Mitarbeiterakte: Welche Dateien führen moderne HR-Teams?

Die Dateiverwaltung der Mitarbeiter gehört zu den Kernaufgaben der Personalabteilung, ist aber auch eine der zeitaufwändigsten — insbesondere, wenn hybride und mobile Arbeit die Dateispeicherung erschweren. Fast die Hälfte (48%) der Mitarbeiter hat Schwierigkeiten, Dokumente schnell zu finden* und da die Arbeitsbelastung für 71% der Manager im letzten Jahr gestiegen ist, ** summieren sich diese Ineffizienzen.

Da die Personalabteilung eine strategischere Rolle einnimmt, ist es von entscheidender Bedeutung, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, ohne die Einhaltung der Vorschriften zu gefährden. An dieser Stelle kommen Plattformen wie Leapsome ins Spiel: Sie vereinfachen die sichere Dateiverwaltung und ermöglichen die Unterstützung von Mitarbeitern an einem Ort.

In diesem Artikel wird untersucht, wie Dokumentenverwaltungssoftware und Best Practices Ihnen helfen können, das Beste aus Ihren Personaldaten herauszuholen und gleichzeitig Ihre Personalabläufe effizient zu gestalten.

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*Adobe Acrobat, 2023

**Bericht über die Belegschaftstrends von Leapsome, 2024
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Was ist eine Mitarbeiterakte?

Eine Mitarbeiterakte — auch bekannt als Personalakte der Mitarbeiter oder Mitarbeiterdatensatz — ist eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf die Beschäftigung einer Person in einem Unternehmen beziehen. Diese Dateien sind in der Regel in Kategorien unterteilt, die das gesamte Spektrum abdecken Lebenszyklus der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiterakten sollten wichtige berufsbezogene Informationen wie Arbeitsverträge, Vergütungsdetails und Leistungsnachweise enthalten. Die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung dieser Dateien variieren je nach Gerichtsbarkeit. Lokale Regierungen und Aufsichtsbehörden legen fest, welche Dokumente Arbeitgeber wie lange aufbewahren müssen. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen Unternehmen häufig zusätzliche Aufzeichnungen für interne Zwecke, z. B. zur Verfolgung von Leistungstrends und zur Optimierung von Betriebsabläufen.

Um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, müssen HR-Teams die Mitarbeiterakten regelmäßig aktualisieren, strenge Datenschutzmaßnahmen ergreifen und den Zugriff nur auf autorisiertes Personal beschränken. Eine genaue und sichere Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist von entscheidender Bedeutung, da diese Dateien möglicherweise Audits oder einer rechtlichen Prüfung unterzogen werden.

🤫 Behandle es vertraulich. Mitarbeiterakten enthalten vertrauliche Informationen und müssen streng vertraulich behandelt werden. Die Zugriffsregeln variieren zwar je nach Region, sind aber in der Regel auf die Personalabteilung und die Geschäftsleitung beschränkt.

In vielen Ländern haben Mitarbeiter das Recht, ihre eigenen Aufzeichnungen zu überprüfen und Korrekturen zu verlangen, um die Richtigkeit sicherzustellen. Halten Sie sich bei der Verwaltung von Mitarbeiterdateien stets an die geltenden Datenschutzgesetze.

Welche Dokumente enthalten Mitarbeiterakten?

Der spezifische Inhalt einer Mitarbeiterakte hängt zwar von den gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien ab, umfasst aber in der Regel:

• Personenbezogene Daten — Vollständiger Name, Kontaktdaten, Privatadresse, Geburtsdatum, Kontaktinformationen für Notfälle und nationale Identifikations- oder Sozialversicherungsnummer (sofern gesetzlich vorgeschrieben). Visa-Dokumente oder Unterlagen zur Arbeitserlaubnis, falls zutreffend.
  
  Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass diese Aufzeichnungen zu Identifikations-, Kommunikations- und Notfallmaßnahmen aktualisiert werden.

• Aufzeichnungen über die Beschäftigung — Bewerbung, Lebenslauf, Angebotsschreiben, Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Start- und Enddatum (falls zutreffend). Diese Dokumente tragen dazu bei, die Abstimmung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie Unterstützung sicherzustellen Leistungsbewertungenund stellen Sie eine Aufzeichnung zur Beilegung von Streitigkeiten zur Verfügung.

