Die 6 wichtigsten Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung, die jeder HR-Experte verfolgen sollte

Die meisten Unternehmen weltweit benötigen in jedem Zeitraum mehr als vier Tage, um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. * Das bedeutet das ganze Jahr über viel Zeit, Mühe und Geld, weshalb es für Unternehmen unerlässlich ist, reibungslose, genaue und effiziente Prozesse aufzubauen.

Für Personalfachleute ist die Gehaltsabrechnung mehr als eine logistische Aufgabe; es ist ein Prozess, bei dem viel auf dem Spiel steht und bei dem wenig Spielraum für Fehler besteht. Fehler können zu unzufriedenen Mitarbeitern und zu Compliance-Risiken führen, was verdeutlicht, wie wichtig es ist, jedes Mal alles richtig zu machen.

Was ist die Ursache vieler Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung? Ineffiziente Prozesse. Eine der effektivsten Möglichkeiten, diese Prozesse zu optimieren, besteht darin Verfolgung wichtiger Gehaltsabrechnungskennzahlen.

Lohnabrechnungs-KPIs (Key Performance Indicators) bieten wertvolle Einblicke in die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Gehaltsabrechnungen. In diesem Artikel werden wir sechs wichtige Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung untersuchen, die moderne Unternehmen verfolgen sollten, und erklären, wie sie Ihnen bei der Entwicklung einer effektiveren Gehaltsabrechnungsstrategie helfen können.

*Deloitte, 2020

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Was sind Gehaltsabrechnungskennzahlen?

Gehaltsabrechnungskennzahlen oder „Lohnabrechnungs-KPIs“ messen und quantifizieren wichtige Aspekte des Gehaltsabrechnungsprozesses. Sie bieten Einblicke in die Leistung der Gehaltsabrechnung und helfen dabei, Ineffizienzen und Risiken zu identifizieren.

Die spezifischen Gehaltsabrechnungskennzahlen, die Ihr Unternehmen verfolgt, hängen von Ihren Zielen ab — ob es nun darum geht, die Genauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken oder die Effizienz zu steigern. Zu den gängigen Kennzahlen gehören:

• Kosten der Gehaltsabrechnung
• Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung
• Konformitätsscore
• Genauigkeitsrate der Gehaltsabrechnung
• Zeit zur Behebung des Fehlers
• Fluktuationsrate der Mitarbeiter

Durch die konsistente Überwachung der Lohnabrechnungs-KPIs können Sie Prozessschwächen aufdecken, datengestützte Verbesserungen vornehmen und Ihre Gehaltsabrechnungsstrategie verfeinern. Ein proaktiver Ansatz für das Gehaltsabrechnungsmanagement fördert eine positive Mitarbeitererfahrung (EX), gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unterstützt einen reibungsloseren, kostengünstigeren Betrieb.
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Warum ist die Messung von Gehaltsabrechnungskennzahlen wichtig?

Wenn Ihr Unternehmen die Gehaltsabrechnung nicht verfolgt, verpassen Sie eine Gelegenheit, Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu verstehen und zu verhindern.

Fast die Hälfte (47,2%) der Unternehmen verwalten Sie die Gehaltsabrechnung intern, weshalb es wichtig ist, die Gehaltsabrechnungskennzahlen zu verfolgen. Aber selbst Unternehmen, die die Gehaltsabrechnung auslagern, müssen überwachen, ob die Anbieter die Service Level Agreements (SLAs) einhalten — etwas 59% der kleineren Unternehmen scheitern, aber sollten.
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4 Vorteile der Nachverfolgung von Gehaltsabrechnungskennzahlen

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch termingerechte und genaue Bezahlung
• Kosteneinsparungen durch optimierte Abläufe und weniger Fehler
• Höhere Datengenauigkeit mit weniger Fehlern
• Bessere Einhaltung der Vorschriften indem Risiken frühzeitig erkannt und angegangen werden

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Die 6 wichtigsten Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung, die Sie verfolgen sollten, um einen effektiven Prozess zu gewährleisten

Den Wert der Überwachung von Gehaltsabrechnungskennzahlen zu erkennen, ist eine Sache — deren Implementierung eine andere. Also, wo sollten Sie anfangen?

