So strukturieren Sie Ihre Personalabteilung für den Erfolg (Checkliste)

Der Arbeitsplatz entwickelt sich rasant und stellt Personalleiter vor neue Herausforderungen.

Die Hälfte der Personalleiter musste im vergangenen Jahr mit Budgetkürzungen rechnen, und bei über einem Drittel kam es zu Einstellungsstopps, Beförderungsstopps, Entlassungen oder Kündigungen. * Dieser Druck erfordert Agilität und strategisches Denken, und veraltete Organisationsmodelle reichen einfach nicht aus. Im heutigen Umfeld ist eine effektive Strukturierung Ihrer Personalabteilung von entscheidender Bedeutung.

Die Umstrukturierung von Personalabteilungen ist jedoch alles andere als einfach: Weniger als ein Viertel der Umstrukturierungsmaßnahmen verbessert die Leistung, was häufig auf Diskrepanzen mit den Unternehmenszielen und der Unternehmensgröße zurückzuführen ist. Tatsächlich deuten Untersuchungen von McKinsey darauf hin, dass „kleine strukturelle Veränderungen oder Standardansätze für Verzögerungen selten zu bleibendem Wert führen. “ **

Um erfolgreich zu sein, benötigen Personalleiter maßgeschneiderte Strategien, die auf die individuellen Bedürfnisse ihres Unternehmens abgestimmt sind. Dieser Leitfaden bietet einen schrittweisen Prozess, der Ihnen hilft, eine Personalstruktur zu entwerfen, die Wirkung erzielt. Er enthält von Experten gestützte Erkenntnisse und eine kostenlose Checkliste, die Sie herunterladen können.

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Der Aufbau einer Personalabteilung, die sich an Ihr Unternehmen anpassen und mit ihm wachsen kann, ist keine leichte Aufgabe. Unsere Checkliste kann Ihnen dabei helfen, alles richtig zu machen.

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*Bericht „Leapsome Workforce Trends“, 2024
**McKinsey & Co., 2023
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Warum Ihre Personalstruktur wichtiger denn je ist [+ kostenloser Leitfaden zur Strukturierung einer Personalabteilung, bei der die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen]

Von den Personalabteilungen von heute wird erwartet, dass sie mit weniger Ressourcen mehr erreichen. Unseren Untersuchungen zufolge 70% der Personalleiter geben an, dass das aktuelle Geschäftsklima zunehmend herausfordernd wird. Wenn Sie also eine Personalabteilung aufbauen möchten, die Mitarbeiter in Ihrem gesamten Unternehmen unterstützt und befähigt, sollten Sie überlegen, wie Sie mit begrenzten Ressourcen Störungen minimieren und die Wirkung maximieren können.

Julia Reis, Gründerin und Chefberaterin von Julia Reis Consulting, bringt es auf den Punkt: „Die Personalabteilung schien während der Arbeitsplatzwechsel der Pandemie der ‚Gewinner' zu sein — aber da die Budgets wieder knapp wurden, hat sich der Fokus auf Effizienz verlagert.“

Effizienz bedeutet jedoch nicht, auf Wirkung zu verzichten. Es bedeutet, bei der Strukturierung der Personalabteilung einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, der alles berücksichtigt, von der Unternehmensgröße und der geografischen Verteilung bis hin zu Budget und Geschäftszielen.

Das Abwägen all dieser verschiedenen Faktoren kann selbst erfahrene People-Profis überfordern. Aber wir haben für Sie diese kostenlose, herunterladbare Checkliste zusammengestellt, die Ihnen hilft, Ihre Personalabteilung zu strukturieren — auch wenn Sie wachsen und sich weiterentwickeln.

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6 umsetzbare Schritte zur Strukturierung Ihrer Personalabteilung

Die Entwicklung einer Personalteamstruktur, die den kulturellen und geschäftlichen Zielen Ihres Unternehmens entspricht, ist eine komplexe Aufgabe. Viele Personalabteilungen entwickeln sich als Reaktion auf unmittelbare Anforderungen oder externen Druck, was langfristig zu Verwirrung in Bezug auf Rollen und Verantwortlichkeiten führen kann.

