TL; DR: Die Onboarding-Reise ist ein entscheidender Schritt im Lebenszyklus der Mitarbeiter, der sich direkt auf die Mitarbeiterbindung auswirkt. Das Onboarding per Fernzugriff ist mit eigenen Herausforderungen verbunden und sieht je nach Größe und Phase des Unternehmens unterschiedlich aus. Dennoch kann der Prozess zu einer unterhaltsamen und fesselnden Erfahrung werden, wenn Sie die in diesem Playbook beschriebenen Schritte befolgen.
Onboarding war schon immer ein wichtiger Teil der Lebenszyklus der Mitarbeiter und Engagement. Der Wert und die Bedeutung von Onboarding werden oft übersehen. Dennoch hat die Realität der Telearbeit, die durch die COVID-19-Pandemie beschleunigt wurde, viele Unternehmen dazu veranlasst, diesen Prozessen mehr Aufmerksamkeit zu schenken — in vielen Fällen zum ersten Mal. Ohne die Möglichkeit, zum Schreibtisch eines Kollegen zu gehen oder Gespräche mit Wasserkühlern zu nutzen, um interne Abläufe besser zu verstehen, verlassen sich neue Mitarbeiter mehr denn je auf strukturiertes Remote-Onboarding um in der Organisation erfolgreich zu sein — und zu bleiben.
Um ein strategisches, effektives und angenehmes Onboarding-Erlebnis zu entwickeln, lohnt es sich, den Begriff Onboarding noch einmal zu überdenken. Der Prozess ist auch bekannt als organisatorische Sozialisation, und der Grund dafür ist leicht zu verstehen: Onboarding hilft Mitarbeitern nicht nur dabei, technisches Wissen für ihre Rolle zu erwerben, sondern hat auch organisatorische und soziale Dimensionen. Es sollte neuen Mitarbeitern ermöglichen, zu lernen, was von ihnen erwartet wird, und in einem neuen Umfeld effizienter zu arbeiten. Dazu gehören interne Abläufe, spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten, subtilere Aspekte der Unternehmenskultur und Leistungserwartungen und Verhalten.
Untersuchungen von Gallup ergaben, dass „nur 12% der Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihr Unternehmen ein großartiger Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter.“ Außerdem fühlen sich nur 29% der neu eingestellten Mitarbeiter voll unterstützt und bereit, in ihrer neuen Rolle herausragende Leistungen zu erbringen. Allein diese Daten zeigen, dass sich etwas ändern muss. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass glückliche Mitarbeiter, die eine herausragende Onboarding-Erfahrung gemacht haben, mit der Organisation äußerst zufrieden sind, 2,6-mal höher (1).
Wenn dies nicht genug Gründe für Unternehmen wären, ihr Onboarding-Spiel zu intensivieren — insbesondere in Remote-Umgebungen, die für viele von uns neu sind —, wird ein negatives oder unterdurchschnittliches Onboarding-Erlebnis den neuen Kollegen wahrscheinlich dazu bringen, seine Entscheidung, Ihrem Unternehmen beizutreten, in Frage zu stellen.
Einen Ersatz für eine Stelle zu finden, einzustellen und einzustellen, kann das Halbe- bis Zweifache des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten (2). Hinzu kommt, dass sich die Work-Life-Balance im ersten Jahr nach einem unzureichenden Onboarding tendenziell zunehmend verschlechtert, und Sie haben ein Rezept für Burnout und Fluktuation von Mitarbeitern.
Onboarding ist Ihre erste und vielleicht wichtigste Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Ihr Unternehmen nach seinen Vorstellungen lebt. Wertversprechen für Mitarbeiter. Heben Sie auf Ihrer Karriereseite neben Bezahlung und Leistungen auch Entwicklungsmöglichkeiten und Flexibilität hervor? Großartig! Also nutze Onboarding, um deinen Leuten zu zeigen, dass du es ernst meinst.
Organisationsdesigner verstehen Onboarding als einen einjährigen Teil des Mitarbeiterlebenszyklus, und aus diesem Grund sollten Sie an Ihre Fernsteuerung denken Onboarding-Programme für Mitarbeiter als Reisen, nicht als Aufgaben.
