Umfassender Leitfaden für Gehaltsabrechnungsberichte: Typen, Anleitungen und bewährte Verfahren

80% der Führungskräfte und Unternehmen in der Personalabrechnung sind nicht in der Lage, Berichte für fundierte Entscheidungen zu nutzen. * Lassen Sie uns darüber sprechen, warum das ein Problem ist.

Die Gehaltsabrechnung kann sich wie ein notwendiges Übel anfühlen — eine dieser Aufgaben, die immer zu schnell erledigt werden und durch die sich ständig ändernden Arbeitsgesetze und die Dynamik der Belegschaft noch komplizierter werden. Ein effizientes Gehaltsabrechnungsmanagement ist jedoch nicht nur ein operatives Kontrollkästchen. Es kann die Verwaltungskosten senken, die Mitarbeiterzufriedenheit fördern und zu besseren Entscheidungen führen.

Ohne eine solide Berichterstattung in Ihre Gehaltsabrechnungsstrategie zu integrieren, werden Sie jedoch keine Möglichkeit haben, zu wissen, wo Sie stehen. Was Sie nicht messen, können Sie nicht verwalten, und da Mitarbeiterbindung und Kostenmanagement für Personalleiter nach wie vor oberste Priorität haben, ist die Gehaltsabrechnung zu einem Anliegen auf Vorstandsebene geworden.

Egal, ob Sie mit Gehaltsabrechnungsberichten noch nicht vertraut sind oder Ihren Ansatz optimieren möchten, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei. Lesen Sie weiter, um mehr über die gängigsten Arten von Gehaltsabrechnungsberichten, deren Erstellung und bewährte Methoden für eine effiziente Berichterstattung zu erfahren.

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Was ist ein Gehaltsabrechnungsbericht?

Ein Gehaltsabrechnungsbericht ist ein Dokument, das Gehaltsabrechnungsdaten aus einem bestimmten Zeitraum zusammenfasst.. Personal- und Buchhaltungsexperten verwenden diese Berichte, um Gehaltszahlungen, Steuerbeiträge und -einbehalte sowie andere Details zur Gehaltsabrechnung nachzuverfolgen.

Gehaltsabrechnungsberichte dienen sowohl internen als auch externen Zwecken:

• Interne Verwendungen — Unterstützung der Personal- und Finanzteams dabei, interne Gehaltsabrechnungstrends zu erkennen, Budgets zu prognostizieren, Arbeitskosten zu verfolgen und pünktliche, genaue Zahlungen sicherzustellen.

• Externe Verwendungen — Bereitstellung von Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung der Steuer- und Arbeitsgesetze.

Es gibt mehrere Arten von Gehaltsabrechnungsberichten. Im Allgemeinen bieten diese Dokumente wertvolle Einblicke in die wichtigsten Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung, wie zum Beispiel:

• Bruttolohn des Mitarbeiters — Gesamtverdienst vor Abzügen, einschließlich Grundgehalt, Überstunden und Boni.
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• Nettolohn der Mitarbeiter — Das Geld zum Mitnehmen nach allen Abzügen wie Steuern, Leistungen und anderen Einbehaltungen.
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• Steuereinbehalte und Arbeitgeberbeiträge — Steuereinbehalte auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene sowie Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, zum Gesundheitswesen oder zur Altersvorsorge.
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• Guthaben bei bezahlter Freizeit (PTO) — Aufgelaufene und genutzte PTO für jeden Mitarbeiter.
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• Stundenzettel, einschließlich Überstunden — Aufgezeichnete Arbeitszeiten, Überstunden und alle Anpassungen wie unbezahlter Urlaub oder verspätete Ankünfte.
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• Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung — Die Gesamtzeit, die für die Berechnung, Verarbeitung und Verteilung der Gehaltsabrechnung erforderlich ist.

In den meisten Ländern müssen Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen erstellen, um den unterschiedlichen Steuer-, Arbeits- und Compliance-Vorschriften zu entsprechen. Diese Anforderungen sind jedoch international unterschiedlich. Erkundigen Sie sich daher unbedingt bei den zuständigen Behörden, um mehr über Ihre Meldepflichten zu erfahren.

