HR-Reporting: Reporttypen und warum sie entscheidend sind

Mehr als acht von zehn HR-Verantwortlichen arbeiten gerade daran, HR-Systeme zu verschlanken, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.* Aber wie sollen People-Teams diese ehrgeizigen Ziele erreichen, wenn die meisten HR-Verantwortlichen in diesem Jahr mit gleichbleibenden oder geringeren Budgets rechnen?** 

Genau hier kommt HR-Reporting ins Spiel. Gutes Reporting hilft People-Fachpersonen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und die strategische Wirkung von HR zu belegen. Die Qualität eurer Reporting-Strategie beeinflusst direkt, wie das Management HR-Effektivität einschätzt. Und das wirkt sich wiederum auf das HR-Budget aus.

HR-Reporting ist weit mehr als „nur Papierkram“. Es ist ein zentrales Werkzeug in eurem strategischen Arsenal. Wir zeigen, warum das 2025 so wichtig ist und welche Reporttypen am häufigsten zum Einsatz kommen.

*Leapsome Workforce Trends Report, 2024

**Gartner, 2024

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Leapsomes ganzheitlicher Ansatz für HR Analytics zeigt People-Teams, wie sie ihre Wirkung sichtbar machen.

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Warum HR-Reporting den Mehrwert eures HR-Teams sichtbar macht

Laut unserem Workforce Trends Report 2024 haben 62 % der HR-Verantwortlichen Schwierigkeiten, den ROI von HR an die Führungsebene zu kommunizieren. 58 % tun sich schwer, Budgetfreigaben zu bekommen. Diese Herausforderungen hängen zusammen. Den Business Impact von HR zu zeigen, ist der Schlüssel zu Budgetfreigaben und einem Platz am Tisch der Entscheider:innen.

💬 „HR mag während der pandemiebedingten Veränderungen am Arbeitsplatz wie der ‘Gewinner’ ausgesehen haben. Aber jetzt, wo die Budgets wieder enger werden, liegt der Fokus auf Effizienz. Daten nutzen hilft People-Teams, mit begrenzten Ressourcen maximalen Impact zu erzielen.“

— Julia Reis, Founder von Julia Reis Consulting

HR-Reports stärken die Kommunikation mit der Führungsebene, weil sie die Wirkung von HR-Initiativen klar darstellen. Wenn ihr in ein solides People-Analytics-Programm investiert, helfen eure Reports Unternehmen außerdem, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und die Strategie anzupassen. Zum Beispiel:

• Hat sich die durchschnittliche Time-to-Hire seit der Einführung einer neuen HR-Software verändert?
  
• Haben sich die Ergebnisse im Performance Management verbessert, seit ihr in Employee Development Plans investiert habt?
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6 HR-Reports, die moderne Unternehmen brauchen

Welche Reports ihr priorisiert, hängt von euren Unternehmenszielen ab. Die folgende Liste umfasst aber die gängigsten Reports, die die meisten People-Teams irgendwann (wenn nicht regelmäßig) erstellen.

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1. Fluktuationsreport

Ein Report zur Mitarbeiterfluktuation zeigt, wie oft Mitarbeitende euer Unternehmen verlassen und warum. Er bringt auch Trends zwischen freiwilligen und unfreiwilligen Abgängen ans Licht und macht es einfacher, die Ursachen für Fluktuation zu erkennen und anzugehen. 

Solche Reports enthalten oft:

• Fluktuations- und Bindungsquote: Wie viele Mitarbeitende sind in einem bestimmten Zeitraum (meist ein Quartal oder Jahr) ausgeschieden oder geblieben?
  
• Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit: Wie lange bleiben Mitarbeitende im Schnitt im Unternehmen?
  
• Gründe für Abgänge: Warum verlassen Menschen euer Unternehmen? Dieses Feedback kommt oft aus Exit-Umfragen.

💡 Damit euer Fluktuationsreport noch handlungsorientierter wird, nutzt ein Tool zur Fluktuationsprognose. So erkennt ihr proaktiv, welche Mitarbeitenden ein erhöhtes Abwanderungsrisiko haben, und könnt gezielt gegensteuern.

