Die 6 wichtigsten Payroll-Kennzahlen, die jedes HR-Team verfolgen sollte

Die meisten Unternehmen weltweit brauchen in jedem Zeitraum mehr als vier Tage, um die Lohnabrechnung zu verarbeiten.* Über das Jahr summiert sich das zu viel Zeit, Aufwand und Geld. Umso wichtiger ist es, dass Organisationen Prozesse aufbauen, die reibungslos, präzise und effizient laufen.

Für HR-Verantwortliche ist die Lohnabrechnung mehr als eine logistische Aufgabe. Sie ist ein Prozess mit hohem Einsatz und wenig Spielraum für Fehler. Fehler führen zu unzufriedenen Mitarbeitenden und Compliance-Risiken. Genau deshalb muss es jedes Mal stimmen.

Was steckt hinter vielen Payroll-Problemen? Ineffiziente Prozesse. Einer der wirksamsten Hebel zur Optimierung: die richtigen Payroll-Kennzahlen verfolgen.

Payroll-KPIs (Key Performance Indicators) liefern wertvolle Einblicke in Effizienz und Genauigkeit eurer Lohnabrechnung. In diesem Artikel zeigen wir euch sechs zentrale Payroll-Kennzahlen, die moderne Unternehmen verfolgen sollten, und erklären, wie sie euch helfen, eine bessere Payroll-Strategie aufzubauen.

*Deloitte, 2020

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Was sind Payroll-Kennzahlen?

Payroll-Kennzahlen, oder „Payroll-KPIs“, messen und quantifizieren zentrale Aspekte des Lohnabrechnungsprozesses. Sie zeigen, wie die Payroll-Performance aussieht, und decken Ineffizienzen und Risiken auf.

Welche Payroll-Kennzahlen eure Organisation konkret verfolgt, hängt von euren Zielen ab. Egal ob es um Genauigkeit, Kostensenkung oder Effizienz geht. Gängige Kennzahlen sind:

• Payroll-Kosten
• Bearbeitungszeit der Lohnabrechnung
• Compliance-Score
• Payroll-Genauigkeitsrate
• Zeit bis zur Fehlerbehebung
• Mitarbeiterfluktuationsrate

Wenn ihr Payroll-KPIs konsequent überwacht, deckt ihr Prozessschwächen auf, trefft datengestützte Verbesserungen und schärft eure Payroll-Strategie. Ein proaktiver Ansatz im Payroll-Management fördert eine positive Employee Experience (EX), sichert Compliance und sorgt für reibungslosere, kosteneffizientere Abläufe.
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Warum sind Payroll-Kennzahlen wichtig?

Wenn eure Organisation die Payroll-Performance nicht trackt, verpasst ihr die Chance, Fehler zu verstehen und zu verhindern.

Knapp die Hälfte (47,2%) der Unternehmen wickelt die Lohnabrechnung intern ab. Damit wird Payroll-Tracking zur Pflicht. Aber auch Unternehmen, die Payroll auslagern, sollten prüfen, ob die Anbieter ihre Service-Level-Agreements (SLAs) einhalten. Etwas, das laut Studie 59% der kleineren Unternehmen nicht tun, obwohl sie es sollten.
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4 Vorteile, wenn ihr Payroll-Kennzahlen verfolgt

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch pünktliche und korrekte Bezahlung
• Kosteneinsparungen durch schlankere Abläufe und weniger Fehler 
• Höhere Datenqualität mit weniger Fehlern
• Stärkere Compliance, weil Risiken früh erkannt und adressiert werden

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6 Top-Payroll-Kennzahlen für einen wirklich effektiven Prozess

Den Wert von Payroll-Kennzahlen zu erkennen, ist das eine. Sie umzusetzen, das andere. Wo also anfangen?

Beginnt mit euren Payroll-Zielen und priorisiert die Kennzahlen, die eurem Team den meisten Wert bringen. Hier sind sechs Payroll-KPIs, die wir euch zum Tracken empfehlen:

1. Payroll-Kosten

Wer die Payroll-Ausgaben senken und gleichzeitig die Effizienz halten will, beginnt damit, die aktuellen Kosten zu verstehen.

Payroll-Kosten messen, wie viel Geld ein Unternehmen für die Bezahlung von Mitarbeitenden ausgibt. Über das reine Grundgehalt und Benefits wie Löhne, bezahlten Urlaub (PTO) und Überstunden hinaus gehören dazu auch:

• Die Zeit, die euer Team für die Lohnabrechnung aufwendet 
• Die Kosten für die Korrektur von Payroll-Fehlern 
• Ausgaben für Payroll-Software oder externe Anbieter

Wenn ihr die Payroll-Kosten über die Zeit beobachtet, deckt ihr Sparpotenziale auf. Zum Beispiel durch mehr Automatisierung oder weniger unnötige Überstunden. 
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2. Bearbeitungszeit der Lohnabrechnung

Wie lange braucht euer Team für einen kompletten Payroll-Zyklus? Die Bearbeitungszeit der Lohnabrechnung liefert die Antwort. Und damit wertvolle Einblicke in die operative Effizienz.

