Rechtssichere Kündigung von Mitarbeitenden: Schritt-für-Schritt-Guide + Checkliste

Die Kündigung einer mitarbeitenden Person ist eine schwierige Situation für alle Beteiligten, auch für Arbeitgeber. Kleine und mittlere Organisationen müssen dabei mehr potenzielle Probleme bewältigen als große Unternehmen: Improvisierte Kündigungsverfahren führen zu Inkonsistenz und können Unternehmen rechtlichen Schritten aussetzen, besonders dann, wenn sie nicht groß genug für ein eigenes Rechtsteam sind. Hinzu kommt der mögliche Imageschaden, wenn HR die Kündigung unangemessen handhabt und damit Türen für talentierte künftige Mitarbeitende verschließt.

Diese kulturelle Wirkung einer Kündigung wird leicht übersehen, wenn man nur darauf fokussiert ist, den Prozess hinter sich zu bringen. Doch laut LeadershipIQ gaben 74 % der verbleibenden Mitarbeitenden an, dass ihre Produktivität nach Entlassungen gesunken sei, und 87 % sagten, dass sie ihren Arbeitgeber seltener weiterempfehlen würden.* Den kulturellen Nachhall zu managen ist also ein zentraler Bestandteil jedes Kündigungsprozesses, der etwas taugt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie eine respektvolle Kündigung in der Praxis aussieht. Er führt HR-Verantwortliche außerdem durch einen reibungslosen, rechtssicheren Prozess, der alle Aspekte abdeckt und gleichzeitig Kultur und Moral intakt hält.

* LeadershipIQ, 2024

Haftungsausschluss: Dieser Inhalt dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Leapsome garantiert keine Rechtskonformität und kann nicht bestätigen, wie konkrete Situationen vor Gericht bewertet würden. Wenn ihr unsicher seid, wie die Anforderungen auf eure Organisation zutreffen, wendet euch bitte an qualifizierten Rechtsbeistand.

Was bedeutet die Kündigung von Mitarbeitenden?

Eine Kündigung markiert das Ende eines Arbeitsverhältnisses. Trotz dieser einfachen Definition ist die Kündigung einer mitarbeitenden Person in der Regel mit viel Arbeit verbunden. Ihr müsst die betroffene Person taktvoll informieren und ein rechtssicheres, achtsames Offboarding-Verfahren durchführen. Dazu gehören Aufgaben wie die Auszahlung nicht genommener Urlaubstage und das Zurückholen von Firmenausstattung wie Laptops oder Diensthandys.

Die Entlassung einer mitarbeitenden Person ist außerdem eine sensible Aufgabe, die sorgfältige rechtliche Compliance erfordert. Schlecht definierte oder nicht belegte Begründungen und eine unzureichende Dokumentation können zu kostspieligen Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung führen.

Wenn euer Performance-Management-System oder eure Entwicklungspläne Kündigungen nicht dadurch reduzieren, dass sie Leistungslücken schließen, ist es vielleicht an der Zeit, andere Optionen in Betracht zu ziehen. 

Drei Arten der Kündigung

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gibt es in drei verschiedenen Formen:

• Freiwillige Kündigung: Auch als Eigenkündigung bekannt. Sie tritt ein, wenn eine mitarbeitende Person sich entscheidet, die Organisation zu verlassen. Für Arbeitgeber bedeutet das in der Regel deutlich weniger Aufwand, da sie sich nicht darum kümmern müssen, ihren Fall mit hieb- und stichfesten Begründungen aufzubauen. Und die Unternehmenskultur nimmt weniger Schaden, weil sich die Kolleginnen und Kollegen nicht fragen, ob sie als Nächstes dran sind.
  
  
• Verhaltens- oder personenbedingte Kündigung: Eine Kündigung aus wichtigem Grund liegt vor, wenn eine Organisation eine mitarbeitende Person aus einem bestimmten Grund entlässt, etwa wegen Fehlverhaltens oder schlechter Leistung.

• Betriebsbedingte Kündigung: Kündigungen ohne Verschulden der mitarbeitenden Person treten ein, wenn eine Organisation jemanden aus Gründen entlässt, die nicht mit dem Verhalten oder der Leistung zusammenhängen, etwa Entlassungen durch organisatorische Umstrukturierungen oder Budgetkürzungen.

Häufige Kündigungsgründe

Kündigungsentscheidungen entstehen nicht im luftleeren Raum. Wirksame HR-Verantwortliche betrachten mehrere Faktoren, um zu entscheiden, ob die Situation einer mitarbeitenden Person eine Kündigung erfordert. Eine der wichtigsten Überlegungen ist dabei die Auswirkung des Verlusts auf Unternehmenskultur und Engagement.

