Der in Amsterdam ansässige Online-Supermarkt Picnic hat seit seiner Gründung im Jahr 2015 ein rasantes Wachstum erlebt. Das Unternehmen hat insgesamt 350 Millionen Euro (ca. 380 Millionen USD) eingesammelt und wurde 2019 zum am schnellsten wachsenden Unternehmen der Niederlande gekürt.
Die Herausforderung
Als das Unternehmen auf Hunderte von Mitarbeitenden in der Zentrale anwuchs, begannen einige der bestehenden Leistungsmanagementprozesse, die zuvor etabliert waren, an ihre Grenzen zu stoßen. Diese veralteten Prozesse belasteten die Personalabteilung (People Operations) und beeinträchtigten die Mitarbeitererfahrung.
Elise Baeriswyl, People Partner bei Picnic, und Amber Rozenberg, People Analyst, spürten die Belastung durch diese Prozesse.
„Wir nutzten Excel-Dateien, um Feedback für Mitarbeitende in ihren Leistungsbeurteilungen zu sammeln. Anfangs war das in Ordnung, aber als wachsendes Unternehmen war es für uns einfach nicht skalierbar und der Arbeitsaufwand, den der Prozess verursachte, wurde zu groß. Es war auch kein sehr professioneller Prozess. Als Mitarbeitende:r ist es keine gute Erfahrung, sein Feedback in einer Excel-Datei zu erhalten.“
Da sie wussten, dass ein Prozess, der durch Excel-Dateien und viel manuelle Arbeit zusammengehalten wurde, langfristig nicht nachhaltig war, machten sich Elise und Amber auf die Suche nach einer Plattform, die das Problem der Skalierbarkeit lösen konnte.
Ihre Anforderungen an die Plattform umfassten eine ganzheitliche Leistungsbeurteilungssoftware damit sie einen vollständigen Überblick über die Leistung jeder Person erhalten und aufschlussreiches 360°-Feedback geben können. Sie wussten auch, dass sie eine Plattform suchten, die den Aufwand für die Durchführung des Prozesses reduzieren würde. Zum Beispiel sollte die Plattform die Möglichkeit bieten, dass Mitarbeitende ihre Kolleg:innen auswählen können, von denen sie Feedback erhalten möchten. Und am wichtigsten war, dass die Plattform automatisch unvollständige Aufgaben nachverfolgen sollte. Allein dies würde dem People Operations Team bei Picnic eine enorme Zeitersparnis bringen.
Schließlich wollten sie eine Plattform finden, die die von ihnen definierten Prozesse unterstützt, anstatt ihre internen Prozesse an die Plattform anpassen zu müssen.
Mit diesen Anforderungen als Grundlage für ihre Suche begannen Amber und Elise, Plattformen zu testen.
Die Lösung
Schon bald stellten Amber und Elise fest, dass sie bei den von ihnen getesteten Plattformen auf ein Problem stießen.
„Bei der Evaluierung von Plattformen stellten wir fest, dass viele von ihnen sehr unflexibel waren. Wir wollten unsere Prozesse nicht an eine Plattform anpassen müssen. Wir wollten unseren eigenen idealen Prozess erstellen (und ändern) können und brauchten eine Plattform, die flexibel genug war, um dies zu unterstützen.“
Glücklicherweise entdeckten Amber und Elise Leapsome und waren erfreut festzustellen, dass die Plattform die gewünschten Funktionen bot.
Mit dem neuen Prozess in Leapsome ausgestattet, führten sie ihren überarbeiteten Leistungsbeurteilungsprozess für die Mitarbeitenden in ihrer Zentrale in Amsterdam sowie in ihrem Düsseldorfer Büro ein.
Das Ergebnis
Die verbesserte Struktur der eigentlichen Bewertungen vereinfachte den Bewertungsprozess für alle Beteiligten erheblich. Diese überarbeitete Struktur hat auch zu produktiveren Gesprächen zwischen Teamleitern und ihren Mitarbeitern geführt, nachdem das gesamte Feedback gesammelt wurde.
„Die Qualität der Feedback-Gespräche hat sich verbessert. Es fällt den Leuten schwer, Feedback zu geben, aber durch die Art und Weise, wie die Berichte jetzt in Leapsome strukturiert sind, ist es einfacher, ein sinnvolles Gespräch zu führen.“
Darüber hinaus hat sich die Erfahrung für die Mitarbeiter durch den Bewertungsprozess in Leapsome verbessert.
„Für unsere Mitarbeiter bei Picnic ist es viel angenehmer, Feedback zu Bewertungen in Leapsome zu erhalten. Es ist viel strukturierter und der Bericht sieht professioneller aus.“
Im Zuge der Umstellung auf die Prozessverwaltung in Leapsome mussten Amber und Elise auch ihre eigene Arbeitslast reduzieren und sicherstellen, dass der Prozess zukünftig vollständig skalierbar ist. Dazu nutzten sie die Vorlagenfunktion von Leapsome für Bewertungen, um eine wiederverwendbare Vorlage zu erstellen, die immer wieder eingesetzt werden kann. Eine Bewertung zu starten ist jetzt so einfach wie das Aktivieren der Vorlage jedes Mal, was zusätzlich den Vorteil hat, den Stress potenzieller Fehler in der Einrichtungsphase zu eliminieren.
Amber und Elise müssen die Mitarbeiter nun nicht mehr während des gesamten Bewertungszyklus ständig erinnern. Die Plattform übernimmt die Benachrichtigung aller Teilnehmer und die notwendige Nachverfolgung per E-Mail-Benachrichtigungen und Slack-Integration. Dass diese administrativen Aufgaben von der Plattform übernommen werden, hat Elise seit der Einführung erheblich Zeit gespart. Elise schätzte, dass der neue Bewertungsprozess bis zu 50 % effizienter sein könnte als der vorherige Prozess mit Excel. Diese Zeit kann Elise nun für andere strategische Initiativen nutzen, für die sie zuvor keine Zeit finden konnte.
Neben den 360°-Leistungsbeurteilungen hat Picnic auch begonnen, andere Teile der Leapsome-Plattform zu nutzen. Angesichts der Herausforderungen, die das Coronavirus mit sich gebracht hat, nutzte Picnic Leapsomes Software für Mitarbeiter-Engagement-Umfragen um ihre erste unternehmensweite Umfrage durchzuführen. Sie nutzten den in der Plattform bereitgestellten Best-Practice-Fragebogen, um sich bei ihren Mitarbeitern zu erkundigen, während diese remote arbeiten. Dies ermöglichte es ihnen, ein tieferes Verständnis dafür zu gewinnen, wie das Unternehmen mit der Situation umgeht, und anonymes Feedback darüber zu sammeln, wie sie die Unterstützung der Mitarbeiter in dieser Zeit verbessern könnten.
Als Nächstes beabsichtigen Amber und Elise, zu erkunden, Leapsomes Lern- und Onboarding-Funktionen für die Verteilung interner Kurse sowie möglicherweise die Einführung eines strukturierteren Prozesses für 1:1-Gespräche im gesamten Unternehmen.
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