HRIS-Implementierung: eine schrittweise Anleitung zur Vereinheitlichung von Personendaten und zur Verbesserung von EX

Wenn Ihr Unternehmen über seine Personalsysteme hinauswächst, kann sich der Bedarf an einem HRIS entmutigend anfühlen. Sie haben Zeit in den Aufbau von Prozessen investiert, und die Umstellung auf neue Arbeitsabläufe ist ein bedeutendes Unterfangen. Aber Wenn Ihr Unternehmen skaliert, werden Lücken in Ihrem Tech-Stack schwer zu ignorieren. Ohne Self-Service-Tools könnten Mitarbeiter beispielsweise Schwierigkeiten haben, eine PTO anzufordern oder auf Gehaltsdetails zuzugreifen, und den HR-Teams fehlen möglicherweise wichtige Daten für die Personalplanung und Initiativen zur Mitarbeiterbindung.

Personalleiter müssen entscheiden, ob die Implementierung eines neuen HRIS den ganzen Aufwand wert ist. Schließlich kann ein robustes HRIS eine Menge leisten — einschließlich Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Leistungsbeurteilungen, Umfragen und sogar Gehaltsabrechnungen. Es bietet Ihnen die Funktionen, die Sie für die Entwicklung wichtiger HR-Prozesse benötigen, sowie Strategien zur Mitarbeiterförderung, die Ihr Unternehmen zu einem großartigen Arbeitsplatz machen.

Wenn Sie sich für ein neues HRIS entschieden haben (das vielleicht sogar Ihr erstes ist), das Ihren Bedürfnissen besser entspricht, ist das großartig. Prognosen zufolge wird der Markt für Personalmanagement bis 2030 ein Volumen von über 56 Milliarden US-Dollar erreichen*, und das Personalwesen entwickelt sich in einem sehr rasanten Tempo.

Wenn Ihre Antwort „Ich bin mir immer noch nicht sicher“ lautet, lesen Sie weiter. Stellen Sie sich diesen Leitfaden als eine schrittweise Roadmap vor, die die HRIS-Implementierung so stressfrei wie möglich gestaltet, wann immer Sie sich dafür entscheiden.

*Grand View-Forschung, 2024

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Was ist der HRIS-Implementierungsprozess?

Das Personalinformationssystem Der Implementierungsprozess (HRIS) umfasst die Bereitstellung und Integration von Software, die für die Verwaltung von HR-Kernfunktionen wie Mitarbeiterdatenmanagement, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Schulungen und Umfragen bestimmt ist. Da es sich um ein großes Unterfangen handeln kann, wird die HRIS-Implementierung in der Regel von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit anderen wichtigen Interessenträgern — zu denen auch der CFO und der CTO gehören können — geleitet.

Bei erfolgreicher Implementierung ein leistungsstarkes HRIS (insbesondere eines mit Funktionen zur Mitarbeiterunterstützung) kann Arbeitsabläufe automatisieren und HR-Teams Funktionen und Einblicke für Daten- und Gehaltsabrechnungsmanagement, Vergütung, Leistung, Engagement, Qualifikationslücken und mehr bieten — was letztendlich zu einem Arbeitsplatz beiträgt, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht.
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6 wichtige Schritte für eine erfolgreiche HRIS-Implementierung

Die Implementierung eines HRIS erfordert einen strukturierten Ansatz. Verwenden Sie diese Schritte als Roadmap für die Planung Ihrer eigenen Reise.

1. Bewerten Sie die aktuellen Personalprozesse und ermitteln Sie die Bedürfnisse des Unternehmens

Wenn Sie derzeit ausschließlich manuelle Prozesse verwenden, werden Ihre Bedürfnisse sofort ersichtlich. Zum einen benötigen Sie wahrscheinlich ein HRIS, das alle Ihre speichern kann Mitarbeiterdaten, automatisieren Verwaltung von Abwesenheitszeiten, und verbessern Sie Ihren Umgang Vorbereitung der Gehaltsabrechnung.

Wenn Sie jedoch bereits HR-Software verwenden, die nicht mit den Anforderungen und dem Wachstumskurs Ihres Unternehmens Schritt hält, ist es möglicherweise komplexer, Ihre nächsten Schritte herauszufinden. Sprechen Sie zunächst mit Abteilungsleitern und Mitarbeitern über ihre Erfahrungen und fragen Sie, welche Verbesserungsvorschläge sie machen würden.