Aber es ist nicht alles Untergang und Finsternis. In diesem Theaterstück erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter aus der Ferne einbinden können, indem Sie bewährte Methoden befolgen und Onboarding-Erlebnisse entwickeln, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Rollen, für die Sie Mitarbeiter einstellen, entsprechen.
(1) Gallups Sichtweise auf die Schaffung einer außergewöhnlichen Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter. Gallup, 2019.
(2) Dieses behebbare Problem kostet US-Unternehmen 1 Billion US-Dollar. Gallup, 2019.
Wir empfehlen dieses Playbook allen People Ops-Führungskräften, die Remote-Onboarding-Prozesse in ihren Organisationen implementieren und optimieren möchten.
CEOs und Manager können ebenfalls von den Informationen in diesem Playbook profitieren. Obwohl wir Onboarding hauptsächlich als eine HR-/People-Ops-Funktion betrachten, hängt eine erfolgreiche Erfahrung in hohem Maße von der Beteiligung und dem Engagement des Managements ab.
Kultur (siehe FAQs) ist ein Eckpfeiler des Onboardings und mehr als ein flexibles oder familienfreundliches Umfeld.
Personalabteilung und Manager müssen zusammenarbeiten, um eine Onboarding-Reise aus der Ferne zu gestalten, an die man sich erinnern sollte.
HR/People Ops können es nicht wissen alles über jede Rolle. Denken Sie nur daran, dass das Ziel des Onboardings darin besteht, den Menschen zu helfen, sich in ihre neuen Rollen einzufügen. Wenn Ihnen ihre Aktivitäten nicht klar sind, sprechen Sie mit dem Personalleiter. Auf diese Weise können Sie verstehen, welche Ressourcen die neuen Mitarbeiter möglicherweise benötigen.
Das Onboarding von Mitarbeitern — remote oder persönlich — beginnt, bevor Ihr neues Teammitglied seine neue geschäftliche E-Mail-Adresse einrichtet oder der Kommunikationsplattform des Unternehmens beitritt. Preboarding ist der Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung Ihres neuen Mitarbeiters und seinem ersten Arbeitstag.
Preboarding ist eine hervorragende Gelegenheit, neuen Mitarbeitern die Unternehmenskultur zu vermitteln und ihnen dabei zu helfen, ihre Erwartungen zu erfüllen. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten, die sie möglicherweise haben, und senden Sie ihnen einen Onboarding-Plan. Sie fühlen sich besser vorbereitet und haben weniger Angst, wenn sie wissen, was sie in ihren ersten Tagen und Wochen erwartet — was für manche vielleicht der erste Job ist, bei dem sie komplett aus der Ferne arbeiten.
Überlassen Sie die Dinge nicht bis zur letzten Minute. Schicken Sie Ihrem neuen Mitarbeiter seine Arbeitsgeräte rechtzeitig, um sicherzustellen, dass er sie bis zum ersten Tag hat (z. B. Laptop, Monitor, Tastatur, Maus, Headset usw.). Es liegt in der Verantwortung Ihres Unternehmens, für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Stellen Sie daher sicher, dass sie über die Ressourcen verfügen, die sie für ein komfortables Home-Office-Setup benötigen. Wenn Ihr Unternehmen eine Zulage für Home-Office-Geräte anbietet, teilen Sie Ihrem Mitarbeiter die Regeln und internen Abläufe bald mit.
Um einen holprigen Start zu vermeiden, empfehlen wir, die gesamte erforderliche Software auf dem Computer Ihres neuen Teammitglieds vorzuinstallieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Zugriff auf alle Systeme eingerichtet ist, bevor sie beginnen — E-Mail, Chat, Lerntool und die Software, die sie benötigen, um loszulegen. Manchmal dauern diese einfachen Prozesse länger als erwartet, was zu einem frustrierenden ersten Arbeitstag mit unnötigen Wartezeiten führt.
Wie bei der technischen Einrichtung ist es wichtig, dass alles reibungslos abläuft und der Zugriff auf interne Dokumentation und Lernmaterial gewährleistet ist.
