Lohnabrechnung vorbereiten: Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Wenn ihr für die Gehaltsabrechnung in eurem Unternehmen verantwortlich seid, wisst ihr, wie wertvoll es ist, diesen komplexen Prozess zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Das gilt insbesondere, wenn ihr euch noch auf manuelle Methoden oder Tools verlasst, die für euer wachsendes Unternehmen nicht mehr geeignet sind. Unter diesen Umständen kann die monatliche Vorbereitung der Gehaltsabrechnung schnell überwältigend werden. Ineffizientes Gehaltsabrechnungsmanagement kann auch eure Ressourcen belasten: Selbst Inhaber kleiner Unternehmen verbringen fast fünf Stunden damit, Steuern pro Zahlungsperiode zu berechnen, einzureichen und abzuführen.*

Die Gehaltsabrechnung ist in jedem Unternehmen eine geschäftskritische Aufgabe. Sie ist entscheidend dafür, dass eure Mitarbeitenden zufrieden sind und eure Systeme den Steuer- und Arbeitsgesetzen entsprechen.

Zum Glück könnt ihr diese Prozesse vereinfachen und optimieren: mit unserem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und benutzerfreundlichen Tools für effizienteres Gehaltsabrechnungsmanagement.

*Bloomberg, 2020

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8 Schritte zur Durchführung der Gehaltsabrechnung in eurem Unternehmen

Habt ihr Angst vor dem Zahltag? Damit seid ihr nicht allein.

Die Gehaltsabrechnung kann selbst für die am besten ausgestatteten HR-Teams schwierig sein. Mit den richtigen Rahmenbedingungen und dem nötigen Know-how muss es aber nicht frustrierend sein.

‍Moderne, menschenzentrierte HR-Plattformen wie Leapsome ermöglichen es euch, die Gehaltsabrechnung in andere HR-Kernprozesse zu integrieren und bieten neue Möglichkeiten, euren Tech-Stack zu vereinfachen und Mitarbeiterdaten zu zentralisieren.

Ihr wisst nicht, wo ihr anfangen sollt? Wir haben acht wichtige Schritte zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung skizziert, damit ihr eure Zahlungssysteme mit Zuversicht verwalten könnt.

8 steps for payroll preparation and delivery by leapsome: Establish a payroll policy & method Define policies and choose how you'll run your payroll processes Collect & manage employee data Gather all necessary payroll information — then keep it secure and organized Calculate taxes & other deductions Outline the required salary deductions Determine gross & net pay Calculate payments for both hourly and salaried employees Process & record payments Set up clear payroll processes to ensure timely payments Prepare & distribute payslips Automate payslip management with payroll software Manage payroll records Keep accurate, secure records of all payroll activities Stay compliant & informed Proactively manage payroll compliance and stay updated on regulations.

1. Gehaltsabrechnungsrichtlinie und -methode festlegen

Entscheidet zuerst, welches Gehaltsabrechnungsmodell ihr verwenden wollt. Überlegt, welche Art von System am besten zu eurem Unternehmen passt, und berücksichtigt Faktoren wie Wachstumsprognosen, Steueranforderungen und lokale Compliance-Vorschriften.

Es gibt drei Hauptoptionen:

Manuelle Gehaltsabrechnung — alles selbst erledigen und Aufzeichnungen von Hand führen
Ausgelagerte Gehaltsabrechnung — eure Gehaltsabrechnungsprozesse an Dritte übergeben
Gehaltsabrechnungssoftware — ein Tool oder eine Plattform zur Automatisierung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung nutzen

Sobald ihr euer Modell kennt, könnt ihr eine solide Gehaltsabrechnungsrichtlinie für euer Unternehmen etablieren.

Eine Standard-Gehaltsabrechnungsrichtlinie sollte Folgendes beinhalten:

Definitionen der Arbeitswoche
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Zeit- und Anwesenheitserwartungen
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Pausenzeiten
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Bezahlung von Überstunden
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Zahlungszeiträume und Zahlungsmethoden
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Obligatorische und freiwillige Abzüge
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Leistungen bei der Gehaltsabrechnung
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Richtlinien zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Natürlich müsst ihr auch sicherstellen, dass eure HR- und Finanzabteilungen all diese Daten erfassen können. Unser CoreHR-Tool (inbegriffen in Leapsomes HRIS) bietet benutzerfreundliche Funktionen für wichtige Aufgaben wie Time Tracking und Abwesenheiten.
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2. Mitarbeiterdaten sammeln und verwalten

Sammelt als Nächstes Gehaltsabrechnungsinformationen von allen Teammitgliedern, damit ihr sie schnell und korrekt bezahlen könnt.

Mindestens benötigt ihr vollständige Namen, Privatadressen, Bankkontodaten und alle Steuerformulare oder Identifikationsnummern, die für die Zahlungsabwicklung in eurem Land erforderlich sind. Diese Aufzeichnungen müssen stets korrekt und aktuell sein, damit euer Unternehmen Steuer-, Arbeits- und Datenschutzgesetze einhalt.

