Personalberichterstattung: Arten von Berichten und warum sie wichtig sind

Mehr als acht von zehn Personalleitern arbeiten derzeit daran, HR-Systeme zu rationalisieren, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. * Aber wie können Personalteams diese ehrgeizigen Ziele erreichen, wenn die meisten Personalleiter in diesem Jahr mit stagnierenden oder reduzierten Budgets rechnen? **

Hier kommt die Personalberichterstattung ins Spiel. Eine gute Berichterstattung hilft Personalfachleuten, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und die Auswirkungen der Personalstrategie aufzuzeigen. Die Qualität Ihrer Berichtsstrategie kann sich direkt auf die Einschätzung der Führungskräfte zur Effizienz der Personalabteilung auswirken — was sich wiederum darauf auswirkt, wie sie das Personalbudget beurteilen.

Personalberichterstattung ist weit entfernt von „nur Papierkram“, sondern ein unverzichtbares Instrument in Ihrem strategischen Arsenal. Wir werden erörtern, warum dies im Jahr 2025 so wichtig ist, und einige Beispiele für die gängigsten Berichtstypen untersuchen.

*Bericht „Leapsome Workforce Trends“, 2024

**Gartner, 2024

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Warum Personalberichterstattung entscheidend ist, um den Wert Ihres HR-Teams zu demonstrieren

Laut unserer Bericht über die Belegschaftstrends 2024, 62% der Personalleiter haben Schwierigkeiten, ROI der Personalabteilung an Führungskräfte, und 58% finden es schwierig, Budgetgenehmigungen zu erhalten. Diese Herausforderungen sind miteinander verknüpft. Der Nachweis der geschäftlichen Auswirkungen der Personalabteilung ist der Schlüssel zur Sicherung der Finanzierung und „einen Platz am Tisch“ bekommen in hochrangigen Strategiediskussionen.

💬 „Die Personalabteilung schien während der Arbeitsplatzwechsel der Pandemie der ‚Gewinner' zu sein — aber da die Budgets wieder knapp werden, hat sich der Fokus auf Effizienz verlagert. Die Nutzung von Daten hilft den Personenteams, ihre Wirkung auch mit begrenzten Ressourcen zu maximieren.“

— Julia Reis, Gründerin von Julia Reis Consulting

Personalberichte stärken die Kommunikation mit Führungskräften, indem sie die Auswirkungen von Personalinitiativen klar darlegen. Wenn Sie in eine starke investieren Personalanalytik Programm, Ihre Berichte helfen Unternehmen auch dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen, indem sie Trends identifizieren und als Grundlage für Strategieanpassungen dienen. Zum Beispiel:

• Hat sich die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung seit der Implementierung einer neuen HR-Softwarelösung erhöht?
  
• Haben sich die Ergebnisse des Leistungsmanagements seit der Investition in Entwicklungspläne für Mitarbeiter?
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6 Arten von Personalberichten, die moderne Unternehmen benötigen

Auf der Grundlage Ihrer Unternehmensziele werden Sie natürlich bestimmten Berichten Vorrang vor anderen einräumen. Allerdings enthält die folgende Liste die gängigsten Berichte, und die meisten Personenteams erstellen sie irgendwann (wenn nicht sogar regelmäßig).

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1. Bericht zur Mitarbeiterfluktuation

Ein Mitarbeiterfluktuation Der Bericht zeigt, wie oft Teammitglieder Ihr Unternehmen verlassen und warum. Außerdem werden Trends bei freiwilligen und unfreiwilligen Ausscheidungen im Laufe der Zeit aufgezeigt, sodass es einfacher ist, die zugrunde liegenden Ursachen von Fluktuation zu identifizieren und zu bekämpfen.

Diese Berichte enthalten häufig:

• Umsatz- und Kundenbindungsraten — Wie viele Mitarbeiter sind während eines bestimmten Zeitraums (in der Regel ein bestimmtes Quartal oder ein Jahr) ausgetreten oder haben sich dafür entschieden, in ihrer Position zu bleiben.
  
• Durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit eines Mitarbeiters — Die durchschnittliche Zeit, die Teammitglieder mit Ihrem Unternehmen verbringen.
  
• Gründe für die Abreise — Warum Menschen Ihre Organisation verlassen (dieses Feedback wird oft während Umfragen beenden).

💡 Um Ihren Umsatzbericht noch handlungsorientierter zu gestalten, verwenden Sie eine Prognose der Mitarbeiterfluktuation Tool, mit dem Sie proaktiv ermitteln können, bei welchen Teammitgliedern ein höheres Risiko besteht, Ihr Unternehmen zu verlassen, und es Ihnen ermöglicht, gezielte Maßnahmen zu ergreifen.

