HR-Prozessautomatisierung: Wie nutzen HR-Verantwortliche AI?

Wusstet ihr, dass 80% der HR-Verantwortlichen und Manager AI mehrmals pro Woche bei der Arbeit nutzen? Und dass HR-Teams immer stärker auf AI setzen, um effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben?*

Die besten HR-Verantwortlichen erkennen heute nicht nur das Potenzial von AI. Sie setzen es aktiv ein, um Zeit zu sparen, Produktivität zu steigern und in ihren wichtigsten Bereichen datengestützte Entscheidungen zu treffen. 

Aber wie genau und in welchen Bereichen? Wo fängt man überhaupt an? Muss man AI nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Und heißt AI im HR den ganzen Tag in ChatGPT zu hängen? Spoiler: Nein.

Wir zeigen euch sechs Hauptbereiche, in denen HR-Verantwortliche AI heute einsetzen. So könnt ihr es ebenfalls anwenden, Stunden sparen und die Performance eurer Teams steigern. Los geht's!

*Leapsome Workforce Trends Report, 2024
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Automatisiert und vereinfacht HR-Aufgaben und steigert die Performance eurer Mitarbeitenden mit der AI-gestützten HR-Plattform von Leapsome.

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6 HR-Prozesse, die People-Profis mit AI automatisieren

Künstliche Intelligenz hebt Automatisierung auf das nächste Level. AI erledigt nicht nur wiederkehrende Aufgaben. Sie verarbeitet riesige Datenmengen, liefert umsetzbare Insights und passt Vorschläge an die Bedürfnisse eures Unternehmens an.

Moderne HR-Plattformen wie Leapsome bringen heute integrierte AI-Automatisierungsfunktionen mit, die in verschiedensten People-Management-Aufgaben enorm nützlich sind. Inklusive der folgenden sechs Schlüsselbereiche.

„Statt tagelang in unserer letzten Engagement-Umfrage zu graben, um Initiativen zu finden, die wirklich etwas bewegen, nutzen wir Leapsome AI.

Sie analysiert nicht nur die Umfrageergebnisse, sondern schlägt auch konkrete Aktionspläne vor, die maximalen Nutzen bringen. Der AI-Agent vereinfacht zudem das HR-Tagesgeschäft: Er fasst Performance Reviews zusammen, organisiert To-do-Listen und baut sogar umfassende Kompetenzmodelle.

Mit der Kraft von AI holen wir das Maximum aus unseren Analytics heraus und konzentrieren uns sofort auf die richtigen Hebel zur Verbesserung. So bleibt uns mehr Zeit für unsere Menschen, das Wichtigste in jedem Unternehmen.

HR-Arbeit bei Leapsome wird dadurch deutlich einfacher und wirkungsvoller."

Marie Hehlke, Senior People Enablement Manager bei Leapsome

1. Performance Management

Unsere Studie zeigt: 36% der People-Verantwortlichen nennen Performance Management als einen der Bereiche, die sie automatisieren wollen. Und tatsächlich: Wer mit AI sein Performance-Management-System automatisiert, behält wichtige Momente im Mitarbeiterlebenszyklus leichter im Blick und zieht aussagekräftigere Schlüsse aus Reviews.

AI-Funktionen sparen euch zusätzlich Zeit bei Admin-Aufgaben. So bleibt mehr Raum, um Bewertungsgespräche angenehmer und kollaborativer zu gestalten, neue Learning- und Entwicklungsmöglichkeiten zu finden und mit Teammitgliedern auf einer tieferen Ebene in Kontakt zu kommen. 

Konkret kann AI-gestütztes, automatisiertes Performance Management bei Folgendem helfen: 

• Performance Reviews zusammenfassen und in umsetzbare Insights übersetzen

• Stärken erkennen und Entwicklungsfelder sichtbar machen

• Regelmäßige Reviews und 360°-Feedbackgespräche für kontinuierliches Performance Management planen

• Anonymes Team-Feedback moderieren und zusammenfassen, um kontinuierliches Wachstum zu ermöglichen

• Starke Leistung erkennen, anerkennen und belohnen

„AI-Tools helfen dabei, Mitarbeiterleistung zu beobachten und zu bewerten, durch datengestützte Zielsetzung, KPI-Tracking und gezieltes Feedback. So entstehen zeitnahe Reviews und menschliche Vorurteile werden minimiert."