• Gehaltsabrechnungs- und Vergütungsaufzeichnungen — Gehaltsstruktur, Boni, Leistungen, Steuerformulare, Bankdaten und Gehaltsabrechnungen. Dies kann auch Vereinbarungen über Mitarbeiterbeteiligungspläne wie Aktienoptionen oder Phantomaktien sowie Vertragsänderungen beinhalten.

• Leistungsrekorde — Leistungsbeurteilungen, Feedback von Kollegen und Managern, Selbsteinschätzungen, und Werbungshistorie. Die Führung dieser Aufzeichnungen hilft dabei, die Entwicklung der Mitarbeiter nachzuverfolgen, unterstützt Beförderungs- und Vergütungsentscheidungen und gewährleistet Transparenz bei Leistungsbeurteilungen.

• Schulungs- und Zertifizierungsaufzeichnungen — Abgeschlossene Schulungsprogramme, Berufszertifizierungen und Compliance-Schulungen (z. B. Sicherheit am Arbeitsplatz, Bekämpfung von Belästigung, Datenschutz). Anhand dieser Daten können Sie nachweisen, dass die branchenüblichen Vorschriften eingehalten werden und dass Sie sich zu fortlaufenden Maßnahmen verpflichten Entwicklung der Mitarbeiter.

• Urlaubs- und Anwesenheitslisten — Krankenstand, Urlaub, Elternzeit, andere Urlaubsaufzeichnungen und Anwesenheitsprotokolle. Die Pflege dieser Dokumente unterstützt die Einhaltung der Arbeitsgesetze und hilft bei der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und der Vorhersage der Teamkapazität.
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Welche Dokumente müssen Sie gesetzlich in Mitarbeiterakten aufbewahren?

Wie bereits erwähnt, variieren die gesetzlichen Anforderungen an Mitarbeiterakten von Land zu Land und manchmal auch von Region zu Region desselben Landes. Konsultieren Sie unbedingt einen Experten für Personalmanagement und überprüfen Sie die spezifischen Vorschriften, die für den Standort Ihres Unternehmens gelten.

In den Vereinigten Staaten können die Anforderungen je nach Bundesstaat unterschiedlich sein. Arbeitgeber müssen in der Regel bestimmte Dokumente für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume speichern und aktualisieren. Zum Beispiel:

• New Yorker Arbeitsrecht schreibt Unternehmen vor, Gehaltsabrechnungen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.
• Das kalifornische Lohngleichheitsgesetz verlangt von den Arbeitgebern, die Gehaltsabrechnungen drei Jahre lang aufzubewahren.

In Bezug auf bewährte Verfahren der Branche empfiehlt die Society for Human Resource Management (SHRM) Folgendes Arbeitgeber führen die folgenden Aufzeichnungen in ihren Mitarbeiterakten:

• Dokumente vor der Einstellung — Stellenbeschreibungen, Bewerbungen, Lebensläufe, unterschriebene Empfangsbestätigungen und Zustimmung zum Mitarbeiterhandbuch, dem Verhaltenskodex und den Notfallmeldeformularen des Unternehmens.

• Unterlagen zur Beschäftigung — Leistungsbeurteilungen, Beförderungs- und Transferaufzeichnungen, Einzelheiten zur Vergütung, Auszeichnungen oder Anerkennungen sowie Aufzeichnungen über die Teilnahme und den Abschluss von Schulungsprogrammen. Es umfasst auch Verwarnungen, formelle Disziplinarmaßnahmen, Teilnahme oder Verspätungshinweise sowie alle Verträge oder schriftlichen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber.

• Trennung der Arbeitsdokumente — Interviews beenden, Trennungschecklisten, Hinweise zum Trennungsgrund, Kündigungsschreiben, Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeitslosigkeit, Trennungsvereinbarungen, Korrespondenz und Referenzerklärungen.

