Die ultimative Gehaltsabrechnungscheckliste (+ kostenloser Download)

Rechtzeitige Gehaltsschecks sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, und helfen Ihrem Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, jedes Mal die richtige Gehaltsabrechnung durchzuführen. Jüngsten Daten zufolge sind Fehler bei der Gehaltsabrechnung weit verbreitet: fast 40% der Mitarbeiter hatten im letzten Jahr ein Problem mit der Gehaltsabrechnung. *

Häufige Probleme wie Unterzahlung, falsche Abzüge, verspätete Zahlungen und falsche personenbezogene Daten können zu Unzufriedenheit und Compliance-Risiken führen. Mit einem klaren Gehaltsabrechnungsprozess können Sie diese Fallstricke jedoch vermeiden und für eine reibungslose Gehaltsabrechnung sorgen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte der Gehaltsabrechnung — von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung von Audits. Und Wenn Sie nach einer umfassenden Gehaltsabrechnungscheckliste suchen, die Sie immer griffbereit haben sollten, stellen wir Ihnen auch eine davon zur Verfügung (kostenlos).

*Fernbedienung, 2024

💸 Es gibt eine einfachere Möglichkeit, die Gehaltsabrechnung durchzuführen

Nutzen Sie unsere kostenlose Gehaltsabrechnungscheckliste, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen — und kostspielige Fehler vermeiden.

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Unsere kostenlose, herunterladbare Gehaltsabrechnungscheckliste

Vorbereitung der Gehaltsabrechnung hat viele bewegliche Teile, aber es kann helfen, es in klare Schritte zu unterteilen. Verwenden Sie unsere umfassende, 13-stufige Gehaltsabrechnungscheckliste, um sicherzustellen, dass jede Phase berücksichtigt wird, unabhängig davon, ob Sie die Gehaltsabrechnung zum ersten Mal durchführen oder bestehende Prozesse überprüfen.

💡 Profi-Tipp: Konsultieren Sie einen lokalen Steuer- und Compliance-Experten, um sicherzustellen, dass Ihr Gehaltsabrechnungsprozess allen für Ihr Unternehmen geltenden Vorschriften entspricht.

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Unsere kostenlose Checkliste kann Ihnen dabei helfen, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess jedes Mal reibungslos und effektiv zu gestalten.

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So bearbeiten Sie die Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen

Wir haben die obige Gehaltsabrechnungscheckliste in sechs Hauptkategorien unterteilt, damit Sie die Schritte besser verstehen und effektiv umsetzen können. Ganz gleich, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zum ersten Mal einrichten oder Ihre aktuelle Konfiguration überprüfen, diese Kategorien helfen Ihnen dabei, einen reibungslosen, gesetzeskonformen Lohn- und Gehaltsabrechnungsablauf zu erstellen.
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Bevor Sie beginnen: Richten Sie Lohnstiftungen ein

Bevor Sie sich mit den Gehaltsabrechnungsprozessen befassen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle notwendigen Einrichtungsschritte abgeschlossen hat, um eine konforme und effizientes Gehaltsabrechnungssystem:

• Registrieren Sie sich bei den Steuerbehörden — Besorgen Sie sich Arbeitgeberidentifikationsnummern oder Steuernummern (z. B. EIN in den Vereinigten Staaten), um Steuereinbehalte und Beiträge genau zu melden.
  
  
• Melden Sie sich für obligatorische Systeme an — Abhängig von Ihrer Region sollten Sie Ihr Unternehmen bei den staatlichen Behörden für Arbeitsvorschriften, Sozialversicherungs- oder Gesundheitsbeiträge registrieren.

Die Erledigung dieser grundlegenden Aufgaben stellt sicher, dass Sie bereit sind, die Gehaltsabrechnung vertrauensvoll und gesetzeskonform abzuwickeln.

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1. Erfassen und konsultieren Sie aktuelle Mitarbeiterdaten und Compliance-Anforderungen

Die Grundlage für eine erfolgreiche Gehaltsabrechnung ist korrekt und vollständig Mitarbeiterdaten, gepaart mit der Einhaltung der lokalen Steuer- und Arbeitsvorschriften. Mitarbeiterdaten werden in der Regel beim Onboarding erfasst und in Ihrem System gespeichert Personalinformationssystem (HRIS).