2. Performance-Report

Ein Performance-Report bietet einen Snapshot der Produktivität, Ergebnisse und Erfolge einer Person, basierend auf Bewertungen, Feedback und Fortschritt insgesamt. Er gibt Einblick in Stärken und das berufliche Wachstum sowie in mögliche Fokus- und Verbesserungsbereiche.

Solche Reports unterstützen faire Performance-Bewertungen und die Karriereplanung. 

Performance-Reports können enthalten:

• Manager- und Peer-Feedback: qualitatives und quantitatives Feedback (etwa aus dem 360°-Feedbackgespräch oder einem Tool wie Leapsomes Instant Feedback).
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• Bisherige Review-Scorecards: ein Überblick über die Performance über die gesamte Betriebszugehörigkeit.
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• Karrierepfad-Entwicklung: Wie sich die Person Richtung ihrer Karriereziele entwickelt (zum Beispiel durch Karrierepfade oder gezielte Schulungen).
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3. Vergütungs- und Benefits-Analyse

Eine Analyse zu Vergütung und Benefits untersucht Gehaltsstruktur, Boni und Benefit-Pakete. Sie hilft HR-Teams, faire Vergütung sicherzustellen und Top-Talente zu gewinnen und zu halten.

Vergütungs- und Benefits-Analysen sollten enthalten:

• Branchen-Benchmarks: Daten (idealerweise aus einem branchenführenden Compensation-Benchmarking-Tool) zu Marktraten für verschiedene Positionen und Benefit-Strukturen.
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• Interne Benchmark-Daten: mediane Gehaltsdaten und Vergütungstrends innerhalb eures Unternehmens.

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4. Engagement- und Zufriedenheitsreport

Ein Engagement- und Zufriedenheitsreport misst, wie zufrieden und erfüllt sich Mitarbeitende bei der Arbeit fühlen. Er zeigt, ob Menschen ihr Arbeitsumfeld mögen und was sie täglich motiviert (ob vor Ort oder digital).

Diese Reports können enthalten:

• Employee Net Promoter Score (eNPS): das Verhältnis von Mitarbeitenden, die euer Unternehmen weiterempfehlen würden (Promoter), zu denen, die neutral sind (Passive), und denen, die es nicht weiterempfehlen würden (Detractors).

💡 Wenn ihr tiefer in die Berechnung des Employee Net Promoter Score (eNPS) einsteigen wollt, haben wir einen ausführlichen Artikel dazu.

• Umfrage-Feedback: qualitative und quantitative Perspektiven darauf, wie zufrieden und engagiert Mitarbeitende sind. Tools wie Leapsome Surveys machen es einfach, Umfrageergebnisse auszuwerten und wertvolle Insights zu gewinnen. 

• Abwesenheitsquote: die Anzahl der Tage, an denen Mitarbeitende fehlen. Eine hohe Abwesenheitsquote kann auf zugrunde liegende Probleme hinweisen, die untersucht und gelöst werden müssen.

Engagement zu verstehen, ist entscheidend. Studien zeigen: Niedriges Engagement kostet die globale Wirtschaft jährlich 8,9 Billionen US-Dollar. Abgesehen von finanziellen Aspekten verdient jede Person einen positiven Arbeitsplatz, an dem sie sich sicher, eingebunden und respektiert fühlt. 

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5. Schulungs- und Entwicklungsreport

Ein Schulungs- und Entwicklungsreport zeigt, wie oft Mitarbeitende Trainingsprogramme abschließen, und versucht, das Wachstum eurer Leute über Zeit messbar zu machen. Ziel: bessere L&D-Ergebnisse.

Diese Reports sind essenziell, um eine qualifizierte Belegschaft aufzubauen, die Performance zu steigern und im Wettbewerb vorne zu bleiben. Sie unterstreichen auch das Engagement eures Unternehmens für Lernen und Entwicklung und halten Mitarbeitende über ihre gesamte Betriebszugehörigkeit hinweg engagiert.

Schulungs- und Entwicklungsreports können enthalten:

• L&D-Teilnahme: die Anzahl oder der Anteil von Mitarbeitenden/Teams, die an Trainings teilnehmen.
  