Es ist eine gute Idee, Prozesse, Kultur, Compliance, Historie, Kommunikationsrichtlinien und allgemeine Anleitungen in einem Mitarbeiterhandbuch zu dokumentieren. Das Erstellen eines Handbuchs kann zunächst eine Menge Arbeit bedeuten, aber auf lange Sicht spart es Ihnen Zeit.
Es ist auch wichtig, dass jede Abteilung kontinuierlich Prozesse dokumentiert und dass die Manager an der Erstellung von Onboarding-Materialien beteiligt sind, die für jede Rolle spezifisch sind. Sie können beispielsweise Informationen zum Datenschutz an alle neuen Mitarbeiter weitergeben, und Manager sollten bei der Erstellung ihrer Erfolgsberichte helfen, indem sie auch Schulungsinhalte bereitstellen.
„Wenn Manager vom Onboarding getrennt werden, kann dies auch zu einer Lücke zwischen den Unternehmensrichtlinien und der täglichen Berufserfahrung führen. Ihre Manager erzählen möglicherweise eine ganz andere Geschichte über Ihre Unternehmenskultur und Ihre Erwartungen als die Mitarbeiter, die sie ursprünglich gehört haben. Dies kann zu Verwirrung bei neuen Mitarbeitern führen, die leicht Fehlausrichtungen und Heuchelei bemerken.
Sie denken vielleicht: Wenn Führungskräfte sich der Distanz zwischen den Kernwerten ihrer Organisation und ihrem eigenen Verhalten nicht bewusst sind, wie gesund ist diese Organisation dann überhaupt? Am wichtigsten ist, dass Manager das Onboarding-Programm an die Rolle und Stärken jedes Mitarbeiters anpassen müssen.“ (Gallup)
Sie können alle Lernmaterialien und Dokumentationen über einen Lernpfad einführen, der an jede Rolle angepasst werden kann und gleichzeitig Ihre zentrale Anlaufstelle für Onboarding-Wissen bleibt. Erwägen Sie, diese Pfade vorab mit Videos und Artikeln zu füllen, um das Lernen dynamischer zu gestalten.
Lernpfade machen das Onboarding viel unterhaltsamer und beschleunigen die Einbindung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Wenn Sie eine Plattform zum Lernen verwenden (wie Sprungend), erstellen Sie Erinnerungen, verfolgen Sie den Onboarding-Fortschritt und richten Sie Quizfragen ein, um zu beurteilen, ob das von Ihnen bereitgestellte Material die Informationen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, effizient vermittelt hat.
Hurra, heute ist der große Tag eines neuen Teammitglieds! Bei einem Mitarbeiter aus der Ferne macht ein herzliches Willkommen den Unterschied. Wenden Sie sich direkt an sie und stellen Sie sicher, dass Manager dasselbe tun, wenn ein neuer Mitarbeiter ihren Teams beitritt. Ein erster Tag kann für jede Person eine Herausforderung sein, und sie wird sich positiver fühlen, wenn sie weiß, dass Sie an sie denken.
Was auch immer der neue Kollege tun wird, Teamarbeit wird wahrscheinlich ein wesentlicher Bestandteil davon sein. Fördern Sie den Teamgeist und die Begeisterung, indem Sie den Schreiner über Ihre Chat-Plattform oder, noch besser, während eines Video-Standups dem Rest der Organisation (oder Abteilung, je nach Größe Ihres Unternehmens) vorstellen.
Beauftragen Sie jemanden, der dem neuen Kollegen die Grundlagen zeigt. Er kann Erfahrungen austauschen und praktische Hilfe und Ratschläge geben. Idealerweise wäre der Onboarding-Buddy ein Mitglied desselben Teams oder derselben Abteilung (nur nicht der Personalchef). Wenn Sie jemanden zum Sprechen haben, der diesen Prozess ebenfalls durchlaufen hat, kann Ihr neuer Mitarbeiter ein gutes Verhältnis zu seinen Kollegen aufbauen und schneller loslegen.
