Personalbudgetierung: ein Leitfaden für strategische Führungskräfte

Spüren Sie den Druck, das Personalbudget zu kürzen? Sie sind nicht allein. 85% der globalen Personalleiter sahen sich im vergangenen Jahr unter Druck gesetzt, ihre Ausgaben zu reduzieren, und zwei Drittel empfinden das aktuelle Geschäftsklima als zunehmend herausfordernd. *

„Die Mitarbeiterteams stehen wirklich unter wirtschaftlichem Druck, insbesondere im Hinblick auf Budgetkürzungen“, teilte Jenny Podewills, Co-CEO und Mitbegründerin von Leapsome, kürzlich in einem Webinar mit. **

Um Personalverantwortlichen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu helfen, interviewte Jenny drei Experten: Pernilla Wranéus (VP und Global Head of People & Culture bei Accedo), Marie Richter (fraktionierte CPO und Beraterin) und Lee Bage (Group VP of People Operations bei Valtech). Sie tauschten umsetzbare Strategien zu drei Schlüsselthemen aus: Aufbau eines belastbaren Budgets, Sicherung der Zustimmung der Führungskräfte für Personalinvestitionen und Optimierung von Tools und Technologien im Hinblick auf Effizienz.

Dieser Artikel fasst ihre Erkenntnisse zusammen und untersucht, wie spezielle Plattformen wie Leapsome Personalprozesse rationalisieren, datengestützte Entscheidungen treffen und das Engagement unterstützen können — selbst bei engen Budgetbeschränkungen.

💸 Zeit gespart ist Geld gespart

Leapsome ermöglicht es Personenteams, mit weniger mehr zu erreichen und das Beste aus ihren Budgets herauszuholen.

👉 Machen Sie eine Produkttour

*Bericht über die Belegschaftstrends von Leapsome, 2024

**Webinar „Leapsome Strategische Budgetplanung für Personalleiter“, 2024
‍

Die Rolle der Personalbudgetierung bei der Erzielung strategischer Auswirkungen

Die Personalbudgetierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Erzielung strategischer Auswirkungen, indem sie die Ressourcen an den Prioritäten des Unternehmens ausrichtet.

Ein gut geplantes Personalbudget stellt sicher, dass die Personal-Teams in die Rekrutierung investieren können. Entwicklung der Mitarbeiter, und Engagement-Initiativen die direkt zu den Geschäftszielen beitragen. Es hilft auch dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und Mittel für die wirkungsvollsten Programme bereitzustellen — wie Leistungsmanagement oder Personalplanung.

Letztlich ermöglicht eine effektive Personalbudgetierung Unternehmen, ihre Kapitalrendite (ROI) bei Menschen, während gleichzeitig die Agilität als Reaktion auf wirtschaftliche Veränderungen erhalten bleibt.

Wenn Personalfachleute aufgrund der wirtschaftlichen Bedingungen, effektiver HR-Technologie und Automatisierungstools sind kritischer denn je. Das liegt daran, dass sie Teammitgliedern helfen, mit weniger mehr zu erreichen, den höchsten ROI aus ihren Initiativen herauszuholen und sicherzustellen, dass ihre Prozesse mit den Projekten, Prioritäten und Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Die Herausforderungen der Personalbudgetierung verstehen

Das Engagement, die Zufriedenheit und die Entwicklung der Mitarbeiter sind wichtige Bestandteile davon, ob ein Unternehmen untergeht oder schwimmt.

Doch wenn die Personalbudgets knapp sind, gehören Initiativen, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht, oft zu den ersten Ausgabenopfern, und Führungskräfte neigen dazu, ihren Wert zu unterschätzen. Das kann sich als kostspielig erweisen.

💬 „In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit könnten Unternehmen versucht sein, ihre Investitionen in menschenorientierte Programme wie Qualifizierungstraining, Coaching und Anerkennung zu reduzieren. Dieser kurzsichtige Ansatz birgt jedoch die Gefahr, dass das Engagement sinkt und die Fluktuation steigt.