Diese Kennzahl umfasst alle Payroll-Aktivitäten, von der Erfassung von Benefits-Daten über die Berechnung der Arbeitsstunden bis zur Generierung und Verteilung von Zahlungen und Gehaltsabrechnungen. 

Schlankere Prozesse sparen Zeit, reduzieren die Arbeitslast und minimieren Fehler. Zum Beispiel kann ein HRIS mit People-Enablement-Funktionen (wie Leapsome) wiederkehrende Aufgaben automatisieren und HR-Verantwortlichen Raum für höherwertige Arbeit verschaffen.

Die Bearbeitungszeit lässt sich auf zwei Arten bewerten:

• Granular betrachtet Schlüsselt einzelne Aufgaben auf, etwa das Erfassen von Arbeitsstunden, das Prüfen von Steuereinbehalten oder das Freigeben finaler Zahlungen.
  
  
• Auf Makro-Ebene betrachtet Bewertet, wie sich Payroll in eure umfassendere People-Management-Strategie einfügt, inklusive Auswirkungen auf Mitarbeiterzufriedenheit, Compliance und Finanzplanung.

Um das Maximum aus dieser Kennzahl zu holen, kombiniert beide Perspektiven:

1. Trackt einzelne Aufgaben, um Bottlenecks zu identifizieren.
2. Bewertet das große Bild, um zu sehen, wie Payroll-Effizienz mit den übergeordneten Zielen eures Unternehmens zusammenhängt.

Mit diesem zweigleisigen Ansatz schafft ihr ein Payroll-System, das nicht nur schnell und genau ist, sondern auch zur strategischen Stärke eures Unternehmens beiträgt.
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3. Compliance-Score

Compliance ist eine der größten Herausforderungen im Payroll-Management. Vor allem für internationale Unternehmen mit Mitarbeitenden in verschiedenen Ländern. Und genau hier kommt der Payroll-Compliance-Score ins Spiel. Er misst, wie gut eure Lohnabrechnungsprozesse den relevanten Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien entsprechen.

Ein hoher Compliance-Score zeigt, dass eure Payroll-Praktiken regulatorische Standards erfüllen. Das senkt das Risiko von Strafen und gesetzlichen Verstößen.

Mit dieser Kennzahl identifiziert ihr Lücken und stärkt eure Prozesse. So bleibt ihr in einer komplexen Regulierungslandschaft compliant. Da Compliance nicht auf jede Lohnabrechnung gleich wirkt, gewichtet die wichtigsten Aktivitäten nach ihrer Bedeutung. 

So berechnet ihr einen aussagekräftigen Compliance-Score:

• Schritt 1: Listet eure Payroll-Aktivitäten auf 

Beginnt damit, alle Aktivitäten zu erfassen, die in eurer Organisation zur Payroll-Compliance beitragen. Zum Beispiel Steuereinbehalte, die Klassifizierung von Mitarbeitenden, Erfassung von Arbeitsstunden, Pünktlichkeit der Lohnabrechnung und Datenschutzgesetze. 

• Schritt 2: Gewichtet jede Aktivität

Weist jeder Aktivität ein Gewicht zu, das ihrer Bedeutung für die Compliance entspricht. 

Eine pünktliche Bezahlung kann zum Beispiel 30% des gesamten Compliance-Scores ausmachen, weil sie sowohl für rechtliche Auflagen als auch für die Mitarbeiterzufriedenheit zentral ist. Korrekte Steuereinbehalte sind ebenfalls ein hochrelevanter Bereich, weil Fehler hier Strafen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. 

Die Vorbereitung der Lohnabrechnung sollte ein deutliches Gewicht bekommen, da Fehler in dieser Phase Wirkung auf den gesamten Prozess haben. Weitere Bereiche wie Datenschutzgesetze und Klassifizierung von Mitarbeitenden brauchen ebenfalls Beachtung.

• Schritt 3: Bewertet jede Phase eures Payroll-Prozesses

Geht eure Payroll-Aktivitäten Schritt für Schritt durch und bewertet, wie gut jede Phase die Compliance-Anforderungen erfüllt. Vergebt eine Bewertung von 1 bis 100 pro Aktivität, je nachdem, wie gut sie den relevanten Vorgaben entspricht. Beispiele: die Genauigkeit der Steuerberechnung, die Pünktlichkeit der Gehaltsabrechnungen oder die Vollständigkeit der Daten zur Mitarbeiterklassifizierung.