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💡 Halten Sie bestimmte Aufzeichnungen getrennt. In einigen Regionen, wie den Vereinigten Staaten, schreiben Datenschutzgesetze vor, dass bestimmte Dokumente getrennt von den Mitarbeiterdateien gespeichert werden. Die Einhaltung dieser Vorschriften trägt zum Schutz vertraulicher Informationen bei und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Zu den Dokumenten, die normalerweise getrennt aufbewahrt werden müssen, gehören:
✔ Krankenakten
✔ Kreditinformationen (falls für Beschäftigungszwecke erhoben)
✔ Einwanderungsformulare
✔ Beschwerde- und Ermittlungsaufzeichnungen

Bewährte Methoden für die Organisation von Mitarbeiterakten

Die Rationalisierung der Mitarbeiteraktenverwaltung ist entscheidend, um Zeit zu sparen und die administrative Effizienz zu steigern — und das beginnt mit der Einführung von Best Practices.

Diese Empfehlungen helfen bei der Standardisierung Mitarbeiterdatensätze Gleichzeitig werden die Daten der Mitarbeiter sicher, vertraulich und im Einklang mit den geltenden Arbeits- und Datenschutzgesetzen aufbewahrt.

Verwenden Sie ein digitales Dateiverwaltungssystem

Der Versuch, Dateien auf mehreren Plattformen zu verwalten, führt zu Inkonsistenzen, Ungenauigkeiten und Verwirrung. Die Einführung einer einheitlichen Lösung ist unerlässlich, mit 78% der Personalleiter sind sich einig, dass sie eine einzige Informationsquelle für Personaldaten benötigen.

Cloud-basierte Dateispeichersysteme wie Google Drive, SharePoint oder OneDrive bieten sicheren, zugänglichen Speicherplatz. Um jedoch das Beste daraus zu machen digitale Dateiverwaltung, am besten implementieren Sie ein umfassendes HRIS wie das von Leapsome.

HR-Plattformen wie Leapsome ermöglichen es Personenteams, sich zu zentralisieren Mitarbeiterdaten und schaffen Sie eine einzige Informationsquelle für alle Aufzeichnungen. Sie unterstützen auch eine Reihe anderer HR-Funktionen, wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Vergütungsmanagement, und Leistungsbeurteilungenund ermöglicht es Personalleitern, ihren Tech-Stack zu rationalisieren und die Softwareausgaben zu senken.

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Sorgen Sie für eine klare Dokumentenkategorisierung

Die korrekte Kategorisierung Ihrer Dokumente ist unerlässlich, wenn Sie ein effizienteres und konformeres digitales Mitarbeiterdateisystem aufbauen möchten.

Mitarbeiterdateien fallen in der Regel in die folgenden Gruppen:

• Personenbezogene Daten
• Aufzeichnungen über die Beschäftigung
• Gehaltsabrechnungs- und Vergütungsaufzeichnungen
• Leistungsrekorde
• Schulungs- und Zertifizierungsaufzeichnungen
• Urlaubs- und Anwesenheitslisten

Die klare Definition dieser Kategorien ist nicht nur eine bewährte Methode, sondern in vielen Fällen auch eine gesetzliche Anforderung. In den Vereinigten Staaten gelten Bundesvorschriften wie die Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA), Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) und Gesetz zur Reform und Kontrolle der Einwanderung (IRCA) schreibt vor, dass Krankenakten und I-9-Formulare getrennt aufbewahrt werden, um die Vertraulichkeit der Mitarbeiter zu schützen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Auch wenn dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, bietet die korrekte Kategorisierung und Organisation von Mitarbeiterakten erhebliche Vorteile. Ein gut strukturiertes digitales Dateisystem:

• Vereinfacht behördliche Prüfungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Beschleunigt das Abrufen von Dokumenten für HR-Teams
• Bietet eine klare Aufzeichnung der Mitarbeiterhistorie für die Entscheidungsfindung
• Beugt unnötigem Duplizieren von Dokumenten vor

Um die Dateiorganisation weiter zu verbessern, sollten Sie erwägen, eine konsistente Dateibenennungsstruktur beizubehalten, z. B. die Verwendung von Datumsangaben, Nachnamen und Dokumenttypen (z. B. „mmddyyyy-lastname-type“). Dieser Ansatz gewährleistet das einfache Abrufen bestimmter Dateien, wenn mehrere Versionen vorhanden sind.