Um Ihr Unternehmen in schwierigen Zeiten zu schützen, müssen Sie auch Leistungsträger und Mitarbeiter mit hohem Potenzial an sich binden. Diese Programme sind von entscheidender Bedeutung, um die Talente zu erhalten, die für langfristigen Erfolg erforderlich sind.“

— Glück Dookchitra, Vizepräsident von People at Leapsome

Strategisches Personalmanagement wird immer von größter Bedeutung sein — auch wenn die betriebliche Effizienz steigen muss. Wenn diese Ziele nicht priorisiert werden, erhöht dies auf lange Sicht die Mitarbeiterfluktuation und die damit verbundenen Kosten und beeinträchtigt den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

In der Tat SHRM-Forschung stellte fest, dass die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung im Jahr 2022 bei 4.700 US-Dollar lagen. Das Bericht und Einstellungsrechner Schätzungen gehen sogar davon aus, dass die Einstellung einer Führungskraft zwischen 30.000 und 50.000 US-Dollar kosten kann. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Top-Mitarbeiter zu halten, anstatt kurzfristige Budgetkürzungen vorzunehmen, die (buchstäblich) auf Kosten von allem anderen gehen.

💡 Wussten Sie das? Leapsomes Tool zur Umsatzprognose und -analyse kann Ihnen helfen, zukünftige Fluktuationsraten vorherzusagen, Muster zu erkennen und Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren.

Aufbau eines belastbaren und flexiblen Personalbudgets

Ihr HR-Team muss sich an den zentralen Unternehmenszielen orientieren, die Bedürfnisse der Mitarbeiter priorisieren und die betriebliche Effizienz aufrechterhalten — ohne unnötige Ausgaben zu tätigen oder sich ausschließlich auf kurzfristige Ziele zu konzentrieren.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, wie das geht.
‍

1. Priorisieren Sie Investitionen, die den Geschäftszielen entsprechen

Personalabteilungen werden erfolgreicher sein und auf weniger Widerstand stoßen, wenn sie den Ausgaben für Tools und Programme, die eindeutig mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen, Priorität einräumen.

Dieser Ansatz bedeutet, die üblichen HR-Silos zu verlassen und Änderungen und Ausgaben im Kontext des restlichen Unternehmens umzusetzen. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie möglicherweise mit wichtigen Stakeholdern und Führungskräften sprechen, um die Unternehmensstrategie besser zu verstehen.

Dies könnte zu Folgendem führen:

• Behalten Sie den Fokus auf die übergeordneten Ziele und die Strategie (auch bei Redundanzrunden oder Budgetkürzungen)
• Weiterqualifizierung der Teammitglieder, um interne Fähigkeiten und Wissenslücken zu schließen
• Zunehmendes Engagement zwischen den Abteilungen

Lee Bage von Valtech bot ein starkes Beispiel in unser aktuelles Webinar:

„Anstatt unser Team zu verkleinern, haben wir uns darauf konzentriert, die Effizienz durch einen digitalen Tech-Stack zu steigern. Dadurch wurden Ressourcen für strategische Arbeit frei und wir konnten weiter wachsen.“

Es ist auch wichtig, eine zu starke Verkleinerung zu vermeiden. Dies könnte es schwierig machen, wieder zum Laufen zu kommen, wenn sich die Wirtschaft zu erholen beginnt. Erwägen Sie stattdessen:

• Mit mehr Menschen mit befristeten Verträgen zusammenarbeiten
• Stellen Sie Freelancer ein, damit Sie reaktiver sein können
• Entwickeln Sie bestehende Mitarbeiter, anstatt neue Mitarbeiter einzustellen

Dies kann Ihnen helfen, mit weniger mehr zu erreichen, ohne die allgemeine Ausrichtung oder Strategie des Unternehmens zu ändern.
‍

2. Verwenden Sie Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen

Wenn Sie mit einem kleineren Budget arbeiten, sollten Sie Ihre aktuellen Zahlen, Personalanalysen und Personalberichte untersuchen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, die wirtschaftlich sinnvoll sind.