Es ist wichtig, einen Schritt zurückzutreten, Bilanz zu ziehen und einen strategischen Ansatz anzuwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Abteilung gut positioniert ist, um den aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden und zukünftige Bedürfnisse.

Egal, ob Sie bei Null anfangen oder Ihr aktuelles Setup anpassen möchten, diese Schritte helfen Ihnen dabei, eine Personalabteilung aufzubauen, die reibungslos funktioniert und sich auf allen Ebenen positiv auf Ihr Unternehmen auswirkt.
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1. Bewerten Sie die aktuelle Struktur Ihrer Abteilung

McKinsey-Forschung legt nahe, dass zukunftsfähige Unternehmen wissen, wer sie sind, wie sie arbeiten und wie sie wachsen.

Bevor Sie also Änderungen vornehmen, sollten Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Personalabteilung einschätzen. Für welche Aufgaben ist Ihr Team verantwortlich? Sind die Arbeitsabläufe optimiert oder durch Engpässe gebremst?

Erstellen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme Ihrer HR-Funktionen und Rollen. Schließen Sie alle Aufgaben ein, für die Ihre Abteilung verantwortlich ist, einschließlich der Verwaltung Kern-Personalwesen und administrative Aufgaben, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, und Engagement der Mitarbeiter Initiativen.

Verwenden Sie Organigramme und Prozesslandkarten, um Berichtslinien und Abhängigkeiten zu visualisieren. Ergänzen Sie dies durch eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen), um Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken, indem Sie Fragen stellen wie:

• Erreicht die Abteilung KPIs wie Time-to-Hire, Mitarbeiterzufriedenheit Ergebnisse oder niedrige Fluktuationsraten?
  
• Unterstützt und trägt die Abteilung derzeit zu übergeordneten Unternehmenszielen bei?
  
• Sind die Kommunikationswege innerhalb der Personalabteilung sowie zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen klar und offen?
  
• Ist der allgemeine Arbeitsablauf rationalisiert oder gibt es Engpässe und/oder wiederholte Übergaben, die beseitigt werden könnten?
  
• Sind Prozesse schnell und effizient oder sind Schlüsselfunktionen wie Onboarding und Leistungsbeurteilungen zu viel Zeit in Anspruch nehmen?
  
• Fördert die Abteilung eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Leistungsmanagement?
  
• Wie schneidet die aktuelle Abteilungsstruktur im Vergleich zu Wettbewerbern und Best Practices der Branche ab?

Sammeln Sie Feedback von Ihrem HR-Team und anderen Abteilungen durch Umfragen und offene Diskussionen. Anonymisierte Antworten liefern oft die ehrlichsten Erkenntnisse.

Tools wie Leapsome Umfragen kann Ihnen helfen, Fragebögen zu erstellen und zu versenden. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen auch, Umfragen anhand von von Experten verifizierten Vorlagen schnell zu personalisieren und zu verwenden künstliche Intelligenz um Antworten zu analysieren und umsetzbare Empfehlungen zu erhalten.

💡 Anonymisierung von Umfragen und Bereitstellung von Möglichkeiten für Ad-hoc-Feedback wie Vorschlagsfelder kann sicherstellen, dass Sie ein vollständiges, ehrliches Bild erhalten.

2. Synchronisieren Sie die HR-Funktionen mit den Unternehmenszielen

Die Struktur der Personalabteilung sollte die Unternehmensziele direkt unterstützen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise plant, in diesem Jahr die Produkteinführungen zu verdoppeln, kann die Personalabteilung der Einstellung erstklassiger F&E-Talente und der Förderung von Innovationen durch Schulungsprogramme Priorität einräumen.

