Ein umfassender Leitfaden für das Urlaubsmanagement im Jahr 2025

Alle Mitarbeiter sollten sich eine großzügige Auszeit von der Arbeit nehmen können, um sich auszuruhen, mit ihren Lieben in Kontakt zu treten, sich um persönliche Bedürfnisse zu kümmern und einfach ihr Leben zu genießen. Es ist jedoch keine leichte Aufgabe, ungeplante Abwesenheiten zu verwalten, den Urlaub zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre bezahlte Freizeit (PTO) voll ausschöpfen.

Von der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften über die Führung genauer Aufzeichnungen bis hin zur Aufteilung der Arbeitslast bei Abwesenheit von Mitarbeitern stellt das Urlaubsmanagement HR-Teams aller Größen und Branchen vor einzigartige Herausforderungen. Da Arbeitgeber jedoch nach neuen Wegen suchen, um sich von der Konkurrenz abzuheben, ist die Umsetzung klarer, attraktiver Urlaubsregelungen von entscheidender Bedeutung — insbesondere angesichts der Tatsache, dass unglaubliche 82% der Arbeitnehmer angeben, dass sie sich 2024 einem Burnout-Risiko ausgesetzt fühlen. *

Noch besorgniserregender ist, dass 60% der Manager und 50% der einzelnen Mitwirkenden angeben, dass sie sich überforderter fühlen als vor einem Jahr. **

‍Das Urlaubsmanagement, bei dem der Mensch an erster Stelle steht, ist auch zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal für Unternehmen geworden, die möglicherweise nicht immer in der Lage sind, die höchsten Gehälter anzubieten. Durch die Implementierung fairer, gesetzeskonformer Abwesenheitsrichtlinien können Unternehmen eine gesunde Work-Life-Balance fördern, die Mitarbeiterbindung fördern und die Produktivität maximieren.

Dieser Leitfaden behandelt die Rolle, die das Urlaubsmanagement dabei spielt, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Mitarbeiterförderungsziele zu erreichen. Außerdem gibt es fünf wichtige Tipps für die Umsetzung Ihrer Strategie.

*Mercer, 2024

**Bericht über die Belegschaftstrends von Leapsome, 2024

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Was ist Urlaubsmanagement?

Das Urlaubsmanagement umfasst die Prozesse, die HR-Teams verwenden, um alle Aspekte der Freizeit von Mitarbeitern zu behandeln, einschließlich:

• Geplante Ferien
• Gesetzliche Feiertage
• Krankheitsurlaub
• Elternzeit
• Pflicht der Jury
• Ausgleichsurlaub
• Religiöse und kulturelle Feiertage
• Persönliche Notfälle

Dieser Personalrahmen, der manchmal auch als „Freizeitmanagement“ bezeichnet wird, hilft Arbeitgebern sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer Zugang zu den Urlaubsarten haben, die sie benötigen — von Urlaubstagen und Krankheitsurlaub bis hin zu Elternzeit und Jurypflicht. Durch die Bereitstellung strukturierter Urlaubsregelungen können Unternehmen unterstützt die Work-Life-Balance, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen und eine gesunde Unternehmenskultur fördern das ermutigt die Mitarbeiter, zu bleiben und erfolgreich zu sein.

Dies sind wichtige Überlegungen für Führungskräfte und Personalfachleute auf dem heutigen Markt, da 74% der Mitarbeiter nannten eine gute Work-Life-Balance (eine zentrale Säule des Urlaubsmanagements) als ihre Hauptquelle für Glück bei der Arbeit im Jahr 2024.

👀 Sie haben den Begriff vielleicht gehört “Abwesenheitsmanagement“ im Zusammenhang mit dem Urlaubsmanagement erwähnt. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sind eng miteinander verknüpft, aber das sollte beachtet werden Abwesenheitsmanagement wird häufig eher mit einem ungeplanten Urlaub aufgrund von Krankheit, Trauerfall, Notfällen oder nicht genehmigten Fehlzeiten in Verbindung gebracht.

Wie effektives Urlaubsmanagement Ihrem Unternehmen zugute kommt

Ein gutes Urlaubsmanagement ist gut fürs Geschäft. Es ermöglicht reibungslosere interne Abläufe, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und trägt zur allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. So werden die Fluktuationskosten gesenkt und ein angenehmes Arbeitsumfeld aufrechterhalten.