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Schritte Teil Ihres Prozesses sind, um eine solide Grundlage zu schaffen:

• Erfassen Sie wichtige Mitarbeiterinformationen — Erfassen Sie beim Onboarding wichtige Informationen wie den vollständigen gesetzlichen Namen, die Adresse, die Steueridentifikationsnummer (z. B. die Sozialversicherungsnummer in den USA), die Bankkontodaten und die Anmeldung zu Leistungen.
  
  
• Stellen Sie die Klassifizierung der Mitarbeiter sicher — Ordnen Sie Mitarbeiter genau in Vollzeit, Teilzeit, befristet oder beurlaubt ein. Die Klassifizierung von Mitarbeitern wirkt sich auf alles aus, von Steuereinbehaltungen bis hin zum Anspruch auf Sozialleistungen, weshalb sie zu einem wichtigen Bereich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird.
  
  
• Steuerpräferenzen aufzeichnen — Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die für ihre Region erforderlichen Steuerformulare bereitstellen, z. B. das W-4-Formular in den USA. Aktualisieren Sie diese Aufzeichnungen umgehend, wenn sich ihr Anmeldestatus ändert.
  
  
• Künftige Änderungen planen und verwalten — Wenn Sie mit Änderungen wie Beförderungen und Gehaltsanpassungen rechnen, verwenden Sie die Planungsfunktionen in Ihrem HRIS, um sicherzustellen, dass diese zu gegebener Zeit in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden. Wenn Sie sich im Voraus auf zukünftige Aktualisierungen vorbereiten, bleibt Ihr Gehaltsabrechnungsprozess sauber und es werden Fehler vermieden.
  
  
• Überprüfen und pflegen Sie aktuelle Aufzeichnungen — Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten regelmäßig, um Beförderungen, Standortänderungen oder andere Aktualisierungen zu berücksichtigen.

🤩 Die Personalfachleute von heute müssen strategische, übergeordnete Aufgaben priorisieren, anstatt sich mit manuellen Aufgaben zu beschäftigen, die leicht automatisiert werden könnten.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erleichtern, ist die Adoption ein menschenzentriertes HRIS wie Leapsome. Mit Funktionen wie einem Self-Service-Portal für Mitarbeiter und Planungstools für zukünftige Änderungen hilft Ihnen Leapsome dabei, die Datenverwaltung zu optimieren und Ihren Gehaltsabrechnungsprozess fehlerfrei zu gestalten.

2. Definieren und implementieren Sie Gehaltsabrechnungsrichtlinien

Effektives Gehaltsabrechnungsmanagement beginnt mit klaren, umfassenden Richtlinien, die jede Phase des Prozesses leiten. Gehaltsabrechnungsrichtlinien unterstützen die Konsistenz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Abstimmung zwischen den Teams und reduzieren gleichzeitig Fehler und Verwirrung. Folgendes sollte in eine gut strukturierte Richtlinie aufgenommen werden:

• Definieren Sie Gehaltsabrechnungszyklen — Legen Sie die Gehaltshäufigkeit Ihrer Organisation fest (Zahlungszyklen). Legen Sie die Fristen für die Einreichung, Genehmigung und Bearbeitung von Arbeitszeittabellen klar fest, um Verzögerungen zu vermeiden. Bestätigen Sie diesen Zeitplan mit Ihrem Finanzteam, um die Abstimmung sicherzustellen und Unterbrechungen zu vermeiden.
  
  
• Lege Überstunden- und Bonusregeln fest — Geben Sie deutlich an, wie Überstunden, Urlaubsgeld oder Prämien berechnet und genehmigt werden. Geben Sie Schwellenwerte für die Anrechnung von Überstunden, die Tarife und das Verfahren zur Erfassung von Überstunden an.
  
  
• Klären Sie die Einhaltung von Steuervorschriften und regionalen Unterschieden ab — Stellen Sie sicher, dass Ihre Gehaltsabrechnungspolitik die verbindlichen Steuervorschriften in allen relevanten Regionen berücksichtigt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit externen Mitarbeitern oder internationalen Teams, in denen die Steuerpflichten variieren können.
  
