HRIS-RFP-Leitfaden (Angebotsanfrage) +eine kostenlose Vorlage

Mehr als 75% der Organisationen nutzen 2025 ein HRIS, aber nur 24% der Personalfachleute geben an, dass sie das Beste aus ihrer Personaltechnik herausholen. Noch besorgniserregender ist, dass zwei von drei Experten glauben, dass die Effektivität ihrer Abteilung sinken wird, wenn sie ihre Technologiestrategie nicht verbessern. **

Aus diesem Grund ist die Auswahl des richtigen HRIS von entscheidender Bedeutung. Was „richtig“ bedeutet, hängt jedoch von den Prioritäten Ihres Unternehmens ab.

Wenn das Engagement Ihrer Mitarbeiter Ihr Hauptaugenmerk ist, benötigen Sie leistungsstarke Funktionen für L&D und Umfragen. Wenn die Priorisierung interner Mobilität von entscheidender Bedeutung ist, sind Tools für das Leistungsmanagement am wichtigsten. Diese Prioritäten beeinflussen Ihren HRIS-Auswahlprozess und die Art und Weise, wie Sie Ihre HRIS-Angebotsanfrage (RFP) entwerfen. Wenn Sie sie richtig einsetzen, können Sie Ihre Investitionen maximieren und Ihr Team auf Erfolgskurs bringen.

In diesem Handbuch wird beschrieben, was Sie in Ihre Ausschreibung aufnehmen sollten, und enthält eine kostenlose HRIS-RFP-Vorlage, um Ihren Auswahlprozess zu vereinfachen.

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Unsere kostenlose HRIS-RFP-Vorlage hilft Ihnen bei der Erstellung einer erfolgreichen Angebotsanfrage.

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*Bericht „Leapsome Workforce Trends“, 2024

**Gartner, 2024
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Unsere kostenlose HRIS-RFP-Vorlage zum Herunterladen

Entwurf einer CHRIS RFP kann ein langer Prozess sein. Diese Dokumente erfordern einen gründlichen Überblick über das System Ihrer Wahl, einschließlich der technischen Anforderungen, Preise und Funktionen. Sie sollten auch umfangreiche Hintergrundinformationen über Ihr HR-Team und Ihre Organisation enthalten.

Der Einstieg ist oft der schwierigste Teil. Aber keine Sorge — mit diesem Leitfaden und unserer kostenlosen HRIS-RFP-Vorlage erhalten Sie im Handumdrehen Antworten von Anbietern.

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So schreiben Sie eine HRIS-RFP: Schlüsselkomponenten

Ein gut strukturiertes RFP stellt sicher, dass Sie das richtige System für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verwenden. Folgendes sollte enthalten sein:

• Geschäftsziele und Personalanforderungen — Definieren was Ihr HRIS erreichen soll, egal ob es um die Rationalisierung des Leistungsmanagements oder die Automatisierung geht HR-Kernprozesse, oder Verbesserung des Engagements der Mitarbeiter.
  
  Denken Sie daran, dass ein HRIS einen umfassenderen Anwendungsbereich hat als andere HR-Systeme. Daher ist es in Ordnung, hier mehrere HR-KPIs zu skizzieren. Das richtige HRIS passt sich den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens an.

🤔 Wusstest du? „HRIS“ wird häufig als Sammelbegriff für umfassende HR-Systeme verwendet. Es gibt jedoch viele verschiedene Arten von HRIS Plattformen sowie Humankapitalmanagement (HCM) und Personalmanagementsysteme (HRMS).

💡Den Unterschied kennen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen einführen.

• Technische Anforderungen — Geben Sie an, ob Sie eine Cloud-basierte Lösung oder ein On-Premise-System benötigen. Vielleicht möchten Sie auch Folgendes in Betracht ziehen Integrationen mit Gehaltsabrechnung, Bewerberverfolgungssystemen (ATS) oder Kommunikationsplattformen.