2. Leistungsbericht der Mitarbeiter

Ein Leistungsbericht für Mitarbeiter bietet eine Momentaufnahme der Produktivität, der Ergebnisse und der Ergebnisse eines Teammitglieds auf der Grundlage von Bewertungen, Feedback und allgemeiner Fortschritt. Es bietet einen Einblick in die Stärken und die Entwicklung des Einzelnen als Profi sowie in mögliche Bereiche, in denen weitere Schwerpunkte gesetzt und verbessert werden können.

Solche Berichte können faire Leistungsbeurteilungen und die Planung der Karriereentwicklung unterstützen.

Die Leistungsberichte der Mitarbeiter können Folgendes beinhalten:

• Feedback von Managern und Kollegen — Qualitatives und quantitatives Feedback (vielleicht gesammelt im Rahmen der 360°-Rückblick Prozess oder ein Tool wie das von Leapsome Sofortiges Feedback.
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• Scorecards früherer Bewertungen — Ein Überblick über die Leistung der Mitarbeiter während der gesamten Amtszeit einer Person.
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• Entwicklung des Karriereweges — Wie das Teammitglied seinen Karrierezielen näher kommt (zum Beispiel durch Karriereweg oder spezielles Training).
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3. Bericht zur Vergütungs- und Leistungsanalyse

Ein Bericht zur Vergütungs- und Leistungsanalyse untersucht Gehaltsstruktur, Boniund Leistungspakete, die HR-Teams dabei unterstützen, faire Vergütungspraktiken aufrechtzuerhalten und Top-Talente anzuziehen und zu halten.

Die Berichte zur Vergütungs- und Leistungsanalyse sollten Folgendes enthalten:

• Branchen-Benchmarks — Daten (idealerweise von einem Branchenführer) Benchmarking-Tool für Vergütungen) über Marktzinsen für verschiedene Positionen und Leistungsstrukturen.
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• Interne Benchmark-Daten — Daten zum Durchschnittsgehalt und Vergütungstrends in Ihrem Unternehmen.

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4. Bericht über das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter

Ein Bericht über das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter misst, wie glücklich und erfüllt sich die Teammitglieder bei der Arbeit fühlen. Es hilft Ihnen zu verstehen, ob die Mitarbeiter ihr Arbeitsumfeld genießen, und beurteilen, was sie dazu bewegt, jeden Tag zu erscheinen (sei es persönlich oder digital).

Diese Berichte können Folgendes beinhalten:

• Net Promoter Score (eNPS) für Mitarbeiter — Das Verhältnis von Mitarbeitern, die Ihr Unternehmen als großartigen Arbeitsplatz empfehlen würden (Förderer), gegenüber Mitarbeitern, die neutral sind (passiv), und Personen, die es nicht empfehlen würden (Kritiker).

💡 Wenn du tiefer eintauchen willst Berechnung des Employee Net Promoter (eNPS) -Scores, dafür haben wir einen umfassenden Artikel!

• Feedback zur Umfrage — Qualitative und quantitative Perspektiven darüber, wie glücklich und engagiert sich Mitarbeiter fühlen. Tools wie Leapsome Umfragen machen es einfach, Umfrageergebnisse zu analysieren, um diese wertvollen Erkenntnisse zu gewinnen.

• Fehlzeitenrate — Die Anzahl der Tage, an denen Mitarbeiter nicht arbeiten. Höher Fehlzeitenquoten kann auf grundlegende Probleme hinweisen, die untersucht und angegangen werden müssen.

Es ist wichtig, das Engagement zu verstehen — Untersuchungen deuten darauf hin, dass ein niedriges Engagement kostet das globale BIP 8,9 Billionen US-Dollar jährlich. Neben den Finanzen verdient jeder einen positiven Arbeitsplatz, an dem er sich sicher, engagiert und respektiert fühlt.

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5. Bericht über die Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter

Ein Bericht zur Mitarbeiterschulung und -entwicklung verfolgt, wie oft Teammitglieder Schulungsprogramme absolvieren, und versucht, das Wachstum Ihrer Mitarbeiter im Laufe der Zeit zu messen, um die L&D-Ergebnisse zu verbessern.

Diese Berichte sind für den Aufbau qualifizierter Arbeitskräfte, die Verbesserung der Arbeitsleistung und die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils in der Branche von entscheidender Bedeutung. Sie unterstreichen auch das Engagement Ihres Unternehmens für Lernen und Entwicklung und tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter während ihrer gesamten Amtszeit fit und engagiert bleiben.

Die Schulungs- und Entwicklungsberichte der Mitarbeiter können Folgendes beinhalten:

• Teilnahme an L&D — Die Anzahl oder der Prozentsatz der Mitarbeiter/Teams, die an Schulungen teilnehmen.
  