Identifizieren Sie zunächst Ihre Gehaltsabrechnungsziele und priorisieren Sie die Kennzahlen, die Ihrem Team den größten Mehrwert bieten. Hier sind sechs KPIs für die Gehaltsabrechnung, die wir empfehlen, zu verfolgen:

1. Kosten der Gehaltsabrechnung

Die Senkung der Lohnkosten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Effizienz beginnt damit, dass Sie Ihre aktuellen Kosten verstehen.

Die Kosten der Gehaltsabrechnung ist eine Kennzahl, die bewertet, wie viel Geld ein Unternehmen für die Bezahlung von Mitarbeitern ausgibt. Zusätzlich zum Grundlegenden Vergütung und Leistungen wie Gehälter, bezahlter Urlaub (PTO) und im Laufe der Zeit beinhalten Folgendes:

• Die Zeit, die Ihr Team benötigt, um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten
• Kosten für die Behebung von Abrechnungsfehlern
• Ausgaben im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnungssoftware oder einen Drittanbieter bezahlen

Indem Sie die Lohnkosten im Laufe der Zeit überwachen, können Sie Einsparmöglichkeiten identifizieren, z. B. durch die Optimierung der Automatisierung und die Reduzierung unnötiger Überstunden.
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2. Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung

Wie lange braucht Ihr Team, um ein ganzes fertigzustellen? Gehaltsabrechnungszyklus? Spurhaltung Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung wird es Ihnen sagen — und wertvolle Einblicke in die betriebliche Effizienz geben.

Diese Kennzahl für die Gehaltsabrechnung umfasst die Überwachung aller Gehaltsabrechnungsaktivitäten, von der Erfassung von Leistungsdaten über die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden bis hin zur Generierung und Verteilung von Zahlungen und Gehaltsabrechnungen.

Die Rationalisierung dieser Prozesse kann Zeit sparen, die Arbeitsbelastung reduzieren und Fehler minimieren. Zum Beispiel ein HRIS mit Funktionen zur Aktivierung von Personen (wie Leapsome) kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, sodass Personalfachleute mehr Zeit für wertvollere Aufgaben haben.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung zu bewerten:

• Aus einer granularen Perspektive — Teilen Sie bestimmte Aufgaben auf, z. B. die Eingabe der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Überprüfung von Steuereinbehaltungen oder die Genehmigung von Abschlusszahlungen.
  
  
• Aus einer Makroperspektive — Beurteilen Sie, wie die Gehaltsabrechnung in Ihre umfassendere Personalmanagementstrategie passt, einschließlich ihrer Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Einhaltung von Vorschriften und die Finanzplanung.

Um das Beste aus dieser Metrik herauszuholen, sollten Sie einen kombinierten Ansatz wählen:

1. Verfolgen Sie bestimmte Aufgaben — Messen Sie beispielsweise, wie lange es dauert, Arbeitszeittabellen zu sammeln oder Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Identifizieren Sie wiederkehrende Engpässe, wie Verzögerungen bei der Dateneingabe, und suchen Sie nach Möglichkeiten, diese Schritte zu rationalisieren oder zu automatisieren.
   
   
2. Analysieren Sie die Gesamteffizienz — Verwenden Sie aggregierte Daten, um zu sehen, wie sich Änderungen an bestimmten Aufgaben (wie die Automatisierung der Generierung von Gehaltsabrechnungen) auf das Gesamtbild auswirken. Werden Zahlungen schneller bearbeitet? Nehmen Fehler oder Korrekturen ab?

