Mitarbeiterakte: Welche Dokumente moderne HR-Teams führen

Die Verwaltung von Mitarbeiterakten gehört zu den Kernaufgaben von HR. Sie ist aber auch eine der zeitaufwändigsten, gerade wenn hybrides und Remote-Arbeiten die Dokumentenablage komplizierter machen. Fast die Hälfte (48 %) der Mitarbeitenden tut sich schwer, Dokumente schnell zu finden.* Und da sich die Arbeitslast im letzten Jahr für 71 % der Führungskräfte erhöht hat,** summieren sich diese Ineffizienzen. 

HR übernimmt zunehmend eine strategische Rolle. Administrative Arbeit zu reduzieren, ohne Abstriche bei der Compliance zu machen, wird damit zentral. Genau hier setzen Plattformen wie Leapsome an: sichere Dokumentenverwaltung und People Enablement an einem Ort. 

Dieser Artikel zeigt euch, wie Dokumentenmanagement-Software und Best Practices euch helfen, das Beste aus euren People-Daten herauszuholen und gleichzeitig effizient zu bleiben.

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*Adobe Acrobat, 2023

**Leapsome Workforce Trends Report, 2024
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Was ist eine Mitarbeiterakte?

Eine Mitarbeiterakte (auch Personalakte oder Mitarbeiterprofil genannt) ist eine Sammlung von Dokumenten zur Beschäftigung einer Person im Unternehmen. Diese Akten sind typischerweise in Kategorien gegliedert, die den gesamten Employee Lifecycle abdecken. 

Mitarbeiterakten enthalten wichtige beschäftigungsbezogene Informationen wie Arbeitsverträge, Vergütungsdetails und Performance-Aufzeichnungen. Die gesetzlichen Anforderungen für die Führung dieser Akten unterscheiden sich je nach Land. Behörden und Regulierungsstellen legen fest, welche Dokumente Arbeitgeber wie lange aufbewahren müssen. Über Compliance hinaus führen Unternehmen oft zusätzliche Aufzeichnungen für interne Zwecke, etwa um Performance-Trends zu verfolgen und Abläufe zu optimieren.

Für die Compliance mit Datenschutzbestimmungen müssen HR-Teams Mitarbeiterakten regelmäßig aktualisieren, strikte Datenschutzmaßnahmen umsetzen und den Zugriff auf befugte Personen beschränken. Eine genaue und sichere Dokumentenführung ist entscheidend, da diese Akten Audits oder rechtlichen Prüfungen unterliegen können.

🤫 Vertraulichkeit wahren. Mitarbeiterakten enthalten sensible Informationen und müssen streng vertraulich behandelt werden. Die Zugriffsregeln variieren je nach Region, aber typischerweise sind sie auf HR und die Führungsebene beschränkt.

In vielen Ländern haben Mitarbeitende das Recht, ihre eigenen Akten einzusehen und Korrekturen anzufordern. Beachtet immer die geltenden Datenschutzgesetze, wenn ihr Mitarbeiterakten verwaltet.

Welche Dokumente enthält eine Mitarbeiterakte?

Der genaue Inhalt einer Mitarbeiterakte hängt von den gesetzlichen Vorgaben und den Unternehmensrichtlinien ab. Typischerweise enthält sie:

• Persönliche Informationen: vollständiger Name, Kontaktdaten, Wohnadresse, Geburtsdatum, Notfallkontakt sowie nationale Identifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer (wo gesetzlich vorgeschrieben). Visa-Dokumente oder Arbeitserlaubnisse, falls relevant.
  
  Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass diese Daten aktuell sind, für Identifikation, Kommunikation und Notfälle.

• Beschäftigungsunterlagen: Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Angebotsschreiben, Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Eintritts- und gegebenenfalls Austrittsdatum. Diese Dokumente sorgen für Klarheit zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber, unterstützen Performance-Bewertungen und dienen als Nachweis bei Streitigkeiten.

• Lohn- und Vergütungsunterlagen: Gehaltsstruktur, Boni, Benefits, Steuerformulare, Bankdaten und Gehaltsabrechnungen. Dazu können auch Vereinbarungen zu Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen wie Stock Options oder Phantom Stock und Vertragsänderungen gehören.

• Performance-Unterlagen: Leistungsbeurteilungen, Peer- und Manager-Feedback, Selbsteinschätzungen und Beförderungshistorie. Diese Unterlagen helfen, die Mitarbeiterentwicklung nachzuverfolgen, unterstützen Entscheidungen zu Beförderungen und Vergütung und sorgen für Transparenz bei Performance-Bewertungen.

• Schulungs- und Zertifizierungsnachweise: abgeschlossene Schulungsprogramme, Berufszertifikate und Compliance-Schulungen (zum Beispiel Arbeitssicherheit, Anti-Belästigung, Datenschutz). Diese Daten belegen die Compliance mit Branchenvorschriften und das Engagement für kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung.