• Abschlussraten — Einzelne oder Teammitglieder nähern sich dem Abschluss des Kurses.
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• Umfragen nach dem Training — Feedback der Mitarbeiter darüber, wie ansprechend, interessant oder wertvoll ein Schulungsprogramm war.
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6. Bericht über Vielfalt, Chancengleichheit, Inklusion und Zugehörigkeit (DEIB)

DEIB-Berichte sind ein wichtiger Bestandteil einer inklusiven Personalstrategie. Sie analysieren die Vielfalt der Belegschaft, Lohngerechtigkeit, Beförderungstrends und die Effizienz Ihrer Bemühungen zur Inklusion. DEIB-Berichte helfen HR-Teams auch dabei, sich einen genauen Überblick über den aktuellen Stand von DEIB in ihrer Organisation zu verschaffen, sinnvolle DEIB-Ziele festzulegen und wirkungsvolle DEIB-Initiativen zu entwickeln.

DEIB-Berichte können Folgendes beinhalten:

• Demografische Daten — Eine Aufschlüsselung der demografischen Daten der Teammitglieder, einschließlich Rasse, Geschlecht und Alter, und hebt alle relevanten Trends hervor.
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• Teilnahme an einer DEIB-Schulung — Wie viele Mitarbeiter nehmen an DEIB-Kursen oder -Sitzungen teil?
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• Ergebnisse der DEIB-Initiative — Der Erfolg der aktuellen DEIB-Initiativen Ihres Unternehmens, Überprüfung der Erfolge und Bewertung verbesserungsbedürftiger Bereiche.
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• Feedback der Mitarbeiter — Feedback zu den DEIB-Initiativen des Unternehmens und zum allgemeinen Stand von DEIB innerhalb der Organisation.

💡 Umfragen zur Diversität sind eine effektive Methode, um Feedback von Mitarbeitern zum Stand der DEIB an ihrem Arbeitsplatz einzuholen.
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So passen Sie Personalberichte für verschiedene Stakeholder an

Der grundlegende Zweck eines Personalberichts besteht darin, datenbasierte Ergebnisse zu kommunizieren. Die klarste Art, wichtige Kennzahlen zu kommunizieren, kann jedoch je nachdem, mit wem Sie sprechen, unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, die Perspektive Ihres Publikums zu berücksichtigen, bevor Sie loslegen.

Sehen wir uns an, wie Sie mit Ihren Personalberichten gemeinsame Stakeholder ansprechen können:

• Führungskräfte auf C-Ebene — Ihr Führungsteam muss die Gesamtleistung des Programms verstehen, hat aber keine Zeit, monatelange Personaldaten zu überprüfen. Aus diesem Grund ist es wichtig, in den Berichten, die Sie teilen, kurze und wichtige Erkenntnisse und Datenvisualisierungen aufzunehmen. Priorisieren Sie leicht zu überprüfende Formate wie PowerPoints oder Dashboards aus Ihrer bevorzugten HR-Software.
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  Seien Sie spezifisch und bewusst in Bezug auf das, was Sie präsentieren (und was nicht). Beispielsweise ist es zwar wichtig, dem CEO allgemeine Erkenntnisse über das Mitarbeiterengagement mitzuteilen, aber es ist wahrscheinlich nicht notwendig, den eNPS-Wert jedes einzelnen Mitarbeiters darzulegen. Dieser Detaillierungsgrad kann von Ihrer Gesamtbotschaft ablenken.
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• Das HR-Team im Allgemeinen — Ihre Teammitglieder sind mit Ihren Personalinitiativen bestens vertraut, daher ist es in Ordnung, in Ihren Berichten detaillierter darauf einzugehen. Je mehr Details Sie bereitstellen können, desto besser. Stellen Sie nur sicher, dass Ihr Team sich von der Masse absetzt, am besten mit einem HR-Analysesoftware wie Leapsome.
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• Manager — Manager benötigen möglicherweise Zugriff auf einige Ihrer Analysen, wie z. B. Leistungsmanagementberichte, um sich als Personalleiter zu verbessern. Allerdings viele HR-Metriken verwirrend sind oder ihre Arbeit geradezu nebensächlich betreffen (und manchmal vertraulich) sind.
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  Geben Sie nur Informationen weiter, die für das Team des Managers relevant sind. Und denk dran: Manager haben mehr direkt unterstellte Mitarbeiter als je zuvor und haben wahrscheinlich keine Zeit, lange Textblöcke zu jedem einzelnen zu lesen. Versuchen Sie also, Ihre Ergebnisse visuell darzustellen.
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• Mitarbeiter — Transparenz ist der Schlüssel zu einer positive Unternehmenskultur, teilen Sie auch relevante Personaldaten mit allen Teammitgliedern, sofern dies angemessen und relevant ist. Daten sollten jedoch niemals ohne Kontext bereitgestellt werden.
  