Wie Julia Reis, Gründerin und Chefberaterin von Julia Reis Consulting, in unserer Bericht über die Belegschaftstrends 2024: „Die Nutzung von Daten hilft den Personenteams, die Wirkung auch mit begrenzten Ressourcen zu maximieren.“

Wenn Sie Ihre Anlageentscheidungen mit soliden Daten untermauern, können Sie Ihre Ausgaben auch gegenüber Führungskräften leichter rechtfertigen. (mehr dazu weiter unten).

Ganzheitliche Personal- und Personalentwicklungssoftware wie Leapsome vereinfacht die Datenerfassung und -analyse und hilft Ihnen dabei, fundierte Budgetentscheidungen zu treffen. Sie können zum Beispiel versenden Umfragen zum Engagement mit Leapsome Umfragen, nutzen Sie unsere Tools zur Analyse der Mitarbeiterstimmung und KI-Fähigkeiten um Antworten schnell zu analysieren und wichtige Themen zu extrahieren und zu verstehen, wo es am sinnvollsten wäre, ein bereits überlastetes Budget zuzuweisen.

🎧 Möchten Sie sich das Webinar zur Personalbudgetierung selbst anhören?

Erfahren Sie mit Jenny Podewils, Pernilla Wranéus, Marie Richter und Lee Bage, wie Sie Ihr Personalbudget im Jahr 2025 und darüber hinaus maximieren können.

👉 Schau es dir hier an

3. Weisen Sie Ressourcen zu, um eine maximale Wirkung zu erzielen

Angesichts begrenzter Ressourcen sind die besten Investitionen diejenigen, die über mehrere Abteilungen und Ziele hinweg die größte Wirkung erzielen.

So wie Unternehmen bei Budgetkürzungen ihren Fokus auf langfristige Nachhaltigkeit richten, sollten Personalleiter sicherstellen, dass Engagement der Mitarbeiter, Kundenbindung und Entwicklung bleiben auch in schwierigen Zeiten strategische Prioritäten.

Bei Personalabbau oder Einstellungsstopps wird es noch wichtiger, in das verbleibende Team zu investieren. Ein positives Arbeitsumfeld hilft den Mitarbeitern, sich angesichts der Unsicherheit unterstützt und sicher zu fühlen.

Zu den Strategien können gehören:

• Bietet interessante Lernmöglichkeiten
  
  
• Konsistentes positives Feedback und Anerkennung teilen (a Lobmauer kann helfen!)
  
  
• Interne Förderung der Mitarbeiter
  
  
• Erhöhung der Gehälter und/oder Bereitstellung zusätzlicher Leistungen

Durch diese Maßnahmen können Unternehmen gestärkt aus schwierigen Zeiten hervorgehen und gleichzeitig eine Kultur der Unterstützung und Widerstandsfähigkeit stärken.
‍

Einsatz eines strategischen Ansatzes zur Abwehr wesentlicher Personalausgaben

Wenn die Budgets knapp werden, werden Personalfachleute häufig von Führungskräften und der Geschäftsleitung genauer unter die Lupe genommen, die möglicherweise die Notwendigkeit von Engagement-Initiativen oder zusätzlichen Investitionen in Mitarbeiterbindung inmitten von Kostensenkungsmaßnahmen.

„Unsere Untersuchungen zeigen, dass Teams oft immer noch Schwierigkeiten haben, den Geschäftsszenario und den ROI einiger ihrer Initiativen zu präsentieren und zu demonstrieren, und das ist in einer Zeit, in der Sie diese Argumente wirklich beweisen müssen, um einen Teil Ihres Budgets freizusetzen oder einzuhalten, noch dringlicher“, erklärte Jenny Podewils, Mitbegründer und Co-CEO von Leapsome, in ein aktuelles Webinar.

