Wie BEAT81 sein HRIS konsolidierte und die Onboarding-Zeit um mehr als 10 Stunden pro Monat verkürzte
„Jetzt, da wir das HRIS und das Feedback- und Bewertungsmodul in einem Tool haben, hilft das bei der Automatisierung, die wir für verschiedene Workflows eingerichtet haben, aber auch bei Erinnerungen. Es ist wirklich schön, das in einem Tool zu haben und ein Dashboard mit Ihren Aufgaben und Checklisten zu haben, anstatt mehrere Tools dafür zu haben.“
BEAT81 ist ein Gruppenfitnessunternehmen, das Studios in fünf deutschen Städten betreibt. Die Trainingseinheiten sind von zentraler Bedeutung für das Erlebnis, aber auch die Kultur, die sie umgibt — sie prägt, wie das Team kommuniziert, wie Feedback funktioniert und wie das Unternehmen täglich arbeitet. Mit mehr als 240 Mitarbeitenden im Büro, im Betrieb und in den Studios vor Ort war es für das People-Team ein echter Schwerpunkt, diese Kultur im Zuge des Wachstums des Unternehmens aufrechtzuerhalten.
People & Culture Lead Sonja Grabner ist seit dreieinhalb Jahren bei BEAT81 und hat beobachtet, wie das Team deutlich wuchs, als neue Studios eröffnet wurden. Hier erzählt sie, wie das People-Team dieses Wachstum angegangen ist und was die Konsolidierung ihrer HRIS- und Leistungsbeurteilungen in Leapsome möglich gemacht hat.
BEAT81 beschäftigt zwei Gruppen von Menschen, deren Arbeitsleben sich kaum ähneln. In ihrem Hauptsitz arbeiten das Büro- und Betriebspersonal mit festen BEAT81 beschäftigt zwei Gruppen von Menschen, deren Arbeitsleben sich kaum ähneln. In ihrem Hauptsitz arbeitet das Büro- und Betriebspersonal mit festen Verträgen, Standardstunden und vorhersehbaren Wochen. In den Studios arbeiten die Front-of-House-Mitarbeitenden und die Gastgeber im Schichtbetrieb in mehreren Städten nach Zeitplänen, die sich von Woche zu Woche ändern. Diese Gruppe hat sich mehr als verdreifacht, da die Zahl der Studios in fünf deutschen Städten gewachsen ist. Beide Gruppen sind BEAT81. Beide verdienen dieselben HR-Standards, dasselbe HRIS-Setup, dieselbe Onboarding-Erfahrung und dieselbe Qualität der Feedback-Gespräche. Jahrelang erforderte dies jedoch einen erheblichen manuellen Aufwand des People-Teams.
„Wir hatten vorher viele manuelle Prozesse, bei denen wir im Grunde jede Aufgabe und Verantwortung selbst anstoßen mussten. Wir mussten uns an alle Stakeholder wenden, um Feedback für die Mitarbeitenden zu erhalten."
Bisher musste für jeden neuen Mitarbeitenden ein Mitglied des People-Teams manuell eine Tabelle für das bevorstehende Feedback duplizieren, das TypeForm erstellen und die Verantwortlichkeiten der einzelnen Stakeholder von Hand bestätigen: ein generisches Kompetenzmodell, das auf jede Rolle in jedem Team angewendet wurde, unabhängig davon, was die Arbeit tatsächlich erforderte.
“Wir haben Google Sheets und TypeForms verwendet. Es war im Allgemeinen nicht sehr benutzerfreundlich. Wir haben festgestellt, dass das Blatt kaputt ging und auch das Feedback sehr allgemein war.“
Das Engagement von BEAT81 für direktes, ehrliches Feedback war schon immer Teil der Unternehmenskultur. Die schwierigere Frage, als das Unternehmen auf über 230 Mitarbeitende in fünf Städten anwuchs, war, wie man es konsistent für alle bereitstellen konnte.
Als sie für Leistungsbeurteilungen zu Leapsome wechselten, bestand die erste Änderung darin, etwas zu entwickeln, das tatsächlich widerspiegelte, was jedes Team tut. Anstatt allen die gleichen Kompetenzen zuzuordnen, begann BEAT81 damit, Bewertungen rund um die Aufgaben und Ergebnisse der Rollen zu erstellen: Wofür ist diese Person da und wie sieht es aus, wenn sie es gut macht?
„Für die Reviews war es viel einfacher, Kategorien und Kompetenzen einzurichten und sie auch bereits auf Teams zuzuschneiden. Wir haben angefangen zu untersuchen, was Fachwissen im technischen Bereich bedeutet und was es für Finanzen bedeutet. Weil es nicht dieser Einheitsansatz sein sollte. Leapsome ermöglichte es uns, immer mehr auszuprobieren, um es an die Bedürfnisse der Teams anzupassen.“
Mit Leapsome folgen jetzt einzelne Mitwirkende und Personalmanager unterschiedlichen Pfaden. Rollenaufträge sind mit Mitarbeiterprofilen verknüpft, sodass Mit Leapsome folgen jetzt einzelne Mitwirkende und Personalmanager unterschiedlichen Pfaden. Rollenaufträge sind mit Mitarbeiterprofilen verknüpft, sodass jeder, der neugierig ist, was eine Rolle eigentlich beinhaltet — ein neuer Mitarbeitender, ein Kollege in einer anderen Stadt — sie nachschlagen kann und eine echte Antwort statt einer Berufsbezeichnung erhält. Anstatt eine Kompetenz-Checkliste abzuarbeiten, geht es im Gespräch um die Arbeit selbst: darum, wofür jemand da ist und wie es ihm geht.