Insbesondere sollten Sie Folgendes untersuchen:

• Prozesse zur Leistungsüberprüfung — Wie gehen verschiedene Teams und Abteilungen mit Assessments um? Gibt es einen standardisierten Arbeitsablauf oder entwickelt jeder sein eigenes System? Schaffung eines zentralisierten, konsistenten Prozess der Leistungsüberprüfung erleichtert es Personalleitern und Managern, Leistungsunterschiede im gesamten Unternehmen zu erkennen.
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• ‍Qualifikations- und Ausbildungslücken — Verwendet Ihre Organisation eine Kompetenzrahmen um Fähigkeiten für jede Rolle und jedes Level zu ermitteln? Falls nicht, gibt es HRIS-Plattformen, die Tools zur Entwicklungsmatrix anbieten, sodass Sie genau sehen können, welche Kompetenzen intern am meisten fehlen, und die Schulungen entsprechend kuratieren können

• Daten zum Mitarbeiterengagement — Nutzen Sie Daten, um festzustellen, wie zufrieden und engagiert die Teammitglieder sind? Oder gehen Sie von einer Annahme aus, die auf Beobachtungen auf Oberflächenebene basiert? Um fundiertere, datengestützte Entscheidungen zu treffen, sollten Sie sich für ein HRIS entscheiden, das Ihnen umsetzbare Erkenntnisse auf der Grundlage von Personalanalysen liefert. Tools für Umfragen kann auch nützlich sein, um Bereiche zu untersuchen, in denen Ihre Initiativen zur Mitarbeiterbindung möglicherweise fehlen.

Sobald Sie Ihre dringendsten Bedürfnisse identifiziert haben, fügen Sie sie zu Ihrem Checkliste für HRIS-Anforderungen Sie sind also gut positioniert, um nach Lösungen zu suchen, die Sie bei diesen übergeordneten Funktionen unterstützen können.

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2. Wählen Sie das beste HRIS für Ihr Unternehmen

Es ist an der Zeit, ein abteilungsübergreifendes Team zusammenzustellen, das Ihnen helfen kann wählen Sie eine HRIS-Software das wird Mitarbeitern und Führungskräften zugute kommen. In Zusammenarbeit können Sie Folgendes festlegen:

• Der Grad der Anpassung, den Sie benötigen — Am besten ist es, wenn ein HRIS viel Flexibilität bietet, sodass Sie Automatisierungen für Prozesse wie Onboarding, 360-Grad-Leistungsbeurteilungen und Pulsumfragen erstellen und anpassen können.

• Wie Ihre andere Software mit bestehenden Systemen kommuniziert — Stellen Sie sicher, dass die Tools, die Sie für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihrem Team verwenden, direkt mit Ihrem HRIS verbunden sind, damit niemand jemals eine Nachricht oder Benachrichtigung verpasst.

• Haushaltsplan — Sie sollten die Ressourcen festlegen, die Sie Ihrem neuen HRIS zuweisen müssen, aber Sie können auch mit den Vertriebsteams zusammenarbeiten, um Preispakete zu erstellen, die dem Budget Ihres Unternehmens entsprechen.

• Zeitlinien — Ermitteln Sie, wie viel Zeit Sie haben, um ein HRIS von Anfang bis Ende vollständig zu implementieren, und wägen Sie dies gegen die Zeitpläne ab, die verschiedene HRIS-Anbieter anbieten können.

• Das Maß an Unterstützung, das Sie benötigen — Idealerweise sollte die Softwarelösung Ihrer Wahl ein Kundenerlebnis-Team wie das von Leapsome das in der Lage sein wird, dein Onboarding zu überwachen und dir zu helfen integriere dein HRIS mit dem Rest deines Tech-Stacks.
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3. Bereiten Sie sich auf Migration und Implementierung vor

Stellen Sie sicher, dass jeder die höchsten Prioritäten in dieser Phase versteht, darunter:

• Migration von Daten — Sie können dies manuell oder mit Hilfe eines internen oder externen Technikers tun.

• Sicherheit der Daten — Ihr neues HRIS sollte die Datensicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens erfüllen. Zum Beispiel Leapsome entspricht CCPA, GDPR und ISO 27001:2022 Vorschriften, die alle dazu beitragen, dass Sie sensible Mitarbeiter- und Finanzdaten schützen.