Talentstratege Höhepunkte von Yvette Kennedy wie wichtig es ist, die Personalabteilung nach Fähigkeiten zu strukturieren, die die Talententwicklung und das Unternehmenswachstum fördern. „Umfassendere Strukturen, zu denen Personalanalysen, Mitarbeitererfahrung und Gesamtvergütung gehören, verfügen über spezifische Funktionen, die tiefgründig sein müssen, um die Wirkung zu beschleunigen.“

Zu diesem Zweck sollten Sie zunächst die allgemeinen Unternehmensziele definieren, untersuchen und erörtern. Arbeiten Sie mit der Geschäftsleitung zusammen, um sicherzustellen, dass die Personalabteilung die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens auf die gleiche Weise interpretiert und versteht, wie sie mit den Personalzielen zusammenhängen.

Verbinden Sie dann anhand des Aufgabeninventars, das Sie im vorherigen Schritt erstellt haben, die Personalfunktionen und -ziele explizit mit den Unternehmenszielen, setzen Sie umsetzbare, messbare Ziele und verfolgen Sie dabei den Fortschritt.

💡 Betrachten Sie dieses Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen plant, jährlich mindestens zwei neue Produkte auf den Markt zu bringen, identifizieren Sie die Funktionen, die dies unterstützen.

Wenn Sie in diesem Moment nicht die richtigen Talente im Team haben, sollten Sie sich das Ziel setzen, in diesem Quartal einen erstklassigen Ingenieur oder Designer einzustellen. Oder vielleicht möchten Sie sich darauf konzentrieren, Mitarbeiter zu unterstützen und die Innovation Ihrer Mitarbeiter mit engagierten Mitarbeitern zu fördern Schulungs- und Entwicklungsprogramme.

Software zur Zielsetzung wie Leapsome Goals können dabei helfen, die Personalziele mit den umfassenderen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, indem Zielbäume visualisiert werden und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht wird. Sie können auch Folgendes einrichten kaskadierende Ziele um übergeordnete Ziele in der gesamten Organisation umzusetzen.
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3. Richten Sie effektive Technologie ein

Der Einsatz der richtigen digitalen Tools ermöglicht es der Personalabteilung, datengestützte Entscheidungen zu treffen und so ihre Effektivität und Anpassungsfähigkeit zu verbessern — und unser Workforce Trends Report 2024 hat ergeben, dass 98% der Unternehmen investieren bereits in HR-Technologie.

Sobald Sie Ihre optimale Abteilungsstruktur festgelegt haben, statten Sie Ihr Personal-Team mit Software aus, die Sie bei der Rationalisierung unterstützen kann HR-Prozesse und bereichern die Unternehmenskultur.

Plattformen wie Leapsome rationalisieren Verwaltungsaufgaben und verbessern gleichzeitig strategische Initiativen wie Leistungsmanagement und Mitarbeiterengagement.

Zum Beispiel können Personalfachleute Leapsome verwenden, um administrative Personalaufgaben zu optimieren wie Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Aber das ist noch nicht alles — unsere HRIS & People Enablement-Plattform kann der Personalabteilung auch dabei helfen, effektiver zu arbeiten Versammlungen, klar eingerichtet Vergütungsstrategien, und verbessern Sie das Mitarbeitererlebnis mit Umfragen, Feedback-Tools, und wirkungsvoll, wachstumsorientiert Bewertungen.

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4. Beurteilen Sie Ihre Abteilung und Unternehmensgröße

Es ist entscheidend, das richtige Gleichgewicht zwischen der Größe des HR-Teams zu finden. Ein Missverhältnis zwischen Abteilungsgröße und Struktur kann Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, zu skalieren und sich an das Unternehmen anzupassen. Wenn Sie eine Abteilung einrichten, die zu klein ist, um die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen, kann Ihr Team überlastet und überfordert werden.

Laut SHRM ist der Durchschnitt Das Verhältnis von Personal zu Mitarbeiter beträgt 1,7 Stunden pro 100 Mitarbeiter, obwohl das zunehmen könnte bis 4,5 für einige Unternehmen. Kleinere Unternehmen haben in der Regel ein höheres Verhältnis von Personalabteilung zu Mitarbeitern (3,4 HR-Experten pro 100 Mitarbeiter) aufgrund höherer Anforderungen an praktische Unterstützung.