• Abwesenheits- und Anwesenheitsnachweise: Krankheitstage, Urlaub, Elternzeit, andere Auszeiten und Anwesenheitsprotokolle. Diese Dokumente unterstützen die Einhaltung des Arbeitsrechts, helfen bei der Lohnabrechnung und der Planung der Teamkapazität. 
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Welche Dokumente müsst ihr gesetzlich in Mitarbeiterakten aufbewahren?

Wie erwähnt unterscheiden sich die gesetzlichen Vorgaben für Mitarbeiterakten je nach Land und manchmal sogar zwischen Regionen im selben Land. Konsultiert eine Fachperson für HR-Compliance und prüft die spezifischen Vorschriften, die am Standort eures Unternehmens gelten.

In den USA können sich die Anforderungen je nach Bundesstaat unterscheiden. Arbeitgeber müssen typischerweise bestimmte Dokumente für gesetzlich festgelegte Zeiträume speichern und aktualisieren. Zum Beispiel:

• Das Arbeitsrecht von New York schreibt vor, Lohnabrechnungsunterlagen mindestens sechs Jahre aufzubewahren.
• Der California Equal Pay Act verpflichtet Arbeitgeber, Lohnabrechnungsunterlagen drei Jahre aufzubewahren.

Zu den Best Practices der Branche empfiehlt die Society for Human Resource Management (SHRM), dass Arbeitgeber folgende Unterlagen in ihren Mitarbeiterakten führen:

• Pre-Employment-Dokumente: Stellenbeschreibungen, Bewerbungen, Lebensläufe, unterzeichnete Bestätigungen über den Erhalt und die Zustimmung zum Mitarbeiterhandbuch, Verhaltenskodex und Notfallformulare.

• Beschäftigungsdokumentation: Leistungsbeurteilungen, Beförderungs- und Versetzungsunterlagen, Vergütungsdetails, Auszeichnungen oder Anerkennungen sowie Nachweise zur Teilnahme und zum Abschluss von Schulungsprogrammen. Dazu zählen auch Verwarnungen, formelle Disziplinarmaßnahmen, Anwesenheits- oder Verspätungsnotizen sowie Verträge oder schriftliche Vereinbarungen zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber.

• Dokumente zum Beschäftigungsende: Exit-Interviews, Offboarding-Checklisten, Notizen zum Kündigungsgrund, Kündigungsschreiben, arbeitslosenbezogene Dokumente, Aufhebungsvereinbarungen, Korrespondenz und Referenzschreiben.

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💡 Bestimmte Unterlagen getrennt aufbewahren. In manchen Regionen, etwa den USA, schreiben Datenschutzgesetze vor, bestimmte Dokumente getrennt von der Mitarbeiterakte zu lagern. Die Einhaltung dieser Vorgaben schützt sensible Daten und sichert die Compliance.

Dokumente, die typischerweise getrennt aufbewahrt werden:
✔ Medizinische Unterlagen
✔ Bonitätsinformationen (wenn für die Anstellung erhoben)
✔ Einwanderungsformulare
✔ Beschwerden und Untersuchungsunterlagen

Best Practices für die Organisation von Mitarbeiterakten

Die Verwaltung von Mitarbeiterakten zu vereinfachen, spart Zeit und steigert die administrative Effizienz. Der Weg dorthin: Best Practices.

Diese Empfehlungen helfen euch, Mitarbeiterprofile zu standardisieren und gleichzeitig People-Daten sicher, vertraulich und im Einklang mit Arbeits- und Datenschutzgesetzen zu halten.

Setzt auf ein digitales Dokumentenmanagement-System

Dokumente über mehrere Plattformen hinweg zu verwalten, führt zu Inkonsistenzen, Fehlern und Chaos. Eine einheitliche Lösung ist essenziell. 78 % der HR-Verantwortlichen stimmen zu, dass sie eine Single Source of Truth für People-Daten brauchen.

Cloud-basierte Speicherlösungen wie Google Drive, SharePoint oder OneDrive bieten sichere und zugängliche Speicherung. Für das Optimum aus dem digitalen Dokumentenmanagement setzt ihr aber besser auf ein umfassendes HRIS wie Leapsome.

HR-Plattformen wie Leapsome ermöglichen People-Teams, Mitarbeiterdaten zu zentralisieren und eine Single Source of Truth für alle Unterlagen zu schaffen. Sie unterstützen außerdem weitere HR-Funktionen wie Time Tracking, Abwesenheiten, Vergütung und Performance Reviews. So könnt ihr euren Tech-Stack verschlanken und Softwarekosten senken.

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Sorgt für klare Dokumentenkategorisierung

Eine korrekte Kategorisierung eurer Dokumente ist die Grundlage für ein effizientes und compliance-konformes digitales Aktensystem.