So kann eine solide Urlaubspolitik Ihrem Unternehmen zugute kommen:

• Erhöhung der Mitarbeiterbindung — Der CIPD Good Work Index 2024 ergab, dass 17% der Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, sich eine Auszeit zu nehmen, obwohl eine schlechte Work-Life-Balance einer der drei Hauptgründe ist, warum Menschen ihren Arbeitsplatz verlassen. Durch die Implementierung eines soliden Urlaubsmanagementprozesses können interne Urlaubsrichtlinien klarer formuliert werden, sodass Mitarbeiter leichter eine Auszeit beantragen können. HR-Experten können auch Technologien zur Urlaubsverwaltung nutzen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter den gesamten Urlaub nehmen, auf den sie Anspruch haben.
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• Minderung von Compliance-Risiken — Die Einhaltung der Arbeitsgesetze ist von entscheidender Bedeutung, und dazu gehören auch Vorschriften über Abwesenheiten und PTO. Aktuelle Urlaubsregelungen mit juristischem Fachwissen tragen dazu bei, Unternehmen vor potenziellen Verbindlichkeiten zu schützen.
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• ‍Rationalisierung der HR-Prozesse — Urlaubsverwaltungssysteme können Routinen automatisieren HR-ProzesseDies reduziert die Zeit, die HR-Teams mit manuellen Aufgaben verbringen, und ermöglicht es ihnen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Die Technologie für das Urlaubsmanagement ermöglicht es den HR-Teams auch, Urlaubsmuster zu analysieren, um Ressourcen effektiver zuzuweisen.
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• ‍Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen — Gute Praktiken für das Urlaubsmanagement sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe, auch wenn wichtige Teammitglieder nicht anwesend sind. Studien zeigen das Menschen sind gesünder, konzentrierter und produktiver wenn sie sich das ganze Jahr über eine Auszeit nehmen.

💡 Wir empfehlen, dass Ihr Personenteam einen Juristen konsultiert, um sicherzustellen, dass Ihre Urlaubsverwaltungsrichtlinien den für Sie geltenden Arbeitsvorschriften entsprechen.

5 Top-Tipps für ein effektives Urlaubsmanagement

Ganz gleich, ob Sie Ihren Ansatz für das Urlaubsmanagement überarbeiten oder zum ersten Mal Richtlinien erstellen, diese Best Practices helfen Ihnen dabei, einen effizienten Rahmen zu schaffen, bei dem die Mitarbeiter an erster Stelle stehen.

1. Definieren Sie die Prioritäten Ihres Unternehmens für das Urlaubsmanagement

Bevor Sie eine Personalverwaltungsrichtlinie erstellen oder aktualisieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Warum arbeiten wir an diesem Projekt? Was wird dieses Urlaubsprogramm dem Unternehmen (und den Mitarbeitern) helfen, zu erreichen, und wie passt es zu unseren Zielen?‍

Angenommen, Sie möchten Ihr Urlaubsmanagement optimieren, um das Engagement der Mitarbeiter erhöhen. Legen Sie in diesem Fall Wert auf transparente Urlaubsregelungen, die die Nutzung von PTO fördern. Einige Unternehmen verlangen sogar, dass die Mitarbeiter jedes Jahr eine Mindestanzahl an PTO in Anspruch nehmen.

Wenn Ihre Hauptmotivation die betriebliche Effizienz ist, können Sie sich auch dafür entscheiden, sich im Rahmen Ihrer Urlaubsprozesse auf die Personalplanung und das Datenmanagement zu konzentrieren — d. h., wie werden Teams mit der Arbeitsbelastung umgehen, wenn jemand abwesend ist?
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2. Halten Sie klare, konsistente Richtlinien für die Urlaubsverwaltung ein

Laut Pew-Forschung, obwohl die Mehrheit der Arbeitnehmer der PTO eine hohe Priorität einräumt, nehmen weniger als die Hälfte (48%) den gesamten Urlaub in Anspruch, der ihnen angeboten wird. Ungefähr 49% dieser Personen geben an, dass sie sich keine Auszeit nehmen, weil sie befürchten, ins Hintertreffen zu geraten, und 43% geben an, sich schuldig zu fühlen, weil sie Kollegen bitten, ihre Arbeitsbelastung zu übernehmen.

Dies unterstreicht ein tieferes Arbeitsplatzproblem: unklare Urlaubserwartungen und eine Kultur, die Mitarbeiter, die sich eine Auszeit nehmen, nicht in vollem Umfang unterstützt. Diese Herausforderungen können zu Unzufriedenheit und Burnout bei den Mitarbeitern führen.

