15 Tipps und Best Practices zur Leistungsbeurteilung für Manager

Gute Leistungsbeurteilungen sind für euer Unternehmen Gold wert. Sie zeigen, wie Mitarbeitende in ihren Rollen abschneiden, stellen sicher, dass sie sich unterstützt fühlen, verbessern die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften und geben Teams Orientierung bei Kompetenzen, die entwickelt werden sollten. Der Überblick über die Performance hilft auch dabei, Qualifikationslücken zu erkennen, Schulungsbudgets zuzuweisen und Einstellungsbedarf zu ermitteln.

Vielleicht wisst ihr, dass ihr Performance Reviews braucht, sucht aber nach Tipps, wie ihr sie wirksamer gestaltet. Oder ihr führt sie bereits durch und wollt sichergehen, dass sie Wirkung zeigen. Wie dem auch sei: Hier seid ihr richtig.

Dieser Beitrag behandelt: 

• Das Ziel eines guten Performance Reviews
• Unsere 15 Best-Practice-Tipps für die Durchführung und Verwaltung von Reviews
• Wie ihr den Leistungsbeurteilungsprozess nachverfolgt
• Warum Performance-Management-Software wie Leapsome den gesamten Prozess vereinfacht und mehr Ergebnisse erzielt

Bereit, eure Performance Reviews so effektiv wie möglich zu gestalten? Los geht’s.
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Das Ziel von Performance Reviews

Die besten Reviews sind auf die Werte und Ziele eines Unternehmens sowie auf die Stärken, Ziele und Bedürfnisse jeder einzelnen Person zugeschnitten. So stellt ihr sicher, dass alle auf eine übergeordnete Unternehmensmission hinarbeiten und gleichzeitig ihre Fähigkeiten weiterentwickeln.
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Folgende Kriterien helfen, Leistungsbeurteilungen so erfolgreich und effektiv wie möglich zu gestalten.

Eine gute Performance-Review-Diskussion:

• Kommuniziert und bewertet die Erwartungen an jede Rolle
• Identifiziert Stärken und Entwicklungsfelder
• Deckt Kompetenzlücken auf
• Belohnt und fördert Leistungen
• Bringt Mitarbeitende hinter die Unternehmensmission
• Schafft ein kohärentes Team auf einer Wellenlänge
• Fördert die Performance jedes Teammitglieds und den Kompetenzrahmen
• Schafft eine natürliche Gelegenheit, Vergütung und Teamstruktur zu überprüfen
• Hilft beim Einsatz von Schulungsbudgets
• Gibt Klarheit über Einstellungsbedarf
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Tipps für Performance Reviews

Es gibt keinen einzigen „richtigen“ Weg, einen Performance Review zu schreiben. Es kommt auf die Kultur, Werte und Ziele eures Unternehmens an. Diese Best-Practice-Tipps bieten einen guten Ausgangspunkt und lassen sich leicht an eure Bedürfnisse anpassen.
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1. Leistungsbeurteilungen dokumentieren

Ein konsistenter Prozess hilft Mitarbeitenden und Management, Fortschritte von Review zu Review zu messen. Das bedeutet: Dokumentiert und legt gute Aufzeichnungen jeder Beurteilung an.

• Wählt ein System zur Dokumentation von Performance Reviews
• Speichert vergangene Reviews sicher und leicht zugänglich für alle Beteiligten
• Stellt sicher, dass Bewertungen und Entwicklungsfelder von Review zu Review nachverfolgbar sind

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2. Klar und objektiv sein

Ein effektiver Review bietet Managern und Mitarbeitenden die Chance, ein echtes Zweiweggespräch zu führen, klar zu kommunizieren und konkrete Ziele zu setzen. Danach sollten alle wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich in ihrer Rolle entwickeln.

Hilfreiche Hinweise:

• Haltet die Sprache einfach und klar, besonders wenn ihr konstruktives Feedback gebt
• Macht Entwicklungsziele objektiv und messbar, damit Mitarbeitende Fortschritte verfolgen können
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3. Messbare Daten und Bewertungen nutzen

Ein Bewertungssystem und eine Review-Vorlage helfen Mitarbeitenden und Managern, Beurteilungen konsistent nachzuverfolgen, und geben auf einen Blick Aufschluss über Erfolge, Stärken und Entwicklungsfelder.