💭 Wir empfehlen, einen Steuerberater in Ihrer Nähe zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie alle Kästchen ankreuzen, wenn es um die Gehaltsabrechnung geht.

5 gängige Arten von Gehaltsabrechnungsberichten

Es gibt mehr als eine Art von Gehaltsabrechnungsberichten. Hier sind fünf der häufigsten Berichte, die Unternehmen möglicherweise erstellen müssen, um den Überblick über ihre Gehaltsabrechnungspflichten zu behalten.
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1. Gehaltsabrechnungsberichte des Unternehmens

Generiert am Ende von jedem Gehaltsabrechnungszyklus, diese Berichte bieten einen Überblick über die Lohnkosten, einschließlich Gehälter, Steuern und anderer Abzüge. Sie sind unerlässlich, um die Arbeitskosten zu verfolgen, Budgets zu prognostizieren und genaue Aufzeichnungen zu führen.
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2. Gehaltsabrechnungsberichte für Mitarbeiter

Diese Dokumente, die oft als Gehaltsabrechnungen oder Einkommensberichte bezeichnet werden, bieten den Mitarbeitern eine detaillierte Aufschlüsselung ihrer Löhne, Steuern und anderer Abzüge für den jeweiligen Lohnzeitraum. Diese Berichte werden entweder in Papierform, per E-Mail oder über Self-Service-Portale verteilt.

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3. Berichte zur Steuerpflicht

Steuerpflichtberichte fassen die Steuern zusammen, die Ihre Organisation schuldet und an Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden zahlen muss. Zu den Beispielen gehören:

• Vereinigte Staaten — Formular W-2, Formular 941 (vierteljährliche Bundessteuererklärungen)
• Kanada — T-4 rutscht aus für Gehälter und Abzüge von Arbeitnehmern
• Vereinigtes Königreich — Vollständige Zahlungsübermittlung (FPS) Berichte über die Gehälter der Arbeitnehmer und die Beiträge zur Sozialversicherung
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4. Berichte zur Zeiterfassung

Wenn Ihre Mitarbeiter Arbeitszeittabellen ausfüllen, sollten Sie Zeiterfassungsberichte erstellen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen mit Angestellten oder Stundenarbeitern arbeitet, kann die Zeiterfassung Folgendes bedeuten:

• Teammitglieder verfolgen, wie viel Zeit sie für verschiedene arbeitsbezogene Aufgaben und Aktivitäten aufwenden
• Teammitglieder verfolgen die genauen Stunden, in denen sie arbeiten

Viele Personalleiter verwenden Software mit Zeiterfassungsfunktionen (wie das HRIS von Leapsome!) um es den Mitarbeitern zu erleichtern, ihre Arbeitszeiten zu protokollieren und die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung sicherzustellen.

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5. Zertifizierte Gehaltsabrechnungsberichte

Diese Art von Bericht gilt für staatliche Auftragnehmer und Subunternehmer, insbesondere in der Bauindustrie, und wird in mehreren Ländern, einschließlich den Vereinigten Staaten, durchgesetzt.

In den USA sind beglaubigte Gehaltsabrechnungen für vom Bund finanzierte Projekte gemäß den Davis-Bacon and Related Acts (DBRA) erforderlich. Arbeitgeber müssen Folgendes einreichen Formular WH-347s wöchentlich an Regierungsbehörden, um die Einhaltung der geltenden Lohngesetze und anderer Arbeitsvorschriften zu bestätigen.

Andere Länder, wie Kanada und Australien, haben ähnliche Anforderungen für staatlich finanzierte Projekte, obwohl der Begriff „zertifizierte Gehaltsabrechnungsberichte“ nicht ausdrücklich verwendet werden darf. So gibt es beispielsweise in den kanadischen Provinzen spezielle Berichtsstandards für öffentliche Arbeiten, und Australien verlangt bei Projekten auf Bundesstaatsebene die Gehaltsabrechnung.