Die Schaffung und Aufrechterhaltung einer unkomplizierten, fairen und gesetzeskonformen Urlaubsmanagementrichtlinie kann dazu beitragen, diese Bedenken auszuräumen. So legt beispielsweise eine klare Richtlinie die Erwartungen in Bezug auf die Deckung der Arbeitslast fest, kommuniziert, wie wichtig Ruhezeiten sind, und stellt sicher, dass die Mitarbeiter wissen, dass sie Urlaub nehmen können, ohne dass dies negative Folgen hat.

Die Urlaubsregelungen sind zwar für jedes Unternehmen individuell, ein grundlegender Rahmen könnte jedoch Folgendes umfassen:

• Arten des angebotenen Urlaubs (z. B. Urlaub, Elternzeit, Krankenurlaub)
• Zulassungskriterien und Abgrenzungsregeln
• Verfahren und Zeitpläne für die Einreichung, Bearbeitung und Aufzeichnung von Urlaubsanträgen
• Übertragungs- und Verfallsrichtlinien
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3. Nutzen Sie die Technologie für das Urlaubsmanagement

Dank moderner Technologie können Sie Finden Sie Personalinformationssysteme (HRIS) die darauf ausgelegt sind, verschiedene Aspekte des Personalmanagements zu automatisieren — einschließlich Urlaub.

‍Das brandneue HRIS-Tool von Leapsome beinhaltet eine Funktion zur Abwesenheitsverwaltung, mit der Personenteams einen organisierten, effizienten Urlaubsmanagementprozess durchführen können. Die intuitive Oberfläche ist für die Personalabteilung und die Mitarbeiter einfach zu bedienen und ermöglicht einen geringeren Verwaltungsaufwand und einen besseren Gesamteindruck Erfahrung der Mitarbeiter.

Mit dem Abwesenheitsmanagement-Tool von Leapsome können Personalfachleute:

• Erstellen und verwalten Sie Urlaubsrichtlinien für verschiedene Standorte
• Anfragen in wenigen Augenblicken genehmigen oder ablehnen
• Wählen Sie aus einer vordefinierten Liste verschiedener Arten von Urlaub aus (von Elternzeit bis hin zu unbezahlter Freizeit)
• Beschreiben Sie einen Prozess zur Verwaltung von Urlaubsanträgen
• Passen Sie die Systemeinstellungen an die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens an (z. B. erlauben Sie halbe Tage oder verlangen Sie nach einer bestimmten Anzahl von Krankheitstagen ein ärztliches Attest).
• Definieren Sie, wer auf Urlaubsanträge zugreifen, diese generieren und bearbeiten kann
• Sehen Sie sich einen Kalender mit ausstehenden und genehmigten Urlaubsanträgen an

Unsere Abwesenheitsverwaltungsfunktion lässt sich auch nahtlos mit dem Rest unseres HRIS-Moduls synchronisieren. So können Sie ganz einfach ziehen Mitarbeiterdaten im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen, Arbeitsjubiläen, Ansprüchen auf Probezeit oder Überstundenvereinbarungen aus anderen Modulen.

Die Self-Service-Funktion des Tools bedeutet auch, dass Teammitglieder problemlos freie Tage beantragen und ihren Urlaub das ganze Jahr über verfolgen können, wodurch die Anzahl der Anfragen, die beim HR-Team eingehen, minimiert wird.
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4. Überprüfen und passen Sie die Richtlinien für die Urlaubsverwaltung regelmäßig an

Wenn Sie bedenken, wie schnell sich die Umstände für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter ändern können, sollten Sie darauf vorbereitet sein, Ihren Urlaubsmanagementprozess konsequent zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Elemente weiterhin sinnvoll sind und im Laufe der Zeit konform sind. Durch die Durchführung regelmäßiger Audits erhalten Sie Einblicke in Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind, und stellen sicher, dass die Urlaubsregelungen relevant und wirksam bleiben.

Änderungen der Teamgröße oder neue HR-Trends können ebenfalls politische Anpassungen erforderlich machen. Zum Beispiel schwimmender Urlaub Zulagen werden immer beliebter; sie ermöglichen es den Arbeitnehmern, zu einem Zeitpunkt ihrer Wahl zusätzliche bezahlte Urlaubstage in Anspruch zu nehmen. Dies ist eine großartige Option für Unternehmen, die unterschiedliche Mitarbeiter unterbringen möchten, die möglicherweise unterschiedliche Feiertage einhalten.