💡 Eine Adobe Acrobat-Umfrage ergab, dass fast zwei Drittel der Mitarbeiter mussten Dokumente neu erstellen einfach weil sie das Original nicht finden konnten.

Die Investition in ein effizientes digitales Dokumentenmanagementsystem wie Leapsome kann diese Ineffizienzen beseitigen und die Produktivität der Personalabteilung sowie die Compliance-Bereitschaft verbessern.

Priorisieren Sie Compliance und Sicherheit

Mitarbeiterakten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen und Arbeitsgesetzen, wie z. B. der EU Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) und die USA Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) jeweils. Aus diesem Grund hat die Einhaltung von Vorschriften oberste Priorität bei der Strukturierung Ihres Mitarbeiterdateisystems. Die Nichteinhaltung behördlicher Anforderungen kann zu rechtlichen Sanktionen, Sicherheitsverletzungen und Betriebsrisiken führen.

Zu den bewährten Methoden für ein sicheres und gesetzeskonformes Dokumentenmanagement gehören:

• Ordnungsgemäßes Kategorisieren von Dateien — Organisieren Sie die Aufzeichnungen übersichtlich und gemäß den gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Land, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Audits zu erleichtern.

• Durchführung von Compliance- und Ethikschulungen — Stellen Sie sicher, dass HR-Teams, Manager und Mitarbeiter die Regeln zur Aufbewahrung von Dokumenten und die Datenschutzbestimmungen verstehen.

• Einrichtung von Sicherheits- und Zugriffskontrollen — Um die Vertraulichkeit zu schützen und Risiken zu minimieren, beschränken Sie den Zugriff auf Mitarbeiterdateien nur auf autorisiertes Personal.

• Definition eines Disaster Recovery-Plans — Arbeiten Sie mit IT-Sicherheitsspezialisten zusammen, um sichere Dateisicherungen und Wiederherstellungsprotokolle für den Fall von Datenverlust oder Sicherheitsverletzungen zu implementieren.

• Verwenden Sie HR-Software für die Automatisierung — Implementieren Sie sichere, cloudbasierte HR-Tools wie HRIS von Leapsome um die Datenerfassung zu automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Dateiverwaltung zu optimieren.

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Nutzen Sie HR-Software mit Self-Service-Funktionen

Moderne HR-Plattformen bieten Self-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeiter ohne Unterstützung der Personalabteilung auf ihre Unterlagen zugreifen und diese aktualisieren können.

Mit einem sicheren Dokumentenmanagementsystem können Mitarbeiter:

• Auf persönliche Dateien zugreifen und diese herunterladen — Gehaltsabrechnungen, Feedback-Berichte, Arbeitsverträge und PTO-Salden
  
• Persönliche Daten aktualisieren — Adresse, Telefonnummer, Steuerformulare, Bescheinigungen und Kontaktdetails für Notfälle
  
• E-Zeichen Unterlagen — Mitarbeiterhandbücher, Compliance-Formulare und NDAs
  
• Änderungen und Genehmigungen beantragen — Anfragen hinterlassen, Korrekturen personenbezogener Daten und Statusaktualisierungen

💡 Um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten, sollten Self-Service-Portale Folgendes beinhalten:

✔ Automatisierte Dokumentenverfolgung — Kennzeichnung ablaufender Dateien, Durchsetzung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten und Optimierung von Genehmigungen
✔ Zugriffskontrollen — Single Sign-On (SSO), Multifaktor-Authentifizierung (MFA) und rollenbasierte Berechtigungen
✔ Verschlüsselter Speicher — Schutz sensibler Personalakten und Unterstützung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen</tip box>

Führen Sie regelmäßige Audits und Updates durch

Die Erstellung einer genauen und konformen Mitarbeiterakte ist keine einmalige Aufgabe — sie erfordert eine kontinuierliche Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen den behördlichen Anforderungen entsprechen und Echtzeitdaten wiedergeben.

Automatisierung von HR-Prozessenn kann das vereinfachen. Angetrieben von Sprungende KI, helfen unsere Tools dabei, Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und regelmäßige Erinnerungen zur Aktualisierung wichtiger Datensätze zu planen, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Einhaltung der Vorschriften unterstützt wird.

