Die Gehaltsabrechnung dokumentiert, wie sich das ausgezahlte Nettoentgelt aus Bruttolohn, Zuschlägen und Abzügen zusammensetzt. Arbeitgeber müssen sie bei jeder Entgeltzahlung in Textform erteilen (§ 108 GewO); Pflichtangaben sind unter anderem Abrechnungszeitraum, Brutto, Abzüge und Auszahlungsbetrag. Seit 2025 ist auch die rein digitale Bereitstellung in einem geschützten Portal zulässig.
Auf einen Blick
- Anspruch auf eine Abrechnung in Textform bei jeder Entgeltzahlung (§ 108 Abs. 1 GewO); eine erneute Abrechnung entfällt nur, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert hat
- Pflichtangaben sind unter anderem Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Bruttoentgelts, Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und Sachbezügen sowie die einzelnen Abzüge und der Netto-Auszahlungsbetrag
- Typische Abzüge: Lohnsteuer, ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (SGB IV)
- Der Lohnsteuerabzug folgt den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) und der Steuerklasse (§ 39 EStG)
- Die digitale Bereitstellung in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach genügt; ein Anspruch auf Papierform besteht grundsätzlich nicht (BAG, 28.01.2025 - 9 AZR 48/24)
Aufbau: von Brutto zu Netto
Die konkreten Pflichtinhalte ergeben sich aus § 108 GewO in Verbindung mit der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Ausgangspunkt ist das Bruttoentgelt, ergänzt um Zuschläge, Zulagen und geldwerte Vorteile aus Sachbezügen. Davon werden zuerst die Steuern (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer) und anschließend die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung abgezogen. Übrig bleibt der Netto-Auszahlungsbetrag. Die Abrechnung weist außerdem aus, welche Beträge der Arbeitgeber zusätzlich als eigenen Anteil an die Sozialversicherung abführt.
Häufige Fragen
Muss die Abrechnung in Papierform ausgehändigt werden?
Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 entschieden, dass Arbeitgeber die Abrechnung als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten Portal bereitstellen dürfen; es handelt sich um eine Holschuld. Wer privat keinen Zugang hat, muss die Abrechnung aber am Arbeitsplatz einsehen und ausdrucken können (BAG, 28.01.2025 - 9 AZR 48/24).
Worin unterscheiden sich Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Der Begriff Lohn steht meist für eine nach tatsächlich geleisteten Stunden variable Vergütung, Gehalt für einen festen Monatsbetrag. Rechtlich gelten für beide dieselben Vorgaben aus § 108 GewO; die Bezeichnung ändert an den Pflichtangaben nichts.
Wie lange sollte ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft vor allem den Arbeitgeber. Beschäftigte haben keine solche Pflicht, sollten die Abrechnungen aber dauerhaft aufheben, weil sie Einkommen, Steuern und rentenrelevante Beiträge belegen und spätere Lücken im Rentenkonto schließen können.
Was kann ich bei einem Fehler in der Abrechnung tun?
Zuerst die Personal- oder Lohnabteilung kontaktieren und den Punkt klären lassen. Eine fehlerhafte Abrechnung ändert nichts am tatsächlichen Entgeltanspruch: Ist zu wenig gezahlt worden, bleibt der Anspruch auf die Differenz bestehen, ggf. begrenzt durch arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen.
Stand: August 2026
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