Unser Bericht über die Belegschaftstrends 2024 hebt diese Herausforderungen weiter hervor:

• 60% der Personalleiter haben Schwierigkeiten, ein Geschäftsszenario für HR-Initiativen zu entwickeln
• 62% finden es schwierig, unterstützende Daten zu sammeln
• 58% geben an, dass sie Schwierigkeiten haben, die Zustimmung der Geschäftsleitung zu erhalten

Angesichts dieser Hürden müssen Personenteams mit datengestützten Strategien darauf vorbereitet sein, ihre Ausgaben zu rechtfertigen.
‍

1. Kommunizieren Sie den ROI anhand konkreter Kennzahlen

Führungskräfte wollen einen klaren ROI sehen, und hier kommen Ihre Daten ins Spiel. Wenn Ihre Budgetzuweisung auf konkreten Zahlen basiert, können Sie leicht nachweisen, warum Sie eine bestimmte Investition tätigen möchten, mit welchen Zielen sie übereinstimmt und welche Renditen und Vorteile erwartet werden.

„Sie müssen immer den Überblick über Ihre Daten haben, um Ihre Argumente für wichtige Personalausgaben wirklich zu untermauern.“ bemerkte Jenny Podewils. „Es kann sein, dass Sie für ein neues Programm plädieren oder die Ergebnisse und Vorteile der von Ihnen laufenden Programme aufzeigen.“

Dies könnte die Verwendung einer ganzheitlichen Personal- und Personalentwicklungssoftware wie Leapsome beinhalten, um Daten zu wichtigen Kennzahlen wie den folgenden zu sammeln und zu analysieren:

• Engagement-Niveau von Leistungsträgern und Leistungsträgern
• Wie Teammitglieder auf Unternehmensziele reagieren und mit ihnen interagieren
• Der Lebenszyklus der Mitarbeiter und Verbesserungsmöglichkeiten
  ‍

2. Beziehen Sie die Interessengruppen frühzeitig in den Prozess ein

Manche sagen, es sei besser, um Vergebung als um Erlaubnis zu bitten — aber wenn es um Personalausgaben geht, ist es besser, wichtige Interessengruppen so früh wie möglich einzubeziehen. Dies stellt sicher, dass jeder den Wert der Investition von Anfang an versteht, was es einfacher macht, Zustimmung zu gewinnen.

Wenn die Personalabteilung Geschäftsszenarien ohne die Zusammenarbeit wichtiger Stakeholder erstellt, kann es schwieriger sein, Unterstützung zu erhalten. Stattdessen, wann Führung im Personalwesen präsentiert eine einheitliche Vision und hilft ihnen, Investitionen voranzutreiben, von denen sowohl ihre Abteilung als auch das gesamte Unternehmen profitieren.

Zu den effektiven Methoden, um frühzeitig Zustimmung zu gewinnen, gehören:

• Nutzung historischer Daten aus anderen ähnlichen Initiativen oder Programmen, um realistische Ergebnisse und ROI aufzuzeigen
  
  
• Bereitstellung von Testversionen eines vorgeschlagenen Tools für Mitarbeiter und Interessenvertreter, um ihnen die gesamte Erfahrung und das Potenzial zu zeigen
  
  
• Führen Sie mit einer kleinen Gruppe einen „Soft-Launch“ eines neuen Tools, Frameworks, einer Aktivität oder eines Projekts durch, um frühzeitig Feedback zu erhalten und zu sehen, was funktioniert und was nicht
  

Diese Strategien tragen dazu bei, Führungskräfte und andere wichtige Interessengruppen zu starken Verbündeten zu machen.
‍

3. Lernen Sie von Branchen-Benchmarks und Wettbewerbern

Das Zitieren erfolgreicher Beispiele von Branchenkollegen ist eine weitere großartige Möglichkeit, den Wert Ihrer Personalinvestitionen zu demonstrieren.

Ganz gleich, ob Sie die Kennzahlen Ihres Unternehmens mit dem Branchendurchschnitt vergleichen oder die Stärken und Schwächen ähnlicher Initiativen analysieren, positive Beispiele aus der Praxis sind eine großartige Möglichkeit, Führungskräfte für Ihre Pläne zu gewinnen.

