Onboarding-Checkliste: 5 Tipps, die Sie beachten sollten + kostenloser Download

Von den im letzten Jahr neu eingestellten Mitarbeitern gaben unglaubliche 81% an, sich beim Onboarding überfordert zu fühlen. Darüber hinaus gaben 42% an, dass die benötigten Informationen über verschiedene Plattformen verstreut waren (1) — ein Problem, das immer häufiger auftritt und heute bekannt ist als Ausbreitung von HR-Software (2). Dies ist ein großes Problem für Mitarbeiterbindung und Engagement, da Teammitglieder, die ein hervorragendes Onboarding erhalten, mit 2,6-mal höherer Wahrscheinlichkeit ein hohes Maß an Arbeitszufriedenheit angeben (3).

Was fehlt Unternehmen also in ihren Onboarding-Prozessen? Ein Teil der Antwort ist einfach: Unternehmen, die ein qualitativ hochwertiges Onboarding anbieten möchten, müssen eine gründliche Onboarding-Checkliste verwenden. Eine sorgfältig geplante, auf Inputs beruhende Checkliste für neue Mitarbeiter minimiert Verwirrung, verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen, und hilft neuen Teammitgliedern, erfolgreich zu sein. Aber mehr noch, es ist eine Gelegenheit für Teamleiter, eine starke Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aufzubauen, die sich auf die Karriereentwicklung konzentriert — eine der wichtigsten Prioritäten für Fachkräfte heute.

In diesem Artikel wird erläutert, was eine Onboarding-Checkliste ist und was sie idealerweise enthalten sollte, um das Erlebnis neuer Mitarbeiter zu verbessern. Wir stellen Ihnen auch eine Beispiel-Checkliste zum Herunterladen zur Verfügung, mit der Sie mit der Erstellung Ihrer eigenen Onboarding-Assets beginnen können.

1. Glean und OnePoll, 2023
2. GARNELEN, 2024‍
3. Gallup, 2021

🛣️ Ein guter Anfang für die Reise eines neuen Mitarbeiters

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Was ist eine Onboarding-Checkliste?

Eine Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern beschreibt die Schritte, die Unternehmen ergreifen sollten, um neue Teammitglieder an ihren Arbeitsplatz einzuführen. Ziel ist es, sie auf ihre Rollen vorzubereiten. Diese Art von Checkliste ist ideal für Unternehmen, die ihre Ablauf des Onboarding-Prozesses, das sind die Aufgaben, die kürzlich eingestellte Mitarbeiter in ihren ersten Monaten in einer neuen Position erledigen.‍

‍Checklisten für das Onboarding von Mitarbeitern verhindern Sie, dass sich neue Mitarbeiter überfordert fühlen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie sie an einem leicht zugänglichen und vorzugsweise digitalen Ort speichern und verwalten. Auf diese Weise können Personalteams, Manager und neue Mitarbeiter auf sie zurückgreifen und die Aufgaben, die sie erledigen, während sie erledigen, abhaken.‍

‍Eine umfassende Checkliste für neue Mitarbeiter muss jeden Schritt der Onboarding-Prozess, einschließlich:

• Vorbereitung vor dem Onboarding
• Orientierung und Papierkram
• Software, Apps und technische Einrichtung
• Erwartungen an die Rolle
• Unternehmenskultur und Werte
• Engagement und Befähigung
• Einführungen und Anleitungen für die Beziehungen zu Teamkollegen und zum Netzwerken mit funktionsübergreifenden Kollegen‍
• Berufsspezifisches Onboarding, Lernen und Entwicklung und Schulung

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Warum ist eine Checkliste für neue Mitarbeiter wichtig?

„Ich bin ein großer Fan von Onboarding-Checklisten, und sie haben viel getan, um den Onboarding-Prozess effizienter, effektiver und ansprechender zu gestalten. Eine Sache, die ich an ihrer Verwendung so liebe, ist, dass sie mir helfen, den Überblick darüber zu behalten, was in früheren [Schulungen] behandelt wurde, sodass ich sicherstellen kann, dass ich alles noch einmal anfassen kann. Wenn wir zum Beispiel besprochen haben, wie man Besprechungen vor der Mittagspause plant, aber ich sehe nicht, dass [Mitarbeiter] diese Besprechungen danach planen, werden wir den Prozess in unserer nächsten Sitzung noch einmal durchgehen.