Die richtige Bewertungsstruktur hat die Arbeitsweise des People-Teams verändert. Nachdem das geklärt war, richtete BEAT81 seine Aufmerksamkeit darauf, das HRIS-System in dasselbe Tool zu migrieren, um es am selben Ort wie alles andere zu haben.
Da die Leistungsbeurteilungen in Leapsome bereits liefen, hatte das People-Team die Hälfte des Bildes vor Augen. Aber Mitarbeiterakten, Abwesenheitsmanagement und Vertragsdaten befanden sich immer noch in einem separaten System — was bedeutete, dass beide Seiten nicht miteinander kommunizieren konnten. Jede Verbindung zwischen Personaldaten und Beurteilungszyklen musste von Hand hergestellt werden.
Der nächste Schritt war daher die Verlagerung des HRIS nach Leapsome. Mit Mitarbeiterdaten, Verträgen und Startdaten auf derselben Plattform wie Leistungsbeurteilungen wäre endlich alles miteinander verbunden und an einem Ort sichtbar. Das Team rechnete damit, dass die Migration einige Zeit in Anspruch nehmen würde. Dem war nicht so.
„Die Datenmigration selbst dauerte nur etwa drei Tage, das ging also wirklich sehr schnell.“
BEAT81 stellt jeden Monat fünfzehn oder mehr Mitarbeitende ein. Vor der Zusammenarbeit mit Leapsome war jeder Schritt in dieser Abfolge eine manuelle Aufgabe für jemanden aus dem People-Team: die Kontaktaufnahme mit den Stakeholdern, das Duplizieren von Tabellen und das Einplanen der Check-ins nacheinander. Bei einer derart verteilten Belegschaft auf zwei verschiedene Mitarbeitergruppen und fünf Städte war das Ganze komplex und zeitaufwändig.
Mit Leapsome richtete das Team einen vollautomatischen Onboarding-Flow ein. Wenn eine neue Person hinzukommt, löst das People-Team den Workflow aus und er kümmert sich um den Rest: das Einrichten von Dokumenten, das Sammeln von Unterschriften und persönlichen Informationen und das Planen von Feedback-Gesprächen in den ersten Wochen. Da das HRIS in das Beurteilungsmodul integriert ist, kennt das System auch das Startdatum und die Vertragsdetails jedes neuen Mitarbeitenden und plant automatisch, was als Nächstes kommt, je nachdem, wann er beigetreten ist.
„Das Feedback und die Verknüpfung des HRIS-Teils ermöglichen es uns, bestimmte Kickoffs zu automatisieren. Jetzt, da Leapsome weiß, wann diese Person beigetreten ist, und ihre Vertragsinformationen im HRIS-Teil hat, weiß der Überprüfungsteil anhand bestimmter Auslöser, wann ein neuer Zyklus eingerichtet werden muss. Nehmen wir an, jemand ist am 1. Mai beigetreten. Leapsome weiß automatisch, dass dies das Startdatum der Person ist, ihr Einstellungsdatum. In drei Monaten werden wir einen ersten Pulstest durchführen.“
Da jeden Monat fünfzehn oder mehr neue Mitarbeiter hinzukamen, durchlief das Personenteam jedes Mal dieselbe Onboarding-Sequenz für jede Person. Das nahm einen erheblichen Teil ihrer Zeit in Anspruch.
„Wenn ich abschätzen müsste, wie viel Zeit wir durch das neue Onboarding mit Leapsome sparen, würde ich sagen, dass es wahrscheinlich mindestens 10 Stunden pro Monat die wir sparen, weil wir diese Workflows in Leapsome eingerichtet haben.“
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Neue Studios werden eröffnet, neue Städte kommen zur BEAT81-Karte hinzu und das Team wird immer größer. Die Energie rund um das, was als Nächstes kommt, ist echt.
„Das Team hat jetzt eine Plattform, auf der all seine Aufgaben, Checklisten und Arbeitsabläufe gesammelt werden. Für uns im HR-Team und in der Personalabteilung ist es sehr einfach, in einem Bereich, einem Bereich wirklich zu sehen, was passiert und was vor sich geht.“
Das HRIS an den gleichen Ort wie Überprüfung und Entwicklung zu bringen, war Teil der Art und Weise, wie sie diese Verpflichtung auch im Zuge des Unternehmenswachstums einhielten. Leapsome wurde entwickelt, um diese Art der Betreuung sichtbar und einsatzbereit zu machen: wer jemand ist, wohin er sich bewegt und was das Unternehmen aktiv tut, um ihn zu unterstützen.
„Ich würde anderen Branchenführern sagen, dass sie keine Angst davor haben sollen. Es ist sehr einschüchternd, über einen Werkzeugwechsel nachzudenken. Aber es war einfacher als ich dachte.“
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