Flor Farsadi, HR-Beraterin

Tools wie Leapsome Reviews fassen Performance Reviews zusammen, identifizieren Stärken und Entwicklungsfelder. Mit diesen Erkenntnissen können Führungskräfte für jedes Teammitglied konkrete nächste Schritte vorschlagen, etwa Trainingsangebote und andere Entwicklungsempfehlungen (zum Beispiel ein Workshop zu aktivem Zuhören oder ein Buch zu Zuhörkompetenzen).
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Ein AI-Assistent wie Leapsomes Leapy kann euch sogar dabei helfen, Initiativen zu priorisieren, das gesamte Feedback zu einer Person zusammenzufassen und Ideen zu liefern, mit denen die Performance Reviews wirklich effektiv und wachstumsorientiert werden.

2. Zielsetzung

AI-gestützte HR-Tools helfen Profis dabei, OKRs mit nur einem kurzen Prompt und zwei Klicks zu erstellen, inklusive Vorschlägen für Key Results und Initiativen, die sich an die eigenen Anforderungen anpassen lassen.

Diese Tools nutzen außerdem Automatisierung, um Teammitglieder zur Verantwortung anzuhalten: Sie erinnern an Fortschrittsupdates und an Check-ins mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften, um Blocker früh zu identifizieren und aufzulösen.

Leapsome Goals hilft euch, sinnvolle OKRs und SMART-Ziele (sowie individuelle Performance-Ziele) in Minuten zu setzen. Das Quartalsziel eines HR-Teammitglieds könnte zum Beispiel sein: „Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung durch datengestützte Engagement-Initiativen steigern." Dieses Ziel lässt sich in spezifische, messbare Initiativen mit klaren Zeitplänen aufteilen:

• Den Employee Net Promoter Score (eNPS) bis Ende Q2 um 5% steigern
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• Drei neue berufliche Entwicklungsprogramme mit 80% Teilnahmequote bis Woche 8 des Quartals starten
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• Eine umfassende Überprüfung des aktuellen Anerkennungs- und Prämienprogramms abschließen und bis Woche 10 zwei datengestützte Verbesserungen umsetzen

Diese Kombination aus AI und Automatisierung gibt einzelnen Beitragenden mehr Selbstvertrauen beim Setzen ihrer Ziele und erste Ideen, wenn sie ins Stocken geraten. Gleichzeitig hilft sie Führungskräften und HR dabei, Team-Ziele schneller zu definieren und den Fortschritt effizienter zu verfolgen.

Den Zielfortschritt verfolgt und aktualisiert ihr über regelmäßige Check-ins, Team-Meetings und Performance Reviews. So bleibt alles in Ausrichtung und Verantwortlichkeit ist gegeben.
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3. Tagesgeschäft

Ein zentraler Anwendungsfall für AI und Automatisierung: wichtige, aber wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen, die sonst einen großen Teil des Arbeitstags einer HR-Verantwortlichen schlucken würden.

Wie Marie Richter, Fractional Chief of People Officer und HR-Beraterin, es ausdrückt: „AI und Automatisierung ersetzen HR nicht. Sie stärken HR. Wer Routineaufgaben mit diesen Technologien automatisiert, kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Strategie, Employee Experience und organisatorischen Wandel."

AI und Automatisierung im täglichen Admin machen HR-Teams effizienter. Sie sparen Zeit und Ressourcen, reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und schaffen Raum für komplexere Aufgaben, in denen Talent und Erfahrung besser zur Geltung kommen.

Schlüsselbereiche, in denen HR-Technologie euer Admin-Geschäft unterstützen kann:

• Verwaltung von Mitarbeiterdaten, inklusive der Pflege genauer Datensätze und der Reduktion von Inkonsistenzen

• Dokumentenmanagement, inklusive Speicherung, Abruf und Verwaltung von HR-Dateien sowie E-Signaturen.