Bei der Gestaltung eines Bewertungssystems:

• Nutzt eine einfache Bewertungsskala (zum Beispiel 0–10 oder Buchstaben), um Mitarbeitende in jedem Kompetenzbereich zu bewerten
• Lasst Platz für Kommentare, um numerischen Werten Kontext zu geben

Bei Leapsome empfehlen wir ein 5-Punkte-Bewertungssystem. Unsere Review-Vorlagen ermöglichen es Managern, Mitarbeitenden und anderen Beteiligten, eigene Wertungen und Kommentare hinzuzufügen.
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4. Zeit für 1:1-Meetings nehmen

Es mag verlockend sein, nur im Teamrahmen einzuchecken. Aber es ist wichtig, jeden Menschen einzeln zu reviewen. Hier ist warum:

• Menschen haben unterschiedliche Karriereziele und brauchen individuelle Unterstützung.
• Mitarbeitende schätzen 1:1-Zeit mit ihren Managern, um das Verhältnis zu stärken.
• Manchmal möchten Personen privat über bestimmte Ziele oder Schwierigkeiten sprechen.
• Stärken und Herausforderungen variieren, auch innerhalb desselben Teams.
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5. Leistungskriterien klar kommunizieren

Mitarbeitende müssen wissen, was von ihnen erwartet wird, bevor sie diese Erwartungen erfüllen können. Ein Performance Review ist eine hervorragende Gelegenheit, Erwartungen zu wiederholen und Mitarbeitende zur Herausforderung einzuladen. Achtet darauf:

• Entwicklungsziele festzulegen
• Ziele klar und einfach zu formulieren
• Kriterien in messbare Ziele aufzuteilen
• Den Beitrag zur übergeordneten Unternehmensstrategie zu erläutern
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6. Einen ruhigen, komfortablen Ort für das Entwicklungsgespräch wählen

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Performance Reviews können einschüchternd sein. Behaltet das im Kopf, wenn ihr Bewertungen plant. Um euren Teammitgliedern die Angst zu nehmen:

• Wählt einen ruhigen, komfortablen Raum, der Privatsphäre bietet
• Sorgt dafür, dass ihr auf Augenhöhe seid, zum Beispiel gemeinsam an einem Kaffeetisch statt in einem formellen Interview-Setting
• Ermutigt Mitarbeitende, frei zu sprechen
• Sorgt dafür, dass kein Feedback eine völlige Überraschung ist. Alles, was im Review angesprochen wird, sollte schon vorher kommuniziert worden sein. Genau dafür ist kontinuierliches 1:1-Feedback so wichtig.
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7. Stärken anerkennen

Performance Reviews dienen nicht nur dazu, Verbesserungsbedarf zu erkennen. Sie sind auch eine fantastische Gelegenheit, Stärken und Leistungen zu würdigen.

So gebt ihr Stärken angemessen Raum:

• Führt Stärken explizit im Review-Formular auf
• Gebt gute Bewertungen großzügig und konzentriert euch nicht nur auf Entwicklungsfelder
• Sprecht darüber, wie die Person ihre Stärken aufgebaut und erhalten hat
• Denkt darüber nach, wie Stärken auf Entwicklungsfelder übertragen werden können
• Erwägt, ob die Person ihre Stärken im Team als Coach einbringen könnte
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8. Konstruktive Sprache verwenden

Das Ziel von Performance Reviews ist es, Mitarbeitenden zu helfen, sich bei ihren nächsten Schritten ausgerichtet, motiviert und gestärkt zu fühlen. Nicht, ihnen eine lange Liste ihrer Fehler zu geben. Deshalb:

• Verwendet positive, veränderungsorientierte Sprache: „Wachstumsbereiche“ oder „Verbesserungsmöglichkeiten“ statt „Schwächen“ oder „Versagen“
• Erarbeitet gemeinsam eine konstruktive Roadmap für Verbesserungen
• Zeigt Mitarbeitenden, dass ihr in ihre Unterstützung investiert, zum Beispiel durch Weiterbildungsideen
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9. Mitarbeitende bei Selbsteinschätzungen einbinden

