Wie man KI in der Personalabteilung einsetzt: Erkenntnisse von Praktikern

Fast acht von zehn Unternehmensführern sind sich einig, dass die Einführung von KI entscheidend ist, um auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben — doch nur 60% haben eine Vision, wie sie eingesetzt werden kann. * Diese Lücke zwischen dem Potenzial der KI und der praktischen Anwendung unterscheidet häufig durchschnittliche HR-Teams von den leistungsstärksten.

Wenn Sie wissen, wie andere Personalleiter KI einsetzen, kann Ihr Team diese Technologie effektiver nutzen. Laut der Studie von Leapsome** priorisieren Personalfachleute KI für:

• Leistungsanalyse
• Prognose des Umsatzes
• Personalisiertes Lernen
• Analyse der Umfrage

Das sind wertvolle Informationen. Dennoch benötigt Ihr HR-Team möglicherweise einige Unterstützung, um seine eigenen erfolgreichen KI-Initiativen umzusetzen. In diesem Artikel haben wir Ratschläge von leistungsstarken Personalleitern zum Einsatz von KI eingeholt. Sie erfahren, wie sie neue Tools implementiert, sich mit wechselnden Verantwortlichkeiten zurechtgefunden und sich auf die nächsten Schritte vorbereitet haben.

🦘 Machen Sie sich auf den Weg zu einer leistungsstarken KI-Strategie, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht

Die KI-Lösungen von Leapsome optimieren wichtige Personalprozesse — vom Leistungsmanagement über Engagementanalysen bis hin zu Aktionsplänen.

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*Microsoft, 2024

**Bericht über die Belegschaftstrends von Leapsome, 2024
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1. Planen Sie Ihre HR-Prozesse, um festzustellen, wo KI die größte Wirkung erzielen könnte

Fragen Sie sich: Was sind die größten Hürden in Ihrer Personalabteilung? Welche KPIs werden ständig verfehlt?

Antworten auf einfache Fragen zur Personalleistung bieten einen Überblick über die KI-Anforderungen Ihres Unternehmens gemäß Jenny Podewils, Mitbegründer und Co-CEO von Leapsome. Wenn Sie beispielsweise routinemäßig Benchmarks in einem bestimmten Bereich verpassen, könnte diese Aufgabe von KI profitieren. Oder, wenn das Onboarding immer langsam ist und neue Mitarbeiter immer wieder dieselben Fragen stellen, sollten Sie die Implementierung von KI-Technologien in Betracht ziehen, um diesen Prozess zu verbessern.

Podewils betont die Bedeutung dieser exakten Reihenfolge der Operationen: einen Anwendungsfall identifizieren, dann Implementieren Sie KI. Andernfalls kann die Implementierung von KI zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Verwirrung bei den Mitarbeitern führen.

💬 „Es ist Zeit für Hör auf, KI als Schlagwort zu betrachten; konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen und Prioritäten in einer bestimmten Organisation.

Dann erfahren Sie, wie KI-Tools am besten dazu beitragen können, diese Probleme durch Automatisierung und Erweiterung zu lösen.“

— Jenny Podewils, Mitbegründerin und Co-CEO von Leapsome

Routinemäßige, zeitaufwändige Aufgaben sind oft gute Kandidaten für KI Automatisierung. Podewils schlägt jedoch vor, dass Personalleiter vor der Einführung von KI die potenziellen Auswirkungen der Automatisierung mit der Schwierigkeit ihrer Implementierung abwägen. Überlegen Sie, wie Erfolg aussieht: Wird die Einführung von KI die manuelle Arbeit reduzieren und bestimmte Ergebnisse verbessern? Die Etablierung klarer Kennzahlen — wie etwa weniger von Menschen geleitete Verwaltungsaufgaben oder schnellere Onboarding-Zeiten — hilft Ihnen dabei, die Rendite Ihrer Investition zu messen.

💡 „Identifizieren Sie, wo KI die größte Wirkung erzielen kann, indem Sie Ihre HR-Prozesse nach Aufwand, Auswirkung und Menge manueller Arbeit abbilden — sowohl für das HR-Team als auch für das gesamte Unternehmen, einschließlich der Manager.