Wie zufrieden Ihre neuen Mitarbeiter mit dem Prozess sind und wie sie Ihr Unternehmen sehen, hängt weitgehend davon ab, wie sie sich von den direkten Vorgesetzten unterstützt fühlen. Das bedeutet, dass sich die Personalabteilung und die Personalabteilung zwar mit Onboarding-Aspekten wie der technischen Einrichtung, der Einhaltung der Vorschriften sowie der Dokumentation und dem Lernen, die für alle Abteilungen gelten, befassen oder diese vermitteln, aber die Manager müssen aktiv am Onboarding beteiligt sein und sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie am besten zusammenarbeiten können.
Wahrscheinlich hat Ihr neuer Mitarbeiter bisher nur während eines Vorstellungsgesprächs mit seinem Vorgesetzten gesprochen — und das kann ganz anders sein als an einem Tag im Job. Stellen Sie sicher, dass ihr Vorgesetzter eine Einführungssitzung plant, um ihre Abteilung und die Rolle besser vorzustellen und ihnen zu ermöglichen, sich besser kennenzulernen. Vergessen Sie nicht, diese und alle anderen Einführungssitzungen in die Onboarding-Pläne aufzunehmen.
Ermutigen Sie jede Abteilung in Ihrem Unternehmen, eine kurze Präsentation (max. 1 Stunde) vorzubereiten, in der ihre Aktivitäten vorgestellt werden. Diese Sitzungen könnten regelmäßig mit der Teilnahme mehrerer neuer Mitarbeiter stattfinden. Diese Praxis beschleunigt die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter in Ihr Unternehmen und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Bereiten Sie Sitzungen vor, in denen neue Mitarbeiter mehr über die Geschichte, Kultur, Vision/allgemeine Mission und Ziele des Unternehmens erfahren können. Das eignet sich hervorragend für die Ausrichtung.
Ihre neuen Mitarbeiter lernen ihre Kollegen möglicherweise nicht persönlich kennen, aber das bedeutet nicht, dass sie keine sinnvollen Arbeitsbeziehungen aufbauen können. Ermutigen Sie Ihr Team, neue Mitarbeiter zu virtuellen Gesprächen mit Kaffee (oder Tee, Saft oder Mittagessen) einzuladen.
Im Gegensatz zum persönlichen Onboarding finden Interaktionen nicht zufällig statt. Schaffen Sie Platz für virtuelle Gespräche mit Wasserkühlern.
Manager sollten frühzeitig erste Projekte und Aufgaben zuweisen, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern und zu erfahren, welchen Beitrag sie zum Unternehmen leisten werden.
Versenden Sie Onboarding-Umfragen, wenn jemand neu in das Unternehmen einsteigt. Mit Leistungsmanagement und Software zur Mitarbeiterbindung, können Sie Onboarding-Umfragen mithilfe von Best-Practice-Vorlagen und Automatisierung erstellen. Auf diese Weise erhalten alle neuen Kollegen nach einer bestimmten Anzahl von Wochen im Unternehmen eine Onboarding-Umfrage, die Sie auswählen können (z. B. alle vier Wochen). Sie kommunizieren, dass Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern, und können die Erkenntnisse aus Umfragen nutzen, um das Onboarding-Erlebnis Ihres Unternehmens kontinuierlich zu optimieren.
Gallup hat eine Reihe von Fragen entwickelt, anhand derer Sie beurteilen können, ob Ihr Onboarding-Prozess alle Grundlagen abdeckt, die Sie benötigen, um Ihr Talent für den Erfolg zu entwickeln. Diese Fragen lauten:
Zusätzlich haben wir einige Best-Practice-Beispiele vorbereitet Fragen zur Umfrage zur Fernarbeit für kontinuierliche Check-ins mit Ihren Remote-Mitarbeitern.
Warten Sie nicht mit der Implementierung von Einzelgesprächen, wenn der neue Mitarbeiter schon eine Weile im Unternehmen ist. Es ist wichtig, dass sie sich von ihrem Manager unterstützt fühlen und sich wohl fühlen, um alle Bedenken von Anfang an auszuräumen.
