PlusDental ist ein schnell wachsendes Startup, das die Anzahl der Mitarbeiter im Jahr 2019 mehr als verdoppelt hat und von 85 zu Jahresbeginn auf über 200 Mitarbeiter angewachsen ist.
😮💨 Die Challenge
Angesichts des schnellen Wachstums sah sich PlusDental mit vielen typischen Scaling‑Herausforderungen konfrontiert - vor allem, weil es noch keine strukturierten Prozesse für Mitarbeiterentwicklung gab.
Durch zahlreiche Neueinstellungen in kurzer Zeit wurde die Organisation deutlich komplexer. Ohne klare Struktur erhielten Mitarbeitende nicht das Feedback, das sie für ihre Weiterentwicklung brauchten und in einigen Fällen hatten Mitarbeitende, die bereits seit vielen Monaten im Unternehmen waren, noch gar kein Feedback zu ihrer Leistung bekommen.
Jan Holste, Direktor für People & Culture bei PlusDental, erkannte das Problem, mit dem das Unternehmen konfrontiert war.
„Vor Leapsome hatten wir keinerlei Feedback-Prozesse eingeführt. Aus Sicht der Personalabteilung konnte ich also nicht erkennen, welche Art von Feedback stattfand, wenn überhaupt.“
Ohne die richtigen Prozesse war es für PlusDental fast unmöglich, Leistungsbeurteilungen durchzuführen, sodass die Entwicklungspfade und Aufstiegschancen für die Mitarbeiter sehr unklar waren.
💜 Warum Leapsome
Jan und das Führungsteam von PlusDental wussten, dass sie ein robustes System für werteorientiertes Leistungsmanagement und Feedback schaffen mussten, um die Mitarbeiterentwicklung voranzutreiben, das Mitarbeiterengagement zu erhöhen und ihre HR-Prozesse zu verbessern.
Um dies zu erreichen, entschied sich Jan für Leapsome als Plattform, die PlusDental für die Durchführung seiner Leistungsmanagement- und Mitarbeiterbindungsprozesse verwenden würde. PlusDental nutzte Personio bereits als ihr HRIS, was die Einführung unkompliziert machte.
„Insgesamt war die Einführung von Leapsome über die API in Personio schnell und einfach - unsere Mitarbeiter konnten problemlos synchronisiert und auf Leapsome hochgeladen werden. Danach war auch der Einstieg in die Module auf der Plattform ziemlich einfach.“
Jan initiierte dann eine 360°‑Review Zyklus, sodass zum ersten Mal alle Mitarbeiter direktes Feedback zu ihrer Leistung erhalten konnten.
Vor dem Start des Überprüfungszyklus hatte Jan ein Projekt zur Definition der Unternehmenswerte von PlusDental in Angriff genommen. Die acht Unternehmenswerte, die definiert wurden, bildeten die Grundlage für die Kriterien, an denen die Mitarbeiter bei ihren Bewertungen gemessen werden sollten.
Über die 360°‑Review‑Prozesse hinaus, die in Leapsome jetzt automatisch alle sechs Monate laufen, nutzt PlusDental auch Leapsomes Tool für Instant Feedback & Praise. Damit können Mitarbeitende sich jederzeit direkt gegenseitig Feedback geben. Die Unternehmenswerte dienen dabei als Leitfäden für die Art von Feedback und Anerkennung, die sich Kollegen geben. Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin wird gelobt, wenn ihr Verhalten zeigt, dass für sie „der Patient an erster Stelle steht“ - einer der zentralen Werte von PlusDental.
Zusätzlich hat PlusDental Engagement‑Umfragen aufgesetzt, die automatisch alle sechs Monate in Leapsome ausgespielt werden, um kontinuierlich Feedback der Mitarbeitenden einzuholen.
Jan etablierte einen halbjährlichen 360°‑Review‑Prozess sowie eine im Wechsel stattfindende halbjährliche Engagement‑Umfrage für alle Mitarbeitenden. Ein großer Teil der Belegschaft arbeitet bei PlusDental in der Produktion. Damit auch diese Mitarbeitenden Zugang zu den Prozessen haben und davon profitieren, wurden in der Produktionsstätte Computerterminals installiert, über die Leapsome erreichbar ist. In jedem Team wurden zudem Feedback‑Ansprechpersonen benannt, die alle Kollegen während des gesamten Prozesses unterstützen. Diese Maßnahmen halfen, die neuen Abläufe zu verankern und die Einführung war sowohl für diese Mitarbeitergruppe als auch für die gesamte Organisation ein Erfolg.
🎯 Das Ergebnis: Eine Feedback-Kultur auf Basis von Vertrauen, Wachstum und klarer Teamentwicklung
Zu Beginn der Leapsome‑Einführung waren viele Manager und Mitarbeitende skeptisch und befürchteten, der neue Prozess sei zu zeitaufwändig. Sobald sie jedoch erstes, konkretes Feedback erhalten hatten, erkannten sie, wie sehr das ihre berufliche Entwicklung unterstützt und der Mehrwert des Prozesses wurde deutlich.
Jan beschreibt Rückmeldungen, die perfekt zur klassischen Change‑Kurve passen: Am Anfang hörte er Kommentare wie „Warum sollte mich das interessieren?“ oder „Das klingt nach viel zu viel Arbeit, dafür habe ich keine Zeit.“ Später wurden daraus jedoch Aussagen wie: „Wow, ich habe noch nie so relevantes Feedback bekommen. Ich habe Dinge über mich gelernt, die mir vorher nicht bewusst waren und jetzt weiß ich, wie ich mich in meiner Rolle verbessern kann.“
Heute schätzen die Mitarbeitenden den neuen Fokus auf ihre Entwicklung. Durch gezieltes Feedback verstehen sie besser, worin sie bereits stark sind und wo sie weiter wachsen können.
Neben diesem Stimmungswandel beobachtet Jan auch eine klare Verhaltensänderung: Kollegen gehen anders miteinander um, weil sie sich jetzt regelmäßig gegenseitig Feedback und Anerkennung geben und damit aktiv zur gelebten Feedback‑Kultur beitragen.
„Die öffentliche Lobfunktion funktioniert wirklich gut - Mitarbeiter nutzen sie, um innerhalb von Leapsome zu loben, aber jetzt bedanken sie sich auch außerhalb der App aktiv gegenseitig. Ich freue mich sehr über diese Entwicklung in unserer Kultur.“
PlusDental fokussiert sich nicht nur auf die Weiterentwicklung seiner Mitarbeitenden, sondern kann heute auch die Daten aus den Engagement‑Umfragen gezielt auswerten, um zu verstehen, wo das Unternehmen bereits stark ist und in welchen Bereichen es noch Verbesserungsbedarf gibt. So lässt sich die Unternehmenskultur gezielt erhalten und weiter ausbauen - auch während das Unternehmen weiter wächst.
David Khalil, Geschäftsführer und Mitbegründer von PlusDental, sagte:
„Dies sind die aussagekräftigsten und hilfreichsten Daten, die ich je von der Personalabteilung erhalten habe.“
Durch die Kombination der Leapsome‑Plattform mit einer konsequenten Verankerung der Unternehmenswerte in allen People‑Prozessen hat PlusDental ein einheitliches, ganzheitliches Mitarbeitererlebnis über den gesamten Employee Lifecycle hinweg geschaffen. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeitenden direkt - die Einführung dieser Prozesse hat PlusDental zudem den Sieg in der Kategorie „Mitarbeiterentwicklung (KMU)“ bei den HR Excellence Awards 2019 eingebracht.
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