Messen Sie dann den Erfolg anhand klarer Kennzahlen, wie z. B. der Reduzierung manueller Kontaktpunkte, und fördern Sie die Akzeptanz von der Führung abwärts.“

— Jenny Podewils, Mitbegründerin und Co-CEO von Leapsome

2. Verwenden Sie KI, um die Entwicklung von Fähigkeiten und hochwertige Arbeit zu beschleunigen

KI ermöglicht HR-Teams um vom routinemäßigen Aufgabenmanagement zu strategischeren Initiativen überzugehen. Diese Änderung ermöglicht es den einzelnen Mitarbeitern, fundiertes Fachwissen aufzubauen und sich auf wirkungsvolle Projekte zu konzentrieren, so Marie Richter, Fractional Chief People Officer und Personalberater.

💪 „KI und Automatisierung ersetzen die Personalabteilung nicht — sie stärken sie.

Durch die Nutzung dieser Technologien zur Bewältigung von Routineaufgaben können sich HR-Experten auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Strategie, Mitarbeitererfahrung und Förderung des organisatorischen Wandels.

Der ROI ist nicht nur finanzieller Natur, er spiegelt sich auch in einem erhöhten Mitarbeiterpotenzial wider.“

— Marie Richter, Personalchefin und Personalberaterin bei Fractional

Abgesehen von der Wiederholbarkeit bestimmter Arbeiten, Personalberater Für Faradi schlägt vor, dass Führungskräfte bei der Entscheidung, was automatisiert werden soll, drei Faktoren berücksichtigen:

• Auswirkung auf Erfahrung der Mitarbeiter — KI-gestützte Genauigkeit und Personalisierung können Prozessen zugute kommen, die sich auf die Zufriedenheit oder das Engagement der Teammitglieder auswirken, wie Leistungsbeurteilungen oder Lern- und Entwicklungsinitiativen (L&D).
  
  
• Datenvolumen — KI-Systeme können Daten schneller verarbeiten als jeder Mensch. Daher können Aufgaben, die umfangreiche Datenanalysen erfordern, gute Kandidaten für die KI-Technologie sein (wie immer unter menschlicher Anleitung und Aufsicht).
  
  
• Ethische Überlegungen — Menschen bleiben das #1 Kapital jeder Personalabteilung. Unternehmen müssen die KI kontinuierlich überwachen, um Fairness und Transparenz zu gewährleisten, insbesondere bei der Arbeit an sensiblen Prozessen (wie der Überprüfung von Lebensläufen und dem Leistungsmanagement). Menschen schneiden bei vielen Aufgaben besser ab als KI, insbesondere bei Aufgaben, die Empathie erfordern. Daher sollten Menschen auch in schwierigen Gesprächen die Führung übernehmen.

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👏 „Stellen Sie sicher, dass die Prozesse, die Sie automatisieren, Fairness, Datenschutz oder Transparenz nicht gefährden.

Zum Beispiel muss der Einsatz von KI bei der Rekrutierung kontinuierlich überwacht und von Seiten des Unternehmens und der Kandidaten überprüft werden, um Vorurteile bei den Tools zu erkennen.“

— Flor Farsadi, Personalberater

3. Entwickeln und bieten Sie KI-Schulungen für einzelne Mitwirkende an

Trotz der Vorteile von KI besteht nach wie vor eine Akzeptanzlücke zwischen Personalleitern und einzelnen Mitwirkenden. Daten von unser Bericht zu den Belegschaftstrends 2024 geht davon aus, dass mehr als 80% der Personalleiter und Personalmanager häufig KI verwenden, verglichen mit nur 42% der einzelnen Mitwirkenden. Die Mitarbeiter sind jedoch gespannt darauf, zu sehen, was ihnen fehlt: 41% geben an, dass KI die #1 -Fähigkeit ist, die sie lernen möchten.

Polina Škliar, Global HR Strategies and Systems Manager bei Playtech, betont, dass die Einführung von KI mit den bestehenden Arbeitsabläufen übereinstimmen und diese verbessern muss.

🤩 „HR-Technologie sollte die Effizienz steigern und dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern einen spürbaren Mehrwert bieten — andernfalls werden die Mitarbeiter sie nicht nutzen.

Unser vorrangiges Ziel ist es, unsere Mitarbeiter darüber aufzuklären, wie HR-Techniker ihre Arbeit rationalisieren und ihr Gesamterlebnis verbessern können.