Ein Review funktioniert am besten kollaborativ statt von oben nach unten. So sorgt ihr dafür, dass Mitarbeitende aktiv teilnehmen:

• Bietet die Möglichkeit zur Selbsteinschätzung, damit Mitarbeitende ihre Fortschritte reflektieren können
• Gebt ihnen Eigenverantwortung für ihre eigene Entwicklung und Progression
• Besprecht die Ergebnisse von Mitarbeitenden, Kolleg*innen und Management für ein vollständiges Bild
• Bittet Mitarbeitende um konkrete Beispiele und Wachstumsideen

⭐️ Performance Reviews, auf die sich Mitarbeitende freuen

Reviews sollten kein Schrecken sein. Leapsome vereinfacht den Prozess mit einem entwicklungsorientierten Ansatz, damit euer Team sein Bestes geben kann.

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10. Reviews für einzelne Mitarbeitende personalisieren

Jede Person ist einzigartig, auch wenn sie dasselbe Team oder dieselbe Berufsbezeichnung teilt. Die besten Reviews berücksichtigen das und helfen jedem Teammitglied, sich unterstützt und anerkannt zu fühlen.

Tipps zur Personalisierung:

• Berücksichtigt die Stärken jeder Person und helft ihr, diese bei Aufgaben und Zielen einzusetzen
• Denkt an die Karriereentwicklung und nächste Schritte, kurz- und langfristig
• Gestaltet Reviews mit Blick auf spezifische Rollen und Seniorititätsstufen, etwa mit Führungskräfte-Reviews
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11. Transparent über Arbeitgeber-Schritte sein

1:1-Meetings sind eine großartige Gelegenheit, sensiblere Unternehmenspläne zu teilen und Mitarbeitenden ein Gefühl für Unternehmensziele und aktuelle Umstände zu geben.

Das bedeutet nicht, sensible Daten weiterzugeben. Es kann einfach bedeuten, jüngere Teammitglieder in das „Hinter den Kulissen“ ihrer Abteilung einzubeziehen, damit sie sich mit der Mission des Unternehmens verbunden fühlen.

Achtet darauf:

• Teilt mit, wie das Management Mitarbeitende unterstützen will, zum Beispiel mit Weiterbildungsressourcen
• Kommuniziert euren Einstellungsplan so weit wie möglich, damit sich euer Team einbezogen fühlt
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12. Vorurteile im Blick haben

Performance Reviews sollten so objektiv wie möglich sein. Zwar müssen sie an Stärken und Rollen angepasst werden, aber sie sollten dennoch fair, klar und objektiv sein.

Tipps zur Reduktion von Vorurteilen:

• Erstellt Fragen und Kriterien, die den gesamten Review-Zyklus berücksichtigen und nicht nur aktuelle Performance oder Projekte. So vermeidet ihr Aktualitätsverzerrung.
• Vermeidet unbewusste Vorurteile. Beurteilt Mitarbeitende nicht anhand eurer eigenen Stärken, Fähigkeiten oder persönlichen Eigenschaften.
• Bewertet Leistungen nach Qualität statt nach Quantität. Der Aufwand in eine Kampagne zählt, nicht nur die Anzahl gestarteter Kampagnen.
• Vergleicht bei mehreren aufeinanderfolgenden Reviews nicht eine Person mit einer anderen. Jede Person verdient eine individuelle Beurteilung.
• Zieht keine voreiligen Schlüsse ohne Kontext. Ein unengagiert wirkender Mitarbeitender muss nicht gleichgültig sein. Vielleicht hat er einen schlechten Tag oder persönliche Probleme.
• Lasst eure persönliche Sicht auf jemanden nicht das Urteil beeinflussen. Es geht um deren Karriereentwicklung, nicht um eure Gefühle.

💡 Lernt in unserem Schritt-für-Schritt-Playbook, wie man Vorurteile bei Leistungsbeurteilungen vermeidet.