Durch die Kombination dieser Perspektiven können Sie die Gehaltsabrechnung kurz- und langfristig verbessern. Dies kann die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Schaffung klarerer Arbeitsabläufe oder die Integration Ihres Gehaltsabrechnungssystems in andere HR-Tools beinhalten. Ziel ist es, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und einen reibungsloseren Prozess für alle Beteiligten zu schaffen.
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3. Punktzahl für die Einhaltung

Die Einhaltung der Steuer- und Arbeitsvorschriften ist einer der wichtigsten Aspekte der Gehaltsabrechnung. EIN Konformitätsscore kann Ihnen dabei helfen, nachzuverfolgen, wie gut Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse mit den geltenden Gesetzen übereinstimmen, und Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Compliance-Score zu berechnen, aber wir empfehlen Folgendes:

• 1. Schritt — Identifizieren Sie die wichtigsten Compliance-Faktoren, die für Ihr Unternehmen gelten

Ermitteln Sie zunächst die spezifischen Vorschriften und Anforderungen, die Ihr Unternehmen einhalten muss. Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter in mehreren Ländern beschäftigen, stellen Sie sicher, dass Sie die Steuerberechnungen und -einbehalte sowie die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften verstehen, die in den Gesetzen der einzelnen Gerichtsbarkeiten vorgeschrieben sind.

• Schritt 2 — Weisen Sie jedem Bereich Gewichte zu, die auf der Grundlage der Bedürfnisse Ihres Unternehmens priorisiert sind

Wenn Ihr Hauptaugenmerk beispielsweise auf der Einhaltung der internationalen Lohnsteuer liegt, sollten Sie diesem Faktor möglicherweise eine höhere Gewichtung geben und anderen Faktoren (z. B. der rechtzeitigen Verteilung der Gehaltsabrechnungen) einen geringeren Prozentsatz zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Compliance-Bemühungen eng mit den wichtigsten Prioritäten Ihres Unternehmens übereinstimmen.

• Schritt 3 — Beurteilen Sie die Einhaltung der Vorschriften in jeder Phase Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses

Überprüfen Sie Schritt für Schritt Ihre Gehaltsabrechnungsaktivitäten und stellen Sie fest, wie effektiv jede Phase Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt. Weisen Sie jeder Aktivität eine Bewertung auf einer Skala von 1 bis 100 zu, was darauf hinweist, dass die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden. Sie könnten beispielsweise die Richtigkeit der Steuerberechnungen, die Aktualität der Gehaltsabrechnung oder die Vollständigkeit der Daten zur Mitarbeiterklassifizierung bewerten.

• Schritt 4 — Berechnen Sie Ihren allgemeinen Compliance-Score 

Kombinieren Sie die gewichteten Ergebnisse für jede Aktivität, um den durchschnittlichen Compliance-Wert Ihres Unternehmens zu ermitteln. Auf diese Weise erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihren allgemeinen Compliance-Status und heben gleichzeitig bestimmte Bereiche hervor, in denen Verbesserungsbedarf besteht.

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4. Genauigkeitsrate der Gehaltsabrechnung

Wenn du rennst Vorbereitung der Gehaltsabrechnung Manuell werden Sie mit Sicherheit Fehler machen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst — und Fehler bei der Gehaltsabrechnung können schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen und seine Mitarbeiter haben. Wenn Mitarbeiter nicht korrekt oder pünktlich bezahlt werden, führt dies zu Unzufriedenheit, rechtlichen Risiken und kostspieligen Korrekturen.

Zu den häufigsten Fehlern, die es zu verfolgen gilt, gehören:

• Über- oder Unterzahlung
• Falsche Leistungsabzüge
• Ungenaue Steuerberechnungen
• Fehlklassifizierung von Mitarbeitern
• Falsche Berücksichtigung von Abwesenheiten oder Arbeitszeiten

Das ist wo Genauigkeitsrate der Gehaltsabrechnung kommt ins Spiel: Wir helfen Personalfachleuten dabei, die Effektivität ihrer Prozesse zu beurteilen und wiederkehrende Probleme zu identifizieren, die gelöst werden müssen.