Ein robustes Dokumentenmanagementsystem für Mitarbeitende ist für HR-Teams auch bei der Aufzeichnung von Abzugsgenehmigungen und Einwilligungen zur Datenerfassung unverzichtbar. Die Dokumentenverwaltungsfunktion in Leapsomes HRIS ermöglicht es euch, unternehmensweite Dokumente und Vorlagen zu erstellen, hochzuladen und zu verwalten. Unsere Plattform legt großen Wert auf Sicherheit und Compliance, inklusive DSGVO-konformer Datenschutzmaßnahmen.

Stellt euch diese Fragen, um die Mitarbeiterdaten eures Unternehmens in sicheren Händen zu halten:

Haben wir einen Disaster-Recovery-Plan, um Gehaltsdaten im Falle eines Fehlers oder Verstoßes wiederherzustellen?
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Wie oft sichern wir Mitarbeiter- und Gehaltsabrechnungsdaten?
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Wo werden diese Backups gespeichert?
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Entsprechen unsere Daten- und Gehaltsabrechnungsprozesse den Gesetzen zur Informationssicherheit?

💡 Viele HR-Teams haben Mitarbeiterinformationen auf verschiedene Plattformen und Tools verteilt.

Wenn es an der Zeit ist, persönliche Daten zu aktualisieren, eine Leistungsbeurteilung zu starten oder eine Engagement-Initiative durchzuführen, müssen HR-Fachleute möglicherweise zwischen Tools hin- und herschalten und Daten manuell übertragen. Das ist ineffizient und unsicher.

Die Wahl einer HR-Plattform wie Leapsome ist die Antwort. Unsere Software ist für Mitarbeitende und HR-Fachleute einfach zu nutzen und ermöglicht es, verschiedene Personalverwaltungsaufgaben an einem intuitiven Ort zu erledigen.

3. Steuern und andere Abzüge berechnen

Jetzt, da euer Gehaltsabrechnungssystem organisiert ist, könnt ihr die regelmäßigen Zahlungen eures Teams ausarbeiten. Berechnet dazu zunächst die Abzüge, die jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zahlen muss.

Welche Abzüge anfallen, hängt davon ab, wo ihr ansässig seid. Typische Elemente sind:

Einkommensteuer
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Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge
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Private und gesetzliche Krankenversicherung
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Lebens- oder Berufsunfähigkeitsversicherung
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Gewerkschaftsgebühren
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Kreditrückzahlungen
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Transport
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Freiwillige Beiträge (z. B. persönliche Ersparnisse und Spenden)

Korrekte Abzüge sind entscheidend für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Nutzt Gehaltsabrechnungssoftware, um diese Berechnungen zu automatisieren, und konsultiert eine Steuerberatung in eurer Region.
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4. Brutto- und Nettolohn ermitteln

Sobald ihr die Abzüge festgelegt habt, könnt ihr mit der Gehaltsabrechnung beginnen. Zunächst ermittelt ihr den Bruttolohn (Gesamtbetrag vor Abzügen) und den Nettolohn (den tatsächlich ausgezahlten Betrag nach Abzügen).

Die Berechnung des Bruttolohns unterscheidet sich bei Angestellten und Stundenarbeitenden.

Für festangestellte Mitarbeitende:

Jahresgehalt ÷ Anzahl der Zahlungsperioden = Bruttolohn pro Periode

Für Stundenarbeitende:

Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (inkl. Überstunden) x Stundensatz = Bruttolohn pro Periode

Dann zieht ihr die aufgezeichneten Abzüge vom Bruttolohn ab, um den Nettolohn zu ermitteln.

💡 Nicht vergessen: Ihr müsst bestimmte Abzüge für Mitarbeitende einbehalten, abgleichen und verwalten. Steuerabzüge müsst ihr zusammen mit den restlichen Lohnsteuern so häufig wie gesetzlich vorgeschrieben an die zuständigen Behörden übermitteln.

5. Zahlungen verarbeiten und aufzeichnen

Jetzt seid ihr bereit, Zahlungen zu leisten! Die Grundarbeit ist getan. Jetzt geht es darum, transparente Gehaltsabrechnungsprozesse einzurichten, aufrechtzuerhalten und zu kommunizieren, damit eure Mitarbeitenden jedes Mal pünktlich bezahlt werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeitende zu bezahlen. Egal welche Methode euer Unternehmen bevorzugt, folgendes ist wichtig:
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Stets ausreichende Mittel zur Deckung der Löhne bereitstellen, indem ihr integrierte Softwaresysteme nutzt, um bevorstehende Zahlungen einzusehen und euch darauf vorzubereiten.

Zahlungen rechtzeitig autorisieren und planen, damit die Gehaltsabrechnung immer rechtzeitig durchgeführt wird.