• Abwesenheitsmanagement, inklusive der Erstellung und Zuweisung von Richtlinien, der Bearbeitung von Urlaubsanträgen und der Verwaltung von Team-Urlaubskalendern.

• Datenerhebung, Analyse und Reporting für datengestützte Insights und eine kluge, langfristige Planung.

💡 Eine umfassende HR-Plattform mit fortgeschrittenen AI-Funktionen (wie Leapsome) kann euch in all diesen Bereichen unterstützen!

Unser AI-gestütztes HRIS hilft People-Teams, ihr tägliches People-Management zu verschlanken und zu vereinfachen.

Noch besser: Wir bringen außerdem zahlreiche Engagement- und Enablement-Funktionen wie Reviews, Goals und Learning mit, sodass ihr HR komplett unter einem Dach abwickeln könnt.

4. Onboarding und Offboarding

Euer HR-Team durchläuft Onboarding- und Offboarding-Aufgaben vermutlich häufig. Vor allem, wenn euer Unternehmen schnell wächst. Genau hier zeigen AI und Automatisierung ihren Wert. Für HR und für alle Mitarbeitenden.

AI-gestützte Automatisierung kann unter anderem helfen bei:

• Workflows für Onboarding oder Offboarding starten

• Lernpfade und Schulungsmaterialien für neue Mitarbeitende oder Personen in neuen Rollen aufbauen

• Check-ins oder Exit-Interviews organisieren (inklusive Vorlagen für die Gespräche)

• Mitarbeitende zu optimalen Momenten im Onboarding oder Offboarding um Feedback bitten und die Antworten für kontinuierliche Verbesserung auswerten

5. Learning und Entwicklung

HR-Technologie verändert, wie Unternehmen Learning und Entwicklung angehen. Sie hilft People-Teams, große Trainingsprogramme schneller zum Laufen zu bringen, damit Teammitglieder in ihrer Karriere vorankommen und ihre Ziele schneller und effektiver erreichen.

Der Workplace Learning Report von LinkedIn hält fest, dass der Erfolg von morgen „Skills Agility erfordert, also die richtigen Skills zum richtigen Zeitpunkt für die richtige Arbeit. Um Skills Agility in ihren Organisationen freizusetzen, müssen L&D-Profis zunächst zeitfressende Aufgaben der Vergangenheit loslassen: das mühsame Erstellen individueller Inhalte und langwierige Schulungseinheiten. AI bringt großes Versprechen für Personalisierung. Sie ermöglicht es mehr Menschen, ihren beruflichen Weg selbst zu gestalten."

Außerdem erklärt die HR-Beraterin Flor Farsadi, wie People-Profis HR-Tech wie Leapsome Learning einsetzen können: „AI-Tools helfen HR-Verantwortlichen, indem sie Skill-Lücken identifizieren und passende Lernpfade vorschlagen. Sie personalisieren Entwicklungspläne und fördern damit sowohl Wachstum als auch Bindung."

Weitere Bereiche, in denen Technologie Learning und Entwicklung stärken kann:

• Lernmaterialien organisieren und verwalten
• Kursabschlüsse und Teilnahme tracken
• Entwicklungsprogramme steuern
• Feedback sammeln und ordnen
• Schulungsnachweise pflegen

💡 Setzt eine umfassende Plattform wie Leapsome ein, die Lernmanagement-Funktionen mit weiteren Tools zur Mitarbeiterentwicklung kombiniert. 

So entstehen strukturierte Pfade für Learning und Karriereentwicklung, inklusive klarer Dokumentation des Mitarbeiterfortschritts.