*Das Vereinigte Königreich schreibt zwar keine zertifizierten Gehaltsabrechnungen vor, aber die Programm für die Bauindustrie (GUS) verlangt von Auftragnehmern, Zahlungen und Steuerabzüge von Subunternehmern zu melden — ein vergleichbarer Compliance-Mechanismus.
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So erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungsbericht

Die meisten Unternehmen lagern einen Teil der Gehaltsabrechnung aus, aber für Personalfachleute ist es von unschätzbarem Wert, zu verstehen, wie Gehaltsabrechnungen funktionieren. Es ermöglicht Ihnen, interne Aufgaben effektiv zu verwalten, nahtlos mit externen Partnern zusammenzuarbeiten und die Einhaltung der Arbeits- und Steuervorschriften sicherzustellen.

Ganz gleich, ob Sie die Gehaltsabrechnung intern abwickeln oder sich auf Dienstleister verlassen, wenn Sie ein klares Verständnis der Gehaltsabrechnung haben, haben Sie mehr Kontrolle, Klarheit und Vertrauen in die Gehaltsabrechnungsstrategie Ihres Unternehmens.

Die Richtlinien für die Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten sind je nach Standort und Branche unterschiedlich. Informieren Sie sich daher über die für Ihr Unternehmen geltenden Berichtspflichten. Die guten Nachrichten? Die Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten ist nicht so kompliziert, wie es scheint — vorausgesetzt, Sie haben Zugriff auf die richtigen Daten und Tools.

Gehaltsabrechnungsexperten wählen in der Regel zwischen manueller Tabellenkalkulationsberichterstattung oder automatisierter Gehaltsabrechnungssoftware. Lassen Sie uns beide Optionen untersuchen.
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Manuelles Reporting mit Tabellenkalkulationen und Vorlagen

Jahrelang haben sich Gehaltsabrechnungsexperten auf Tabellen und Vorlagen verlassen, um Gehaltsabrechnungsberichte zu erstellen. Diese traditionelle Methode ermöglicht es Personal- und Finanzteams, Gehaltsabrechnungsdaten manuell oder mit einer einfachen Buchhaltungssoftware zu berechnen, zu verfolgen und aufzuzeichnen.

Manuelle Gehaltsabrechnungschecklisten enthalten in der Regel die folgenden Schritte:

• Erfassen/Validieren von Daten (wie Mitarbeiterinformationen, Steuercodes und Vertragsdetails)
• Berechnung des Bruttolohns für Stunden- und Angestellte
• Bestimmung der Lohnsteuern, Leistungsbeiträge und anderer Abzüge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
• Berechnung des Nettolohns nach Abzügen
• Erfassung von Steuerbeiträgen und anderen Arbeitgeberkosten
• Eingabe von Gehaltsdaten in Tabellenkalkulationsfelder
• Aufbewahrung von Berichten für den erforderlichen Zeitraum
• Einreichung von Zusammenfassungen an die zuständigen Behörden

Während einige Unternehmen diese Methode aufgrund einfacher Gehaltsabrechnungsanforderungen, begrenzter Budgets oder mangelnder Softwarekenntnisse bevorzugen, ist die manuelle Dateneingabe anfällig für menschliche Fehler. Fehler können zu rechtlichen Problemen, Bußgeldern und Zeitverschwendung führen — was die Notwendigkeit einer effizienteren Alternative unterstreicht.
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Verwaltung der Gehaltsabrechnung mit HR-Software

Moderne HR-Software kann helfen, verschiedene Aspekte von zu rationalisieren Lohn- und Gehaltsabrechnung Verwaltung. So kann Leapsome Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse unterstützen:

• Pflege genauer Mitarbeiterdaten, die für die Gehaltsabrechnung relevant sind
• Sichere Organisation und Aufbewahrung von Unterlagen zur Gehaltsabrechnung
• Zeit- und Anwesenheitserfassung
• Bereitstellung eines zentralisierten Systems für das Personaldatenmanagement
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Wichtige Best Practices für die Gehaltsabrechnung