Mitarbeiterakten lassen sich typischerweise in diese Gruppen einteilen:

• Persönliche Informationen
• Beschäftigungsunterlagen
• Lohn- und Vergütungsunterlagen
• Performance-Unterlagen
• Schulungs- und Zertifizierungsnachweise
• Abwesenheits- und Anwesenheitsnachweise

Diese Kategorien klar zu definieren, ist nicht nur Best Practice, sondern in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben. In den USA verlangen Bundesgesetze wie der Americans with Disabilities Act (ADA), der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der Immigration Reform and Control Act (IRCA), dass medizinische Unterlagen und I-9-Formulare getrennt aufbewahrt werden, um die Vertraulichkeit zu schützen und die Compliance sicherzustellen.

Auch wenn nicht gesetzlich vorgeschrieben, bringt eine korrekte Kategorisierung und Organisation der Mitarbeiterakten klare Vorteile. Ein gut strukturiertes digitales Aktensystem:

• vereinfacht behördliche Audits und die rechtliche Compliance
• beschleunigt das Auffinden von Dokumenten für HR-Teams
• liefert eine klare Historie für Entscheidungsprozesse
• vermeidet unnötige Dokumenten-Duplikate

Für eine noch bessere Organisation lohnt sich eine konsistente Dateibenennung, etwa mit Datum, Nachname und Dokumententyp (zum Beispiel „TTMMJJJJ-nachname-typ“). So findet ihr auch bei mehreren Versionen schnell die richtige Datei.

💡 Eine Umfrage von Adobe Acrobat zeigt: Fast zwei Drittel der Mitarbeitenden mussten Dokumente neu erstellen, weil sie das Original nicht finden konnten.

Mit einem effizienten digitalen Dokumentenmanagement wie Leapsome eliminiert ihr diese Ineffizienzen und verbessert HR-Produktivität und Compliance.

Priorisiert Compliance und Sicherheit

Mitarbeiterakten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen und Arbeitsgesetzen wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und dem US-Fair Labor Standards Act (FLSA). Compliance hat damit oberste Priorität, wenn ihr euer Aktensystem aufbaut. Wer regulatorische Anforderungen nicht erfüllt, riskiert rechtliche Strafen, Sicherheitsverletzungen und operative Risiken. 

Einige Best Practices für sicheres und compliance-konformes Dokumentenmanagement: 

• Dokumente richtig kategorisieren: Organisiert eure Unterlagen klar und gemäß den gesetzlichen Anforderungen eurer Region, um Compliance zu wahren und Audits zu erleichtern.

• Compliance- und Ethik-Schulungen anbieten: Stellt sicher, dass HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende die Aufbewahrungsregeln und Datenschutzbestimmungen kennen.

• Sicherheits- und Zugriffskontrollen etablieren: Beschränkt den Zugriff auf Mitarbeiterakten auf befugte Personen, um Vertraulichkeit und minimales Risiko zu sichern.

• Einen Disaster-Recovery-Plan definieren: Arbeitet mit IT-Security-Spezialisten zusammen, um sichere Backups und Wiederherstellungsprotokolle für den Fall von Datenverlust oder Sicherheitsvorfällen einzurichten.

• HR-Software für Automatisierung nutzen: Setzt sichere, Cloud-basierte HR-Tools wie Leapsomes HRIS ein, um Daten automatisch zu erfassen, Compliance zu sichern und das Dokumentenmanagement zu vereinfachen.

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Führt HR-Software mit Self-Service-Funktionen ein

Moderne HR-Plattformen bieten Self-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeitende ihre Daten ohne HR-Hilfe einsehen und aktualisieren können. 

Mit einem sicheren Dokumentenmanagement-System können Mitarbeitende:

• Persönliche Dateien einsehen und herunterladen: Gehaltsabrechnungen, Feedback-Berichte, Arbeitsverträge und Urlaubsstände
  
• Persönliche Informationen aktualisieren: Adresse, Telefonnummer, Steuerformulare, Zertifizierungen und Notfallkontakte
  
• Dokumente elektronisch unterzeichnen: Mitarbeiterhandbücher, Compliance-Formulare und NDAs
  
• Änderungen und Freigaben anfordern: Urlaubsanträge, Korrekturen persönlicher Daten und Statusupdates

💡 Für Sicherheit und Compliance sollten Self-Service-Portale Folgendes bieten:

✔ Automatisiertes Dokumenten-Tracking: Markierung ablaufender Dokumente, Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien und vereinfachte Freigabeprozesse
✔ Zugriffskontrollen: Single Sign-on (SSO), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und rollenbasierte Berechtigungen
✔ Verschlüsselte Speicherung: Schutz sensibler HR-Daten und Unterstützung der Compliance mit Datenschutzgesetzen

Führt regelmäßige Audits und Updates durch

Eine genaue und compliance-konforme Mitarbeiterakte ist kein einmaliges Projekt. Sie braucht regelmäßige Überprüfung, damit alle Unterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und aktuelle Daten widerspiegeln.