Dadurch kann ich sicherstellen, dass die Mitarbeiter von mir und ihren Kollegen alle Informationen erhalten, die sie benötigen, was ihnen den Übergang in ihre Rollen erleichtert und stressfreier macht.“

— Gauri Manglik, CEO und Gründer von Instrumental

Denken Sie darüber nach, wie Ihr Unternehmen mit neuen Kunden oder Klienten umgeht. Ihr Ziel ist es, schnell eine vertrauensvolle Beziehung zu ihnen aufzubauen und ihnen zu helfen, sich mit der Mission, Vision und den Produkten Ihres Unternehmens verbunden zu fühlen. Sie möchten ihnen auch einen reibungslosen Übergang und eine angenehme erste Erfahrung mit Ihrer Lösung oder Dienstleistung bieten. Wahrscheinlich haben Sie eine interne Checkliste mit diesen Zielen im Hinterkopf erstellt, um diese Erfahrung für Ihre Vertriebs- und Kundenerfolgsteams zu vereinfachen.

‍Neue Teammitglieder verdienen das gleiche bewusste, optimierte Erlebnis wie Neukunden, weil sie — als Mitarbeiter — Ihre wertvollste Ressource sind..
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Alles, was eine Onboarding-Checkliste beinhalten sollte

Als Telearbeit und hybrides Arbeiten wird zum Standard. Unternehmen müssen ihre Onboarding-Prozesse wiederholbar und gut organisiert gestalten, um zu verhindern, dass sich neue Mitarbeiter verwirrt fühlen und sich ohne einen Plan in Ihrem Tech-Stack und Ihren Prozessen zurechtfinden müssen. Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie die Checkliste für neue Teammitglieder zu einer Ressource machen können, von der alle in Ihrem Unternehmen profitieren.
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1. Ein erstes Willkommen vor dem ersten Tag

Die Mitarbeiter suchen nach Managern, die sich vom ersten Tag an für ihre Entwicklung einsetzen, insbesondere angesichts des Einstiegs der Generation Z in die Belegschaft. In der Tat 62% der Mitarbeiter der Generation Z geben an, dass sie häufig Gespräche mit ihrem Manager über ihr Karrierewachstum führen möchten — dennoch geben 46% aller Mitarbeiter an, dass ihnen die Karriereunterstützung ihrer Manager fehlt.

Aus diesem Grund müssen Sie beginnen, eine Beziehung zu einem neuen Mitarbeiter aufzubauen, bevor er mit der Orientierung beginnt, um zu zeigen, wie sehr Sie ihn als Teammitglied bereits schätzen.

Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter in einer Willkommens-E-Mail mit, dass Sie bereit sind, alle Fragen zu beantworten, und fordern Sie ihn auf, die wichtigen Unterlagen und Aufgaben zu erledigen, die Sie am ersten Tag nicht verlassen können — wie die Unterzeichnung eines Vertrags oder die Einrichtung einer Unternehmens-E-Mail-Adresse.

Geben Sie den Manager des neuen Teammitglieds, den ihm zugewiesenen Mentor und alle anderen Stakeholder ein, mit denen es wahrscheinlich in den ersten Wochen Kontakt aufnehmen wird, damit sie antworten und ihnen auch eine kurze Willkommensnachricht senden können.

Am wichtigsten ist es, dem neuen Mitarbeiter einen Zeitplan für den ersten Tag seines Onboarding-Tages zu schicken und sicherzustellen, dass er Folgendes weiß:

• Wann sollte ich mich zur Arbeit melden?
• Wohin sie gehen müssen, ob persönlich oder online
• Welche Dokumente müssen mitgebracht oder vorbereitet werden (wie Steuerformulare oder Bescheinigungen)
• Wen sie am ersten Tag treffen werden
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2. Interne Vorbereitungen

Konsultieren Sie Ihr Personenteam, den direkten Manager des neuen Teammitglieds, dessen Mentor und Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass Sie alles, was Sie für den ersten Tag benötigen, bereit haben. Erstellen Sie Aufgabenlisten für jede Abteilung, damit Ihre neuen Mitarbeiter nicht auf sich allein gestellt sind — sie sollten keine Zeit und Energie damit verschwenden, Mitarbeiter nach Benutzernamen, Passwörtern, wichtigen Links oder anderen grundlegenden Informationen aufzuspüren.