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13. Feedback von Kolleg*innen einbeziehen

Die meisten Mitarbeitenden arbeiten in Teams. Wie jemand in sein Team eingebettet ist, liefert wertvolle Einblicke in den Arbeitsstil und die Stärken, die jemand normalerweise nicht von sich aus erwähnen würde.

So bindet ihr Kolleg*innen-Feedback ein:

• Gebt Kolleg*innen die Möglichkeit, sich zu Stärken und Entwicklungsfeldern zu äußern
• Das ist auch der Grund, warum 360°-Reviews so sinnvoll sind: Sie geben mehreren Parteien die Möglichkeit, beizutragen
• Integriert Schulungen zur Vermeidung von Vorurteilen, um unfaire Subjektivität zu reduzieren
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14. Einen professionellen Entwicklungsplan erstellen

Performance Reviews sind eine gute Gelegenheit für kurzfristige Wachstumstipps, aber auch für die langfristige Entwicklung jedes Teammitglieds.

• Plant die nächsten Schritte auf dem Weg zur Beförderung
• Klärt, was die Person tun muss, um mehr Verantwortung zu übernehmen
• Arbeitet von langfristigen Zielen rückwärts, um kurzfristige Zwischenziele vorzuschlagen
• Stellt sicher, dass Mitarbeitende wissen, welche Chancen ihnen in Zukunft offenstehen
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15. Mit Aktionsschritten und wichtigen Erkenntnissen abschließen

Am Ende jedes Reviews stellt sicher, dass alle wissen, was als Nächstes zu tun ist, vor dem nächsten Review und langfristig.

So schließt ihr Reviews effektiv ab:

• Fasst die Beurteilung zusammen und beendet sie mit umsetzbaren, messbaren Aufgaben, die ihr gemeinsam vor dem nächsten Zyklus angehen könnt.
• Holt Vorschläge ein, statt Schritte vorzuschreiben. Stellt sicher, dass die Person weiß, was als Nächstes zu tun ist.
• Engagiert euch auch selbst als Manager, ob durch Folgefragen, die Zuweisung von Schulungsbudgets oder die Suche nach neuen Mitarbeitenden.
• Plant den nächsten Review-Zyklus und stellt sicher, dass die Person weiß, was sie in der Zwischenzeit tun kann.

💡 Performance-Management-Software wie Leapsome automatisiert Review-Zyklen, sodass ihr diese nicht jedes Mal manuell planen müsst.

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So verfolgt ihr euren Performance Review nach
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Es ist wichtig, die Dynamik nach einem Review aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Versprechen und Ziele nicht vergessen werden.

Ein Manager sollte gemeinsam mit Mitarbeitenden Fristen und Ziele für jeden konkreten nächsten Schritt festlegen und daran erinnern. Haltet Mitarbeitende auf dem Laufenden, was ihr auf eurer Seite tut, zum Beispiel Schulungen einrichten oder neue Mitarbeitende suchen, und seid transparent über Änderungen oder Hindernisse.

Tools wie Leapsome speichern alle vergangenen Reviews und Feedbacks an einem Ort, sodass ihr einen klaren Überblick habt. So könnt ihr alle Leistungsbeurteilungen auswerten und prüfen, ob es kollektive Stärken zum Feiern gibt oder Kompetenzlücken, die ihr als Team angehen könnt, ohne jemanden herauszugreifen.

Es ist außerdem sinnvoll, ein Belohnungssystem aufzubauen oder Mitarbeitendenerfolge anzuerkennen, sobald Beurteilungen abgeschlossen sind.

Insgesamt sind Performance Reviews entscheidend für die Entwicklung einzelner Mitarbeitender, des Managers und des Unternehmens. Eine People-Enablement-Plattform wie Leapsome macht es viel einfacher, Reviews und Feedback zu organisieren und zu verfolgen, und sichert die Wirksamkeit über Zeit.

Leapsomes Tools helfen euch, verwertbare Daten zu sammeln, Mitarbeitende auf eure Mission auszurichten, Schulungen und Entwicklung zu beschleunigen, Engagement-Einblicke in Echtzeit zu gewinnen und eine Kultur aufzubauen, die zufriedene Mitarbeitende fördert und hervorragende Ergebnisse erzielt.

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