Die 7 wichtigsten Vorteile eines HRIS für euer Unternehmen

Was könntet ihr mit zehn zusätzlichen Stunden pro Woche anfangen? Das ist die durchschnittliche Zeit, die Unternehmen sparen, wenn sie auf ein Personalinformationssystem (HRIS) umsteigen, und das ist bei weitem nicht der einzige Vorteil. (1)

Als Rückgrat eines modernen, effizienten HR-Systems steigert ein HRIS die Produktivität, reduziert euren Arbeitsaufwand und das Risiko menschlicher Fehler und kann Tausende an Ausgaben pro Jahr einsparen.

Die Einführung eines neuen HRIS kann überwältigend wirken. Vielleicht erscheint es einfacher, bei der uneinheitlichen Tool-Mischung zu bleiben, die ihr kennt, als auf ein effizienteres System zu wechseln. Eine Studie ergab jedoch, dass Unternehmen durchschnittlich 16 Wochen damit verbringen, ein HRIS auszuwählen (2). Niemand hat dafür Zeit. Und da die Geschäftskosten steigen und Fachkräfte sich nach einer besseren Employee Experience sehnen, geht es weniger um die Frage warum ihr ein HRIS braucht, sondern mehr darum, wie ein HRIS für euch arbeiten kann.

Deshalb haben wir in diesem Beitrag die sieben wichtigsten Vorteile eines HRIS zusammengestellt: damit ihr einen fundierten Wechsel vornehmen könnt, der zu eurem Unternehmen passt.

1. Academy to Innovate HR, 2024
2. Softwarepath, 2022

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Warum ist ein HRIS wichtig?

Ein HRIS ist für euer Unternehmen wichtig, weil es Zeit und Geld spart, Verwaltungsaufgaben und Workflows vereinfacht, die Produktivität steigert, Ergebnisse treibt, Manager unterstützt, die Sicherheit maximiert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt.

Die Vorteile der Implementierung eines HRIS liegen auf der Hand. Es:

• Gibt euch Zeit zurück — Denkt an intelligente Automatisierungen für Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen.
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• Spart Tausende — Ihr zahlt für weniger Tools, da ihr vieles, was ihr für den Betrieb braucht, auf einer Plattform findet.
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• Reduziert menschliche Fehler — Vereinheitlicht alle Daten an einem digitalen Ort, generiert Erkenntnisse über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus und verbessert die Datenpflege.
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• Steigert die Produktivität — Arbeitet effizienter mit optimierten Workflows und transparenten, anpassbaren Prozessen.
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• Verbessert die Employee Experience — Ermächtigt Mitarbeitende, ihre eigenen Daten zu verwalten.
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• Gewährleistet Compliance — Reduziert das Risiko von Betrug und Datenverlust durch sichere Datenspeicherung.
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• Hilft euch, bessere Entscheidungen zu treffen — Ein gutes HRIS hilft euch, Daten zu analysieren und fundierte Entscheidungen auf Basis solider Echtzeit-Erkenntnisse zu treffen.

Sobald ihr auf ein HRIS wechselt, insbesondere auf eines wie das von Leapsome, das sich problemlos mit den anderen Performance- und Engagement-Tools der Plattform integrieren lässt, werdet ihr euch fragen, wie ihr je ohne ausgekommen seid.

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7 Hauptvorteile, die ein HRIS eurem Unternehmen bringt

Jetzt, wo ihr wisst, warum ihr ein HRIS braucht, schauen wir uns an, wie HR-Systeme funktionieren und welche Vorteile sie bieten.
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1. Zentrale Datenquelle für Mitarbeiterdaten aufbauen

Man kann nicht überschätzen, wie wichtig es ist, Daten in einem HRIS zu vereinheitlichen.

Wenn ihr alle Personaldaten an einem Ort zentralisiert, könnt ihr Prozesse über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg automatisieren, vom Onboarding bis zum Offboarding. So minimiert ihr Fehler, optimiert euren Arbeitsaufwand und spart Stunden gegenüber der manuellen Koordination.

Eine „zentrale Informationsquelle“ (SSOT) macht es auch einfacher, Trends zu verfolgen, Analytics zu nutzen und Daten mit KI-Erkenntnissen anzureichern. So könnt ihr umsetzbare Erkenntnisse mit Führungskräften teilen und eure Mitarbeitenden besser verstehen.