Berücksichtigen Sie die aktuelle Größe und den Wachstumskurs Ihres Unternehmens. Zum Beispiel:

• Startups können von HR-Generalisten profitieren, die mehrere Hüte tragen
  
  
• Mittelständische Unternehmen benötigen möglicherweise spezielle Rollen in den Bereichen Talentakquise oder Mitarbeitererfahrung.
  
  
• Größere Unternehmen skalieren oft mit einem schlankeren Verhältnis von Personal zu Mitarbeitern, investieren aber in strategische Rollen wie DEIB-Manager

Jedoch Hannah Keal, ehemaliger Chief People Officer bei Unleashed, erinnert Personalleiter daran, dass die Bestimmung der richtigen Abteilungsgröße und -struktur letztlich von den individuellen Anforderungen ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt abhängt:

„Es gibt kein magisches Personalverhältnis. Die Größe und Zusammensetzung Ihres Personalteams sollte von vielen Faktoren abhängen — den Wachstumsplänen und Ambitionen Ihres Unternehmens, der Höhe Ihrer Investitionen in Tools und Personalinfrastruktur und dem Umfang an praktischem Coaching und Unterstützung, den Ihre Führungskräfte und Manager benötigen.“
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5. Identifizieren Sie die beste Personalstruktur für Ihr Unternehmen

Sie sollten jetzt ein klares Verständnis von folgenden Themen haben:

• Die Stärken und Schwächen Ihrer aktuellen Personalabteilung
• Ihre Personalabteilung und Ihre Unternehmensziele
• Umfang und Größe Ihrer Personalabteilung

Der nächste Schritt ist die Auswahl der richtigen Struktur für Ihre Personalabteilung.

Bewerten Sie die Vor- und Nachteile zentralisierter, dezentraler, Matrix- und ausgelagerter Modelle. Hier ist ein kurzer Überblick (mehr Details weiter unten):

• Zentralisierte Struktur: Optimal für Konsistenz und Kosteneffektivität, aber möglicherweise mangelt es an Agilität
  
  
• Dezentrale Struktur: Ermöglicht Teams, schnell zu handeln, erfordert jedoch eine starke Koordination
  
  
• Matrixstruktur: Kombiniert zentrale Aufsicht mit autonomen Teams, ideal für dynamische Umgebungen
  
  
• Ausgelagerte Struktur: Ideal für eine schnelle Skalierung oder den Zugriff auf Fachwissen

Eine zentralisierte Struktur könnte eine gute Wahl für Unternehmen mit einer einheitlichen Kultur und einem einheitlichen Geschäftsmodell sein, bei denen Konsistenz und Kosteneffektivität im Vordergrund stehen, da es keine doppelten Ressourcen gibt. Zentralisierte Abteilungen können jedoch Entscheidungen nur langsam verabschieden und sich an sich ändernde Anforderungen anpassen. Daher ist dieses Modell nicht immer die beste Wahl für Unternehmen, die sich schnell anpassen und innovativ sein müssen.

Organisationen mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder verschiedenen Niederlassungen sollten möglicherweise dezentrale Strukturen wie Verbund- oder Geschäftspartnermodelle in Betracht ziehen. Dezentrale, zielorientierte HR-Teams können eine gute Option für Unternehmen sein, die kleinere, funktionsübergreifende Teams in die Lage versetzen möchten, schnell zu handeln und KPIs zu erreichen.

Matrixstrukturen fördern Flexibilität und eignen sich hervorragend für dynamische Geschäftsumgebungen, können aber für einige Organisationen zu komplex sein.