• Workflow-Konfiguration — Arbeiten Sie mit dem Kundenerfahrungsteam der Software und internen Stakeholdern zusammen, um Workflows zu erstellen, die für alle sinnvoll sind. Beginnen Sie mit visuellen Umrissen Ihrer idealen Prozesse und stellen Sie sie mit den Funktionen Ihrer neuen HRIS-Plattform so weit wie möglich nach.

• HRIS-Schulung — Anstatt die Teammitglieder selbst herausfinden zu lassen, wie das neue HRIS funktioniert (was eine todsichere Methode ist, die Akzeptanzraten zu senken), verwenden Sie ein Tool wie Leapsome Lernen um eine kurze Schulung im Selbststudium zu erstellen, an der sie teilnehmen können.

4. Testen, Feedback einholen und Lösungen finden

Die Implementierung eines HRIS kann komplex sein, daher ist es möglicherweise eine gute Idee, es schrittweise einzuführen. Arbeiten Sie eng mit einer oder zwei Abteilungen zusammen und testen Sie, wie das HRIS funktioniert, holen Sie die Beiträge der Teammitglieder ein und konfigurieren Sie die Arbeitsabläufe bei Bedarf neu.

Wenn Sie HRIS-Tester um ihre Eingabe bitten, stellen Sie Fragen wie:

• War irgendein Aspekt bei der Nutzung des neuen HRIS eine Herausforderung?
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• Wie lange hat es gedauert, bis Sie den Dreh raus hatten, das HRIS zu benutzen?
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• Gibt es Funktionen, die Ihnen unnötig erscheinen?
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• Welche Funktion des neuen HRIS war am hilfreichsten?
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• Hat Ihnen das neue HRIS Zeit gespart? Wenn ja, wie?
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• Hat das neue HRIS Ihrer Abteilung Zeit gespart? Wenn ja, wie?
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• Welche Prozesse hat Ihnen das neue HRIS erleichtert?
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• Welche anderen Aufgaben oder Prozesse soll das HRIS Ihrer Meinung nach erledigen?

Sie können in informellen Chats Gespräche mit den Teammitgliedern führen, die das neue HRIS testen. spezielle Treffen, oder Fragebögen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie ihre Antworten klar und deutlich aufzeichnen, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

Abhängig von den Antworten, die Sie erhalten, müssen Sie möglicherweise kleine Anpassungen an Ihren Konfigurationen vornehmen oder ein Treffen mit dem Dienstanbieter vereinbaren, um detailliertere Informationen zu erhalten.
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5. Starten Sie Ihr neues HRIS

Vermeiden Sie es, ein neues HRIS für Mitarbeiter ohne Kontext oder Vorwarnung einzuführen, da dies sicherlich zu Frustration, Verwirrung und schlechten Akzeptanzraten führen wird. Lassen Sie zunächst alle wissen, wann und wie Sie Ihr neues HRIS testen, bieten Sie allen Teammitgliedern angemessene Schulungen an und führen Sie es dann unternehmensweit ein.

• Leiten Sie alle HRIS-Schulungsinhalte und Ressourcen an die Mitarbeiter weiter — Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder Zugriff auf alle speziellen Materialien haben, die Ihnen der Dienstleister zur Verfügung gestellt hat. Statten Sie sie auch mit Links zu häufig gestellten Fragen und Help-Center-Artikeln aus.

• Bieten Sie allen Benutzern eine gründliche Schulung an — Zusätzlich zu den externen Schulungsmaterialien sollten Sie Ihre eigenen Kurse, persönliche Sitzungen oder Webinare veranstalten, damit alle Mitarbeiter verstehen, wie sie das neue System für ihre spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten verwenden können.

• Checken Sie mit den Abteilungsleitern ein — Bitten Sie die Teamleiter um Feedback darüber, wie das neue HRIS für sie und ihre Teams arbeitet.
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6. Optimieren und überprüfen Sie die Plattform im Laufe der Zeit

Es ist in Ordnung, wenn Ihr HRIS nicht sofort alle Ihre Probleme perfekt löst. Als Senior People Ops Manager von Leapsome Samantha Sterkenburg sagt: „Sobald Sie das Tool gefunden haben, das alle Kästchen ankreuzt, erfordert die Implementierung viele benutzerdefinierte Konfigurationen. Testen, Schulung, solide Kommunikation und fortlaufender Support.“

Aber warum sollten Sie auch nach der Implementierung weiter testen und optimieren? Weil sich Ihr Unternehmen mit seinem Wachstum verändern wird, weshalb eine kontinuierliche Prüfung erforderlich ist.