  
• Kommunizieren Sie die Klassifizierung und Eignung der Mitarbeiter — Definieren Sie klar die Personalklassifizierungen (z. B. Vollzeit, Teilzeit, befristet, beurlaubt) und geben Sie an, welche Leistungen oder Richtlinien für jede Gruppe gelten. Eine falsche Klassifizierung kann zu Compliance-Risiken führen, weshalb Genauigkeit hier von entscheidender Bedeutung ist.
  
  
• Erläutern Sie die Regeln für Zahlungen außerhalb des Zyklus — Legen Sie fest, wie Ihr Unternehmen mit Korrekturen, Rückerstattungen oder einmaligen Zahlungen außerhalb der regulären Gehaltspläne umgeht. Schließen Sie klare Eskalationsverfahren für dringende Situationen ein. Diese sind bekannt als“Zahlungen außerhalb des Zyklus.“

Durch die Definition und Dokumentation dieser Elemente dienen Ihre Gehaltsabrechnungsrichtlinien sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter als zuverlässige Referenz, wodurch Verwirrung vermieden und die Einhaltung der Vorschriften verbessert wird.
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3. Berechnen Sie die Gehälter, Einbehalte und Abzüge der Mitarbeiter

💡 Wenn Sie mit einem externen Anbieter für Gehaltsabrechnung zusammenarbeiten, übernimmt dieser in der Regel diese Berechnungen, einschließlich der Bearbeitung und Überweisung von Pflichtbeiträgen wie Steuern und Sozialversicherung. Es ist jedoch immer noch wichtig sicherzustellen, dass alle Anpassungen (z. B. Boni oder unbezahlter Urlaub) in den Daten, die Sie Ihrem Anbieter zur Verfügung stellen, korrekt wiedergegeben werden.

Sobald Ihre Gehaltsabrechnungsrichtlinien definiert und dokumentiert sind, besteht der nächste Schritt darin, die Vergütung genau zu berechnen. Dazu gehören die Festlegung des Bruttolohns, der obligatorischen Einbehalte und der freiwilligen Abzüge. Halten Sie sich an diese Richtlinien, um die Einhaltung und Konsistenz sicherzustellen:

• Bruttolohn berechnen — Dividieren Sie bei Angestellten ihr Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungsperioden. Multiplizieren Sie bei Stundenarbeitern die geleisteten Arbeitsstunden mit ihrem Stundensatz, einschließlich aller Überstunden, die gemäß Ihren Richtlinien und geltendem Recht erforderlich sind.
  
  
• Berücksichtigen Sie Anpassungen für Boni, Provisionen und unbezahlten Urlaub — Prüfen Sie Arbeitszeittabellen und bonusbezogene Leistungsdaten und hinterlassen Sie Aufzeichnungen, um etwaige zusätzliche Zahlungen oder Abzüge zu berücksichtigen.
  
  
• Legen Sie die obligatorischen Einbehalte fest — Je nach Region kann dies Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge oder ähnliche Verpflichtungen beinhalten.
  
  
• Freiwillige Abzüge berücksichtigen — Bearbeitung von Mitarbeiterbeiträgen zu Altersvorsorge, Gesundheitsleistungen oder anderen Leistungen.

🧩 Wir verstehen es: Abzüge mögen auf den ersten Blick schwierig erscheinen! Schauen Sie sich unseren Leitfaden an Lohnsteuer für Arbeitgeber und wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen Rechts- oder Steuerberater.

4. Zahlungen verarbeiten und ausstellen

Es ist endlich an der Zeit, Zahlungen zu versenden. Dies ist verständlicherweise einer der wichtigsten Schritte bei der Gehaltsabrechnung, daher ist es wichtig, ihn richtig zu machen. Dies sind unsere Empfehlungen:

• Verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnung über das von Ihnen gewählte System — Verwenden Sie eine Gehaltsabrechnungslösung, um Gehaltsabrechnungsaufgaben wie das Zusammenstellen von Daten und das Generieren von Gehaltsabrechnungen zu rationalisieren. Die Automatisierung reduziert das Risiko manueller Fehler, spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
  
  
• Zahlungen ausstellen — Bezahlen Sie Mitarbeiter mit der von Ihrem Unternehmen etablierten Methode (z. B. Direktüberweisung, Scheck) und stellen Sie sicher, dass sie ihre Vergütung zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten. Verspätete Zahlungen können der Moral schaden und das Vertrauen untergraben.
  