„Große Unternehmen haben [in der Regel] sieben oder mehr verschiedene Systeme zur Verwaltung von Personaldaten“, erklärte HR-Experte Josh Bersin. „Die Zusammenführung dieser Daten für aussagekräftige Analysen ist mission-critical geworden.“
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2. Personalprozesse rationalisieren und Arbeitsaufwand reduzieren

Durch die Konsolidierung eurer HR-Workflows mit einem HRIS könnt ihr Stunden pro Woche sparen und manuelle Prozesse mit gezielt entwickelten Automatisierungen vereinfachen.

Ihr könnt zum Beispiel damit rechnen, dass euer HR-Team deutlich weniger Zeit in Lohnabrechnung, Compliance-Reporting, Steuerverwaltung, Personalmanagement und Leistungsabwicklung investiert.

Die Automatisierung dieser Aufgaben reduziert das Fehlerrisiko und entlastet erfahrene Teammitglieder von alltäglichen, sich wiederholenden Aufgaben. So können sie an anspruchsvolleren Projekten arbeiten, die ihre Fähigkeiten optimal einsetzen und euer Unternehmen voranbringen.

Behaltet aber im Hinterkopf: Bei der Vereinfachung eures Tech-Stacks solltet ihr nicht so stark kürzen, dass die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und die Leistung darunter leidet. Durch die Kombination eines HRIS mit Tools zur Mitarbeiterbindung könnt ihr Prozesse rationalisieren, ohne Kompromisse bei der Zufriedenheit oder dem Empowerment einzugehen.
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3. Manager unterstützen und stärken

Ein gutes HRIS sollte das Leben aller Nutzenden erleichtern, insbesondere das der Manager. Teamleads stehen in der aktuellen Arbeitswelt unter großem Druck. Jack Zenger und Joseph Folkman stellten in der Harvard Business Review fest, dass das Phänomen des „stillen Kündigens“ mehr mit zwischenmenschlichen Problemen mit Managern zu tun hat als mit allem anderen. Unser Workforce Trends Report 2023 ergab zudem, dass viele Fachkräfte mit dem Feedback und der Anerkennung, die sie von ihren Managern erhalten, nicht zufrieden sind.

Ein fortschrittliches HRIS wie Leapsome rationalisiert Verwaltungsaufgaben und integriert wichtige Funktionen wie Ziele zur Teamausrichtung, Lernen für die berufliche Entwicklung und Instant Feedback, damit Mitarbeitende Lob austauschen können. So könnt ihr euch auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: eure Teams führen und entwickeln.

Die Einführung eines qualitativ hochwertigen HRIS ist ein entscheidender Schritt zur Förderung guter Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. In Kombination mit anderen People-Enablement-Tools könnt ihr einen reibungslosen Onboarding- und Offboarding-Prozess sicherstellen, Frameworks für 1:1-Meetings und Performance Reviews etablieren sowie aktuelle Mitarbeiterdaten pflegen und zeitnahe Lohnabrechnung und Abwesenheitsverwaltung sicherstellen.

Wenn Manager Zeit bei administrativen Aufgaben sparen, können sie effizienter arbeiten, ihre Teams besser unterstützen und sich auf den Aufbau einer erfolgreichen Arbeitskultur konzentrieren.
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4. Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit verbessern

Unser State of People Enablement Report 2023 hat eine erhebliche Diskrepanz zwischen dem tatsächlichen Engagement der Mitarbeitenden und dem aufgedeckt, was HR zu glauben scheint. Ein mitarbeiterzentriertes HRIS wie das von Leapsome ist eine Möglichkeit, diese Lücke zu schließen: Eine bessere HR-Erfahrung erleichtert die Verwaltung von People-Management-Aufgaben und steigert das Engagement am Arbeitsplatz. Teammitgliedern die Tools zu geben, um ihre eigenen Verwaltungsaufgaben wie Urlaubsanträge oder Arbeitszeiten zu verwalten, stärkt ihr Vertrauen in das Unternehmen.

Wenn traditionelle HRIS-Funktionen mit Engagement-Tools kombiniert werden (wie Leapsomes Instant Feedback, das Kolleginnen zum Austausch von Lob animiert), ist die Wirkung eurer Software deutlich stärker und Mitarbeitende fühlen sich stärker verbunden.