Sind Sie bereit, Ihre Gehaltsabrechnung zu verbessern? Folgen Sie diesen Best Practices, um einen reibungslosen und effektiven Prozess zu gewährleisten:

• Berücksichtigen Sie die Häufigkeit der Gehaltsabrechnungen — Informieren Sie sich über lokale und nationale Gesetze, um Ihre Mindestberichtspflichten zu ermitteln. Erstellen Sie dann einen Berichtszeitplan, der sicherstellt, dass Sie genügend Gehaltsabrechnungsberichte erstellen, um einen aktuellen Überblick über Ihre Ausgaben zu erhalten, ohne dass Ihnen unnötige Arbeit entsteht. In der Regel erstellen Unternehmen unterschiedliche Gehaltsabrechnungsberichte in unterschiedlichen Intervallen (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich, vierteljährlich und jährlich).

💡 Top-Tipp: Vergessen Sie nicht, Anomalien zu berücksichtigen wie Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus in deinen Berichten. Diese unregelmäßigen Zahlungen können Ihre Gehaltsabrechnungsdaten verfälschen, wenn Sie sie nicht im Auge behalten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über ein Verfahren verfügen, das sicherstellt, dass Ihre Gehaltsabrechnungsdaten repräsentativ sind.

• Messen Sie das Richtige Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung — Identifizieren Sie die Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Gehaltsabrechnungssystems und priorisieren Sie dann Kennzahlen, die Ihren Zielen entsprechen. Verfolgen Sie beispielsweise die Fehlerquoten bei der Gehaltsabrechnung, um neue Software zu evaluieren, oder überwachen Sie die Bearbeitungszeiten der Gehaltsabrechnung, um die Effizienz zu verbessern.

• Konzentrieren Sie sich auf Datengenauigkeit — Pflegen Sie aktuelle Mitarbeiterdaten, einschließlich Arbeitszeittabellen, Steuerinformationen, Urlaubssalden und Gehaltsabrechnungsdaten. Ungenaue Aufzeichnungen können zu Verstößen gegen die Vorschriften, Zahlungsfehlern und unzufriedenen Mitarbeitern führen.

• Nutzen Sie die Gehaltsabrechnungssoftware — Führen Sie Technologien ein, um Ihre Personalprozesse und Ihr Datenmanagement zu optimieren. Leapsome hilft Ihnen dabei, organisierte Mitarbeiterakten zu verwalten und die Personaldokumentation an einem sicheren Ort zu zentralisieren. Dies erleichtert den Zugriff auf die Informationen, die Sie bei der Arbeit mit Ihrem Gehaltsabrechnungssystem benötigen.
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Machen Sie das Erstellen von Gehaltsabrechnungsberichten stressfrei

Lass dich nicht von der Gehaltsabrechnung unterkriegen. Mit der richtigen Software und dem richtigen Ansatz können Sie Gehaltsabrechnungsberichte erstellen, die Ihnen helfen, Ihre gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Personalabläufe zu verbessern.

Unternehmen, die Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, verzeichnen häufig erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Genauigkeit und Prognosen. Integrationsprobleme können jedoch die Einführung behindern. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Software zu wählen, die sich nahtlos mit Ihren aktuellen HR-Tools und Workflows synchronisiert.

An dieser Stelle kommen wir ins Spiel. Leapsome hilft Ihnen dabei, die Datenverwaltungsaspekte Ihrer Gehaltsabrechnungsprozesse zu organisieren und zu optimieren. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, genaue Mitarbeiteraufzeichnungen und Zeiterfassungsdaten zu führen, die Ihre Gehaltsabrechnung unterstützen. Wenn Sie diese Funktionen mit unseren anderen Tools kombinieren wie Bewertungen, Tore, Umfragen, Lernen, und Vergütung, verfügen Sie über ein umfassendes System, das Sie bei der Verwaltung Ihrer wichtigsten Personalprozesse und beim Aufbau eines ansprechenderen Arbeitsumfelds unterstützt.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.