‍— Polina Skliar, globale Personalstrategien und Systemmanagerin bei Playtech

Kajetan Armansperg, Mitbegründer und Co-CEO von Leapsome, rät Personalleitern, transparent darüber zu sein, wie KI die Rollen verändern wird. 46% der einzelnen Mitwirkenden befürchten, dass KI irgendwann die meisten ihrer derzeitigen Aufgaben ersetzen wird. Wenn diese Bedenken im Voraus angegangen werden — und Schulungen angeboten werden, damit sich die Mitarbeiter weiterbilden können —, wird das Vertrauen gestärkt und eine breitere Akzeptanz gefördert.

💥 „Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit führen zu Widerstand gegen die Einführung von KI. Viele Mitarbeiter zögern, Technologien zu nutzen, von denen sie glauben, dass sie ihre Rollen überflüssig machen könnten.

Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen aktiv zeigen, wie KI menschliche Arbeit ergänzt, anstatt sie zu ersetzen.

Eine klare Kommunikation über die Auswirkungen von KI auf Rollen und die Bereitstellung von Umschulungsmöglichkeiten werden dazu beitragen, Bedenken auszuräumen und eine breitere Akzeptanz in der Belegschaft zu fördern.“

— Kajetan Armansperg, Mitbegründer und Co-CEO von Leapsome

Erwägen Sie, eine umfassende HR-Plattform wie Leapsome zu verwenden, um Qualifikationslücken zu ermitteln und zu erstellen Schulungspläne für Mitarbeiter, und verfolge den Fortschritt.

Mit Das Lernmodul von Leapsome, können Sie aus einer kuratierten Kursbibliothek auswählen oder benutzerdefinierte Inhalte erstellen, die Ihren spezifischen KI-Anwendungsfällen und organisatorischen Anforderungen entsprechen. Dieser personalisierte Ansatz hilft Mitarbeitern dabei, die richtigen Kompetenzen zu entwickeln, und sorgt dafür, dass sie sich bei der Anpassung an neue KI-gestützte Arbeitsabläufe sicher und unterstützt fühlen.

4. Untersuchen Sie die KI-Fähigkeiten und die Roadmap Ihres Tech-Stacks, bevor Sie investieren

Achten Sie beim Hinzufügen von Tools zu Ihrem HR-Tech-Stack nicht auf den Hype. Wie Jenny Podewils feststellt, sind nicht alle KI-Fähigkeiten gleich. Führen Sie Pilotprogramme durch, holen Sie Feedback ein und konsultieren Sie Fallstudien, bevor Sie umfangreiche Investitionen tätigen.

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🧐 „Es ist wichtig, die tatsächlichen KI-Fähigkeiten von Hype oder Vaporware zu unterscheiden.

Pilotprojekte und Referenzgespräche können dabei helfen, sich von der Masse abzuheben — aber heute sollte kein Tool gekauft werden, ohne ein klares Verständnis seines KI-Potenzials und seiner Roadmap zu haben.“

— Jenny Podewils, Mitbegründerin und Co-CEO von Leapsome

Im Namen der Kosteneinsparung wird von HR-Teams zunehmend erwartet, dass sie effizienter arbeiten, aber mit weniger Tools arbeiten (auch bekannt als „mit weniger mehr erreichen“ — kommt Ihnen das bekannt vor?). Unser Workforce Trends Report 2024 ergab Folgendes 85% der HR-Führungskräfte stehen unter dem Druck, ihre Tech-Stacks zu konsolidieren. Vor diesem Hintergrund sollten Führungskräfte beurteilen, wie wichtig sinnvolle und zukunftssichere Softwareinvestitionen sind.

Künstliche Intelligenz ist vielleicht die wichtigste Überlegung in diesem Bereich. Laut Monika Sarkar, Mitbegründer von Purple Umbrella, KI-Technologien können Verwaltungsaufgaben auf unbestimmte Zeit beschleunigen und gleichzeitig eine datengestütztere Entscheidungsfindung ermöglichen. Diese Funktionen werden sich in den kommenden Jahren als unverzichtbar für die Personalabteilung erweisen.