• Abschlussraten: individueller oder Team-Fortschritt beim Abschluss von Kursen.
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• Post-Training-Umfragen: Feedback von Mitarbeitenden dazu, wie ansprechend, interessant oder wertvoll ein Trainingsprogramm war.
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6. DEIB-Report (Diversity, Equity, Inclusion, Belonging)

DEIB-Reports sind ein zentraler Bestandteil einer inklusiven HR-Strategie. Sie analysieren Diversität in der Belegschaft, Pay Equity, Beförderungstrends und die Wirkung eurer Inklusionsmaßnahmen. DEIB-Reports helfen HR-Teams außerdem, den aktuellen Stand von DEIB im Unternehmen genau einzuschätzen, sinnvolle DEIB-Ziele zu setzen und wirksame Initiativen zu entwickeln.

DEIB-Reports können enthalten:

• Demografische Daten: eine Aufschlüsselung demografischer Daten wie ethnische Herkunft, Geschlecht und Alter, mit Hinweisen auf relevante Trends.
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• Teilnahme an DEIB-Schulungen: Wie viele Mitarbeitende nehmen an DEIB-Kursen oder Sessions teil?
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• Ergebnisse von DEIB-Initiativen: der Erfolg laufender DEIB-Initiativen, mit Bewertung der Erfolge und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
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• Mitarbeiter-Feedback: Feedback zu den DEIB-Initiativen des Unternehmens und zum allgemeinen DEIB-Stand.

💡 Diversity-Umfragen sind ein effektiver Weg, Feedback zur DEIB-Situation am Arbeitsplatz zu sammeln. 
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‍Schaut in unser Playbook zur Durchführung von Diversity-Umfragen.

HR-Reports für verschiedene Zielgruppen anpassen

Der Zweck eines HR-Reports ist es, datenbasierte Erkenntnisse zu kommunizieren. Aber welcher Weg am klarsten ist, hängt von eurem Gegenüber ab. Bedenkt also vor dem Reporting, mit wem ihr es zu tun habt.

Hier ein Überblick, wie ihr gängige Zielgruppen mit euren HR-Reports erreicht:

• C-Level-Führungskräfte: Eure Leadership braucht ein Verständnis für die Gesamtperformance, hat aber keine Zeit, Monate von HR-Daten durchzugehen. Prägnante Key Takeaways und Datenvisualisierungen sind hier Pflicht. Setzt auf leicht skimbare Formate wie PowerPoints oder Dashboards aus eurer HR-Software.
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  Seid präzise und bewusst, was ihr zeigt (und was nicht). Es ist zum Beispiel wichtig, der CEO Highlights zum Mitarbeiterengagement zu präsentieren, aber wahrscheinlich nicht den eNPS jeder einzelnen Person. So viel Detail lenkt vom Kernpunkt ab.
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• Das HR-Team insgesamt: Eure Teammitglieder kennen die HR-Initiativen genau. Hier dürft ihr ruhig in die Details gehen. Je mehr Details, desto besser. Aber sorgt dafür, dass euer Team das Wesentliche schnell erkennt, am besten mit einer HR-Analytics-Software wie Leapsome.
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• Führungskräfte: Führungskräfte brauchen Zugang zu einem Teil eurer Analysen, etwa Performance-Reports, um als People Leader besser zu werden. Aber viele HR-Kennzahlen sind für ihren Job verwirrend oder schlicht irrelevant (und manchmal vertraulich).
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  Teilt nur Informationen, die für das Team der Führungskraft relevant sind. Und denkt daran: Führungskräfte haben mehr direkte Reports als je zuvor und kaum Zeit, lange Texte zu jeder Person zu lesen. Setzt also auf visuelle Darstellungen eurer Erkenntnisse.
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• Mitarbeitende: Transparenz ist zentral für eine positive Unternehmenskultur. Teilt also relevante HR-Daten mit allen Teammitgliedern, wo angebracht. Aber: Daten sollten nie ohne Kontext kommen.
  