Schließlich können sich Unternehmen, die schnell und ohne großen Personalaufwand skalieren möchten, für eine ausgelagerte Struktur entscheiden. Die Integration von Outsourcing in Ihre Personalstruktur kann auch eine gute Idee sein, wenn Sie für bestimmte Aufgaben hohes Fachwissen benötigen. Zum Beispiel könnte es besser sein, einen Einwanderungsexperten zu beauftragen, als einen einzustellen, wenn die Gewinnung ausländischer Mitarbeiter kein zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens ist.
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6. Überprüfung, Anpassung und Skalierung

Die Struktur Ihrer Personalabteilung sollte sich zusammen mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Sie müssen regelmäßig überprüfen, ob Ihre aktuelle Konfiguration den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht — vor allem, wenn sich diese im Laufe der Zeit ändern.

Legen Sie einen definierten Zeitraum fest, um den Aufbau und die Strategie Ihrer Abteilung zu überprüfen. Sie können damit beginnen, zu den Fragen aus Schritt 1 zurückzukehren, um Ihre Struktur neu zu bewerten und sicherzustellen, dass die Kommunikation, der Arbeitsablauf und die Prozesse für Ihr Team funktionieren. Feiern Sie auf jeden Fall, was gut läuft, und identifizieren Sie wichtige Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind.

Sie sollten auch datengestützte Audits von HR-Funktionen durchführen. Verfolgen Sie KPIs wie die Fluktuationsrate der Mitarbeiter, die Kosten pro Einstellung und die Inanspruchnahme von Sozialleistungen. Gehen Sie über die Zahlen hinaus, indem Sie Pulsumfragen und Feedback-Tools um tiefe Einblicke in die Zufriedenheit und Erfahrung der Mitarbeiter zu erhalten.

Wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern, vergleichen Sie die Größe Ihrer Personalabteilung weiterhin mit Industriestandards — und denken Sie daran, dass größere Unternehmen nicht immer das gleiche Verhältnis von Personal zu Mitarbeitern benötigen wie kleinere Unternehmen. Untersuchungen zeigen, dass im Allgemeinen Die Personalquote pro 100 Mitarbeiter sinkt jedes Jahr während sich Organisationen entwickeln. Wenn Unternehmen wachsen, HR-Rollen neigen dazu, sich zu diversifizieren. Im Verhältnis zur Unternehmensgröße gibt es zwar weniger HR-Mitarbeiter, aber größere Unternehmen erweitern ihre Personalfunktionen häufig auf strategische Change-Agenten, Manager für Vielfalt und Inklusion sowie Mitarbeitervertreter.

Aufgrund ihrer Erfahrungen rät Hannah Keal, dass der wichtigste Faktor bei der Bestimmung der Teamgröße und des Kompetenzmixes Ihre Wachstumsphase ist:

„Unternehmen und Start-ups in der Frühphase profitieren von Generalisten, praxisorientierten Konstrukteuren und teilweiser strategischer Unterstützung. Wenn Sie Ihre Personalpraktiken von Anfang an bewusst umsetzen, sparen Sie bei der Skalierung viel Zeit und Geld. Wenn Sie Ihr Team vergrößern, müssen Sie wahrscheinlich Führungskräfte einstellen, die von Spezialisten für People Operations, People Experience und People Partnering unterstützt werden.“

💡 Einige Tipps, die Sie bei der Anpassung oder Skalierung Ihrer Abteilung beachten sollten:

• Verwenden Sie Technologie, um skalierbare Personalprozesse während des gesamten Übergangs.
• Seien Sie bereit, je nach Ihren aktuellen Anforderungen neue Rollen zu erstellen oder überflüssige zu entfernen.
• Erwägen Sie, bestimmte HR-Funktionen auszulagern, wenn Ihr Wachstum zu schnell ist, um es intern zu verwalten, oder wenn Sie spezielle Unterstützung benötigen.
• Überdenken Sie regelmäßig die Strategie Ihrer Personalabteilung, um sicherzustellen, dass Sie sich im Einklang mit den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens weiterentwickeln.
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Wichtige Strukturen der Personalabteilung, die Sie beachten sollten

Die Wahl der richtigen Abteilungsstruktur kann sich erheblich auf die Effizienz und Effektivität der Personalfunktionen auswirken. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihr Organigramm den Bedürfnissen Ihres Teams in den verschiedenen Phasen des Unternehmenslebenszyklus entspricht.