Vor dem Onboarding liegt es an Ihnen und anderen Stakeholdern:

• Stellen Sie sicher, dass das neue Teammitglied seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat
• Schon geplant Einzelgespräche mit Führungskräften im Kalender Ihres neuen Mitarbeiters für den ersten Monat
• Erstellen Sie einen Leitfaden für den neuen Mitarbeiter zum Einrichten von Konten für Google. Slack, Microsoft-Teamsund andere relevante Anwendungen.
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3. Aufgaben für den ersten Tag des Onboardens

Am ersten Tag des Onboardings gibt es viele praktische Dinge zu erledigen. Daher ist es wichtig, virtuelle und persönliche Besprechungen auf ein Minimum zu beschränken. Sie möchten nicht, dass Ihr neuer Mitarbeiter das Gefühl hat, dass Sie versuchen, alles in seinen ersten Stunden zu stopfen.

Das Ziel für den ersten Onboarding-Tag eines neuen Mitarbeiters sollte darin bestehen, ihn an Ihren Werten, Ihrer Mission und Ihrer Arbeitsweise zu orientieren. Am Ende sollten sie auch wissen, welche Lern- und Schulungsaufgaben sie vor Ablauf der Einarbeitungsphase erledigen müssen, an wen sie sich wenden können oder an welche Ressourcen sie sich wenden können, wenn sie nicht weiterkommen.

Deshalb sollten Sie neben anderen wichtigen Aufgaben auf Ihrer Checkliste:

• Vergewissern Sie sich, dass Ihre neuen Mitarbeiter alle erforderlichen Konten und Software eingerichtet haben
• Stellen Sie Ihr Unternehmen vor Onboarding-Kurs und erklären Sie, wie sie mit der Bearbeitung der Aufgaben und Aktivitäten beginnen können
• Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wo sie wichtige Informationen über Ihr Unternehmen finden, wie Ihr Organigramm, Kernwerte und Ziele und zentrale Ergebnisse (OKRs) ‍
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4. Einführungen persönlich und über Slack

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Einführungen machen können, die echte Beziehungen fördern, sollten Sie diese bewährten Methoden in Betracht ziehen:

• Teilen Sie den Namen, die Rolle und den beruflichen Hintergrund des neuen Mitarbeiters mit
• Sprechen Sie darüber, warum Sie sie eingestellt haben, und sprechen Sie die Werte an, die sie bereits bewiesen haben, und die Projekte, an denen sie gearbeitet haben.
• Erläutern Sie, auf welche Verantwortlichkeiten und Initiativen sie sich nach dem Onboarding konzentrieren werden
• Markiere relevante Teammitglieder oder funktionsübergreifende Kollegen in deinem internen Chat, damit sie aufgefordert werden, sich vorzustellen

🔎 Vergessen Sie nicht, neue Mitarbeiter und Peer-Mentoren formell vorzustellen! Als jemand, der den Onboarding-Prozess durchlaufen hat, kann ein Kollege oder Kumpel Fragen beantworten, einen einzigartigen Einblick in die Unternehmenskultur geben und alle aktuellen Lücken schließen deine Onboarding-Checkliste

5. Wöchentliche Manager-Check-ins

Manager erfüllen während des Onboarding-Prozesses eine unverzichtbare Funktion, indem sie Fragen beantworten, Mitarbeitern helfen, Zweifel zu überwinden, und schließlich neuen Teammitgliedern dabei helfen, persönliche Entwicklungsziele zu definieren, damit sie sich darauf konzentrieren können, voranzukommen.

Wenn Mitarbeiter in ihre neuen Rollen einsteigen und beginnen, Aufgaben und Projekte selbstständig auszuführen, überwachen die Teamleiter auch ihre Leistung genau, um ihnen zeitnahes, sachdienliches Feedback zu geben.