• Überlegungen zu Sicherheit und Compliance — Beschreiben Sie die branchenspezifischen Compliance-Standards, bei denen Sie keine Kompromisse eingehen können (z. B. GDPR, ISO 27001:2022, CCPA). Durch die Bereitstellung dieser Informationen im Voraus wird sichergestellt, dass der HRIS-Anbieter Ihrer Wahl Ihre Sicherheitsanforderungen erfüllen kann.

• Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit — Ihr HRIS sollte Wachstum ermöglichen, nicht behindern. Informieren Sie sich über flexible Preisgestaltung, modulare Erweiterungen und KI-Fähigkeiten um zu verstehen, wie sich die Plattform mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann. Nehmen Sie diese Informationen dann in Ihre Ausschreibung auf.

• Unterstützung bei der Implementierung und Schulung — Fragen Sie Anbieter nach Unterstützung beim Onboarding, Schulungsressourcen und Verfügbarkeit des Kundensupports. Und wenn Sie nach einem bestimmten Zeitrahmen für die Amortisierung oder nach einem bestimmten Zeitfenster für die Markteinführung suchen, klären Sie diese Erwartungen.

• Preisstruktur und Gesamtbetriebskosten — Fordern Sie detaillierte Preise an, einschließlich Einrichtungsgebühren, Abonnementkosten und möglicher Add-Ons. Idealerweise sollte das von Ihnen gewählte HRIS eine klare, modulare Preisgestaltung bieten, sodass versteckte Gebühren nie ins Gespräch kommen.
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HRIS-RFP-Prozess: Schrittweise Anleitung

Dies sind die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Entwicklung eines HRIS-RFP unternehmen sollten. Vergessen Sie das nicht laden Sie unsere kostenlose Vorlage herunter um diesen Prozess viel, viel einfacher zu machen.
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1. Erfassen Sie interne Anforderungen

Bevor Sie sich mit der Anbieterforschung befassen, sollten Sie sich mit den wichtigsten Stakeholdern — einschließlich Führungskräften, Finanzen und Betrieb — abstimmen, um zu definieren, was Ihr HRIS leisten muss.

Trennen Funktionen, die man unbedingt haben muss von Nice-to-Haves. Zum Beispiel mit KI-gestützter Technologie Personalanalytik, automatisiert Leistungsmanagement-Zyklen, und granulare Automatisierungen könnten für Ihr Unternehmen unerlässlich sein. Dennoch sind Sie möglicherweise flexibler, was Dinge wie Rekrutierungsfunktionen und benutzerdefinierte Dashboards angeht. Wenn Sie diese Kategorien im Voraus erstellen, können Sie leichter festlegen, wie die Befragten bewertet werden, was den Auswahlprozess auf lange Sicht reibungsloser gestaltet.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, verschiedene HRIS-Funktionen zu priorisieren, sollten Sie Teammitglieder aus anderen Abteilungen fragen, was sie für am wertvollsten halten. Mitarbeiterbefragungen kann Ihnen helfen, zu überprüfen, ob Ihr Personalsystem den tatsächlichen Anforderungen entspricht.
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2. Recherchieren Sie nach potenziellen Anbietern

Erstellen Sie eine Auswahlliste für Anbieter, die auf dem Ruf der Branche, dem Funktionsumfang und den Empfehlungen von Fachkollegen basiert. Auf diese Weise können Sie Antworten auf Angebotsanfragen priorisieren, wenn sie eingehen.

Schauen Sie über Marketingaussagen hinaus, indem Sie echte Nutzerberichte lesen und Kollegen nach ihren Erfahrungen fragen. Denken Sie jedoch daran, dass keine zwei Organisationen gleich sind. Daher funktioniert das HRIS, das für Ihren Mentor oder Kollegen am besten geeignet ist, möglicherweise nicht für Sie. Das ist okay.