Außerhalb von Fällen schweren Fehlverhaltens sollte eine Kündigung niemals Plan A sein. Coaching, schriftliche Abmahnungen und sogar Versetzungen oder Rückstufungen sind bei Situationen wie erstmaligen Verfehlungen und fehlenden Kompetenzen oft sinnvoller als eine sofortige Kündigung. Nicht sofort zur Kündigung zu eskalieren ist außerdem in der Regel weniger schädlich für das Engagement des restlichen Teams.

Zu den häufigsten Gründen für die Kündigung einer mitarbeitenden Person gehören:

• Schweres Fehlverhalten wie Belästigung, Gewalt oder Diebstahl
• Verstöße gegen Vertraulichkeits- oder Sicherheitsrichtlinien, etwa der falsche Umgang mit Nutzer- oder Mitarbeiterdaten
• Anhaltende Leistungsprobleme auch nach Coaching und Verbesserungsplänen

So kündigt ihr richtig (fair und rechtssicher): Sechs Schritte

Ein standardisierter Prozess macht es sehr viel leichter, fair und konsistent zu kündigen und gleichzeitig alle rechtlichen Aspekte abzudecken.

Hier ist ein people-first Leitfaden zur Kündigung in sechs Schritten. Nutzt ihn, um eure eigene Kündigungs-Checkliste zu erstellen, oder schaut euch hier unsere an.

1. Den Kündigungsgrund klar benennen

Den genauen Grund zu bestimmen, aus dem ihr das Arbeitsverhältnis beendet, schafft Klarheit, sowohl für die mitarbeitende Person als auch für eure HR-Unterlagen. Geht es zum Beispiel um einen wichtigen Grund oder um Budgetkürzungen? Formuliert es klar und präzise, etwa: „[Mitarbeitende Person] wurde nach dem Verfehlen zentraler Kommunikationskompetenzen ein Leistungsverbesserungsplan zugewiesen und zusätzliche Schulungen angeordnet. Nach 60 Tagen zeigte sich keine Verbesserung der Fähigkeit.“ Genau zu klären, warum jemand entlassen wurde, stützt euren Fall auch dann, wenn die Person die Entscheidung später anficht.

Sobald ihr eure Begründung geschärft habt, haltet sie schriftlich fest und stellt sicher, dass HR, die Führungskraft der mitarbeitenden Person und die Rechtsabteilung dazu abgestimmt sind. Die Rolle der Rechtsabteilung ist hier besonders wichtig, weil sie alle Stellen findet, an denen euer Grund missverständlich oder rechtlich fragwürdig sein könnte.

Die Performance Reviews von Leapsome helfen euch, herauszufinden, was die kulturellen und kompetenzbezogenen Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden tatsächlich sind, bevor Diskrepanzen Probleme verursachen. Durch die nahtlose Verbindung mit Lernpfaden in der integrierten HRIS-Plattform von Leapsome könnt ihr für jede individuelle Kompetenzlücke passende Schulungen bereitstellen.

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„Die Möglichkeit, frühere Bewertungen und Feedback, Lob und private Notizen direkt während einer Bewertung einzusehen, ist entscheidend, um Erinnerungsverzerrungen zu reduzieren. Wir wollen unserem hart arbeitenden Team gerecht werden und all seine Stärken und Schwächen so genau wie möglich berücksichtigen.“  – Tara Todorovic, People Development Manager bei SIDES

2. Die relevante Dokumentation zusammenstellen

Stellt alles zusammen, was die Kündigungsentscheidung berühren könnte, und sei es noch so beiläufig. Dazu gehören folgende Unterlagen:

• Mitarbeiterhandbuch
• Bestätigungsformulare zu Unternehmensrichtlinien
• Kündigungsrichtlinie
• Arbeitsvertrag
• Anwesenheitsnachweise
• Verbesserungspläne
• Verlauf der Performance Reviews
• Schriftliches Feedback von Führungskräften oder anderen Teammitgliedern
• Abmahnungsschreiben oder -E-Mails

Je umfassender eure Dokumentation, desto stärker eure Position, falls die mitarbeitende Person die Entscheidung anficht.

3. Das Compliance-Risiko bewerten und bei Bedarf Profis hinzuziehen

Wenn der Fall risikoreich erscheint, etwa eine betriebsbedingte Kündigung einer besonders geschützten Person, zieht in Betracht, die Rechtsabteilung einzubinden, um die Kündigungsbegründung gegenzuprüfen und sicherzustellen, dass sie einer Prüfung standhält. Prüft außerdem, ob die mitarbeitende Person kürzlich Beschwerden eingereicht hat. Falls ja, könnte sie Grund zur Annahme haben, dass ihre Kündigung eine unrechtmäßige Diskriminierung oder Vergeltung darstellt.