  
• Bearbeiten Sie Zahlungen außerhalb des Zyklus nach Bedarf — Gelegentlich müssen Sie möglicherweise Rückerstattungen bearbeiten oder Fehler korrigieren, die außerhalb des regulären Zahlungsplans liegen. Richten Sie klare Protokolle ein, um diese Ausnahmen effizient zu behandeln.
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• Übermitteln Sie die Zahlungsdetails — Stellen Sie klare, detaillierte Gehaltsabrechnungen bereit, aus denen Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn und alle zusätzlichen Anpassungen hervorgehen. Dies gewährleistet Transparenz und hilft den Mitarbeitern, ihre Vergütung zu verstehen.

⭐ Die vollständige Verwaltung der Gehaltsabrechnungszyklen kann sehr zeitaufwändig sein, insbesondere für Startups und kleinere Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen. Zum Glück Automatisierung der Gehaltsabrechnung kann Ihnen helfen, mit weniger mehr zu erreichen!

Das neue HRIS von Leapsome Mit den Funktionen zur Gehaltsabrechnung können Personenteams Gehaltsabrechnungsrichtlinien erstellen und zuweisen, Gehaltsabrechnungszyklen starten, Gehaltsabrechnungen verteilen und Berichte erstellen — so entfällt viel manuelle Arbeit von den Schreibtischen der HR-Teammitglieder.

5. Erledigen Sie den Papierkram und führen Sie Aufzeichnungen zur Einhaltung der Vorschriften

Compliance ist der Eckpfeiler eines effektiven Gehaltsabrechnungsmanagements. Die Nichteinhaltung der Steuer- und Arbeitsgesetze kann zu außerordentlichen Prüfungen, Bußgeldern und Reputationsschäden führen. Obwohl die spezifischen Anforderungen je nach Standort unterschiedlich sind, sind dies die wichtigsten Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

• Bewahren Sie Gehaltsabrechnungen auf — Speichern Sie detaillierte Aufzeichnungen aller Gehaltsabrechnungstransaktionen, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und Beiträgen zu Leistungen an Arbeitnehmer. Örtliche Gesetze schreiben oft vor, wie viel Zeit Sie haben müssen Bewahren Sie diese Mitarbeiterdaten auf.

• Steuern korrekt und pünktlich einreichen — In den meisten Ländern (und Bundesstaaten, falls zutreffend) müssen Arbeitgeber Steuerformulare einreichen, in denen die Einbehalte und Beiträge für jede Steuerperiode aufgeführt sind.

• Generierung von Gehaltsabrechnungsberichten — Mitarbeiter sollten immer transparente Informationen über ihre Bezahlung haben. Durch die Verteilung genauer Gehaltsabrechnungen und Gehaltsabrechnungsberichte können sie sicherstellen, dass sie verstehen, wie ihr Nettolohn berechnet wird. Diese Gehaltsabrechnungsberichte sind manchmal auch für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich.

• Überprüfen Sie die Vorschriften regelmäßig — Arbeits- und Steuergesetze können sich häufig ändern. Bleiben Sie über Neuigkeiten in Ihren Geschäftsregionen auf dem Laufenden, insbesondere, wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in verschiedenen Ländern beschäftigen.

• Prüfen Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem — Führen Sie regelmäßige Audits durch, um Unstimmigkeiten, veraltete Daten oder Ineffizienzen in Ihrem Prozess zu identifizieren.

Die Führung genauer Aufzeichnungen ist unerlässlich, um Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen prüfungsbereit ist. Außerdem bietet es den Mitarbeitern die Transparenz und Sicherheit, die sie verdienen.
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6. Überwachen Sie die Leistung der Gehaltsabrechnung und verbessern Sie die Prozesse

Die Gehaltsabrechnung ist ein fortlaufender Prozess, und regelmäßige Überprüfungen können Ihnen helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Die Überwachung der Gehaltsabrechnung gewährleistet Genauigkeit und unterstützt die langfristige Effizienz. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:

• Verfolgen Sie relevante Gehaltsabrechnungskennzahlen — Überwachen Kennzahlen zur Gehaltsabrechnung wie die Genauigkeitsrate der Gehaltsabrechnung, die Zeit zur Fehlerbehebung und die Gesamtverarbeitungszeit.
  