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Wir wissen, dass der HRIS-Markt entmutigend ist. Beginnen Sie mit unserem umfassenden Angebot auf dem richtigen Weg Kaufleitfaden für HRIS-Software, das Ihnen helfen kann, die wichtigsten Funktionen einzugrenzen und das beste HRIS für Ihr Unternehmen auszuwählen.

3. Verfassen Sie eine klare und präzise Ausschreibung

Eine starke Ausschreibung zieht qualitativ hochwertige Antworten von Anbietern an und verkürzt den Auswahlprozess (als Referenz, das durchschnittliche HRIS-Auswahlverfahren dauert bis zu 15 Wochen)! Geben Sie also Ihre technischen, Sicherheits- und Funktionsanforderungen genau an und vermeiden Sie es, vage oder zu allgemeine Anfragen zu stellen.

Zu den häufigsten Fehlern, die Sie beim Verfassen vermeiden sollten, gehören:

• Zu viel verlangt — Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist. Hier wird es entscheidend, „Bedürfnisse“ von „Wünschen“ zu trennen.

• Zu generisch sein — Vage Ausschreibungen führen zu wenig überzeugenden Antworten. Seien Sie also stattdessen präzise. Anstatt beispielsweise nach einem „sicherheitsorientierten Anbieter“ zu fragen, skizzieren Sie die spezifischen Compliance- und Sicherheitsstandards, nach denen Sie suchen.

• Ignorieren von Implementierungsdetails — Klären Sie den voraussichtlichen Supportbedarf und Ihren bevorzugten Zeitplan ab. Das spart Ihnen auf lange Sicht Zeit.
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4. Bewerten Sie die Antworten der Anbieter

Wenn die Antworten auf Angebotsanfragen eintreffen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, Anbieter anhand Ihrer festgelegten Kriterien zu bewerten (z. B. technische Fähigkeiten, Benutzerfreundlichkeit, Integrationspotenzial und Gesamtbetriebskosten). Achten Sie auf Warnsignale wie unklare Preisstrukturen, vage Sicherheitsrichtlinien oder Versprechen, die zu gut sind, um wahr zu sein.

✨ Profi-Tipp: Geschichten von Kunden sind eine Goldmine für das, was Sie von einem Partner erwarten können. Stellen Sie sicher, dass Sie sie ausfindig machen, bevor Sie Ihr endgültiges Urteil über einen Anbieter fällen.

5. Führen Sie Anbieterdemos und Interviews durch

Eine gut strukturierte Demo bestätigt, ob die Versprechen eines Anbieters in der Praxis Bestand haben. Produkttouren sind eine weitere hervorragende Option, um neue Software zu testen, insbesondere wenn Sie die selbstgeführte Route bevorzugen. Konzentrieren Sie sich bei der Erkundung dieser Ressourcen und der Befragung von Anbietern auf folgende Punkte:

• Nutzererlebnis — Wird es für HR-Teammitglieder, Manager und Mitarbeiter intuitiv sein?
  
• Umsetzung und Support — Wie praktisch ist der Anbieter beim Onboarding?
  
• Service Level Agreements (SLAs) und Verfügbarkeitsgarantien — Was passiert, wenn etwas kaputt geht?
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6. Verhandeln Sie die Bedingungen und die endgültige Auswahl

Nachdem Sie Ihr HRIS ausgewählt haben, überprüfen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig. Vergewissern Sie sich, dass Verträge flexibel sind und eine zukünftige Skalierung ermöglichen, und ziehen Sie in Betracht, in diesen Prozess einen gesetzlichen Vertreter einzubeziehen, damit Sie die Bedingungen vollständig verstehen.