💡 Denken Sie daran, um Feedback zu bitten! 

Ob Sie eine dedizierte Pulsumfrage oder einfach nur ein ungezwungenes Gespräch. Wenn Sie direkt von anderen Teammitgliedern hören, können Sie effektive, relevante und sinnvolle Richtlinien für das Urlaubsmanagement entwickeln und aufrechterhalten.

5. Stellen Sie sicher, dass die lokalen und branchenspezifischen Vorschriften eingehalten werden

Jede Region hat unterschiedliche Regeln in Bezug auf Urlaubsansprüche, und es ist wichtig, sich über die für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze zu informieren. Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist oder Mitarbeiter auf der ganzen Welt beschäftigt, müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Arbeitsgesetze einhalten. Unabhängig von den Umständen Ihres Unternehmens ist es ideal, einen Juristen zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie alle Kästchen ankreuzen, wenn es um die geltenden Arbeitsvorschriften geht.

Beispielsweise müssen Unternehmen in den Vereinigten Staaten sowohl staatliche als auch bundesstaatliche Anforderungen einhalten, um Rechts- und Versicherungsrisiken zu mindern. In einigen Bundesstaaten müssen Arbeitgeber bezahlten Krankenurlaub anbieten, jedoch nicht in allen. In der Zwischenzeit, unter der Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA), US-Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern, die im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr einen einzelnen Mitarbeiter für mindestens 12 Monate und mindestens 20 Arbeitswochen beschäftigt haben, müssen dieser Person unbezahlten Krankenurlaub gewähren.

Andererseits müssen Organisationen in Ländern, die der Europäischen Union angehören, möglicherweise sowohl nationale als auch EU-Gesetze befolgen, z. B. nationale Gesetze zur Umsetzung der EU-Arbeitszeitrichtlinie.

Sobald Sie Ihre spezifischen Vorschriften konsultiert haben, können Sie einige dieser Prozesse mit dem neuen HRIS von Leapsome optimieren. Es hilft Benutzern beispielsweise dabei, die Dokumentation zu zentralisieren, und ermöglicht es ihnen, benutzerdefinierte Regeln in das Urlaubsverwaltungstool einzugeben, sodass verschiedene Routineaufgaben im Zusammenhang mit einem effektiven Compliance-Management automatisiert werden können.
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Gewinnen Sie neues Vertrauen in Ihre Urlaubsmanagementprozesse

Urlaubsmanagement ist kein „nettes Extra“ — es ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements. Wenn Sie Ihre Urlaubsregelungen überdenken, können Sie neue Leistungen erschließen, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und eine Reihe zeitaufwändiger Personalprozesse vereinfachen.

Um ein effektives Urlaubsmanagement für Ihr Unternehmen zu schaffen, müssen Sie:

• Priorisieren Sie die Work-Life-Balance durch die Schaffung klarer Urlaubsregelungen, die Arbeitnehmer dazu ermutigen, ihren berechtigten Urlaub in Anspruch zu nehmen.
• Einhaltung der Vorschriften sicherstellen mit Arbeitsgesetzen und Datenschutzbestimmungen (wie der DSGVO), um Strafen zu vermeiden und ein faires Arbeitsumfeld zu fördern.
• Automatisierung nutzen durch speziell entwickelte Tools für das Urlaubsmanagement, die Fehler reduzieren und die Personalabteilung entlasten.

Indem Sie eine Urlaubsmanagement-Software nutzen, bei der der Mensch an erster Stelle steht, können Sie all dies tun, ohne Ihre Personalabteilung zu überfordern.

HRIS von Leapsome ermöglicht es Personalleitern, ein Gleichgewicht zwischen Mitarbeiterförderung und betrieblicher Effizienz zu finden. Mithilfe intuitiver Verwaltungstools und leistungsstarker Analysen kann Ihr Unternehmen umfassende Richtlinien für das Urlaubsmanagement in Ihre Personalstrategie integrieren — und das alles bei gleichzeitiger Nutzung der Vorteile der Automatisierung.

Das Ergebnis? Ein vereinfachter Technologie-Stack, umfangreiche Dateneinblicke und, was am wichtigsten ist, zufriedenere Mitarbeiter.

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Implementieren und optimieren Sie mit dem HRIS von Leapsome Richtlinien für das Urlaubsmanagement, bei dem der Mensch an erster Stelle steht.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.