• Schritt 4: Berechnet euren Gesamt-Compliance-Score 

Kombiniert die gewichteten Bewertungen zu einem durchschnittlichen Compliance-Score. Das gibt euch einen klaren Überblick über euren Compliance-Status und zeigt gleichzeitig konkrete Verbesserungsfelder.

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4. Payroll-Genauigkeitsrate

Wenn ihr die Lohnabrechnungs-Vorbereitung manuell macht, passieren Fehler. Vor allem, wenn euer Unternehmen wächst. Payroll-Fehler können für Unternehmen und Mitarbeitende ernsthafte Folgen haben. Eine fehlerhafte oder verspätete Bezahlung führt zu Unzufriedenheit, rechtlichen Risiken und teuren Korrekturen.

Häufige Fehler, die ihr tracken solltet:

• Über- oder Unterbezahlung
• Falsche Benefits-Abzüge
• Ungenaue Steuerberechnungen
• Falsche Klassifizierung von Mitarbeitenden
• Falsche Erfassung von Abwesenheiten oder Arbeitsstunden

Genau hier setzt die Payroll-Genauigkeitsrate an. Sie hilft HR-Verantwortlichen, die Wirksamkeit ihrer Prozesse zu bewerten und wiederkehrende Probleme zu erkennen. 

Die Payroll-Genauigkeitsrate berechnet ihr mit dieser Formel:

(Anzahl korrekter Lohnabrechnungen ÷ Gesamtzahl Lohnabrechnungen) × 100

5. Zeit bis zur Fehlerbehebung 

Fehler passieren. Aber wie schnell behebt euer Team sie? 

Die Zeit bis zur Fehlerbehebung zeigt euch, wie lange ihr braucht, um Payroll-Fehler zu erkennen und zu korrigieren. Diese Kennzahl deckt Ineffizienzen auf und liefert Argumente für Entscheidungen zur Ressourcenverteilung.

Kürzere Behebungszeiten stärken Vertrauen und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und reduzieren den Bedarf an Off-Cycle-Payroll-Läufen. Um häufige Probleme anzugehen, sollten HR-Teams Folgendes prüfen:

• Personalengpässe
• Ineffiziente Technologie
• Geringe Software-Adoption
• Lücken in der Mitarbeiterschulung
• Ungenaue Payroll-Daten

Eine optimierte Fehlerbehebungszeit zahlt sich für die Produktivität eures Teams aus und sorgt für ein reibungsloseres Payroll-Erlebnis für alle Mitarbeitenden.
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6. Mitarbeiterfluktuationsrate

Ein gewisses Maß an Fluktuation ist unvermeidlich. Aber wenn ihr Schwierigkeiten habt, Top-Teammitglieder langfristig zu halten, müsst ihr die Ursachen finden und früh gegensteuern. Bevor sinkende Produktivität, Überlastung und eine schwächelnde Unternehmenskultur daraus werden.

Eine hohe Fluktuationsrate belastet Recruiting- und Trainingsbudgets stark. Deshalb ist eine proaktive Haltung zu Mitarbeiterbindung und Employee Experience entscheidend. Wenn ihr Fluktuationsraten zusammen mit anderen HR-Kennzahlen wie dem eNPS-Score und der Häufigkeit von Anerkennung verfolgt, zeigt ihr außerdem den Wert eures People-Enablement-Ansatzes. 

Die Formel für die Mitarbeiterfluktuationsrate lautet:

(Mitarbeitende, die einen Zeitraum verlassen haben ÷ durchschnittliche Mitarbeiterzahl in diesem Zeitraum) × 100

In der Praxis sieht das so aus:

3 (Mitarbeitende, die im Vorjahr gegangen sind) ÷ 50 (durchschnittliche Mitarbeiterzahl im selben Jahr) x 100 = 6% Fluktuationsrate

Diese Rate verändert sich naturgemäß mit den Umständen eures Unternehmens. Zum Beispiel durch Fusionen und Übernahmen, Entlassungswellen oder Phasen der Unsicherheit. Wenn ihr diese Trends früh erkennt, könnt ihr Stimmungen und Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden antizipieren und rechtzeitig handeln.

Wenn ihr Fluktuations-Insights mit anderen Kennzahlen kombiniert, etwa Engagement-Scores oder Payroll-Genauigkeit, entsteht eine ganzheitlichere People-Management-Strategie.
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Wir haben unser Bestes getan, Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alle Inhalte aktuell oder fehlerfrei sind. Für eine auf euch zugeschnittene Beratung wendet euch an eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Steuerberater.