In dieser Phase sollten Sie außerdem mit Ihrem Anbieter einen Zeitplan für die Implementierung festlegen, einen Change-Management-Plan erstellen, um die Einführung zu erleichtern, und erste Check-Ins vereinbaren, um die Systemleistung zu verfolgen und Bedenken auszuräumen.
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Beginnen Sie mit dem richtigen HRIS für Ihr Unternehmen

Ganz gleich, ob Sie Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter, optimierte Personalmanagement-Workflows, verbesserte Personalanalysen oder all das suchen, ein HRIS bietet Ihnen alles. Die einzige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Kästchen angekreuzt haben, besteht darin, eine umfassende Ausschreibung zu verfassen.

Zum Glück sind die Informationen (und Vorlage!), die in diesem Handbuch zur Verfügung gestellt werden, wird Ihnen einen guten Start bei Ihrem neuen Anbieter ermöglichen.

Überprüfen Sie Ihre Ausschreibung während Ihrer gesamten Beziehung erneut, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen stets entspricht. Wenn nicht, ist es vielleicht an der Zeit, von vorne zu beginnen — Schließlich verdienen Ihre Leute nichts Besseres als das Beste.

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Häufig gestellte Fragen zu HRIS-RFPs

Was ist ein HRIS-RFP?

Ein HRIS-RFP ist ein umfassendes Dokument, das alles beschreibt, wonach eine Organisation in einem Personalinformationssystem (HRIS). Es legt all Ihre Präferenzen fest, von bestimmten Lösungen oder Funktionen, nach denen Sie suchen, bis hin zu Sicherheitsbedenken und technischen Anforderungen.
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Warum sollten Unternehmen HRIS-RFPs verwenden?

Das Erstellen einer Ausschreibung hilft Ihrem Team schnell setzen Sie auf das beste HRISund verbessert Ihre Amortisierungszeit. Dadurch werden Sie in der Lage sein, ein ganzheitliches Konzept umzusetzen HR-Strategie eher früher als später.

Es reduziert auch den Aufwand gründlicher Recherchen, indem Drittanbieter aufgefordert werden, sich an Sie zu wenden, anstatt umgekehrt. Da Sie außerdem alle Ihre Bewertungskriterien im Voraus skizzieren, müssen Sie bei keiner Ihrer Anfragen Kompromisse eingehen. Die besten Anbieter werden sicherstellen, dass alle Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt werden.
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Was sollte ein HRIS-RFP beinhalten?

Ihr HRIS-RFP sollte Folgendes beinhalten:

• Informationen zum Unternehmen — Grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen, wie Name und Logo.
  
• Zeitleiste — Einzelheiten darüber, wann Sie Ihre Entscheidung treffen und wann Ihr neues HRIS vollständig implementiert werden soll.
  
• Hintergrund des Projekts — Kontext über Ihre aktuellen HR-Systeme und Erfahrungen mit anderen HRIS-Plattformen.
  
• Interessenvertreter — Kontaktinformationen für alle internen Entscheidungsträger.
  
• Bewertungskriterien — Eine Erläuterung dessen, was Sie von einem HRIS erwarten, einschließlich technischer Anforderungen, Preisvorstellungen und Funktionen (dies wird den Großteil Ihrer Angebotsanfrage ausmachen!)
  
• Ablauf der Bewertung — Überblick darüber, wie Sie die Befragten bewerten und wie Sie möchten, dass sie Kontakt aufnehmen.

Herunterladen unsere kostenlose HRIS-RFP-Vorlage für weitere Informationen darüber, was in den einzelnen Abschnitten enthalten sein sollte.
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Was sind einige häufige HRIS-RFP-Fallstricke?

Eine der häufigsten Fallstricke bei HRIS-RFP sind fehlende oder unvollständige Details. Das liegt daran, dass je mehr Details Sie in einer HRIS-RFP angeben können, desto besser. Vage Beschreibungen dessen, was Sie suchen, lassen Sie in Anfragen zur Klärung ertrinken und können den HRIS-Auswahlprozess in die Länge ziehen. Oder Sie bleiben bei einem HRIS-Anbieter, der Ihre Erwartungen nicht erfüllt. Denken Sie daran, dass Transparenz der Schlüssel ist.