4. Intern abstimmen und das Kündigungsschreiben vorbereiten

Legt die Entscheidung samt unterstützender Begründung und Dokumentation allen vor, die ein Mitspracherecht oder eine Verantwortung dafür haben könnten. Das könnten sein:

• Führungskraft der mitarbeitenden Person
• HR-Lead
• Rechtsabteilung
• Finance
• Payroll
• IT

Sobald alle zugestimmt haben, erstellt ein an die mitarbeitende Person gerichtetes Kündigungsschreiben, das den Kündigungsgrund erläutert sowie Details wie den letzten Arbeitstag und Informationen zu einer etwaigen Abfindung enthält.

5. Das Kündigungsgespräch führen

Wenn die Vorarbeit erledigt ist, wählt einen angenehmen, privaten Ort für das Kündigungsgespräch. Je nach mitarbeitender Person führt ihr es als HR-Verantwortliche oder die Führungskraft der Person leitet es. Die Führungskraft sollte die Schulung haben, um die Entscheidung eindeutig, professionell und empathisch zu kommunizieren.

Zuallererst muss die mitarbeitende Person wissen, dass ihr gekündigt wurde und warum. Sie muss außerdem wissen, wie die nächsten Schritte aussehen (etwa eine Exit-Befragung und Verfahren zur Rückgabe der Ausstattung) und an wen sie sich bei Fragen wenden kann. 

6. Die Aufgaben nach der Kündigung erledigen

Aktualisiert die Akte der mitarbeitenden Person, um die Kündigung abzubilden, und fügt Notizen aus dem Gespräch sowie alle weiteren relevanten Unterlagen (einschließlich des Kündigungsschreibens) bei. Kommuniziert den Weggang an das restliche Team. Bauscht es nicht auf: Bleibt bei den Fakten, seid respektvoll und seid bereit, Fragen und Bedenken aufzunehmen.

Wenn ihr eine mitarbeitende Person mit hohem Gewaltrisiko entlassen habt, möchtet ihr vielleicht ein paar Tage später ein Folgegespräch einplanen, um nach ihrem Wohlbefinden zu sehen.

Bereitet schließlich euren standardmäßigen Offboarding-Prozess vor und führt ihn durch. Dazu gehört wahrscheinlich:

• Zugänge zu Systemen und Accounts entziehen
• Firmeneigentum zurückholen
• Die letzte Gehaltsabrechnung bearbeiten
• Die Arbeit und Verantwortlichkeiten der scheidenden Person neu verteilen
• Ein Exit-Interview führen

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Die größten Compliance-Risiken und wie ihr sie vermeidet

Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung sind keine Seltenheit. Laut einer Analyse der globalen Compliance-Firma Remote zeigen historische EEOC-Daten, dass in rund 64 % aller eingereichten Klagen eine unrechtmäßige Entlassung geltend gemacht wird. Rechtsexperten weisen darauf hin, dass der Erfolg eines Arbeitgebers bei der Verteidigung dieser Fälle ohne einen lückenlosen Nachweis deutlich sinkt.

Hier sind ein paar der größten Fehler, die einen ansonsten soliden Kündigungsprozess löchrig machen.

Schlecht definierte Kündigungsbegründung

Ein hieb- und stichfester Grund für eine Kündigung ist Pflicht. Wenn der Grund vage ist oder ständig wechselt, ist die mitarbeitende Person verwirrt, warum ihr gekündigt wurde. Diese Verwirrung bedeutet, dass ihr euch möglicherweise Klagen aussetzt, besonders wenn auch nur die Chance besteht, dass die Kündigung ein Vergeltungsschritt sein könnte. Und sie lässt eure übrigen Mitarbeitenden darüber grübeln, ob sie als Nächstes dran sein könnten.

Dokumentiert für jede Kündigung einen einzigen, klar definierten Grund und untermauert ihn mit schriftlichen Belegen. Stützt die Erklärung auf Fakten, nicht auf subjektive Meinungen oder persönliche Differenzen mit der scheidenden Person, die das Bild trüben.

Lückenhafte Dokumentation der Leistungs- oder Fehlverhaltenshistorie

Wenn es kaum oder gar keine dokumentierte Historie zu Leistungs- oder Fehlverhaltensproblemen gibt, können Kündigungen weniger glaubwürdig wirken, besonders wenn sie plötzlich erfolgen. Schlecht dokumentierte Kündigungen lassen sich leichter anfechten, weil ihr den Nachweis einer würdevollen Entlassung nicht griffbereit habt. Eine fehlende Dokumentation stellt außerdem ein Audit-Risiko dar, da Prüfer einen klaren Nachweis für wichtige Personalentscheidungen erwarten.