Wenn Sie Ihr HRIS im Laufe der Zeit evaluieren, sollten Sie berücksichtigen, wie gut es in Bezug auf die folgenden Säulen abschneidet:

• Mit Zielen auf Kurs bleiben — Hat das System dazu beigetragen, dass das Unternehmen größere Unternehmensziele in Bezug auf Leistung, Engagement und Effizienz erreichen kann?

• Kapitalrendite (ROI) — Hat das HRIS seinen ROI bewiesen, indem es Ihnen ermöglicht hat, Ihren HR-Tech-Stack zu konsolidieren und Ihnen die Zeit und das Geld zu sparen, die Sie für manuelle Systeme und veraltete Software verschwendet haben?

• Erfahrung der Mitarbeiter — Nutzen Teammitglieder gerne Ihr HRIS? Hat es ihre Arbeit und die ihrer Kollegen einfacher und unkomplizierter gemacht?

• Skalierbarkeit — Hat Ihnen die Plattform eine Skalierung ermöglicht oder Ihnen zumindest dabei geholfen, einen klaren Plan für zukünftiges Wachstum zu erstellen?
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Top-Tipps für eine reibungslosere HRIS-Implementierung

Die heutigen HRIS-Plattformen kann so viel bewirken, dass es in der Forschungsphase oft zur Entscheidungslähmung kommen kann. Beachten Sie diese Parameter, um Ihre Optionen einzugrenzen:

• Priorisieren Sie offene APIs für eine einfachere Integration — „Ganz gleich, ob es um die Integration mit anderen HR-Anwendungen oder externen Anwendungen wie einem Customer-Relationship-Management-System geht...“, teilt Rebecca Wettemann, CEO und Principal Analyst des HR-Technologie-Analystenhauses Valoir für GARNELEN, „... offene APIs — oder noch besser, vorgefertigte Konnektoren zu anderen Systemen — reduzieren sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten und die Support-Anforderungen des HRIS.“

• Holen Sie das Beste aus Demos und Testversionen heraus — Skriptbasierte Demos und Webinare sind hilfreich, aber sie ermöglichen es Ihnen nicht, zu beurteilen, wie das Produkt Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht. Wenn möglich, nutzen Sie Testphasen, damit Sie ein paar Teams die Plattform testen und ihre einzigartigen Perspektiven teilen können.
  
  
• Ziehen Sie KI-gestützte Tools in Betracht — Leapsome nutzt KI um Ihnen bei der Erstellung von Umfragefragen, der Zusammenfassung der Ergebnisse von Leistungsbeurteilungen, der Erstellung von Tagesordnungen für Besprechungen, der Erstellung von Aktionsplänen auf der Grundlage von Umfragedaten zum Engagement und vielem mehr zu helfen! Das gibt den HR-Teams mehr Zeit, um zu berichten, Strategien zu entwickeln und die von der Software vorgeschlagenen datengestützten Initiativen umzusetzen.
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Schaffen Sie die Arbeitserfahrungen der Zukunft mit dem richtigen HRIS

In einem gesunden Arbeitsumfeld priorisieren Personalleiter die Mitarbeitererfahrung neben den geschäftskritischen Zielen — und schließen Entscheidungen rund um die HRIS-Implementierung nicht aus dieser Gleichung aus.

In der Praxis bedeutet das, den Mitarbeitern Zeit zu geben, eine neue Plattform zu testen und Workflow-Verbesserungen vorzuschlagen. Das klingt zwar nach einer größeren Zeitinvestition, ist aber der beste Weg, um zu vermeiden, dass Sie früher als gewünscht eine andere Option finden.

Wenn Sie Wert auf einen menschenzentrierten HRIS-Ansatz legen, ist die neue Plattform von Leapsome möglicherweise Ihre ideale Lösung. Leapsome ist mehr als eine HR-Plattform: Es ist eine ganzheitliche Personalförderungslösung mit einer umfassenden Suite von Tools für die Durchführung Umfragen zum Engagement und Leistungsbewertungen, Entwicklung von Mitarbeiternund sogar Handhabung Vergütungsprüfungen, Zeiterfassung, und Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Das Beste von allem unser preisgekröntes Unterstützungsteam wird während eures Übergangs und darüber hinaus da sein, in Zusammenarbeit mit Ihnen, um unsere mitarbeiterorientierte Plattform zu einer Maschine für Ihren Geschäftserfolg zu machen.

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