  Wenn Sie beispielsweise die Ziele der DEIB nicht erreicht haben, teilen Sie deutlich mit, wie Sie Ihren Inklusivitätsansatz in den nächsten 12 Monaten verbessern wollen. Erwägen Sie die Bereitstellung einer anonymes Vorschlagsfeld damit Mitarbeiter Fragen stellen oder Bedenken zu aktuellen Personalberichten äußern können.
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Optimieren Sie die Personalberichterstattung und -analyse mit Leapsome

Personalberichterstattung ist weit mehr als eine Compliance-Maßnahme — sie ist eine strategische Notwendigkeit. Personalberichte können zu einer erfolgreichen Personalstrategie beitragen, indem sie den Wert der Humanressourcen herausstellen, Ihnen helfen, intelligentere Entscheidungen zu treffen, und zeigen, wo Ihre Mitarbeiter Unterstützung benötigen — damit Sie eine bessere Unternehmenskultur aufbauen können.

Durch die Nutzung von Personalberichten können Personalteams über Intuition hinausgehen und Führungskräften, Managern und Mitarbeitern klare, überzeugende Beweise für den HR-ROI vorlegen.

Mit einer erstklassigen HR-Software wie Leapsome können Personalleiter ihre Berichtsstrategie von gut zu hervorragend umgestalten.

HRIS von Leapsome und People Enablement-Module bieten ein miteinander verbundenes Ökosystem für die Erfassung und Analyse von Mitarbeiterdaten. Mit unsere branchenführend Automatisierung und AI Fähigkeiten, aufdecken HR-Trends war noch nie einfacher.

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Häufig gestellte Fragen zur Personalberichterstattung

Was ist Personalberichterstattung?

Personalberichterstattung ist der Prozess der detaillierten und leicht verständlichen Zusammenstellung von Personalkennzahlen. Es kommuniziert den Fortschritt über mehrere Funktionen hinweg, von Onboarding und Beibehaltung von Erfahrung der Mitarbeiter und Lernen und Entwicklung (L&D).
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Diese Dokumente stellen sicher, dass alle Beteiligten, einschließlich Führungskräfte außerhalb der Personalabteilung, über die Personalleistung auf derselben Wellenlänge sind. Sie helfen Unternehmen auch dabei, mehr datengestützte Entscheidungen zu treffen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
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Was ist HR-Reporting-Software?

Software für Personalberichterstattung erleichtert das Erstellen, Verstehen und Verteilen von Personalberichten, obwohl die Vorteile und Angebote je nach Anbieter variieren. Tools für die Personalberichterstattung können beispielsweise Teil von sein umfassendes HRIS und Software zur Mitarbeiterförderung.

Zu den allgemeinen Funktionen der Personalberichtssoftware gehören:

• Dashboards, die Echtzeitdaten und wertvolle Erkenntnisse zusammenstellen
• Datenvisualisierungen
• Automatisch generierte Berichte
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Was beinhaltet ein Personalbericht?

Personalberichte enthalten in der Regel Folgendes:

• Einführung — Eine Erläuterung des Programms, der Initiative oder der allgemeinen Daten, die Ihr Bericht betrifft, und eine kurze Liste der wichtigsten, übergeordneten Erkenntnisse.
  
• Rohdaten und Statistiken — Eine Tabelle oder Erklärung aller relevanten Statistiken, die Sie gesammelt haben.
  
• Datenvisualisierungen (Grafiken, Diagramme usw.) — Visuelle Darstellungen der von Ihnen identifizierten Rohdaten oder Trends.
  
• Interpretationen — Eine Zusammenfassung Ihrer Ergebnisse und ihrer Vorschläge.
  
• Empfehlungen — Ein Aktionsplan zur Nutzung dieser Erkenntnisse.

Da es so viele verschiedene Arten von Personalberichten gibt (und alle haben unterschiedliche Ziele), können diese Elemente variieren.
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Was sind die Vorteile der Personalberichterstattung?

Der Hauptvorteil der Personalberichterstattung besteht darin, dass sie dazu beiträgt, anderen interessierten Parteien den Erfolg Ihrer Programme und Initiativen mitzuteilen. Eine effektive Kommunikation (mit anderen Worten, eine aussagekräftige Berichterstattung) ermöglicht es Personalleitern, einen angemessenen Platz in der Geschäftsleitung zu bekommen und den ROI der Personalabteilung besser zu kommunizieren.

Aber es gibt noch viele andere Vorteile, wie zum Beispiel eine bessere datengestützte Entscheidungsfindung. Wenn Sie umfassende Personalberichte erstellen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie die strategische Ausrichtung Ihres Teams verstehen und fundierte Anpassungen vornehmen. Darüber hinaus sind Sie besser auf dokumentenintensive Prozesse wie Audits vorbereitet.