Auch der Einsatz eines Tools für Pulsbefragungen ist ein wirkungsvoller Tipp zur Steigerung des Engagements. So könnt ihr die Stimmung im Team untersuchen und die effektivsten nächsten Schritte zur Verbesserung des Arbeitsplatzes ermitteln.
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5. Bessere Employee Experience für neue Mitarbeitende schaffen

Ein HRIS, das sowohl neue Kolleginnen als auch People Manager im Blick hat, wie Leapsome, verbessert die Zufriedenheit und das Engagement während der gesamten Employee Journey und unterstützt auch das Performance Management.

Die Zusammenführung aller Personaldaten an einem einzigen Ort erhöht die Transparenz, verbessert die Zusammenarbeit und gewährleistet eine nahtlose Erfahrung für neue Mitarbeitende.

Das stärkt neue Teammitglieder und vereinfacht HR-Prozesse, wodurch die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden, HR und anderen Teams verbessert werden.

SHRM stellte fest, dass ein erstklassiges Onboarding-Erlebnis zu höherer Bindung, mehr Produktivität, mehr Engagement und kürzerer Zeit bis zur vollen Produktivität führt.
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6. Effektive, datengestützte Entscheidungen treffen

Ein leistungsstarkes HRIS führt verschiedene Daten zusammen, damit ihr die bestmöglichen Entscheidungen treffen und die Performance steigern könnt. Solide, umsetzbare Erkenntnisse sind für Manager und Führungskräfte von unschätzbarem Wert. Sie können sie nutzen, um die Ausrichtung zwischen Teams zu fördern, Ziele zu priorisieren und bedeutsame Veränderungen voranzutreiben.

Ein großer Vorteil von HRIS-Systemen ist, dass ihr damit eine Vielzahl von Daten und KPIs verfolgen könnt, darunter:

• Leistung und Potenzial der Mitarbeitenden
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• Fehlzeiten
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• Effektivität der Führung
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• Mitarbeiterzufriedenheit
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• Unternehmensziele und OKRs

Wenn ihr all diese Informationen zur Hand habt, könnt ihr leicht herausfinden, was gut läuft und was nicht. So verbringt ihr weniger Zeit damit, euch zu fragen, wo oder wie ihr handeln sollt, und mehr Zeit damit, kreative Lösungen und sinnvolle Initiativen zu entwickeln.
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7. Bessere und einfachere Compliance genießen

Sicherzustellen, dass euer Unternehmen sich ändernden Gesetzen, Sicherheitsvorschriften, Prüfungs- und Steueranforderungen sowie Qualifikationsanforderungen entspricht, kann eine komplexe, nie endende Aufgabe sein. Das effektiv zu tun wird jedoch immer wichtiger, da Länder ihre Datenschutzgesetze ausweiten und Unternehmen grünzüberschreitend tätig sind.

Mit einem HRIS könnt ihr effektive Überwachungssysteme, Tracking-Tools, standardisierte Berichte und automatische Erinnerungen nutzen, um sicherzustellen, dass ihr alle notwendigen Anforderungen erfüllt und rechtliche Komplikationen vermeidet.

Ein HRIS wie das von Leapsome ermöglicht es euch, diese Funktionen mit präzisem Time Tracking zu kombinieren und so die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze sicherzustellen.
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Die Vorteile eines HRIS: mehr als die Summe seiner Teile

Die Vorteile eines HRIS sind so erheblich, dass schätzungsweise 73% der Unternehmen in den USA inzwischen eines einsetzen. Wie wir gesehen haben, sind einige der zentralen Vorteile:

• Daten in einer einzigen zentralen Quelle vereinheitlichen
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• Workflows rationalisieren
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• Arbeitsaufwand reduzieren
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• Employee Experience bereichern
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• Manager-Erfahrung verbessern
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• Mitarbeitenden helfen, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen
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• Compliance verbessern

Eine People-Enablement-Plattform wie Leapsome, die jetzt HR-Kernfunktionen zusammen mit einer breiten Suite von People-Enablement-Tools vereint, hilft eurem Unternehmen, Kosten zu senken und den Tech-Stack zu vereinfachen, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Unternehmenskultur zu beeinträchtigen.

Und wir vermuten, dass ihr jetzt noch ein paar Antworten mehr auf die Frage habt: Was könntet ihr mit 10 zusätzlichen Stunden pro Woche erreichen? Das ist die Stärke eines HRIS.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, eine qualifizierte Anwältin oder einen Steuerberater zu konsultieren.