  Wenn ihr zum Beispiel DEIB-Ziele verfehlt habt, kommuniziert klar, wie ihr eure Inklusionsstrategie in den nächsten 12 Monaten verbessert. Überlegt euch, einen anonymen Briefkasten für Vorschläge einzurichten, damit Mitarbeitende Fragen stellen oder Bedenken zu HR-Reports äußern können.
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Strafft HR-Reporting und Analytics mit Leapsome

HR-Reporting ist viel mehr als eine Compliance-Übung. Es ist eine strategische Notwendigkeit. HR-Reports tragen zu einer erfolgreichen HR-Strategie bei. Sie zeigen den Wert von HR, helfen euch, klarere Entscheidungen zu treffen, und machen sichtbar, wo eure Leute Unterstützung brauchen. So baut ihr eine bessere Kultur auf.

Mit HR-Reports gehen People-Teams über Intuition hinaus und liefern Management, Führungskräften und Mitarbeitenden klare, überzeugende Belege zum HR-ROI.

Mit erstklassiger HR-Software wie Leapsome wird aus eurer guten Reporting-Strategie eine herausragende.

Leapsomes HRIS und People-Enablement-Module bilden ein vernetztes Ecosystem, um Mitarbeiterdaten zu sammeln und zu analysieren. Mit unserer branchenführenden Automatisierung und AI-Funktionen war es noch nie so einfach, HR-Trends sichtbar zu machen.

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Häufige Fragen zu HR-Reporting

Was ist HR-Reporting?

HR-Reporting ist der Prozess, HR-Kennzahlen detailliert und verständlich aufzubereiten. Es kommuniziert Fortschritte über verschiedene Funktionen hinweg: von Onboarding und Retention bis zu Employee Experience und Learning & Development (L&D).
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Diese Dokumente stellen sicher, dass alle Stakeholder, inklusive Verantwortlicher außerhalb von HR, beim Thema HR-Performance auf dem gleichen Stand sind. Sie helfen Unternehmen außerdem, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und Compliance einzuhalten.
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Was ist HR-Reporting-Software?

HR-Reporting-Software vereinfacht das Erstellen, Verstehen und Verteilen von HR-Reports. Funktionen und Vorteile variieren je nach Anbieter. HR-Reporting-Tools sind oft Teil einer umfassenden HRIS oder People-Enablement-Software.

Gängige Funktionen von HR-Reporting-Software:

• Dashboards, die Echtzeitdaten und wertvolle Insights zusammenfassen
• Datenvisualisierungen
• Automatisch generierte Reports
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Was enthält ein HR-Report?

HR-Reports enthalten typischerweise:

• Einführung: eine Erklärung des Programms, der Initiative oder der Daten, die im Report behandelt werden, plus eine kurze Liste der wichtigsten High-Level-Erkenntnisse.
  
• Rohdaten und Statistiken: eine Tabelle oder Erklärung aller relevanten Statistiken.
  
• Datenvisualisierungen (Diagramme, Grafiken etc.): visuelle Darstellungen der Rohdaten oder identifizierten Trends.
  
• Interpretationen: eine Zusammenfassung eurer Erkenntnisse und ihrer Bedeutung.
  
• Empfehlungen: ein Aktionsplan, wie ihr diese Erkenntnisse nutzt.

Da es viele verschiedene Arten von HR-Reports gibt (alle mit unterschiedlichen Zielen), können sich diese Elemente unterscheiden.
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Welche Vorteile bringt HR-Reporting?

Der Hauptvorteil von HR-Reporting: Es kommuniziert den Erfolg eurer Programme und Initiativen an andere Stakeholder. Wirkungsvolle Kommunikation (sprich: starkes Reporting) verschafft HR-Verantwortlichen einen echten Platz am Tisch der Führungsebene und macht den ROI von HR sichtbar.

Es gibt aber noch viele weitere Vorteile, etwa bessere datenbasierte Entscheidungen. Mit umfassenden HR-Reports versteht ihr die strategische Ausrichtung eures Teams besser und könnt fundierte Anpassungen vornehmen. Außerdem seid ihr besser auf dokumentenintensive Prozesse wie Audits vorbereitet.