Das Sammeln dieser Informationen kann Folgendes beinhalten:

• Recherche von Branchenberichten
• Teilnahme an Diskussionen mit Kollegen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen
• Identifizierung von Best Practices, die an Ihr Unternehmen angepasst werden können

Wenn Sie sich bewährte Lösungen von anderen ausleihen, können Sie die Entscheidungsfindung beschleunigen und gleichzeitig den Führungskräften die Marktrelevanz demonstrieren.
‍

Optimierung der HR-Tools und -Technologie für Effizienz

Mit weniger Ressourcen muss jedes Tool seinen Wert unter Beweis stellen (und noch mehr). In der Tat 85% der HR-Führungskräfte stehen unter dem Druck, ihren Tech-Stack zu konsolidieren und die Ausgaben zu senken.

Gleichzeitig ist unser Bericht über die Belegschaftstrends 2024 fand heraus, dass 98% der Unternehmen HR-Technologie als erfolgskritisch erachten, mit Benutzerfreundlichkeit und All-in-One-Funktionen haben oberste Priorität.

“Du brauchst genug Werkzeuge, aber nicht zu viele.“ erklärte Marie Richter. „Andernfalls ist es für die Mitarbeiter zu schwierig, ihren Arbeitsalltag zu konsolidieren und Integrationen aufzubauen.“

Aus diesem Grund sollten die besten HR-Tech-Investitionen umfassend und zugänglich sein. Sie sollten Prozesse durch Automatisierung und KI vereinfachen und gleichzeitig die wichtigsten HR-Funktionen auf einer einzigen, kostengünstigen Plattform wie Leapsome konsolidieren.

🤩 Intelligenter arbeiten, nicht härter

Umfassende Lösungen wie Leapsome bieten Ihnen alle Tools zur Personal- und Personalförderung, die Sie benötigen, an einem intuitiven Ort.

👉 Eine Demo buchen

1. Erstellen Sie einen Überblick über den Lebenszyklus Ihrer Mitarbeiter, um die technischen Anforderungen zu ermitteln

Die detaillierte Beschreibung der Mitarbeiterreise ermöglicht es HR-Teams, die Bereiche zu identifizieren, in denen Technologie den größten Einfluss haben kann. Von der Gewinnung und Bindung bis hin zum Engagement und Offboarding — jede Phase der Zeit eines Fachmanns in Ihrem Unternehmen kann mit den richtigen Tools verbessert und bereichert werden.

💡 Willst du mehr über das lesen Lebenszyklus der Mitarbeiter im Detail? Unser detaillierter Leitfaden beschreibt es und erklärt, wie Sie das Engagement in jeder Phase verbessern können.

Spoiler-Warnung: Leapsome kann bei allem helfen. 💜

Dies kann die folgenden Schritte beinhalten:

• Entwicklung (oder Überarbeitung) einer detaillierten Visualisierung des Mitarbeiterlebenszyklus in Ihrem Unternehmen
• Identifizierung von Schlüsselfaktoren, die zu einer positiven Mitarbeitererfahrung beitragen
• Identifizieren, wo Teams Qualifikations- und Entwicklungslücken haben, und Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben

Lee Bage hat ein Beispiel dafür geteilt bei uns. Seine Organisation arbeitete früher mit einem jährlichen Zyklus, in dem jeder Feedback gab und gleichzeitig auf die letzten 12 Monate zurückblickte. Das Zusammentragen und Diskutieren der Daten war zwar wertvoll, dauerte aber Stunden. Nachdem das Unternehmen dieses Problem erkannt hatte, begann es, nach technischen Tools zu suchen, um es zu vereinfachen — und die Zykluszeit von 12 auf 6 Wochen zu verkürzen.

