geeignet ist. Zum Beispiel OKR-Planung erfordert eine eingehende Diskussion, die bei einem synchronen Ansatz wie einer Vorstandssitzung am effektivsten wäre. Auf der anderen Seite könnten Sie posten Werbeankündigungen in der Messaging-App Ihrer Wahl, damit Ihre gesamte Belegschaft sie sehen und ihre Glückwünsche hinterlassen kann.

• Legen Sie spezielle Kommunikationsrichtlinien fest — Der nächste Schritt ist Personal ausbilden darüber, welche Kommunikationsinstrumente sie für verschiedene Szenarien verwenden sollten. Andernfalls fühlen sie sich möglicherweise verpflichtet, an Besprechungen teilzunehmen, die sie nicht benötigen, oder eine Chat-App für Gespräche zu verwenden, die von der Klarheit eines Einzelgesprächs profitieren würden.

• Berücksichtigen Sie die Vorlieben der Menschen — 88% der Mitarbeiter haben eine bevorzugte Art der Kommunikation und 74% wünschen sich, dass ihre Arbeitgeber sie respektieren würden. Ganz gleich, welche Kommunikationsmethoden Ihr Unternehmen bevorzugt, Sie werden mehr Erfolg haben, wenn Ihre Teams mit Ihrem Ansatz zufrieden sind.
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• Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und verfolgen Sie den Fortschritt — Möglicherweise finden Sie zunächst nicht das richtige Gleichgewicht zwischen synchronen und asynchronen Methoden, oder Ihre Kommunikationsanforderungen ändern sich. In diesem Fall stellen Sie ein KPIs um herauszufinden, wie effektiv Mitarbeiter die verschiedenen Kommunikationsarten nutzen, die ihnen zur Verfügung stehen. Möglich KPIs Sie könnten unter anderem die Teilnehmerzahlen bei Besprechungen, den Grad der Akzeptanz von Kommunikationssoftware und die Bewertungen von verfolgen Mitarbeiterbefragungen. Wenn diese niedrig sind, deutet dies darauf hin, dass die Leute die gewählten Kommunikationsmethoden entweder nicht für effektiv halten oder nicht vollständig geschult indem ich sie noch benutze.
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Leapsome kann Ihrem Unternehmen helfen, besser zu kommunizieren

Obwohl moderne Unternehmen mehr Kommunikationsmöglichkeiten als je zuvor haben und sich nach der Pandemie viele zusätzliche Optionen für Telearbeit eröffnen, profitieren die Mitarbeiter nicht unbedingt davon. Stattdessen empfinden viele Besprechungen als unproduktiv und wenig ansprechend, insbesondere wenn diese Besprechungen in überfüllten, unnötigen Zoom-Anrufen stattfinden.

Aus diesem Grund bietet Leapsome eine Reihe von Funktionen zur Verbesserung und Bereicherung der Kommunikation. Du kannst setzen Bewertungen und Besprechungen in automatisierten Zyklen, sodass die Mitarbeiter wissen, wann sie mit ihnen zu rechnen haben und was sie tun müssen, um sich vorzubereiten. Über unsere Plattform können Sie auch Tagesordnungen teilen, sich Notizen machen und Aktionspunkte zuweisen.

Für eine optimale asynchrone Kommunikation bietet Leapsome auch Umfrage- und Feedback Funktionen, die Teams anbieten können konstruktive Kritik, teilen ihre Meinungen und unterstützen sich gegenseitig, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Leapsome kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass die Kommunikation an jedem Punkt Ihres Unternehmens effizient, effektiv und ansprechend ist.

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