Die spezifischen Dokumentationsregeln sind zwar je nach Region unterschiedlich, aber hier sind die wichtigsten Fragen, die HR-Teams regelmäßig stellen sollten, um die Mitarbeiterdaten in Ordnung zu halten:

• Bewahren wir Mitarbeiterdokumente für den erforderlichen Zeitraum auf?
  
• Entsorgen wir Aufzeichnungen sicher und gemäß den Datenschutzgesetzen?
  
• Wurden alle Dokumente mit den neuesten Mitarbeiterinformationen aktualisiert?
  
• Werden vertrauliche Dateien bei Bedarf getrennt von Personalakten gespeichert?
  
• Müssen wir veraltete Datensätze erneuern oder entfernen?
  
• Sind die Dateizugriffsrechte der Mitarbeiter angemessen konfiguriert?
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Machen Sie Ihr Mitarbeiterdateisystem zukunftssicher

Die Verwaltung von Mitarbeiterakten kann zeitaufwändig sein — insbesondere angesichts sich ändernder Vorschriften und Veränderungen in der Belegschaft.

Wenn Sie bewährte Verfahren befolgen und eine effiziente Dokumentenverwaltungssoftware einsetzen, können Sie ein genaues Ablagesystem aufrechterhalten und gleichzeitig die Datenschutz- und Arbeitsgesetze einhalten.

Mit einer Lösung wie HRIS von Leapsome und People Enablement Platform, Sie können noch einen Schritt weiter gehen und die sichere Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit wichtigen HR-Tools kombinieren, darunter Zeiterfassung, Vergütungsmanagement, Leistungsbeurteilungen, und Lernen und Entwicklung.

Integrierte Automatisierung, KI-gestützte Analysen und Kern-Personalwesen Funktionen bedeuten, dass Sie alles von einer einzigen, optimierten Plattform aus verwalten können. Importieren Sie einfach Mitarbeiterdateien, integrieren Sie Leistungsdaten und erstellen Sie ein zentralisiertes, konformes HR-System.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechtsberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen Juristen zu konsultieren.
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Häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterakten

Wer führt Mitarbeiterakten?

Personalabteilungen und Personenteams sind in erster Linie für die Pflege der Mitarbeiterakten verantwortlich. Einige Dokumenttypen können jedoch von anderen Abteilungen bearbeitet werden. Personal- und Gehaltsabrechnungsteams kümmern sich in der Regel um Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare, um deren Richtigkeit und Einhaltung sicherzustellen. Finanzteams benötigen für die Berichterstattung einen Überblick, während Manager möglicherweise Kopien von Leistungsbewertungen und Feedback. Letztlich überwacht die Personalabteilung den Prozess und gewährleistet Genauigkeit, Sicherheit und Compliance.
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Wer kann auf Mitarbeiterdateien zugreifen?

Der Zugriff auf Mitarbeiterakten ist in der Regel auf Personalfachleute und relevante Manager beschränkt. Die Zugriffsrechte können jedoch von den Einstellungen Ihres Dokumentenverwaltungssystems und den Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens abhängen. In den meisten Ländern haben Mitarbeiter auch das Recht, persönliche Daten in ihren Dateien einzusehen und zu ändern.

Um die Einhaltung von Vorschriften und die Datenintegrität zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Dokumenten schulen. Dazu gehören angemessene Verfahren für das Hochladen, Aktualisieren und Speichern von Dokumenten, die sichere Änderung persönlicher Daten und die Entsorgung veralteter Dateien gemäß den Datenschutzgesetzen.
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Wie lange müssen Sie Mitarbeiterakten aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterakten hängt von der Art des Datensatzes und den gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Region ab. In den Vereinigten Staaten schreiben Bundes- und Landesgesetze vor, wie lange bestimmte Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen. Laut SHRM, viele Arbeitgeber folgen als allgemeine Richtlinie einem siebenjährigen Bindungsplan. Die spezifischen Anforderungen variieren jedoch je nach Art der Personalakte und den örtlichen Vorschriften.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.