Wie BEAT81 sein HRIS konsolidierte und die Onboarding-Zeit um mehr als 10 Stunden pro Monat verkürzte
„Jetzt, da wir HRIS, Feedback und Reviews in einem Tool haben, hilft das nicht nur bei der Automatisierung der Workflows, die wir eingerichtet haben, sondern auch bei Erinnerungen. Es ist wirklich angenehm, alles in einem Tool zu haben, mit einem Dashboard für alle Aufgaben und Checklisten, statt dafür mehrere Tools zu brauchen.“
BEAT81 ist ein Anbieter für Gruppenfitness mit Studios in fünf deutschen Städten. Die Trainingseinheiten stehen im Mittelpunkt. Genauso wichtig ist die Kultur drumherum: Sie prägt, wie das Team kommuniziert, wie Feedback funktioniert und wie das Unternehmen Tag für Tag arbeitet. Mit über 240 Mitarbeitenden in Office, Operations und in den Studios vor Ort ist es eine zentrale Aufgabe des People-Teams, diese Kultur konsistent zu halten, während das Unternehmen wächst.
People & Culture Lead Sonja Grabner ist seit dreieinhalb Jahren bei BEAT81 und hat das Team wachsen sehen, je mehr neue Studios eröffnet wurden. Hier erzählt sie, wie das People-Team dieses Wachstum gemeistert hat und was die Konsolidierung von HRIS und Performance Reviews in Leapsome möglich gemacht hat.
BEAT81 beschäftigt zwei Gruppen, deren Arbeitsalltag kaum unterschiedlicher sein könnte. In der Zentrale arbeiten Office- und Operations-Teams mit festen Verträgen, geregelten Stunden und planbaren Wochen. In den Studios stehen Front-of-House-Mitarbeitende und Hosts im Schichtbetrieb, verteilt auf mehrere Städte, mit Plänen, die sich wöchentlich ändern. Diese Gruppe hat sich mehr als verdreifacht, während die Zahl der Studios in fünf deutschen Städten gewachsen ist. Beide Gruppen sind BEAT81. Beide verdienen denselben HR-Standard, dasselbe HRIS-Setup, dieselbe Onboarding-Erfahrung und dieselbe Qualität in Feedback-Gesprächen. Jahrelang war dafür viel manuelle Arbeit nötig.
„Wir hatten vorher viele manuelle Prozesse, bei denen wir im Grunde jede Aufgabe und Verantwortung selbst anstoßen mussten. Wir mussten alle Stakeholder einzeln ansprechen, um Feedback für Mitarbeitende zu sammeln.“
Vorher musste das People-Team bei jeder neuen Person eine Tabelle für das anstehende Feedback duplizieren, das passende TypeForm anlegen und die Zuständigkeiten der Stakeholder manuell bestätigen. Und alle Rollen wurden mit demselben generischen Kompetenzmodell beurteilt, egal was die Arbeit tatsächlich verlangte.
„Wir haben mit Google Sheets und TypeForms gearbeitet. Das war einfach nicht benutzerfreundlich. Tabellen sind kaputtgegangen, und das Feedback selbst war sehr generisch.“
BEAT81 hat schon immer Wert auf direktes, ehrliches Feedback gelegt. Die schwierigere Frage, als das Unternehmen auf über 230 Personen in fünf Städten wuchs: Wie liefert man das konsistent für alle?
Mit dem Wechsel zu Leapsome für Performance Reviews kam die erste Veränderung: Endlich ließ sich etwas aufbauen, das wirklich abbildete, was jedes Team tut. Statt alle gegen denselben Kompetenzkatalog zu messen, baute BEAT81 die Reviews rund um Role Missions und Ergebnisse: Wofür ist diese Person da, und woran erkennt man, dass sie ihre Aufgabe gut macht?
„Für die Reviews war es viel einfacher, Kategorien und Kompetenzen aufzusetzen und sie direkt auf die Teams zuzuschneiden. Wir haben angefangen zu unterscheiden, was Fachwissen im Tech-Bereich heißt und was es in Finance heißt. Weil es eben nicht One-size-fits-all sein sollte. Mit Leapsome konnten wir die Reviews immer stärker an die Bedürfnisse der Teams anpassen.“
Mit Leapsome folgen Individual Contributors und People Manager jetzt unterschiedlichen Tracks. Role Missions sind mit den Mitarbeiterprofilen verknüpft: Wer wissen will, was eine Rolle wirklich umfasst, kann sie nachschlagen und bekommt eine echte Antwort, nicht nur einen Jobtitel. Das gilt für neue Mitarbeitende genauso wie für Kolleg*innen aus anderen Städten. Statt eine Kompetenz-Checkliste abzuarbeiten, geht es im Gespräch um die Arbeit selbst: Wofür ist jemand da, und wie läuft es.