6. Lohnabrechnung

Als regelmäßige, wiederkehrende Aufgabe mit vielen beweglichen Teilen ist die Payroll-Automatisierung ein perfekter Kandidat für AI und automatisierte Prozesse. Digitale Tools können helfen bei:

• Mitarbeiterdaten und Dokumentation in einem zentralen System verwalten
• Time Tracking
• Genaue Payroll-Aufzeichnungen pflegen
  

Automatisierung erleichtert es Mitarbeitenden auch, ihre Urlaubsplanung selbst zu managen, zum Beispiel über Self-Service-Portale. Diese Portale können Mitarbeitende auch beim Folgenden unterstützen:

• Arbeitsstunden erfassen
• Auf die eigene Payroll-Dokumentation zugreifen
• Persönliche Daten aktualisieren

💡 Setzt eine umfassende HR-Plattform wie Leapsome ein, die HR-Kernfunktionen und People Enablement mit Payroll-Funktionen kombiniert.

Unsere Plattform hilft euch dabei, organisierte Mitarbeiterprofile zu führen, Time Tracking zu verschlanken und Payroll-Dokumentation effizient zu verwalten.

Mit Funktionen für Mitarbeiterdaten, Time Tracking und Integrationen in Payroll-Systeme entsteht ein durchgängiger Workflow für eure HR- und Payroll-Prozesse.

Die Top-Vorteile der HR-Prozessautomatisierung

Der größte Vorteil AI-gestützter Automatisierung: Sie nimmt HR-Profis viel Routine ab und schafft Zeit für höherwertige Arbeit. 

Wie Tracy Avin, Gründerin von TroopHR, in unserem 2024 Workforce Trends Report festhält: „HR-Verantwortliche, die AI und Automatisierung umarmen, treiben die nächste Welle der HR-Funktion an. Mit AI sind People Leader besser gerüstet, fortschrittliche Strategien für Mitarbeiterengagement und Unternehmenserfolg zu gestalten und Innovation in nie dagewesener Geschwindigkeit voranzutreiben."

Schauen wir uns das genauer an. AI-gestützte HR-Prozessautomatisierung:

• Sammelt und analysiert große Datenmengen in kürzerer Zeit. Teams treffen so fundiertere, datengestützte Entscheidungen. Etwa darüber, wo sie ihr Budget für Training und Entwicklung investieren oder welche Performance-Initiative sie umsetzen sollten.

• Sorgt für eine reibungslosere Employee Experience. Ein nahtloseres Onboarding zum Beispiel, hilfreichere Zielsetzung mit OKRs und ein reibungsloses Payroll-Erlebnis. Das verbessert auch die Mitarbeiterbindung.

• Verschlankt Admin-Aufgaben. HR-Teams gewinnen Zeit für strategische, komplexere Arbeit, etwa Enablement-Initiativen, den Aufbau einer besseren Unternehmenskultur oder die Wachstumsplanung des Unternehmens.

• Unterstützt Compliance durch bessere Organisation. Moderne HR-Plattformen helfen dabei, genaue Mitarbeiterdaten zu führen und Dokumentation in einem zentralen System zu organisieren. Das erleichtert die Einhaltung von Dokumentationsanforderungen und reduziert das Fehlerrisiko.

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HR-Prozessautomatisierung: einfacher, schlanker und schneller mit AI

Klug eingesetzt kann AI HR-Abläufe verschlanken: durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und manueller Prozesse, durch Datenanalyse für bessere Entscheidungen und durch eine stärkere Employee Experience. Zu den besten Kandidaten für AI-gestützte Automatisierung gehören Performance Reviews, Zielsetzung, das HR-Tagesgeschäft, Onboarding und Offboarding, Learning und Entwicklung sowie die Lohnabrechnung.

Wenn ihr AI und Automatisierung in eure HR-Strategie integrieren wollt, sucht euch eine Plattform, die diese Funktionen schon mitbringt. Die umfassende HR-Softwarelösung von Leapsome ist genau das: Wir sind Vorreiter bei der Integration von AI in HR-Prozesse und auf einer Mission, HR-Exzellenz und High Performance zu fördern!
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Wir haben unser Bestes getan, Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alle Inhalte aktuell oder fehlerfrei sind. Für eine auf euch zugeschnittene Beratung wendet euch an eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Steuerberater.