Aus diesem Grund sollten Sie wöchentliche Check-in-Meetings in Ihre Onboarding-Checkliste aufnehmen, mit Aufgaben wie:

• Durchführung einer ausführlichen Einführung in die Rollen und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters — insbesondere am Ende des ersten Monats
• Erstellen Sie beim Onboarding eine Reihe einfacher Ziele, damit das neue Teammitglied den Zielsetzungsprozess des Unternehmens kennenlernt
• Überprüfung der Organisation Kompetenzrahmen mit neuen direkt unterstellten Mitarbeitern und Diskussion von Entwicklungsmöglichkeiten
• Durchführung des ersten Gesprächs mit dem neuen Mitarbeiter Leistungsüberprüfung am Ende der ersten drei Monate
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So verwenden Sie die Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter von Leapsome

Wir haben unsere herunterladbare Checkliste für neue Mitarbeiter so umfassend wie möglich gestaltet. Sie müssen jedoch noch einige Dinge festlegen, damit sie Ihren internen Teams und neuen Mitarbeitern effektiv zur Verfügung steht. Damit unser Muster-Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter für Sie funktioniert, müssen Sie:

• Passen Sie es an bestimmte Rollen und Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund an — Zum Beispiel möchten Sie vielleicht eine erstellen Lernpfad für Manager, die Fähigkeiten wie Coaching, den Austausch von Feedback, das Treffen datengestützter Entscheidungen und die Durchführung von Leistungsbeurteilungen abdecken.

• Legen Sie Zeitpläne und Fristen fest — Die einzelnen Onboarding-Elemente sollten vom HR-Team sorgfältig aufgeteilt werden, um eine Überforderung zu vermeiden. Geben Sie klare Fristen für ein besser organisiertes Onboarding vor, das Ihrem Personal-Team keinen unnötigen Stress bereitet.

• Eigentümerschaft zuweisen — Bestimmen Sie, wer jede Aufgabe erledigen wird, und überwachen Sie den Fortschritt. Am Ende jeder Onboarding-Phase sollten sich die Mitglieder des HR/People Ops-Teams mit den Aufgabenverantwortlichen in Verbindung setzen.

• Evaluieren Sie kontinuierlich die Onboarding-Erfahrung — Bitten Sie nach 90 Tagen Ihr neues Teammitglied, Ihre Manager und Stakeholder, Feedback über eine Onboarding-Umfrage. Nach den ersten sechs Monaten der Implementierung Ihrer Onboarding-Checkliste sollten Sie auch die Abschlussquoten, Engagement-Metriken, Bindungsraten, Leistungswerte und Zielfortschritte überprüfen. Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob sich Ihr neuer Prozess positiv auf die Erfahrung der Mitarbeiter. ‍

🛤️ Halte alle auf dem richtigen Weg

Unsere Onboarding-Checkliste hilft Ihnen dabei, die Erfahrung neuer Mitarbeiter auf verschiedene Rollen und Interessengruppen zuzuschneiden.

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Entwickeln Sie mit Leapsome einen nahtlosen Onboarding-Prozess

Da es vielen Unternehmen nicht gelingt, ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis zu bieten, hat Ihr Unternehmen eine klare Chance, sich von der Masse abzuheben. Das ist eine spannende Aussicht, wenn Sie erkennen, dass die Verbesserung des Onboardings so einfach sein kann, wie eine detaillierte Checkliste für neue Mitarbeiter zu erstellen und zu befolgen.

Das Onboarding ist noch einfacher, wenn Sie Software wie Leapsome verwenden, um die interne Zusammenarbeit zu optimieren, die Schulung neuer Mitarbeiter zu erleichtern und die Ergebnisse zu verfolgen. Unsere integrierten Module für Durchführung regelmäßiger Treffen und Ziele setzen helfen Sie den Interessenvertretern, gemeinsam wirkungsvolle Checklisten für neue Mitarbeiter zu erstellen. Dann können Sie unsere verwenden Lernen und Leistungsüberprüfung Tools, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter nahtlos an ihre Rollen anpassen.

Letztlich wird das Hinzufügen von Leapsome zu Ihrem Tech-Stack nicht nur den Onboarding-Prozess verbessern. Es wird helfen Top-Talente binden durch die Verbesserung der allgemeinen Mitarbeitererfahrung.

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