Die richtige Review-Struktur hat verändert, wie das People-Team arbeitet. Mit dieser Basis im Rücken nahm sich BEAT81 den nächsten Schritt vor: das HRIS in dasselbe Tool zu migrieren, damit alles am selben Ort liegt.
Mit den Performance Reviews in Leapsome war die eine Hälfte des Bildes da. Aber Mitarbeiterprofile, Abwesenheiten und Vertragsdaten lagen noch in einem separaten System. Das hieß: Beide Seiten konnten nicht miteinander sprechen. Jede Verbindung zwischen HR-Daten und Review-Zyklen musste von Hand hergestellt werden.
Der nächste Schritt war also, das HRIS ebenfalls in Leapsome zu bringen. Mit Mitarbeiterdaten, Verträgen und Eintrittsdaten auf derselben Plattform wie die Performance Reviews wäre endlich alles verbunden und an einem Ort sichtbar. Das Team rechnete damit, dass die Migration dauern würde. Hat sie nicht.
„Die Datenmigration selbst hat nur etwa drei Tage gedauert, das ging wirklich super schnell.“
BEAT81 holt jeden Monat fünfzehn oder mehr neue Mitarbeitende an Bord. Vor Leapsome war jeder Schritt davon manuelle Arbeit für jemanden aus dem People-Team: Stakeholder ansprechen, Tabellen duplizieren, Check-ins einzeln planen. Bei einer so verteilten Belegschaft, zwei Mitarbeitergruppen und fünf Städten, war das komplex und zeitintensiv.
Mit Leapsome hat das Team einen vollautomatisierten Onboarding-Flow aufgesetzt. Sobald eine neue Person dazukommt, stößt das People-Team den Workflow an und Leapsome übernimmt den Rest: Dokumente aufsetzen, Unterschriften und persönliche Daten einsammeln, Feedback-Gespräche in den ersten Wochen einplanen. Weil das HRIS mit dem Reviews-Modul verbunden ist, kennt das System auch das Eintrittsdatum und die Vertragsdetails jedes neuen Mitarbeitenden und plant automatisch, was als Nächstes ansteht.
„Dass Feedback und HRIS verbunden sind, erlaubt uns, bestimmte Kickoffs zu automatisieren. Leapsome weiß jetzt, wann diese Person gestartet ist, und hat die Vertragsinfos im HRIS. Das Reviews-Modul weiß dadurch über bestimmte Trigger, wann ein neuer Zyklus aufgesetzt werden muss. Sagen wir, jemand startet am 1. Mai: Leapsome erkennt das automatisch als Eintrittsdatum. In drei Monaten machen wir dann den ersten Puls-Check.“
Bei fünfzehn oder mehr neuen Mitarbeitenden pro Monat lief das People-Team jedes Mal dieselbe Onboarding-Sequenz durch. Das hat viel Zeit gekostet.
„Wenn ich schätzen müsste, wie viel Zeit wir durch das neue Onboarding mit Leapsome sparen, würde ich sagen: mindestens 10 Stunden pro Monat, weil wir diese Workflows in Leapsome aufgesetzt haben.“
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Neue Studios eröffnen, neue Städte kommen auf die BEAT81-Karte und das Team wird größer. Die Energie für das, was als Nächstes kommt, ist echt spürbar.
„Das Team hat jetzt eine Plattform, auf der alle To-dos, Checklisten und Workflows zusammenlaufen. Für uns im HR-Team und in People Operations ist es super einfach, an einem Ort zu sehen, was gerade passiert und wo wir stehen.“
Das HRIS an denselben Ort zu bringen wie Reviews und Entwicklung war ein Teil davon, wie BEAT81 diesem Anspruch beim Wachsen treu geblieben ist. Leapsome ist dafür gebaut, genau diese Art von Care sichtbar und operativ zu machen: Wer jemand ist, wohin diese Person sich entwickelt, und was das Unternehmen aktiv tut, um sie dabei zu unterstützen.
„Ich würde anderen HR-Leads in der Branche sagen: Habt keine Angst davor. Es ist super einschüchternd, über einen Tool-Wechsel nachzudenken. Aber es war einfacher als ich dachte.“
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