Der beste Weg, diese Falle zu vermeiden, ist der Einsatz von Software, die Leistungsdaten, Feedback und Kündigungsunterlagen zentralisiert. Leapsome schafft eine Single Source of Truth für euer Talentmanagement. Die zentrale Dokumentenverwaltung hält Unterlagen aktuell, sicher und leicht auffindbar, sodass euer Nachweis den gesamten Employee Lifecycle abdeckt.

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So baut ihr eine people-first Kündigungsstrategie auf

„Einzelpersonen können eine Organisation mit 500 Leuten nicht per Kraftakt durch das Chaos zwingen. Baut die Systeme so, dass gute Reaktionen einfach, natürlich und wiederholbar sind, gerade dann, wenn der Stress hoch ist.“
– Craig Forman, Founder und Principal Consultant bei CultureC Consulting

Ein people-first Ansatz bei Kündigungen bedeutet, jede Entlassung fair, konsistent und respektvoll durchzuführen und dabei Teamkultur und Engagement zu schützen. Hier sind einige Wege, die beiden Interessen in Balance zu halten:

• Folgt einem strukturierten Prozess: Der einzige Weg zu einem fairen und konsistenten Kündigungsprozess führt über das Einhalten einer konkreten Kündigungs-Checkliste. Wenn ihr die Recherche im Voraus erledigt, verringert ihr die Wahrscheinlichkeit deutlich, ein Compliance-Thema zu übersehen, das zu rechtlichen Schritten führen könnte.

• Helft Führungskräften, Kündigungsgespräche wirksam zu führen: Führungskräfte können genauso nervös und unvorbereitet sein wie die Mitarbeitenden, denen sie kündigen. Gebt ihnen einen Leitfaden mit den wichtigsten Punkten und unterstützende Unterlagen, die eure Aussagen stützen, sowie Coaching, um ruhig zu bleiben und klar zu kommunizieren, falls das Gespräch eine ungünstige Wendung nimmt.

• Achtet auf Muster: Legt beim Erstellen oder Verfeinern eures Kündigungsprozesses nicht zu viel Gewicht auf Einzelsituationen. Sucht stattdessen nach Mustern, die systemische Compliance- und Kulturrisiken offenlegen, und zieht in Betracht, Mitarbeiterumfragen durchzuführen, um einzuschätzen, wie sich die verbleibenden Teammitglieder nach einer Kündigung fühlen.

Handhabt Kündigungen mit Leapsome würdevoll

Selbst wenn die Entscheidung eindeutig ist, gehört die Kündigung zu den komplexesten Aufgaben, mit denen HR-Teams konfrontiert sind. Probleme wie improvisierte Kündigungsverfahren und -dokumentation, verstreute Daten und unvorbereitete Führungskräfte können einer fairen und rechtssicheren Entlassung im Weg stehen. Kleine und mittlere Organisationen haben nicht die tiefen rechtlichen Taschen oder die zusätzliche Kapazität großer Konzerne, doch das Risiko pro mitarbeitender Person ist dasselbe.

Leapsome hilft HR-Teams, ihren bestehenden Prozessen Struktur und Sicherheit zu verleihen. Indem ihr Leistung mit Feedback und Mitarbeiterdaten im zentralisierten HRIS-Tool von Leapsome verbindet, könnt ihr Kündigungen für maximale Fairness und Konsistenz standardisieren. Kommen Workflow-Automatisierungen und vereinheitlichte Daten hinzu, samt KI-gestützter Insights, die euch helfen, auf diese Daten zu reagieren, wird aus der Kündigung statt einer reaktiven Antwort ein kontrollierter Ablauf, der das Wohlbefinden der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt.

„Viele HR-Teams kämpfen noch mit den Grundlagen: zu viele unverbundene Tools, begrenzte Einblicke. Genau deshalb haben wir ein wirklich people-first HRIS gebaut, das alle Mitarbeiterdaten in einer Single Source of Truth vereint.“ – Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

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FAQ

Was sollte ich bei einer Kündigung sagen?

Seid klar, respektvoll und empathisch. Erklärt den Grund für die Entscheidung deutlich und verweist auf alle unterstützenden Unterlagen. Die mitarbeitende Person wird wahrscheinlich Fragen haben, gebt ihr also die Gelegenheit, die Informationen zu verarbeiten und ihre Sicht zu schildern. Erklärt am Ende des Gesprächs die nächsten Schritte und erbittet alle Informationen, die ihr für einen reibungslosen Übergang von ihr braucht, etwa Status-Updates zu laufenden Projekten.