Gehaltsabrechnung prüfen, um Inkonsistenzen oder Fehler zu identifizieren, die zu Compliance-Problemen oder Beschwerden führen könnten.
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Stellt sicher, dass ihr zuverlässige Systeme für die Dokumentation aller Stundenzettel und Transaktionen in eurer Buchhaltungssoftware habt. Das ist entscheidend, um organisiert zu bleiben und rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.
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6. Gehaltszettel vorbereiten und verteilen

Gehaltszettel sind wichtige Dokumente für Arbeitgeber und Arbeitnehmende. Alle Personen in eurem Unternehmen sollten bei jeder Zahlung einen erhalten, in der Regel zweimal monatlich oder monatlich und in digitaler Form.

Typischerweise enthalten Gehaltszettel folgende Informationen:

Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen
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Name und Steuernummer der/des Mitarbeitenden
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Aufschlüsselung von Bruttolohn, Abzügen und Nettolohn
‍
Zusammenfassung des bisherigen kumulierten Lohns im Steuerjahr
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Gehaltszettel für Stundenarbeitende sollten die geleisteten Stunden dieser Lohnperiode und etwaige Überstunden ausweisen.

Um Verwirrung zu vermeiden, erstellt und verteilt Gehaltszettel in regelmäßigen Abständen und in einheitlichem Format. Kommuniziert den Zahlungsplan klar und legt fest, an wen Anfragen gerichtet werden sollen.

🤔 Habt ihr Schwierigkeiten, die Gehaltszettel-Vorbereitung im Griff zu behalten?

Ein Gehaltsabrechnungstool wie das in Leapsomes HRIS hilft euch, die Verteilung zu automatisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und euer HR-Team zu entlasten.

7. Gehaltsabrechnungsaufzeichnungen verwalten

Genaue und sichere Aufzeichnungen aller Gehaltsabrechnungsaktivitäten zu führen ist unverzichtbar. Diese Informationen sind nützlich für Gehalts-Benchmarking und interne Finanzprüfungen sowie für Steuer-, Compliance- und Datenschutzzwecke.

Hier sind einige Beispiele für Gehaltsabrechnungsaufzeichnungen, die ihr führen müsst:

Arbeitsverträge und -vereinbarungen
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Persönlich identifizierbare Informationen (PII)
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Steuerformulare, Zahlungen und Steuerklärungen
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Abzüge und Leistungsbeiträge
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Bankautorisierungen der Mitarbeitenden
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Prüf- und Compliance-Pfade
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Krankheit oder Urlaub

Die Pflege dieser Aufzeichnungen kann zeitaufwändig sein. Mit benutzerfreundlicher HR-Software wie Leapsome HRIS ist die Überwachung der Gehaltsabrechnungshistorie und Zahlungsdaten aber schneller und einfacher.

Unsere Software automatisiert routinemäßige Aufzeichnungen und spart HR-Fachleuten Stunden alltaeglicher Dateneingabe. Das ermöglicht es, Budgets dort umzuschichten, wo sie am dringendsten benötigt werden.
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8. Compliance einhalten und auf dem Laufenden bleiben

Herzlichen Glückwunsch! Ihr habt euren Gehaltsabrechnungszyklus erfolgreich optimiert, um allen Mitarbeitenden fristgerechte, fehlerfreie Zahlungen zu ermöglichen.

Leider ist die Arbeit nicht getan, sobald ihr den letzten Gehaltszettel verschickt habt. Wie euer Unternehmen ändern sich auch die Umstände eurer Mitarbeitenden ständig. Es liegt in eurer Verantwortung, immer die aktuellsten persönlichen Daten in euren Aufzeichnungen zu haben.

Es ist auch wichtig, änderungen bei den Gehaltsabrechnungsvorschriften im Blick zu behalten. Überprüft kontinuierlich die Steuergesetze und -richtlinien der Regionen, in denen euer Unternehmen tätig ist, und passt eure Prozesse entsprechend an.
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Lohnabrechnung vereinfachen mit einer integrierten HR-Plattform

A photo of two professionals sitting at a large table together with their laptops out, having a discussion.

Gehaltsabrechnungsmanagement kann für Unternehmen aller Größen und Branchen eine Herausforderung sein. Die richtigen Tools und Prozesse vereinfachen aber die Vorbereitung auf jede Zahlungsperiode.

Wir haben die acht wichtigsten Schritte identifiziert, damit ihr nichts verpasst. Dieses Framework bringt euch viele Vorteile: Es erleichtert die Erfassung benötigter Informationen, ermöglicht reibungslose Zahlungsprozesse, sichert gesetzliche Compliance und gibt euch mehr Kontrolle über die Gehaltsabrechnungskosten.

Und das ist noch nicht alles. Mit Leapsomes vernetzter Suite von HR-Tools könnt ihr diese Fähigkeiten noch weiterführen. Unser Gehaltsabrechnungstool fügt sich nahtlos in unsere umfassendere HR-Plattform ein, die Funktionen umfasst für Reviews, Ziele, Feedback und Vergütung, um nur einige zu nennen.

Zusammen mit Leapsomes HRIS helfen diese Tools euch, eure Mitarbeitenden einzubeziehen, eure Teams auszurichten und interne Abläufe weiter zu optimieren.

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