HR-Prozessautomatisierung kann das vereinfachen. Mit Leapsome AI erkennen unsere Tools Automatisierungs-Potenziale und planen regelmäßige Erinnerungen für Aktualisierungen ein. Das reduziert manuellen Aufwand und unterstützt die Compliance.

Die genauen Regelungen variieren je nach Region. Hier sind zentrale Fragen, die HR-Teams regelmäßig stellen sollten:

• Bewahren wir Mitarbeiterdokumente für den vorgeschriebenen Zeitraum auf?
  
• Entsorgen wir Unterlagen sicher und im Einklang mit den Datenschutzgesetzen?
  
• Sind alle Dokumente mit den aktuellen Mitarbeiterinformationen aktualisiert?
  
• Werden sensible Dokumente, wo erforderlich, getrennt von der Personalakte gespeichert?
  
• Müssen wir veraltete Unterlagen erneuern oder löschen?
  
• Sind die Zugriffsrechte auf Mitarbeiterakten richtig konfiguriert?
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Macht euer Aktensystem zukunftssicher

Die Verwaltung von Mitarbeiterakten kann zeitintensiv sein, besonders bei sich ändernden Vorschriften und wachsenden Teams.

Mit Best Practices und effizienter Dokumentenmanagement-Software haltet ihr ein präzises Aktensystem aufrecht und bleibt gleichzeitig im Einklang mit Datenschutz- und Arbeitsgesetzen.

Mit einer Lösung wie Leapsomes HRIS und People-Enablement-Plattform geht ihr noch einen Schritt weiter: Ihr verbindet sichere Dokumentenspeicherung und -freigabe mit zentralen HR-Tools wie Time Tracking, Vergütung, Performance Reviews und Learning. 

Mit integrierter Automatisierung, AI-gestützten Analysen und Core-HR-Funktionen verwaltet ihr alles aus einer einzigen, schlanken Plattform. Importiert einfach eure Mitarbeiterakten, integriert Performance-Daten und schafft ein zentralisiertes, compliance-konformes HR-System.

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Hinweis: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Wir haben uns bemüht, Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alle Inhalte aktuell oder fehlerfrei sind. Für individuelle Beratung empfehlen wir, eine Fachperson zu konsultieren.
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Häufige Fragen zu Mitarbeiterakten

Wer verwaltet Mitarbeiterakten?

HR-Abteilungen und People-Teams sind in erster Linie für die Führung von Mitarbeiterakten verantwortlich. Manche Dokumenttypen werden aber auch von anderen Abteilungen bearbeitet. HR- und Payroll-Teams kümmern sich typischerweise um Lohnabrechnungs- und Steuerunterlagen und sorgen dort für Genauigkeit und Compliance. Finance-Teams brauchen einen Überblick fürs Reporting, während Führungskräfte Kopien von Leistungsbeurteilungen und Feedback aufbewahren können. Am Ende übersieht HR den gesamten Prozess und sichert Genauigkeit, Sicherheit und Compliance.
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Wer hat Zugriff auf Mitarbeiterakten?

Der Zugriff auf Mitarbeiterakten ist typischerweise auf HR-Fachpersonen und zuständige Führungskräfte beschränkt. Die Berechtigungen hängen aber von den Einstellungen eures Dokumentenmanagement-Systems und den Compliance-Anforderungen ab. In den meisten Ländern haben Mitarbeitende außerdem das Recht, ihre eigenen Daten einzusehen und zu ändern.

Für Compliance und Datenintegrität sollten Unternehmen ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Dokumenten schulen. Dazu gehören die richtigen Verfahren zum Hochladen, Aktualisieren und Speichern von Dokumenten, die sichere Bearbeitung persönlicher Daten und die Entsorgung veralteter Unterlagen im Einklang mit den Datenschutzgesetzen. 
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Wie lange müsst ihr Mitarbeiterakten aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterakten hängt von der Art der Unterlage und den gesetzlichen Vorgaben eurer Region ab. In den USA legen Bundes- und Staatsgesetze fest, wie lange bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Laut SHRM folgen viele Arbeitgeber als Richtwert einer Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Die spezifischen Anforderungen unterscheiden sich aber je nach Art der Personalakte und lokalen Vorschriften.
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Hinweis: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Wir haben uns bemüht, Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, können aber nicht garantieren, dass alle Inhalte aktuell oder fehlerfrei sind. Für individuelle Beratung empfehlen wir, eine qualifizierte Rechts- oder Steuerberatung zu konsultieren.