Jina AI

😮‍💨 Die Herausforderung

Jina AI ist ein Berliner KI-Unternehmen, das sich auf den Aufbau von neuronaler Suche und multimodaler GenAI-Infrastruktur konzentriert. Mit dem Wachstum des Teams wurde die Verwaltung von Urlaubsanträgen, die Nachverfolgung von Abwesenheiten und die Sicherstellung der Verantwortlichkeit zunehmend schwieriger.

Anfangs nutzte das Team Notion und Personio zur Verwaltung der HR-Prozesse, doch mit der Zeit konnten diese Tools der operativen Komplexität des Unternehmens nicht mehr gerecht werden. Manuelle Prozesse führten zu Engpässen, und die Personalabteilung musste ständig eingreifen, um Fragen zu beantworten oder Zugangsprobleme zu lösen. Zhen, HR Managerin bei Jina AI, wusste, dass das Team ein zuverlässigeres System benötigte, das Manager*innen stärkt und die Abhängigkeit von der Personalabteilung reduziert.

„Selbst für ein kleines Startup kann das Onboarding mühsam sein… wir hatten viele historische Daten und Informationen. Aber mit Leapsome gefielen mir der Prozess und die Unterstützung, die wir erhielten, sehr gut. Normalerweise muss die Personalabteilung jedes Mal eingreifen, wenn jemand eine Frage hat, aber jetzt können Manager*innen die Dinge selbst regeln; das ist viel effizienter.“

💜 Die Wahl fiel auf Leapsome

Jina AI kannte Leapsome seit Jahren aus dem Berliner Tech-Ökosystem. Sie kannten Leapsome für seine Performance- und Feedback-Tools. Als Leapsome sein HRIS auf den Markt brachte, war Zhen eine der Ersten, die an einer Demo teilnahm, und das Team schloss sich schnell der ersten Welle von Early Adopters an.
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„Ich war beeindruckt, wie schnell Ihr Produktteam das HRIS entwickelt hat. Wir gehörten zur ersten Kundenwelle und konnten die Verbesserungen Monat für Monat wirklich sehen.“

Besonders hervorzuheben war Leapsomes Bereitschaft, eng mit den Kund*innen zusammenzuarbeiten. Als Zhen eine neue Funktion zur Zuweisung von Vertretungen während des Urlaubs anfragte, lieferte Leapsome diese innerhalb weniger Wochen.

„Ich habe während des Onboardings Feedback zur Vertretungsfunktion gegeben. Diese Funktion war nur ein oder zwei Monate später live, und unser Team ist wirklich zufrieden.“

🎯 Das Ergebnis: reibungslosere Zeiterfassung und geteilte Verantwortlichkeit

Jina AI nutzt Leapsomes HRIS jetzt, um Abwesenheiten zu verfolgen, Verantwortlichkeiten während des Urlaubs zu klären und Manager*innen einfacheren Zugang zu den benötigten Informationen zu ermöglichen, wodurch sich der repetitive Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung reduziert.

„Das Team mag die Benutzeroberfläche sehr. Es ist einfach für sie, die benötigten Informationen zu finden und Maßnahmen zu ergreifen, wie zum Beispiel Urlaubsanträge zu genehmigen oder Nachrichten zu überprüfen, wenn ich nicht da bin.“

Die Klarheit hat die internen Arbeitsabläufe verbessert und gleichzeitig den Overhead für das HR-Team reduziert. Mit größerer Autonomie sind Linienmanager*innen in der Lage, ihre Teams effektiver zu unterstützen.

🔜 Was kommt als Nächstes für Jina AI und Leapsome

Als KI-natives Unternehmen ist Jina AI gespannt darauf, Leapsomes sich entwickelnde Produkt-Roadmap zu erkunden, insbesondere neue KI-gestützte Funktionen, die es Mitarbeiter*innen erleichtern, die benötigten Informationen ohne zusätzlichen Support-Aufwand zu finden.

Mit Blick auf die Zukunft plant das Team, mit dem kommenden KI-Assistenten zu experimentieren und weiterhin Feedback-Schleifen zu nutzen, um die Tools zu gestalten, die am besten zu ihren Mitarbeiter*innen und Prozessen passen.

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