Hier finden Sie eine Kurzanleitung zu den wichtigsten Strukturen der Personalabteilung, die Sie berücksichtigen sollten:
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Matrixstruktur

Personalabteilungen im Matrix-Stil kombinieren dezentrale und zentralisierte Ansätze. Sie haben ein zentralisiertes HR-Führungsteam, das die Dinge überwacht, aber auch verschiedene Teams umfasst, die an verschiedenen Funktionen, Zielen, Geschäftstypen oder Projekten arbeiten. Jedes Team hat eine gewisse Autonomie, ist jedoch einem Hauptmanager oder einer Führungskraft unterstellt.

Dies ist bei weitem die gängigste Organisationsstruktur — 84% der US-Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten, das ein Matrixmodell verwendet.
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Zentralisierte Struktur

In einer zentralisierten Personalstruktur werden Aktivitäten und Entscheidungen von einer einzigen, zentralen Personalabteilung getroffen. Sie verfügen in der Regel über ein zentrales HR-Führungsteam, das die endgültigen Entscheidungen trifft. Verschiedene Untereinheiten, Manager und Einzelpersonen sind für bestimmte Funktionen wie Schulung, Rekrutierung, Sozialleistungen und Mitarbeiterbeziehungen zuständig.
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Dezentrale Struktur

Dezentrale Abteilungen verwenden eine flache Struktur mit autonomen, funktionsübergreifenden HR-Teams, die bestimmten Zielen, Regionen oder Geschäftsbereichen zugeordnet sind.

In zielorientierten Modellen unterstützen verschiedene Personalabteilungen unterschiedliche Unternehmensziele, von der Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) bis hin zur Förderung Initiativen für Vielfalt, Gleichheit, Inklusion und Zugehörigkeit (DEIB). Bei Verbund- oder Geschäftspartnermodellen werden HR-Teams verschiedenen Unternehmenszweigen oder Abteilungen zugewiesen, damit sie sich auf die lokalen Bedürfnisse konzentrieren können.
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Ausgelagerte Struktur

Bei ausgelagerten Modellen beaufsichtigt in der Regel ein Kernteam von Entscheidungsträgern HR-Strategie und misst Ergebnisse. Sie delegieren jedoch wichtige Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Rekrutierung oder Einhaltung gesetzlicher Vorschriften an Auftragnehmer, Freelancer, Beratungsunternehmen oder andere Dritte.

Eine der beliebtesten Strukturen der ausgelagerten Personalabteilung ist die Kleeblatt-Modell, das drei Hauptgruppen vereint:

• Ein kleines Vollzeitteam
• Für bestimmte Projekte eingestelltes Personal
• Externe Dienstleister oder Freelancer
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Strukturieren Sie Ihre Personalabteilung für den Erfolg

Ganz gleich, ob Sie einen zentralisierten Ansatz aus Gründen der Konsistenz, eine dezentrale oder Matrixstruktur für Agilität oder ein ausgelagertes Modell aus Gründen der Kosteneffektivität wählen, Ihre Personalabteilung sollte Mitarbeiter im gesamten Unternehmen befähigen und einbeziehen.

Wenn Sie dem Mix eine robuste, ganzheitliche HR-Plattform wie Leapsome hinzufügen, können Sie Ihre Personalmanagement-Strategien auf die nächste Stufe heben.

Unsere flexible Toolsuite kann in jede Personalstruktur integriert werden. Wählen und implementieren Sie unsere anpassbaren Module, um Ihren Schlüssel zu optimieren HR-Aufgaben und -Prozesse, sinnvoll ausführen Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterbefragungen, einstellen und verfolgen Ziele unternehmensweit, transparent und motivierend einrichten Vergütungsprogrammeund fördern Sie kontinuierliche Lernen und Entwicklung.

Eine gut strukturierte Personalabteilung, die mit der All-in-One-Plattform von Leapsome unterstützt wird, ist eine Investition in den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

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