Sie erklärt: „Das vergangene Jahr hat gezeigt, wie schnell sich die HR-Technologie weiterentwickelt hat. Viele meiner bevorzugten Plattformen zur Mitarbeiterunterstützung haben KI-gestützte Funktionen eingeführt. Diese Innovationen reduzieren den Zeitaufwand für die Entwicklung von Ressourcen oder die Analyse von Daten erheblich und ermöglichen so datengestütztere Maßnahmen.“

Nutzen Sie zukunftssichere, KI-gestützte HR-Lösungen mit Leapsome

Mit den richtigen KI-Tools können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, sodass Sie sich auf strategische, wirkungsvolle Aufgaben konzentrieren können. Eine kluge Auswahl ist jedoch entscheidend: Testen Sie potenzielle Lösungen, sammeln Sie Nutzerfeedback und stellen Sie sicher, dass die langfristige Vision eines Anbieters mit Ihren Zielen übereinstimmt.

Die KI-gesteuerte Plattform von Leapsome unterstützt alles, vom Leistungsmanagement bis hin zur Engagement-Analyse, und wandelt Daten in umsetzbare Erkenntnisse um. Unsere Lösungen legen Wert auf den Faktor Mensch und geben Managern die Tools an die Hand, mit denen sie ihre Teams leiten, entwickeln und inspirieren können.

Im besten Fall ersetzt KI Personalfachleute nicht, sondern befähigt sie. Die KI-Funktionen von Leapsome sparen Zeit und Energie und helfen Ihrem Team dabei, agil, proaktiv und bereit für alles zu bleiben, was als Nächstes kommt — und das alles, während Ihre Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen.

🔥 Mehr als nur ein Hype

Die Tools zur Mitarbeiterförderung und HRIS von Leapsome verbinden die Leistungsfähigkeit der KI mit einem menschenzentrierten Ansatz.

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Häufig gestellte Fragen zur Verwendung von KI in der Personalabteilung

Wie kann ich generative KI im Personalwesen einsetzen?

Viele HR-Praktiker verlassen sich auf generative KI-Tools wie ChatGPT um Aufgaben zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern. Dank natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) können generative KI-Chatbots menschenähnliche, schnelle Antworten auf Anfragen entwickeln, was sie für Brainstorming und bestimmte Data-Mining-Aufgaben nützlich macht. Zu den Anwendungsfällen im Personalwesen gehören:

• Onboarding von Mitarbeitern — Die Personalabteilung kann das Onboarding vereinfachen, indem sie personalisierte Willkommensnachrichten erstellt, häufig gestellte Fragen zusammenstellt und neuen Mitarbeitern Lernpfade zur Verfügung stellt. Dies hilft den Mitarbeitern, von Anfang an einen reibungslosen Start und ein besseres Mitarbeitererlebnis zu haben.
  
  
• Lernen und Entwicklung (L&D) — Unternehmen können maßgeschneiderte Lernpfade und Schulungsmaterialien entwickeln, die auf verschiedene Rollen und Karrierestufen zugeschnitten sind. Auf diese Weise können HR-Teams die Mitarbeiterentwicklung effizienter an den Unternehmenszielen ausrichten.
  
  
• Leistungsmanagement — Automatisieren Sie Teile von Leistungsbeurteilungen, indem Sie Feedback-Zusammenfassungen erstellen und personalisierte Aktionspläne vorschlagen. Dies kann der Personalabteilung und den Managern viel Zeit sparen und dazu beitragen, einheitliche Überprüfungsprozesse in allen Teams aufrechtzuerhalten.
  
  
• Personalplanung — Nutzen Sie KI, um Branchentrends und interne Daten zu analysieren und der Personalabteilung dabei zu helfen, den Einstellungsbedarf zu prognostizieren und potenzielle Talentlücken zu identifizieren. Dies unterstützt strategische Personalentscheidungen und die Ressourcenzuweisung.
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Wie kann ich den Erfolg meiner KI-Initiativen verbessern?

Der Erfolg von KI hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der Qualität Ihrer Mitarbeiterdaten. Es ist also am besten, Ihre Aufzeichnungen in Ordnung zu bringen, bevor Sie diese Informationen an KI-Systeme weitergeben. Sie können dies erreichen, indem Sie Ihre Personaldaten regelmäßig überprüfen oder eine umfassendes HRIS das automatisiert die Datenkonsolidierungs- und Auditprozesse für Sie.