  
• Feedback von Mitarbeitern einholen — Bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback zu ihren Erfahrungen mit der Gehaltsabrechnung, z. B. wie einfach sie auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen oder Probleme lösen können. Sprunghaft Umfragen ermöglicht es Ihnen, dies zu tun, indem Sie eine einmalige Umfrage versenden, um Schwachstellen aufzudecken und Ihre Prozesse zu verfeinern.
  
  
• Bleiben Sie über Gehaltsabrechnungstrends auf dem Laufenden — Fortschrittliche Technologien wie KI, Automatisierung und Blockchain verändern die Gehaltsabrechnung. Erkunden Gehaltsabrechnungstrends um Ihr System modern und effizient zu halten.
  
  
• Verbesserungen des Dokumentationsprozesses — Wenn Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem oder Ihre Richtlinien anpassen, aktualisieren Sie Ihre Dokumentation, um diesen Änderungen Rechnung zu tragen. Dadurch bleiben alle auf derselben Wellenlänge und es wird ein reibungsloser Übergang gewährleistet.

Mit diesen Schritten bauen Sie ein Gehaltsabrechnungssystem auf, das nicht nur konform ist, sondern auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht und auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
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Tipps für eine reibungslose Gehaltsabrechnung

Ein starkes Gehaltsabrechnungssystem ist unerlässlich, um die Mitarbeiter zufrieden zu stellen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, die Gehaltsabrechnung jedes Mal richtig zu machen:

• Priorisieren Sie benutzerfreundliche, personenzentrierte Gehaltsabrechnungstools — HR-Software mit Funktionen zur Mitarbeiterunterstützung kann Ihnen helfen, das zu stärken Erfahrung der Mitarbeiter (EX) und befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ihre Tools wirklich zu nutzen (anstatt sie zu ignorieren!).
  
  HRIS von Leapsome ist eine herausragende Lösung mit Personalunterstützung und HRIS-Funktionen (einschließlich Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungstools) auf einer einzigen Plattform — nur ein Kontaktpunkt für alles, was mit Personalmanagement zu tun hat!

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• Führen Sie gründliche Aufzeichnungen — Eine gründliche Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass Sie auf Prüfungen vorbereitet sind, und hilft, Bußgelder zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, kann die Verwaltung von Mitarbeiterdaten überwältigend werden. Um die Nase vorn zu haben, sollten Sie die Einführung einer skalierbaren Lösung in Betracht Verwaltung von Dokumenten Lösung, die sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt.

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• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter — Es ist weniger wahrscheinlich, dass Abrechnungsfehler auftreten, wenn HR-Teammitglieder wirklich verstehen Sie, wie Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse funktionieren. Mit einem Tool wie Sprungiges Lernen macht dies einfacher, da Sie maßgeschneiderte Kurse für die Bedürfnisse Ihres Teams erstellen können.

Entwickeln Sie mit Leapsome eine erfolgreiche Gehaltsabrechnungsstrategie

Wenn es um die Gehaltsabrechnung geht, hat Zuverlässigkeit Priorität #1. Die meisten Mitarbeiter leben von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck, sodass unerwartete Unterbrechungen eines Gehaltsabrechnungsplans verheerende Folgen haben können. In der Zwischenzeit riskieren Unternehmen, die es versäumen, Gehaltsabrechnungen oder Mitarbeiterdaten zu aktualisieren, die Teammitglieder zu frustrieren, weil sie gegen die Vorschriften verstoßen und sogar mit hohen Bußgeldern rechnen müssen. Es versteht sich von selbst, dass diese Szenarien nicht ideal sind.

Wenn Sie unsere Gehaltsabrechnungscheckliste befolgen, können Sie sicher sein, dass Sie sich um Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen kümmern. Und durch den Einsatz der richtigen HR-Technologie, wie der umfassenden HR-Plattform von Leapsome, können Sie zuverlässige, effiziente und skalierbare Gehaltsabrechnungs- und Vergütungsstrategien entwickeln.

Mit nahtlosen Arbeitsabläufen und praktischen Automatisierungen gewährleistet Leapsome Genauigkeit und Konsistenz und hilft Personalleitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren — die Priorisierung ihrer Mitarbeiter und die Förderung des Geschäftswachstums.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.