„Es war ein einmaliges Tippen und ein enormer ROI, weil wir das richtige System und den richtigen Tech-Stack hatten“, sagte er.
‍

2. Evaluieren Sie Skalierbarkeit und Integration

Ein wichtiger Aspekt einer flexiblen und belastbaren Personalbudgetierung besteht darin, sicherzustellen, dass sie mit dem Unternehmen wachsen und sich verändern kann. Das gilt unabhängig davon, ob der Haushalt auf absehbare Zeit angespannt bleibt oder sich schneller als erwartet erholt.

In ähnlicher Weise sind Investitionen am sinnvollsten, wenn sie auf lange Sicht weiterhin nützlich sind, und nicht als kurzfristige, schnelle Lösung in einer schwierigen wirtschaftlichen Zeit.

Daher kann sich die beste HR-Technologie mit der Skalierung von Unternehmen weiterentwickeln, was den Bedarf an zukünftigen Investitionen und einer weiteren Software-Lernkurve reduziert. Ein Tool, das sich nahtlos in Ihre integriert HR-Prozesse — Ihre Arbeit zu verbessern und zu vereinfachen, anstatt sie zu komplizieren — ist immer eine gute Investition, auch wenn sich Ihre Budgetanforderungen ändern.
‍

3. Nutzen Sie KI, um die HR-Funktionen zu verbessern

KI-Tools für HR-Aufgaben ermöglichen es Teams, die Effizienz zu maximieren und Arbeitsabläufe zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie mit weniger Ressourcen mehr erreichen können.

„Für uns ging es einfach darum, mit weniger mehr zu erreichen“, bemerkte Pernilla Wraneus in unser Webinar.

Die KI-Anwendungsfälle für die Personalabteilung sind endlos — hier sind ein paar konkrete Beispiele dafür, was Sie damit machen können Die KI-Fähigkeiten von Leapsome:

• Setzen Sie Feedback in die Tat um durch das Zusammenstellen und Analysieren von Umfragekommentaren, das Extrahieren von Zusammenfassungen der wichtigsten Themen und das Generieren maßgeschneiderter, umsetzbarer Empfehlungen
  
• Beschleunigen Sie die Zielerstellung und stimmen Sie sie aufeinander ab durch Generieren OKR Vorschläge, die alle relevanten Kontexte mit nur wenigen Klicks berücksichtigen
  
• Verbessern und bereichern Sie den Prozess der Leistungsbeurteilung indem wir Gespräche zusammenfassen und Notizen in umsetzbare, unvoreingenommene Empfehlungen umwandeln
  
• Visualisieren Sie Karrierewege in wenigen Minuten durch automatisches Erstellen detaillierter Kompetenzrahmen

Tauchen Sie tiefer in KI für die Personalabteilung ein

Unser Webinar KI for HR behandelt, was Ihr People-Team wissen muss, um das Potenzial von KI auszuschöpfen.

👉 Schau es dir jetzt an

HR-Technologie ist der Schlüssel für eine effektive Personalbudgetierung

Personalleiter müssen belastbare, flexible Budgets erstellen, die auf die allgemeinen Unternehmensziele abgestimmt sind, und gleichzeitig Tools und Prozesse im Hinblick auf Effizienz optimieren.

Wie unsere Branchenexperten in unser Webinar zur strategischen Budgetierung, Erfolg hängt vom Machen ab datengestützte Entscheidungen und strategische Investitionen in Mitarbeiterengagement, -entwicklung und -bindung.

Eine ganzheitliche, menschenzentrierte HR-Plattform wie Leapsome ist maßgeblich an der strategischen Personalbudgetierung beteiligt. Unsere umfassende Toolsuite ermöglicht es Ihnen, optimierte Workflows, Automatisierungen und KI zu nutzen, um mit weniger mehr zu erreichen — und gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung durch Initiativen zur Zufriedenheit, Entwicklung und Mitarbeiterbindung in den Vordergrund zu stellen.

💪 Schützen Sie Ihr Personalbudget in schwierigen Zeiten

Leapsome versorgt die Personalteams mit den Daten, die sie benötigen, um das Engagement zu steigern und die Zustimmung der Geschäftsleitung zu gewinnen.

👉 Eine Demo buchen