Genauigkeitsrate der Gehaltsabrechnung wird mit dieser Formel berechnet:

(Anzahl der genauen Gehaltsabrechnungen ÷ Gesamtzahl der Gehaltsabrechnungen )</tip box> × 100

5. Zeit zur Behebung des Fehlers

Fehler passieren — aber wie schnell kann Ihr Team sie beheben?

Nachverfolgung Zeit zur Behebung des Fehlers hilft Ihnen zu verstehen, wie lange es dauert, Abrechnungsfehler zu identifizieren und zu beheben. Diese Kennzahl für die Gehaltsabrechnung hebt Ineffizienzen hervor und liefert Belege für Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung.

Kürzere Lösungszeiten verbessern das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und reduzieren gleichzeitig den Bedarf an Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus läuft. Um häufig auftretende Probleme zu lösen, sollten HR-Teams Folgendes prüfen:

• Personalmangel
• Ineffiziente Technologie
• Schlechte Softwareakzeptanz
• Lücken in Schulung der Mitarbeiter
• Ungenaue Gehaltsabrechnungsdaten

Die Optimierung der Zeit zur Behebung von Fehlern wirkt sich positiv auf die Produktivität Ihres Teams aus und unterstützt eine reibungslosere Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter.
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6. Fluktuationsrate der Mitarbeiter

Ein gewisses Maß an Mitarbeiterfluktuation ist unvermeidlich. Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten haben, die besten Teammitglieder im Laufe der Zeit an sich zu binden, ist es wichtig, die Ursachen herauszufinden und sie anzugehen, bevor Sie sich mit einer geringeren Produktivität, Problemen mit der Arbeitsbelastung und einem weniger als idealen Problem auseinandersetzen Unternehmenskultur.

Eine hohe Fluktuationsrate kann die Rekrutierungs- und Schulungskosten erheblich belasten. Daher ist es unerlässlich, proaktiv in Bezug auf Mitarbeiterbindung und Mitarbeitererfahrung vorzugehen. Darüber hinaus können Sie die Fluktuationsraten zusammen mit anderen verfolgen wichtige HR-Kennzahlen wie eNPS-Punktzahl und die Häufigkeit der Anerkennung zeigt, wie wichtig es ist, in Ihren Ansatz zur Mitarbeiterförderung zu investieren.

Die Formel zur Berechnung Ihrer Mitarbeiter Fluktuationsrate ist:

(Mitarbeiter, die während eines bestimmten Zeitraums ausgeschieden sind — Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter in diesem Zeitraum) × 100

In der Praxis könnte das so aussehen:

3 (Mitarbeiter, die das Unternehmen im Vorjahr verlassen haben) ÷ 50 (durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter im gleichen Jahr) x 100 = Fluktuationsrate von 6%

Diese Rate wird sich im Laufe der Zeit natürlich je nach den Umständen Ihres Unternehmens ändern — zum Beispiel aufgrund von Fusionen und Übernahmen, einer Phase von Entlassungen oder Momenten der Instabilität oder Unsicherheit. Diese beobachten und immer einen Schritt voraus sein Trends hilft Ihnen dabei, die Gefühle und Bedürfnisse der Teammitglieder zu antizipieren und gibt Ihnen die Möglichkeit, sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen.

Durch die Kombination von Erkenntnissen zur Fluktuation mit anderen Kennzahlen wie Engagement-Scores oder der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung können HR-Teams eine ganzheitlichere Personalmanagementstrategie entwickeln.
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Nutzen Sie Technologie, um Ihre Personalprozesse zu verbessern

Für Personalfachleute, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und die organisatorische Effektivität verbessern möchten, ist es von entscheidender Bedeutung, über die richtigen Tools zu verfügen.

Warum nutzen Sie nicht Technologie, um Ihre Personalprozesse effizienter zu verwalten? Wenn Sie wählen Sie die richtige HRIS-Software, können Sie Ihre gesamte Personalmanagementstrategie auf den neuesten Stand bringen.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.