Wie die Umfragen Ihres Unternehmens können Sie verwenden Software zur Leistungsbeurteilung um Ihre Feedback-Zyklen zu automatisieren und sie automatisch an Ihre Mitarbeiter zu senden (und Hier ist eine kostenlose Vorlage mit Best-Practice-Fragen, die Sie einbeziehen können). Für das Onboarding empfehlen wir unter Berücksichtigung einer sechsmonatigen Probezeit eine Überprüfung nach zwei Monaten im Job und eine weitere nach fünf Monaten. Dadurch stehen Ihren Mitarbeitern mehr Ressourcen zur Verfügung, um in ihrer Rolle herausragende Leistungen zu erbringen, und jedes Problem kann früh im Mitarbeiterlebenszyklus angegangen werden. Sie erhalten auch Einblicke in die Leistung, die Ihnen helfen können, Ihre Strategie für das Remote-Onboarding zu verfeinern (z. B. indem Sie mehr Lerninhalte zu einem bestimmten Thema hinzufügen).
Tun Sie dies von Zeit zu Zeit, um herauszufinden, wie es ihnen geht. Wir empfehlen außerdem, am Ende ihres ersten Tages und ihrer ersten Woche im Unternehmen bei ihnen nachzufragen.
Machen Sie deutlich, dass Sie gerne Fragen beantworten und Bedenken ausräumen.
Dies ist ein hervorragendes Tool zur Teambildung und zum Engagement, das vollständig aus der Ferne durchgeführt werden kann und von dem das Unternehmen und alle Mitarbeiter profitieren werden.
Denken Sie daran, dass Onboarding eine lange Reise ist.
💡 Auschecken diese zusätzlichen Ideen um Ihr Remote-Team auf dem Laufenden zu halten. 😉
Leapsome ist die einzige Plattform, die den Kreislauf zwischen Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement und Lernen schließt.
Sehen Sie sich dieses Video an Lernpfade erstellen mit Leapsome — entscheidend für ein reibungsloses und lehrreiches Onboarding.
Bei der Unternehmenskultur oder Organisationskultur geht es darum, wie die Dinge in Ihrem Unternehmen ablaufen, aber viele Menschen nehmen sich nicht die Zeit, darüber nachzudenken. In die Geschichte und Vision Ihres Unternehmens einzutauchen ist eine großartige Übung, um Kultur und Prozesse zu verstehen, zu entwickeln und aufeinander abzustimmen und eine umfassendere Vorstellung von Ihrer Marke nach außen zu vermitteln.
Ihre Kultur ist ein ganzheitliches Konzept und beinhaltet wie Sie Mitarbeiter motivieren, Vergütung, Karriereentwicklung, Büromodell (z. B. nur aus der Ferne? Zuerst aus der Ferne? Hybrid?) , Teamstruktur, Entscheidungsprozesse und mehr. Und es sollte Ihnen als Leitfaden für Ihr Onboarding aus der Ferne dienen. Sind Sie zum Beispiel ein Unternehmen, bei dem der Mensch an erster Stelle steht? Weiter so! Aber wie werden Sie das in Ihren Prozessen kommunizieren?
Die grundlegenden Herausforderungen beim Onboarding aus der Ferne — die Sie mit diesem People Ops Playbook vermeiden können — sind:
Die meisten dieser Herausforderungen können auch in Büroumgebungen auftreten, aber um sie in einem Remote-Kontext zu bewältigen, ist ein anderer Ansatz erforderlich.
Unbestreitbar hat die Pandemie eine Reihe zusätzlicher Herausforderungen und Unsicherheiten mit sich gebracht. Neben den in diesem People Ops Playbook erläuterten Anweisungen zum Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne sollten Sie auch Ihre Notfallbereitschaft evaluieren und herausfinden, wie Sie Ihr Team noch besser unterstützen können: Wir haben viele Einblicke für Sie gesammelt. Erwägen Sie außerdem, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, die sich auf Telearbeit konzentriert. Wir haben kostenlose Vorlagen erstellt mit erweiterten und kurzen Versionen sowie deutschen Übersetzungen. Auf diese Weise verfügen Sie über alle Ressourcen und Best Practices, die Sie für das Onboarding von Mitarbeitern an entfernten Standorten während einer Pandemie benötigen.
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